Com o aumento da concorrência e da pressão do mercado, as organizações estão constantemente buscando maneiras de reduzir a redundância e a otimizar a produtividade no local de trabalho e, ao mesmo tempo, obter melhores resultados comerciais. Automatizar tarefas manuais diárias e repetitivas é a melhor maneira de fazer isso.
É nesse ponto que a inteligência artificial pode revolucionar o setor. De acordo com um Estudo da McKinsey segundo o estudo da McKinsey, a automação de processos tem a capacidade de aumentar o crescimento da produtividade global em 0,8 a 1,4% ao ano.
A inteligência artificial e a automação andam de mãos dadas para aumentar a eficiência dos negócios e facilitar a geração de lucros por meio da redução de custos. Enquanto a IA incorpora algoritmos avançados e aprendizado de máquina para analisar dados e tomar decisões, a implementação da automação do fluxo de trabalho com IA executa tarefas predefinidas sem intervenção manual.
A IA pode ser considerada uma forma avançada de automação, mas também é verdade que as ferramentas de IA podem ser utilizadas para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho e automatizar tarefas repetitivas. A maioria das organizações já está no caminho da transformação digital ao integrar a automação e a IA em seus fluxos de trabalho. Vamos saber mais!
O que é automação de fluxo de trabalho com IA?
A automação do fluxo de trabalho com IA envolve o uso de software de IA e ferramentas de fluxo de trabalho para executar tarefas sem intervenção manual. A eliminação da intervenção humana em tarefas repetitivas pode reduzir as margens de erro, aumentar significativamente a eficiência e dar às empresas uma vantagem competitiva.
Por exemplo, a automação do fluxo de trabalho com IA pode ser usada nos departamentos de marketing e vendas para gerar leads, rastrear o pipeline de vendas, criar campanhas direcionadas e enviar e-mails de vendas personalizados.
Para obter os melhores resultados, a inteligência artificial pode ser usada para otimizar os processos de negócios existentes e as tarefas que consomem muito tempo. A automação inteligente de processos manuais libera seus recursos para que se concentrem em atividades mais complexas e centradas nos negócios.
Quais problemas de fluxo de trabalho a automação de fluxo de trabalho com IA pode resolver?
A automação do fluxo de trabalho com IA pode resolver problemas com vários processos comerciais que envolvem tarefas de rotina, como entrada e análise de dados. Ela pode melhorar a eficiência, reduzir a margem de erro, aprimorar os recursos de tomada de decisão, simplificar os processos e reduzir o tempo de lançamento no mercado.
Dessa forma, você pode fazer mais coisas em um período menor de tempo e, ao mesmo tempo, reduzir os custos indiretos e as responsabilidades.
Aqui estão algumas áreas em que Ferramentas de automação de fluxo de trabalho com IA podem ajudar:
Serviço ao cliente
Você pode usar a automação de fluxo de trabalho de IA para tarefas de atendimento ao cliente, como:
- Envio de respostas a consultas
- Levantamento e fechamento de tíquetes
- Resolução de problemas
- Colocação e cancelamento de pedidos.
Isso reduz o tempo de resposta e melhora a experiência do cliente. Os chatbots personalizáveis podem ser fundamentais para o sucesso da automação do seu fluxo de trabalho com IA.
Gerenciamento de dados
Tarefas como extrair dados de documentos e inseri-los em planilhas ou bancos de dados podem ser automatizadas usando IA. A entrada manual de dados leva a erros, que um fluxo de trabalho automatizado pode evitar. Isso também é válido para:
- Registro de dados
- Cálculos
- Análise de big data
- Criação de relatórios
Atividades da cadeia de suprimentos
As tarefas da cadeia de suprimentos e de gerenciamento de pedidos também se beneficiam muito do fluxo de trabalho de IA e da automação de processos robóticos. Por exemplo, você pode eliminar a intervenção manual de:
- Atendimento de pedidos
- Gerenciamento de estoque
- Rastreamento de remessas
- Geração de documentos
Vendas e marketing
Conforme mencionado anteriormente, as tarefas de vendas e marketing são perfeitas para a introdução da automação. Isso ocorre porque você precisa lidar com um vasto banco de dados, incluindo leads, clientes, oportunidades etc. A automação de IA pode:
- Criar conteúdo para vendas e marketing
- Responder a consultas simples de clientes
- Fazer o acompanhamento dos leads
- Analisar o desempenho de sua campanha
- Enviar e-mails de acompanhamento
Contas
Os departamentos de contas podem automatizar tarefas básicas como:
- Rastreamento de despesas
- Geração e processamento de faturas
- Marcação de status de pagamento
Isso pode liberar os funcionários para desenvolver estratégias financeiras e resolver problemas complicados, caso eles surjam. Qualquer departamento com tarefas baseadas em processos pode se beneficiar de fluxos de trabalho automatizados. A única coisa a considerar é que seu fluxo de trabalho automatizado por IA deve ter recursos eficientes.
Quais recursos você deve procurar ao criar um fluxo de trabalho automatizado?
Cada organização tem sua maneira única de funcionar, portanto, seus requisitos para criar um fluxo de trabalho automatizado também são subjetivos. Antes de procurar os recursos aplicáveis, você deve ter clareza sobre os objetivos que está tentando alcançar com o fluxo de trabalho automatizado.
Dito isso, é inteligente ter em mente alguns recursos fundamentais sempre que estiver procurando por um fluxo de trabalho automatizado solução de automação para sua organização:
- Fácil de usar: Sua equipe não gostaria de ser solicitada a trabalhar com uma ferramenta complicada que leva semanas para ser dominada. Você não gostaria de procurar soluções no Google a cada poucas horas ou assistir a longos vídeos tutoriais para entender suas funcionalidades. Portanto, procure um software com uma interface de usuário amigável e uma curva de aprendizado suave ou que tenha tutoriais guiados incorporados
- Econômico e escalável: Considere a escalabilidade da ferramenta ao decidir sobre o orçamento. Ela não deve ser um empecilho para o seu bolso quando sua base de usuários aumentar ou você precisar expandir as operações. Sua solução de automação de fluxo de trabalho com IA deve dar suporte às suas funções de negócios de longo prazo dentro de um orçamento
- Recursos avançados de IA: Se você precisar introduzir a automação na geração de leads e nas tarefas de suporte ao cliente, certifique-se de encontrar uma solução multifuncional que atenda a esses dois requisitos
- Integração fácil: A ferramenta deve se integrar facilmente com outros softwares da empresa. Sua meta deve ser obter o máximo de recursos com o menor número de ferramentas. Portanto, escolha ferramentas que funcionem bem umas com as outras para criar fluxos de trabalho automatizados para sua organização
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**Quando você deve considerar a implementação de fluxos de trabalho automatizados por IA?
As empresas geralmente ficam presas na decisão de onde e quando implementar a automação. Para começar, você deve implementar fluxos de trabalho de automação de IA em qualquer processo de negócios com:
- Tarefas repetitivas
- Alto consumo de tempo
- Baixa produtividade
- Baixa necessidade de tomada de decisões
- Alto volume de dados
Identifique os departamentos de sua empresa que estão sobrecarregados com essas tarefas e que precisam de horas de trabalho manual para realizar as tarefas. Depois de reconhecer as necessidades adequadamente, será mais fácil encontrar locais para automação.
Para um melhor planejamento, você pode fazer listas, estratégias e fluxogramas para mapear as etapas necessárias em seu fluxo de trabalho de IA. Isso pode ser feito melhor com modelos de fluxogramas para garantir que as etapas estejam na ordem correta e que as tarefas mais importantes tenham maior prioridade.
Eficaz modelos de fluxo de trabalho facilitam a identificação dos processos de negócios adequados para a automação do fluxo de trabalho de IA e ajudam a otimizar todo o pipeline em uma organização.
Determinando os processos de negócios adequados para a automação do fluxo de trabalho de IA
Há uma maneira padrão de determinar quais processos de negócios em sua empresa são adequados para a automação do fluxo de trabalho de IA ferramentas de automação de tarefas :
Avaliação do processo
Faça uma avaliação completa de todos os seus processos existentes para identificar gargalos e fluxos de trabalho lentos, o que inclui tudo, desde fluxos de comunicação até tarefas de contratação. Geralmente, os processos de alto volume e orientados por dados são os que mais se beneficiam da automação do fluxo de trabalho.
Tarefas baseadas em regras
Algumas tarefas da empresa precisam de inovação e entrada manual, mas muitas são estritamente baseadas em regras e monótonas. Essas tarefas são ótimas candidatas à automação, pois têm padrões previsíveis e são regidas por regras básicas que podem ser executadas por software. Por exemplo, o envio de e-mails de confirmação para clientes recém-registrados.
Dependência humana
Tarefas que dependem muito de intervenção manual, especificamente aquelas que estão sendo feitas por humanos, mas que não exigem tomada de decisões complexas ou alta capacidade de inovação, são bons alvos para a automação. A automação desses processos acelerará o tempo de conclusão em uma margem significativa.
Feedback e loops de comunicação
Automatizar a coleta e a análise de feedback ajuda muito a obter insights sobre o desempenho da empresa e a satisfação do cliente. Você também pode introduzir a IA nos canais de comunicação para criar e enviar respostas relevantes rapidamente, como escrever e-mails com sugestões de IA ou salvar respostas automatizadas para cenários específicos.
Conformidade e relatórios
As tarefas de conformidade regulatória e de geração de relatórios podem ser automatizadas para garantir que você cumpra os padrões do setor e seja fiel a todos os protocolos. Muitas vezes, os problemas de conformidade criam obstáculos para as organizações se não forem seguidos ou mantidos adequadamente. Portanto, é uma escolha inteligente deixar esses processos para a automação.
Monitoramento e alertas em tempo real
Os fluxos de trabalho de automação de IA podem realizar o monitoramento em tempo real de processos e campanhas. Você pode definir respostas a eventos ou gatilhos específicos para que sejam tomadas medidas rápidas e eficientes sem perda de tempo e para que as pessoas envolvidas sejam alertadas para a tomada de decisões adicionais.
Análise de ROI
Antes de optar por substituir tarefas manuais por fluxos de trabalho de IA, você deve realizar uma análise de custo-benefício para entender o impacto no retorno sobre o investimento (ROI). Pese o impacto no orçamento em relação aos benefícios e determine quanto dinheiro e tempo você está economizando, qual a margem de erro que está eliminando e outros fatores semelhantes.
Exemplos de automação de fluxo de trabalho com IA
Várias empresas em todo o mundo começaram a aproveitar a tecnologia de automação de fluxo de trabalho com IA para melhorar a produtividade e otimizar os processos na organização. Desde tarefas como escrever e-mails até o rastreamento de frotas da cadeia de suprimentos, a automação pode ajudar em qualquer coisa se você se dedicar a isso. Fluxos de trabalho com IA também têm um impacto proeminente nas atividades centradas no cliente, como vendas, serviços ou marketing. As inovações tecnológicas, como a análise de big data e a análise preditiva, tornam a automação do fluxo de trabalho de IA mais eficiente para as operações comerciais modernas.
Vamos nos aprofundar mais nesse assunto.
Estudos de caso de automação de fluxo de trabalho com IA
Empresas de vários setores têm usado a automação de fluxo de trabalho com IA para melhorar a produtividade e a qualidade das operações. Aqui estão alguns exemplos:
- Saúde: O setor de saúde integrou a automação do fluxo de trabalho de IA para várias tarefas, como agendamento de consultas, criação de relatórios, acompanhamento etc. Empresas como a PathAI estão dando um passo adiante, usando a IA para ajudar os patologistas a analisar amostras de tecido com mais precisão. Em geral, os fluxos de trabalho de IA ajudam a criar planos de saúde mais personalizados e a analisar dados de saúde individuais de forma eficaz
- Finanças e bancos: Os fluxos de trabalho de IA ajudam com chatbots, negociação de algoritmos, processamento de pagamentos, cálculo de elegibilidade para seguros e até mesmo planejamento financeiro. Também é uma ótima maneira de gerenciar tarefas de atendimento ao cliente. Por exemplo, o Morgan Stanley Assistant imita de perto a interação humana e foi criado para interpretar e responder a perguntas em frases completas, melhorando a experiência do usuário
- Marketing e vendas: As tarefas de marketing, como rastreamento de campanhas, envolvimento do cliente, marketing por e-mail, otimização de conteúdo e mensagens, análise de resultados etc., podem ser automatizadas com a ajuda da IA para obter resultados melhores e mais direcionados. O gigante do comércio eletrônico Alibaba usa IA para gerar descrições de produtos e prever o comportamento de compra do cliente para recomendações personalizadas
- Operações comerciais: Automatize várias tarefas operacionais diárias, como agendamento, distribuição de cargas de trabalho, criação e envio de convites para reuniões e assim por diante. a Generali, líder global em seguros e gerenciamento de ativos, usa software de automação em suas operações comerciais para aumentar a produtividade
Integração da automação do fluxo de trabalho de IA nos canais de marketing
Você pode integrar a automação de fluxo de trabalho com IA nos canais de marketing, como e-mail e mídia social. Sim, um software básico de automação pode enviar e-mails programados, mas um software alimentado por IA faz muito mais:
- Informa os melhores horários para enviar mensagens com base no desempenho do e-mail
- Ajuda a criar e-mails, escrever linhas de assunto e manter a consistência das mensagens
- Faz testes de divisão de seus e-mails para determinar quais elementos funcionam melhor
- Ajuda na segmentação de público, redirecionamento e recomendações personalizadas
- Ajuda a criar e editar listas de e-mail
Mesmo no marketing de mídia social, a IA e a automação oferecem análise de dados e geração de insights para publicações mais direcionadas. Ela pode ler vastos dados em tempo real, para que você possa obter insights sobre o comportamento e as preferências do público. Também mantém o controle de postagens passadas e futuras, cria conteúdo textual e de vídeo e muito mais.
Automação de fluxo de trabalho de IA para pontos de contato com o cliente
O mesmo conceito de personalização e comunicação orientada por dados pode ser muito utilizado para pontos de contato com o cliente e para melhorar sua experiência com a marca. Os canais orientados por IA podem:
- Registrar interações anteriores do cliente para fornecer respostas contextuais
- Criar e resolver tíquetes em tempo real
- Registrar e analisar transcrições de chamadas
- Fornecer respostas automatizadas, etc.
Com o processamento de linguagem natural e o aprendizado de máquina, é fácil emular interações humanas reais com os clientes para aumentar as taxas de engajamento e melhorar os índices de satisfação do cliente.
Big data e análise preditiva na automação do fluxo de trabalho de IA
O big data e a análise preditiva incluem um vasto conjunto de processos que usam big data de diferentes fontes para identificar padrões e correlações. Usando esses padrões e correlações, você pode:
- Determinar as tendências do mercado, as preferências dos clientes e o desempenho do marketing
- Obter insights acionáveis
- Tomar as decisões comerciais corretas
- Prever resultados financeiros
- Alocar orçamentos e recursos
Com o tempo, as empresas compreenderam as vantagens da combinação de IA com big data, em que o aprendizado de máquina ajuda a extrair informações valiosas da análise de big data para formar relatórios preditivos. Isso ajuda a obter uma visão de 360 graus do cliente, otimizar preços e previsões, melhorar a retenção de clientes, identificar e mitigar riscos potenciais para os resultados comerciais etc.
Desafios na automação do fluxo de trabalho de IA
A automação do fluxo de trabalho com IA tem um conjunto de vantagens universais que podem beneficiar qualquer organização. Ela substitui tarefas manuais repetitivas por atividades executadas por máquinas, o que significa automaticamente que leva menos tempo para fazer mais trabalho. Ela também reduz as chances de falhas de comunicação manual, erros descuidados e descuidos. Embora tenha algumas áreas de preocupação, seus benefícios superam em muito suas desvantagens.
Contras
- Qualidade e disponibilidade dos dados: Os dados necessários para treinar sistemas de IA nem sempre estão disponíveis e são de alta qualidade. Isso pode ser resolvido com a implementação de um plano de gerenciamento de dados na organização antes de introduzir a IA
- Mão de obra qualificada: Você precisa de profissionais altamente qualificados para identificar as possibilidades de automação do fluxo de trabalho de IA e levá-las adiante. Uma empresa deve aprimorar sua força de trabalho ou optar por plataformas sem código ou com pouco código para cuidar das necessidades de automação
- Desafios de integração: É um problema se a solução de IA não se integrar aos seus sistemas atuais. Sua solução de fluxo de trabalho de IA deve ser compatível com seus sistemas existentes, portanto, escolha sabiamente e primeiro integre a plataforma que requer alterações mínimas antes de prosseguir com uma migração completa
Como escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho de IA para sua equipe
Existem várias ferramentas de automação de fluxo de trabalho de IA no mercado. Mas você precisa descobrir qual solução atende melhor às necessidades da sua empresa. Para isso, você deve considerar determinados fatores e evitar as armadilhas comuns.
Aqui estão alguns aspectos a serem considerados:
Determine seus requisitos de automação
Antes de se concentrar em uma solução, determine quais departamentos e processos precisam de automação. Priorize os que têm mais redundância e baseie sua solução em suas necessidades específicas. Automações do ClickUp é um recurso inteligente e fácil, tudo em um, que permite configurar tarefas automatizadas baseadas em regras predefinidas. Você pode adicionar acionadores de eventos específicos para as tarefas no ClickUp.
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Essa solução oferece mais de 100 tipos de fluxos de trabalho de automação que podem ser integrados em seus processos diários para aumentar a produtividade. Você também pode criar fluxos de trabalho de automação personalizados para simplificar as tarefas necessárias em sua organização.
Verifique os recursos
A plataforma de automação de IA será usada para várias tarefas em sua organização, portanto, verifique se ela tem recursos para atender a tudo. Procure aspectos como criação de arrastar e soltar, geração de conteúdo, opções de bate-papo, suporte por e-mail, editor visual, soluções com pouco ou nenhum código etc.
ClickUp Brain conecta projetos, pessoas e conhecimento ClickUp Brain é uma rede neural altamente avançada que conecta as tarefas, os documentos, as pessoas e o conhecimento de sua empresa com IA para obter os melhores resultados. Você pode automatizar tarefas, obter respostas para suas consultas e gerar atualizações sem intervenção manual ou codificação com essa plataforma.
Com o ClickUp Brain, você tem um AI Project Manager para gerenciar e atualizar suas tarefas e processos regulares, um AI Knowledge Manager para responder às suas consultas consultando os documentos, as tarefas e as pessoas, e também um AI Writer para criar conteúdo personalizado e perspicaz.
Tarefas, atualizações e stand-ups automatizados tornam as atividades diárias mais fáceis e rápidas, eliminando entradas manuais repetitivas por meio de soluções baseadas em IA.
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Verifique a compatibilidade
Verifique se a solução desejada é compatível com seus sistemas existentes, pois você precisa dela para colaboração multifuncional . Caso contrário, é melhor encontrar uma solução que se adapte aos seus sistemas em vez de aderir a uma solução incompatível e ter que se esforçar para integrá-la.
Como o ClickUp integra-se a mais de 1.000 aplicativos, não é provável que você tenha problemas de compatibilidade com o ClickUp Brain. Além disso, há uma API pública do ClickUp disponível para quaisquer integrações personalizadas que você queira criar.
Testar a UI
Se a sua solução de automação for fácil de usar, será muito mais fácil acostumar sua força de trabalho a ela rapidamente. Verifique se a interface do usuário é facilmente navegável e adequada para testes e implementação.
O assistente de IA do ClickUp é intuitivo e muito fácil de usar; como ele se baseia em PNL, você não precisa elaborar prompts ou códigos complexos. Basta descrever o que você precisa que ele faça, e o Brain entenderá.
Para economizar seu tempo e esforço, ele vem com 100+ prompts de IA baseados em funções que você pode usar imediatamente. Use o ClickUp's Prompts de IA baseados em texto para várias aplicações, como questionários de redação, estudos de teste de usuários e muito mais. Você também pode criar conteúdo, realizar pesquisas, resumir dados e gerar outros tipos de informações com o ClickUp Brain.
Use o AI Writer do ClickUp para encontrar rapidamente prompts pré-criados por função para gerar coisas como documentação de ajuda
Prepare-se para o futuro com a automação do fluxo de trabalho com IA
A automação do fluxo de trabalho com IA traz vários benefícios comerciais, como eficiência, alta produtividade, escalabilidade e ROI aprimorado. Por isso, é sempre aconselhável investir em plataformas de automação de IA. Elas podem simplificar os processos de negócios, reduzir erros e manter uma vantagem competitiva no mercado atual.
Adotar ferramentas de automação também ajuda a tornar sua empresa preparada para o futuro. Com o tempo, a inovação e a integração de IA só crescerão ainda mais à medida que mais e mais empresas continuarem a incorporar a IA em seus fluxos de trabalho para obter melhores resultados. Para garantir que você não fique para trás, experimente o ClickUp gratuitamente agora!
Perguntas frequentes (FAQ)
**Como automatizar fluxos de trabalho em IA?
Para automatizar fluxos de trabalho usando inteligência artificial, você pode identificar áreas de melhoria e, em seguida, escolher uma ferramenta de automação de IA que atenda às suas necessidades. Obtenha uma solução centralizada para todas as suas necessidades de automação de processos de negócios e automatize qualquer processo necessário com condições controladas.
O que é automação de processos com IA?
A automação de processos com IA é o conceito de combinação de inteligência artificial e tecnologias de automação para remover tarefas manuais dos processos de negócios. Você pode usar os recursos de aprendizado de máquina e autocorreção da IA para automatizar processos em seu fluxo de trabalho para melhorar a produtividade, aumentar a retenção e reduzir o tempo e o custo.
Como a IA pode ser usada para automação?
A IA pode usar o aprendizado de máquina e os processos de linguagem natural para analisar grandes volumes de dados e identificar padrões. Ela aprende com essas novas informações para melhorar o desempenho ao longo do tempo. Essa forma de automação inteligente pode ser usada em tarefas como testes de usuários, análise de dados e gerenciamento de processos de negócios para obter maior produtividade e respostas mais rápidas.