Smartsheet vs. Jira: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?

Đã đến lúc nhóm của bạn từ bỏ việc theo dõi công việc trên giấy hoặc ghi chú dán chưa? Có rất nhiều công cụ quản lý dự án để lựa chọn, nhưng Smartsheet và Jira là một số ứng dụng phổ biến nhất cho các nhóm lớn.

Cả hai giải pháp đều hợp lý hóa việc lập kế hoạch dự án và quản lý công việc, nhưng thiết lập và chức năng của chúng không hoàn toàn giống nhau.

Vậy, lựa chọn nào — Smartsheet hay Jira — phù hợp nhất với công việc của nhóm bạn?

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét những gì mỗi phần mềm quản lý dự án mang lại, các tính năng hấp dẫn nhất của chúng và cách chúng so sánh với nhau. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một công cụ không quá bí mật để hợp lý hóa các công việc, dự án, trò chuyện và mẫu của nhóm bạn ở một nơi. ✨

Smartsheet là gì?

Smartsheet là một công cụ quản lý dự án đa năng, kết hợp sự quen thuộc của Excel với sức mạnh của nền tảng quản lý dự án (PM) SaaS. Nó có vẻ giống như một giải pháp cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính, nhưng thực tế là một nền tảng quản lý dự án cấp doanh nghiệp được thiết kế để mở rộng quy mô.

Phần mềm quản lý dự án này hỗ trợ cộng tác thời gian thực và một mảng ấn tượng các bảng điều khiển, biểu đồ Gantt, tính năng tự động hóa và phần mềm theo dõi vấn đề để theo dõi công việc.

Các tính năng của Smartsheet

Smartsheet rất tập trung vào dữ liệu, vì vậy nó lý tưởng cho các nhóm quản lý nhiều dữ liệu. Nhưng ngay cả khi đó không phải là bạn, vẫn có rất nhiều điều đáng yêu ở công cụ PM dựa trên đám mây này.

1. Chế độ xem, quy trình công việc và bảng điều khiển — thật tuyệt vời!

Smartsheet đi kèm với các công cụ và mẫu mạnh mẽ để quản lý con người, dự án, tài nguyên và ý tưởng lớn ở một nơi. Các dự án của bạn được hiển thị ở chế độ xem lưới theo mặc định, nhưng bạn có thể chuyển sang chế độ xem biểu đồ Gantt, biểu đồ hoặc lịch để xem từ góc độ khác.

Smartsheet đi kèm với các biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập dữ liệu và nhập vào bảng tính của bạn theo thời gian thực, rất phù hợp nếu bạn là người quản lý dự án tập trung vào dữ liệu.

Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án cho phép hợp tác nội bộ hoặc bên ngoài, vì vậy nó rất phù hợp để làm việc song song với khách hàng, nhà thầu hoặc đối tác bên ngoài. Hệ thống này cũng bao gồm các công cụ kiểm tra giúp việc đánh giá sáng tạo trở nên dễ dàng và báo cáo theo dõi thời gian để lập hóa đơn hoặc quản lý tài nguyên nội bộ (hoặc bên ngoài) tốt hơn.

2. Quản lý dự án và danh mục đầu tư (PPM)

Thiết lập PPM của Smartsheet hỗ trợ lập kế hoạch, điều chỉnh, triển khai và mở rộng quy mô. Nó sử dụng dữ liệu thời gian thực để phát hiện những điểm không hiệu quả trong quy trình làm việc và các dự án của nhóm bạn, giúp bạn giảm bớt công việc thủ công và dành năng lượng cho những việc thực sự mang lại kết quả.

Không chỉ vậy, Smartsheet PPM còn giúp bạn chuẩn hóa và cải thiện quy trình thông qua phân loại dữ liệu theo thời gian thực, vì vậy nếu bạn quan tâm đến hiệu quả, tính năng quản lý tài nguyên này là không thể thiếu. Smartsheet còn đi kèm với các tính năng tự động hóa quy trình làm việc có sẵn và có thể tùy chỉnh, rất tiện lợi.

3. Tích hợp

Ngay cả khi bạn đang theo dõi các dự án trên giấy, rất có thể nhóm của bạn đã sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Nhưng không cần phải vứt bỏ những gì tốt, chỉ cần thiết lập tích hợp Smartsheet với các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng.

Các giải pháp quản lý dự án Smartsheet tích hợp với nhiều ứng dụng khác, bao gồm:

Nếu nhóm của bạn luôn di chuyển, Smartsheet cũng có ứng dụng di động cho iOS và Android.

Ngoài ra, nếu bạn cần một giải pháp tùy chỉnh hơn, Smartsheet cho phép bạn xây dựng một ứng dụng hoàn toàn cá nhân hóa mà không cần mã. 📱

4. Phê duyệt và lưu trữ tài sản

Smartsheet có vẻ như là một nền tảng tập trung vào dữ liệu (và thực tế là vậy), nhưng nó cũng có các tính năng được thiết kế cho các nhà tiếp thị và nhóm sáng tạo. Xây dựng chiến lược của bạn trong Smartsheet và điều chỉnh nó theo các chỉ số định lượng từ các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xem các mục tiêu lớn và hiệu suất thời gian thực của bạn cùng một lúc.

Ngân sách là yếu tố quan trọng giúp hoạt động marketing diễn ra suôn sẻ, vì vậy hãy sử dụng Smartsheet để dự báo lịch trình, nguồn lực và nhiều hơn nữa với dữ liệu thời gian thực.

Bạn cũng không cần phải chuyển đổi giữa phần mềm quản lý dự án và ứng dụng lưu trữ đám mây. Smartsheet lưu trữ các tài sản lớn ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm hình ảnh 3D và video 8K.

Smartsheet dễ sử dụng, giúp bạn dễ dàng tải lên, chia sẻ và cộng tác trên các tệp với nhóm của mình. Công cụ kiểm tra Smartsheet theo dõi vị trí của các tài sản của bạn và liệu chúng đã được phê duyệt hay chưa — không còn phải chờ đợi trong tình trạng thiết kế đồ họa bị treo.

5. Chuyển đổi chiến lược

Bạn cần thực hiện những thay đổi quan trọng? Smartsheet sẽ hỗ trợ bạn. Thiết lập chuyển đổi chiến lược của Smartsheet hỗ trợ cải tổ toàn diện công ty, từ quản lý quy trình và quy trình làm việc thông minh đến kết nối dữ liệu và chiến lược hoạt động.

Giá cả của Smartsheet:

Jira là gì?

Gã khổng lồ phần mềm Atlassian sở hữu Jira, một trong những công cụ quản lý dự án lớn nhất cho phát triển phần mềm và các nhóm làm việc nhanh. Không giống như Smartsheet, phù hợp với hầu hết mọi loại công việc, Jira được xây dựng từ đầu cho phát triển phần mềm.

Nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm sáng tạo, có lẽ không hợp lý khi sử dụng phần mềm Jira, nhưng nếu bạn phụ trách một nhóm DevOps kỹ thuật, đây là người chiến thắng rõ ràng trong cuộc đối đầu giữa Smartsheet và Jira.

Jira có thể phù hợp hơn với một số lĩnh vực nhất định, nhưng nó cũng là một phần của hệ sinh thái Atlassian. Nếu bạn cần thêm chức năng hoặc tính năng, bạn có thể dễ dàng bổ sung các sản phẩm khác theo nhu cầu, như Confluence hoặc Open DevOps.

Các tính năng của Jira

Jira là lựa chọn hàng đầu cho các nhóm phát triển nhờ thiết lập ưu tiên tính linh hoạt, các mẫu, công cụ tự động hóa kéo và thả, v.v.

1. Lập kế hoạch, theo dõi, phát hành và báo cáo tại một nơi

Đưa các mục tiêu lớn, táo bạo của bạn vào để tạo câu chuyện người dùng, theo dõi các vấn đề và phân công công việc cho nhóm của bạn. Hiển thị các dự án của bạn ở chế độ xem dòng thời gian, bảng hoặc biểu đồ Gantt để hiển thị toàn bộ dự án.

Nếu bạn đang theo dõi các phiên bản phần mềm khác nhau, Jira sẽ ghi lại tất cả các phiên bản theo ngày bắt đầu, ngày phát hành và mô tả. Đây là một tính năng hữu ích nếu bạn đang quản lý nhiều bản phát hành cùng một lúc và cần có chế độ xem tổng quan về trạng thái của từng dự án.

Bạn muốn có thêm dữ liệu? Hãy xem trực tiếp dữ liệu của Jira được hiển thị theo dòng thời gian hoặc chế độ xem bảng Kanban. Ngay khi cài đặt, Jira đã cung cấp các báo cáo kỹ thuật như báo cáo sprint, biểu đồ burndown và biểu đồ kiểm soát. Bạn thậm chí có thể lấy báo cáo theo người dùng và phiên bản phần mềm để xem hiệu quả công việc của nhóm.

Nhưng nếu bạn cần một giải pháp tùy chỉnh hơn, Jira là lựa chọn phù hợp. Jira cho phép bạn tạo bảng điều khiển tùy chỉnh chỉ hiển thị những dữ liệu quan trọng nhất ở một nơi. 📊

2. Tích hợp

Jira có rất nhiều tích hợp đến mức chúng tôi không thể liệt kê hết ở đây. Đó là vì các tích hợp này đến từ thị trường Atlassian rộng lớn và ấn tượng. Tìm các tích hợp từ các danh mục như quản lý mối quan hệ khách hàng, macro, email, giám sát và hơn thế nữa.

Các tích hợp phổ biến bao gồm Miro, Figma và GitLab, vì vậy nếu bạn cần kết nối giải pháp PM với các công cụ kỹ thuật của mình, Jira là sự lựa chọn phù hợp.

3. Tự động hóa

Tự động hóa Jira xử lý nhiều công việc khó khăn cho bạn, như gửi thông báo hoặc khởi động quy trình làm việc.

Không cần mã: Chọn từ các kích hoạt tự động hóa có sẵn của Jira hoặc tùy chỉnh một kích hoạt của riêng bạn. Nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu, Jira sẽ đề xuất các kích hoạt dựa trên thiết lập và lịch sử tài khoản của bạn.

Tính năng tự động hóa của ClickUp rất hữu ích cho việc tạo báo cáo khối lượng công việc của người dùng để quản lý tài nguyên tốt hơn, từ đó bạn có thể tự động phân công hoặc ủy thác công việc cho các thành viên trong nhóm. Hiệu quả lập kế hoạch dự án của bạn chắc chắn sẽ được cải thiện khi bạn tự động hóa quy trình làm việc bằng các giải pháp quản lý dự án của ClickUp.

4. Mẫu

Jira được trang bị các mẫu được thiết kế để giúp dự án của bạn khởi động và tiến triển. Hầu hết các mẫu của Jira dành cho quản lý công việc, nhưng Jira cũng cung cấp các mẫu cho quản lý dịch vụ, phát triển phần mềm và thậm chí cả tiếp thị và thiết kế.

Không cần thiết kế dự án từ đầu. Sử dụng mẫu để nhanh chóng thiết lập dự án ở định dạng bảng Kanban hoặc bảng Scrum để theo dõi vấn đề DevOps — thế giới là của bạn.

Giá của Jira

Smartsheet và Jira: So sánh tính năng

Smartsheet và Jira có đủ sức mạnh để xử lý các dự án cho doanh nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, có rất nhiều điểm khác biệt giữa hai nền tảng này, và việc quyết định lựa chọn phù hợp cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.

1. Trường hợp sử dụng

Smartsheet tuyên bố rằng nó có thể hoạt động tốt cho các nhóm IT, nhưng nó không được thiết kế cho phát triển hoặc IT như Jira. Jira có thể hoạt động cho các nhóm không có kiến thức kỹ thuật, nhưng bạn sẽ không thực sự nhận được giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra (và bạn có thể sẽ khiến những người làm marketing bối rối với các giải pháp quản lý dự án phức tạp không cần thiết).

Tuy nhiên, Smartsheet hoạt động tốt cho nhiều trường hợp sử dụng hơn. Nếu bạn có kế hoạch chuyển toàn bộ tổ chức sang một giải pháp quản lý dự án duy nhất, Smartsheet sẽ linh hoạt hơn và có thời gian học tập ngắn hơn.

Người chiến thắng: Smartsheet về tính linh hoạt; Jira về nhóm phần mềm

2. Mẫu

Cần tiết kiệm thời gian? Cả Jira và Smartsheet đều cung cấp các mẫu. Jira cung cấp khoảng 40 mẫu tập trung chủ yếu vào định dạng dự án. Mặt khác, Smartsheet cung cấp các mẫu bằng nhiều ngôn ngữ và có hơn 190 mẫu bằng tiếng Anh cho mọi thứ, từ câu đố nhanh đến lộ trình sản phẩm đến chiến dịch email. Đây là lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn có các mẫu cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau.

Người chiến thắng: Smartsheet

3. Tự động hóa và AI

Cả Jira và Smartsheet đều có các công cụ tự động hóa quy trình làm việc bằng cách kéo và thả. Nhưng trong cuộc đối đầu giữa Jira và Smartsheet, vẫn còn phải chờ xem ai sẽ chiếm ưu thế khi nói đến AI.

Smartsheet hiện đang thử nghiệm beta AI để tạo công thức, tạo biểu đồ và trợ lý AI trực tiếp. Hiện tại, tính năng này chưa khả dụng cho tất cả mọi người, nhưng họ có kế hoạch phát hành trong thời gian tới.

Hiện tại, Jira cung cấp AI dưới dạng các đại lý ảo để giảm bớt gánh nặng cho các thành viên trong nhóm làm việc trong vai trò hỗ trợ khách hàng. Nhưng còn nhiều hơn thế nữa: Đăng ký danh sách chờ để trở thành một trong những người đầu tiên thử nghiệm Atlassian Intelligence AI, công nghệ hứa hẹn sẽ tạo nội dung, ghi chú và tóm tắt cuộc họp, đồng thời trả lời tất cả các câu hỏi của bạn về dự án.

Kết quả: Chưa thể kết luận

4. Quản lý tài sản kỹ thuật số

Quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là một tính năng bắt buộc để giữ các tệp của tổ chức bạn trong một không gian kỹ thuật số gọn gàng, có tổ chức. Thật không may, Jira hoàn toàn không cung cấp DAM — bạn phải mua một sản phẩm khác của Atlassian, Brandfolder, để có tính năng này.

Smartsheet cung cấp DAM, giúp bạn dễ dàng sắp xếp, bảo mật và chia sẻ tài liệu nội bộ hoặc với các đối tác bên ngoài. Đừng lo lắng, nó cũng đi kèm với các tính năng quyền truy cập mạnh mẽ để giữ thông tin của bạn an toàn.

Người chiến thắng: Smartsheet

5. Giá cả

Jira và Smartsheet không quá chênh lệch về giá cả. Jira đắt hơn 1,15 USD cho mỗi người dùng (cho 10 người dùng) trong gói tiêu chuẩn. Tuy nhiên, Jira rẻ hơn với 16 USD cho mỗi người dùng đối với gói Premium, trong khi Smartsheet tính phí 25 USD cho mỗi người dùng đối với gói Business.

May mắn thay, cả Smartsheet và Jira đều cung cấp phiên bản miễn phí, vì vậy bạn có thể dùng thử trước khi mua.

Người chiến thắng: Jira cho các tính năng cơ bản; Smartsheet cho các tài khoản cấp cao hơn

Jira vs. Smartsheet trên Reddit

Như bạn có thể thấy, không có người chiến thắng rõ ràng trong cuộc tranh luận giữa Smartsheet và Jira. Chúng tôi đã tham khảo ý kiến của những người dùng Reddit để đánh giá công cụ quản lý dự án nào tốt hơn cho các ứng dụng khác nhau.

Một số người dùng là fan cuồng nhiệt của Jira: "Là người đã sử dụng Asana, Trello, MS Project và Smartsheet, tôi không thể tưởng tượng được mình có thể làm việc hiệu quả như vậy nếu không có sự đơn giản và tính trách nhiệm mà Jira mang lại", một người dùng cho biết.

Tuy nhiên, những người dùng khác cảm thấy Jira không hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của họ. Một người dùng cho biết: "Đã khá lâu kể từ khi chúng tôi tìm kiếm công cụ, nhưng tôi nhớ rằng chúng tôi đã quyết định Jira là một công cụ quá mạnh mẽ so với vấn đề của chúng tôi. Nó không phù hợp. Chúng tôi đã thử rất nhiều công cụ. Giờ đây, Smartsheet + Teams đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi. "

Một người dùng khác cho rằng việc triển khai Jira quá phức tạp và "các công cụ như Trello và Smartsheet linh hoạt hơn và phù hợp hơn với các nhóm nhỏ cần di chuyển nhanh chóng. "

Gặp gỡ ClickUp — sự thay thế tốt nhất cho Smartsheet và Jira

Smartsheet và Jira đều có ưu và nhược điểm riêng. Một sản phẩm phù hợp hơn với các nhà phát triển, trong khi sản phẩm kia lại mang tính chung chung hơn. Nhưng ai nói rằng bạn phải chọn giữa một nền tảng siêu chuyên biệt và một nền tảng siêu chung chung? 👀

Hãy chọn ClickUp thay thế. Chúng tôi là công cụ quản lý dự án được yêu thích nhất trên thế giới để quản lý công việc, đặt mục tiêu, hợp tác nhóm, mẫu và nhiều hơn nữa.

Không chỉ vậy, nền tảng có thể tùy chỉnh 100% của chúng tôi còn cung cấp trợ giúp chuyên biệt cho tất cả các loại nhóm, giúp bạn tận dụng lợi thế của một nền tảng tất cả trong một và chuyên môn sâu rộng.

Quản lý nhân sự, công việc, dự án và ngân sách tại cùng một nơi

Tại sao phải tách công cụ PM khỏi công việc hàng ngày của bạn? Quản lý dự án ClickUp sắp xếp các dự án của bạn, giúp bạn đặt mục tiêu và theo dõi tất cả các thông tin liên lạc. Mọi thứ đều ở cùng một nơi, nên bạn không cần phải tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi. Chỉ cần nhập dữ liệu, trực quan hóa quy trình công việc và làm nhiều việc hơn trên một nền tảng duy nhất.

Theo dõi mọi thứ trong chế độ xem Bảng rõ ràng

Chế độ xem Bảng của ClickUp là cơ sở dữ liệu tiết kiệm thời gian, không cần mã để lập ngân sách, theo dõi hàng tồn kho, quản lý liên hệ và hơn thế nữa. Chọn từ các trường biểu mẫu sẵn có của chúng tôi hoặc tạo Trường Tùy chỉnh để ghi lại bất kỳ thông tin nào.

Chức năng kéo và thả đơn giản giúp chế độ xem Bảng của ClickUp dễ dàng hơn trong việc xem tổng quan dữ liệu hoặc sắp xếp các hàng cho các mục như theo dõi ngân sách hoặc theo dõi thời gian.

Nhận trợ giúp từ trí tuệ nhân tạo (AI)

Cả Smartsheet và Jira đều có khả năng AI giới hạn. Nhưng ClickUp AI là trợ lý AI duy nhất trên thế giới dành riêng cho công việc, có khả năng xử lý khối lượng công việc hàng ngày của bạn.

Hãy tin tưởng ClickUp AI để phát hiện lỗi chính tả, viết email, tạo tập lệnh, lập chương trình làm việc và... thực sự là bất cứ điều gì khác. ClickUp AI tồn tại trong các dự án, nhiệm vụ và mẫu của bạn để tăng tốc công việc hàng ngày, giúp bạn tập trung năng lượng vào những việc cần làm có ý nghĩa.

Giá của ClickUp

ClickUp: Quản lý dự án nhanh chóng, thân thiện với người dùng

Nhìn xem, không có người chiến thắng rõ ràng trong cuộc tranh tài giữa Jira và Smartsheet. Cả hai đều có ưu và nhược điểm riêng. Tất cả phụ thuộc vào quy trình làm việc và nhu cầu của bạn.

Tin tốt là bạn không cần phải lựa chọn. Nâng cao năng suất của nhóm với một nền tảng vừa linh hoạt vừa chuyên biệt. ClickUp là giải pháp quản lý dự án tất cả trong một, đáp ứng cả sự đơn giản và chức năng.

Hãy tự mình trải nghiệm sự khác biệt: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.