Salı günü saat 9:47 ve sabahın üçüncü video görüşmesini yapıyorsunuz. Gece boyunca Öncelik 1 bilet geldi: APAC bölgesindeki kullanıcılar için mobil uygulama çöküyor.
Herkes bir sonraki adımlar üzerinde anlaşmaya vardığında (ki bu sonsuza kadar sürer!), her şeyi bir takip mesajında özetlemek için gönüllü olursunuz. Ancak, kuyruğunuza geri döndüğünüzde, dokuz yeni bilet ve acil olarak işaretlenmiş üç yeni eskalasyonla karşılaşırsınız. 🚩
Dahili destek ve operasyon takımları için, eskalasyon triyajı iki sinir bozucu şekilde gerçekleşir: günün yarısını alan eşzamanlı toplantılar veya e-posta alışverişi.
Bu blog yazısında, iç destek ekiplerinin ClickUp SyncUps'ı eskalasyon triyajı ve daha öngörülebilir bir yanıt ş Akışı için nasıl kullanabileceğini inceleyeceğiz. ⚒️
🔍 Biliyor muydunuz? "Triage" kelimesi, "sıralamak" anlamına gelen Fransızca "trier" fiilinden türemiştir. Bu kelime ilk olarak savaş alanı tıbbında kullanılmıştır.
Eskalasyon triyajı çağrıları neden destek ekiplerini yavaşlatır?
Eskalasyon triyaj çağrıları, sorunların çözümünü hızlandırmak amacıyla yapılır, ancak genellikle tersi bir etki yaratır.
Bunun neden olduğunu tam olarak anlayalım. 👇
1. Kritik eskalasyonlar sırasında bitmek bilmeyen toplantılar
Bir olay eskalasyon aşamasına geldiğinde, takımınızın ön tanımlı tepkisi genellikle sorunu çözmek yerine başka bir toplantı planlamak olabilir.
Her katılımcı ilk birkaç dakikayı, kimlerin etkilendiği, neler denendiği ve bundan sonra ne yapılacağı gibi bağlam bilgilerini toplamakla geçirir. Genellikle birkaç görüşme boyunca tekrarlanan bu bilgi alışverişi, "telefon oyunu" etkisi yaratır.
🤝 Dostça Hatırlatıcı: Karmaşık veya yüksek etkili vakalar için, güncellemeleri ve iç iletişimi yönetmek üzere bir kişiyi eskalasyon iletişimcisi olarak atayın. Bu kişinin rolü, tutarlı ve gürültüsüz iletişimi sağlamak ve bilgi silolarını önlemektir.
2. Dağınık iletişim
Dahili iletişim stratejiniz farklı araçlara bölünmüşse, önemli ayrıntılar kaybolur. Bir takım sohbeti güncelleyebilir, başka bir takım biletlere notlar kaydedebilir, üçüncü bir takım ise sorunları ayrı bir belgedeki izleme sürecini kullanabilir. Takımlar, kimin ne dediğini ve en son güncellemenin nerede olduğunu aramakla zaman kaybeder, bu da hem kararları hem de takipleri geciktirir.
İşte gerçek hayattaki bir kullanıcının iş yükünün yayılmasını ortadan kaldırma konusunda söyledikleri:
3. Merkezi görünürlük eksikliği
Önemli bir hata üretim aşamasına ulaşmış ve Destek ekibi hala BT ekibinin sorunun temel nedenini belirlemesini beklerken, BT ekibi sorunu aslında çözmüş olsun. Ancak, Operasyon ekibi düzeltmeyi uygulamak için bilgilendirilmemiştir.
Ortak bir görünürlük olmadığında olan budur: görev devri durur, sahiplik belirsizleşir ve sorunlar olması gerekenden çok daha uzun süre devam eder.
🔍 Biliyor muydunuz? İnsanlar doğal olarak "başka biri bu konuda çalışıyor olmalı" diye düşünürler. Bu, sorumluluğun yayılması olarak bilinen bir bilişsel kısayoldur. Bu nedenle, sahiplik açıkça görünür olmadıkça destek ekiplerinde görev devri başarısız olur.
4. Reaktif (proaktif olmayan) yanıt kültürü
Birçok takımda, eskalasyon hala asenkron iletişimden ziyade gerçek zamanlı senkronizasyonlara veya yönetici onayına bağlıdır. Bu reaktif ritim, takımların erken aşamada kalıpları öğrenmesini, sonraki adımları otomasyonla gerçekleştirmesini veya ön saflardaki temsilcilerin sorunları bağımsız olarak çözmesini engeller.
Rutin olması gereken eskalasyonlar acil durumlar gibi hissedilmeye başlar ve hem yanıt süresini hem de takım kapasitesini zorlar.
📮 ClickUp Insight: Anket katılımcılarının %27'si haftalık güncellemelerin asenkron alternatiflerle değiştirilebileceğini düşünürken, %25'i günlük standup toplantıları için de aynı şeyi söylüyor. Ancak bu, birden fazla özel aracı kullanmayı, dağınık bilgiler oluşturmayı ve ek maliyetler doğurmayı gerektirebilir.
ClickUp, yorum konuları aracılığıyla tartışmaları merkezileştirerek, ClickUp Clips ile hızlı kayıtlı güncellemeler sağlayarak ve daha fazlasını tek bir platformda sunarak ekip çalışmasında devrim yaratıyor.
💫 Gerçek Sonuçlar: Trinetrix gibi takımlar, ClickUp ile gereksiz toplantıları %50 oranında azalttı!
ClickUp SyncUp nedir ve neden destek ekipleri için oyunun kurallarını değiştiren bir araçtır?
ClickUp SyncUp, çalışma alanınızda yerleşik bir video ve ses işbirliği aracıdır. Bu araçla canlı toplantılar başlatabilir, bunları kaydedebilir ve doğrudan ClickUp Görevlerine bağlayabilirsiniz.
Canlı senkronizasyon çağrılarına güvenmek yerine, takımlar işlere ek dosya olarak yer alan görsel kılavuzlar kullanarak durum, bağlam ve sonraki adımları hızlı bir şekilde iletebilirler.
Asenkron triyaj güncellemelerini kaydedin
ClickUp SyncUps ile destek temsilcileri ve liderleri, sesli veya video görüşmeler sırasında hızlı klipler kaydederek triyajın ilerleyişini, olayların nedenlerini veya müşteri güncellemelerini özetleyebilir. Bu klipler, erişimi olan herkes tarafından izlenebilir, böylece diğer kişiler asenkron olarak yanıt verebilir, yorum yapabilir veya takip edebilir.
🧠 İlginç Bilgi: 1900'lü yılların ilk telefon operatörleri, aslında ilk "1. seviye destek ekipleri" idi. Eskalasyonlar, operatörlerin telgraf sorunları, faturalandırma hataları ve transatlantik bağlantılar gibi karmaşık hizmet taleplerini ele alan uzmanlara çağrıları manuel olarak yönlendirdiklerinde gerçekleşirdi.
Arayanların ulaştığı ilk insan sesi oldukları için genellikle " Merhaba kızlar " olarak adlandırılırlardı!
SyncUps'ı biletlere bağlayın
Her ClickUp SyncUp kaydı, ilgili bilet, kontrol listesi veya eskalasyon görevinin hemen yanına bağlanabilir. Bu bağlamsal görünürlük, bir eskalasyon gerçekleştiğinde şunları ifade eder:
- Triaj çağrısı, olay ClickUp görevi ile bağlantılıdır.
- Durum, tartışma, kararlar ve eylem öğeleri dahil tüm bilgiler tek bir pencerede kalır.
- Sahiplik açıkça belirtilir ("bu Görev bir SyncUp ile bağlantılıdır"), bu da gecikmeleri ve araçlar arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltır.
Eskalasyonları çevrimdışı olarak sürdürün
Bir sorun ortaya çıktığında her paydaş hazır bulunmayabilir, ancak SyncUp ile bunun olması gerekmez. Eskalasyonlar zaman dilimleri arasında kesintisiz olarak ilerler, böylece boş zamanlar azalır ve kritik düzeltmelerin birinin takvimine bağlı kalması önlenir.
Bu şu anlama gelir:
- Ön saflardaki destek ekipleri, olay takımları ve operasyon ekipleri, her paydaşın toplantıya katılmasını beklemeden güncelleme bırakabilir, sonraki adımları atayabilir ve ilerleyebilir.
- Kıdemli uzmanlar, uygun olduklarında güncellemeyi izleyebilir ve gerektiğinde devralabilirler.
- Escalations sürekli ilerler, hızlı yanıt süreleri sağlar ve uzmanlığı daha etkili bir şekilde kullanır.
🔍 Biliyor muydunuz? Stresin yüksek olduğu durumlarda, beyin bilişsel yükte bir artış yaşar ve bu da çalışma belleğini azaltır. Bu durum, takımınızın süreci iyi biliyor olsa bile, hızlı eskalasyon sırasında küçük ayrıntıları unutmasına veya eksik güncellemeler göndermesine neden olur.
Aranabilir bir video günlüğü oluşturun
Her ClickUp SyncUp kaydı, Clips Hub adlı platformda saklanır (transkript ve özetler için transkripsiyon seçenekleri mevcuttur).
Bu sayede şunları yapabilirsiniz:
- Arama yapılabilir bir veritabanı oluşturun: kim ne söyledi, hangi karar alındı ve bir sonraki adım olarak ne atandı?
- Yeni temsilciler veya analistler için, geçmişteki eskalasyonların SyncUp'larını kullanarak eğitim oturumları düzenleyin.
- Escalation çağrılarının net bir izini tutarak şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlayarak denetime hazır olun.
Escalation Triage için ClickUp SyncUp'ı Kullanma
Önemli bir müşteri sistem kesintisi bildirdiğinde veya bir güvenlik açığı ortaya çıktığında, takımlar sorunu hızlı bir şekilde değerlendirmeli, sorumluları atamalı ve çözüm planlarını iletmelidir. Ancak takımlar, tartışmalar için Slack, izleme için bilet sistemleri ve değerlendirmeler için ayrı video görüşmeleri arasında geçiş yapmakla değerli dakikalarını boşa harcamaktadır.
Bu bağlam değişikliği, yanıt sürelerini geciktirir ve yüksek baskı altındaki durumlarda kafa karışıklığına neden olur. ClickUp'ı kullanmaya başlayın!
ClickUp, tüm iş uygulamalarını, verileri ve iş akışlarını bir araya getiren dünyanın ilk Converged AI Çalışma Alanı'dır.
ClickUp SyncUps, eşzamansız video güncellemelerini gerçek zamanlı işbirliği ile birleştirir. Eskalasyon takımları, sorunları hızlı bir şekilde değerlendirebilir, yanıt görevlerini delege edebilir ve sonsuz acil durum toplantıları yapmadan paydaşları bilgilendirebilir.
Böylece ClickUp, %100 bağlam sağlamak için tüm Work Sprawl biçimlerini ortadan kaldırır. Eskalasyon protokolleriniz, müşteri biletleri, mühendislik görevleri, olay belgeleri ve iletişim konularıyla doğrudan bağlantılıdır.
Herkes, gereksiz araç karmaşasıyla uğraşmak zorunda kalmadan, neler olduğunu, kimlerin üzerinde iş yaptığını ve etkisinin ne olduğunu tam olarak görebilir.
ClickUp SyncUps'ın nasıl yardımcı olduğunu inceleyelim. 🎯
Adım #1: Eskalasyon kanallarını belirleyin
Herkesin sorunları tam olarak nereye kaydetmesi ve incelemesi gerektiğini bilmesi için, tüm eskalasyon biletleri için net bir ana sayfa oluşturarak başlayın. ClickUp'ın Proje Hiyerarşi'si, işinizi şu şekilde bölmenize yardımcı olur:
- IT, Müşteri Desteği veya Operasyonlar gibi üst düzey ayrım için Alanlar
- Klasörler, ilgili eskalasyon süreçlerini bölge, ş Akışı veya kategoriye göre gruplandırmak için kullanılır.
- Belirli eskalasyon kanalları veya olay türleri için liste
Bu yapı, kuruluşunuz büyüdükçe destek ş akışınızı ölçeklenebilir, düzenli ve gezinmesi kolay tutar.
Aşağıda, Alanınızı veya Klasörünüzü kurmak için adım adım bir kılavuz bulabilirsiniz:
- ClickUp Çalışma Alanınıza gidin ve eskalasyonları yönetmek istediğiniz Alan veya Klasör bölümüne gidin.
- Konumun üzerine gelin ve artı simgesine (+) tıklayarak yeni bir Liste veya Klasör oluşturun. Adını açık bir şekilde belirtin (ör. Eskalasyonlar, Kritik Olaylar veya Acil Destek).
- Yükseltme öğelerine yalnızca ilgili takım üyelerinin erişebilmesi veya bunları düzenleyebilmesi için izinler belirleyin.
- ClickUp Özel Alanlarını kullanarak eskalasyon türünü, ciddiyetini veya etkilenen sistemleri izleyin.
💡 Profesyonel İpucu: Escalation playbook'unuzu ClickUp belgeinde saklayarak güncel ve erişilebilir tutun. Başlıklar, tablolar ve kontrol listeleri kullanarak triyaj adımları, escalation matrisleri ve iletişim pencereleri için sayfalar düzenleyebilir ve hızlı erişim için belgeyi doğrudan escalation listenize bağlayabilirsiniz.
Adım #2: Kritik sorunlar için SyncUp kaydetme
Bir olay tespit edildiğinde, durumla ilgili paydaşlar için kendinizle veya diğer takım üyelerinizle kısa bir SyncUp toplantısı (1-3 dakika) kaydedin.
Şunları ele alabilirsiniz:
- Ne oldu (kısa özet)
- Kimler/ne etkilenir (kullanıcılar, sistemler, müşteriler)
- Neden acil (iş etkisi, son tarihler)
Kaydedilen bir güncelleme, tekrar tekrar yapılan açıklamaların yerini alır ve uzmanların canlı toplantılara katılmadan tam bağlamı değerlendirmelerine olanak tanır. Bu, diğer takımların güvendiği ilk yetkili güncelleme olur.
SyncUp'ı herhangi bir ClickUp Sohbet Kanalı, Direkt Mesaj, Alan, Klasör veya Listeden başlatabilirsiniz. Konumu açın ve sağ üst köşedeki SyncUps simgesine tıklayın. Çağrı anında başlar ve diğerlerinin katılabilmesi için bir katılma bağlantısı yayınlanır.
SyncUp'ı kaydetmek için:
- Mini oynatıcıdan kayıt düğmesine (genellikle kırmızı nokta veya kamera simgesi) tıklayın.
- Tüm katılımcılara oturumun kaydedildiği bildirilecektir.
- Durdurmak için tekrar tıklayın; kayıt otomatik olarak kaydedilir ve ilgili Görevlere ek dosya olarak eklenir.
💡 Profesyonel İpucu: İlk eskalasyon güncellemenizi kaydetmeden önce, 30 saniye ayırarak SyncUp ayarlarınızı düzenleyin. Otomatik kamera kapatma, otomatik ses kapatma ve gelişmiş gürültü azaltma gibi özellikler, özellikle gürültülü bir ortamdan katılıyorsanız, bir tampon görevi görür.
"SyncUp'ta yalnızken müzik çal" seçeneğini etkinleştirerek odada ilk gelen kişinin siz olup olmadığınızı anında öğrenebilirsiniz.
Adım #3: İlgili paydaşları etiketleyin
SyncUp tamamlandığında, ClickUp kayda ilişkin paylaşılabilir bir bağlantı otomatik olarak oluşturur. Anahtar, karışıklığa yol açmadan veya paralel e-posta konuları oluşturmadan bu video güncellemesini doğru paydaşlara hızlı bir şekilde ulaştırmaktır.
ClickUp sohbetini kullanarak bunu etkili bir şekilde yönlendirmenin yolu şöyledir:
- SyncUp bağlantısını doğrudan eskalasyon Görevinin yorumuna veya eskalasyon Listenize bağlı Kanala gönderin.
- ClickUp @bahsetme kullanarak anahtar paydaşları etiketleyin (ör. @ITLead, @OpsManager) ve ne olduğunu, kimlerin etkilendiğini ve bir sonraki adımı özetleyen kısa bir güncelleme ekleyin.
- Atanan kişi → Bir sonraki adım → ETA gibi bir eylem satırı ekleyin takip işlemlerini hemen delege etmek için
🔍 Hızlı Çözüm? ClickUp'ın AI Ajanları , destek akışınızı kolaylaştırmak, biletleri daha hızlı çözmek ve ekibinizin iş yükünü artırmadan daha iyi bir müşteri deneyimi sunmak için tasarlanmıştır .
Bu yapay zeka destekli ajanlar, sık sorulan soruları yanıtlamaktan karmaşık sorunları triyajlamaya kadar her şeyi halledebilir ve insan ajanlarınızın yüksek değer taşıyan etkileşimlere odaklanmaları için zaman kazanmalarını sağlar.
Aşağıda, ayarlayabileceğiniz Müşteri Desteği Temsilcisi türleri bulunmaktadır:
- Ticket Triage Agent: Gelen destek biletlerini otomatik olarak kategorize eder, önceliklendirir ve doğru takım veya temsilciye yönlendirir.
- Bilgi Bankası Temsilcisi: Müşteri sorgularını gerçek zamanlı olarak çözmek için belgelerinizden veya yardım merkezinizden anında cevaplar alır.
- Takip Ajanı: Bir bilet çözüldükten sonra müşterilere otomasyon aracılığıyla güncellemeler, hatırlatıcılar veya memnuniyet anketleri gönderir.
- Eskalasyon Aracısı: Acil veya çözülmemiş sorunları tespit eder ve acil müdahale için bir yöneticiye veya uzmana eskalasyon yapar.
Bu video, müşteri hizmetleri için en iyi AI ajanları ve bunların takımınıza gerçekten yardımcı olacak şekilde nasıl kullanılması gerektiği hakkında bilgi vermektedir:
Adım #4: Eskalasyon biletlerine SyncUp'ları ek dosya olarak ekleyin
Sohbet'te paydaşları bilgilendirdikten sonra, eskalasyon biletlerini ClickUp görevlerine dönüştürün. Bunlar, tüm yorumları, ek dosyaları ve durum güncellemelerini kapsayan, o sorun için tek bir doğru kaynak görevi görebilir.
Bağlam boşluklarını önlemek için, bu Görevleri kaydedilen SyncUp'a bağlantı kurun, böylece daha sonra inceleyen herkes tartışmayı, kararları ve sonraki adımları bağlam içinde görebilir.
Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- SyncUp bağlantısını görevin yorumuna veya açıklamasına yapıştırın.
- SyncUp mesajının üzerine gelin SyncUp'ın başlatıldığı genel Kanal veya gizli konuşmada
- Üç nokta (…) simgesine tıklayın ve İlişki ekle seçimini yapın.
- İlgili Görevi seçin
- Görev sayısı (SyncUp mesajının üzerinde görünür) üzerine tıklayarak ilgili görevlerin görünümünü görüntüleyin.
🚀 ClickUp Avantajı: Güncellemeleriniz paylaşıldıktan ve bağlandıktan sonra, tüm içeriği (kayıtlar, yorumlar ve bilet notları) platformun AI asistanı ClickUp Brain ile eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürün.
Beyin simgesine tıklayın veya doğrudan Görevinizden Ask AI'yi kullanın ve aşağıdaki gibi doğal dil komutları girin:
- Bu eskalasyon için en son SyncUp'ı özetleyin
- Son 24 saatteki açık öğeleri listeye alın ve buna göre görevleri atayın.
- Etki, neden ve çözüm bilgilerini içeren bir olay sonrası özeti oluşturun.
- En son SyncUp'tan atanabilir eylem öğelerinin bir kontrol listesi oluşturun.
- Tartışmalar, engeller ve cevaplanmamış sorular hakkında hızlı bir özet verin.
Adım #5: Takip işlemlerini gerçek zamanlı olarak izleyin
Eskalasyonlar belgelendirilip yönlendirildikten sonra, bir sonraki adım çözüm yolundaki ilerlemelerini izlemektir. Ancak, iç müşteri hizmetleri takımları bir sorun atandığında genellikle görünürlüğü kaybederler.
Bunun olmaması için, eskalasyon Listelerinizden gerçek zamanlı verileri alın ve ClickUp gösterge panelleri aracılığıyla özelleştirilebilir Kartlar aracılığıyla bunları görselleştirin.
Bu canlı Gösterge Panelleri, izlemek istediğiniz çeşitli unsurların gerçek zamanlı güncellemelerini sağlar. Aşağıdakiler gibi Özel Kartlar ekleyebilirsiniz:
- Duruma göre görevler: Kaç tane bilet Açık, İlerleme Sağlayan veya Çözüldü olduğunu görün.
- Durumdaki Süre/Durumdaki Toplam Süre: SLA performansını takip edin ve yavaşlamaları belirleyin
- Aktif P0'lar (Özel Kart): Acil müdahale gerektiren yüksek önem dereceli olayları vurgulayın.
- Atanan Kişiye Göre İş Yükü: Çalışanların kapasitesini kontrol edin ve gerekirse görevleri yeniden dengeleyin.
ClickUp Brain, eskalasyon güncellemelerini özetleyen, gecikmiş sorunları işaretleyen veya eylem öğeleri oluşturan AI Kartları aracılığıyla Gösterge Panellerinde çalışır.
Görünürlük için gösterge paneliinizi kurduktan sonra, rutin eskalasyon görevlerini ortadan kaldırmak için özel ClickUp Otomasyonları oluşturun. Basit "eğer bu olursa, o zaman şunu yap" kurallarına dayalı olarak, 100'den fazla önceden oluşturulmuş yapıdan seçim yapabilir veya olay müdahale sürecinize uyarlanmış kendi özel ş Akışlarınızı oluşturabilirsiniz.
Örneğin, hedefiniz yüksek önem derecesine sahip olayları nöbetçi sahiplerine yönlendirmek ve anında görünürlük sağlamaksa:
🔴 Tetikleyici: Escalations Listesi'nde bir görev oluşturulduğunda, bir koşul ekleyin: Ciddiyet alanı = P0 veya Kritik
🟢 Eylemler:
- Atama > Nöbetçi mühendis (veya eskalasyon sorumlusu)
- Durumu Değiştir > İlerleme
- Yorum yaz > ⚠️ Yeni kritik eskalasyon kaydedildi. Lütfen bir SyncUp güncellemesi kaydedin ve ilgili paydaşları etiketleyin.
- Mesaj gönder > Eskalasyon ClickUp Sohbet grubu
Escalation Yönetimi için ClickUp SyncUp Kullanmanın Avantajları
Birden fazla takım, araç ve devir ile eskalasyonlar için ClickUp SyncUp'ı kullanmanın faydaları şunlardır:
Takımlar arasındaki koordinasyon gecikmesini azaltır
Bir müşterinin kritik bir ödeme hatası bildirdiğini varsayalım. Destek ekibi bunu eskalasyon sürecine alır, Mühendislik ekibi tanılama için devreye girer ve Kalite Güvence ekibi düzeltmeyi test etmeye hazır hale gelir.
Bu takımlar farklı alanlarda birbirlerini bilgilendirmek zorunda kalmazlar. Herkes hızlı bir SyncUp'a girebilir ve burada Mühendislik ekibi "Düzeltme kodlandı, beş dakika içinde test edilmesi gerekiyor" diye onaylar. QA ekibi "Hazır. Gönderin" diye yanıtlar. Destek ekibi ise canlı görüşmeye dayanarak anında müşteri güncellemesini hazırlar.
🚀 ClickUp Avantajı: ClickUp Brain'in yazma yetenekleri ile dağınık eskalasyon notlarını saniyeler içinde net ve eyleme geçirilebilir güncellemelere dönüştürün.
Örneğin, hızlı bir triyaj görüşmesinden sonra, bir temsilci ClickUp belgesine anahtar noktaları ekleyerek, Mühendislik ekibiyle paylaşım yapmayı veya müşteriye göndermeyi sağlayacak, net ve doğru bir eskalasyon özeti hazırlayabilir.
Asenkron güncellemelerle çözüm süresini kısaltır
Her SyncUp, gelişen güncellemelerle eskalasyon Görevini canlı tutar ve yanıt verenlere ilerleme hakkında sürekli bilgi verir. Takımlar, sorunları yeniden açıklamak için daha az zaman harcayarak, sorunları çözmek için daha fazla zaman ayırır. Bu süreklilik, yüksek etkili olaylarda ortalama çözüm süresini (MTTR) doğrudan azaltır.
🚀 ClickUp Avantajı: ClickUp Clips ile eskalasyon sırasında uzun açıklamalar yazmak yerine hızlı, bağlamı zengin video güncellemeler kaydedin.
Sadece Kaydet düğmesine basın, sorunu adım adım açıklayın, atılan adımları tam olarak gösterin ve devredin. Bu, hızın önemli olduğu triyaj anlarında özellikle etkilidir. Klipler, tonu, aciliyeti ve ekrandaki içeriği saniyeler içinde yakalar. Tüm bu klipleri Klipler Merkezi 'nde saklayarak gerektiğinde erişebilirsiniz.
Liderlik için gerçek zamanlı operasyonel farkındalık yaratır
Birden fazla eskalasyonu denetleyen yöneticiler için SyncUps, gelecekte başvurmak üzere iç bilgi tabanınıza bilgi sağlarken, net bir operasyonel durum sunar. Canlı ve kaydedilmiş güncellemeler, raporlama gösterge panellerine girdi olarak kullanılır ve liderlere devam eden olaylar ve takım kapasitesi hakkında birleşik bir görünüm sunar.
Diggs'in Kıdemli Proje Yöneticisi Samantha Dengate, ClickUp hakkında şunları söylüyor:
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve kimse yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
ClickUp'tan önce, toplantılar ve karşılıklı e-posta iletişimi, öğelerin görünmez ve ilgisiz kaldığı bir kara deliğe yol açıyordu. Bu nedenle, görevler zamanında gözden geçirilmiyordu ve kimse yaratıcı gelişimin nasıl gittiğini bilmiyordu. Artık, takımdaki herkes eylem öğelerinin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça görebilir, görevler içinde sohbet edebilir ve işbirliği yapabilir.
Sahiplik ve hesap verebilirliği artırır
Her eskalasyon güncellemesi belirli bir ClickUp görevine bağlı olduğundan, sahiplik geçişleri izlenebilir ve beklentiler açıktır. Bu, performans izlemesini kolaylaştırır ve hesap verebilirlik, ek belgelerle zorlanmak yerine ş akışına entegre edilir.
🚀 ClickUp Avantajı: Escalation ş akışınıza uyum ve hız kazandıran, birleşik, gerçek zamanlı bir bilgi motoru ve masaüstü çalışma AI süper uygulaması olan ClickUp BrainGPT ile donatın.
ClickUp BrainGPT, eskalasyon akışınızı şu şekilde iyileştirir:
- Anında bağlam alma: "342 numaralı biletin en son düzeltme durumu nedir?" gibi sorular sorarak ClickUp, Google Drive, GitHub, Figma ve daha fazlasından anında yanıtlar alın.
- İş için doğru yapay zekayı seçin: Sorgunuza bağlı olarak ClickUp Brain, ChatGPT, Claude veya Gemini gibi modeller arasında geçiş yapın.
- Yüzeysel aramanın ötesine geçin: Derin Arama özelliğini kullanarak belgelere, yorumlara, geçmiş eskalasyonlara ve harici kaynaklara dalın. Bu şekilde, benzer sorunları, geçmiş çözümleri veya tekrarlayan kalıpları ortaya çıkarabilirsiniz.
- Yazmak yerine konuşun: Talk-to-Text ile özet güncellemeleri, devretme notları veya müşteri danışma taslaklarını dikte edin.
Olaylardan sonra daha hızlı öğrenme döngüleri sağlar
ClickUp SyncUps, manuel brifinglere olan bağımlılığı ortadan kaldırarak takımların gelişmesine yardımcı olur. Yanıt süresi, iletişim boşlukları veya iş yükündeki kalıplar analiz edilerek triyaj süreci iyileştirilebilir.
Zamanla, eskalasyon yönetiminiz, her olayın sisteme bir dahaki sefere nasıl daha iyi yanıt vereceğini öğrettiği kapalı bir geri bildirim döngüsü haline gelir.
🔍 Biliyor muydunuz? NASA, Apollo görevleri sırasında " ses döngüleri " kullandı. Bunlar, farklı takımların birbiriyle çakışan konuşmaları dinlediği sürekli, gerçek zamanlı çok kanallı ses sistemleriydi. Bu, disiplinler arası eşzamanlı koordinasyonun en eski formlarından biriydi.
Destek Ekiplerinde ClickUp SyncUp'ın Gerçek Hayattaki Kullanım Örnekleri
Her dakikanın önemli olduğu eskalasyon yönetiminde, ClickUp SyncUp güncellemelere yapı ve hız kazandırır.
Gerçek hayattaki takımlar, gecikmeleri azaltmak ve yanıt doğruluğunu artırmak için kritik kullanım durumlarında bunu nasıl uyguladıklarını burada bulabilirsiniz. 📝
Olay triyajı
Bölgesel hizmet kesintisi veya sistem arızası gibi kritik bir olay meydana geldiğinde, müşteri desteği ekipleri acil baskı altında kalır. Canlı konferans görüşmeleri planlanır ve düzinelerce kişinin katılabileceği bir senkronizasyon beklerken değerli zaman kaybedilir.
✅ Şunu deneyin:
- Kısa bir ClickUp SyncUp video başlatın ve bağlantıyı olay Görevinde paylaşın.
- 2 dakikalık bir klipte etkinliğin etkisini, etkilenen sistemi ve ilk müdahale eylemlerini kaydedin.
- "İlişki ekle" seçeneğini kullanarak videoyu yeni göreve bağlayın.
- Sorumlu kişiyi etiketleyin ve aynı çalışma alanında bir sonraki adım görevlerini belirleyin, böylece yanıt verenler hemen harekete geçebilir.
🔍 Biliyor muydunuz? Forrester Research'e göre , üç yıllık bir dönemde ClickUp'ı kullanan kuruluşlar tahmini %384 yatırım getirisi (ROI) elde etti . Bu kuruluşlar , ClickUp tarafından etkinleştirilen veya iyileştirilen projeler sayesinde yaklaşık 3,9 milyon ABD doları ek gelir elde etti.
Eskalasyon izleme
Karmaşık eskalasyonlarda (P0'lar, çoklu takım olayları), güncellemeler genellikle e-postalar, sohbetler veya toplantı notları arasında kaybolur ve bu da denetim ekiplerinin durumu bir bakışta anlamasını zorlaştırır.
✅ Şunu deneyin:
- Önemli yaşam döngüsü noktalarında periyodik SyncUp özetleri kaydedin ve bunları eskalasyon görevine ekleyin.
- Her dönüm noktasından sonra (ör. soruşturma tamamlandı, düzeltme başladı, doğrulama devam ediyor) 1 dakikalık güncelleme videoları oluşturun.
- Kronolojik geçmişi koruyarak her klibi aynı göreve bağlayın.
- Liderlerin bağlantılı video günlüğünü incelemesini sağlayın.
Dahili iletişim
Destek ekipleri genellikle haftalık brifingler, eğitim içeriği ve bilgi güncellemeleri için ayrı araçlara güvenirler, bu da parçalı erişim, sürüm farklılıkları ve tutarsız mesajlaşmalara yol açar.
✅ Şunu deneyin:
- Destek talepleri, bilet hacmi eğilimleri, öncelikli konular veya süreç değişiklikleri hakkında haftalık 3 dakikalık video kaydedin.
- Klipleri tek bir aranabilir konumda arşivleyin, böylece yeni personel işe alım sürecinde eski güncellemeleri verimli bir şekilde görebilir.
Vardiyalar arası devir teslim
7/24 destek operasyonlarında (kamu sektörü hizmetlerinde yaygın olan), vardiya değişiklikleri bağlam değişikliğine neden olur. Canlı çağrılar kaçırılır, kritik biletler devredilmez ve takımlar yeniden gruplandırılırken olaylar duraklatılır.
✅ Şunu deneyin:
- Çıkan vardiya, SyncUp aracılığıyla bir video devir teslimi kaydeder, bunu bir "Vardiya Devir Teslimi" Görevine ek dosya olarak ekler ve gelen personeli etiketler.
- Klip, açık biletleri, bekleyen eylemleri ve yaklaşan öncelikleri gözden geçirir.
- Gelen takım videoyi izler ve tüm bağlamı öğrenerek iş yapmaya başlar.
- Devir görevleri, tamamlananlar ve kalanlar hakkında denetlenebilir günlükler haline gelir.
Bu, geçişleri sorunsuz hale getirir, verimliliği artırır ve vardiya değişiklikleri sırasında bile eskalasyon momentumunun devam etmesini sağlar.
Eskalasyonlar için SyncUp kullanırken kaçınılması gereken yaygın hatalar
Doğru araçlara sahip olsanız bile, SyncUp'lar bilinçli bir şekilde kullanılmadığında olay yönetimi yavaşlayabilir. İşte takımların sıkça yaptığı hatalar ve bunları düzeltme yolları. 🪢
| Sık karşılaşılan sorunlar ❌ | Çözümler ✅ |
| Eskalasyonlarda önceliklendirme ve kategorizasyon eksikliği gecikmelere neden oluyor | ClickUp Brain'i kullanarak eskalasyon görevlerini otomatik olarak kategorize edin ve önceliklendirin, böylece acil sorunların öncelikle ele alınmasını sağlayın. |
| Yapılandırılmamış eskalasyon toplantıları zaman kaybına neden olur ve netliği azaltır | Tartışmaları odaklanmış tutmak, kararları belgelemek ve eylem öğelerini hemen atamak için AI tarafından oluşturulan özetlerle birlikte tek tıklamayla arama yapmak için SyncUps'ı kullanın. |
| Tutarlı olmayan güncellemeler ve eskalasyon durumuna ilişkin eksik belgeler | ClickUp Belge Akışları içindeki görev akışlarında zorunlu durum güncellemeleri ve günlük kaydı uygulayın, bilgilerin güncel ve erişilebilir olmasını sağlamak için otomatik hatırlatıcılar kullanın. |
| Eskalasyon görüşmelerine çok fazla veya alakasız katılımcı davet etmek | ClickUp izinlerini kullanarak SyncUp çağrılarına katılımı, önemli karar vericiler ve ilgili takım üyeleriyle sınırlandırın. |
| Eskalasyon ş akışları standartlaştırılmadığından, tutarsız işlemler ortaya çıkmaktadır | Otomasyon kuralları ve AI istemleriyle standartlaştırılmış ş akışları uygulayarak tutarlı bir eskalasyon süreci sağlayın. |
| Eskalasyon sonrası takipler için izleme yapılmaz | ClickUp Otomasyonlarını kullanarak hatırlatıcılar ayarlayın ve SyncUp toplantılarından çıkan eylem ögelerinin tamamlanmasını izleyerek takip sürecini garanti altına alın. |
ClickUp ile destek ekiplerini destekleyin!
Her güncelleme, görev ve takip tek bir yerde tutulduğunda kritik olayları yönetmek daha kolay hale gelir. ClickUp SyncUp, destek ve operasyon takımlarının güncellemeleri doğrudan biletlere kaydetmesine, paylaşımını gerçekleştirmesine ve bağlamını bozmadan kararları net bir şekilde almasına olanak tanır.
ClickUp Brain ile tartışmaları otomatik olarak özetleyebilir, eylem öğelerini çıkarabilir ve olay sonrası özetleri saniyeler içinde oluşturabilirsiniz. Gösterge panelleri size açık eskalasyonları, SLA uyumluluğunu ve takım iş yükünü canlı olarak gösterirken, Otomasyonlar bildirimleri, görev yönlendirmeyi ve gecikmiş hatırlatıcıları yönetir.
Bu araçlar bir araya geldiğinde, liderlik ve ön saflardaki takımlara eskalasyon yönetiminin her aşamasında tam görünürlük ve kontrol sağlar.
Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun! ✅
Sık Sorulan Sorular (SSS)
ClickUp SyncUp, destek, BT ve operasyon takımlarının olaylar meydana geldiğinde doğrudan ClickUp uygulaması içinden video veya sesli görüşmeler başlatmasına olanak tanır. Planlanmış bir görüşmeyi beklemek veya sohbet konularını araştırmak yerine, canlı bir SyncUp başlatır, kaydeder ve ilgili eskalasyon Görevi'ne ek dosya ekleyerek herkesin doğru zamanda aynı bağlamı almasını sağlarsınız.
Evet, SyncUp'ı bir veya daha fazla ClickUp görevi veya biletine bağlayabilirsiniz. Çağrının başlatıldığı genel Kanal veya DM'de, SyncUp mesajındaki üç noktayı (...) tıklayın, "İlişki ekle"yi seçin ve destek biletini arayın/seçin.
Asenkron güncellemeler (kaydedilen veya daha sonra paylaşılan), yanıt verenlerin tam bir toplantı beklemek yerine kendi zamanlarında olay bağlamını gözden geçirmelerine olanak tanıyarak net iletişim sağlar. Bu, gecikmeleri azaltır, karar vermeyi hızlandırır ve aciliyetini kaybetmeden görev yönetimini sağlar.
Kesinlikle! SyncUp'lar kaydedilir, özetlenir ve doğrudan eskalasyon ClickUp görevlerine bağlanır. Yani, yöneticiler canlı bir görüşme düzenlemeden veya katılmadan en son güncellemeleri görüntüleyebilir, klibi izleyebilir, eylem ögelerini veya yorumları inceleyebilir ve kimin neye atandığını görebilir.
Evet. ClickUp, SOC 2, ISO 27001, ISO 42001 ve diğer sertifikalara sahiptir, uçtan uca şifreleme kullanır ve yöneticilere izinler üzerinde kontrol sağlar. SyncUp kayıtları, görevler ve kanallarla aynı izin kurallarına tabidir, bu nedenle yalnızca yetkili kullanıcılar bunları görüntüleyebilir.