Gününüzü her şeyin bittiğini düşünerek bitirdiğiniz halde, bir müşteriden sizi durduran bir mesaj aldığınız oldu mu? "Raporunuzu henüz almadık."
Aniden, her şey yarım kalmış gibi hissedersiniz. En kötüsü ne mi? Zihinsel olarak işten kopmuşsunuzdur ve şimdi kaçırdıklarınızı telafi etmek için çabalarsınız.
ChatGPT Görevleri tam da bunu önlemenize yardımcı olur. OpenAI'nin en yeni özelliği, tek seferlik ve yinelenen hatırlatıcılar ayarlamayı kolaylaştırır, böylece önemli bir takip, görev veya son tarihi bir daha asla kaçırmazsınız.
Bu blog yazısında, ChatGPT Görevlerini nasıl kullanacağınızı açıklayacağız, gerçek hayattan örnekler paylaşacağız ve ClickUp gibi daha sağlam görev yönetimi çözümleriyle sınırlamalarını nasıl aşabileceğinizi göstereceğiz.
Son dakika paniğini geçmişte bırakalım! 🙌
⏰60 Saniyelik Özet
- ChatGPT'nin zamanlanmış görev özelliği, hem tek seferlik hem de yinelenen görevler için kolayca hatırlatıcılar ayarlamanıza olanak tanır ve böylece işlerinizi takip etmenizi sağlar
- Zamanında bildirimler alarak, çevrimdışı olduğunuzda bile önemli görevleri asla kaçırmayacaksınız
- ChatGPT Görevleri bazı sınırlamalara sahiptir. Bu sınırlamaları aşmak için ChatGPT'yi gerçek zamanlı izleme için bir görev yöneticisiyle eşleştirin, komut istemlerinde net olun ve hesap verebilirlik için manuel hatırlatıcılar ayarlayın
- ClickUp gibi daha sağlam alternatif araçlar da yardımcı olabilir. Özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde tamamen özelleştirilebilir şablonlar ve araçlar sunar
- ClickUp ile, her sektör veya iş akışına uyarlanmış önceden oluşturulmuş listeler, dinamik görünümler ve Özel Alanlar kullanarak görevleri verimli bir şekilde düzenleyebilirsiniz
ChatGPT Görevlerini Kullanma
Hedeflerinizi her yönden başarıyla gerçekleştirirken bile yeterince iş yapmadığınızı hissettiğiniz oldu mu? Bu, verimlilik suçluluğunun ortaya çıkmasıdır. Ancak şunu unutmayın: Verimli olmak, sürekli çalışmak değil, akıllıca çalışmaktır.
ChatGPT'nin planlanmış görevleri bu konuda yardımcı olabilir. ChatGPT, yapılacaklar listenizdeki görevleri tamamlamanıza ve karmaşık programları yönetmenize yardımcı olmak için şu şekilde çalışır:
Adım 1: ChatGPT görevlerine erişin
ChatGPT'yi kullanarak bir görev planlamak için, sağ üst köşedeki profil simgenize tıklayın. Ardından, açılır menüden "Görevler"i seçin. Planladığınız tüm eylemlerin ve yaklaşan hatırlatıcıların bir listesini göreceksiniz.
📝Not: ChatGPT Görevleri yalnızca GPT-4 modeline erişimi olan ChatGPT Plus kullanıcıları tarafından kullanılabilir. Henüz Plus üyesi değilseniz, bu özelliği kullanmak için yükseltme yapmanız gerekir.
Adım 2: Bir hatırlatıcı veya görev ayarlayın
Hatırlatıcı veya görev ayarlamayı ilk kez yapıyorsanız, birkaç seçeneğiniz var! ChatGPT'nin kullanışlı önerilerinden birini takip edebilir veya biraz maceracı hissediyorsanız "Kendi denemenizi yapın" seçeneğine tıklayarak kontrolü ele alabilirsiniz.
Alternatif olarak yapabilecekleriniz şunlardır:
- "Planlanmış görevlerle ChatGPT" seçeneğini seçin (açılır menüde bulabilirsiniz)
- ChatGPT'den aşağıdaki gibi görevler oluşturmasını isteyin: "13 Mart'ta annemin doğum gününü hatırlat."
Görev gönderildikten sonra şu bildirimle karşılaşacaksınız:
💡Profesyonel İpucu: Hatırlatıcılarınızı net bir şekilde ifade edin! Sadece "John'a e-posta göndermeyi hatırlat" yerine, "John'a saat 15:00'e kadar 2. çeyrek raporu hakkında e-posta göndermeyi hatırlat" diye yazın. Ne kadar net olursanız, ChatGPT sizi o kadar iyi takip edebilir. Önemli olan, ona doğru bağlamı vermektir!
Adım 3: Görevi güncelleyin, duraklatın veya silin
İlk olarak, ChatGPT web sitesindeki "Görevler sayfası"ndan planlanmış görevleri açın. Profil simgenizden açılır menüye gidin. Güncellemek istediğiniz görevi bulun ve seçin, ardından kalem simgesine tıklayın.
Bu görevi duraklatmak veya silmek için "üç yatay nokta (ellipsis)" simgesine tıklayın
Görevi güncelliyorsanız, aşağıdaki bilgileri girmeniz gerekir:
- Görev adı: Günlük finans haberleri
- Talimatlar: Önde gelen kaynakları arayın ve özetlenmiş haber bilgileri sağlayın
- Program ayarları: Her gün saat 9:00 PST (varsa tek seferlik görevleri de burada belirtin)
Adım 4: Bildirimleri etkinleştirin
Hatırlatıcıyı ayarladıktan sonra, her zaman güncel kalmak için bildirimleri etkinleştirin. Masaüstü veya mobil uygulamanızdan ChatGPT web sitesinde "Bildirim ayarları"na gidin.
E-posta, push bildirimleri veya her ikisi arasında seçim yapma seçeneğiniz olacaktır. ChatGPT arka planda çalışıyor olsun ya da olmasın, bildirimler ekranda açılır.
Masaüstü bildirimlerini etkinleştirmek için ek tarayıcı ayarlarını güncellemeniz gerekebilir. ChatGPT gerekli izinlerin devre dışı olduğunu algılarsa, şunu görebilirsiniz:
Gerekli izinleri etkinleştirmek için izin düğmesine tıklayın. Chrome kullanıyorsanız, ekranınızda şuna benzer bir mesaj görünecektir:
Daha fazla bilgi: İş Akışlarınızı Geliştirecek En İyi Görev Yönetimi Yazılım Araçları
ChatGPT Görevlerini en iyi şekilde kullanma
İster birden fazla projeyi aynı anda yürütün ister sadece biraz yapılandırmaya ihtiyacınız olsun, ChatGPT'yi verimliliği en üst düzeye çıkarmak için nasıl kullanabileceğinizi öğrenin:
- Büyük hedefleri parçalara ayırın: Kendinizi bunalmış hissetmek yerine, ChatGPT Görevleri'nin büyük projeleri daha küçük, uygulanabilir adımlara bölerek görevlerinizi yolunda tutmasına izin verin
- Fazla düşünmeyi en aza indirin: Nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? ChatGPT'den herhangi bir görev için mantıklı sonraki adımları önermesini isteyin
- Bir profesyonel gibi öncelik belirleyin: Hedefleri daha iyi organize etmek için aciliyet, önem veya çaba düzeyine göre ilk olarak nelere odaklanmanız gerektiğine dair AI destekli öneriler alın
- Rutin işleri otomatikleştirin: ChatGPT'yi e-postaları taslak haline getirmek, toplantı notlarını özetlemek veya yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturmak için kullanın
- İlerlemeyi izleyin ve ayarlamalar yapın: Tamamlanan görevlerinizi düzenli olarak gözden geçirerek kalıpları belirleyin, görevlerinizi etkili bir şekilde dağıtın ve tükenmişliği önleyin
✍️Başlamak için ipuçları
- [konu] hakkındaki projemizi küçük, yönetilebilir adımlara bölün.
- Bu görevleri aciliyet ve önemine göre önceliklendirin: [görevlerinizi listeleyin].
- Günlük görevlerimi verimli bir şekilde yönetmek için basit bir iş akışı önerin.
- Bir müşteriye [konu] hakkında bir takip e-postası taslağı hazırlayın.
- İş ve kişisel görevleri yönetmek arasında denge kurmak için haftalık bir plan oluşturmama yardım edin
ChatGPT Görevlerini Kullanmanın Sınırlamaları
ChatGPT Görevleri verimliliği artırabilir, ancak aşağıda belirtilen bazı sınırlamaları da göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Gerçek zamanlı izleme yok: Görev yönetimi uygulamalarının aksine, ChatGPT cihazlar arasında senkronizasyon yapmaz veya hatırlatıcı göndermez
- Entegrasyonlar eksik: Takviminize, e-postanıza veya proje yönetimi araçlarınıza bağlanmaz, bu nedenle görevleri manuel olarak izlemeniz gerekir
- Sınırlı bağlam saklama: Yeterli ayrıntı sağlamazsanız, yanıtlar çok genel olabilir veya anahtar nüansları kaçırabilir
- Hesap verebilirlik özelliği yoktur: ChatGPT görevler önerebilir, ancak bunları takip etmez veya tamamladığınızdan emin olmaz
- Karmaşık proje yönetimi için tasarlanmamıştır: Bağımlılıkları olan karmaşık iş akışları için özel araçlar daha etkili olabilir
Bu sınırlamaları nasıl aşabilirsiniz? 🤔📊 Gerçek zamanlı izleme için ChatGPT'yi bir görev yöneticisiyle birlikte kullanın💬 Daha alakalı öneriler almak için komutlarınızda net olun🕰️ Sorumluluğunuzu yerine getirmek için manuel hatırlatıcılar ayarlayın
Daha fazla bilgi: ChatGPT'nin Sınırlamalarını Etkili Bir Şekilde Aşma
ClickUp ile Görevleri Kullanma
ChatGPT ile görevlerinizi planlarken, birkaç saat sonra bunları unuttuğunuzda hiç hayal kırıklığına uğradınız mı? Entegrasyonlar, takipler veya sahiplik duygusu yoktur.
Sadece bir liste, son teslim tarihleriniz yaklaşırken orada duruyor. ChatGPT'nin sınırlamaları: izleme eksikliği ve sıfır hesap verebilirlik, üretken olmak yerine kendinizi sıkışmış hissetmenize neden olabilir.
ClickUp size bu konuda yardımcı olabilir. İş için her şeyi içeren bir uygulama olarak, düzenli ve odaklanmış kalmanızı ve teslim tarihlerinden önce işlerinizi tamamlamanızı sağlamak için tasarlanmıştır.
Daha akıllı planlama yapmanıza yardımcı olan yerleşik AI, işlerinizi düzenli tutan görevler, fikirlerinizi saklayabileceğiniz belgeler, hiçbir son tarihi kaçırmamanızı sağlayan hatırlatıcılar ve takımınızın bağlantıda kalmasını sağlayan yerleşik sohbet ile ClickUp, işiniz için ihtiyacınız olan her şeyi tek bir yerde sunar. Ve bu sadece başlangıç.
ClickUp Görevlerinin görev yönetimini nasıl basitleştirebileceğine bir göz atalım.
Hepsi bir arada merkezi görev yönetimi
Sadece görevleri takip etmek için birden fazla araç mı kullanıyorsunuz? Yalnız değilsiniz. Platformlar arasında sürekli geçiş yapmak, yılda 32 iş gününe kadar zaman kaybına neden olabilir. Bu zamanı işlerinizi halletmek için kullanabilirsiniz.
ClickUp Görevleri ile işleri planlamak, atamak ve izlemek için ihtiyacınız olan her şey tek bir yerde. Artık kimin neyi yaptığını kontrol etmek için uygulamalar arasında geçiş yapmanıza veya ilerleme güncellemelerini bulmak için uğraşmanıza gerek yok. Görevleriniz uyumlu kalır ve iş yükünüz düzenli olur, böylece takımın genel verimliliği artar.
📌Örnek: On kişilik bir takımla bir ürün lansmanı yönetiyorsunuz, ancak herkes farklı araçlar kullanıyor: biri görevleri bir e-tabloda izliyor, diğeri takvimde son teslim tarihlerini yönetiyor ve takım güncellemeleri Slack ve e-postalara dağılmış durumda. Tam bir karmaşa.
ClickUp'a geçin ve görevler, son teslim tarihleri ve sorumluluklar dahil her şey tek bir paylaşımlı görev gösterge panelinde yer alsın. Takım üyeleri, eylem öğeleri atayabilir, görevlere doğrudan yorum yapabilir ve uygulamalar arasında geçiş yapmadan gerçek zamanlı güncellemeler alabilir. Artık kaçırılan son teslim tarihleri, kaybolan mesajlar veya araç yorgunluğu yok — sadece lansmanınızı yolunda tutan akıcı bir iş akışı var. 🚀
Dikkate alınabilecek bir başka örnek, insan değerlerini işyerlerine entegre eden bir kuruluş olan The People Piece'dir. Excel, Slack ve Word belgeleri gibi araçlar arasında dağınık iş akışları nedeniyle verimsizliklerle mücadele ediyorlardı.
ClickUp'ı kullanmaya başladıklarından beri, her şeyi tek bir yerde merkezileştirebildiler. Artık ClickUp, işleri girişimlere göre organize etmelerine ve mevcut süreçleriyle uyumlu hale getirmelerine yardımcı oluyor.
ClickUp'ta maksimum verimlilik için görevleri özelleştirmenin tüm yollarını keşfedin:
1. Görevlere Özel Durumlar ekleyin
ClickUp'ta görev durumlarını iş akışlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Örneğin, bir içerik ekibi bir blog gönderisini yayınlamadan önce "Taslak", "Biçimlendirme" ve "Editör İncelemesi" aşamalarından geçirebilirken, bir yazılım ekibi onay bekleyen yeni bir kod parçasını "Test" aşamasına yerleştirerek hataları veya sorunları yakalayabilir ve kod kullanıma hazır olduğunda "Dağıtım" aşamasına geçebilir.
2. Görevleri doğru görev türlerine ayırın
Görevleri kategorilerine veya karmaşıklıklarına göre sınıflandırın. Örneğin, geliştirme görevlerini "Epics", "Bugs", "Destek" vb. olarak sınıflandırabilirsiniz.
3. Öncelik düzeylerini ayarlayın
Görevlerinizi daha iyi önceliklendirmek için acil, yüksek, normal ve düşük gibi farklı renk kodlu öncelik düzeyleri atayın.
Örneğin, müşteri taleplerini "acil" olarak işaretlerken, iç toplantıları takımınızın iş akışlarına uygunsa "düşük" öncelikli olarak işaretleyebilirsiniz.
📮ClickUp Insight: Yapılacaklar listenizin işe yaradığını mı düşünüyorsunuz? Bir daha düşünün. Anketimiz, profesyonellerin %76'sının görev yönetimi için kendi önceliklendirme sistemlerini kullandığını gösteriyor. Ancak, son araştırmalar, çalışanların %65'inin etkili bir önceliklendirme yapmadan yüksek değerli görevler yerine kolay kazançlara odaklanma eğiliminde olduğunu doğruluyor.
ClickUp'ın Görev Öncelikleri, karmaşık projeleri görselleştirme ve ele alma şeklinizi değiştirerek kritik görevleri kolayca öne çıkarır. ClickUp'ın yapay zeka destekli iş akışları ve özel öncelik işaretleri ile her zaman önce neyi ele almanız gerektiğini bilirsiniz.
👉🏼Önceliklendirme konusunda daha iyi olmak mı istiyorsunuz? Aşağıdaki videomuzda uzman ipuçlarını izleyin:
3. Özel Alanlarda ayrıntıları yakalayın
Tüm bağlamı merkezi hale getirmek ve referans almayı kolaylaştırmak için her göreve tarih, bağlantı veya sayı gibi özel alanlar ekleyin. Örneğin, bir "Araştırma" görevine kaynak bağlantısı ekleyerek, atanan ekip arkadaşının kaynağa kolayca başvurabilmesini sağlayabilirsiniz.
4. Görev bağımlılıklarını yönetin ve sonuçları daha iyi planlayın
ClickUp'ta Görev Bağımlılıkları oluşturarak, birincil görev tamamlanana kadar bağımlı veya ikincil görevlerin başlamamasını sağlayarak iş akışınızın sorunsuz ve düzenli olmasını sağlayın. Örneğin, "Proje raporu yaz" gibi bir görev, "Proje verileri toplama" tamamlanana kadar başlatılamaz.
5. Birden çok listeye görev ekleyin
Benzer kategorilerdeki görevleri ayrı listelerde düzenleyin ve tek bir çalışma alanında tutun. Örneğin, takımınızda Düzenleyici 1'e atanmış bir blog yazısı varsa, bu yazı tüm düzenleyiciler için toplu blog yazıları listesinde ve ayrıca Düzenleyici 1'e özel olarak atanan blog yazıları listesinde ayrı olarak görüntülenebilir.
🧠Eğlenceli Bilgi: ClickUp'ta her listede 50.000 adede kadar planlanmış veya yinelenen görev oluşturabilirsiniz. Her görevde 1.000 adede kadar alt görev ve iç içe alt görevler olabilir. Ancak görev açıklamalarının sınırı 256 KB'yi geçmemelidir.
Daha fazla bilgi: Görevleri Yönetmek için En İyi Outliner Uygulamaları ve Araçları
6. AI ile görevler ve alt görevler oluşturun
ClickUp'ın yerel AI asistanı ClickUp Brain, girdilerinize göre görev oluşturma, iyileştirme ve otomasyon işlemlerini gerçekleştirmenize yardımcı olur.
İşte nasıl işliyor:
- İhtiyacınızı açıklayın, ClickUp Brain başlık, açıklama, son teslim tarihleri ve ilgili alt görevleri içeren yapılandırılmış bir görev oluştursun
- Mevcut görevlerinizi ve iş akışlarınızı analiz ederek ilgili eylem öğeleri önerir ve manuel girdi
- ClickUp Brain, bağımlılıkları, öncelikleri ve son teslim tarihlerini anlar ve görevlerin iş akışınıza daha iyi uyması için optimizasyonlar önerir
- Bir görevi değiştirmek mi gerekiyor? AI, görev açıklamalarını iyileştirebilir, uzun güncellemeleri özetleyebilir veya netlik için ayrıntıları yeniden biçimlendirebilir
ClickUp Brain'den yararlanarak, yönetici işlerine daha az zaman harcayarak görevleri daha verimli bir şekilde yerine getirebilirsiniz.
🧠Eğlenceli Bilgi: ClickUp Otomasyonlarını ClickUp Brain ile eşleştirerek, doğal dil if-then komutlarını kullanarak tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilirsiniz!
7. Özel hatırlatıcılar ve yinelenen görevler ayarlayın
ClickUp'ın ChatGPT'ye (ve hatta diğer görev yönetimi araçlarına) göre en büyük avantajlarından biri, son derece özelleştirilmiş hatırlatıcılar ve yinelenen görevler ayarlama yeteneğidir.
ClickUp, belirli zamanlar için hatırlatıcılar ayarlamanıza veya koşullara göre (örneğin, bir görev gecikmiş veya bir proje dönüm noktası yaklaşıyorsa) bunları tetikleyiciler olarak kullanmanıza olanak tanır.
ClickUp'taki Yineleyen Görevler ile görevleri günlük, haftalık, aylık veya tamamlanma durumuna göre tekrarlanacak şekilde planlayabilirsiniz. Bu özellik aşağıdakiler için idealdir:
- Haftalık takım kontrolü
- Aylık raporlar
- Müşteri takipleri
- Rutin proje incelemeleri
💡Profesyonel İpucu: Statik görev listelerinden farklı olarak, ClickUp yinelenen görevlerin son teslim tarihini otomatik olarak günceller ve tam özelleştirme olanağı sunar: farklı tekrarlama kuralları belirleyin, takım üyelerine görevler atayın ve hatta bağımlılıklar ekleyin.
8. Cihazlar ve platformlar arasında uyumluluğun keyfini çıkarın
ClickUp Görevleri, Android'den iOS'a, MacOS'tan Windows'a kadar her şeyle uyumludur. Ayrıca akıllı telefonunuz, tabletiniz ve masaüstü bilgisayarınızdan görevlere ve proje iş akışına erişebilirsiniz.
👀Biliyor muydunuz: ClickUp ile YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress ve Figma gibi platformlara bağlantı yapıştırarak içeriği görevlerinize gömebilirsiniz.
Projelerini nasıl yönetecekleri konusunda zorlanan tüm kuruluşlar için ClickUp, görev işbirliğinde yardımcı olacaktır. Bu yazılımla, kullanıcılar yapılacaklar listesindeki öğeleri takip edebilir ve bu görevleri belirlenen süre içinde tamamlayabilir. Ayrıca, proje yönetimi ekibinin projelerin genel ilerlemesini takip etmesine yardımcı olarak teslim tarihlerinin korunmasını sağlar.
Projelerini nasıl yönetecekleri konusunda zorlanan tüm kuruluşlar için ClickUp, görev işbirliğinde yardımcı olacaktır. Bu yazılımla, kullanıcılar yapılacaklar listesindeki öğeleri takip edebilir ve bu görevleri belirlenen süre içinde tamamlayabilir. Ayrıca, proje yönetimi ekibinin projelerin genel ilerlemesini takip etmesine yardımcı olarak teslim tarihlerinin korunmasını sağlar.
Ücretsiz başlayın
ClickUp Görevleri, hem premium hem de ücretsiz sürümlerde mevcuttur. Böylece, depolama kapasiteniz 100 GB'a ulaşana kadar sınırsız sayıda planlanmış ve yinelenen görev oluşturabilirsiniz.
Depolama alanınız belirtilen sınıra ulaştığında, planınızı yükseltmeniz gerekecektir.
ClickUp'ın ücretli sürümü, kapsamlı iş akışlarını yönetmek ve görevler ile projelerde harcanan zamanı izlemek için ek özellikler ve işlevler sunar. Bir ClickUp müşterisi, ClickUp'ın yetenekleri hakkında şunları söylemiştir:
araç konsolidasyonu ile %50 maliyet tasarrufu: Yarı fiyatına (ve daha iyi özelliklerle) tek bir güçlü platformda 3 araç.
araç konsolidasyonu ile %50 maliyet tasarrufu: Yarı fiyatına (ve daha iyi özelliklerle) tek bir güçlü platformda 3 araç.
Görev yönetimini kolaylaştırmak için ClickUp Görev Yönetimi Şablonu, işleri önceliklendirme ve organize etme konusunda yapılandırılmış bir yaklaşım sunar.
Bu şablon, pano, takvim ve liste biçimleri dahil olmak üzere esnek görüntüleme seçenekleri sunarken, en kritik görevleri belirlemenizi ve bunlara odaklanmanızı sağlar.
Şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Görevleri departman, öncelik ve duruma göre kategorize ederek net bir genel bakış elde edin
- Verimliliği artırmak için görev ilerlemesini ve takım bant genişliğini izleyin
- Projeleri yolunda tutmak için görevleri kolayca planlayın, atayın ve tamamlayın
Bu şablonu kullanarak takımlar netliği koruyabilir, hesap verebilirliği artırabilir ve verimliliği artırabilir.
ClickUp Görevleri ile İşbirliğini ve Verimliliği Artırın
Verimli görev yönetimi, işte veya hayatta yapacağınız her şeyin merkezinde yer alır. ClickUp Görevleri ile görevleri zahmetsizce planlayabilir, atayabilir ve özelleştirebilir, böylece takım işbirliğini ve verimliliği artırabilirsiniz.
Esnek görünümleri ve özelleştirilebilir listeleri, boyutu veya sektörü ne olursa olsun her takım için mükemmeldir. İhtiyacınız olan her şey tek bir yerdeymiş gibi, böylece küçük şeyleri dert etmeyi bırakıp gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz.
ClickUp'a bugün kaydolun ve kontrolü yeniden ele alın.