Yöneticiler birçok işi aynı anda yürütür.
Hedef ve amaçlara ulaşmak için liderlik baskısından takımınıza mentorluk yapmaya kadar, farklı beklentileri dengelemek zorlu bir iş olabilir. Bir lider olarak, görevleri delege etmek, durum güncellemelerini almak, stratejiler üzerinde beyin fırtınası yapmak vb. için toplantılar düzenlemeniz gerekir.
Türü ne olursa olsun, her toplantının açık bir amacı, hedefi, kullanım durumu ve gündemi olmalıdır. Gündem oluşturmak, beklentileri ayarlamak ve konuşmayı takip etmek, toplantının yolunda ve verimli bir şekilde ilerlemesini sağlamak için önemli adımlardır.
Daha güçlü bir takım lideri olmak ve gereksiz toplantıları sonsuza kadar sonlandırmak istiyorsanız, bu blog tam size göre. Bilmeniz gereken dokuz toplantı türünü ve bunları doğru şekilde yürütmenin yollarını özetledik.
Bonus olarak, bir sonraki toplantınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak birkaç ücretsiz şablon ekledik!
Toplantı Türünü Seçmeden Önce Dikkate Alınması Gereken Toplantı Unsurları
Bir yöneticinin düzenleyebileceği toplantı türlerini bilmek, takımınızı başarıya hazırlamanıza yardımcı olacaktır. Etkili toplantı yönetimi, takım genelinde katılım ve işbirliğini artırmaya yardımcı olabilir.
Etkili bir toplantı, yorucu ve tekrarlayan bir faaliyet olmak yerine, fikirleri toplamak, katkı sağlamak, profesyonel gelişimi teşvik etmek ve organizasyonel hedefleri ilerletmek için eşsiz bir fırsat olabilir.
Takımınız için doğru toplantı türünü seçmeden önce, şu toplantı unsurlarını göz önünde bulundurun:
1. Amaç: Toplantının hedefi nedir? 2. Katılımcılar: Toplantıya kimler katılmalı ve toplantıyı kim yönetecek? 3. Gündem: Hangi konular hangi sırayla tartışılmalıdır? 4. Sonuç: Toplantının sonunda neyi başarmayı umuyorsunuz? 5. Sıklık: Toplantı ne sıklıkla yapılmalıdır?
Bu unsurları göz önünde bulundurduktan sonra, takımınızın ihtiyaçlarına en uygun toplantı türünü seçme zamanı gelmiştir.
Şimdi, bilmeniz gereken toplantı türlerine ve bunları doğru araç ve tekniklerle nasıl düzgün bir şekilde yürüteceğinize bakalım!
en Yaygın 9 Toplantı Türü
İşte dokuz toplantı türü, her birini başarıyla yürütmek için ipuçları ve başlamanıza yardımcı olacak ücretsiz, kullanıma hazır şablonlar!
1. Oryantasyon toplantıları
Oryantasyon toplantıları, çalışanların organizasyona katıldıktan sonra yöneticileriyle yaptıkları ilk toplantılardır. Bu tür başlangıç toplantıları, çalışanların eğitimlerinin başlangıcını simgeler ve yeni bir takım üyesinin başarısı için zemin hazırlayan oryantasyon döneminin ilk adımı olduğu için gereklidir.
Bu toplantılar, yöneticilerin çalışanlarını tanımalarına ve ilişkiler kurmalarına yardımcı olmalıdır. Hobileri, favori yemekleri gibi buz kırıcı sorular veya geri bildirim almayı nasıl tercih ettikleri, onları motive eden şeylerin ne olduğu gibi diğer kişilerarası sorular, bu toplantılar için en iyi uygulamalardır.
Oryantasyon toplantıları ayrıca eğitim programını ve ilgili kaynakları, takım üyelerinin kim olduğunu ve ilk haftada tamamlanması gereken eylem öğelerinin kontrol listesini de içermelidir. Yeni çalışanlarınızı desteklemek ve yeni iş akışlarına kolayca uyum sağlamalarına yardımcı olmak için ClickUp'ın çalışan oryantasyon kontrol listesini deneyin.
2. Bire bir toplantılar
Bire bir toplantı, genellikle bir yönetici ve onun doğrudan rapor verdiği kişi olmak üzere iki kişi arasında yapılır. Bu toplantılar, yöneticilerin doğrudan rapor verdikleri kişilerle ilişki ve güven kurmaları için en etkili yollardan biridir.
Birçok farklı bire bir toplantı türü vardır ve düzenlediğiniz bire bir toplantının türü, gündemin içeriğini yansıtacaktır. Örneğin, bir yöneticinin doğrudan rapor verdiği çalışanla yaptığı ilk bire bir toplantı, iki haftada bir yapılan bire bir kontrol toplantısından çok farklı olacaktır.
Fellow'da yöneticiler, doğrudan rapor verdikleri çalışanlarla bire bir toplantılar düzenleyerek onları daha iyi tanır ve nasıl çalıştıklarını değerlendirir. Çalışanların başarıya ulaşmalarına yardımcı olmak için beklentileri ve yapılacakları belirlerken ilişki kurmaya yönelik sorular sorarlar.
Konular, kariyer geliştirme konuşmaları yaparken proje ilerlemesini ve mevcut engelleri kontrol etmeye yöneliktir. Bire bir toplantıların sıklığı ne olursa olsun, toplantılar her zaman aşağıdakileri içermelidir:
- Birbirinizin iyiliğini ve kişisel yaşamını kontrol etmek için ilişki kurmaya yönelik sorular
- Belirli veya önemli iş öğelerinin tartışılması
- Toplantıdan ayrılırken net eylem öğeleri ve sonraki adımlar
Bire bir toplantıların önemi, çalışanlar ve yöneticileri arasında güven ve anlamlı bir bağ kurma gücünde yatmaktadır. Bu tür toplantıların etkili olmasını sağlamak için önemli bir bileşen, doğrudan rapor verdiğiniz kişiden toplantının gündemini hazırlamasını istemektir.
Konuşmayı belgelemek ve geri bildirim almak için bire bir toplantı aracı kullanmak da toplantının etkinliğini artırmak için yararlı bir stratejidir. Ayrıca, güven ve uyum sağlayan organize bir toplantı düzenlemek için ClickUp'ın 1:1 Toplantı Şablonundan da yararlanabilirsiniz.
3. Kontrol toplantıları
Durum kontrol toplantıları, durum güncelleme toplantıları olarak da adlandırılır ve takımların belirli bir konu veya proje hakkında işbirliği yaptığı ve ilerlemeyi paylaştığı tartışmalardır. Amaç, ilerlemeyi engelleyen engelleri ortadan kaldırırken takım ve proje arasında uyumu sağlamaktır.
Check-in veya durum güncelleme toplantıları her zaman takımın favorisi olmasa da, sorunları çözmek ve bir projenin ilerlemesi hakkında güncel kalmak için değerli bir mekanizmadır.
Kontrol toplantısının süresi, projenin durumuna ve boyutuna göre değişebilir. Satış ekibi, genellikle 10 ila 15 dakika süren kısa günlük satış stand-up toplantıları düzenleyerek anlaşma ilerlemelerini ve güncellemeleri kontrol eder.
Başka bir alternatif, her departmanın güncel bilgileri paylaştığı bir kriz sırasında liderlik kontrol toplantısı olabilir. Güncellemeleri tartışmanız, geçmiş eylem öğelerini ve kaydedilen ilerlemeyi gözden geçirmeniz gereken daha uzun proje kontrol toplantıları da mümkündür.
Check-in toplantıları, bağlama ve iş yerinize bağlı olarak gayri resmi veya resmi bir üslupta olabilir. Sonuç olarak, başarılı bir check-in, her takım üyesi arasında açık iletişim kanallarını teşvik etmeli ve herkesin bilgilendirilmesini sağlamalıdır.
Bu, her takım üyesinin projeleriyle ilgili konuşma konularını eklemesi gereken bir yuvarlak masa toplantısı ile kolaylaştırılabilir. Ayrıca, takımın hızlı ve uygun şekilde hareket edebilmesi için engelleyici faktörleri ele almanızı sağlar.
Verimli bir toplantı yürütmenize yardımcı olması için, takımınıza soracağınız kontrol soruları listesini hazırlayın. Ayrıca, güncellemeleri, endişeleri ve diğer önemli notları kaydetmek için bir geri bildirim döngüsü oluşturarak başarıya ulaşmalarını sağlayabilirsiniz.
Bunu yapmanın bir yolu, takımınızın toplantıdan önce doldurabileceği bir standup toplantı belgesi hazırlamaktır! ClickUp'ın Günlük Standup Toplantı Şablonunu kullanın ve takımınızın ihtiyaçlarına göre özelleştirin.
Bonus: Konferans gündemi şablonları!
4. Beyin fırtınası toplantıları
Beyin fırtınası toplantısı, bir takımın belirli bir konu hakkında fikir üretmek için bir araya geldiği toplantıdır. Beyin fırtınası oturumları eşzamanlı veya eşzamansız olarak gerçekleşebilir. Eşzamansız bir bağlamda, toplantı katılımcılarının uzaktan takım iletişimi ve işbirliği araçlarına erişebildiğinden emin olmanız gerekir.
Başarılı bir beyin fırtınası heyecan verici olacaktır! Herkes yaratıcı fikirlerini ortaya çıkarmak ve yeni fikirler üretmek için bir araya gelir. Sınır gökyüzü olmalıdır ve kötü fikir yoktur.
Ortaya çıkan öneriler çok basit olabilir, ancak karmaşık da olabilir ve toplantı organizatörü olarak kötü fikirlerin olmadığını vurgulamak önemlidir. Tüm toplantı katılımcılarının konuşmaya katılması beklenir, bu nedenle toplantı biçiminin dışa dönük ve içe dönük katılımcılara uygun olduğundan emin olmalısınız.
Beyin fırtınası toplantıları eğlenceli ve ilgi çekici oturumlardır, ancak özellikle fikirleri takip etmek için bir sistem olmadığında takım için zihinsel olarak yorucu olabilir. Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için daha sonra belirli fikirleri daraltmak ve özetlemek üzere bir takip toplantısı planlamak faydalı olabilir.
Clickup'ın zihin haritası özelliğini deneyerek fikirleri yakalayın ve beyin fırtınası oturumlarınıza düzen katın.
5. Tüm çalışanların katıldığı toplantılar
Tüm çalışanların katıldığı toplantı, bireysel katkıda bulunanlar, takım liderleri, departman başkanları ve üst düzey yöneticiler dahil olmak üzere organizasyonun tüm kademelerinin toplantıya katılacağı anlamına gelir. Hedef, departmana özgü güncellemeler veya şirket politikalarındaki değişiklikler gibi ilgili güncellemeleri tüm şirkette senkronize etmektir.
Her şirketin tüm çalışanların katıldığı toplantılar için farklı bir ritmi ve konuşma konuları vardır. Etkili bir tüm çalışanların katıldığı toplantı genellikle şirketin CEO'su veya lideri tarafından düzenlenir ve konuşma konuları arasında liderlik veya departmanlarla ilgili güncel bilgiler, yeni çalışanların tanıtımı ve daha fazlası yer alır.
Supermanagers podcast'inde, Clockwise CEO'su Matt Martin, tüm çalışanların katıldığı toplantılarının departman güncellemeleri, sunumlar ve haftanın komik anlarının paylaşıldığı bir konuşma konusu gibi birçok farklı yönü içerdiğini paylaştı. Bu toplantılar genellikle bir saat sürer.
Etkileyici ve organize bir haftalık genel toplantı için ClickUp'ın Genel Toplantı Şablonunu deneyin.
6. Karar alma toplantıları
Karar verme toplantısı, bir takımın bir kararı resmileştirmek ve sonraki adımları tekrarlamak için bir araya geldiği toplantıdır. Bu toplantılar genellikle, bir taahhüt ve potansiyel olarak yeni bir yön gerektiren önemli kararlar almak için kullanılır.
Bu toplantılar farklı takımlarda standarttır: pano toplantıları veya proje toplantıları karar vermeyi içerebilir. Önemli kararlar, takımın kararın ardındaki mantığı hatırlayabilmesi için toplantı tutanakları aracında belgelenmelidir.
Bu toplantılarda yanıtlanması gereken sorular şunlardır:
- Mevcut koşullarımız ve kaynaklarımız göz önüne alındığında, ileriye dönük en iyi seçenek nedir?
- Sonraki adımlardan kim sorumludur? Neden?
Örneğin, başarısız bir pazarlama kampanyasının yönünü değiştirmek için bir sosyal medya pazarlama müdürü ve bir sosyal medya pazarlama koordinatörü ile bir karar alma toplantısı düzenlenebilir. Takımın bir kampanyaya doğru bakış açısı ve üslupla yaklaşıp yaklaşmadığını değerlendirmesi gerekiyorsa, katılım ve dönüşüm sonuçlarını değerlendirmek ve yeni bir yön belirlemek için bir toplantı düzenleyebilirler.
Toplantı sırasında, odak noktasını neden değiştirmeleri gerektiğini listeler ve yeni yönün neden faydalı olduğunu belgelerler. Bu nedenle, bu tür toplantılar bir projeyi veya girişimi ilerletme kararını almak ve belgelemek amacıyla yapılır.
Bu karar matris şablonlarına göz atın!
7. Problem çözme toplantıları
Problem çözme toplantıları genellikle bir zorlukla karşı karşıya olan kişi ile bir yönetici veya lider arasında yapılır. Sorunun niteliğine bağlı olarak, bu toplantıya insan kaynakları veya hukuk ekibinden bir temsilci gibi farklı departmanlardan temsilciler de katılabilir. Problem çözme toplantısının hedefi, bir engele çözüm bulmak veya bir sonraki adımda neler yapılabileceğini araştırmaktır.
Problem çözme toplantıları, sorunun niteliğine bakılmaksızın tüm çalışanlara fayda sağlayabilir. Bu toplantılarda, önce durumu ve nedenlerini analiz etmeli, hangi yönde ilerleyeceğinizi değerlendirmeli ve ardından sorunu çözmek için bir eylem planı oluşturmalısınız.
Her adımın toplantı notlarınızda belgelenmesi ve konuşmaya katılan kişilerle paylaşılması gerektiğini unutmayın.
8. Üç aylık planlama toplantıları
Üç aylık planlama, bir yıllık planın dört çeyreğe bölünerek stratejik olarak uygulanmasıdır. Her çeyrekte, sonraki üç ay için revize edilmiş bir hedef belirlenir. Bu güncellenen hedefler, stratejik planların tartışıldığı ve son 90 günün başarılarının kutlandığı üç aylık planlama toplantısında iletilebilir.
Bu toplantılar, geri bildirimde bulunmak, geri bildirim almak ve sonraki aylar için plan yapmak için bir fırsattır. Her üç aylık planlama oturumu, son 90 günü değerlendirmek, tamamlanan ve devam eden görevleri gözden geçirmek ve bir sonraki çeyrekte yapılacaklar için hazırlık yapmak için de zaman ayırmalıdır.
Toplantının hedefi, takımınızın kısa vadeli hedeflerine ve şirketin uzun vadeli hedeflerine ulaşmada başarıya ulaşmasına yardımcı olmaktır. 💪
Etkili bir üç aylık planlama toplantısının anahtarı, organize olmaktır. Konuşma konuları net olmalı ve toplantıdan çıkarken hedefler belirlenmelidir. Ayrıca, planlama konuşması sırasında geçmiş çeyreklerden öğrenilenleri yeniden gündeme getirmek, hangi hedeflerin uygun ve ilgili olduğunu değerlendirmeye yardımcı olur.
Net zaman çizelgeleri ve ölçülebilir hedefleriniz olduğundan emin olmak için ClickUp Hedefleri' nde hedeflerinizi izlemeyi unutmayın.
9. Pano toplantıları
Yönetim kurulu toplantısı, belirli bir kuruluşun tüm yönetim kurulu üyelerinin katıldığı resmi bir toplantıdır. Bu resmi toplantılar, politika sorunları, yasal işler veya KPI raporlaması gibi tekrarlayan ve önemli sorunları veya çeşitli sorunları tartışmak için üç ayda bir veya yılda bir gibi çeşitli aralıklarla düzenlenir.
Toplantı lideri olarak da bilinen yönetim kurulu başkanı, toplantıya başkanlık eder. Daha spesifik olarak, yönetim kurulu toplantısının hedefi, politika ve strateji belirlemek, stratejik planları gözden geçirmek ve belirli bir sorun üzerinde anlaşmaya varmaktır.
Bu toplantı sırasında, toplantı tutanakları kaydedilerek, daha sonra yönetim kurulunun faaliyetlerine uygun olarak yayınlanacak yasal bir belge oluşturulur. Toplantı tutanaklarının yayınlanması, kuruluş, yönetim kurulu ve çeşitli dış paydaşlar arasındaki iletişim stratejisi olduğu için çok önemlidir.
Gündem ve Doğru Araçlarla Toplantılarınızı Daha Verimli Hale Getirin
Farklı amaçlara sahip birçok farklı toplantı türü vardır. Hangi toplantının hangi durumda kullanılması gerektiğini belirlemek, yöneticiler için zor olabilir.
Etkili toplantı yönetimi stratejileri uygulayarak ve işlerinizi, programlarınızı, takımınızı ve daha fazlasını yönetmenize yardımcı olacak ClickUp gibi doğru çevrimiçi toplantı araçlarından yararlanarak, verimsiz toplantılardan kaçınabilir ve takımınızı hedeflerine ulaşmak için motive eden ve enerji veren işbirliğine dayalı oturumlar düzenleyebilirsiniz.
Misafir Yazar:
Fellow.app, yöneticilerin ve takımlarının işbirliğine dayalı gündemler, eylem öğesi izleme ve uzmanlar tarafından onaylanmış toplantı şablonları içeren bir kitaplık aracılığıyla etkili toplantı alışkanlıkları oluşturmalarına yardımcı olan, en yüksek puanlı toplantı yönetimi yazılımıdır.