Imagine que você acabou de fazer uma ligação telefônica com um cliente em potencial que manifestou interesse em seus serviços. Mais tarde, você leu um e-mail de outro cliente que fez perguntas e queria mais informações.
Uma semana se passa e você está se esforçando para lembrar os detalhes da conversa. E você percorre incessantemente sua caixa de entrada, procurando por aquele e-mail. Isso é que é frustração! 👀
E se você tivesse uma maneira simples e organizada de documentar cada ponto de contato de comunicação externa? É aqui que os modelos de registro de chamadas são úteis. Eles o ajudam a manter um registro claro e abrangente de suas chamadas telefônicas, e-mails e outras interações.
Neste artigo, compartilharemos 10 modelos de registro de chamadas gratuitos e imprimíveis no Excel e no ClickUp, para que você possa simplificar sua comunicação, aumentar sua produtividade e garantir que nenhuma informação vital passe despercebida. Vamos mergulhar de cabeça! 🚦
O que é um modelo de registro de chamadas?
Um modelo de registro de chamadas é um documento personalizável que permite registrar e acompanhar várias formas de comunicação, como chamadas telefônicas, conversas presenciais e e-mails. Embora possa ser usado por qualquer pessoa, ele é normalmente usado por equipes de telemarketing, vendas e suporte ao cliente para rastrear suas comunicações de forma estruturada e organizada.
Os modelos de registro de chamadas capturam informações como a data e a hora da interação, o nome do chamador ou remetente, seus detalhes de contato, o objetivo da interação e quaisquer notas ou ações de acompanhamento relevantes. Esse registro minucioso facilita a referência a discussões anteriores, a construção de relacionamentos mais sólidos com os clientes e a manutenção do controle de tarefas e compromissos importantes. 🙌
O que faz um bom modelo de registro de chamadas?
Quando se trata de registrar e gerenciar suas interações externas, ter um bom modelo de registro de chamadas ajuda a executar projetos e melhorar os fluxos de comunicação. Mas o que exatamente torna um modelo de registro de chamadas "bom"? Vamos explorar as principais qualidades a serem observadas:
- Layout bem estruturado: O modelo deve ter um layout simples e organizado com seções claramente identificadas, permitindo que você insira e encontre facilmente as informações necessárias
- Captura extensiva de dados: O modelo deve capturar detalhes relevantes, como informações de contato, duração da chamada, notas e quaisquer ações de acompanhamento necessárias
- Design fácil de usar: Procure modelos que priorizem a simplicidade, a clareza e a navegação suave. Dessa forma, você pode se concentrar no acompanhamento de suas interações e, ao mesmo tempo, evitar frustrações e perda de tempo
- Flexibilidade e personalização: Seja adicionando campos extras ou fazendo ajustes que se alinhem à sua marca, um bom modelo deve lhe dar a liberdade e a flexibilidade de personalizá-lo para atender às suas necessidades específicas
- Acesso conveniente: Um bom modelo de registro de chamadas deve ser facilmente acessível sempre que você precisar dele. Seja em seu computador, tablet ou telefone, ele deve estar a apenas um clique de distância
10 modelos de registro de chamadas para usar em 2024
Seja para rastrear chamadas recebidas e efetuadas, consultas de clientes ou simplesmente para manter um registro de suas conversas, ter o modelo certo de registro de chamadas pode fazer toda a diferença.
Felizmente, você não precisa criar um do zero ou passar inúmeras horas procurando o modelo certo. Nós fizemos o trabalho, para que você não precise fazer isso! Aqui está a nossa lista com curadoria dos 10 melhores modelos de registro de chamadas para usar este ano e nos próximos! ✨
1. Modelo de registro de chamadas de vendas do ClickUp
Modelo de registro de chamadas de vendas do ClickUp
A ideia de gerenciar chamadas de vendas com um monte de planilhas, notas adesivas espalhadas e roteiros perdidos lhe dá dor de cabeça? Se sim, então este modelo de registro de chamadas de vendas é para você.
O modelo Modelo de chamadas de vendas do ClickUp vem em uma pasta com tudo o que você precisa para otimizar suas chamadas de vendas. Dentro dele, você encontrará duas listas: o rastreador de chamadas de vendas e os roteiros de chamadas. O rastreador de chamadas de vendas permite que você capture as principais informações do cliente, como nome, endereço, e-mail, site e tipo de chamada de vendas.
Há também a visualização Calendar (Calendário), que garante que você nunca perca o ritmo. Programe as próximas chamadas de vendas, propostas e acompanhamentos sem problemas e receba alertas oportunos à medida que os prazos se aproximam. ⏰
Ah, e já mencionamos a visualização Map (Mapa)? Ela lhe dá uma visão panorâmica de como suas chamadas de vendas abrangem diferentes locais. É a ferramenta perfeita se você deseja otimizar o planejamento do território, alocar recursos de forma eficaz ou identificar áreas potenciais para expansão do mercado.
Agora, vamos falar de automação, certo? Cada nova entrada ou alteração de status aciona a aplicação de um script correspondente da lista de scripts de chamada, eliminando a necessidade de procurar scripts manualmente.
Como todos os modelos do ClickUp, esse modelo vem com um guia do usuário e é totalmente personalizável, permitindo adicionar, editar ou remover recursos para atender às suas necessidades. 🛠️
2. Modelo de pipeline de vendas do ClickUp
Modelo de pipeline de vendas do ClickUp
O modelo Modelo de pipeline de vendas do ClickUp é uma versão mais abrangente do modelo anterior. Você pode gerenciar seu pipeline de vendas e suas contas em um só lugar!
A seção de gerenciamento de pipeline permite capturar novos leads usando Formulários ClickUp e coletar respostas bem no topo do seu pipeline de vendas. A partir daí, você pode mover os novos leads ao longo dos vários estágios do seu pipeline. E se quiser otimizar esse processo, você pode alternar para a visualização da equipe para visualizar seus capacidade de trabalho da equipe e redistribuir a carga de trabalho de forma estratégica.
Depois que um cliente é conquistado, ele é automaticamente transferido para a seção de gerenciamento de contas, onde é associado aos membros da equipe de contas.
A equipe de contas pode agrupar e visualizar seus clientes atuais por prioridade (baixa, média e alta), status (integrado, alimentado, precisa de atenção e renovado) e envolvimento (ativo, inativo e em risco). Isso permite que eles priorizem estrategicamente seus esforços e forneçam um serviço excepcional a cada cliente, de acordo com suas necessidades específicas. 🤩
E quando os clientes não renovam seus serviços, eles são novamente movidos automaticamente para a seção de clientes anteriores.
Mas isso não é tudo! Você pode usar a visualização Doc para criar, compartilhar e colaborar em tempo real em procedimentos operacionais padrão (SOPs) com sua equipe. Isso garante uma documentação centralizada e compartilhamento contínuo de conhecimento em sua empresa. Encontre a cadência certa de reuniões para sua equipe !
3. Modelo de formulário de contato do cliente ClickUp
Modelo de formulário de contato com o cliente do ClickUp
Fazer malabarismos com as consultas dos clientes em seu site, e-mails e gerenciar plataformas de mídia social pode ser como tentar pastorear gatos. As constantes idas e vindas, as mensagens dispersas e o esforço incessante para manter o controle podem fazer com que você se sinta sobrecarregado e exausto.
Felizmente, o Modelo de formulário de contato do cliente ClickUp foi projetado para colocar ordem nesse caos. Você terá um formulário de contato do cliente para incorporar ao seu site, compartilhar por e-mail ou até mesmo promover nas mídias sociais.
Quando um cliente preenche o formulário de contato, seus detalhes são armazenados na Lista de Resumo de Contatos e recebem o status Nova Solicitação. A partir daí, é possível atribuir a solicitação a um membro da equipe e definir uma data de vencimento e um nível de prioridade. Além disso, você pode gerenciar e acompanhar o status de cada solicitação (Nova solicitação, Em análise, Bloqueada e Concluída) usando a visualização de quadro.
Use esse modelo para recuperar o controle sobre as consultas dos clientes. Centralize todas as detalhes importantes sobre seus usuários trabalhe na resolução de problemas, melhore a qualidade de seu serviço e aumente a gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM). 📈
4. Modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Modelo de escalonamento do serviço de atendimento ao cliente do ClickUp
Se a sua empresa recebe um grande volume de consultas de clientes que frequentemente exigem diferentes níveis de suporte, um simples modelo de formulário de contato pode não ser suficiente.
É por isso que o Modelo de escalonamento do atendimento ao cliente do ClickUp é uma novidade. Em sua essência, há um formulário de registro totalmente personalizável que permite que seus clientes apresentem seus problemas e preocupações.
Suas respostas são capturadas automaticamente como tíquetes no Nível 1. Você pode resolver os problemas nesse nível ou escalá-los para o Nível 2 para envolver uma equipe dedicada de suporte ao cliente. Para problemas mais complexos, o Nível 3 permite que você envolva as equipes de produto, desenvolvedor ou engenharia, garantindo que as futuras atualizações abordem essas preocupações.
Depois que os problemas são resolvidos, eles podem ser arquivados na lista de tickets fechados para referência futura. Ao ativar as automações, você pode simplificar a movimentação de consultas entre os escalonamentos de diferentes níveis, garantindo um fluxo de trabalho tranquilo e eficiente.
Para que o gerenciar a carga de trabalho da sua equipe o modelo tem um Capacidade da equipe visualização. Com uma rápida olhada, você pode identificar quais membros da equipe podem precisar de assistência e quem pode lidar com tíquetes de clientes, permitindo que você equilibre a carga de trabalho de forma eficiente.
A elaboração de respostas aos clientes pode consumir muito tempo, mas com o recurso Canned Responses, você pode evitar o estresse. O modelo inclui 11 modelos de e-mail pré-escritos para cobrir vários cenários, desde abordar um cliente frustrado até notificá-lo sobre um tíquete resolvido. Esses modelos economizarão seu valioso tempo e garantirão uma comunicação consistente e profissional com seus clientes.
Nenhuma consulta de cliente é pequena ou grande demais e, independentemente do volume, esse modelo o ajudará a manter a cabeça no lugar e a oferecer um serviço excepcional e personalizado a cada um de seus clientes.
5. Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente ClickUp
Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Com o Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp com o ClickUp, você obtém o melhor dos dois mundos: a simplicidade do modelo de formulário de contato e alguns recursos avançados do modelo de escalonamento de serviços.
Semelhante aos modelos anteriores, esse modelo também tem um formulário personalizável para capturar as consultas dos clientes e armazená-las em um espaço central. O que o diferencia é a variedade de visualizações que ele oferece para um gerenciamento eficaz. Você pode navegar rapidamente pelas consultas relacionadas alternando para a visualização Categorias.
Esse modelo apresenta uma variação exclusiva da visualização Board, com um filtro especial "Assigned to Me" (Atribuído a mim). Quando os membros da equipe mudarem para essa visualização, eles verão apenas as tarefas atribuídas a eles no fluxo de trabalho, eliminando distrações e permitindo um trabalho focado.
Além disso, a configuração da automação rastreia as datas de vencimento atribuídas a cada tíquete e solicita que o membro da equipe atribuído tome as medidas necessárias para resolver o tíquete. Isso garante o acompanhamento oportuno e o tratamento proativo das consultas dos clientes.
Use esse modelo para aprimorar a organização, melhorar os recursos de rastreamento e promover a colaboração da equipe .
6. Modelo de descoberta do cliente ClickUp
Modelo de descoberta do cliente ClickUp
Ao usar qualquer um dos modelos de pipeline de vendas, uma etapa crucial é a qualificação de novos leads que preencheram um formulário ou manifestaram interesse. Esse processo de qualificação geralmente envolve uma chamada com o cliente.
Mas o que exatamente você deve dizer? Como você garante que não vai perder nada? E como se lembrar de tudo isso mais tarde? Bem, você não precisa se preocupar. O Modelo de descoberta do cliente ClickUp aborda essas preocupações e agiliza seu processo de qualificação.
Diga adeus aos silêncios constrangedores porque esse modelo tem um script de chamada que informa exatamente o que dizer, palavra por palavra. Isso é complementado por um banco de perguntas que o ajuda a conhecer melhor seu cliente potencial: O que ele precisa, o que o motiva, o que o impede e como ele toma decisões. Além disso, você pode duplicar a seção da chamada de descoberta para cada lead e fazer anotações durante as chamadas.
Use esse modelo como ponto de partida para impressionar seus leads e nunca se esqueça de nada. Como ele é incorporado ao Documentos do ClickUp você pode atualizá-lo continuamente com base no que funciona e no que não funciona e personalizar a estrutura com base em suas preferências ou nas diretrizes da empresa.
7. Modelo de registro de conversas do ClickUp
Modelo de registro de conversas do ClickUp
O modelo Modelo de registro de conversas do ClickUp complementa o modelo de descoberta do cliente, servindo como uma ferramenta de registro de todas as suas chamadas.
Ao se envolver em conversas de qualificação usando o modelo de descoberta de cliente, você pode usar o modelo de registro de conversa para capturar detalhes importantes sobre cada chamada. Esses detalhes incluem a hora da chamada, a pessoa com quem você falou, o número de telefone dela, a duração da chamada, as ações a serem concluídas e as principais observações da conversa.
Ao aproveitar os dois modelos no ClickUp, você pode fazer uma transição perfeita do uso do Modelo de Descoberta do Cliente durante uma chamada para o preenchimento do Modelo de Registro de Conversa posteriormente.
Como resultado, você pode garantir que tenha registros detalhados e precisos para referência futura e ações de acompanhamento.
8. Modelo de registro de chamadas de clientes do Excel por Template Lab
via Template Lab
Este modelo de registro de chamadas de clientes em Excel é um rastreador de registro de chamadas simples que se concentra em manter suas informações relacionadas a chamadas com clientes.
Com esse modelo do Excel, você pode acompanhar e organizar facilmente os detalhes essenciais da chamada do cliente - data, horário de início e término, tempo total, nome do cliente, número de contato, item de ação e notas.
Além disso, essa planilha permite que você aproveite as funções e os recursos do Excel para análises e análises adicionais relatórios de vendas . É possível realizar cálculos de dados e criar gráficos a partir dos dados do registro de chamadas, permitindo que você tome decisões informadas e otimize seu estratégias de comunicação .
9. Docs Media Phone Log Template by Template.Net
via Template.Net
Embora os modelos de registro de chamadas sejam projetados para rastrear as interações com o cliente, este modelo de registro de chamadas do Docs Media da Template.Net é especificamente adaptado para rastrear e organizar as comunicações relacionadas à mídia.
Você pode baixar e editar esse documento em vários formatos, como Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel e PDF. Ele ajuda a gerenciar interações com contatos, como jornalistas e veículos de mídia. O modelo inclui campos para capturar informações como repórter, veículo de mídia, número de telefone, e-mail, data e hora da chamada, natureza da chamada e comentários.
Essa folha de registro garante que todas as suas interações com a mídia sejam documentadas e organizadas. Ela também contribui para refinar suas táticas de envolvimento com a mídia, melhorando o relacionamento com contatos com a mídia e otimizar suas campanhas de divulgação na mídia .
10. Modelo de registro de chamadas diárias do Word por Template.Net
via Template.Net
Este modelo de registro diário de chamadas telefônicas é um modelo de planilha de uso geral que pode ser usado para rastrear e registrar qualquer tipo de chamadas recebidas e efetuadas.
Os registros de chamadas incluem campos para data e hora, número de telefone, pessoa de contato, finalidade, duração da chamada e se o objetivo da chamada foi alcançado ou não. Use esse modelo de registro de contatos para se manter organizado, acompanhar o número de chamadas e analisar as métricas de chamadas.
Simplifique suas conversas com modelos de registro de chamadas gratuitos
Com esses 10 modelos de registro de chamadas gratuitos e imprimíveis em Excel e ClickUp, você tem o poder de otimizar sua comunicação e manter-se organizado como nunca antes. Imagine a tranquilidade de saber que você tem um hub central para armazenar e recuperar todos os seus registros de chamadas. 🌻
Seja você parte de uma equipe de suporte ao cliente ou de vendas, um operador de telemarketing, um proprietário de call center ou de uma pequena empresa, ou alguém que deseja manter-se organizado, esses modelos de registro de chamadas telefônicas são um divisor de águas. Baixe um modelo gratuito do ClickUp personalize-o de acordo com suas preferências e comece a documentar suas conversas e interações com facilidade!