Da ideia à máquina: como criamos 230 fluxos de trabalho de IA e transformamos uma equipe de marketing em 8 meses

Sem consultores. Sem “escritório de transformação”. Apenas uma meta semanal, um sistema desenvolvido internamente e a busca incansável pela relação entre produção e número de funcionários.

Todas as empresas dizem que estão “trabalhando com IA”. Na maioria dos casos, isso significa que alguém da equipe tem uma aba do ChatGPT aberta. Isso é turismo de IA, não transformação.

Oito meses atrás, minha equipe de marketing na ClickUp estava nessa categoria. Claro, as pessoas usavam IA aqui e ali. Resumos, rascunhos, notas de reuniões. Mas era esporádico, irregular e tinha pouca estrutura por trás. Eu não tinha visibilidade do que as pessoas estavam criando. Não tinha como saber se estávamos realmente melhorando ou apenas cumprindo a exigência de usar IA.

Hoje, temos 230 fluxos de trabalho de IA catalogados em 13 equipes. 169 deles estão em produção. Aumentamos o uso da IA em 20 vezes nas primeiras seis semanas da transformação. Nossa equipe de SEO passou de 75 produtores de conteúdo para 8. Uma pessoa da nossa equipe de demanda passou de realizar um webinar por mês para seis. E posso abrir uma única visualização do ClickUp agora mesmo e dizer exatamente onde cada equipe e pessoa se encontra na curva de maturidade de IA, o que devem construir a seguir e por quê.

A seguir, está o manual prático. Todas as cinco fases, os erros que cometi, os números resultantes e os agentes e fluxos de trabalho específicos que estão conduzindo tudo hoje. Se você lidera uma equipe de receita ou marketing e leva isso a sério, fique à vontade para usar essas ideias.

A única métrica que impulsionou tudo

Antes de entrar nas fases, você precisa entender a métrica que está por trás de todas as decisões que tomamos: a relação entre produção e número de funcionários. Cada fluxo de trabalho, cada agente, cada reorganização que fizemos foi filtrada por uma pergunta simples: isso nos permite fazer mais com a equipe que temos ou fazer o mesmo com menos recursos? Precisamos acelerar o crescimento ou cortar gastos (ou ambos)!

Não estamos atrás de novidades. Estamos atrás de alavancagem. E essa perspectiva é importante, porque mantém a equipe focada nas coisas que realmente impulsionam o negócio, em vez de criar demonstrações legais que não levam a lugar nenhum.

O que você aprenderá neste guia

Veja a seguir um resumo:

Fase 1: A Regra da Sexta-feira

O primeiro passo que demos no verão de 2025 não teve nada de glamoroso. Sem novas ferramentas, sem grandes comunicados à imprensa. Apenas uma ordem permanente: todos os membros da equipe, todas as semanas, em um canal dedicado do ClickUp Chat, tinham que enviar pelo menos um novo caso de uso de IA.

Pode ser qualquer coisa. Algo que economizou 30 segundos. Algo que economizou 30 minutos.

A meta foi deliberadamente baixa, pois o objetivo não era produzir um trabalho inovador logo no primeiro dia. O objetivo era fazer com que as pessoas entrassem em um ritmo de realmente buscar a IA.

Foi aí que a construção com o ClickUp nos deu uma vantagem estrutural. A IA já estava nas ferramentas que as pessoas usavam todos os dias. Sem troca de contexto. Sem precisar fazer login em outra plataforma. Dava para experimentar algo e compartilhar os resultados no mesmo canal de chat onde a tarefa estava. O atrito era praticamente nulo.

Mas a simples imposição dessa meta é apenas o mínimo necessário. Aqui está a parte que a maioria dos executivos ignora.

Todas as sextas-feiras à noite e sábados de manhã (eu estou na Costa Leste, grande parte da minha equipe está na Costa Oeste), eu leio cada envio. Todos eles. Comentei em cada um com reflexões, sugestões e incentivo. Agradeci. Fiz perguntas de acompanhamento. Mostrei que isso não era apenas para aparentar.

Se sua equipe perceber, mesmo que por um segundo, que você está apenas cumprindo uma formalidade como líder, todo o esforço vai por água abaixo. Eles precisam ver que você está prestando atenção e que realmente se importa com o que eles estão descobrindo.

Isso exigiu muito tempo da parte deles, e eu precisava que eles soubessem que não se tratava de trabalho desnecessário. Era algo que a liderança estava genuinamente empenhada em compreender.

Fizemos isso por cerca de seis semanas. E então algo clicou. Não precisávamos mais da imposição. As pessoas estavam empolgadas. A pressão diminuiu porque usar IA não precisava ser algo que mudasse o mundo. Bastava fazer você ser 1% melhor a cada dia.

E o efeito halo foi enorme. As pessoas viram o que seus colegas estavam fazendo e começaram a copiar. As sugestões foram reutilizadas. Os agentes foram compartilhados. A experiência de uma pessoa se tornou o fluxo de trabalho diário de dez pessoas. É aí que reside o verdadeiro impacto.

Após seis semanas, observei um indicador encorajador: um aumento de 20 vezes no uso da IA em toda a equipe.

O que aprender com a Fase 1

Crie um canal público. Torne as contribuições visíveis. Estabeleça um padrão baixo para aliviar a pressão. Implemente-o por um período fixo, de 4 a 6 semanas, tempo suficiente para criar um hábito, mas curto o suficiente para que não pareça permanente. E o mais importante: os líderes precisam se envolver de forma visível. Comente cada contribuição. Se você não puder se comprometer com isso, nem se dê ao trabalho de implementar a iniciativa.

Fase 2: Os Super Agentes transformaram todos em criadores

No outono, a equipe já pensava em termos de IA. Eles haviam internalizado os fundamentos: resumo, rascunho, pesquisa, formatação e análises simples. Mas 80% do que haviam criado ainda era automação de tarefas. Coisas do tipo A para B. Úteis e, sem dúvida, melhorando nossa relação entre produção e número de funcionários. Mas não eram uma mudança revolucionária.

Em seguida, a ClickUp lançou o Super Agents internamente. E toda a equação mudou.

Em vez de juntar comandos manualmente e encadear automações simples em algo mais complexo, um usuário sem conhecimentos técnicos podia descrever um fluxo de trabalho de várias etapas em linguagem simples usando um criador de agentes, e o ClickUp podia criar o Super Agente para ele. A barreira para criar automação real caiu para quase zero. Para uma equipe que já estava preparada para pensar dessa forma, foi como jogar gasolina no fogo.

Desafiamos a equipe a pensar em grande. Não de A a B. De A a Z. Pedimos a todos que identificassem os fluxos de trabalho complexos e com várias etapas em seu ambiente que estavam consumindo tempo e deveriam ser automatizados. E como sabíamos que lançaríamos o Super Agents publicamente no final de dezembro, todos tinham um incentivo embutido: seu trabalho seria destacado. Eles poderiam mostrar ao mundo seus próprios ganhos de eficiência.

No início de janeiro, já tínhamos uma biblioteca com mais de 150 vídeos da nossa equipe criando e utilizando Super Agents. As pessoas se orgulhavam do seu trabalho. Elas se posicionaram como especialistas no assunto. E todo o exercício gerou um efeito sinérgico em que os ganhos de eficiência internos se transformaram em conteúdo de marketing externo.

Parte do trabalho que você fez ainda na semana passada já não é mais relevante e precisa ser descontinuado em favor de uma maneira nova e melhor. Não dá para ficar muito apreensivo com isso.

Isso é algo que a maioria das equipes faz errado. Elas criam algo que funciona e, então, protegem isso. Mas o ritmo dessas coisas significa que você precisa estar disposto a descartar coisas constantemente. Desativamos algumas de nossas automações de verão em poucos meses porque as versões do Super Agent eram simplesmente melhores. Isso não é desperdício, é uma parte natural do processo.

Fase 3: A Biblioteca (Eu deveria ter feito isso antes)

Ok, hora da sinceridade.

Se eu pudesse refazer uma coisa, seria essa. Eu teria começado a me organizar desde o primeiro dia.

Eis o que aconteceu, na verdade. Após nove meses, tínhamos fluxos de trabalho de IA por toda parte. Cada equipe tinha o seu próprio. Cada pessoa tinha seus agentes preferidos. Mas ninguém, inclusive eu, tinha uma visão abrangente do que realmente existia em toda a organização. Era poderoso, mas invisível.

Então, criei um inventário estruturado. Esse foi o momento em que a transformação deixou de ser uma coleção de conquistas e passou a se tornar um sistema operacional. Dentro do ClickUp, cada agente de IA ativo e cada fluxo de trabalho recebe uma tarefa com campos personalizados que capturam tudo o que importa:

Qual é a função dele? Especifique. Não basta dizer “ajuda no marketing”. Qual tarefa ou processo exato esse agente realiza?

Qual é o impacto? Economia de tempo, economia de dinheiro, aumento da produtividade. Números reais, não impressões.

Quem é o responsável? Quem criou, quem mantém e para quem você liga quando algo dá errado?

Com que frequência ele é executado? Diariamente? Semanalmente? Sob demanda? De forma contínua?

Onde isso está? ClickUp Super Agent, Cursor, Retool, Replit, Hex, Claude Code, AirOps. Usamos muitas ferramentas. A coluna “Sistema” rastreia todas elas.

Qual equipe? E, fundamentalmente, em que nível de maturidade?

📌 Vantagem do ClickUp: Quando você tem centenas de fluxos de trabalho espalhados pelas equipes, encontrar o certo se torna um problema em si. A Pesquisa Empresarial do ClickUp permite pesquisar entre tarefas, documentos, comentários e ferramentas conectadas sem depender de conhecimento informal ou de quem por acaso criou o fluxo primeiro.

Hoje, essa lista conta com 230 fluxos de trabalho. 169 em operação. 40 no roteiro. 17 estão sendo ativamente desenvolvidos e avaliados. Distribuídos por 13 equipes funcionais. E como está no ClickUp, com campos personalizados, visualizações e filtros reais, posso segmentá-la da maneira que quiser. Por equipe, por maturidade, por impacto, por sistema, por status. É o painel de controle de toda a nossa operação de IA.

230 fluxos de trabalho de IA em 13 equipes: resultados reais

É aqui que eu mostro os resultados. Estes são fluxos de trabalho reais em execução na produção hoje, com números de impacto reais extraídos diretamente da biblioteca.

O que impulsionou esse sistema na ClickUp

ClickUp Chat para coletar e compartilhar casos de uso publicamente ClickUp Tasks + Custom Fields para catalogar fluxos de trabalho, responsabilidade, impacto, sistema e maturidade ClickUp Dashboards e Views para monitorar a biblioteca entre as equipes ClickUp Automations e Super Agents para automatizar fluxos de trabalho complexos e com várias etapas ClickUp Brain e Brain MAX para analisar a biblioteca, identificar lacunas e definir o roteiro

Fase 4: Usamos IA para avaliar nossa própria IA

É aqui que a coisa fica meta. E, sinceramente, foi aqui que tudo começou a parecer um sistema de verdade, em vez de uma coleção de projetos.

Depois que todos os 230 fluxos de trabalho foram catalogados no ClickUp com dados estruturados, eu direciono o ClickUp Brain para a lista completa e solicito que ele avalie a organização. Quais equipes estão mais avançadas? Quais ainda estão, em sua maioria, no nível “Assistido por IA”? Onde estão as lacunas entre as funções? O que devemos desenvolver a seguir?

A principal constatação não foi surpreendente, mas importante: a maioria das equipes trabalhava em silos. As pessoas automatizavam suas próprias tarefas. Em seguida, encadeavam essas automações para tarefas em nível de equipe. Mas os fluxos de trabalho paravam na fronteira da equipe. A equipe de operações era a exceção, pois trabalha de forma multifuncional por natureza, de modo que seus agentes naturalmente abrangiam várias equipes.

Mas e todo mundo? Isolados.

Essa percepção, por si só, já valeu todo o exercício, pois me mostrou exatamente onde reside a próxima onda de valor: nos espaços entre as equipes. A integração multifuncional. Os fluxos de trabalho que conectam a demanda aos eventos de campo, à comunidade e ao conteúdo. Esses não são criados organicamente. Eles precisam ser projetados.

Pela primeira vez, tenho uma noção real do que existe em toda a minha organização do ponto de vista da maturidade da IA. E o que vem a seguir, e por quê. Posso priorizar, alocar recursos, contratar pessoal e traçar um roteiro. Agora é um programa de verdade.

⚠️ A maturidade da IA é o que distingue o aproveitamento do ruído

Alguns bons fluxos de trabalho podem parecer um avanço. Um sistema de verdade é diferente.

A Avaliação de Maturidade de IA do ClickUp ajuda você a entender onde sua equipe se encontra hoje e o que precisa mudar antes que a IA comece a se expandir por toda a organização.

👉 Faça a avaliação e veja em que ponto está o seu flywheel.

👉 Faça a avaliação

Fase 5: Roteiros, planos de coaching e novo DNA

A avaliação de maturidade nos proporcionou dois insights que mudaram a forma como gerenciamos a equipe daqui para frente.

Primeiro: um roteiro de IA de verdade. Com base nas lacunas identificadas pelo Brain, agora temos 40 fluxos de trabalho na fila com o status “Roteiro” na mesma lista do ClickUp. Posso ver o que está sendo desenvolvido, quem é o responsável e a justificativa por trás disso. A integração entre funções recebe prioridade. A lacuna entre Demanda e Comunidade ganha um agente dedicado.

A desconexão entre o PMM e os eventos de campo é resolvida. Pela primeira vez, nossa transformação em IA conta com uma gestão de projetos de verdade por trás. Priorização. Alocação de recursos. Responsabilidade. Você sabe, aquelas coisas que transformam boas ideias em resultados reais.

Segundo: planos de coaching individualizados. Cada membro da equipe, inclusive eu, recebe um plano para preencher suas lacunas de habilidades em IA. Em que áreas são fortes? Em que áreas precisam crescer? Quais fluxos de trabalho específicos devem abordar em seguida? E as pessoas que estão mais avançadas tornam-se mentores daquelas que ainda estão se adaptando. É o empoderamento humano impulsionado pela avaliação de IA.

Também mudamos quem contratamos. Ao longo de toda essa jornada, deliberadamente incorporamos à equipe pessoas que são desenvolvedores com foco em IA. Não apenas entusiastas. Pessoas que entendem sistemas de agentes complexos, que pensam em fluxos de trabalho em vez de tarefas, que podem criar algo e depois ensinar outras três pessoas a ampliá-lo. Elas são o novo DNA da organização e têm sido multiplicadores de força para todos ao seu redor.

É assim que continuaremos a alavancar nossos resultados e a superar nossa relação entre produção e número de funcionários.

🚀 Vantagem do ClickUp: Quando a IA começa a se espalhar pelas equipes, o verdadeiro problema não é o acesso. É a fragmentação. O ClickUp Brain MAX ajuda a resolver isso, oferecendo às pessoas uma camada de IA no desktop para todo o seu trabalho, com pesquisa conectada, vários modelos e a função “Talk to Text” integrada. Menos confusão com ferramentas. Menos “onde é que isso estava mesmo?”.

O Manual Resumido

Se você está lendo isso e pensando “precisamos fazer isso”, aqui está a versão que você pode imprimir e colar no seu monitor.

Comece com uma meta, não com uma plataforma. A tecnologia não importa se sua equipe não tem o hábito de recorrer à IA em primeiro lugar. Canal público. Envios semanais. Padrão baixo. 6 semanas. Interaja pessoalmente com cada um deles.

Desmistifique e, em seguida, deixe que se espalhe. A maior mudança não foi um único fluxo de trabalho. Foi o momento em que as pessoas perceberam que a IA não precisa ser revolucionária para ser valiosa. Compartilhe tudo publicamente para que as ideias sejam reutilizadas.

Quando surgirem ferramentas melhores, eleve o padrão. O Super Agents tornou a automação complexa acessível a pessoas sem conhecimentos técnicos. Fique atento a esses pontos de inflexão em sua própria pilha de ferramentas e use-os para impulsionar ainda mais a equipe.

Elimine constantemente seus projetos favoritos. Algumas de nossas automações de verão foram descontinuadas em poucos meses. Ótimo. Isso significa que estamos melhorando mais rápido do que nos apegando a elas.

Catalogue tudo. Mais cedo do que você imagina que seja necessário. Se eu pudesse refazer uma coisa, começaria o inventário estruturado logo no primeiro dia. A biblioteca não é apenas documentação. É a base para avaliações, planos de ação e orientação orientados por IA. Sem ela, você está voando às cegas.

Use a IA contra si mesma. Assim que seus fluxos de trabalho estiverem em um sistema estruturado, deixe a IA analisá-los e fornecer uma avaliação de maturidade. Ela identificará lacunas entre funções e padrões de silos mais rapidamente do que qualquer análise humana.

Contrate desenvolvedores. Você precisa de um grupo de pessoas que sejam verdadeiros profissionais focados em IA. Eles não desenvolvem apenas para si mesmos. Eles ensinam, orientam e elevam o nível de todos ao seu redor.

Gerencie-a como um produto. Roteiro. Backlog. Prioridades do sprint. Visibilidade. Atenção da liderança. Se sua transformação em IA for um projeto paralelo, ela continuará sendo um projeto paralelo.

🎥 Se você quiser ter uma visão mais ampla de como é a transformação por IA quando conectada ao trabalho real, este vídeo é um complemento útil ao manual acima.

O que realmente fez isso funcionar

Se você reduzir toda a transformação ao que realmente a fez funcionar, ela se resume a alguns padrões simples:

Para onde isso vai

Nove meses atrás, a IA era algo que nossa equipe usava quando se lembrava. Hoje, temos 230 fluxos de trabalho catalogados, uma estrutura de maturidade em três níveis, um roteiro priorizado, planos de coaching individualizados para cada membro da equipe e um sistema que se expande a cada semana.

Passamos de experimentos dispersos para um projeto estruturado. De agentes isolados para sistemas multifuncionais. De relatórios manuais para análises automatizadas do pipeline. E fizemos isso com as ferramentas que já tínhamos, as pessoas que já empregávamos e o compromisso de tratar a maturidade da IA como um programa real, não como uma aspiração.

A relação entre produção e número de funcionários é a nova medida da competitividade de uma equipe. As equipes que criam sistemas reais por trás disso, em vez de se limitarem ao entusiasmo, são as que sairão vencedoras.

Ainda estamos no início. E estou otimista em relação ao caminho que estamos trilhando.

Se sua equipe deseja fazer o mesmo, o ClickUp oferece o sistema para criar, acompanhar e expandir isso.

Perguntas frequentes

Quanto tempo a equipe de marketing da ClickUp levou para criar seu sistema operacional de IA?

A equipe de marketing da ClickUp construiu seu sistema operacional estruturado de IA ao longo de aproximadamente nove meses, começando com uma simples diretriz semanal de casos de uso e evoluindo para uma biblioteca monitorada de 230 fluxos de trabalho em 13 equipes.

Qual é a métrica mais importante em uma transformação de IA?

Para essa equipe, a relação entre produção e número de funcionários foi a métrica principal. Cada fluxo de trabalho e agente foi avaliado com base no aumento da produção com a mesma equipe ou na manutenção da produção com menos recursos.

Por que a ClickUp catalogou todos os fluxos de trabalho de IA em um único sistema?

Um inventário estruturado permitiu o acompanhamento do impacto, da responsabilidade, da maturidade e das lacunas em toda a organização. Sem essa visibilidade, a adoção da IA permanecia poderosa, mas invisível.

O que fez com que a adoção da IA realmente se consolidasse em toda a equipe?

Os principais fatores foram o envolvimento visível da liderança, um hábito semanal de baixa resistência, o compartilhamento público de casos de uso e ferramentas que permitiam que usuários sem conhecimentos técnicos criassem fluxos de trabalho úteis dentro do sistema que já utilizavam.

Como a ClickUp utilizou a IA para aprimorar sua própria transformação em IA?

Depois que os fluxos de trabalho foram catalogados no ClickUp, a equipe usou o ClickUp Brain para avaliar a maturidade da IA entre as equipes, identificar lacunas, priorizar oportunidades no roteiro e elaborar planos de coaching para cada funcionário.