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Imagine que você acabou de receber uma ligação de um cliente em potencial que demonstrou interesse nos seus serviços. Mais tarde, você lê um e-mail de outro cliente que tinha dúvidas e queria mais informações.
Uma semana se passa e você tem dificuldade para lembrar os detalhes daquela conversa. E você fica rolando a tela da sua caixa de entrada sem parar, procurando aquele e-mail. Que frustração! ?
E se você tivesse uma maneira simples e organizada de documentar todos os pontos de contato de comunicação externa? É aí que os modelos de registro de chamadas se tornam úteis. Eles ajudam você a manter um registro claro e abrangente de suas chamadas telefônicas, e-mails e outras interações.
Neste artigo, compartilharemos 10 modelos gratuitos e imprimíveis de registros de chamadas no Excel e no ClickUp, para que você possa otimizar sua comunicação, aumentar sua produtividade e garantir que nenhuma informação importante seja perdida. Vamos começar! ?
⏰ Resumo de 60 segundos
Aqui estão os 10 melhores modelos de registro de chamadas para acompanhar a comunicação de maneira estruturada:
- Modelo de registro de chamadas de vendas do ClickUp
- Modelo de pipeline de vendas do ClickUp
- Modelo de formulário de contato com o cliente do ClickUp
- Modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp
- Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp
- Modelo de descoberta de clientes do ClickUp
- Modelo de registro de conversas do ClickUp
- Modelo de registro de chamadas de clientes do Excel da Template Lab
- Modelo de registro de chamadas telefônicas da Docs Media pela Template. Net
- Modelo de registro de chamadas diárias do Word pela Template. Net
O que é um modelo de registro de chamadas?
Um modelo de registro de chamadas é um documento personalizável que permite registrar e acompanhar várias formas de comunicação, como chamadas telefônicas, conversas presenciais e e-mails. Embora possa ser usado por qualquer pessoa, ele é normalmente utilizado por equipes de telemarketing, vendas e suporte ao cliente para acompanhar suas comunicações de maneira estruturada e organizada.
Os modelos de registro de chamadas capturam informações como a data e a hora da interação, o nome do chamador ou remetente, seus detalhes de contato, o objetivo da interação e quaisquer notas relevantes ou ações de acompanhamento. Esse registro completo facilita a consulta de discussões anteriores, a construção de relacionamentos mais sólidos com os clientes e o acompanhamento de tarefas e compromissos importantes. ?
O que torna um modelo de registro de chamadas bom?
Quando se trata de registrar e gerenciar suas interações externas, ter um bom modelo de registro de chamadas ajuda a executar projetos e melhorar os fluxos de comunicação. Mas o que exatamente torna um modelo de registro de chamadas “bom”? Vamos explorar as principais qualidades a serem observadas:
- Layout bem estruturado: o modelo deve ter um layout simples e organizado, com seções claramente identificadas, permitindo que você insira e encontre facilmente as informações necessárias.
- Captura abrangente de dados: o modelo deve capturar detalhes relevantes, como informações de contato, duração da chamada, notas e quaisquer ações de acompanhamento necessárias.
- Design fácil de usar: procure modelos que priorizem a simplicidade, a clareza e a navegação fácil. Dessa forma, você pode se concentrar em acompanhar suas interações, evitando frustrações e perda de tempo.
- Flexibilidade e personalização: seja para adicionar campos extras ou fazer ajustes que se alinhem à sua marca, um bom modelo deve oferecer liberdade e flexibilidade para personalizá-lo de acordo com suas necessidades específicas.
- Acesso conveniente: um bom modelo de registro de chamadas deve ser facilmente acessível sempre que você precisar. Seja no seu computador, tablet ou telefone, ele deve estar a apenas um clique de distância.
10 modelos de registro de chamadas para usar
Se você deseja rastrear chamadas recebidas e realizadas, consultas de clientes ou simplesmente manter um registro de suas conversas, ter o modelo de registro de chamadas certo pode fazer toda a diferença.
Felizmente, você não precisa criar um do zero ou passar horas procurando o modelo certo. Nós fizemos o trabalho para que você não precise fazer! Aqui está nossa lista com os 10 melhores modelos de registro de chamadas para usar este ano e nos próximos! ✨
1. Modelo de registro de chamadas de vendas do ClickUp
A ideia de gerenciar chamadas de vendas com várias planilhas, notas adesivas espalhadas e scripts perdidos lhe dá dor de cabeça? Se sim, então este modelo de registro de chamadas de vendas é para você.
O modelo de chamadas de vendas do ClickUp vem em uma pasta com tudo o que você precisa para otimizar suas chamadas de vendas. Nela, você encontrará duas listas: o rastreador de chamadas de vendas e os roteiros de chamadas. O rastreador de chamadas de vendas permite capturar informações importantes do cliente, como nome, endereço, e-mail, site e tipo de chamada de vendas.
Há também a visualização Calendário, que garante que você nunca perca nada. Programe chamadas de vendas, propostas e acompanhamentos futuros de forma integrada e receba alertas oportunos à medida que os prazos se aproximam. ⏰
Ah, e já mencionamos a visualização do mapa? Ela oferece uma visão panorâmica de como suas chamadas de vendas se distribuem por diferentes locais. É a ferramenta perfeita se você deseja otimizar o planejamento territorial, alocar recursos de forma eficaz ou identificar áreas potenciais para expansão de mercado.
Agora, vamos falar sobre automação, certo? Cada nova entrada ou alteração de status aciona a aplicação de um script correspondente da lista de scripts de chamadas, eliminando a necessidade de procurar scripts manualmente.
Como todos os modelos do ClickUp, este modelo vem com um guia do usuário e é totalmente personalizável, permitindo que você adicione, edite ou remova recursos de acordo com suas necessidades. ?️
2. Modelo de pipeline de vendas do ClickUp
O modelo de pipeline de vendas do ClickUp é uma versão mais abrangente do modelo anterior. Você pode gerenciar seu pipeline de vendas e contas em um só lugar!
A seção de gerenciamento de pipeline permite capturar novos leads usando os formulários do ClickUp e coletar respostas diretamente no topo do seu pipeline de vendas. A partir daí, você pode mover os novos leads pelas várias etapas do seu pipeline. E se quiser otimizar esse processo, você pode alternar para a visualização Equipe para visualizar a capacidade de trabalho da sua equipe e redistribuir a carga de trabalho estrategicamente.
Depois que um cliente é conquistado, ele é automaticamente transferido para a seção de gerenciamento de contas, onde é emparelhado com membros da equipe de contas.
A equipe de contas pode agrupar e visualizar seus clientes atuais por prioridade (Baixa, Média e Alta), status (Integração, Cultivo, Atenção necessária e Renovado) e engajamento (Ativo, Inativo e Em risco). Isso permite que eles priorizem estrategicamente seus esforços e ofereçam um serviço excepcional a cada cliente, de acordo com suas necessidades específicas. ?
E quando os clientes não renovam seus serviços, eles são novamente movidos automaticamente para a seção de clientes antigos.
Mas isso não é tudo! Você pode usar a visualização Doc para criar, compartilhar e colaborar em tempo real em procedimentos operacionais padrão (SOPs) com sua equipe. Isso garante uma documentação centralizada e um compartilhamento de conhecimento contínuo dentro da sua empresa.
Encontre a cadência de reuniões certa para sua equipe!
3. Modelo de formulário de contato com o cliente do ClickUp
Lidar com as consultas dos clientes no seu site, e-mails e gerenciar plataformas de mídia social pode parecer uma tarefa impossível. As constantes idas e vindas, as mensagens dispersas e o esforço incessante para manter o controle podem deixá-lo sobrecarregado e exausto.
Felizmente, o modelo de formulário de contato com o cliente do ClickUp foi projetado para trazer ordem a esse caos. Você terá um formulário de contato com o cliente para incorporar em seu site, compartilhar por e-mail ou até mesmo promover nas redes sociais.
Quando um cliente preenche o formulário de contato, seus dados são armazenados na Lista de resumo de contatos e recebem o status Nova solicitação. A partir daí, você pode atribuir a consulta a um membro da equipe e definir uma data de vencimento e um nível de prioridade. Além disso, você pode gerenciar e acompanhar o status de cada consulta (Nova solicitação, Em análise, Bloqueada e Concluída) usando a visualização Quadro.
Use este modelo para recuperar o controle sobre as consultas dos seus clientes. Centralize todos os detalhes importantes sobre seus usuários, trabalhe na resolução de problemas, melhore a qualidade do seu serviço e impulsione o gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM). ?
4. Modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Se sua empresa recebe um grande volume de consultas de clientes que muitas vezes exigem diferentes níveis de suporte, um modelo simples de formulário de contato pode não ser suficiente.
É aí que entra o modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp. Sua essência é um formulário de registro totalmente personalizável que permite que seus clientes levantem suas questões e preocupações.
As respostas são automaticamente capturadas como tickets no Nível 1. Você pode resolver os problemas nesse nível ou encaminhá-los para o Nível 2 para envolver uma equipe dedicada de suporte ao cliente. Para problemas mais complexos, o Nível 3 permite envolver as equipes de produto, desenvolvimento ou engenharia, garantindo que as atualizações futuras resolvam essas questões.
Depois que os problemas forem resolvidos, eles podem ser arquivados na Lista de Tickets Fechados para referência futura. Ao ativar as automações, você pode otimizar o movimento das consultas entre diferentes níveis de escalonamento, garantindo um fluxo de trabalho suave e eficiente.
Para gerenciar com eficácia a carga de trabalho da sua equipe, o modelo possui uma visualização da Capacidade da Equipe. Com uma rápida olhada, você pode identificar quais membros da equipe podem precisar de ajuda e quem pode lidar com os tickets dos clientes, permitindo que você equilibre a carga de trabalho com eficiência.
Elaborar respostas aos clientes pode ser demorado, mas com o recurso Respostas predefinidas, você pode evitar o estresse. O modelo inclui 11 modelos de e-mail pré-escritos para cobrir vários cenários, desde lidar com um cliente frustrado até notificá-lo sobre um ticket resolvido. Esses modelos economizarão seu tempo valioso e garantirão uma comunicação consistente e profissional com seus clientes.
Nenhuma consulta de cliente é pequena ou grande demais e, independentemente do volume, este modelo irá ajudá-lo a manter-se à tona e oferecer um serviço excepcional e personalizado a cada um dos seus clientes.
5. Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Com o modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp, você obtém o melhor dos dois mundos: a simplicidade do modelo de formulário de contato e alguns recursos avançados do modelo de escalonamento de serviços.
Semelhante aos modelos anteriores, este modelo também possui um formulário personalizável para registrar as consultas dos clientes e armazená-las em um espaço central. O que o diferencia é a variedade de visualizações que oferece para um gerenciamento eficaz. Você pode navegar rapidamente pelas consultas relacionadas alternando para a visualização Categorias.
Este modelo apresenta uma variação exclusiva da visualização do quadro, com um filtro especial “Atribuído a mim”. Quando os membros da equipe mudam para essa visualização, eles veem apenas as tarefas atribuídas a eles no fluxo de trabalho, eliminando distrações e permitindo um trabalho focado.
Além disso, a configuração de automação rastreia as datas de vencimento atribuídas a cada ticket e solicita que o membro da equipe designado tome as medidas necessárias para resolver o ticket. Isso garante um acompanhamento oportuno e um tratamento proativo das consultas dos clientes.
Use este modelo para melhorar a organização, aprimorar os recursos de rastreamento e promover a colaboração da equipe.
6. Modelo de descoberta de clientes do ClickUp
Ao usar qualquer um dos modelos de pipeline de vendas, uma etapa crucial é qualificar novos leads que preencheram um formulário ou manifestaram interesse. Esse processo de qualificação geralmente envolve uma ligação com o cliente.
Mas o que exatamente você deve dizer? Como garantir que não perderá nada? E como lembrar de tudo mais tarde? Bem, você não precisa se preocupar. O modelo de descoberta de clientes do ClickUp resolve essas preocupações e simplifica seu processo de qualificação.
Diga adeus aos silêncios constrangedores, pois este modelo tem um roteiro de chamadas que lhe diz exatamente o que dizer, palavra por palavra. Isso é complementado por um banco de perguntas que o ajuda a conhecer melhor o seu cliente potencial: o que ele precisa, o que o motiva, o que o impede de avançar e como ele toma decisões. Além disso, você pode duplicar a seção de chamadas de descoberta para cada lead e tomar notas durante as suas chamadas.
Use este modelo como ponto de partida para impressionar seus leads e nunca se esquecer de nada. Como ele está integrado ao ClickUp Docs, você pode atualizá-lo continuamente com base no que funciona e no que não funciona, além de personalizar a estrutura de acordo com suas preferências ou diretrizes da empresa.
7. Modelo de registro de conversas do ClickUp
O modelo de registro de conversas do ClickUp complementa o modelo de descoberta de clientes, servindo como uma ferramenta de registro de todas as suas chamadas.
À medida que você se envolve em conversas qualificativas usando o modelo de descoberta do cliente, pode usar o modelo de registro de conversas para capturar detalhes importantes sobre cada chamada. Esses detalhes incluem a hora da chamada, a pessoa com quem você falou, o número de telefone dela, a duração da chamada, as ações a serem concluídas e as principais notas da conversa.
Ao aproveitar os dois modelos no ClickUp, você pode fazer uma transição perfeita do uso do Modelo de Descoberta do Cliente durante uma ligação para o preenchimento do Modelo de Registro de Conversas depois.
Como resultado, você pode garantir que terá registros detalhados e precisos para referência futura e ações de acompanhamento.
8. Modelo de registro de chamadas de clientes do Excel da Template Lab
Este modelo de registro de chamadas de clientes do Excel é um rastreador de registros de chamadas simples que se concentra em manter as informações relacionadas às chamadas com os clientes.
Com este modelo do Excel, você pode facilmente rastrear e organizar detalhes essenciais das chamadas dos clientes — data, hora de início e término, tempo total, nome do cliente, número de contato, item de ação e notas.
Além disso, essa planilha permite que você aproveite as funções e recursos do Excel para análises mais aprofundadas e relatórios de vendas. Você pode realizar cálculos de dados e criar gráficos a partir dos dados do seu registro de chamadas, permitindo que você tome decisões informadas e otimize suas estratégias de comunicação.
9. Modelo de registro de chamadas telefônicas da Docs Media pela Template. Net
Embora os modelos de registro de chamadas sejam projetados para rastrear as interações com os clientes, este modelo de registro de chamadas da Docs Media da Template. Net foi desenvolvido especificamente para rastrear e organizar comunicações relacionadas à mídia.
Você pode baixar e editar este documento em vários formatos, como Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel e PDF. Ele ajuda você a gerenciar interações com contatos, como jornalistas e veículos de comunicação. O modelo inclui campos para capturar informações como repórter, veículo de comunicação, número de telefone, e-mail, data e hora da ligação, natureza da ligação e comentários.
Essa folha de registro garante que todas as suas interações com a mídia sejam documentadas e organizadas. Ela também contribui para refinar suas táticas de engajamento com a mídia, melhorar o relacionamento com os contatos da mídia e otimizar suas campanhas de divulgação na mídia.
10. Modelo de registro de chamadas diárias do Word pela Template. Net
Este modelo de registro de chamadas diárias é um modelo de planilha de uso geral que pode ser usado para rastrear e registrar qualquer tipo de chamada recebida e realizada.
Os registros de chamadas incluem campos para data e hora, número de telefone, pessoa de contato, finalidade, duração da chamada e se o objetivo da chamada foi atingido ou não. Use este modelo de registro de contato para se manter organizado, rastrear o número de chamadas e analisar métricas de chamadas.
Otimize suas conversas com modelos gratuitos de registro de chamadas
Com esses 10 modelos gratuitos e imprimíveis de registro de chamadas no Excel e no ClickUp, você tem o poder de otimizar sua comunicação e se manter organizado como nunca antes. Imagine a tranquilidade de saber que você tem um hub central para armazenar e recuperar todos os seus registros de chamadas. ?
Seja você parte de uma equipe de atendimento ao cliente ou vendas, um operador de telemarketing, um call center ou proprietário de uma pequena empresa, ou alguém que deseja se manter organizado, esses modelos de registro de chamadas telefônicas são revolucionários. Baixe um modelo gratuito do ClickUp, personalize-o ao seu gosto e comece a documentar suas conversas e interações com facilidade!