Tại sao kinh doanh tồn tại? Để đáp ứng nhu cầu thị trường bằng cách sản xuất và bán sản phẩm/dịch vụ để đổi lấy giá cả.
Nếu nhu cầu vượt quá sản lượng, bạn sẽ mất cơ hội thu nhập. Nếu sản lượng vượt quá nhu cầu, bạn sẽ không thể bán hàng, dẫn đến lãng phí và tổn thất.
Về bản chất, thành công nằm ở khả năng dự báo nhu cầu chính xác và quản lý sức chứa sản xuất phù hợp của doanh nghiệp. Chiến lược hoạt động và quản lý tài nguyên dựa vào một công cụ quan trọng để đạt được điều này: Kế hoạch tổng hợp.
Kế hoạch tổng hợp là gì?
Lập kế hoạch tổng hợp là quá trình thiết kế một công thức để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn tại nhà máy sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm.
Các nhóm vận hành dự báo nhu cầu trong tương lai, thường là trong 3-18 tháng tới, sau đó thực hiện lập kế hoạch tổng hợp để quản lý sức chứa nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
Hãy lấy ví dụ về một nhà sản xuất ô tô với dự báo tổng cầu là 150.000 chiếc thuộc ba loại ô tô trong 18 tháng tới. Kế hoạch tổng hợp thiết kế kế hoạch sản xuất phù hợp, bao gồm nhân công, máy móc, hậu cần và tài chính để đáp ứng nhu cầu đó.
Thông thường, kế hoạch tổng hợp sản xuất được thực hiện cho tất cả các hoạt động tại một cơ sở sản xuất, không chỉ cho các đợt sản xuất hoặc sản phẩm riêng lẻ. Trong ví dụ trên, kế hoạch tổng hợp không được thực hiện cho từng loại xe riêng lẻ. Kế hoạch này luôn được thực hiện tổng hợp cho tất cả các sản phẩm và cơ sở của công ty.
Mặc dù chủ yếu được sử dụng trong sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch tổng hợp cũng có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp dịch vụ.
Ví dụ: nếu nhóm bán hàng của bạn đang thực hiện một dự án phát triển phần mềm cần 20 nhà phát triển trong năm tới, kế hoạch tổng hợp của bạn sẽ phác thảo việc thu hút, đào tạo và sử dụng các nguồn lực này.
Mục tiêu của kế hoạch tổng hợp là gì?
- Kế hoạch sức chứa để đáp ứng nhu cầu sản xuất: Kế hoạch tổng hợp đảm bảo rằng sức chứa của tổ chức được chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu thị trường dài hạn
- Quản lý tài nguyên tối ưu: Lập kế hoạch tổng hợp giúp sử dụng tối ưu các tài nguyên hiện có, cho dù đó là nhân công, nguyên liệu thô, máy móc hay tốc độ sản xuất
- Ổn định lực lượng lao động: Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ việc tuyển dụng chiến lược và theo từng đợt, đảm bảo năng suất tối đa và sự hài lòng của nhân viên
- Loại bỏ chi phí không cần thiết: Mua và lưu trữ nguyên liệu thô không sử dụng hoặc bảo trì máy móc không sử dụng làm tăng chi phí không cần thiết mà kế hoạch tổng hợp tốt có thể ngăn chặn
Lợi ích của kế hoạch tổng hợp
Lập kế hoạch tổng hợp là một công cụ hoạt động quan trọng và phổ biến trong ngành sản xuất và chuỗi cung ứng, mang lại nhiều lợi ích.
Tiết kiệm chi phí
Với một kế hoạch tổng hợp tốt, bạn có thể ngăn chặn hai tình huống không mong muốn: Sức chứa không được sử dụng và nhu cầu không được đáp ứng. Kế hoạch tổng hợp giúp dự báo chính xác các nguồn lực cần thiết, ngăn ngừa lãng phí hoặc chi phí liên quan đến lưu trữ. Nó ngăn chặn tình trạng tồn kho dư thừa có thể không bán được hoặc phải bán với giá giảm mạnh.
Quản lý kho hàng hiệu quả hơn
Lợi thế quan trọng nhất của kế hoạch tổng hợp là giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả ở nhiều cấp độ.
- Ngăn chặn việc mua thêm nguyên liệu thô
- Lập lịch mua/giao nguyên liệu đúng thời điểm cho sản xuất
- Đảm bảo dây chuyền lắp ráp hoạt động ở công suất tối ưu
- Loại bỏ nhu cầu lưu trữ hàng tồn kho không cần thiết
Năng suất của nhân viên được cải thiện
Nhân viên có thể lập kế hoạch và tổ chức cuộc sống của mình tốt hơn với chế độ xem rõ ràng về những gì sắp xảy ra. Các nhà quản lý có thể tuyển dụng các nguồn lực cần thiết và đào tạo họ một cách đầy đủ. Các thành viên trong nhóm có thể tái đào tạo/nâng cao kỹ năng để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Các nhóm/bộ phận khác nhau có thể hợp tác hiệu quả hơn.
Quan trọng nhất, các tổ chức có thể tránh sa thải/cắt giảm nhân sự nhờ kế hoạch tổng hợp hiệu quả.
Ra quyết định tốt hơn
Các kế hoạch tổng hợp cung cấp bức tranh toàn cảnh về sức chứa sản xuất của một tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định kinh doanh.
Ví dụ, kế hoạch tổng hợp cân bằng nhu cầu thị trường với khả năng cung cấp của tổ chức. Với các chỉ số này, bạn có thể dễ dàng đưa ra quyết định về giá cả. Nếu kế hoạch tổng hợp cho thấy bạn có khả năng có lượng hàng tồn kho nhiều hơn nhu cầu dự báo, bạn có thể tăng cường các chương trình khuyến mãi để tác động đến khách hàng.
Quan trọng nhất, kế hoạch tổng hợp giúp làm rõ các quyết định đầu tư của bạn. Nó giúp trả lời câu hỏi: "Chúng ta có cần đầu tư thêm thiết bị hoặc nhân lực không?"
Phù hợp với nhu cầu, lập kế hoạch tổng hợp cho thấy cách tối ưu hóa kế hoạch sản xuất mà không cần đầu tư thêm vốn.
Tăng lợi nhuận
Kế hoạch tổng hợp giúp kiểm soát chi phí biến đổi đồng thời tăng hiệu quả của dây chuyền lắp ráp. Điều này góp phần trực tiếp vào lợi nhuận của tổ chức.
Hơn nữa, nó củng cố khả năng của tổ chức trong việc thực hiện giao hàng đúng hạn và đầy đủ (OTIF) – một chỉ số quan trọng trong chuỗi cung ứng bán lẻ.
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích đáng kể, lập kế hoạch tổng hợp không phải là việc dễ dàng. Nó mang theo một số thách thức, mà chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp theo.
Những thách thức phổ biến trong lập kế hoạch tổng hợp
Ở dạng đơn giản nhất, kế hoạch tổng hợp dự báo nhu cầu trong tương lai và xây dựng sức chứa để đáp ứng nhu cầu đó. Để kế hoạch tổng hợp có hiệu quả, cần có dữ liệu chính xác về nhu cầu và nguồn cung từ các nhóm bán hàng, quản lý hoạt động, mua sắm, nhân sự và tài chính.
Đối với hầu hết các tổ chức, thu thập dữ liệu này là thách thức lớn nhất đối với lập kế hoạch tổng hợp. Nhưng đó không phải là tất cả.
Biến động nhu cầu: Nhu cầu không dễ dự đoán. Nhu cầu biến động tùy thuộc vào nền kinh tế, thị trường, giá cả, cạnh tranh và tiến bộ công nghệ, ảnh hưởng đến kế hoạch tổng hợp.
Khoảng thời gian lập kế hoạch: Các tổ chức thường lập kế hoạch trong khoảng từ 3 đến 18 tháng. Trong khoảng thời gian này, có rất nhiều điều có thể xảy ra. Một đại dịch toàn cầu hoặc một cuộc bầu cử có kết quả bất ngờ có thể thay đổi rất nhiều điều trong thời gian ngắn.
Gián đoạn chuỗi cung ứng: Chuỗi cung ứng là một mạng lưới phức tạp mà sản phẩm đi qua. Chiến tranh hoặc thiên tai ở bất kỳ nơi nào trên thế giới cũng có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.
Tắc nghẽn: Lập kế hoạch chặt chẽ có thể tạo ra tắc nghẽn trong dây chuyền lắp ráp, gây ra sự kém hiệu quả mà kế hoạch tổng hợp nhằm ngăn chặn.
Làm mịn: Thay đổi thường xuyên sản lượng, nguồn lực, v.v. sẽ dẫn đến chi phí làm mịn thường không được tính đến.
Mặc dù những thách thức này có thể làm chệch hướng các sáng kiến lập kế hoạch tổng hợp, nhưng một công cụ quản lý dự án tốt và các quy trình chu đáo có thể giúp ích. Dưới đây là cách thực hiện.
Cách thực hiện kế hoạch tổng hợp hiệu quả
Thu thập dữ liệu
Để lập kế hoạch tổng hợp hiệu quả, bạn cần dữ liệu về nhu cầu và sức chứa, mà bất kỳ công cụ quản lý tài nguyên nào cũng có thể giúp hợp nhất.
Ví dụ, về phía nhu cầu, thu thập dữ liệu về:
- Bạn đã bán được bao nhiêu sản phẩm trong năm năm qua?
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh số là bao nhiêu?
- Những yếu tố nội bộ/ngoại bộ nào ảnh hưởng đến doanh số bán hàng?
Về mặt sức chứa, hãy tìm hiểu:
- Cần bao nhiêu nguyên liệu, máy móc và tài nguyên để sản xuất sản phẩm
- Chi phí gia tăng để sản xuất mỗi sản phẩm là bao nhiêu?
- Sức chứa hiện tại của bạn là bao nhiêu?
- Hiện tại, mức tồn kho của bạn là bao nhiêu?
Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp, phần lớn dữ liệu này có thể được truy cập ngay lập tức. Một số khách hàng của ClickUp sử dụng công cụ này như một giải pháp quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi doanh số bán hàng.
Các tổ chức dịch vụ sử dụng chế độ xem khối lượng công việc để quản lý sức chứa của nguồn nhân lực. Báo cáo ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về ai đang làm việc gì, mất bao lâu, hiệu suất của nhóm, v.v.
Lập bản đồ nhu cầu của bạn theo sức chứa dự kiến
Bây giờ bạn đã có dữ liệu từ cả hai phía, đã đến lúc hình dung cách chúng được bản đồ hóa với nhau. Bước này rất quan trọng để phân bổ sức chứa phù hợp cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình.
Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô sẽ không cần bọc ghế hoặc nhân công lắp bọc ghế cho đến khi quá trình sản xuất kết thúc. Một bản đồ tư duy hợp lý về quy trình sẽ giúp xác định luồng này.
ClickUp Bản đồ Tư duy là một cách tuyệt vời để vẽ đường cong nhu cầu và các yêu cầu về sức chứa tương ứng. Nó đóng vai trò như một công cụ lập kế hoạch sức chứa để điều chỉnh các nguồn lực phù hợp với nhu cầu.
Nếu các quy trình hiện tại của bạn quá phân tán, hãy sử dụng các mẫu lập kế hoạch tăng dần dự án (PI) của ClickUp. Chúng giúp bạn hợp lý hóa giao tiếp trong dự án, cho phép hợp tác tốt hơn và thiết lập tầm nhìn chung.
Dự toán chi phí
Kế hoạch tổng hợp tốt sẽ xem xét tất cả các chi phí liên quan đến toàn bộ vòng đời sản phẩm. Điều này giúp phân bổ sức chứa hiện có và lập ngân sách cho các nhu cầu trong tương lai.
Không biết bắt đầu từ đâu? Không vấn đề gì. Các mẫu ước tính của ClickUp cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tuyệt vời. Tải xuống bất kỳ mẫu nào và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.
Chọn phương pháp lập kế hoạch tổng hợp của bạn
Khi đã có tất cả thông tin cần thiết, đã đến lúc chọn cách xây dựng kế hoạch tổng hợp. Có ba chiến lược lập kế hoạch tổng hợp thường được sử dụng.
Chiến lược cân bằng: Phương pháp này nhằm duy trì sản lượng và việc làm ổn định mà không cần đầu tư đột ngột vào năng lực sản xuất. Mặc dù phương pháp này giúp khối lượng công việc ổn định, nhưng nó có nguy cơ luôn phải hoạt động hết công suất hoặc tạo ra hàng tồn kho không cần thiết mặc dù nhu cầu thấp.
Chiến lược theo đuổi: Trong phương pháp này, sức chứa theo đuổi nhu cầu. Kết quả là, bạn có thể phải gia công sản xuất cho một cơ sở khác, mua/thuê thiết bị hoặc thuê/sa thải nhân lực. Cách tiếp cận này có thể gây xáo trộn cho các nhóm và có nguy cơ dẫn đến các vấn đề về chất lượng.
Chiến lược kết hợp: Phương pháp này kết hợp những điểm mạnh của cả hai phương pháp. Phương pháp này duy trì sức chứa ổn định với không gian để sản xuất thêm trong thời gian ngắn.
Mặt khác, bạn cũng có thể quản lý phía nhu cầu của phương trình này bằng cách:
- Chấp nhận đơn đặt hàng: Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng chỉ thực hiện sau khi có đủ sức chứa
- Trì hoãn giao hàng: Kéo dài dòng thời gian giao hàng hoặc chọn giao hàng trong các kỳ có nhu cầu thấp
- Tạo nhu cầu bổ sung: Bán chéo/bán thêm các sản phẩm bổ sung cho khách hàng để bù đắp nhu cầu cao
Lập kế hoạch và lịch trình dự án
Dựa trên cách bạn hình dung quy trình sản xuất, chia nhỏ thành các công việc và công việc con. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn đặt thời hạn, chỉ ra các phụ thuộc và thậm chí thêm danh sách kiểm tra để kiểm soát chất lượng tốt hơn.
Phân bổ nguồn lực
Sử dụng phương pháp lập kế hoạch tổng hợp mà bạn đã chọn để phân bổ nguồn lực cho từng dự án hoặc đợt sản xuất.
Phần mềm quản lý tài nguyên của ClickUp là một giải pháp tuyệt vời cho việc lập lịch tài nguyên. Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để lập kế hoạch sức chứa. Sử dụng chế độ xem Lịch để hình dung các cột mốc quan trọng. Tạo lộ trình trực quan với chế độ xem dòng thời gian và cộng tác về các ưu tiên.
Xác định các rủi ro tiềm ẩn
Dù kế hoạch của bạn có tỉ mỉ đến đâu, các mối đe dọa và rủi ro sẽ luôn phát sinh từ các yếu tố bên ngoài. Một kế hoạch tổng hợp tốt bao gồm dự báo dự án để xác định rủi ro và thiết kế các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
Quản lý dự án và điều chỉnh kế hoạch tổng hợp
Một cách hiệu quả để vượt qua những thách thức trong lập kế hoạch tổng hợp là linh hoạt. Các tính năng của ClickUp cho phép quản lý tài nguyên hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án.
Nó cung cấp khả năng hiển thị để điều chỉnh phân bổ tài nguyên trong toàn bộ dự án trong trường hợp xảy ra sự chậm trễ hoặc gián đoạn bất ngờ.
Tận dụng tối đa tài nguyên của bạn với ClickUp
Cho dù bạn kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ, lợi nhuận phụ thuộc vào việc đáp ứng nhu cầu, tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí. Lập kế hoạch tổng hợp là một công cụ đã được thử nghiệm và kiểm chứng, giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động của mình một cách nhất quán.
Để lập kế hoạch tổng hợp hiệu quả, cần có một số công cụ kinh doanh để thu thập dữ liệu, quản lý công việc, phân bổ nguồn lực, theo dõi thời gian, quản lý bán hàng/mua hàng, hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, ghi chép quy trình, v.v.
Các tổ chức thường sử dụng các công cụ khác nhau cho từng hoạt động này, gây lãng phí thời gian và tài nguyên quý báu trong quá trình tổng hợp thông tin. Điều họ mất đi trong quá trình này là bối cảnh.
Phần mềm quản lý dự án tất cả trong một của ClickUp được thiết kế để trở thành công cụ mạnh mẽ nhất giúp bạn thực hiện tất cả các hoạt động này và hơn thế nữa. Phần mềm này kết hợp tất cả thông tin kinh doanh của bạn ở một nơi, giúp kế hoạch của bạn thành công. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!