İşletmelerin sık sık yetersiz kaldığı bir şey varsa, o da yöneticilerin zamanıdır. Harvard Business School'un bir araştırmasına göre, CEO'lar haftada ortalama 62,5 saat çalışıyor ve iş günleri 9,7 saate kadar uzuyor. %79'u hafta sonları, %70'i tatil günlerinde çalışıyor.
Ancak, yönetici takvimleri her zaman doludur, yöneticilerin kendileri hiçbir zaman yeterli zamana sahip gibi görünmez ve Parkinson yasasının dediği gibi işler mevcut tüm zamanı doldurmak için genişler. Peki, bir yönetici işlerini tamamlarken aynı zamanda bir hayat sürmek için zamanını nasıl yönetir?
Cevap, stratejik yönetici düzeyinde takvim yönetiminde yatıyor. Bunun nasıl olduğunu görelim.
Yönetici Düzeyinde Takvim Yönetimi Nedir?
Yönetici takvim yönetimi, bir yöneticinin programını belirleme, önceliklendirme ve organize etme sürecidir. Yöneticinin programını düzenleyerek, mesleki taahhütlerini, seyahatlerini, toplantılarını, tatillerini ve kişisel yükümlülüklerini uyumlu hale getirir.
Yönetici takvim yönetimi şu konularda yardımcı olur:
- Günlerinizi planlayın: Gün içinde yapmanız gerekenleri bilmek, dikkatinizin dağılmasını önler, stratejik işler için zamanınızı korur ve genel verimliliğinizi artırır
- Netlik sağlama: İyi organize edilmiş bir takvim, programınızda net bir görünürlük sağlayarak aşırı taahhütlerden kurtulmanızı sağlar
- Önceliklerle uyum: Toplantılara ne kadar zaman ayırdığınızı öğrendikten sonra, kalan zamanı önceliklerinize göre işlerinize ayırabilirsiniz
- İşbirliği: Etkili takvim yönetimi, iş arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğunuzu bilmesini sağlar ve koordinasyon faaliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlar
Özellikle yönetici düzeyinde zaman kıtlığı, kârlılığı azaltır ve işinizle sağlığınız arasında zararlı ödünler vermenize neden olur. Takvim yönetimi, zamana anlam kazandırarak bunu önler.
Yönetici takvim yönetimi, neyin önemli olduğunu ve neye zaman ayırabileceğinizi netleştirmenize yardımcı olur. Reaktif davranmanızı önler ve zamanınızın kontrolünü yeniden ele geçirmenize yardımcı olur.
Elbette, günümüzde takvim yönetimi eskisine göre çok daha kolay. Bir yılda gün sayısından daha fazla dijital takvim var ve yapay zeka tüm sürece yeni bir verimlilik katmanı ekledi.
Yönetici takviminizi nasıl etkili bir şekilde yönetebileceğinizi görelim.
Yönetici Takvim Yönetimi için İdeal Yaklaşım
Her birey zamanını farklı şekilde yönetir. Bazıları toplantılar arasında ara vermeyi tercih ederken, bazıları arka arkaya toplantılara katılmayı sorun etmez. Bazıları işleri toplu olarak halletmeyi severken, diğerleri gün boyunca yaymayı tercih eder.
Tercihlerinizi değerlendirirken, yönetici takvim yönetiminde genel olarak uygulanabilecek en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.
Takvim yönetimine öncelik verme: Açıklama ve taktiksel strateji
Yöneticiyseniz, takvim yönetiminin önemini küçümsemeyin. İyi bir takvim yönetimi, işiniz için somut bir plan yapmaya benzer. Zaman içinde yol haritanızdır. Takvim yönetimi yaklaşımınızı oluştururken aşağıdakileri deneyin.
Tek bir takvim kullanın
Birden fazla takviminiz olduğunda (biri aile, biri etkinlikler, biri proje son tarihleri vb. için) bir şeyi kaçırmanız veya aynı anda iki randevuya birden girmeniz olasıdır. Bu durum, kişisel takviminizi kendiniz yönetirken yönetici takviminiz başka biri tarafından yönetiliyorsa özellikle geçerlidir.
Toplantıları planlamadan önce çok fazla takvim arasında geçiş yaparken kendinizi bulabilirsiniz.
Çocuklarınızı okula bırakmak veya doktor randevuları gibi paylaşılan takvim uygulamalarında görünmeyen kişisel planlarınız varsa, iş arkadaşlarınız bu saatlerde size telefon görüşmesi ayarlamaya çalışabilir.
Tüm bunları önlemek için, bir ana çevrimiçi takvim oluşturun.
Google Takvim veya ClickUp Takvim görünümü gibi popüler uygulamalar, çeşitli kaynaklardan birleştirerek tek bir görünürlük sağlayabilir.
Bir rutin oluşturun
Yapılandırılmış bir program verimliliği artırır, endişeyi azaltır ve öngörülebilirlik sağlar. Etkili takvim yönetimi için şunları deneyin:
- Her hafta takviminizi temizlemek ve etkinlikleri onaylamak için zaman ayırın
- Öğle yemeği veya spor salonu gibi kişisel zamanlarınızı planlayın, böylece kimse bu zamanları planlayamaz
- Her iş günü için başlangıç ve bitiş saatlerini ayarlayın
Zaman dilimlerini belirlemeyi öğrenin
Zaman dilimleme, bir görev için belirli bir zaman aralığı ayarlama sürecidir. Bir şeyin ne kadar zaman alacağını tahmin etmek ve bunu takviminize blok olarak eklemek, kendinizden beklentilerinizde makul olmanıza yardımcı olabilir. E-postalara yanıt verme, basın bültenlerini onaylama, yönetim kurulu toplantılarına hazırlanma gibi tüm görevleri zaman dilimlerine ayırabilirsiniz.
Takviminizi kontrol altına alın
Takviminizi özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.
Renk kodları: Takvim öğelerini daha iyi görselleştirmek ve ayırt etmek için çeşitli renklerle etiketleyin veya işaretleyin. Örneğin, Trident takvim sistemi, kırmızı renk acil görevleri, mavi renk molaları vb. ifade eden renk kodlu bir tarih sistemi kullanır.
Güncelleme: Öğle yemeği randevusu, telefon görüşmeleri veya yapılacaklar gibi kendinize notlar olsa bile, öğrendiğiniz anda girdileri ekleyin.
Görünümü ayarlayın: Yaklaşan öncelikleri daha acil ihtiyaçlarla uyumlu hale getirmek için günlük, haftalık ve aylık görünümler arasında geçiş yapmayı bir alışkanlık haline getirin.
Etkinlik adı, davetliler ve gündem ekleyin: "CEO + satıcı" gibi etkinlik adları pek yardımcı olmaz. Bunun yerine, "İçerik ajansı ile keşif: [adı]" gibi daha spesifik bir ad kullanın. Ayrıca, toplantının gündemini ekleyin ve onlardan öğrenmek istediklerinizi not alın.
Toplantı tercihlerinizi belgelendirme: Açıklama ve taktiksel strateji
Organizasyondaki her kişi farklı şekilde çalışır ve toplantıları farklı şekillerde yönetir. Ayrıca, her gün birçok farklı türde toplantı gerçekleşir. Tercihlerinizi bilmek ve belgelemek çok önemlidir.
Kriterler: "Bu toplantı bir e-posta ile halledilebilirdi" diye düşündünüz mü hiç? Evet, yüz yüze toplantıların ne zaman gerekli olduğuna karar vererek bunu önleyin. Belge incelemeleri, onaylar, karar verme vb. gibi eşzamansız olarak yapılabilecek görevleri belirleyin ve takımınıza tercihinizin bu olduğunu bildirin.
Günün saati: Toplantılara katılmak için en uygun zaman dilimlerini belirleyin. Sabahları daha verimli çalışıyorsanız, yoğun odaklanma gerektiren işleri bu saatlere, toplantıları ise öğleden sonralarına planlayabilirsiniz. Dijital takviminizde uygunluk durumunuzu buna göre ayarlayın.
Süre: Her toplantı bir saat sürmek zorunda değildir. Takviminizde gereksiz yere bir saatlik bloklar oluşturmak, programınızı altüst edebilir.
Her toplantı türü için süreyi ayarlayın ve buna uyun. Toplantılar arasına ara süre ekleyerek kafanızı boşaltın ve konuyu değiştirin.
Konum: Yüz yüze konuşmak istediğiniz konular ve Zoom görüşmesinde tartışılabilecek konular nelerdir? Bunları önceden netleştirin.
Temel kurallar: Bir toplantıya davet edildiğinizde beklentilerinizi açıkça belirtin. Şu konularda ısrarcı olmanızda fayda vardır:
- Net bir gündem
- Beklenen sonuçlar ve gerekli ön okuma/hazırlık
- Toplantılara zamanında katılma ve toplantıları zamanında bitirme
Çift rezervasyonu önleme: İpuçları ve en iyi uygulamalar
Takviminizde çakışan iki toplantı olduğu için birini telaşla yeniden planlamaya çalıştığınız oldu mu hiç? Çift rezervasyon genellikle takviminiz zamanında güncellenmediğinde veya bir iletişim hatası olduğunda ortaya çıkar.
Kontrol edilmezse, çift rezervasyon, çocuğunuzun spor gününün ortasında bir müşteri telefonuna cevap vermek zorunda kalmak gibi hoş olmayan durumlara neden olabilir. Çift rezervasyonu önlemenin yolları.
Tüm takvimleri birleştirin: Daha önce de belirttiğimiz gibi, tüm etkinlikleriniz için tek bir takvim kullanın, böylece iş etkinliğinizi kişisel işinizle çakışmayacak şekilde planlayabilirsiniz.
Otomatik olarak reddet: Dijital takviminizi, o saatte zaten bir planınız varsa toplantıları otomatik olarak reddedecek şekilde ayarlayın.
Tercihlerinizi önceliklendirin: Belirsiz bir toplantı isteği veya e-posta ile yapılabilecek bir şey alırsanız, nedenini açıklayan bir not ekleyerek toplantıyı reddedin. Geçici toplantılar için yer tutucular kullanın, böylece başka bir iş çıkarsa toplantıları yeniden planlayabilirsiniz.
Delege edin: Toplantıya katılmanız gerekmiyorsa, takımınızdaki doğru kişiye devredin.
Düşünerek yeniden planlayın: Bazen, daha önemli ve acil bir iş çıktığı için bir toplantıyı yeniden planlamanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda, toplantıları dikkatlice yeniden planlayın. Karşı tarafın zamanına da saygı gösterin ve mümkünse, toplantıya katılamayacağınızı belirten bir mesaj gönderin.
Geleceği koruyun: Toplantıları çok ileriye almayın. Önceden planlanan toplantıları yalnızca 2-3 aylık dönemler için yapın. Periyodik olarak gözden geçirin.
Toplantı hatırlatıcılarının ve onaylarının önemi
Oldukça basit görünebilir, ancak toplantı hatırlatıcıları, beklendiğiniz yerde olmanızı sağlamak için güçlü bir araçtır. ClickUp Reminders gibi bir araç kullanmak iki şeyi sağlar:
- Taahhütlerinizi ve programınızı takip etmenizi sağlar
- Yaklaşan tüm etkinlikleri hatırlamak veya takvimi her zaman görünür tutmak zorunda kalarak zihinsel bant genişliğinizi serbest bırakır
Çoğu takvim yönetimi platformu, kendinize birden fazla hatırlatıcı göndermenize olanak tanır. Bu hatırlatıcıları telefonunuzda, metin mesajı olarak veya hatta e-posta olarak almayı seçebilirsiniz.
Toplantı dışı zamanları planlamanın önemi
Çoğu yönetici, zamanının büyük bir kısmını insanları dinlemek, engelleri ortadan kaldırmak, çatışmaları çözmek ve kararlar almakla geçirir. Bu, yöneticilerin yapacağı tek şeyin toplantılar olduğu anlamına gelmez.
Düşünmek, planlamak, seçenekleri değerlendirmek, yeni teknolojiler hakkında okumak ve meslektaşlarla ağ kurmak işin önemli parçalarıdır. Ayrıca, dikkat edilmesi gereken kişisel hayatınız da vardır.
Tüm bunları etkili bir şekilde dengelemek için toplantı dışı zamanları planlamak önemlidir. İşte nasıl yapabilirsiniz.
- Kişisel zamanınızı bloklayın: Öğle yemeği, molalar, e-posta yönetimi ve sürüş/işe gidip gelme zamanlarınızı takviminize ekleyin
- Derin işleri planlayın: En önemli ve zorlu işlerinizi yapmak için en verimli saatlerinizi ayırın
- Odak modunu kullanın: Pomodoro zamanlayıcı veya odak modunu kullanarak bildirimleri ve diğer dikkat dağıtıcı unsurları bloklayarak işinize huzur içinde devam edebilirsiniz
Toplantı içermeyen bloklar planlamanın birçok avantajı vardır. Takımınızdaki herkese rahatsız edilmek istemediğinizi bildirir, böylece herkes aynı sayfada olur. Bütün gün yönetici toplantılarında bulunmak ve gece geç saatlere kadar bilgisayar başında çalışmak zorunda kalmanın korkusundan sizi kurtarır.
En önemlisi, size zihinsel alan sağlar. Biraz nefes almanıza, öğle arasında yürüyüşe çıkmanıza veya günlüğünüze yazarak yaratıcı enerjinizi yenilemenize olanak tanır. Bir toplantıdan diğerine koşuşturmanın, bilgileri yetersiz bir şekilde işlemenin ve çok sık ve çok çabuk konuyu değiştirmenin yarattığı stresi ortadan kaldırır.
Esasen, yönetici takım üyeleri için iyi bir takvim yönetimi, sağlıklı stres yönetimi için çok önemlidir.
Yöneticinin takviminin günlük olarak gözden geçirilmesinin etkileri
Tercihlerinizi ve takvim kurallarınızı ne kadar güçlü bir şekilde belirtirseniz belirtin, verimsizlikler ortaya çıkma eğilimindedir. Birisi planlanmamış acil bir konuşma için ofisinize girebilir. Ürününüzde bir sorun çıkabilir ve acil müdahalenizi gerektirebilir.
Bu tür etkinlikler takvimi altüst eder. Bu nedenle, takviminizi her gün gözden geçirin ve planlar yapın.
- Planlanan tüm etkinliklere bakın ve yalnızca katılmanız gereken etkinliklere katıldığından emin olun
- Tekrarlanan toplantıları gözden geçirerek gündemin güncel olduğundan ve dikkatinizi gerektirdiğinden emin olun
- Bugün yapılması gereken projeler ve görevler nelerdir ve müdahaleniz gerekiyor mu? Gün için planlanan toplantılardan daha önemli görevler var mı?
- Takviminizdeki tüm etkinliklerin, özellikle uzun süre önce planlanmış olanların, hala geçerli ve önemli olduğundan emin olun
Takviminizi her gün gözden geçirmek, zihninizi boşaltarak önemli işlere odaklanmanızı sağlar. Gereksiz toplantıları belirlemenize ve ortadan kaldırmanıza yardımcı olur. Gününüz herhangi bir nedenle planladığınız gibi gitmezse, önceki gün atladığınız toplantıları yeniden planlama fırsatı sunar.
Takvim yönetiminde doğru e-posta yönetiminin etkisi
Neredeyse her yöneticinin e-posta gelen kutusu bir kan gölüne döner. Satış elemanları satış yapmaya çalışır, iş ortakları işbirliği yapmak ister, takımlar onay bekler, müşteriler ilgi ister ve tüm bunlar her gün yüzlerce e-postaya dönüşür.
Bunu yönetmek, takvim yönetimi ile yakından bağlantılıdır. Çakışmaları nasıl halledebileceğinize dair bazı tavsiyeler.
E-posta zamanı planlayın: Bildirimi gördüğünüz anda her e-postayı yanıtlarsanız, tüm gününüz gelen kutunuzda geçer. Sabahları ve akşamları e-postaları okumak ve yanıtlamak için sabit zaman aralıkları ayırın.
E-postayı işaretleyin: Bir e-postadaki istek iki dakika içinde tamamlanabilecekse, hemen yapın. Aksi takdirde, bu görevi programınıza ekleyin ve gönderen kişiye ne zaman yapabileceğinizi bildirin.
Yönetici asistanıyla toplantıları kolaylaştırın
Bir yönetici olarak, takviminizi yönetmenin çok zor olduğunu hissettiyseniz, yalnız değilsiniz. Tüm iletişim ve toplantıları yönetmek, kendi notlarınızı almak, eylem öğelerini ayarlamak ve katılımcıları takip etmek çok zor olabilir.
Bu nedenle yöneticiler, bu işi yönetmek için düzenli olarak yönetici asistanlarına (EA) ihtiyaç duyar. Yönetici asistanı sayesinde, takvim yönetimi yöneticilerin yükünü büyük ölçüde hafifletebilir. Yönetici asistanı rolünde tam zamanlı bir çalışanınız veya yarı zamanlı bir sanal asistanınız olsun, aşağıdaki ipuçlarıyla toplantılarınızı kolaylaştırın.
- Tercihlerinizi açıklayın: Takviminizin nasıl yönetilmesini istediğinizi belirtin
- Karar vermeyi öğretin: Süreçlerinizi adım adım anlatarak çalışanlarınızın sizin gibi kararlar almasını sağlayın; mümkünse süreçlerinizi belgelendirin
- Erişim izni verin: Dijital paylaşımlı takviminizdeki toplantıları düzenlemelerine, eklemelerine veya kaldırmalarına izin verin
- Onları eğitin: Düzenli geri bildirimler vererek, takviminizi tercihlerinize göre yönetmeleri için onları eğitin
Yönetici asistanları için zaman yönetimini destekleyen doğru araçlarla tüm bunları ve daha fazlasını daha basit ve daha etkili hale getirebilirsiniz. Birkaç tanesine göz atalım.
Etkili Yönetici Takvim Yönetimi için Araçlardan Yararlanma
İnsanların toplantılarını yönetmek için çantalarında ajanda taşıdığı günler geride kaldı. Günümüzde her yönetici, en yaygın olanları Google veya Outlook takvim olmak üzere birçok takvim yönetim aracından birini kullanıyor.
Bonus: Google Çalışma Alanı kullanıyorsanız, zaman yönetiminizi optimize etmek için bu Google Takvim şablonlarını kullanın.
Ancak takvim yönetimi sadece toplantıları planlamaktan ibaret değildir. Google veya Outlook takvimlerini kullanmanın önemli bir eksikliği, proje/görev son tarihlerini hesaba katmamasıdır. Bu, bir toplantı planlarken, commit yapmadan önce takviminizi ve proje yönetimi aracını kontrol etmeniz gerektiği anlamına gelir.
Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız, ClickUp gibi kapsamlı bir verimlilik platformu kullanmayı düşünün. ClickUp'ı bireysel ve takım takvim yönetimi ile proje yönetimi için nasıl kullanabileceğinizi burada bulabilirsiniz.
ClickUp Takvim Görünümü
ClickUp Takvim görünümü, tüm planlarınızı günlük, haftalık veya aylık takvimde görselleştirmenizi sağlar. ClickUp ile şunları yapabilirsiniz:
- Birden fazla takvim oluşturun ve bunları kimlerle paylaşacağınızı kontrol edin
- Etkinliklerinizi görüntülemek için Google veya Outlook takvimlerini senkronize edin
- Görevleriniz için zaman tahminleri yapın ve bloklar oluşturun
- Etkinlikleri sürükleyip bırakarak yeniden planlayın
ClickUp Toplantıları
Takvim yönetimi, etkili toplantılar düzenlemenin sadece bir parçasıdır. Gündem yazmanız, notlar almanız, notlarınızı gözden geçirmeniz, bunları eylem öğelerine dönüştürmeniz, öncelik/son teslim tarihi belirlemeniz vb. gerekir.
ClickUp Meetings tüm bunları ve daha fazlasını yapar. Toplantılarınızı şeffaf bir şekilde belgelendirin ve takımla paylaşın. Yorumlar atayın, yinelenen görevler ekleyin ve toplantı kalitesini artırmak için kontrol listeleri kullanın.
ClickUp şablonları
ClickUp, toplantılarınızı daha verimli hale getirmeniz için geniş bir zaman yönetimi şablonları aralığı sunar.
ClickUp Takvim Planlayıcı Şablonu
ClickUp Takvim Planlayıcı Şablonu, düzenli kalmanın ve programınızı takip etmenin en basit yollarından biridir. Görevlerinizi, toplantılarınızı ve etkinliklerinizi tek bir yerde birleştirmek için bu özelleştirilebilir, yeni başlayanlar için uygun şablonu kullanın.
ClickUp Takvim Yapılacaklar Listesi Şablonu
İnsanlar genellikle takvimi etkinlikler/toplantılar için, proje yönetimini ise görevleri yönetmek için bir araç olarak görür. Sorun, her ikisinin de iş yükünü yönetmek için tasarlanmış olması ve zaman gerektiren görevler içermesidir.
Örneğin, yatırımcı sunumu hazırlamak, beyin fırtınası yapıp tartıştığınız ve içerik oluşturduğunuz bir toplantıdır. Bu nedenle, yapılacaklar listenizi takviminize de eklemeniz faydalı olacaktır.
ClickUp Takvim Yapılacaklar Listesi Şablonu, çalışma saatlerini takip eder ve görevleri buna göre planlamanıza yardımcı olur. Planladığınız görevleri ve toplantıları tamamlama kapasitenizi görselleştirmenizi sağlar. Yeterli zaman yoksa bazı şeyleri taşıyabilirsiniz.
ClickUp Gündem Şablonu
Her toplantı için gündemi yeniden oluşturmayın. ClickUp gündem şablonunu kullanarak toplantı gündemini belgelendirin, takımla işbirliği yapın, eylem öğeleri üzerinde anlaşın ve sonuçları hızlandırın.
ClickUp Hatırlatıcılar
ClickUp Hatırlatıcılar, görevlerinizi ve etkinliklerinizi her zaman takip etmenize yardımcı olur. Hatırlatıcıları sadece kendiniz için değil, başkaları için de ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, hiçbir güncellemeyi kaçırmamak için yorum ve konuşma hatırlatıcıları da ayarlayabilirsiniz.
ClickUp Brain
Organizasyonel ihtiyaçlar için özel olarak tasarlanmış bir sinir ağı, aynı zamanda kişisel AI takviminiz de olabilir. ClickUp Brain'i şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Toplantıları transkripsiyonlayın
- Toplantı notlarını özetleyin
- Haftalık raporlar veya takım güncellemeleri oluşturun
- Yineleyen görevlerde/gündemlerde veri doldurmayı otomatikleştirin
ClickUp ile Zamanınızı ve Takviminizi Yönetme
Yöneticiler haftada 62,5 saatlik çalışma süresinin %72'sini, yani 37 toplantıya katılarak geçiriyor. Haftanızın neredeyse dörtte üçünü toplantılarda geçiriyorsanız, bunların verimli bir şekilde yönetildiğinden emin olmanız akıllıca olacaktır.
Neyse ki, bunu yapmak için ninja becerilerine ihtiyacınız yok. İhtiyacınız olan tek şey net tercihler, bir eylem planı ve çeşitli program şablonları içeren ClickUp gibi sağlam bir toplantı yönetimi yazılımı. Kişisel taahhütlerinizi, iş toplantılarınızı ve proje zaman çizelgelerinizi bir araya getirerek hayatınızda tam görünürlük sağlayın.