10 modelos gratuitos de priorização para organizar as tarefas de sua equipe
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10 modelos gratuitos de priorização para organizar as tarefas de sua equipe

Imagine um cruzamento movimentado na hora do rush. Centenas de carros estão alinhados e todos os motoristas estão com pressa para chegar ao trabalho a tempo. Sem as regulamentações de trânsito adequadas, o caos seria total. 🚨

A priorização lida com questões semelhantes, mas agora estamos falando de prazos iminentes e clientes exigentes em vez de engarrafamentos. Ela fornece diretrizes para uma organização eficiente ao lidar simultaneamente com muitas tarefas com diferentes níveis de urgência.

Para dominar seu jogo de priorização, você deve encontrar uma ferramenta adequada para o trabalho. Confira a lista de nossos modelos favoritos de prioridades do ClickUp e escolha seu companheiro! Exploraremos o que cada um deles traz para a mesa e como você pode usá-los para aumentar a produtividade .

O que é um modelo de matriz de priorização?

Os modelos de prioridades são frameworks pré-construídos para ajudá-lo a organizar as atribuições com base em seus níveis de urgência e impacto nos negócios.

Com todas as suas tarefas classificadas, você e sua equipe podem trabalhar mais rápido e com confiança. Você sabe exatamente o que, quando e por que precisa ser feito, de modo que seus esforços sejam intencionais e alinhados com os objetivos da empresa e da equipe.

O uso de um modelo de priorização de projetos tem muitos benefícios, inclusive:

  • Aumento do foco, da eficiência e da produtividade
  • Melhoria na tomada de decisões estratégicas
  • Alocação eficaz de recursos
  • Redução do estresse e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional
  • Cumprimento de prazos e realização de metas em tempo hábil

Assim como as técnicas de priorização, os modelos de prioridades são apresentados de várias formas, com diferentes critérios de avaliação de tarefas, e podem ser usados em vários ambientes por pessoas em cargos organizacionais específicos.

O que faz um bom modelo de prioridades?

Em geral, um modelo de prioridades eficaz deve preencher os seguintes requisitos:

  • Visualização: Tem uma estrutura clara e um design atraente com cores e elementos atraentes para ajudar a dar vida aos seus planos
  • Acessibilidade: Permite que você o acesse e edite de qualquer dispositivo, possibilitando o planejamento em qualquer lugar
  • Intuitividade: Apresenta uma interface limpa e é simples de usar para todos os membros da equipe, novos ou experientes
  • Flexibilidade: Acomoda diferentes tipos de projetos e equipes e permite que você aumente a escala à medida que a empresa cresce
  • Integração: Oferece suporte à integração com suas ferramentas favoritas de gerenciamento de projetos, o que permite otimizar o fluxo de trabalho
  • Colaboração: Permite que todos da sua equipe participem da priorização, oferecendo recursos avançados de compartilhamento, controle de usuários e comunicação

10 modelos gratuitos de priorização de projetos para usar em 2024

Um som priorização de tarefas pode preparar o terreno para o trabalho futuro para que vários projetos sejam executados sem problemas. Ao fazer um esforço extra com antecedência, você pode economizar tempo durante os estágios de produção mais exigentes, evitando falhas de comunicação, atrasos, erros e outros contratempos que minam a confiança do cliente. ⏰

Não tem certeza de como e por onde começar? Use uma destas 10 dicas Modelos do ClickUp e otimize seu priorização do trabalho processar em pouco tempo. Eles são de uso gratuito, portanto, você pode explorar diferentes opções sem compromisso!

1. Modelo de matriz de priorização de projetos ClickUp

Modelo de Matriz de Priorização de Projetos ClickUp

O modelo Modelo de matriz de priorização do ClickUp é uma excelente maneira de visualizar a complexa hierarquia das próximas tarefas.

Trata-se de uma matriz 3×3 com dois eixos que representam as variáveis de impacto e esforço. Uma tarefa pode ter uma pontuação baixa, média ou alta nessas variáveis. As células são estrategicamente codificadas por cores para ajudá-lo a avaliar a prioridade geral das tarefas em um piscar de olhos:

  1. Red: Fazer agora
  2. **Laranja: Fazer a seguir
  3. **Verde: Fazer por último

Para adicionar conteúdo a um quadro branco do ClickUp, crie uma nova nota adesiva em algum lugar do quadro e descreva brevemente a tarefa. Depois de avaliar o impacto e os níveis de esforço, arraste e solte a nota na célula que melhor representa seu status de prioridade. Você pode usar o posicionamento exato da nota dentro da célula para introduzir uma camada adicional de classificação.

Por estar na visualização Whiteboard, o modelo permite liberdade e criatividade. Você pode adicionar imagens e vídeos, vincular tarefas e documentos e rabiscar para expressar ideias à sua equipe com um toque divertido. 💥 Baixe este modelo

2. Modelo de matriz de priorização simples do ClickUp

Modelo de matriz de prioridade simples do ClickUp

Classifique a urgência e a importância dos projetos de maior prioridade em um quadro branco do ClickUp

Se você preferir manter a matriz de prioridades Eisenhower, o modelo Modelo simples de matriz de prioridades do ClickUp pode ser a ferramenta para priorizar projetos.

O modelo tem uma estrutura 2×2 e inclui as variáveis Urgência e Importância. Como a adição anterior à nossa lista, você pode usar a estrutura adicionando notas adesivas às suas quatro células.

Dependendo de suas posições, as tarefas podem ser classificadas como:

  1. Alta importância, alta urgência: Fazer primeiro
  2. Baixa importância, alta urgência: Do Next
  3. Alta importância, baixa urgência: Do Later
  4. Baixa importância, baixa urgência: **Fazer por último

Você sabia que pode usar o ClickUp para lidar com quase todas as suas operações de bastidores, não apenas a priorização?

Transforme as notas adesivas em tarefas com um clique e gerencie todas elas no modo de exibição Lista. Você pode avaliar a capacidade dos funcionários, atribuir tarefas e acompanhar o progresso ou adicionar subtarefas, listas de verificação, anexos e qualquer outra coisa que ajude na conclusão da tarefa. Faça o download deste modelo

3. Modelo de matriz de prioridade de ação do ClickUp

Modelo de matriz de prioridade de ação do ClickUp

Outra matriz 2×2, a Modelo de matriz de prioridade de ação do ClickUp permite que os gerentes de projeto avaliem as tarefas com base no esforço necessário e no impacto potencial.

Antes de decidir sobre a prioridade, liste todas as tarefas no retângulo cinza no lado direito do modelo usando notas adesivas. Sinta-se à vontade para alterar suas cores para introduzir informações adicionais. Por exemplo, a cor pode indicar o responsável, o departamento ou outro fator de avaliação.

Você pode organizar as tarefas em quatro células diferentes, que têm nomes inteligentes:

  1. Grandes projetos: Alto impacto + alto esforço
  2. **Vitórias rápidas: Alto impacto + baixo esforço
  3. Fill-ins: Baixo impacto + alto esforço
  4. Tarefas inúteis: Baixo impacto + baixo esforço

Como em outros modelos de quadro branco do ClickUp, você pode personalizar quase todos os elementos com perfeição. Sinta-se à vontade para ir até onde sua imaginação o levar com imagens, vídeos, rabiscos e diagramas. 🎨 Faça o download deste modelo

4. Modelo de quadro branco da matriz de prioridades 2X2 do ClickUp

Modelo de quadro branco da matriz de prioridades 2X2 do ClickUp

Como o próprio nome sugere, a Modelo de quadro branco de matriz de prioridades ClickUp 2X2 é uma matriz 2×2 padrão na qual você pode arrastar e soltar tarefas.

Apesar da sensação familiar, o modelo tem uma abordagem exclusiva em comparação com as recomendações anteriores da nossa lista. Além da Importância, ele inclui a Prioridade como uma das variáveis. Esse tipo de estrutura é útil quando a prioridade da tarefa já foi determinada, mas não está alinhada com sua importância geral.

Embora uma tarefa possa ser rotulada como de alta prioridade, isso não significa que ela deva ser sua principal preocupação. Use este modelo para descobrir onde você deve alocar seu tempo, considerando o contexto mais amplo. Faça o download deste modelo

5. Modelo de quadro branco de priorização do ClickUp

Modelo de quadro branco de priorização do ClickUp

O modelo Modelo de quadro branco de priorização da ClickUp oferece uma forma colorida e inovadora de gerenciar tarefas, ideias e propostas em sua organização. 🌈

Embora semelhante a uma matriz com seus dois eixos, o modelo se afasta das categorias rígidas e introduz um sistema de camadas mais flexível. Dependendo de onde você as posiciona no diagrama, as tarefas podem ter os seguintes status:

  1. Must Be Done/Feasible: Altamente atingível e altamente significativa
  2. Ótimo para ter/precisa de revisão: Altamente atingível ou altamente significativo
  3. Não vai funcionar/Impossível: Dificilmente significativo ou dificilmente alcançável

Comece listando todas as suas tarefas como notas adesivas na seção Pool de ideias à direita. Esse modelo de priorização permite que você envolver os funcionários de forma multifuncional, atribuindo uma cor de nota a cada departamento. Depois de criar a lista, avalie a importância e a capacidade de realização das tarefas e coloque-as em suas respectivas posições.

Lembre-se de atualizar a legenda à esquerda para ajudar outras pessoas a navegar pelo diagrama com mais facilidade ! 🧭 Faça o download deste modelo

6. Modelo de plano de ação diário do ClickUp

Modelo de plano de ação diário do ClickUp

Estamos nos afastando do simples priorização de projetos para uma estrutura de modelo de matriz mais abrangente e interativa. A Modelo de plano de ação diário do ClickUp fornece todas as ferramentas de que você precisa para aumentar a produtividade e atinja com eficiência as metas diárias da sua equipe. 📅

Com este modelo, você pode:

  • Centralizar todos os dados para torná-los facilmente acessíveis a todos
  • Organizar tarefas e acompanhar seu progresso
  • Programar e atribuir tarefas e obter uma visão holística da linha do tempo do projeto

A primeira coisa que você deve fazer é definir a meta de alto nível. Você pode fazer isso na pequena tabela na parte superior da visualização de lista do modelo. Em seguida, defina as tarefas e subtarefas de cada departamento. Use as colunas do lado direito para definir o prazo, indicar a complexidade da tarefa ou introduzir um campo personalizado com outras informações relevantes.

Se você é fã de quadros Kanban, talvez ache mais conveniente organizar as tarefas no modo de exibição Quadro. Seja qual for o layout, fique à vontade para personalizar o agrupamento, os filtros e outros elementos para adaptar o modelo às necessidades da sua equipe.

Graças à visualização Timeline, você pode efetivamente gerenciar o tempo . Ao definir as dependências das tarefas, você garante que elas sempre sigam a ordem mais lógica e eficiente, mesmo no caso de reprogramações frequentes. Faça o download deste modelo

7. Modelo de plano de ação SMART do ClickUp

Modelo de plano de ação do ClickUp SMART

O modelo Modelo de plano de ação SMART da ClickUp lhe dá uma oportunidade de analisar suas metas em profundidade. Você pode especificar os meios para atingi-las e medir o sucesso. 📐

Como você provavelmente já trabalhou no Word, no Google Docs ou em um programa semelhante, esse modelo deve lhe soar bem! 🔔

Escreva suas ideias nas caixas de texto designadas, exclua os banners e pronto.

Comece por definir seu objetivo final. Na seção seguinte, aborde os aspectos específicos do seu plano de ação, seguindo o princípio SMART:

  1. Específico: O que você precisa fazer para atingir a meta? Quem são os outros indivíduos responsáveis e quais são suas funções?
  2. Mensurável: Quais métricas você usará para acompanhar o progresso e determinar o sucesso de seus esforços? Há algum marco que você precisa atingir?
  3. Alcançável: Como você planeja atingir a meta? De quais ferramentas você precisa? Quais habilidades ou conhecimentos você precisa aprimorar?
  4. Relevante: Por que essa meta é importante? Como ela se encaixa no quadro geral e nos objetivos da empresa?
  5. Com prazo determinado: Há algum prazo pré-estabelecido que você precisa cumprir? Se não, quanto tempo você acha que precisa para atingir sua meta?

Na tabela Follow-Through (Acompanhamento) no final, relate seu progresso após os intervalos de tempo predefinidos. Descreva as principais realizações, deficiências e áreas que precisam de apoio adicional. Faça o download deste modelo

8. Modelo de Backlogs e Sprints do ClickUp

Modelo de Backlogs e Sprints do ClickUp

Líderes de equipes de desenvolvimento de software, prestem atenção - este modelo é para vocês! O modelo Modelo de Backlogs e Sprints do ClickUp é um modelo compreensivo ferramenta de produtividade Baseada nas metodologias Scrum e Agile.

Ela ocupa um espaço ClickUp inteiro e oferece várias visualizações e recursos, permitindo que você gerencie todo o processo em um único aplicativo. Pode ser um desafio para iniciantes, mas o documento instrutivo incluído deve fornecer orientação suficiente.

O modelo vem com várias exibições, incluindo:

  • Lista épica para uma visão geral de todas as histórias de usuários
  • Lista de priorização do backlog para ajudá-lo a organizar as histórias de usuários e os bugs
  • Lista de Sprint e Quadro de Reunião Diária para planejamento de longo prazo
  • Novo Epic Request Form para coletar feedback do usuário
  • Visualizações de calendário, linha do tempo e carga de trabalho para agendamento
  • Documentos de retrospectiva para resumir e obter informações das equipes

Quando se trata de gerenciamento de prioridades na lista de priorização do backlog, há várias colunas personalizadas para ajudá-lo a avaliar as tarefas. Você pode atribuir pontos de Sprint, usar o método de classificação MoSCoW, indicar uma tag de prioridade ou introduzir seus próprios critérios de projeto. Faça o download deste modelo

9. Modelo ClickUp Start-Stop-Continue (Iniciar-Parar-Continuar)

Modelo ClickUp Start-Stop-Continue

Modelo ClickUp Start-Stop-Continue (Iniciar-Parar-Continuar)

Melhore os resultados com o modelo ClickUp Start-Stop-Continue e reflita sobre quais atividades devem ser iniciadas, encerradas ou continuadas para obter os melhores resultados

De tempos em tempos, você deve reavaliar seus fluxos de trabalho para identificar áreas de melhoria. Afinal de contas, a ordem de tarefa não importa muito se seus processos estiverem desatualizados e ineficazes em sua essência.

Os Modelo ClickUp Start-Stop-Continue (Iniciar-Parar-Continuar) fornece uma estrutura para otimizar processos em sua equipe ou organização. É outro modelo de quadro branco, portanto, as opções de personalização são altas.

Primeiro, estabeleça o objetivo principal, ou seja, o que você deseja alcançar. Por exemplo, isso poderia ser melhorar o atendimento ao cliente ou simplificar o processo de integração.

Crie uma lista de tarefas envolvidas no referido processo usando notas adesivas. Por meio de discussão com seus colegas de equipe ou partes interessadas, decida a qual categoria cada tarefa pertence:

  1. Início: Tarefas que você não está fazendo, mas que deveria fazer
  2. Stop: Tarefas ineficazes que consomem muito tempo, mas trazem pouco valor comercial
  3. Continuar: Tarefas que provaram ser impactantes e devem permanecer no processo

Arraste e solte as notas que simbolizam as tarefas em suas posições apropriadas. Você pode transformar os planos em ação criando tarefas na visualização de lista, desbloqueando muitas outras funcionalidades. Certifique-se de avaliar e atualizar o processo novamente após um determinado período para garantir sua relevância. Faça o download deste modelo

10. Modelo de tarefas simples do ClickUp

Modelo de tarefas simples do ClickUp

Em alguns casos, a solução mais simples é a mais eficaz. A solução Modelo simples de tarefas do ClickUp é um exemplo perfeito disso. Ele oferece uma maneira direta de gerenciar tarefas sem complexidades ou distrações desnecessárias.

Use a visualização de lista como sua lista de tarefas principal. Por padrão, as colunas mostram o responsável, a data de vencimento, a etiqueta de prioridade, os comentários e muito mais. A coluna de status apresenta um menu suspenso com categorias personalizáveis.

Você também pode personalizar as colunas, escolhendo entre 20 opções de campo, incluindo:

  • Texto
  • Data
  • Barra de progresso
  • Caixa de seleção
  • Classificação
  • Fórmula

Expanda as informações adicionando subtarefas, listas de verificação e anexos. Sinta-se à vontade para explorar outras exibições, como Board e Gantt, e brincar com os filtros para encontrar a variante de exibição ideal. Faça o download deste modelo

Modelos das principais prioridades: Uma visão geral

Não tem certeza de qual modelo tentar? Confira a tabela a seguir para obter um resumo de todas as opções:

Aumente sua produtividade com modelos de prioridades

Um sistema de priorização sólido aumenta o desempenho da sua equipe, levando a um resultado mais rápido e de melhor qualidade. Ele também estabelece a base para o trabalho futuro, permitindo um planejamento eficiente de médio e longo prazo. Tarefa por tarefa, projeto por projeto, sua equipe pode se tornar uma das de melhor desempenho da empresa.

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