Move work forward the moment AI output becomes a task with ClickUp Automations
ClickUp Kullanımı

ClickUp, Görev Otomasyonunu Kullanarak Manuel Proje Güncellemelerini Nasıl Ortadan Kaldırıyor?

Proje güncellemelerinin doğru olmasını sağlamak için kendinize veya bir takım üyesine güvenmek, yapılacak en son şeydir.

Çünkü güncellemeler işin yapıldığı sırada gerçekleşmez. Bunlar daha sonra gerçekleşir: toplantılardan sonra, kararların alınmasından sonra, birinin geri dönüp kontrol etmeyi hatırlamasından sonra.

Peki, ClickUp'ta bu konuda otomasyona güvendiğimizi söylesek ne dersiniz?

Görev otomasyonları, durumları günceller, sonraki adımları atar, uyarıları tetikler ve manuel rutin işlere gerek kalmadan işleri ilerletir.

Nasıl olduğunu merak mı ediyorsunuz? Okumaya devam edin.

Manuel Proje Güncellemelerindeki Sorun

ClickUp tarafından yapılan bir araştırmaya göre, tipik bir bilgi çalışanı işini tamamlamak için ortalama olarak yaklaşık 6 kişiyle bağlantı kurmak zorundadır.

Başka bir deyişle, sadece bağlam bilgisi toplamak, öncelikleri uyumlu hale getirmek ve işlerin ilerlemesini sağlamak için her gün bu temel bağlantılarla iletişim kuruyorlar.

İşte manuel proje güncellemelerinin gerçek hayattaki proje yönetiminde neden başarısız olduğu:

  • Güncellemeler hızla geçerliliğini yitirir: En son görev durumunun birinin bunu paylaşmayı hatırlamasına bağlı olması durumunda, kararlar gecikir ve özellikle farklı zaman dilimlerinde geçerliliğini yitirir.
  • İlerleme öznel hale gelir: Manuel güncellemeler genellikle sonuçlar (ne değişti) yerine faaliyetleri (ne oldu) anlatır; bu nedenle paydaşlar, neyin gerçekten planlandığı gibi ilerlediğini anlamakta zorlanır.
  • Küçük raporlama eksiklikleri büyük karışıklığa yol açar: Gözden kaçan bir bağımlılık, güncel olmayan bir sorumlu veya yanlış bir tarih, hızla yeniden çalışmaya, çifte çabaya ve son dakika sorunlarına dönüşür.
  • Bağlam değiştirme, günün büyük bir kısmını yiyor: İnsanlar, harekete geçmeden önce mevcut durumu yeniden oluşturmak için belgeler, sohbet konuları ve elektronik tablolar arasında gidip geliyorlar.
  • Sorumluluk belirsizleşir: Bir sonraki adım ve sorumlu kişi tutarlı bir şekilde kaydedilmezse, engeller daha uzun süre gizli kalır ve görev devri daha yavaş ve dağınık hale gelir
  • Bu, fark edilmeyen bir zaman kaybına yol açar: Herkes güncellemeleri yazmak için zaman harcar; üstelik bunları okumak, yorumlamak ve yeniden kontrol etmek için daha da fazla zaman harcar—özellikle de durum raporlaması, güncelleme hatırlatmaları ve notların farklı araçlar arasında kopyalanması gibi tekrarlayan görevler birikmeye başladığında

Proje Yönetimi'nde Görev Otomasyonu Nedir?

ClickUp Otomasyonları: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Otomasyonları ile günlük görevlerinizi otomatikleştirin

Proje yönetimi alanında görev otomasyonu, tekrarlayan, rutin veya öngörülebilir görevleri otomatik olarak gerçekleştirmek için yazılım araçları, kurallar, tetikleyiciler ve bazen de yapay zeka kullanmayı içerir. Aksi takdirde bu görevler, proje yöneticileri veya takım üyelerinin manuel çabasını gerektirir.

⭐ Bonus: Ş akışlarınızı otomasyonla otomatikleştirip her hafta 5 saatten fazla zaman kazanmanın yolu

📮 ClickUp İçgörüsü: Kişilerin %43'ü, tekrarlayan görevlerin iş günlerine yararlı bir yapı kazandırdığını söylerken, %48'i ise bu görevleri yorucu buluyor ve anlamlı işlerden uzaklaştırıcı olarak görüyor.

Rutin işler verimlilik hissi verebilir, ancak genellikle yaratıcılığı sınırlar ve anlamlı ilerleme kaydetmenizi engeller. ClickUp, akıllı AI Ajanları aracılığıyla rutin görevleri otomasyon yoluyla otomatikleştirerek bu döngüden kurtulmanıza yardımcı olur; böylece derinlemesine çalışmaya odaklanabilirsiniz. Hatırlatıcıları, güncellemeleri ve görev atamalarını otomasyon yoluyla otomatikleştirin; Otomatik Zaman Bloklama ve Görev Öncelikleri gibi özelliklerin verimli çalışma saatlerinizi korumasına izin verin.

💫 Gerçek Sonuçlar: Lulu Press, ClickUp otomasyonlarını kullanarak çalışan başına günde 1 saat zaman tasarrufu sağlıyor ve bu da iş verimliliğinde %12'lik bir artışa yol açıyor.

ClickUp’ın Otomasyonları Manuel İşleri Nasıl Ortadan Kaldırıyor?

ClickUp, iş akışlarını kolaylaştırmak, görev devirlerini yönetmek ve takımların manuel çabasını azaltmak için 100'den fazla hazır otomasyon sunar. ClickUp Otomasyonları, özelleştirilebilir üç bileşene sahiptir:

  • Tetikleyiciler: Otomasyonu başlatan etkinlikler. Örneğin, durum değiştiğinde
  • Koşullar: Otomasyonun başlatılması için geçerli olması gereken isteğe bağlı kriterler (belirli planlarda mevcuttur)
  • Eylemler: Otomasyonun tetikleyici etkisinin ardından başlattığı etkinlikler

İşte her gün işinizi kolaylaştıran ClickUp Otomasyonlarının özellikleri. 👇

1. Görev durumlarını otomatik olarak güncelleme

Ağır işlerin yapılmasını sizin yerinize yapması için kod yazmaya gerek olmayan ClickUp Otomasyonlarını kurun
Ağır işlerin yapılmasını sizin yerinize yapması için kod yazmaya gerek olmayan ClickUp Otomasyonlarını kurun

ClickUp Görevleri'ni kullanarak işleri net üst görevler, alt görevler ve bağımlılıklara ayırıyoruz. Ardından, tamamlanan alt görevler veya giderilen bağımlılıklar gibi ilerleme sinyallerine göre durumları değiştirmek için ClickUp Otomasyonları'nı ekliyoruz.

Sahip olduğu birçok tetikleyiciden biri de "Alt görevler tamamlandı"dır. Bir üst görevin tüm alt görevleri tamamlandığında bir otomasyon çalışır ve ClickUp, üst görevin hemen altındaki alt görevleri tamamlanmış olarak işaretler.

Dahası, bir görevin engeli kaldırıldığında, bağımlılık değişikliğini manuel olarak fark etmenize gerek kalmadan görevini otomatik olarak bir sonraki aşamaya taşıyabilirsiniz.

Ardından, tetikleyiciyi bir eylemle eşleştirirsiniz; örneğin, durumu değiştirmek gibi (isterseniz isteğe bağlı bir koşul da ekleyebilirsiniz).

🚀 ClickUp Avantajı: ClickUp’ın görev yönetimi yazılımı, tek bir yorumu veya sohbeti saniyeler içinde uygulanabilir ve ölçülebilir bir göreve dönüştürebilir!

ClickUp Görevleri: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Görevleri ile herhangi bir yorumu veya sohbeti bir göreve dönüştürün

Görev yorumlarından, Gelen Kutusu yorumlarından ve hatta Belge yorumlarından doğrudan görevler oluşturabilirsiniz. Ayrıca, ClickUp AI'yı kullanırsanız, Çalışma Alanının tüm bağlamını dikkate alarak sizin için görevler oluşturabilir.

ClickUp Brain'i kullanarak çalışma alanının tüm bağlamını içeren görevler oluşturun
ClickUp Brain'i kullanarak Çalışma Alanının tüm bağlamını içeren görevler oluşturun

2. Sorumluları otomatik olarak atayın veya yeniden atayın

Sahiplik konusundaki karışıklığı ortadan kaldırmanın en hızlı yolu, ş Akışının bir sonraki sahibi sizin için atamasına izin vermektir.

ClickUp Otomasyonları, "atanan kişileri değiştir" eylemini içerir.

ClickUp otomasyon oluşturucu, durum değişikliği ve atanan kişi eylemlerini içerir
ClickUp Otomasyonları'nı kullanarak görev atamalarını, bildirimleri ve ş akışlarını otomatikleştirin

"Birden Fazla Sorumlu" ClickApp'i etkinleştirilmişse, "Sorumluları Değiştir" seçeneği ile yeni kişiler eklenebilir. Etkinleştirilmemişse, mevcut atanan kişi değiştirilir.

Bu ş akışı otomasyonunu bu kadar etkili kılan nedir?

Ayrıca, belirli bir kişiyi sabit olarak atamakla sınırlı değilsiniz. ClickUp, yeni atanan kişiyi görev oluşturucu, görevi takip eden kişi veya otomasyon tetikleyicisi gibi akıllı seçeneklere göre belirlemenize olanak tanır. Böylece, takım değişse bile çalışma kurallarınıza göre işleri yönlendirebilirsiniz.

ClickUp Otomasyonları: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Otomasyonları'ndaki akıllı atama seçeneklerini kullanarak görevleri doğru atanan kişiye otomatik olarak atayın

🧠 İlginç Bilgi: "Robot" kelimesi sadece yaklaşık bir asırlık bir geçmişe sahiptir. Bu kelime, Karel Čapek'in 1920 tarihli R. U. R. adlı oyunuyla popüler kültüre girmiştir ve Çekçe robota (iş/kölelik) kelimesinden türemiştir.

3. Son teslim tarihlerini ve önceliklerini otomatik olarak belirleyin

ClickUp Otomasyonları'nda, bir etkinliğin gerçekleştiği ana göre son tarihler belirleyin.

Örneğin, bir görev belirli bir duruma ulaştıktan belirli bir sayı gün sonra otomatik olarak bir son teslim tarihi belirleyebilir, bunu tetikleyici tarihte (veya belirli bir saatte) ayarlayabilir, kesin bir tarih seçebilir ya da artık geçerli olmadığında son teslim tarihini silebilirsiniz.

ClickUp Otomasyonları ile dinamik son teslim tarihleri belirleyin
ClickUp Otomasyonları ile tetikleyicilere ve durum değişikliklerine göre dinamik son teslim tarihleri belirleyin

Bu, doğru son tarihin aşamaya bağımlı olduğu durumlarda kullanışlıdır. Örneğin, bir görev inceleme aşamasına geçtiğinde veya bir talep kabul edildiğinde.

Öncelikler için de proje yönetimi otomasyon özelliğini aynı şekilde kullanabilirsiniz. Bir görev, zaman açısından hassas olarak değerlendirilmesi gereken bir aşamaya girer girmez, ClickUp otomatik olarak önceliğini yükseltir; böylece görev, görünümlerde ve gösterge panellerinde öne çıkar.

⚡ Kendiniz ve takımınız için en verimli öncelik listesini oluşturmak mı istiyorsunuz? Bunu izleyin 👇

4. Yineleyen görevleri veya takip işlemlerini otomatik olarak oluşturun

ClickUp’ın proje yönetimi aracını paha biçilmez kılan şey, herhangi bir görevi yineleyen bir göreve dönüştürebilmenizi sağlamasıdır. Ardından, zamanlamayı ayarlayın ve bir sonraki oluşumda nasıl davranması gerektiğini belirleyin.

Daha da iyisi, takvim döngüsüne göre mi yoksa tamamlanma durumuna göre mi tekrarlanacağını seçebilirsiniz; bu, çoğu takip akışını kapsar.

Bu, özellikle birden fazla projeyi yönetirken ve hafızanıza veya manuel kurulumlara güvenmeden tekrarlayan işlerin tutarlılığını korumak istediğinizde çok yararlıdır.

ClickUp Yineleyen Görevler: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Yineleyen Görevler özelliğiyle, belirli bir zamanlamaya göre veya tamamlandıktan sonra yineleyen görevler oluşturun

Örneğin, bir görevin tekrarlanan olarak ayarlanabileceğini gösterir:

  • Haftalık, aylık veya özel bir zamanlamaya göre
  • "Tamamlandı" olarak işaretlendikten belirli bir süre sonra; bu, son döngü bittikten sonra yapılması gereken takip işlemleri için kullanışlıdır
  • Görev "tamamlandı" veya "Kapalı" durumuna geldiğinde

Ayrıca, ClickUp’ın görev otomasyonunu kullanarak bir sonraki çalışmaya ne kadarının aktarılacağını da kontrol edebilirsiniz.

Aynı görevin geçmişiyle birlikte korunmasını sağlayabilir veya her seferinde yeni bir kopyasını oluşturabilirsiniz. Hatta, atanan kişiler, kontrol listeleri, ek dosyalar, bağımlılıklar ve daha fazlası gibi gelecekteki örneklere hangi alanların dahil edileceğini bile seçebilirsiniz.

Yineleyen göreviniz alt görevler içeriyorsa, yeni örnekler oluşturulduğunda alt görev tarihlerini yeniden ayarlayabilirsiniz.

ClickUp Yineleyen Görevler özelliğiyle alt görev tarihlerini yeniden planlayın
ClickUp Yineleyen Görevler özelliğiyle yeni durumlarda alt görev tarihlerini otomatik olarak yeniden planlayın

Yineleyen görevleri takip etmek için "Yineleyen Görevlere Genel Bakış" bölümüne göz atmanız yeterlidir. Bu kadar basit!

Yineleyen görevler: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
"Yineleyen Görevlere Genel Bakış" bölümünden yineleyen görevleri takip edin

5. Değişiklikleri paydaşlara otomatik olarak bildirin

Görev tamamlandıktan sonra ne olur?

Çoğu takımda, hâlâ birinin ilgili kişileri bilgilendirmesi, bağlamın paylaşımı veya sonraki adımların onaylanması gerekiyor.

ClickUp’ın otomasyon motoru bunu otomatik olarak halleder. Bir görevin durumu, sahibi, önceliki veya son teslim tarihi değiştiğinde, ClickUp ilgili paydaşları anında bilgilendirir.

Yapılacak şey, güncellemeyi tetikleyecek değişikliği tam olarak belirlemek ve bildirim yöntemini (e-posta, Slack, yorum, webhook) seçmektir.

ClickUp Otomasyonları ile paydaşlara e-posta, yorumlar veya webhook'lar aracılığıyla otomatik olarak güncellemeler gönderin
ClickUp Otomasyonları ile paydaşlara e-posta, yorumlar veya webhooklar aracılığıyla otomatik olarak güncellemeler gönderin

Örneğin, bir görevde aşağıdaki durumlarda paydaşlara otomatik bildirim gönderebilirsiniz:

  • "İncelemeye hazır", "Bloklandı" veya "Tamamlandı" gibi belirli bir duruma geçer
  • Öncelik, son teslim tarihi, atanan kişi veya Liste/Klasör/Alan'da değişiklik yapın
  • Sürüm numarası, risk seviyesi veya müşteri etkisi gibi özel alanları günceller

Bunu ayarlamak için ilgili Liste/Klasör/Alan'a gidin ve Otomasyonlar'ı açın, ardından:

  • Neyin bir değişiklik olarak kabul edileceğine (durum değişikliği, alan güncellemesi, taşıma, yeniden atama vb.) göre bir Tetikleyici seçin.
  • Gereksiz uyarıları önlemek için koşullar ekleyin; örneğin, yalnızca "Müşteri Etkisi" kritik olduğunda veya "Durum" "Bloklandı" olarak değiştiğinde bildirim gönderilmesini sağlayın.
  • Paydaşların nasıl bilgilendirileceğine ilişkin Eylem bölümünde, bir yorum oluşturmayı seçin. Ayrıca, bir kullanıcıyı bahseden bir sohbet kanalına mesaj ekleyebilir veya güncellemeyi başka bir sisteme aktarmak için bir webhook tetikleyebilirsiniz.
Sorumluları, tarihleri, öncelikleri ve durum etiketlerini gösteren ClickUp görevi listesi

Paydaşların işlerle bağlantıda kalmasını sağlamak için onları görev takipçisi olarak ekleyin. Böylece, o görevin faaliyetleri ve bağlamıyla ilgili güncellemeleri alacaklardır.

Takımlar, ClickUp’ın Görev Otomasyonundan Nasıl Yararlanıyor?

Bir G2 yorumcusu şöyle diyor:

ClickUp son derece çok yönlüdür ve neredeyse her türlü iş senaryosu veya süreç için çözümler oluşturmama olanak tanır. Otomasyonlar ve yapay zeka ajanları da son derece güçlüdür. Mantık veya yapay zeka komutları aracılığıyla otomatik eylemler ayarlayarak, ClickUp'ta hayal edebileceğim hemen hemen her türlü eylemi gerçekleştirebilirim.

ClickUp son derece çok yönlüdür ve neredeyse her türlü iş senaryosu veya süreç için çözümler oluşturmama olanak tanır. Otomasyonlar ve yapay zeka ajanları da son derece güçlüdür. Mantık veya yapay zeka komutları aracılığıyla otomatik eylemler ayarlayarak, ClickUp'ta hayal edebileceğim hemen hemen her türlü eylemi gerçekleştirebilirim.

Kısaca özetlemek gerekirse:

✅ Takımlar, sistemi güncel tutmak için daha az zaman harcıyor: Takımlar, çalışanlardan görevleri hatırlamalarını istemek yerine, bu bakım işlerini kurallara dönüştürüyor. Bir görevin durumu değiştiğinde, ClickUp, atanan kişiler, tarihler, öncelik, takipçiler, yorumlar ve daha fazlasını eylemler olarak güncelleyebilir.

✅ Görev devri daha net hale gelir: Sık karşılaşılan bir sorun, işin bloklanması değil, bir sonraki adım için kimsenin açıkça görevlendirilmemiş olmasıdır. Otomasyonlar, bir görev inceleme veya onay aşamasına girdiğinde görevi yeniden atayarak bu sorunu çözer; böylece görev, doğru zamanda doğru kişiye atanmış olur.

✅ Son tarihler ve aciliyet tutarlı hale gelir: Takımlar, her aşamada makul bir son teslim tarihinin neye benzemesi gerektiğini standart hale getirebilir. Örneğin, bir görev "Devam ediyor" veya "Onay gerektiriyor" durumuna geçer geçmez, bir otomasyon son teslim tarihini belirleyebilir ve önceliği ayarlayabilir; böylece iş, görünümlerde ve gösterge panellerinde doğru şekilde görüntülenir.

✅ Karmaşık ş akışları, AI Ajanları sayesinde otonom olarak yürütülebilir: Otomasyonlar önceden tanımlanmış kurallara uyarken, ClickUp Süper Ajanları bağlamı yorumlayabilir ve dinamik bir şekilde hareket edebilir. Örneğin, bir Ajan bir alandaki görevleri izleyebilir, yorumlarda bahsedilen engelleri tespit edebilir, sorunu özetleyebilir ve ilgili bağlamı da ekleyerek doğru takım üyesini bilgilendirebilir.

ClickUp Süper Temsilcileri: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Süper Ajanları, sürekli insan müdahalesine ihtiyaç duymadan görevleri yerine getiren, kararlar alan ve iş akışını geliştiren, bağlam farkındalığına sahip yapay zeka takım arkadaşlarınızdır.

✨ Bunu uygulamada görmek isterseniz, bu video'da Super Agents'ın içerik sistemimizi nasıl desteklediğini adım adım anlatıyoruz.

Otomasyonun Uygulamadaki Gerçek Hayat Örnekleri

Öyleyse, takımlarımızın (ve dünyanın dört bir yanındaki pek çok diğer takımın) ClickUp Otomasyonlarını nasıl kullandıklarına bir göz atalım:

1. Pazarlama takımları

Yazarlar, düzenleyiciler, tasarımcılar ve kanal sahipleri hep aynı görevleri yerine getiriyor; bu da durum değişikliklerini, manuel işlerin birikmesi en kolay alanlardan biri haline getiriyor.

Otomasyonlar, inceleme gerektiren pazarlama ş akışlarının ilerlemesine yardımcı olur
Otomasyonlar, inceleme gerektiren pazarlama ş akışlarının ilerlemesine yardımcı olur

Bu nedenle, birçok görev arasından, pazarlama alanında ClickUp Otomasyonlarını ne için kullandığımıza dair bir ön izleme sunuyoruz:

  • Taslak hazır olur olmaz bir öğeyi Taslak durumundan İnceleme durumuna taşıyarak, görev durumunu işin gerçek aşamasıyla uyumlu tutmak
  • Durum değiştiğinde sahipliği otomatik olarak değiştirme, görevini onaydan sorumlu bir düzenleyiciye veya paydaşa yönlendirme
  • Aşamaya göre son teslim tarihlerini ayarlamak, örneğin bir görev İnceleme aşamasına girdiğinde inceleme son teslim tarihini ayarlamak gibi
  • Görev İnceleme aşamasına girdiğinde görev içindeki ilgili kişilere bildirim göndererek geri bildirimleri tek bir yerde toplamak

2. Ürün takımları

Ürün işleri, proje yöneticisi, tasarım, mühendislik, kalite güvencesi ve bazen de destek veya güvenlik gibi birçok paydaşın katılımını gerektirir.

Haftalık Yürütme Listenizde, "Yol Haritasında" onay kutusu işaretlendiğinde görevleri Ürün Yol Haritası Listesine ekleyen bir otomasyon oluşturun.
"Yol Haritasında" onay kutusu işaretlendiğinde, Ürün Yol Haritası Listesi'ne görevler ekleyen bir otomasyon oluşturun.

Ürün takımı, ClickUp otomasyonlarını şu şekilde kullanıyor:

  • Gerekli alt görevler tamamlandığında bir özellik görevini "QA için Hazır" durumuna taşıyarak, ana görevin durumunu gerçek ilerlemeyle uyumlu tutmak
  • Bir görev, QA veya Tasarım incelemesi gibi yeni bir aşamaya girdiğinde sahipliğin otomatik olarak yeniden atanması
  • İş, sürüm hazırlığı veya hata sınıflandırması gibi zamana duyarlı aşamalara girdiğinde son teslim tarihlerini ayarlamak, zaman çizelgelerini tutarlı tutmak
  • Bir görev engelleyici olarak işaretlendiğinde önceliği otomatik olarak yükseltmek, acil işlerin ClickUp gösterge panellerinde öne çıkmasını sağlamak

👀 Biliyor muydunuz? Beyniniz bir “yeniden odaklanma bedeli” ödüyor. HBR’nin raporuna göre, çalışanlar günde yaklaşık 1.200 kez uygulamalar ve web siteleri arasında geçiş yapıyor ve bu da haftada 4 saate yakın bir süreyi işlerine yeniden odaklanmak için harcamalarına neden oluyor.

💡 Profesyonel İpucu: Otomasyonlar devreye girmeden önce dağınık verileri standartlaştırmak için ClickUp AI Alanlarını kullanın.

Operasyon listesine Özet, Kategorize Et, T-Shirt Boyutu ve Eylem Öğeleri gibi AI alanlarını ekleyin; böylece her talep, aynı temel meta verileri (ne olduğu, nereye gitmesi gerektiği, ne kadar büyük olduğu ve bundan sonra ne yapılması gerektiği) otomatik olarak oluşturur.

Ardından, yapay zeka tarafından oluşturulan bu alanlara dayalı olarak ClickUp Otomasyonlarını kullanarak talepleri yönlendirin, atayın ve üst düzeye iletin. Bu, taleplerde ani artış yaşandığında bile önceliklendirme sürecinin tutarlı kalmasını sağlamak içindir.

3. Satış takımları

Satış takımları hızlı iş devriyle çalışır. Bir potansiyel müşteri gelir, değerlendirme yapılır, bir demo planlanır, takip mesajları gönderilir ve notların bu satış fırsatıyla bağlantılı kalması gerekir. Otomasyonlar, bu akışın tüm satış takımları ve bölgeler arasında tutarlı kalmasına yardımcı olur.

ClickUp Otomasyonları'nı kullanarak satış sürecindeki adımları otomatik olarak izleyin
ClickUp Otomasyonları'nı kullanarak satış sürecindeki adımları otomatik olarak izleyin

Satış takımımız, günlük akışlarda ClickUp otomasyonlarını kullanıyor. Bunlar arasında şunlar yer alıyor:

  • CRM'de bir anlaşma aşaması değiştiğinde takip görevlerini otomatik olarak oluşturmak ve aşama değiştiği anda sonraki adımları fırsatla ilişkilendirmek
  • Bir fırsat "Demo planlandı" veya "Teklif gönderildi" gibi yeni bir aşamaya girdiğinde tutarlı takip görevleri oluşturmak
  • Bölge, segment veya hesap sahibine göre görevleri otomatik olarak atama
  • Bir anlaşma "Riskli" olarak işaretlendiğinde veya kritik bir onay aşamasına ulaşıldığında yöneticilere veya anlaşma masası paydaşlarına bildirim gönderme

4. Operasyon takımları

Operasyon işleri, pazarlama, ürün veya satış işlerinden farklı bir yapıya sahiptir. Yüksek hacimli, kurallara dayalı ve yüzeysel olarak birbirine benzeyen taleplerle doludur. Ancak bu talepler, yönlendirme, zamanlama ve onay süreçlerini içerir. Operasyon ş akışlarımızda Otomasyonlar, ş akışının düzenli kalmasını ve uygulamaların tutarlı bir şekilde yürütülmesini sağlayan birer kılavuz görevi görür.

Bir listedeki belirli görevlere otomasyonlar uygulayın
Bir listedeki belirli görevlere otomasyonlar uygulayın

Operasyonlarda ClickUp Otomasyonlarını kullandığımız birkaç yöntem:

  • Her yeni işi, gerekli alanlar ve kullanıma hazır bir kontrol listesi dahil olmak üzere doğru şablon uygulanmış, tanımlanmış bir göreve dönüştürme
  • Açılır menü veya talep türüne göre talepleri otomatik olarak yönlendirerek, manuel bir ön eleme sürecine gerek kalmadan görevini doğru kuyruğa veya sorumlu kişiye gönderme
  • İşleri "Onay" durumuna geçirerek onay sürecini zorunlu kılmak ve bu aşamaya girildiği anda onaylayıcı grubuna bildirimde bulunmak
  • Talebin kabul edildiği tarihe göre son teslim tarihlerini ayarlayarak SLA mantığını uygulayın, ardından son teslim tarihi yaklaşıyorsa önceliği yükseltin

ClickUp'ta Otomatik İş Akışı Oluşturma (Adım Adım)

Peki, ClickUp'ta yapay zeka destekli ş akışı otomasyonlarını nasıl oluşturabilirsiniz?

1. Adım: Otomasyonu gerçekleştirmek istediğiniz ş akışını belirleyin

Ayarları değiştirmeden önce üç şeyi belirleyin:

  1. Tetikleyici: Ş akışını hangi etkinlik başlatır? (Örnek: Bir görev "İnceleniyor" durumuna geçer)
  2. Koşullar: İşlemin çalışması için hangi koşulların sağlanması gerekir? (Örnek: Yalnızca görev Pazarlama Liste'sinde ise)
  3. Eylemler: ClickUp bundan sonra ne yapılacak? (Örnek: Bir gözden geçiren atayın ve bir yorum ekleyin)

🎯 Tek bir cümle halinde yazın: ‘X gerçekleştiğinde, Y doğruysa, ClickUp Z yapmalıdır.’

2. Adım: Otomasyonun uygulanacağı konumu seçin

Buradaki soru şudur: “Bu otomasyonun tek bir ş akışına mı, yoksa aynı yapıya sahip birçok ş akışına mı uygulanmasını istiyoruz?”

Bu cevap, bunu Liste düzeyinde mi yoksa daha üst bir düzeyde mi oluşturacağınızı belirler. Demek istediğimiz şudur 👇

  • Liste otomasyonunu, tek bir belirli iş akışını ( blog üretimi, hata sınıflandırması, yeni çalışanların işe alımı veya bir anlaşma aşaması akışı gibi) otomatikleştirirken kullanın. Liste düzeyi, test edilmesi ve kontrol edilmesi en kolay olduğu için en uygun ön tanımlı ayardır.
  • Bir Klasör veya Alan otomasyonunu, birden fazla Liste aynı durumları ve devir süreçlerini takip ediyorsa ve her yerde tutarlı bir davranış sergilemek istiyorsanız kullanın. Bu sayede, “herhangi bir görev ‘İnceleniyor’ durumuna geldiğinde, inceleme grubunu atayın” gibi işlemleri takımlar arasında standart hale getirebilirsiniz.

Karar vermemizin hızlı bir yolu:

  • Liste = Bir takımın iş akışı, tek bir durum seti, en az sürpriz
  • Klasör = Aynı şekilde çalışması gereken birbiriyle ilişkili birkaç ş akışı
  • Alan = Birçok Liste arasında paylaşılan bir işletim sistemi (yalnızca yapı tutarlıysa)

3. Adım: Otomasyonları açın

Şimdi bu proje yönetimi yazılımındaki Otomasyon oluşturucuya geçelim. Bunu, ş akışınızın yönetildiği yerden yapabilirsiniz: bir Liste, Klasör veya Alan (2. adımda seçtiğiniz ne olursa olsun).

"Otomasyon Oluştur" seçeneğine tıklayın veya mevcut hazır otomasyonlara göz atın

Başka bir deyişle:

  • Seçtiğiniz Liste/Klasör/Alan'ı açın
  • Açılır menüden Otomasyonlar'ı (yıldırım simgesi) tıklayın.
  • Otomasyon Oluştur seçeneğine tıklayın veya hazır otomasyonlara Göz Atın

4. Adım: Nasıl oluşturmak istediğinizi seçin

Otomasyonlar bölümüne girdiğinizde, ClickUp genellikle başlamanız için iki seçenek sunar. Bu, kendi otomasyonlarınızı sıfırdan ekleyebileceğiniz veya önceden tanımlanmış bir listeden seçim yapabileceğiniz anlamına gelir.

Peki hangisini seçeceğinizi nasıl bileceksiniz? Bu, büyük ölçüde neyi otomasyon için kullanmak istediğinize (ve sürecin ne kadar karmaşık olduğuna) bağlıdır. Öyleyse, elinizdeki alternatiflere bir göz atalım:

Seçenek A: Önerilen bir otomasyondan başlayın (en hızlı yöntem)

ClickUp, yaygın kalıplara (durum değişiklikleri veya atanan kişi güncellemeleri gibi) dayalı öneriler gösterecektir. İhtiyacınıza yakın bir öneri varsa onu seçin, ardından ayrıntıları düzenleyin.

ClickUp Otomasyonları
Önerilen ş akışlarıyla hızlı bir başlangıç yapın ve bunları ClickUp Otomasyonları ile özel hale getirin

Seçenek B: Özel bir otomasyon oluşturun (en kesin yöntem)

Burada manuel olarak şunları seçersiniz:

  • Tetikleyici (ne olur)
  • Koşullar (filtreler, isteğe bağlı)
  • Eylemler (ClickUp'ın yapması gerekenler)
ClickUp Automations'ta özel otomasyonlar oluşturun: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Automations'ta özel otomasyonlar oluşturun

Ş Akışınızda belirli kurallar (Özel Alanlar, çoklu yollar, istisnalar) varsa, tercih etmeniz gereken seçenek budur.

👉 C seçeneği de var, ancak bununla ilgili daha fazla bilgi edinmek için biraz bekleyelim!

5. Adım: Tetikleyiciyi ayarlayın

ClickUp Otomasyonları her zaman bir tetikleyiciyle (sonuca yol açan temel bileşen) başlar ve tetikleyicileri görevlere, alt görevlere veya her ikisine birden uygulayabilirsiniz.

Kurulum için yapmanız gereken ayarlar şunlardır:

  • Otomasyon oluşturucuda, önce gerekli Tetikleyici tamamlandı
Gerekli bir tetikleyici ekleyin
Gerekli bir tetikleyici ekleyin
  • İstediğiniz etkinliği seçin (örneğin, Durum değişiklikleri)
Etkinlik ekleme: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini ortadan kaldırıyor
Etkinlik ekle
  • Mevcutsa, bunun görevler, alt görevler veya her ikisi için geçerli olup olmadığını seçin
Tetikleyicinin nerede geçerli olacağını belirleyin
Tetikleyicinin nerede geçerli olacağını belirleyin

Sık kullandığımız tetikleyiciler (ve ne işe yaradıkları):

  • Durum değişiklikleri → İş akışları için en uygun seçenek (Taslak → İnceleme → Onaylandı)
  • Görev oluşturuldu → İş kabul ş akışları için en uygun seçenek (otomatik atama, şablon uygulama)
  • Atanan kişi eklendi/değiştirildi → Görev devri ve hesap verebilirlik için en uygun seçenek
  • Özel Alan değişiklikleri → "Onay kutusu işaretliyse/açılır menü değişirse" mantığı için en uygun seçenek

6. Adım: İlgili koşulları yapılandırın ve ekleyin (uygunsa)

ClickUp Otomasyonları'nda koşullar, otomasyonun devam edebilmesi için yerine getirilmesi gereken kriterlerdir. Tetikleyici devreye girerse de koşullar karşılanmazsa, hiçbir işlem gerçekleştirilmez 🤷.

Bunları şu şekilde yapılandırabilirsiniz:

  • Otomasyon oluşturucuda, + Koşul Ekle seçeneğine tıklayın.
  • Bir veya daha fazla filtre ekleyin (birden fazla koşulu bir araya da getirebilirsiniz)
  • Ayrıca, bir koşul için bir etiket veya Özel Alan da seçebilirsiniz
  • Ve kaydet düğmesine basın!
ClickUp Otomasyonlarına koşullar ekleyin
ClickUp otomasyonlarına koşullar ekleyin

📚 Ayrıca şunu da okuyun: Görsel Görev Yönetimi Rehberiniz

7. Adım: Bir veya daha fazla Eylem ekleyin

Eylemler, otomasyonunuzun "ardından şunu yapılacak" kısmını oluşturur. Tetikleyici devreye girdiğinde (ve eğer eklediyseniz koşullarınız eşleştiğinde), ClickUp'ın gerçekleştirdiği işlemler Eylemlerdir.

ClickUp Otomasyonlarına eylemler ekleme: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Otomasyonlarına eylemler ekleyin

Otomasyon oluşturucusunda:

  • Açılır menüyü tıklayarak tercih ettiğiniz Eylem'i seçin.
  • ClickUp'ın ne yapması gerektiğini seçin
  • Gerekirse + Eylem Ekle seçeneğine tıklayarak daha fazla eylem ekleyin.
Tercih ettiğiniz eylemi seçin
Tercih ettiğiniz eylemi seçin

8. Adım: Adını belirleyin, yayınlayın ve doğruluğunu kontrol edin

Neredeyse tamamlandı! Şimdi, otomasyonun etkin olduğundan ve amaçlandığı gibi yapılacakları yaptığından emin olun.

Özetle 👇

  • Yayınlayın + etkinleştirin: Otomasyonlar modal penceresinde kuralı oluşturun ve etkinleştirildiğinden emin olun. Daha sonra aynı modal penceresinden mevcut kuralları etkinleştirebilir, devre dışı bırakabilir veya düzenleyebilirsiniz.
  • 2 dakikalık bir test yapın: Gerçek (veya test) bir görevde tetikleyiciyi tam olarak bir kez çalıştırın — örneğin, durumu seçtiğiniz duruma getirin — ve eylemlerin gerçekleştiğini doğrulayın (atanan kişi değişti, yorum eklendi vb.). Bir şey çalışmazsa, Otomasyonlar etkinlik günlüğünü kontrol edin. Bu günlük, nelerin çalıştığını gösterir ve hızlı sorun gidermeye yardımcı olur.
Otomasyon Etkinlik günlüğünde otomasyon durumunu izleyin
Otomasyon Etkinlik günlüğünde otomasyon durumunu izleyin

💡 Takımınız için otomatikleştirilmesi gereken ideal ş akışlarını ve bunu gerçekleştirmek için otomasyonlarla yapay zekanın doğru kombinasyonunu belirlemek üzere uzmanlarımızla görüşün!

Temel Özelliklerin Ötesine Geçen Gelişmiş Otomasyon Özellikleri

ClickUp'ın sadece temel otomasyonlarla sınırlı olduğunu mu düşünüyorsunuz? Hayır! ClickUp, hayatınızı her gün biraz daha kolaylaştıracak gelişmiş ve karmaşık otomasyon özelliklerini destekler.

İşte bir ön izleme:

1. İnsan benzeri çok adımlı otomasyonlar

ClickUp Otomasyonları, rutin ve tek tıklamayla sonuç alınabilen işlemler için mükemmeldir. Görev yönetiminin temel unsurlarını kapsar ve aksi takdirde yorumlar, hatırlatıcılar ve takip mesajlarında kalacak olan tekrarlayan görevleri otomatikleştirmemize yardımcı olur.

Ancak ş akışının karar verme ve birden fazla adım gerektirdiği durumlarda — örneğin bağlamı incelemek, çıktı taslaklarını hazırlamak, çeşitli yerleri güncellemek ve bir insana devretmek gibi — işte bu noktada devreye ClickUp Süper Ajanları girer.

Süper Ajanlar, yapay zeka destekli ekip arkadaşlarıdır; Çalışma Alanının tüm bağlamını göz önünde bulundurarak çok adımlı ş akışlarını güvenli bir şekilde yürütebilir ve temelde insanlar için özerk iş arkadaşları görevi görebilirler.

Bunları şu şekilde kullanabilirsiniz:

  • Tetikleyici: Görev, "İnceleniyor" veya "Onaylanmaya Hazır" durumuna geçer
  • Super Agent şu adımları gerçekleştirir: Görevten/bağlantılı belgelerden bağlam bilgilerini alır, değişiklikleri özetler, eylem ögeleri oluşturur, görevin sonraki adımlarını günceller ve Agent'ın bulduklarına göre görevleri doğru kişiye otomatik olarak atar
  • İnsan katılımı: Onaylayıcıya/sahibine incelemeye hazır bir çıktı gönderin; böylece tüm süreç bağlam içinde ilerler ve onaylayıcı yalnızca karar verilmesi gerektiğinde adım atar.
ClickUp Otomasyonları: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?

Ayrıca son derece esnektirler! Bunları DM'lerde tetikleyici olarak kullanabilir, görevlerde/belgelerde/sohbet'te @bahsedebilirsiniz, iş öğelerini doğrudan atayabilirsiniz veya bir zamanlamaya göre ya da otomasyonlar aracılığıyla çalıştırabilirsiniz.

Doğrudan kontrol gerektiren durumlarda manuel tetikleyicileri kullanın; örneğin, bir görevde veya kanalda bir ajanı @bahsetmek, bire bir yardım için ona özel mesaj göndermek veya bir görevde ona sahiplik vererek çalışmaya başlamasını sağlamak gibi.

ClickUp'ın Süper Ajanları ile manuel proje güncellemelerini ortadan kaldırın
ClickUp’ın Süper Ajanları ile manuel proje güncellemelerini ortadan kaldırın

Görevlerin ve Belgelerin tüm içeriğini alabilir, Sohbet mesajlarını görüntüleyebilir, Çalışma Alanı’nda (ve bağlı uygulamalarda) arama yapabilir ve zaman içinde iyileştirme sağlamak için Memory’yi (son etkinlikler + tercihler + zeka) kullanabilirler.

ClickUp'ta ajansları nasıl tetikleyici olarak kullanacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu videoyu izleyin 👇

2. Alanlar arası otomasyon tetikleyicileri

"Alanlar arası" otomasyon, işlerin sorunsuz bir şekilde devredilmesini sağladığında en kullanışlı hale gelir. Bir talep bir takımın Alanında başlayabilir, ancak belirli bir duruma ulaştığında otomatik olarak bir sonraki takımın ş Akışına geçmelidir (yeniden önceliklendirme derdini unutun 😮‍💨).

Bunun için, Listeye Taşı (görevi hedef takımın listesine yönlendirmek için) veya Listeye Ekle gibi otomasyon eylemlerinden yararlanıyoruz; bu sayede, aynı görevin “Birden Fazla Listede Görevler” özelliği aracılığıyla her iki takım tarafından da görünür olmasını sağlıyoruz.

Görev koşulları ve "Listeye Taşı" eylemi ile ClickUp otomasyon kurulumu
ClickUp otomasyonlarını kullanarak "Listeye Taşı" ve "Birden Fazla Listedeki Görevler" özellikleriyle işleri takımlar arasında dağıtın

Tasarımda, alıcı takımın görevi sadece görmesi mi yoksa tamamen yürütmesi mi gerektiği seçilir. Eğer takım sadece görevin izlemesini yapıyorsa, görevin listesine eklemek genellikle yeterlidir. Ancak, görevin yürütülmesi ve ilerlemenin raporlanmasıyla sorumluysa, görev hedef listenin ş akışına taşırız.

3. Harici araçlarla entegrasyon

ClickUp'ın ekiplerin günlük olarak kullandığı araçlarla senkronizasyonunu istediğimizde, ClickUp Otomasyon Entegrasyonu'na geçiyoruz. Bu entegrasyonlar, bir GitHub Çekme Talebi birleştirildiğinde bir ClickUp görevi güncellemek veya bir görevin engeli kaldırıldığında e-posta göndermek gibi uçtan uca otomatik görevleri yürütmemizi sağlıyor.

ClickUp Otomasyon Entegrasyonları: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp Otomasyon Entegrasyonlarını kullanarak uçtan uca iş akışlarıyla GitHub ve e-posta arasındaki senkronizasyonu gerçekleştirin

Daha özel çözümler için webhook'ları kullanıyoruz. ClickUp, bir görev etkinliğinin herhangi bir harici uç noktaya ulaşmasını sağlamak üzere Otomasyonlar içindeki " Webhook'u çağır " eylemini destekler.

ClickUp Otomasyonları ile webhook'u çağırın
ClickUp Otomasyonları ile "Webhook'u Çağır" seçeneğini kullanarak görev etkinliklerinden harici ş akışlarını tetikleyin

Bir webhook oluşturabilir, URL'yi ayarlayabilir, URL'ye dinamik alanlar ekleyebilir ve başlıklar ekleyebilirsiniz (ön tanımlı olarak "Content-Type" değeri "application/json" olarak ayarlanır). Dahası, webhook'ları Çalışma Alanınızın tamamında yeniden kullanabilirsiniz!

ClickUp Otomasyonlarınızın bir parçası olarak webhook'lar oluşturun
ClickUp Otomasyonlarınızın bir parçası olarak webhook'lar oluşturun

4. Yapay zeka destekli otomasyon

Hatırladınız mı, "Seçenek C" demiştik? İşte burada!

Zamanınız (ya da enerjiniz 😴) kısıtlıysa, "Durum 'İnceleniyor' olarak değiştiğinde, görev Düzenleyici'ye atan ve bir yorum ekle" gibi istediğinizi sade bir dille yazmanız yeterlidir; ClickUp Brain'in bir parçası olan ClickUp AI Automation Builder, çalışır durumda bir otomasyona daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olur.

ClickUp Otomasyonları: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
ClickUp AI Automation Builder ile doğal dilde ayrıntılı otomasyonlar oluşturun

Pratik olarak bu, ClickUp'ta halihazırda kullandığınız yapay zeka katmanına entegre olur. Brain, ClickUp'ın her yerinde kullanılabilir ve Özel Alanlar ile @bahsetmeler dahil olmak üzere Çalışma Alanı bağlamıyla uyumlu çalışır.

Çalışma alanınızın herhangi bir yerinden ClickUp Brain'e erişin
Çalışma alanınızın herhangi bir yerinden ClickUp Brain'e erişin

Daha da etkileyici olanı, ClickUp'ın otomasyon sonuçlarında yapay zeka destekli mantığı da desteklemesidir. Örneğin, ek otomasyon eylemlerinin bir parçası olarak "AI Assign" ve "AI Prioritize" özelliklerini kullanabilirsiniz.

İşleri otomatik olarak atama ve önceliklendirme: ClickUp, görev otomasyonunu kullanarak manuel proje güncellemelerini nasıl ortadan kaldırıyor?
AI Assign ve AI Prioritize ile işleri otomatik olarak atayın ve önceliklendirin

ClickUp Neden En Üst Düzey Otomasyon Merkezi?

Artık resmiyet kazandı! 🏆 ClickUp, ihtiyacınız olabilecek en kapsamlı otomasyon merkezidir.

Özetle:

  • Merkezi platform: Birçok kişinin ClickUp'ı tercih etmesinin nedeni, işlerin dağınıklığını ortadan kaldırmasıdır. Süreçlerinizi (SOP'ler, kabul kuralları, karar günlükleri) ClickUp Belgeleri'nde belgelendirin, ClickUp Gösterge Panelleri'ne ekleyerek işlerin genel görünümü elde edin. Son olarak, otomasyonları devreye sokarak manuel temizlik işlemlerini ortadan kaldırın.
  • Hazır otomasyon şablonları: ClickUp, Otomasyonlar modal penceresinin içinde hazır otomasyon şablonları sunar. Bu sayede, "durum değiştiğinde e-posta gönder" gibi kanıtlanmış bir şablonla başlayabilir, ardından bunu kendi durum ve sahiplik kurallarınıza göre uyarlayabilirsiniz.
  • Sorunsuz entegrasyonlar: ClickUp, günümüzün verimsiz iş süreçlerini düzeltmek için geliştirildi! İşte bu nedenle Outlook, HubSpot, Salesforce, GitLab, Zendesk ve daha birçok araçla entegre olabiliyor.
  • Yapay zeka ve otomasyon: ClickUp Çalışma Alanının her yerinden erişilebilen ClickUp Brain ile özetler, ilerleme güncellemeleri, duygu analizi, çeviriler ve eylem öğeleri gibi mantıksal çıktılar oluşturabilir, ardından Automations'ın bu verilere dayalı olarak yönlendirme, atama ve eskalasyon işlemlerini gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz.

ClickUp ile Manuel Proje Güncellemelerine Veda Edin

Görev güncellemeleriniz birinin bunları hatırlamasına bağlıysa, sistem zaten işlevsiz demektir. Görevlerin ilerleme durumu, birbirinden kopuk mesajlara veya sadece birinin vakti olduğunda yapılan manuel veri girişine bağlı olmamalıdır.

ClickUp, işin kendisini güncelleme haline getirerek bu sorunu çözüyor.

ClickUp Görevleri, her projeye sahipler, son teslim tarihleri, bağımlılıklar ve kritik görevler için tek bir doğru bilgi kaynağı sunar.

ClickUp Otomasyonları, durum güncellemeleri, bir sonraki sorumlu kişinin atanması ve görev devirlerinin tetiklenmesi gibi tekrarlayan işlemleri üstlenir.

Işık hızında bağlam bilgisine ihtiyaç duyduğunuzda ise ClickUp Brain, devam eden işlerden anlık özetler, cevaplar ve atılması gereken sonraki adımları sunar.

Daha da ötesine geçmek için, ClickUp Süper Temsilcileri kurallarınıza göre riskleri işaretler, sahiplerini uyarır ve engelleri üst düzey yetkililere iletir.

Önemli olan “daha fazla otomasyon” değildir. ClickUp, odaklanmayı koruyan, görevlerin ilerleyişini gerçek zamanlı olarak takip eden ve önemli hiçbir şeyin güncelleme beklerken takılıp kalmamasını sağlayan daha iyi otomasyon yeteneklerine sahiptir. Hemen ClickUp’a kaydolun ve projelerinizin kendi kendine ilerlemesine izin verin. ✅