No início desta década, o Bureau of Labor Statistics (Departamento de Estatísticas do Trabalho) dos EUA descobriu que a perda acumulada na produção do setor empresarial não agrícola dos EUA devido à desaceleração da produtividade do trabalho foi de impressionantes US$ 10,9 milhões. A McKinsey chamou esse crescimento da produtividade de “anêmico, na melhor das hipóteses”.
Anos depois, o cenário mudou. Pela primeira vez em décadas, estamos vendo um crescimento na produtividade, à medida que as organizações descobrem como aproveitar as ferramentas modernas de trabalho remoto, colaboração, inteligência artificial e gerenciamento de projetos para atender às suas necessidades.
Para manter e aproveitar esse fenômeno recente, é necessária uma abordagem estratégica de gerenciamento de trabalho. Nesta postagem do blog, mostramos como usar estratégias comprovadas de gerenciamento de projetos e ferramentas digitais de última geração para melhorar os resultados do seu negócio.
O que são estratégias de gerenciamento de projetos?
As estratégias de gerenciamento de projetos são o conjunto de metas, abordagens, processos, melhores práticas e ferramentas utilizadas para executar a entrega de projetos empresariais. Uma boa estratégia de gerenciamento de projetos é caracterizada por:
- Visão global: descreve o panorama geral, os objetivos e a visão.
- Visão de longo prazo: analisa projetos com duração de 3 a 5 anos.
- Aplicabilidade em toda a organização: normalmente, as estratégias de gerenciamento de projetos são definidas no nível organizacional ou departamental para obter maior eficiência.
- Alinhamento: está alinhado com os objetivos e processos da organização.
- Consistência: como base, é improvável que essas estratégias mudem no curto prazo.
Estratégia de projeto vs. estratégia de gerenciamento de projetos
Para ser claro, uma estratégia de projeto descreve como a equipe do projeto executa seu trabalho. Ela se limita ao nível do projeto e descreve o que, por que e como as coisas devem ser feitas. O gerente/líder do projeto decide e finaliza a estratégia, com contribuições e feedback dos patrocinadores.
Por exemplo, uma estratégia de projeto pode incluir quanto tempo de reserva adicionar a cada fase do projeto ou como reagir a alterações no escopo ao longo do projeto.
A estratégia de gerenciamento de projetos é a maneira como toda a organização gerencia seus projetos. Isso geralmente se aplica ao nível organizacional, sendo projetado pela alta liderança, com investimento significativo em processos e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Em uma estratégia de gerenciamento de projetos, as decisões giram em torno de escolher um software gratuito de gerenciamento de projetos, estabelecer sistemas de monitoramento, definir práticas de revisão etc.
Quer você esteja gerenciando um projeto pequeno ou gigantesco, estratégias eficazes de gerenciamento de projetos podem fazer toda a diferença. Vamos ver como.
A importância do gerenciamento eficaz de projetos
O desenvolvimento ágil de software enfatiza a necessidade de “equipes autogerenciadas”.
Você pode perguntar: “Se contratei membros qualificados para a equipe e os capacitei para tomar decisões, por que preciso de gerenciamento de projetos?”
Veja como o gerenciamento eficaz de projetos sustenta a base de todos os negócios.
Gestão de mudanças
As empresas precisam mudar. Os mercados evoluem. Os clientes exigem novos produtos e serviços. A metodologia de gerenciamento de projetos que você escolheu no início do seu negócio pode não ser mais relevante. Ela pode até estar atrapalhando o seu progresso.
Ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos ajudam a acompanhar o passado e prever o futuro.
Gerenciamento de tarefas
Um projeto pode envolver de algumas dezenas a milhares de tarefas que precisam ser concluídas. Mais importante ainda, essas tarefas estão interligadas, a conclusão de uma afetando a seguinte e agravando a seguinte.
A estratégia certa de gerenciamento de projetos evita que os pequenos detalhes sejam esquecidos.
Gestão de pessoas
Funcionários, prestadores de serviços, recursos compartilhados, gerentes sênior, juniores e intermediários, consultores, patrocinadores, auditores, clientes — muitos tipos de pessoas estão envolvidos em cada projeto.
O gerenciamento eficaz de projetos garante que todos contribuam com suas funções sem entrar em conflito uns com os outros.
Se você ainda não está convencido, veja aqui os benefícios diários do gerenciamento estratégico de projetos.
Principais benefícios do gerenciamento estratégico de projetos
Orientação: Uma boa gestão de projetos dá orientação a todos os membros da equipe. Ela une cada membro da equipe em torno de objetivos comuns, seguindo o caminho certo.
Controle: um projeto gerenciado de forma eficaz tem mais chances de ser concluído dentro do prazo e do orçamento. O gerenciamento de projetos elimina o desperdício e melhora a utilização dos recursos.
Agilidade: quando o gerente de projetos tem visibilidade de todos os aspectos do projeto, ele pode prever riscos e responder a eles de maneira mais eficaz. Isso permite que a equipe se adapte a situações em constante evolução.
Satisfação dos funcionários: o gerenciamento eficaz de projetos proporciona clareza às equipes. Elas conhecem seu trabalho e sabem como ele contribui para a organização. Isso evita confusão e melhora a experiência dos funcionários.
Satisfação das partes interessadas: quando um projeto é bem gerenciado, ele tem previsibilidade. Os gerentes de projeto podem se comunicar com confiança com as partes interessadas.
Para alcançar tudo isso e muito mais, você precisa de estratégias robustas de gerenciamento de projetos. Aqui estão elas.
Estratégias essenciais de gerenciamento de projetos
Cada organização é única. Use a estratégia abaixo como uma orientação geral e personalize-a de acordo com suas necessidades. Para obter mais sucesso e melhores resultados, use o ClickUp para equipes de gerenciamento de projetos para implementar essas estratégias. Nesta seção, mostramos como fazer isso.
1. Defina objetivos e escopo claros para o projeto
“Você poderia me dizer, por favor, qual caminho devo seguir a partir daqui?”, perguntou Alice ao gato de Cheshire. “Isso depende muito de onde você quer chegar”, respondeu o gato.
“Você poderia me dizer, por favor, qual caminho devo seguir a partir daqui?”, perguntou Alice ao gato de Cheshire. “Isso depende muito de onde você quer chegar”, respondeu o gato.
A estratégia de gerenciamento de projetos mais básica, porém crítica, é definir os objetivos do projeto. Ao fazer isso, concentre-se no que o sucesso do projeto significa para você e defina isso como o resultado.
Seus objetivos podem ser: “desenvolver um aplicativo móvel para agendamento de consultas” ou “criar uma campanha de marketing para o Dia de Ação de Graças”.
Para evitar desafios de gerenciamento de projetos mais tarde, defina seus objetivos:
- Equilibrado: não seja muito vago, como “tornar a vida mais simples”, o que pode causar paralisia de análise. Nem seja tão específico a ponto de não deixar espaço para a criatividade da equipe do projeto.
- Limitado: Descreva o escopo do trabalho necessário para atingir os objetivos mencionados. Estabeleça limites claros em torno das inclusões e exclusões.
- SMART: Defina objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART).
Depois de definir seus objetivos e o escopo do projeto, torne-os visíveis para todas as partes interessadas. O ClickUp Goals é uma maneira simples e visual de fazer isso. Crie grandes objetivos, defina metas, organize-os em pastas, atribua-os a pessoas, acompanhe o progresso em tempo real e ajuste os projetos à medida que avança, tudo em um só lugar!
Se você não tiver certeza dos objetivos que está definindo, explore alguns exemplos de gerenciamento de projetos. Veja como organizações de sucesso estão definindo metas e inspire-se nelas.
2. Desenvolver um plano de projeto abrangente
Agora que você sabe para onde ir, é hora de fazer seus planos de viagem ✈️. Para qualquer gerente de projetos, essa é uma das partes mais demoradas do trabalho. Envolve lidar com vários aspectos do projeto e reuni-los para uma execução coesa.
Não se preocupe. Nós podemos ajudar.
Comece com um brain dump
Antes de realmente se sentar para planejar, reúna todos os aspectos do projeto em um único lugar. Anote as metas, os requisitos, os recursos, os orçamentos, os critérios de sucesso e qualquer outra coisa que você considere relevante em um único local central. Uma boa análise das partes interessadas também é útil aqui.
Não tente entender tudo agora. Por enquanto, basta reunir todas as informações. Se você gosta de um formato de lista, o ClickUp Docs é uma ótima maneira de documentar isso. Se você é uma pessoa visual, o ClickUp Mind Maps tem uma ótima tela para você organizar suas ideias.
Organize suas ideias
O exercício de brain dump deve lhe dar uma visão mais clara de tudo o que você precisa para planejar seu projeto. Agora, é hora de começar a organizá-lo. Organizar seu projeto ajuda você a tomar decisões sobre quem trabalhará em quê, quanto tempo algo levará, etc.
Configure o trabalho no seu software de gerenciamento de tarefas. No ClickUp, você pode criar tarefas diretamente a partir de documentos e mapas mentais, tornando a transição da ideia para a ação mais suave. Se você preferir começar do zero, não se preocupe. Crie seus projetos e adicione tarefas à medida que elas surgirem.
Insira os detalhes
Para cada tarefa, inclua todas as informações necessárias, tais como:
- Quaisquer subtarefas que precisem ser concluídas durante o curso dessa tarefa
- Prazo para conclusão
- Dependências, tanto a montante como a jusante
- Usuários responsáveis pela tarefa
- Listas de verificação dos critérios de aceitação
Use qualquer uma das dezenas de automações do ClickUp para facilitar esse trabalho. Por exemplo, você pode definir responsáveis para todas as novas tarefas em um local, como uma pasta ou área de trabalho.
Cristalize o plano do projeto
Depois de preencher os detalhes, é hora de verificar se o seu plano é realmente prático. Os gerentes de projeto que utilizam o ClickUp preferem fazer isso com a Visualização do Calendário.
A visualização do calendário do ClickUp oferece uma visão geral clara e visual do que acontece e quando. Se houver sobreposições, dependências, feriados etc., você poderá ver tudo aqui. E mais: você pode simplesmente arrastar e soltar tarefas ou estendê-las para ajustar seus prazos a partir daqui.
Enquanto isso, otimize a alocação de recursos. Use as visualizações de carga de trabalho do ClickUp para garantir que a equipe que você está montando para este projeto esteja disponível.
Se tudo isso parece uma tarefa impossível, nós entendemos. Aqui estão algumas das estratégias mais eficazes combinadas em um modelo abrangente de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Este modelo de nível avançado permite que os gerentes de projeto planejem projetos complexos envolvendo equipes multifuncionais de maneira eficiente. Com várias visualizações, status personalizados e campos personalizados, este modelo é a base para um poderoso sistema de gerenciamento de projetos.
Se isso for muito complexo para você, experimente qualquer um desses outros modelos de gerenciamento de projetos ou modelos de plano de projeto.
3. Possibilitando uma comunicação e colaboração eficazes
Todo projeto é um conjunto de partes móveis. Para funcionar como uma máquina bem lubrificada, a única coisa a ser absolutamente evitada são as falhas de comunicação no local de trabalho. Ao desenvolver sua estratégia de gerenciamento de projetos, invista na promoção de uma comunicação e colaboração positivas.
Processos: estabeleça protocolos de comunicação claros e configure as ferramentas de colaboração de gerenciamento de projetos adequadas.
Por exemplo, se suas equipes precisarem discutir assuntos relacionados a uma tarefa específica, incentive-as a usar a seção de comentários em ClickUp Tasks. Isso cria contexto e ajuda na transferência de conhecimento.
Para evitar o incômodo de acessar cada tarefa para verificar se há algum comentário, use o ClickUp Chat. Reúna todas as mensagens em um só lugar, prontas para que suas equipes tomem as medidas necessárias.
Recursos: disponibilize todos os recursos do projeto para toda a equipe. Seja o documento de requisitos, o plano, o cronograma ou o conhecimento de projetos anteriores. Consolide todos os recursos no ClickUp Docs para facilitar o acesso.
Isso não significa que você deve trazer todos os seus dados para o ClickUp. Pelo contrário, você pode simplesmente integrar suas ferramentas existentes e ativar a Pesquisa Conectada do ClickUp!
Mentalidade: este é um aspecto fundamental para incentivar uma colaboração eficaz. Os membros introvertidos ou tímidos da sua equipe podem não pedir ajuda ativamente. Eles podem até mesmo não falar até que sejam abordados. Certifique-se de verificar como eles estão. Convide-os a compartilhar suas opiniões de uma forma com a qual se sintam confortáveis e mostre que você valoriza isso.
4. Praticando a gestão e mitigação de riscos
Hoje em dia, todos os projetos correm o risco de sofrer desvios orçamentários, atrasos, interrupções tecnológicas, indisponibilidade de mão de obra, incertezas do mercado, etc. Antecipe-se a eles tomando medidas mitigadoras ou preparando suas respostas.
Avalie
Realize avaliações de risco completas. Inclua fatores de risco financeiros, operacionais, organizacionais, regulatórios e externos. Ao identificar os riscos, quantifique também o impacto potencial.
Mitigar
Configure sistemas para evitar esses riscos. Inclua a conformidade como parte do seu projeto. Se você prevê que os fundos se esgotarão no meio do projeto, solicite pagamento antecipado, um empréstimo ou investimento adicional.
Crie uma lista de verificação de gerenciamento de projetos para identificar e mitigar riscos de forma consistente.
Planeje
Alguns riscos são difíceis de mitigar, mesmo que você saiba que eles podem ocorrer. Por exemplo, um membro importante da equipe ficar indisponível por motivos de saúde/pessoais é um risco comum. Mas contratar recursos de backup pode se tornar muito caro.
Para tais situações, tenha um plano. Você pode criar uma lista de prestadores de serviços para recorrer ou redistribuir o trabalho entre os membros da equipe existentes. Pense no que você fará.
5. Monitoramento e controle do andamento do projeto
Uma boa estratégia de gerenciamento de projetos abrange todo o ciclo de vida do projeto — planejamento, execução e avaliação. Como parte da sua estratégia, defina medidas para monitorar e controlar o progresso.
Defina KPIs: Dentro dos objetivos do projeto, defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada indivíduo.
Monitore os resultados: use um sistema de relatórios como o ClickUp Dashboards para monitorar o desempenho do projeto em KPIs em tempo real.
Realize revisões: converse periodicamente com a equipe sobre o andamento do projeto. Podem ser retrospectivas, revisões de sprint ou reuniões individuais. Use isso para identificar problemas e fazer ajustes.
6. Avaliação e aprendizagem pós-projeto
O projeto não termina na entrega. A conclusão bem-sucedida do projeto é quando você aprende algo significativo que pode usar no futuro. Torne o processo de avaliação e aprendizagem — também conhecido como melhoria contínua — parte da sua estratégia de gerenciamento de projetos.
Veja os números: assim que o projeto terminar, realize uma avaliação quantitativa. Faça as seguintes perguntas e anote os números.
- Você alcançou seus objetivos?
- Você entregou no prazo?
- Você ficou dentro do orçamento?
- Você perdeu alguma parte do orçamento devido a riscos não mitigados?
Descubra o significado: Além disso, busque também informações qualitativas. Use as seguintes perguntas para orientar essa conversa.
- Os patrocinadores do projeto estão satisfeitos com a entrega?
- Os membros da equipe estão esgotados?
- Se tivessem a oportunidade, o que gostariam de fazer de diferente?
- O que aprenderam com este projeto que possam usar no futuro?
Documente-as cuidadosamente para referência futura. Experimente o ClickUp Brain para combinar os poderes do gerenciamento de projetos e da IA. Use-o para obter informações, automatizar o preenchimento de dados, ajudar na redação, verificar a ortografia, transcrever e muito mais.
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Economize tempo e seja mais produtivo com o ClickUp
A produtividade no trabalho intelectual é algo peculiar. Gerentes de projeto bem-sucedidos reconhecem que as reuniões são parte integrante do trabalho intelectual, pois ajudam a criar ideias e, em seguida, refiná-las para aplicações práticas.
Verificação dos fatos: desde a pandemia, reuniões, e-mails e atividades adicionais de colaboração associadas ao trabalho remoto resultaram em equipes trabalhando 48 minutos a mais por dia. No entanto, a maioria das pessoas vê as reuniões como um obstáculo à produtividade.
Em uma pesquisa da HBR, 71% dos entrevistados disseram que consideram as reuniões “improdutivas e ineficientes”. 64% disseram que elas lhes custam tempo que poderia ser melhor aproveitado em reflexões profundas.
Uma das principais razões para isso é a falta de uma maneira simples de acessar o contexto. O problema se agrava quando se gerencia vários projetos.
Por exemplo, a transferência do desenvolvimento do projeto torna-se infinitamente mais demorada em locais de trabalho remotos se a documentação não for clara. Os analistas de qualidade podem ter dificuldades posteriormente se não tiverem acesso a todo o contexto do projeto.
O ClickUp permite exatamente isso. Como um espaço de trabalho virtual e uma ferramenta de gerenciamento de projetos tudo-em-um, o ClickUp consolida todo o conhecimento organizacional em um único lugar para que todos os membros da equipe possam acessar com o clique de um botão. Ele oferece uma ferramenta única para gerenciamento de projetos, gerenciamento de pessoas, gerenciamento de conhecimento e muito mais.
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