Sahneyi hazırlayalım. 🎥
Yeni bir ürün piyasaya süren bir şirkette proje yöneticisisiniz — heyecan verici!
Mükemmel proje yol haritasını oluşturmak için saatler harcadınız ve takımınızın fikirlerini hayata geçirmek için aylarca uğraştınız.
SMART hedefler belirlediniz, acil durum planları oluşturdunuz ve öngörülemeyen zorluklar ortaya çıkması ihtimaline karşı biraz tampon zaman ayırdınız. Yine de projeniz çok geride kalıyor. 🤯
Peki, ne yapacaksınız? Panik mi edeceksiniz? Tabloyu ters mi çevireceksiniz? Yaşam koçunuzu mu arayacaksınız?
Hayır!
Derin bir nefes alır ve kaybettiğiniz zamanı stratejik olarak telafi etmek için çalışmaya başlarsınız. 🤓
Proje yönetiminde geri kalmış projeleri yakalamak için en popüler planlama araçlarından birini keşfettiğimiz bu yolculuğa bizimle birlikte çıkın, ne zaman kullanılması gerektiğini ve nasıl başarılı bir şekilde uygulanabileceğini öğrenin!
Netflix/ GIPHY
Merhaba, benim adım _____ ve projem planın gerisinde
Bir projede geride kalmak son derece yaygındır ve bir noktada herkesin başına gelir! Ve bazen bu tamamen sizin kontrolünüz dışındadır.
Malzeme eksikliği, zayıf iletişim, tükenmişlik ve belirsiz hedefler birikerek sizi düşündüğünüzden daha hızlı geride bırakabilir, ancak proje yöneticisi olarak zaman çizelgenizi yakalamak ve son teslim tarihine yetişmek için kullanabileceğiniz araçlar vardır.
İşte burada program sıkıştırma teknikleri devreye girer. Bunlar, projeyi orijinal tarihte tamamlamak için yolunda ilerlemenize yardımcı olacak yöntemlerdir. 🙌🏼
Ayrıca, bu teknikler son derece çok yönlüdür ve her türlü projeye uygulanabilir.
Deneyimli ürün mühendisleri, geliştiriciler, tasarımcılar ve yöneticiler bu tekniği zaten oldukça yaygın bulabilir, ancak inşaat, tıp ve emlak sektörlerindekiler de bu araçları kendi sektörlerinde başarıyla uygulamaktadır! Özellikle hızlı izleme tekniği.
Proje yönetiminde hızlı izleme, en yaygın zaman çizelgesi sıkıştırma araçlarından biridir ve bunu bir alışkanlık haline getirmek istemezsiniz, ancak hızlı izleme hiçbir şekilde proje zaman çizelgenizin sonu anlamına gelmez.
Bonus: Acil durum planı şablonları!
Proje yönetiminde hızlı izleme nedir?
Sorduğunuz için çok teşekkür ederiz.
Proje yönetiminde hızlı izleme, başlangıçta birbirini takip edecek şekilde planlanan görevlerin paralel olarak veya kısmen birbiriyle örtüşecek şekilde gerçekleştirilmesidir.
Diğer bir deyişle, tek bir proje için aynı anda birden fazla görevi, proje kapsamını etkilemeden yerine getirmek! Böylece son teslim tarihine yine de yetişebilirsiniz. 😎
Hızlı izleme, yalnızca çakışan görevler birbirine bağımlı değilse ve kritik yolda yer alıyorsa (projenizdeki nihai teslim tarihini belirleyen bir dizi önemli görev olarak da bilinir) bir seçenek olabilir.
Düşünün: ClickUp'ta dönüm noktaları veya sprintler!
PeacockTV/ GIPHY
Başlamak için yararlı bir yer, proje yol haritanıza bakmak ve projenizin bir sonraki aşamaya geçtiğini gösteren görevleri belirlemektir. Genellikle bu aşamalardaki ilk veya son görevler iyi göstergelerdir! Bu, hangi görevlerin birlikte gerçekleştirildiğinde potansiyel engellere neden olabileceği konusunda size bir fikir verecektir.
Hızlı izlemeyi yalnızca kritik yoldaki görevlerde kullanabilirsiniz, çünkü bunlar işleri gerçekten ilerleten ve tamamlanmalarını engelleyebilecek diğer görevlere bağımlı olmayan görevlerdir.
Kritik yol hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.
Ama ClickUp, başka zamanlama sıkıştırma araçları da var mı?
Evet, elbette var.
Çarpma, birçok ürün yöneticisinin hızlı izleme yapıp yapmamaya karar verirken düşünebileceği bir başka yaygın zaman sıkıştırma aracıdır.
Proje çökmesi, orijinal yol haritanızı veya başlangıç tarihlerinizi ayarlamak yerine, bir faaliyete veya göreve ek kaynaklar aktarma eylemidir. Hızlı izleme gibi, çökme de başarılı bir şekilde gerçekleştirildiğinde nihai teslim tarihini etkilemez ve yalnızca kritik yolunuzdaki görevlere uygulanabilir.
Ancak, mevcut birçok zamanlama sıkıştırma tekniği arasında, hızlı izlemeyi ilk olarak denemek iyi bir kuraldır, çünkü ek maliyet yoktur ve hızlı izlemeyi diğer tekniklerle aynı anda kullanabilirsiniz.
Proje çöküşü konusunda hızlandırılmış kurs
Projenize dış kaynak ve materyal tahsis etme imkanınız varsa, hızlı izleme yerine çökertme daha hızlı bir çözüm gibi görünebilir, ancak maliyet dikkate alınması gereken tek zorluk değildir.
Mevcut görevlere ek kaynaklar uygulayarak, daha fazla kişiye daha fazla iş vermiş olursunuz, bu da bir anda "mutfakta çok aşçı" durumuna dönüşebilir.
Warner Bros/ GIPHY
Yaklaşan projeler, başka görevlerden alınarak farklı bir proje üzerinde çalışmak üzere ek takım üyelerinin görevlendirilmesi nedeniyle de aksayabilir. Bu nedenle, çökme planınız, hızlı izleme planı kadar strateji ve niyet gerektirir, çünkü bir araç diğerinden daha etkili değildir, ancak durumunuza en uygun olanın hangisi olduğunu bilmeniz gerekir.
Yine de, başarılı bir şekilde uygulandığında, değişmeyen bir sıra dahil olmak üzere birçok avantajı vardır!
Dış kaynaklar için ek maliyetlerin ne olacağına gerçekçi ve objektif bir şekilde bakın ve buna sadık kalın. Buna personel ve malzemeler de dahildir.
Çarpıştırma yönteminin yalnızca ek destekle görev süresinin kısaltılabileceği faaliyetler için işe yaradığını unutmayın. Bu nedenle, görevleri dış takım üyelerine devrederken, yinelenen işler, hatalar ve diğer verimlilik tuzaklarından kaçınmak için tüm ilgili kişilerin ne yapacaklarını tam olarak bildiğinden emin olun.
Çarpışma, hızlı izleme ile aynı anda kullanılabilir, ancak riskli ve maliyetli olabilir. Bu nedenle dikkatli bir şekilde ilerlemenizi öneririz. 🚧
Bu iki tekniği aynı anda kullanmanın dezavantajı, daha fazla kişinin çalışması, çoklu görevler yapması ve yeni projelerden görevler alması nedeniyle bütçenin artması ve çalışanların tükenmesidir.
Ayrıca, hızlı izleme başarısız olursa, birçok proje yöneticisi yine de çökmeye yönelir! Dolayısıyla, projeniz programın gerisindeyse ve program sıkıştırma tekniklerine yeniyseniz, tek seferde bir araç kullanın. 🙂
Hızlı izleme için en uygun zaman ⏰
Proje hızlı izlemeye başvurmak bir tehlike işareti gibi görünebilir, ancak aslında sandığınızdan daha yaygındır.
Bu tekniği ne sıklıkla kullanacağınıza karar verirken ihtiyatlı davranın, ancak projeyi geciktirmek dışında bu tekniği kullanmak için daha fazla neden vardır, bu yüzden utanmanıza gerek yok!
Proje yönetiminde hızlı izlemeyi, yeni bir fırsat için bir projeyi erken bitirmek istediğinizde, bir müşteri tarafından talep edildiğinde veya bir rakipten projeyi bitirmeniz için baskı olduğunda kullanabilirsiniz, ancak risklerin farkında olun!
Her tür zamanlama sıkıştırma tekniğinin, hızlı izleme dahil olmak üzere kendine özgü riskleri ve zorlukları vardır. Ve bu, işini ciddiye alan bir proje yöneticisi gerektirir. 🧐
Hızlı izlemenin riskleri ve avantajları
Neyse ki, proje yol haritanızı hızlı bir şekilde izlemek için yalnızca önceden bütçelediğiniz kaynakları kullanıyorsunuz, bu nedenle planınızı takip etmek için ek maliyetler neredeyse hiç yok.
Yine de, proje yönetiminde hızlı izleme riskli olabilir.
Hızlı izleme, temelde daha yüksek riskli, dikkatlice planlanmış çoklu görevdir. Diğer çoklu görev çabalarında olduğu gibi, aynı anda birden fazla teslim tarihini idare ederken işler kolayca kontrolden çıkabilir.
Aynı anda birden fazla eylem öğesi olduğunda, daha önce tamamlanmış görevleri yeniden gözden geçirme ve potansiyel olarak tamamen yeniden çalışma olasılığı daha yüksektir.
Bu ek karmaşıklık, projenin kalitesini ve verimliliğini de engelleyebilir ve tüm bunlar, hızlı izleme planınızın hızlandırması gereken zaman çizelgesini yavaşlatabilir.
Ek kaynak kullanmayarak bazı ek maliyetlerden kaçınabilirsiniz, ancak tükenmişlik sendromuna dikkat edin!
PeacockTV/ GIPHY
Siz ve takımınız, iş yükünüze beklediğinizden daha erken görevler eklenecek ve para tasarrufu kağıt üzerinde kulağa hoş gelebilir, ancak çalışanlarınızı mutlu ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi içinde tutmak gerçekten paha biçilemez. ✨
Ancak bu risklerin sizi proje yönetiminde hızlı izlemeyi tamamen engellemesine izin vermeyin! Bu riskleri önlemenin yolları vardır ve bu aracı kullanarak ancak pratik ve planlama ile gelişebilirsiniz! ClickUp'ta her zaman söylediğimiz gibi, mükemmelliğe doğru ilerleyin. 😎
Önerimiz: iletişim kurun, iletişim kurun ve tekrar iletişim kurun.
Çok basit görünüyor, ama işe yarıyor... ve göründüğünden biraz daha zor.
Zaman çizelgesini avucunun içi gibi bilen ve en küçük ayrıntılara kadar her türlü değişikliği takıma hızlıca aktarabilen bir proje yöneticisi, karşınıza çıkabilecek her türlü hızlı izleme sorununu çözebilir.
Özellikle takımın iş yükü arttığında, herkesin neler olup bittiğini, ne zaman yürürlüğe gireceğini, projenin neden hızlı izlemeye alındığını ve bunun işlerini nasıl etkileyeceğini bildiğinden emin olmak isteyeceksiniz.
Hızlı izleme, projenizin kapsamını etkilememelidir, ancak yine de her görev için birkaç yeni son tarih olacaktır ve takımınızı bu değişiklikler konusunda ne kadar çabuk aynı sayfaya getirebilirseniz, o kadar iyi!
Hızlı izlemeyle ilgili yukarıda bahsedilen riskleri paylaşmanız da fayda var, böylece teslim tarihinden önce belirli engelleri gözeten tek kişi siz (veya proje yöneticiniz) olmazsınız.
Tamam, bu biraz fazla gelmiş olabilir. Ancak bunun tek nedeni, tüm zamanların en iyi hızlı izleme planını uygulamaya hazır olmanızı sağlamak istememizdir!
İşte bunu yapmanın bir yolu.
Projenizi hızlı bir şekilde izleme
Hızlı izleme, diğer tüm zamanlama sıkıştırma araçlarından daha iyi değildir, ancak sizin için doğru araçların hangileri olduğunu bilmek önemlidir! Ve bunları nasıl kullanacağınızı bilmek.
Geciken bir proje zaman çizelgesini hızlandırmak için herhangi bir girişimde bulunmadan önce, tüm hareketli parçaları tek bir yerden yönetmenize yardımcı olacak bir proje yönetimi yazılımı ile hazır olduğunuzdan emin olun.
ClickUp gibi!
ClickUp'ı indirin ve istediğiniz cihazdan istediğiniz zaman erişin
ClickUp, görevlerinizi, belgelerinizi, iletişiminizi ve ilerlemenizi tek bir platformda birleştirerek proje yönetimi süreçlerinizi kolaylaştırmak için yüzlerce araç içeren güçlü bir iş yönetimi çözümüdür.
Tüm proje ekibini bilgilendirmek ve projenizin her aşamasında şeffaflığı korumak için her özelliğin merkezinde işbirliği ve özelleştirme sunar.
Dahası, mevcut teknoloji yığınınızla sorunsuz bir şekilde uyum sağlamak için 1.000'den fazla diğer araçla entegre olur ve projelerinizde zaman kazanmak söz konusu olduğunda zaman kaybetmemenizi sağlar! Biraz geride kalanlar bile. 🙌🏼
ClickUp'taki sprintler, herhangi bir zaman çizelgesinde proje sürenizi ve görevlerinizi verimli bir şekilde planlamanıza ve Gantt, Pano ve Zihin Haritaları dahil 15'ten fazla görünümle iş yükünüzü görselleştirmenize yardımcı olabilir — bu, işlevler arası takımlardaki proje yöneticileri için büyük bir "kazanç"tır.
ClickUp'ta Gantt görünümünde görevler ve Dönüm Noktası görevleri arasında ilişkiler çizme
ClickUp, varlıklarınızı profesyonelce barındırıp düzenleyebilir, ancak hızlı izleme kendi kendine gerçekleşmez. Orijinal proje yol haritanızda olduğu kadar dikkatli bir planlama gerektirir ve beş basit adımda başlamanıza yardımcı olacak ipuçlarımız var. 🖐🏼
Hızlı izleme için 5 adım
Tüm proje ihtiyaçları farklı olsa da, mevcut programı yeniden düzenlemek için yapılan her türlü girişim, tüm takımı aynı noktaya getirmek için oldukça fazla zaman ve verimlilik gerektirir.
Oluşturduğunuz hızlı izleme planı, gecikmiş görevlerin sayısı, bağımlı görevler, zamanlama ve projenin neden geride kaldığı gibi faktörlerden etkilenebilir, ancak bu beş adım, bu aracın sizin için uygun olup olmadığını ve işleri tekrar yoluna koymak için ne yapmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
1. Hedeflerinizi belirlemek için sorunları tespit edin.
Proje gereksinimlerinizi, orijinal hedeflerinizi, amaçlarınızı, önceliklerinizi ve dönüm noktalarınızı inceleyin. Projenizi bu noktaya getiren yerleri ve nedenleri belirleyin ve hızlı izlemenin sorunu çözüp çözemeyeceğini veya potansiyel olarak daha fazla soruna neden olup olmayacağını kendinize sorun.
ClickUp'ın Gösterge Panellerinde, projenizin ilerlemesine ilişkin üst düzey bir genel bakış ile projenizin genel "sağlık" durumunu kolayca belirleyebilirsiniz. Projenizdeki dönüm noktalarının sayısını, takımınızın mevcut iş yükünü, performansını ve Sprint'leri saniyeler içinde görüntüleyin.
ClickUp'ın Gösterge Panelleri'nde projenizin ilerlemesi hakkında genel bir bakış elde edin
2. mevcut proje programınızı inceleyin
Kendinize sorun:
- Ne kadar zamanı telafi etmeniz gerekiyor?
- Kritik yolda hangi görevler var?
- Hangi görevler diğerlerine bağımlıdır?
- Bu değişikliklerin her bir bireyin iş yükü üzerinde ne gibi etkileri olacak?
Mevcut programınızı değiştirmeden önce, ek sorunları ve hızlı izleme risklerini önlemek için aşağıdaki soruların her birine cevap verebildiğinizden emin olun!
3. hızlı izleme fırsatlarınızı arayın
Unutmayın, yalnızca kritik yoldaki görevleri hızlı izleyebilirsiniz. Birbirine bağımlı olmayan görevleri üst üste bindirin ve henüz yapmadıysanız, bu görevleri ClickUp'ta Dönüm Noktalarına dönüştürün!
Dönüm Noktalarına dönüştürülen görevler, proje zaman çizelgenizde elmas şekliyle diğer görevlerden ayrılır. Dönüm Noktalarını açtığınızda, dikkat etmeniz gereken görev ilişkileri ve bağımlılıklar da hemen görüntülenir.
Başka bir profesyonel ipucu mu? Sıkıştırılmış programınızın nasıl görüneceğini daha görsel bir şekilde görmek için proje zaman çizelgenizi Gantt Grafiği veya Zihin Haritası olarak görüntüleyin.
ClickUp'ın bu iki görünümü ve 13'ten fazla diğer görünümü sunduğundan bahsetmiş miydik? 👀
4. Kaynaklarınıza bakın. Hızlı izleme planınız gerçekçi mi?
Takımınızın hızlı izleme iş yükünü inceleyin ve kalan görevleri uygulanabilir zaman dilimlerine bölmek için sprintler oluşturun.
Bu, yeni son teslim tarihlerinizi takip etmenize ve hangi görev grubunun ne zaman gerçekleştirileceğini kolayca izlemenize yardımcı olabilir.
ClickUp'ta Sprint'lerinizi oluşturun, yönetin ve özelleştirin veya Şablon Merkezi'ni ziyaret ederek proje yönetimi sürecini otomatikleştirirken tekrarlayan işleri ortadan kaldırın!
5. İlerlemenizi izleyin.
Hızlı izleme, sağlam bir plan veya hatta sağlam bir proje yöneticisinden daha fazlasını gerektirir; yaptığınız işleri kontrol altında tutmak için güçlü bir platforma da ihtiyacınız vardır.
Erişilebilir bir yerde takımınızla sık sık ve doğrudan iletişim kurun. ClickUp gibi hepsi bir arada iş yönetim sistemi, hızlı mesajlar göndermek için çeşitli sekmeleri ve programları kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırarak proje süreçlerinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.
Devam eden görevlerinizin durumunu ve takımın durumunu sık sık kontrol edin! Meslektaşlarınızın yeni değişikliklere iyi uyum sağladığından emin olun ve gerektiğinde destek vermeye ve yeniden yönlendirmeye hazır olun. Başarabilirsiniz. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
İşleri hızlandırın
Bizimle birlikte tekrarlayın: Geride kalmak normaldir ve herkesin başına gelir.
Sadece bunu alışkanlık haline getirmeyin. 😉
Hızlı izleme gibi zaman çizelgesi sıkıştırma araçları, yol haritasında beklenmedik değişiklikler olsa bile proje planlarınızı zamanında tamamlamanıza yardımcı olur.
Derin bir nefes alın, hızlı izleme planınızı takımla paylaşın ve gerektiğinde son teslim tarihlerini kolayca ayarlayıp yönetmek için ClickUp gibi iş yönetimi çözümlerine başvurun!