Süveyş Kanalı'nı başarıyla inşa ettikten sonra (aşırı) özgüvenle dolan Ferdinand de Lesseps, Panama Kıstağı'nda deniz seviyesinde bir kanal inşa etmeye çalıştı. Ne yazık ki, Panama'nın arazisinin mühendislik açısından zorluklarını büyük ölçüde hafife aldı.
Hastalıklar ve uzmanlık eksikliği ile boğuşan Lesseps, 1889'da projeyi terk etmek zorunda kaldı. Şirketi, projeye 287 milyon dolar harcadıktan sonra iflas etti.
De Lesseps, psikologlar Daniel Kahneman ve Amos Tversky'nin "planlama yanılgısı" olarak adlandırdığı şeyin kurbanı oldu
Planlama hatası nedir? Neden buna yatkınız? Önyargılarımız iş ve yaşamımızda nasıl ortaya çıkıyor? Planlama hatasını azaltmak için ne yapabiliriz? Öğrenmek için okumaya devam edin!
Planlama Yanılgısını Ayrıntılı Olarak Anlamak
1979'da psikologlar Kahneman ve Tversky, planlama yanılgısını "kısmen aşırı iyimser performans senaryolarına güvenme nedeniyle, gelecekteki bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hafife alma eğilimi" olarak tanımladılar
Basitçe ifade etmek gerekirse, planlama hatası, görevlerin tamamlanma sürelerini hafife almanıza ve bunları tamamlama yeteneğinizi abartmanıza neden olan bir bilişsel önyargıdır.
Planlama yanılgısının bazı özellikleri şunlardır:
- Bu, sizin (ve takımınızın) görevlerinin tahminlerini etkiler, ancak başkalarının görevlerinin tahminlerini etkilemez
- Tahminleriniz öncelikle sezgisel ancak yanlış yargılara dayanıyor
- Hatalar rastgele değil, önyargılar ve hayalci düşüncelerden kaynaklanır
- Planlayıcının geçmişte benzer başarısızlıklar yaşamış olup olmadığına bakılmaksızın ortaya çıkar
- Kişilik özellikleri, kültür, cinsiyet, görevin boyutu veya zaman fark etmez
Peki, bu neden oluyor?
Planlama hatasının nedenleri
İnsanlar etkinlikleri asimetrik olarak algılar. Pozitif ve umutlu olma konusunda doğuştan gelen bir arzusu vardır. Tüm kanıtlar aksini gösterse bile, bir görevi tamamlama gücüne ve kontrolüne sahip olduğumuza inanmak isteriz. İşte nedeni.
Bardaklarımızı yarı dolu severiz
Bir proje planlamaya başladığımızda, genellikle olumlu yönlere odaklanırız. Geçmişteki başarısızlıklarımızdan ders aldığımıza ve bugün daha iyi olduğumuza inanırız. Kendimizi iyi hissettiren ve iyi gösteren bir plan yapmak isteriz.
Bir geliştiricinin "Bu beş dakikalık bir hata düzeltmesi" dediğini kaç kez duydunuz? Geliştirici, hatayı beş dakikada çözebilecek kadar yetenekli olduğunu düşünüyor, ancak gerçekte durum çok farklı.
Değişime dirençliyiz
Değişim, dünyaya ilişkin ilk görünümümüzü değiştirmemizi gerektirir. Bir projenin ortasında, yolumuzdan saptığımızı gösteren yeni bilgiler alırsak, bunları reddederek tepki veririz.
Proje yöneticileri, sabitleme önyargısı nedeniyle ilerlemedeki büyük sapmaları genellikle önemsiz aksaklıklar olarak görmezden gelirler. Düşünce süreçlerini yeni bilgilere değil, ilk plana sabitlerler.
Olumsuz bilgileri sevmiyoruz
Bir projenin ortasındayken, özellikle de işin büyük bir kısmı tamamlandığında, kötü haberler duymak hoşumuza gitmez. Projeyi tamamen aksatabileceği için, iyimser bakış açımızı sarsan bilgileri göz ardı ederiz.
Aslında, olumsuz bilgileri ciddiye alanları alaycı veya karamsar olarak görürüz. Sonuç olarak, akran baskısı ve uyum önyargısı, onları popüler görüşü benimsemeye yöneltir.
Biz iyimser olmaya alışkınız
Bungee jumping yapanlar, bunu destekleyen hiçbir veri olmamasına rağmen, diğer atlayıcılara göre yaralanma risklerinin daha düşük olduğuna inanırlar. Daha gerçekçi bir örnek olarak, tam zamanlı bir işi ve ek bir işi bir arada yürütmenin kolay olduğunu varsayıyoruz! Bunlar iyimserlik önyargısının örnekleridir.
Araştırmalar, iyimserlik önyargısının insanların en tutarlı ve yaygın önyargılarından biri olduğunu göstermektedir. Bu önyargı iki bilişsel eğilimden kaynaklanmaktadır: İnsanlar kendilerine olumlu etkinliklerin olma olasılığını abartır ve olumsuz etkinliklerin olma olasılığını hafife alır.
Gerçekçi olmayan bir şekilde olumlu bir bakış açısını sürdürme eğilimi ve sosyal baskı, aşırı özgüvene, risk değerlendirmesinin yetersizliğine ve acil durum planlarının eksikliğine yol açar.
İyimserlik önyargısı, birkaç anahtar yolla proje yöneticileri arasında planlama hatalarına yol açar.
- Plan yaparken, hayal ettiğiniz başarılı sonuçlara odaklanma ve olası tuzakları görmezden gelme eğiliminde misiniz?
- Kapasitenizi abartıyorsunuz
- Gecikmeler veya komplikasyonlar olacağını düşünmediğiniz için plan yapmazsınız
- Tarihsel verileri göz ardı ediyor ve en iyi senaryolara güveniyorsunuz
- Geçmişteki başarısızlıkları kontrolünüz dışındaki faktörlere bağlıyorsunuz
Gerekçemiz
Motivasyonel akıl yürütme, mevcut inançlarınızla uyumlu kanıtları kabul edip, bu zihniyetle çelişen bilgileri reddettiğiniz bir tür duygusal önyargıdır.
Örneğin, müşteriniz iki hafta içinde bir web sitesi geliştirilmesini istiyor, ancak projeyi gerçekleştirmenin daha uzun süreceğini biliyorsunuz. Kendinizi bunun sadece beş sayfa olduğuna, şablonun hazır olduğuna, içeriğin hazır olduğuna vb. ikna edersiniz.
İşte bu durumun planlama hatasına nasıl yol açtığı:
- Olumlu sonuçların olasılığını abartıyorsunuz, bu da iyimserlik önyargısına yol açıyor
- Seçimleri destekleyen önyargı nedeniyle geçmiş başarıları daha olumlu hatırlama olasılığınız daha yüksektir
- Ankraj, büyük resmi görmek yerine belirli ayrıntılara odaklanmanızı sağlar
- Bilgileri, önceden var olan varsayımları, inançları ve tutumları destekleyecek şekilde işlersiniz
Hepimiz biraz önyargılı, kendinden emin, iyimser ve motivasyonluyuz. Peki bunun ne zararı var, diye sorabilirsiniz.
Planlama hatasının proje planlamasına olumsuz etkileri
Planlama hatasına düştüğünüzde, muhtemelen birçok şeyi yanlış yaparsınız. Bunun aşırı sonuçları olabilir.
Zaman çizelgelerini yanlış anlamak: Planlama hatası, takımların yenilikçi projeleri tamamlamak için gereken süreyi hafife almasına neden olur. Kendinize çok güveniyorsanız, deneme, hata ve yeniden çalışma için alan ayırmayabilirsiniz. Bu da, projenin tam kapsamını hesaba katmayan aşırı iyimser zaman tahminlerine yol açar.
Düşük bütçes: Bir şeyin hızlı bir şekilde yapılabileceğine kendinizi ikna ettiğinizde, bunun için gereken kaynakları da hafife alırsınız. Böylece, aslında bir yazar, düzenleyici ve tasarımcının hizmetlerine ihtiyaç duyulan bir e-kitabı tamamlamak için tek bir yazar işe alabilirsiniz.
Dış riskleri göz ardı etmek: Planlama hatası, takımların belirli görevlere dar bir şekilde odaklanmasına ve düzenleyici ortam, rekabet, pazar dinamikleri gibi dış riskleri göz ardı etmesine neden olur.
Kendi kendine baskı: Takımlar, tahminlerin gerçekçi olmadığını bilseler bile, projelerin onaylanması ve finanse edilmesi için aşırı iyimser zaman çizelgeleri sunmak zorunda hissederler. Bu durum baskı yaratır ve çalışanları başarısızlığa ve tükenmişliğe sürükler.
Bastırılmış yenilik: Yenilikçi projeler karmaşık ve belirsizdir, bu da gerekli zaman ve kaynakları doğru bir şekilde tahmin etmeyi zorlaştırır. Bu tür durumlarda proje planlaması önyargılara açık hale gelir. Tamamen yeni bir şey yaratmak için gereken zamanı hafife almak, kendiniz için belirlediğiniz hedefi baltalayacaktır.
Şu anda sadece gençlerin veya aşırı hevesli kişilerin planlama hatasına düşebileceğini düşünerek alay ediyorsanız, bir kez daha düşünün.
Planlama Yanılgısının Gerçek Hayattan Örnekleri
Planlama hataları, küçük yazılım geliştirme ve büyük altyapı projeleri arasında ayrım yapmaz. İşte tarih boyunca gerçekçi olmayan planlar, önyargılar, baskı ve hissedar beklentilerinin büyük çaplı girişimleri nasıl etkilediğine dair örnekler.
Sidney Opera Binası
Dünyanın en tanınmış yapılarından biri olan Sidney Opera Binası'nın inşası, planlama hataları nedeniyle en az on yıl gecikti. 1957'de bildirilen ilk tahmin, 7 milyon dolar ve altı yıllık bir tamamlanma süresiydi. Orijinalin küçültülmüş bir sürümü, 16 yıl sonra 102 milyon dolarlık bir maliyetle nihayet açıldı!
Sidney Opera Binası şu nedenlerle zorluklar yaşadı:
- Aceleci başlangıç: Siyasi ortam ve olumlu kamuoyu göz önüne alındığında, Avustralya hükümeti inşaatın mümkün olduğunca erken başlamasını istiyordu
- Eksik planlar: Mimar, nihai planları henüz kesinleştirmemişti, bu da geçici önlemlerin alınmasına ve öngörülemeyen yapısal sorunların ortaya çıkmasına neden oldu
- Karmaşıklığın hafife alınması: Kabuk şeklindeki çatının zorlukları, tamamen yeniden tasarlanmasına ve yeniden inşa edilmesine yol açtı
Kanada Pasifik Demiryolu
1871'de Britanya Kolonisi, Kanada'nın bir parçası olmayı kabul etti. Karşılığında Kanada, iki bölgeyi birbirine bağlayan kıtalararası bir demiryolu inşa etmeyi vaat etti.
25 milyon dolarlık kredi ile 1881 yılında tamamlanması planlanan proje, planlanandan dört yıl daha uzun sürdü ve 22,5 milyon dolarlık ek kredi gerektirdi. İşte nedenleri.
- Dış görünüm eksikliği: Planlamacılar, rayları döşemek için geçmeleri gereken engebeli araziyi yeterince anlamamışlardı
- İşgücü eksikliği: Düşük ücretler ve tehlikeli çalışma koşulları nedeniyle işçi sıkıntısı yaşanıyordu ve müteahhitler bu açığı yurt dışından işçi getirerek kapatmak zorunda kalıyordu
- Yasal sorunlar: Siyasi baskılar, arazi anlaşması sorunları ve halkın gücü, inşaatın gecikmesine neden oldu
Healthcare.gov web sitesi
20 Ekim 2013'te Başkan Barack Obama, "Gerçeği saklamaya gerek yok: web sitesi çok yavaş, insanlar başvuru sürecinde takılıyor ve sanırım bu durumdan benim kadar kimse rahatsız olamaz" dedi. Obama, büyük beklentilerle karşılanan healthcare.gov web sitesinden bahsediyordu.
Bu büyük başarısızlığın en büyük nedenlerinden biri planlama hatasıydı.
- Maliyetlerin hafife alınması: Araştırmalar, web sitesi geliştirme projesinin maliyetinin 292 milyon dolar olarak tahmin edildiğini, ancak gerçekte 2,1 milyar dolara mal olduğunu ortaya çıkardı
- Deneyimsizlik: Medicare ve Medicaid Hizmetleri Merkezi (CMS), özellikle bu kadar karmaşık yazılım projelerinin uygulanmasında deneyimsizdi
- Zaman kısıtlamaları: Müteahhitler, projenin başlamasından sadece birkaç ay önce nihai şartnameleri aldı, bu da mevcut süreyi önemli ölçüde kısalttı
Bu fiyaskodan çıkarılacak olumlu sonuç, 12 aylık bir yazılım geliştirme projesini 18 ay ve hatta daha uzun bir süreye yayacak şekilde planlayan tek kişinin siz olmadığınızı bilmektir.
Ya da evinizi temizlemek için 15 dakika ayırdığınızı, ancak üç saat sonra hala temizlik yaptığınızı fark ettiğiniz için kendinizi affedebilirsiniz
Planlama hatası, kişisel ve profesyonel hayatımızda sonuçlar doğurur. Gereksiz baskı yaratır, önyargılarımıza boğulmamıza neden olur ve aşırı çalışma veya düşük performans döngüsüne yol açar. Bunu önlemek için verilere, planlama çerçevelerine ve açık bir zihne ihtiyacınız var.
Planlama Yanılgısından Kaçınmanın Yolları
Bir şeyi gerçekte gerekenden daha kısa sürede tamamlayabileceğine inanmak, hem kişisel hem de kurumsal yaşamda en yaygın yargı hataları arasındadır.
Çözüm: pratik, pratik, pratik. Planlama hatasına düşmemeyi öğrenmek pratik gerektirir; bu hataya düşmemeyi alışkanlık haline getirmek ise daha da fazla pratik gerektirir.
İşte doğru niyet, süreçler ve ClickUp gibi bir stratejik planlama yazılımı ile bu konuya nasıl yaklaşabileceğinize dair adım adım bir kılavuz.
Tarihsel verilere güvenin
Görev tamamlanma süresini bir önceki sefer başlangıçtan bitişe kadar inceleyin. Referans sınıfı tahmin tekniklerini kullanın — temel olarak, benzer görevler, geçmiş durumlar ve sonuçlara dayalı olarak geleceği tahmin etme süreci.
Geçmişte benzer projelerin nasıl sonuçlandığını analiz ederek, gecikmeler, zorluklar ve proje maliyet risklerinin modellerine dayalı olarak doğru tahminlerde bulunabilirsiniz.
- Geçmişteki benzer projelerden ilgili bir referans veri sınıfı belirleyin
- Bu verileri, hem kuruluş içinde hem de dışında bu projelerin ne kadar sürdüğüne göre birleştirin
- Bu verileri kullanarak, sezgilerinizden doğan tahminlere güvenmek yerine, mevcut proje için daha gerçekçi beklentiler belirleyin
- Zaman kısıtlamaları, darboğazlar ve diğer potansiyel engelleri ele almak için acil durum planları oluşturun
Tarihsel verileri yakalamak ve korumak çoğu iş için en zor kısımdır. ClickUp'ın proje planlama araçları, işinizin nasıl gittiğine dair bilgileri toplamak ve düzenlemek için tasarlanmıştır.
ClickUp Zaman Takibi, bir görevin ne kadar sürdüğünü izlemenizi sağlar. ClickUp İş Yükü görünümü, takımların uygunluk durumlarını kaydetmelerine ve proje yöneticilerinin kaynakları buna göre tahsis etmelerine olanak tanır. ClickUp Hedefler, hedefler belirlemenizi ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlar.
Bir ürün geliştiriyorsanız, Ürün Planlama için ClickUp, tahminler, zaman takibi ve özelleştirilebilir gösterge panelleri dahil olmak üzere planlama hatalarından kaçınmak için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir. Hiçbir şeyi şansa veya kendi baş döndürücü iyimserliğinize bırakmaz!
Uygulama niyetlerini belirleyin
Uygulama niyetleri, kişinin kendi davranışını düzenlemek veya alışkanlıklar oluşturmak için kullandığı "eğer-bu-o-zaman" stratejileridir. Proje yönetimi hedeflerine ulaşmak için basit, gerçekçi ve uygulanabilir yollardır.
İşi nasıl ve ne zaman tamamlayacağınız konusunda belirli uygulama niyetleri belirleyin. Şu gibi "eğer-o zaman" ifadeleri kullanın:
- Görev odaklı: Son teslim tarihine uymam gerekiyorsa, kodlamayı x-2 gün önce bitiririm
- Engel odaklı: Hastalanırsam, kapasite yönetimi stratejimi ayarlayıp John Doe'nun zamanını kullanarak yerime bakmasını sağlarım
- Sonuç odaklı: İş gecikirse, zaman çizelgesini yeniden değerlendirir ve müşteriyi önceden bilgilendiririm
- Süreç odaklı: Bir bağımlılık varsa, ş Akışını düzgün hale getirmek için ekstra dikkat gösteririm
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanmak, bağımlılıkları yönetmek için basit ve görsel bir yol sağlar. ClickUp Görevleri, öğeleri birbirine bağlamanıza ve bağımlılıklar eklemenize olanak tanır, böylece hiçbirini kaçırmazsınız. Gantt grafiği görünümünü kullanarak gecikmelerin etkisini görselleştirin ve buna göre düzeltici prosedürler uygulayın.
Gerekirse, güçlü yönlerinizi, fırsatlarınızı, hedeflerinizi ve sonuçlarınızı belirlemek için kapsamlı bir SOAR analizi yapın.
Projeye bu şekilde yaklaşmak, olumsuz durumları kasıtlı olarak dikkate alarak iyimserlik önyargısını ortadan kaldırır.
Segmentasyon efektini deneyin
Eğitimde segmentasyon etkisi, dersleri sürekli unsurlar yerine küçük parçalara ayırarak öğrenme sonuçlarını iyileştirmeyi amaçlar.
Proje yönetiminde, bu sadece büyük bir projenin daha yönetilebilir hale getirmek için daha küçük parçalara bölünmesi anlamına gelir. Bunu yaparken aşağıdakileri göz önünde bulundurun.
- İş dışı iş: Araştırma, deneyler, konuşmalar vb. dahil olmak üzere görevin her bir kısmına harcanan zamanın hesabı.
- Tutarlılık: Projeyi normal planınıza benzer şekilde bölün. Bu, tahminlerde bulunmak için eşdeğer tarihsel verilere bakmanıza yardımcı olur
- Acil durum planlaması: Bütünün tamamını değil, her bir parçanın tamamlanmasını planlamak, olası engelleri göz önünde bulundurmanıza ve aşamalı olarak çalışmanıza yardımcı olur
Üç nokta tahmin yöntemini kullanın
Planlama hatasını önlemek ve daha gerçekçi bir proje zaman çizelgesi geliştirmek için üç noktalı tahmin yöntemini kullanın. Bu yöntem, görev süresini tahmin ederken üç farklı senaryo içerir.
- İyimser tahmin: Her şeyin sorunsuz gittiği en iyi senaryo
- En olası tahmin: Deneyim ve verilere dayalı olarak bekleyebileceğiniz makul sonuçlar
- Kötümser tahmin: En kötü senaryo, önemli sorunların ortaya çıkması ve ciddi gecikmeler yaşanması
Bu üçünün ağırlıklı ortalaması, görev için en olası tahmini verir. ClickUp Zaman Tahminleri ile her görev için gereken süreye ilişkin kendi üç noktalı tahmininizi oluşturmayı deneyin.
Tekerleği yeniden icat etmeye çalışmayın
Proje yöneticileri, bir işin ne kadar süreceğini tahmin etmek için genellikle sezgilerine güvenirler. Bu da gereksiz hesaplamaların tekrar tekrar yapılmasına neden olur. İhtiyaçlarınıza özel şablonlarla bunu önleyin.
ClickUp'ın ücretsiz ve özelleştirilebilir şablonları
Proje ön planı: ClickUp'ın Planlama Belgesi Şablonu, hedefleri, amaçları ve eylem öğelerini belirleyerek proje takımının başarıya ulaşmasına yardımcı olur. Ayrıca, görevleri daha hızlı teslimat için yönetilebilir parçalara ayırmaya da yardımcı olur.
Proje planlama: ClickUp'ın Proje Planlama Şablonu, gelecekteki görevleri anında planlamak için yeni başlayanlar için uygun bir çerçevedir. Tek bir yerden plan geliştirmek, görevleri organize etmek, yüksek etkili faaliyetlere öncelik vermek ve takım üyelerini uyumlu hale getirmek için gerekli yapıyı sağlar.
Karar verme: ClickUp'ın Karar Verme Çerçevesi Doküman Şablonu, aşağıdakilerle herhangi bir kararın artılarını ve eksilerini hızlı ve doğru bir şekilde değerlendirmenize yardımcı olur:
- Her türlü olası seçeneği analiz etmek
- İlerlemek için en yüksek önceliğe sahip fikirleri belirleme
- Takımları kolektif başarı için en önemli olan şey etrafında birleştirmek
İhtiyacınız olanı bulamadınız mı? Her türlü karar için kullanabileceğiniz bir çerçeve oluşturmak için bu on ücretsiz stratejik planlama şablonuna göz atın.
Karamsar olun
Popüler inanışa göre, karamsarlar zombi kıyametinden daha kolay kurtulurlar çünkü tetikte olurlar, en kötü senaryolara göre plan yaparlar, zor kararlar alırlar ve önyargılardan uzak dururlar.
Proje yönetimi her zaman bir zombi kıyameti değildir, ancak biraz karamsarlık yardımcı olabilir.
Karamsar bir bakış açısı, tamponlar ve acil durum planları içeren daha gerçekçi değerlendirmelere yol açar. Geçmiş verilere bakmanızı ve yanlış gidebilecek her şeyi belirlemenizi sağlayarak, güçlü ve zayıf yönlerinizi daha rasyonel bir şekilde anlamanıza yardımcı olur.
Karamsardan daha iyi ne olabilir? Proje planlarını görselleştirip değerlendirmek için doğru araçlara sahip bir karamsar.
Önyargı Hariç Her Şey: ClickUp ile Planlama Yanılgısından Kaçının
Daniel Kahneman, "Hızlı ve Yavaş Düşünme" adlı kitabında şöyle diyor: "Çoğumuz dünyayı gerçekte olduğundan daha iyi, kendimizi olduğumuzdan daha iyi ve hedeflerimizi ulaşılabilir olduğundan daha ulaşılabilir olarak görüyoruz."
Ferdinand de Lesseps'in yapamadığını Amerika Birleşik Devletleri, Panama Kanalı ile başardı. Tarihsel verileri özenle kullanarak gerçekçi tahminlerde bulundular, olası her sonucu planladılar, kapsamlı bir araştırma yaptılar ve proje için tüm paydaşları aynı çizgide topladılar. Projeyi on yılda tamamladılar.
Sayısız örnekle uyarıldığı halde, planlama hatası, insanları ve takımları gelecekteki görevlerin ve projelerin zaman, maliyet ve risklerini hafife almaya yönelten yaygın bir bilişsel önyargıdır.
Bunu önlemek için tüm irade gücünüzü kullanabilirsiniz, ancak doğru sistemleri kurmak daha fazla yardımcı olabilir.
ClickUp gibi problem çözme ve risk yönetimi yazılımları, veriye dayalı, gerçekçi kararlar almak için en etkili araçlardan biridir. Proje yönetimi özellikleri, veri odaklılık, sezgisel şablonlar ve amaca yönelik tasarlanmış yapay zeka ile ClickUp, düşüncelerinizi yapılandırır ve karar verme sürecinizi netleştirir. ClickUp'ı deneyin. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.