Ed Naughton, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün Başkanı ve Kurucusu, Uluslararası Proje Yönetimi Derneği'nin (IPMA) eski Başkan Yardımcısı ve bu alanda uluslararası saygınlığa sahip bir uzmandır.
Yayınlanmış çalışmaları için PM World Library ve Uluslararası Proje Yönetimi Derneği'ni ziyaret edin.
Projelerin %35'ine kadarının paydaş memnuniyeti gibi iş hedeflerini gerçekleştiremediğini biliyor muydunuz?
Bir projenin başarısı genellikle risk yönetimine yaklaşımınıza, özellikle de proje maliyet riskini nasıl ele aldığınıza bağlıdır.
Bu nedenle, tüm başarılı projelerin sadece %62'si bütçeyi aşmamayı başarabilmektedir. Projenin planlanan bütçesini aşmak, diğer bir deyişle maliyet aşımı, en yaygın risklerden biridir.
Bunun olmasını önlemek için her projenin bir risk yönetimi planı olmalıdır. Risk analizi ve yönetimi, projenizin mümkün olan en az sürprizle sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için gereklidir.
Riskler tamamen yönetilebilecek bir şey olmasa da, projenizin başarısızlıkla sonuçlanmasını istemiyorsanız, risklerin oluşumu için uygun bir planınız olması çok önemlidir.
Proje yönetiminde maliyet riski nedir?
Maliyet riski, en yaygın proje risklerinden biridir. Kötü bütçe planlaması ve yanlış maliyet tahminlerinden kaynaklanabilir. Maliyet riski, bir projenin bütçesini aşma veya maliyetleri dengelemek için gerçeğe uygun değer sunamama riskidir. Ayrıca, iç veya dış faktörler nedeniyle daha yüksek maliyetlerle karşılaşabilirsiniz. Peki bunlar tam olarak nelerdir?
İç maliyet riskleri
İç riskler, işin içinden kaynaklanan eylemler nedeniyle ortaya çıkar. Örneğin, bir proje için gereken iş miktarını hafife almak, projenin süresinin uzamasına ve dolayısıyla maliyetinin artmasına neden olabilir. Proje ne kadar uzun sürerse, maliyeti de o kadar artar. Bu çok açık! Bu riskin sadece proje süresiyle değil, performans ve kaliteyle de ilgili olduğu anlamına gelir.
İç risklerin iyi yanı, yeterli planlama ve proje yönetimi ile önlenebilmesidir. Öte yandan, dış maliyet riskleri genellikle kontrolünüz dışındadır.
Dış maliyet riskleri
Dış maliyet riskleri, işin dışında meydana gelen riskleri içerir. Bunlar, yönetmeliklerdeki veya sektör standartlarındaki değişiklikleri ya da banka masraflarını içerebilir. Bu sorunları kontrol edemezsiniz, ancak projeniz üzerindeki etkilerini azaltabilirsiniz.
Bu risklerin en büyük sorunu, oluşum olasılıklarını tahmin edememenizdir. Dış maliyet risklerinin alt grupları arasında ekonomik, politik ve doğal riskler bulunur.
Maliyet riski yönetimi neden önemlidir?
Başarısızlığın çeşitli nedenleri vardır, ancak sorunların çoğu kötü maliyet yönetimi ile ilgilidir. Basitçe söylemek gerekirse, maliyetleri kontrol altında tutamazsanız, projeniz başarısız olur. Maliyet riski yönetimi ile gelecekteki harcamaları öngörebilirsiniz. Bütçenin görünürlüğü, sizi borçtan uzak tutacak kararlar almanızı sağladığı için çok önemlidir.
PMI'nın 2021 araştırmasına göre, projelerin %38'i planlanan bütçe aralığı içinde kalmaz ve projelerin %35'i bütçe kaybı nedeniyle başarısız olur.
Maliyet riski yönetimi, bir projenin başarısı veya başarısızlığı genellikle buna bağlı olduğundan, proje yönetiminin çok önemli bir parçasıdır.
Proje maliyet risklerini daha iyi yönetmek ve başarı şansınızı artırmak için aşağıdaki ipuçlarını kullanın.
proje maliyet risklerini yönetmek için 10 etkili ipucu
Projenizdeki tüm riskleri kontrol edemeyebilirsiniz, ancak özellikle kontrol edebileceğiniz riskler için mümkün olduğunca hazırlıklı olmalısınız. Proje maliyet risklerini yönetmeye çalışırken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta şunlardır:
1. Maliyetlerin artabileceği alanlara dikkat edin
Proje maliyetleri genellikle üç temel gruba ayrılır:
- Doğrudan maliyetler*, projenizi desteklemek için doğrudan gerekli olan maliyetlerdir. Bunlar işçilik, ekipman ve malzemeleri içerir.
- Dolaylı maliyetler, belgelerin incelenmesi, değerlendirmelerin yapılması veya bir proje için denetçilerin işe alınması gibi bir projenin idari ve operasyonel yönlerini kapsar.
- Genel giderler, projeyle doğrudan veya dolaylı olarak ilişkilendiremeyeceğiniz faaliyetlerin maliyetlerini içerir. Kira ve kamu hizmetleri, yasal giderler, eğitim ve sigorta gibi temel iş maliyetleri de genel giderlerinizin bir parçasıdır.
*Doğrudan maliyetler genellikle bu kategorilerdeki maliyet risklerinin kaynağıdır. Bu nedenle, maliyetlerin şişmesini önlemek için işçilik, ekipman ve malzeme maliyetlerine dikkat etmek çok önemlidir.
2. Proje bütçenize beklenmedik durumları dahil edin
Acil durum, gerçekleşeceğini veya gerçekleşmeyeceğini garanti edemeyeceğiniz gelecekteki bir durumdur. Örneğin, projenizin zamanında biteceğini garanti edemezsiniz, bu da işçilik ve genel gider maliyetlerini artırır.
Proje bütçenize beklenmedik durumları dahil etmek, bu etkinliklerin kârlılığınız üzerindeki etkisini en aza indirir. Ayrıca, bütçenin bir kısmını ayırmak, öngörülemeyen maliyetlerle başa çıkmanıza yardımcı olur.
Riskleri yüksek projeler için bütçenizin daha büyük bir kısmını ayırmayı düşünün.
3. Kapsamlı bir risk yönetimi planı oluşturun
Başarılı bir proje için ayrıntılı bir yol haritası gerekir. Yol haritası, projenin zaman çizelgesine ve hedeflerine genel bir bakış sağlar. Yol haritanızın bir parçası olarak, olası riskleri belirlemeniz gerekir.
Risk yönetimi planlaması, potansiyel riskleri belirlemenize, değerlendirmenize ve azaltmanıza yardımcı olur. Ayrıca risk toleransınızı tanımlamanızı gerektirir; almaya hazır olduğunuz risk düzeyine ilişkin eşikler belirleyebilirsiniz.
Risk toleransı, risklerin önceliklendirilmesini kolaylaştırır. Hangi sorunların acil olarak ele alınması gerektiğini ve hangilerinin uzun vadede daha iyi kararlar alınmasına ve maliyetlerin düşürülmesine yol açacağını belirleyebilirsiniz.
Bir risk yönetimi planı, bir müdahale planını da içermelidir. Öncelikle, işgücü bütçesini aşmak veya malzemelere öngörülenden daha fazla harcama yapmak gibi belirli etkinliklerle nasıl başa çıkacağınıza karar verin.
4. Riskleri izlemek için bir proje risk kaydı oluşturun
Risk yönetimi planınızın bir parçası olarak bir risk kaydı oluşturun. Risk kaydı, proje değerlendirmesi sırasında belirlediğiniz tüm risklerin bir listesini içerir. Sorunları hızlı bir şekilde öngörmek ve çözmek için bir plan sunar.
Her riski kaydetmek için çeşitli alanlar ekleyin. Örneğin, riski, proje üzerindeki olası etkisini ve gerçekleşmesi durumunda nasıl yanıt vereceğinizi açıklayın. Risklerin izlenmesini tek bir takım üyesinin sorumluluğuna vermek yerine, her riske bir kişi atayabilirsiniz.
Projenin her aşamasında riskleri izlemeye devam edin. Risklerin durumunu takip edin, böylece müdahale planınızı ne zaman başlatmanız gerektiğini bilirsiniz.
5. Her riskin olasılığını ve etkisini belirleyin
Risk kaydınızda her bir riskin olasılığı ve etkisi yer almalıdır. Belirli bir riskin olasılığı, projenin herhangi bir aşamasında gerçekleşme olasılığıdır.
Örneğin, tedarikçilerden veya satıcılardan gelen malzemelerin eksikliği nedeniyle gecikme riski, tedarik zinciri sorunları sırasında artabilir. İşgücü veya kaynak eksikliği ile uğraşırken de yavaşlama olasılığı daha yüksek olabilir.
Bir etkinliğin olasılığını analiz ettikten sonra, etkisini de göz önünde bulundurmanız gerekir. Etkinliğin planlarınızı nasıl bozabileceğini, diğer işleri durdurmanızı veya projenin bir aşamasını geciktirmenizi gerektirebileceğini düşünün.
Ayrıca, her etkinliğin olasılığını ve etkisini bir ila beş veya bir ila on arasında bir sayısal ölçekte derecelendirebilirsiniz. Derecelendirmeler, risklerle uğraşırken kaynaklarınızı önceliklendirmenize yardımcı olur.
Bonus: Riskleri yönetmek için RAID şablonlarını kullanın!
6. İş Dağılım Yapısını ( WBS ) özetleyin
Maliyet tahmini, belirli hedeflere ulaşmak için projenin maliyetini tahmin etme sürecidir. Maliyet tahmini, işçilik ve malzemeler dahil olmak üzere proje için gerekli her unsuru hesaba katmalıdır.
İş kırılım yapısı (WBS), daha doğru bir maliyet tahmini oluşturmanıza yardımcı olur. Projenizi daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölmenizi gerektirir.
WBS, teslimata dayalı projeler için de yaygın olarak kullanılan bir araçtır. Projeyi daha küçük iş paketlerine (WP) ayırabilirsiniz. Her WP'nin kendi maliyetleri, riskleri ve atanmış takım üyeleri olmalıdır. İş paketi, belirli bir görevdeki maliyet aşımını, projenin diğer alanlarını etkilemeye başlamadan önce tespit etmeyi kolaylaştırır.
7. Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) ile performansı ölçün
Kazanılmış değer yönetimi (EVM), her bir görev veya iş paketinin performansını ölçmenize yardımcı olur. Mevcut performansı planlanan performansa göre değerlendirmeyi içerir.
Bu teknik, projenizi yönetmenize ve kontrol etmenize yardımcı olabilir, ancak hızlı bir şekilde değişebileceğinden EVM'ye tek başına güvenemezsiniz.
Tüm risklerinizi EVM ile ölçerseniz, bir veya daha fazla riskin etkisini acil durum bütçesi ile karşılayabilirsiniz.
Kazanılan değer, tamamlanan iş miktarına göre kazandığınız bütçe miktarıdır.
Bir örnek verelim: Proje bütçesi 20.000 dolar ve zaman çizelgesi altı aydır. Üç ay sonra, işin %50'sini tamamladınız. Mevcut kazanılan değer 10.000 dolardır. Projenin bu aşamasında, bütçenin yaklaşık yarısını harcamış olmalısınız.
Gerçek maliyetler kazanılan değeri aşmaya başladığında, durup maliyet aşımının nedenini değerlendirmeniz gerekir.
8. Proje için satıcıları ve tedarikçileri karşılaştırın
Proje için doğru satıcıları ve tedarikçileri bulmak, proje maliyet risklerini azaltmaya yardımcı olabilir. Satıcılar ve tedarikçilerden kaynaklanan gecikmeler ve artan ücretler, projenizin maliyetini birçok şekilde etkileyebilir.
Satıcıları ve tedarikçileri karşılaştırırken, sadece fiyatlara dikkat etmeyin. Ortaklarınızın güvenilir ve malları veya hizmetleri zamanında teslim edebilecek durumda olduğundan da emin olmanız gerekir.
Örneğin, bir satıcı bir siparişi yerine getiremezse, görevi tamamlamak için farklı ekipman, malzeme veya yazılım kullanmanız gerekebilir. Bu değişiklikler maliyetlerinizi ve zamanlamanızı etkileyebilir.
9. Projenin kapsamını genişletmekten kaçının
Bir projenin kapsamının değiştirilmesi genellikle maliyetlerin artmasına neden olur. Müşteriler ve paydaşlar, projenin herhangi bir aşamasında değişiklikler önerebilir. Ancak, bazı değişiklikler maliyetleri veya tamamlanma süresini önemli ölçüde artırabilir.
Proje yöneticileri, ek fon olmadan uygulanması çok zor olan değişikliklerin hangileri olduğunu bilmelidir. Planlanan proje kapsamına bağlı kalmak, bütçenin ve zamanlamanın yolunda gitmesine yardımcı olur.
Proje yönetimi üçgeni hakkında bilgi edinin ve maliyet, kapsam ve sürenin bir projenin kalitesine nasıl etki ettiğini görün.
Bu bütçe teklifi şablonlarına göz atın!
10. Maliyetleri izlemek için proje yönetimi yazılımı kullanın
Beklenmedik maliyetleri aramayı asla bırakmayın. Bunun yerine, proje yönetimi yazılımı gibi mevcut en iyi araçları kullanarak ilerlemenizi sık sık izleyin.
ClickUp gibi proje yönetimi platformları, projenizin her alanını izlemek için özelleştirilebilir bir çözüm sunar. Örneğin, proje risk yönetimi konusunda kendinizi bunalmış hissediyorsanız, ClickUp'ın bütçe şablonu, proje bütçenizi izlemek ve maliyet risklerini takip etmek için kullanışlı olabilir. Ayrıca, ClickUp'ın görsel gösterge paneli ile iş akışlarını kolayca yönetebilir, hedefler belirleyebilir ve gerçek zamanlı istatistikleri görüntüleyebilirsiniz.
Bunlar, proje yönetimi yazılımının avantajlarından sadece birkaçıdır. Ayrıca zaman kazanabilir, iletişimi iyileştirebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
Proje maliyetlerinizi kontrol altında tutun
Maliyet riski yönetimi, bir sonraki projenizin başarısı için çok önemlidir. Projenin her aşamasında ilgili tüm maliyetlere çok dikkat edin.
Ekipman, malzeme ve işçilik maliyetleri dahil olmak üzere doğrudan maliyetler üzerinde en fazla kontrol sizdedir. Risk etkinliklerine daha iyi hazırlanmak ve proje maliyet riskleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak için proje yönetimi yazılımı kullanmayı düşünün.
ClickUp gibi etkili bir proje yönetimi çözümü, aşırı planlamayı önleyebilir ve maliyet artışlarıyla ilişkili diğer risk faktörlerini azaltabilir. Düzenli kalmak, bütçelerinizi yönetmek, gerçek zamanlı raporlar almak, takımınızla iletişim kurmak ve çok daha fazlasını yapmak için kullanın.