Oh hayır, misafirler için yeterli yiyecek seçeneği yok! RSVP'ye gelenlerden daha fazla misafir geldi. Şimdi etkinlik mekanında tüm katılımcılar için yeterli alan yok! Üstelik personelimiz de yetersiz. ?
Bir etkinlik planlayıcısı olarak, bu tür aksaklıklar rutininizin bir parçası olmalıdır.
Anlaşılır bir şekilde, etkinliğin planlanması ve yürütülmesi arasında her şeyi kontrol altında tutmak zorlaşabilir.
Her şeyin sürprizler olmadan sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamanın daha kolay bir yolu olduğunu söylesek ne dersiniz? Etkinlikler için bir proje yönetimi yazılımı tüm zor işleri sizin yerinize yapar. ?️
Etkinlik programlarını yönetmek, birden fazla takım ve tedarikçi ile koordinasyon sağlamak veya bütçeleri ve aradaki her şeyi yönetmek olsun.
İster işinizin bir parçası olarak bir etkinlik planlayan bir çalışan, ister bir etkinlik yöneticisi olun, bir etkinlik yönetim yazılımında nelere dikkat etmeniz gerektiğini, mevcut seçenekleri ve daha da önemlisi, gereksinimlerinize en uygun etkinlik planlama yazılımını bulmanıza yardımcı olacağız.
Etkinlik Yönetimi Yazılımı nedir?
Bir etkinlik proje yönetimi yazılımı, etkinlik organizatörlerinin tüm etkinlikleri tek bir yerden planlamasına, yürütmesine ve yönetmesine olanak tanır. Bu etkinlikler konferanslar, ticaret fuarları, partiler, spor etkinlikleri ve daha fazlasını içerebilir.
Çoğu etkinlik yönetimi yazılımının iki kategoriye ayrıldığını göreceksiniz:
- Etkinlik planlama takımları için uçtan uca proje yönetimi platformu
- Planlama kontrol listesinin tek tek öğelerini (örneğin, kayıt, etkinliği organize etme, bütçeleme ve etkinlik sonrası analizler) yöneten bir platform
Seçeceğiniz yazılım, gereksinimlerinize bağlıdır. Özellikle pandemiden sonra, teknoloji farklı etkinliklere göre özelleştirilmeye başlandı. Örneğin, bazı yazılımlar sanal etkinlikleri düzenlemek için daha iyidir, diğerleri ise fiziksel ve hibrit etkinlikler için daha geniş bir özellik aralığına sahiptir.
Örneğin, "2024'te perakendeciliğin geleceği" konulu çok günlük konferansınızda, fiziksel ve çevrimiçi olarak aynı anda birden fazla etkinlik düzenleniyor. Bu durumda, uçtan uca bir etkinlik yönetim sistemi kullanmanız daha uygun olacaktır.
Etkinlik yönetim platformunda sorunsuz etkinlik planlaması için değerlendirmeniz gereken bazı özellikler şunlardır. ?
Bir etkinlik planlama yazılımında nelere dikkat etmelisiniz?
Peki, bir etkinlik yönetim aracında nelere dikkat etmelisiniz? Seçimlerinizi basitleştirelim.
- Özellikler: Aracın etkinliklerinizi planlamak, tanıtmak ve yürütmek için ihtiyacınız olan özelliklere sahip mi? Bekleme listesi, grup kaydı ve erken kayıt biletleri ile özel etkinlik bileti ve kayıt Entegre ödeme işleme, katılımcıların web siteniz üzerinden çevrimiçi bilet satın alabilmesi için Hareket halindeki etkinlik planlayıcıları ve takımlar için mobil erişim Otomatik gider izleme, bütçenizi kontrol altında tutabilmeniz için
- Bekleme listesi, grup kaydı ve erken kayıt biletleri ile özel etkinlik biletleme ve kayıt
- Entegre ödeme işleme, katılımcıların web siteniz üzerinden çevrimiçi bilet satın alabilmesini sağlar
- Hareket halindeki etkinlik planlayıcıları ve takımlar için mobil erişim
- Bütçenizi kontrol altında tutabilmeniz için otomatik gider izleme
- İtibar: Etkinlik planlayıcı arkadaşlarınıza kullandıkları araçları sorun ve Google, uygulama mağazası ve üçüncü taraf sitelerdeki yorumları kontrol edin.
- Güvenlik: Katılımcı verilerinin gizliliğini korumak çok önemlidir. GDPR gibi ülkenizin düzenlemelerine uygun araçlar arayın.
- Sağlamlık: Etkinlik organizatörleri için yönetim yazılımı yoğun kullanımda bile kararlı mı?
- Özelleştirilebilir özellikler: Her etkinlik benzersizdir, bu nedenle etkinlik planlama aracınızın ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olun. Örneğin, araç yaklaşan son tarihler için takvim görünümü veya yaklaşan görevleri görmek için farklı görünümler sunuyor mu?
- Destek ve güncellemeler: Proje yönetimi aracınız güvenilir müşteri desteği sunmalı ve düzenli olarak güncellenmelidir.
- İşbirliği: Araç, etkinlik için kullanabileceğiniz diğer sistemlerle entegre olabilmelidir. Örneğin, satıcı başka bir araçta bütçeyi güncellerse, bu değişiklikler sizin aracınızda da yansıtılmalıdır. Ya da konuşmacı Google Dokümanlar'da notları güncellerse, değişikliklerin her zaman senkronize olması için Google Apps entegrasyonu olmalıdır.
- Şablonlar: Etkinlik planlama yazılımı, her şeyi sıfırdan oluşturmak yerine, çeşitli etkinlikler için şablonlar ile başlangıç noktaları sağlıyor mu?
- Bekleme listesi, grup kaydı ve erken kayıt biletleri ile özel etkinlik biletleme ve kayıt
- Entegre ödeme işleme, katılımcıların web siteniz üzerinden çevrimiçi bilet satın alabilmesi için
- Hareket halindeki etkinlik planlayıcıları ve takımlar için mobil erişim
- Otomatik gider izleme ile bütçenizi kontrol altında tutun
kullanabileceğiniz En İyi 10 Etkinlik Yönetimi Yazılımı
1. ClickUp
ClickUp'ın ücretsiz proje yönetimi aracı, her boyuttaki etkinliğe hitap eder ve fikir aşamasından uygulama gününe kadar tüm etkinlik planlamanızı yönetmenizi sağlar.
ClickUp platformu etkinlik türünden bağımsızdır, yani platformun gücünü her boyuttaki etkinlik için özelleştirebilirsiniz. Sevdiğiniz kişi için sürpriz bir akşam yemeği ya da binlerce kişinin katılacağı bir düğün olsun, platform tercihlerinize göre ölçeklenebilir.
ClickUp'ın etkinlik stratejik plan şablonuyla her etkinlik aşaması için ayrıntılı planlar oluşturabilir, anahtar ayrıntıları tek bir yerde düzenleyebilir ve başarılı bir etkinlik için hedefleri izleyebilirsiniz.
ClickUp'ın en iyi özellikleri
- Özel durumlar (açık, devam ediyor ve tamamlandı gibi) ekleyin, öznitelikler (bütçe, kalan bütçe, harcanan bütçe ve ödeme durumu) kategorize edin ve ekleyin ve tüm bilgileri tek bir yerde görselleştirin
- İster bir iş etkinliği, ister bir iş konferansı veya düğün organize ediyor olun, koltuk grafik şablonları, herkesin oturacağı yeri planlayıp tasarlayarak aşırı kalabalığı önlemenizi sağlar
- Büyük bir konferans düzenliyorsanız, planlama otel ve araba kiralama, uçuş ve seyahat programlarının planlanması, ulaşım ve konaklama gibi işlemleri içerir ve tüm bunların bütçenize uygun olmasını sağlamalısınız. Seyahat programı şablonları, etkinliğinizin ayrıntılarını belgeler ve her tür etkinlik için kullanılabilecek kullanıma hazır şablonlardır
- Etkinlik planlayıcıları için yapay zeka destekli asistanlardan biri olan ClickUp AI, etkinlik planlarının yazılması, içerik oluşturulması ve kurumsal etkinlik fikirlerinin beyin fırtınası yapılması dahil olmak üzere etkinlik planlama sürecinin en zorlu kısımlarını bile halleder
- 100'den fazla otomasyon, etkinlik planlama iş akışlarınızı kolaylaştırır ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirir, böylece planlama sürecinin kritik yönlerine odaklanabilirsiniz
- ClickUp hedefleri ile izlenebilir hedefler oluşturun, bunları izleyin, hedefleri ölçün ve ilerleme izlemeyi otomatikleştirin
ClickUp sınırlamaları
- İlk öğrenme aşaması
- ClickUp AI yalnızca ücretli kullanıcılar için mevcuttur
ClickUp fiyatlandırması
- Sonsuza Kadar Ücretsiz
- Sınırsız: Kullanıcı başına aylık 7 ABD doları
- İş: Kullanıcı başına aylık 12 ABD doları
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
ClickUp Brain: Tüm ücretli planlarda 7 $/Çalışma Alanı üyesi/ay karşılığında kullanılabilir
ClickUp puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (8900+ yorum)
- Capterra: 4,7/5 (3800+ yorum)
Bonus: Etkinlikler için CRM Yazılımı!
2. Asana
İster büyük bir kuruluşta ister küçük bir etkinlik planlama takımında olun, Asana'nın proje yönetimi aracı, etkinliğinizle ilgili her ayrıntıyı tek bir yerden takip etmenizi sağlar. ?️
Asana, kullanıcıların etkinlik fikirleri üzerinde beyin fırtınası yapmasına, etkinlik koordinatörleri, program koordinatörleri, pazarlama koordinatörleri ve satış ekibi gibi paydaşlara görevler atamasına, proje yönetimi şablonlarını özelleştirmesine ve etkinliklerin dönüm noktalarını izlemesine olanak tanır.
Asana'nın en iyi özellikleri
- Satıcılarla toplantılar için işlerinizi Kanban panolarına düzenleyin, görevleri dikey bir yapılacaklar listesi biçiminde görüntüleyin ve zaman çizelgelerini Gantt grafik biçimlerinde görüntüleyin
- Farklı gruplar, Asana Çalışma Alanlarını kullanarak projeler ve görevler üzerinde birlikte çalışabilir
- Etkinlik ş akışıyla ilgili aşamayı, önceliği ve maliyeti belirtmek için özel alanlar ekleyin
Asana sınırlamaları
- Hiyerarşik görevleri, projeleri ve bunların bağımlılıklarını birbirine bağlamak için bir çaba
- Asana, gömülü elektronik tablolara sahip değildir, bu da bunların Asana'dan doğrudan görüntülenemeyeceği veya değiştirilemeyeceği anlamına gelir
Asana fiyatlandırması
- Temel: Sonsuza kadar ücretsiz
- Premium: Kullanıcı başına aylık 10,99 $
- İş: Kullanıcı başına aylık 24,99 $
Asana puanları ve yorumları
- G2: 4,3/5 (9400+ yorum)
- Capterra: 4,5/5 (12.100+ yorum)
3. Monday. com
Etkinlik planlayıcıları, Monday'i büyük ölçekli konferanslar, çevrimiçi ve hibrit etkinliklerin yanı sıra çocuk partileri ve gizli etkinlikler gibi diğer etkinlik türlerini planlamak için kullanır.
Yazılım, etkinlik kaydı, takımlar arası işbirliği, etkinlik pazarlamasının yönetimi ve etkinlik ilerledikçe gerçek zamanlı izleme için merkezi iş akışlarına odaklanır. ?
Monday.com'un en iyi özellikleri:
- Proje zaman çizelgesi şablonları, etkinlik takımlarının bir etkinlik için kullanılabilir kaynakların sayısı gibi göreve özgü ayrıntıları ve her görev için tahmini zaman çizelgelerini eklemelerine olanak tanır
- Zaman çizelgeleri, iş yükü ve ilerleme durumu hakkında içgörüler elde etmek için etkinlik verilerini toplayın ve bunları gösterge panellerinde görüntüleyin
- Üst düzey panolar, tüm etkinlikleri merkezi bir platformda gösterir ve bu etkinlikler etkinlik kategorileri gibi gruplara ayrılabilir
Monday.com sınırlamaları
- Gösterge panelleri ücretsiz kullanıcılar için mevcut değildir
- Takvim entegrasyonu, tahminleri etkinleştirmek için daha iyi olabilir
Monday. com fiyatlandırma
- Ücretsiz: Sonsuza Kadar Ücretsiz
- Temel: Aylık koltuk başına 8 $
- Standart: Aylık koltuk başına 10 ABD doları
- Pro: Aylık koltuk başına 19 $
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
Monday. com puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (8600+ yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4200+ yorum)
4. Trello
Trello, etkinlikler için diğer proje yönetimi yazılımlarından daha basit bir araçtır.
Başlangıçta bir takım işbirliği aracı olan Trello, birçok takım tarafından etkinlik planlama görevleri ve etkinlik proje yönetimi için kullanılıyor.
Örneğin, bir çocuk doğum günü partisi planlıyorsanız, Trello panoları iş akışlarını yönetmenize, fikirleri paylaşmanıza, son tarihleri belirlemenize, projeleri atamanıza ve ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur. Bu, eğlenceli bir deneyim haline getirir.
Trello'nun en iyi özellikleri
- Trello çalışma alanında, diğer takımlar ve dış tedarikçilerle işbirliği yapmak için ek dosya, belge, resim ve diğer verileri ekleyebileceğiniz görev kartları bulunur
- İş akışları için kod gerektirmeyen otomasyon, teknik bilgisi olmayan kişiler için bile kullanımı kolaylaştırır
- Trello'nun Butler özelliği, son tarihleri yönetmek gibi etkinlik yönetimi görevlerini otomatikleştirmek için komutlar oluşturmanıza olanak tanır
Trello sınırlamaları
- Trello gerçek zamanlı sohbet özelliği sunmaz
- Gömülü e-posta, yorum atama ve 7/24 destek gibi özelliklerin bulunmaması nedeniyle, büyük ölçekli etkinlikler için uygun değildir
Trello fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Standart: Kullanıcı başına aylık 5 ABD doları
- Premium: Kullanıcı başına aylık 10 ABD doları
- Enterprise: Kullanıcı başına aylık 17,50 $
Trello puanları ve yorumları
- G2: 4,4/5 (13390+ yorum)
- Capterra: 4,6/5 (22800+ yorum)
5. Basecamp
Birkaç gün sürecek zirvelerin yer aldığı sanal bir konferans planladığınızı varsayalım. Katılımcıların katılım oranları, kayıt sayıları ve katılım oranları gibi verileri toplamak için Basecamp gibi bir proje yönetimi aracına sahip olmanızda fayda var.
Basecamp'ın görev yönetim yazılımı, etkinlik planlayıcıları, etkinlik pazarlamacıları, üst düzey yöneticiler ve satıcılar gibi birden fazla takımın işbirliği yapmasına olanak tanır.
Basecamp'ın Gantt grafiği entegrasyonu, onu harika bir etkinlik planlama yazılımı haline getirir. Kullanıcılar, yapılacak işlerini buraya sürükleyip bırakabilir ve yöneticiler, her takım üyesinin üzerinde çalıştığı işleri görüntüleyebilir.
Bu aşamada, etkinlik yaklaştıkça daha fazla personele ihtiyacınız olup olmadığını değerlendirebilirsiniz.
Basecamp'ın en iyi özellikleri
- Tüm projeler, görevler ve programlar için tek sayfalık gösterge paneli
- Farklı takımlarla iletişim için yerleşik gerçek zamanlı grup sohbeti
- Belgeleri ve dosyaları saklamak için düzenli Çalışma Alanı
Basecamp sınırlamaları
- Öğrenci değilseniz ücretsiz plan yoktur
- Basecamp'ta uygulama içi video kaydetme özelliği yoktur
Basecamp fiyatlandırması
- Kişisel: Aylık 15 $
- İş: Aylık 299 $
Basecamp puanları ve yorumları
- G2: 4. 1/5 (5200+ yorum)
- Capterra: 4,6/5 (14200+ yorum)
6. Wrike
Daha küçük ölçekli web seminerleri gibi çevrimiçi etkinlikler düzenlemeyi planlıyorsanız, Wrike'ın proje yönetimi yazılımını öneririz.
Son teslim tarihlerini yönetmek, paylaşılan takvimleri düzenlemek, görsel panolarda ilerlemeyi izlemek ve bütçeyi takip etmek için etkinlik planlama şablonları vardır.
Wrike'ın en iyi özellikleri
- Önceden oluşturulmuş şablonlar, tekrarlanan etkinliklerin planlamasını kolaylaştırır
- Özel gösterge panelleri, etkileşimli Gantt grafikleri ve dinamik takvim görünümleri ile Kanban panoları
- İlerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemek için özelleştirilmiş iş akışları
Wrike sınırlamaları
- İlk kez kullananlar için öğrenme eğrisi
- Gantt grafik görünümü yalnızca ücretli kullanıcılar tarafından kullanılabilir
Wrike fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Takım: Kullanıcı başına aylık 9,80
- İş: Kullanıcı başına aylık 24,80 $
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
- Pinnacle: Özel fiyatlandırma
Wrike puanları ve yorumları
- G2: 4,2/5 (3400+ yorum)
- Capterra: 4,3/5 (2400+ yorum)
7. Notion
Partneriniz için sürpriz bir doğum günü partisi düzenlemek istiyorsanız, Notion'un proje yönetimi platformu düzenli kalmanıza yardımcı olabilir. Yerleşik şablonlarla proje taslakları oluşturabilir, notlar kaydedebilir ve maliyetleri ve etkinlikleri tek bir merkezde toplayabilirsiniz.
Notion'un en iyi özellikleri
- Notion AI, fikir üretmek ve etkinlik içeriği oluşturmak için yaratıcı bir yazma ortağıdır
- Planlama sürecinizi düzenlemek için özelleştirilebilir şablonlar
Notion sınırlamaları
- Bazı kullanıcılar, yerleşik bir raporlama aracının eksik olduğunu söylüyor
Notion fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Artı: Kullanıcı başına aylık 8 $
- İş: Kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
Notion puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (4800+ yorum)
- Capterra: 4,7/5 (1800+ yorum)
8. Cvent
Bir ticaret fuarı düzenliyorsanız, Cvent'in etkinlik teknolojisi, katılımcılarınız için unutulmaz bir deneyim yaratmanızı sağlar.
Etkinlik yönetim platformu, etkinlik öncesi idari görevleri azaltarak potansiyel müşterileri yakalamanızı, niteliklerini belirlemenizi ve takip etmenizi sağlar.
Cvent'in en iyi özellikleri
- Mekan yönetimi ile etkinlik mekanı bulma sürecini basitleştirin
- Katılımcı yönetimi, katılımcıların görevlerini ve iletişimlerini kolaylaştırarak koordinasyonun daha sorunsuz olmasını sağlar
- Web semineri platformu, sanal etkinlikler için ilgi çekici web seminerleri oluşturmanıza olanak tanır
Cvent sınırlamaları
- Bu platform, listedeki diğer araçlara kıyasla pahalıdır
- Özellikler, teknolojiye aşina olmayan ve ilk kez kullanan kullanıcılar için biraz karmaşık olabilir
Cvent fiyatlandırması
- Özel fiyatlandırma
Cvent puanları ve yorumları
- G2: 4,3/5 (1700+ yorum)
- Capterra: 4,4/5 (900'den fazla yorum)
9. Whova
Biletleme, katılımcı iletişimi ve lojistik işlemlerini yönetmek için farklı yazılımlar kullanmak yerine, Whova etkinlik planlama yazılımı etkinlik organizatörleri için uçtan uca bir çözüm sunar.
Whova'nın birleşik hibrit etkinlik platformu ve mekan yönetim yazılımı, kariyer fuarları, sergiler ve ticaret fuarları gibi etkinlikler için dijital stantlara sahiptir.
Whova'nın en iyi özellikleri
- Şirketinizin markasını taşıyan mobil cihazlara uygun etkinlik broşürleri oluşturun
- Hedefli duyurularla push bildirimleri gönderin
- Aynı platformdan katılımcı ve etkinlik biletlerini yönetin
Whova sınırlamaları
- Üçüncü taraf platformlarla sınırlı entegrasyonlar
Whova fiyatlandırması
- Özel fiyatlandırma
Whova puanları ve yorumları
- G2: 4,8/5 (1200+ yorum)
- Capterra: 4,8/5 (1700+ yorum)
10. Scoro
Scoro'nun etkinlik yönetimi araçlarıyla proje bütçeleri oluşturun, faturalandırılamayan ve faturalandırılabilir işleri tahsis edin, toplantıları, görevleri ve faturaları yönetin.
Scoro'nun Planlayıcı özelliği, bireysel iş yükleri, mevcut zaman dilimleri, olası fazla rezervasyonlar ve son tarihler hakkında genel bir bakış sunar.
Her proje veya müşteri için faturalandırılabilir ve fiili çalışma saatlerini takip edin ve bunları birden fazla para biriminde özel oranlarla faturalara aktarın. Ayrıca, ödenmemiş bakiyeler için otomatik olarak geç fatura hatırlatıcıları gönderebilir ve ödeme yönetimini kolaylaştırabilirsiniz.
Scoro'nun en iyi özellikleri
- Etkinliğin performansını analiz etmek ve ölçmek için kapsamlı raporlama yetenekleri
- Önceden oluşturulmuş şablonlarla teklifler oluşturun ve teslimat maliyetlerini tahmin edin
- Kaynak planlama, görevlerin etkinlik planlayıcılarının kapasitesine göre atanmasını sağlar
Scoro sınırlamaları
- Ücretsiz plan yok
- Bazı kullanıcılar müşteri desteğinin yeterince duyarlı olmadığını bildirmiştir
Scoro fiyatlandırması
- Temel: Kullanıcı başına aylık 26 $
- Standart: Kullanıcı başına aylık 37 ABD doları
- Pro: Kullanıcı başına aylık 63 dolar
- Ultimate: Özel fiyatlandırma
Scoro puanları ve yorumları
- G2: 4,5/5 (380+ yorum)
- Capterra: 3,7/5 (1700+ yorum)
Karmaşık ve Özelleştirilebilir Etkinlik Yazılımıyla Planlamaya Başlayın
Etkinlik proje yönetimi aracıyla, etkinliklerinizin katılımcılar için unutulmaz olacağından ve her şeyin planlandığı gibi gideceğinden emin olabilirsiniz. ?
Etkinlik planlama şablonları, ClickUp AI, entegrasyonlar, hedefler ve proje görev yönetimi gibi temel özellikler, katılımcılarınızın uzun süre hatırlayacağı başarılı etkinlikler düzenlemenizi sağlar. ?
Bir sonraki etkinliğinizi organize etmek üzereyseniz, ClickUp'ı ücretsiz deneyin.