No início desta década, a Bureau of Labor Statistics dos EUA constatou que que a perda cumulativa de produção no setor empresarial não agrícola dos EUA devido à desaceleração da produtividade da mão de obra foi de incríveis US$ 10,9 milhões. McKinsey chamou esse crescimento da produtividade como "anêmico, na melhor das hipóteses"
Anos depois, o cenário mudou. Pela primeira vez em décadas, estamos vendo um crescimento na produtividade à medida que as organizações descobrem como aproveitar as ferramentas modernas de trabalho remoto, colaboração, inteligência artificial e gerenciamento de projetos para atender às suas necessidades.
Sustentar e desenvolver esse fenômeno recente exige uma abordagem estratégica de gerenciamento do trabalho. Nesta postagem do blog, mostramos como usar estratégias de gerenciamento de projetos testadas pelo tempo e ferramentas digitais de última geração para elevar os resultados de seus negócios.
O que são estratégias de gerenciamento de projetos?
As estratégias de gerenciamento de projetos são o conjunto de metas, abordagens, processos, práticas recomendadas e ferramentas usadas para executar a entrega de projetos de negócios. Uma boa estratégia de gerenciamento de projetos é caracterizada por:
- Pensamento em um quadro geral: Descreve o quadro geral, as metas e a visão
- Visão de longo prazo: Ela tem uma visão de projetos de 3 a 5 anos
- Aplicabilidade em toda a organização: Normalmente, as estratégias de gerenciamento de projetos são definidas em nível organizacional ou de departamento para maior eficiência
- Alinhamento: Está alinhado com as metas e os processos da organização
- Consistência: Como base, é improvável que essas estratégias mudem no curto prazo
Estratégia de projeto vs. estratégia de gerenciamento de projetos
Para ser claro, uma estratégia de projeto descreve como a equipe do projeto executa seu trabalho. Ela é limitada ao nível do projeto e descreve o que, por que e como as coisas devem ser feitas. O gerente/líder do projeto decide e finaliza a estratégia, com a contribuição e o feedback dos patrocinadores.
Por exemplo, uma estratégia de projeto pode incluir quanto tempo de buffer deve ser adicionado a cada fase do projeto ou como reagir ao aumento do escopo no decorrer do projeto.
A estratégia de gerenciamento de projetos é a forma como toda a organização gerencia seus projetos. Isso geralmente é aplicável no nível organizacional, elaborado pela liderança sênior, com investimento significativo em processos e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Em uma estratégia de gerenciamento de projetos, as decisões giram em torno da escolha de um software gratuito de gerenciamento de projetos como você estabelece sistemas de monitoramento, define práticas de revisão, etc.
Não importa se você está gerenciando um projeto pequeno ou enorme, estratégias eficazes de gerenciamento de projetos podem fazer uma grande diferença. Vamos ver como.
A importância do gerenciamento eficaz de projetos
O desenvolvimento ágil de software enfatiza a necessidade de "equipes autogerenciadas"
Você pode se perguntar: _'Se eu contratei membros qualificados para a equipe e os capacitei para tomar decisões, por que preciso de gerenciamento de projetos?
Veja como o gerenciamento eficaz de projetos apoia a base de todos os negócios.
Gerenciamento de mudanças
As empresas precisam de mudanças. Os mercados evoluem. Os clientes exigem novos produtos e serviços. A metodologia de gerenciamento de projetos que você escolheu no início de sua empresa pode não ser mais relevante. Ela pode até estar atrapalhando você.
Ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos ajudam a rastrear o passado e a prever o futuro.
Gerenciamento de tarefas
Um projeto pode envolver de algumas dezenas a muitos milhares de tarefas que precisam ser concluídas. Mais importante ainda, essas tarefas estão interconectadas, sendo que a conclusão de uma delas afeta a próxima e compõe a seguinte.
A estratégia correta de gerenciamento de projetos evita que os pequenos detalhes sejam esquecidos.
Gerenciamento de pessoas
Funcionários, contratados, recursos compartilhados, gerentes seniores, iniciantes e intermediários, consultores, patrocinadores, auditores, clientes - muitos tipos de pessoas estão envolvidos em cada projeto.
O gerenciamento eficaz de projetos garante que todos contribuam para suas funções sem entrar em conflito uns com os outros.
Se você ainda não está convencido, aqui estão os benefícios diários do gerenciamento estratégico de projetos.
Principais benefícios do gerenciamento estratégico de projetos
Direcionamento: Um bom gerenciamento de projetos dá a todos na equipe uma direção. Ele mobiliza cada membro da equipe em direção a objetivos comuns no caminho certo.
Controle: Um projeto gerenciado de forma eficaz tem maior probabilidade de cumprir o prazo e o orçamento. O gerenciamento de projetos elimina o desperdício e melhora a utilização de recursos .
Agilidade: Quando o gerente de projeto tem visibilidade de todos os aspectos do projeto, ele pode prever os riscos e reagir melhor a eles. Isso capacita a equipe a se adaptar a situações em evolução.
Satisfação dos funcionários: O gerenciamento eficaz de projetos proporciona clareza às equipes. Elas conhecem seu trabalho e sabem como ele contribui para a organização. Isso evita confusão e melhora a experiência do funcionário.
Satisfação das partes interessadas: Quando um projeto é bem gerenciado, ele é previsível. Os gerentes de projeto podem se comunicar com confiança com as partes interessadas.
Para conseguir tudo isso e muito mais, você precisa de estratégias robustas de gerenciamento de projetos. Aqui estão elas.
Estratégias essenciais de gerenciamento de projetos
Cada organização é única. Tome a estratégia abaixo como uma diretriz ampla e personalize-a de acordo com suas necessidades. Para obter mais sucesso e melhores resultados, use ClickUp para equipes de gerenciamento de projetos para implementar essas estratégias. Nesta seção, mostraremos como.
1. Definindo objetivos e escopo claros do projeto
"Você poderia me dizer, por favor, qual caminho devo seguir a partir daqui?" Alice perguntou ao gato de Cheshire. "Isso depende muito de onde você quer chegar", disse o gato.
Lewis Caroll, Alice no País das Maravilhas
A estratégia de gerenciamento de projetos mais básica, porém crítica, é definir os objetivos do projeto. Ao fazer isso, concentre-se no que o sucesso do projeto significa para você e defina isso como o resultado.
Seus objetivos poderiam ser: "desenvolver um aplicativo móvel para agendamento de consultas" ou "criar uma campanha de marketing para o Dia de Ação de Graças"
Para evitar desafios de gerenciamento de projetos depois, defina seus objetivos:
- Balanceados: Não seja muito vago, como "tornar a vida mais simples", o que pode causar paralisia de análise. Ou seja muito específico a ponto de a equipe do projeto não ter espaço para a criatividade
- Limitado: Descreva asescopo do trabalho necessário para atingir esses objetivos. Trace limites claros para as inclusões e exclusões
- SMART: Defina objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART).
Gerenciando os objetivos do projeto com o ClickUp
Depois de estabelecer seus objetivos e definir o escopo do projeto, torne-os visíveis para todas as partes interessadas. Metas do ClickUp é uma maneira simples e visual de fazer isso. Crie grandes metas, defina alvos, organize-os em pastas, atribua-os a pessoas, acompanhe o progresso em tempo real e ajuste os projetos à medida que avança, tudo em um só lugar!
Se não tiver certeza dos objetivos que está definindo, explore algumas exemplos de gerenciamento de projetos . Veja como as organizações bem-sucedidas estão definindo metas e inspire-se nelas.
2. Desenvolvimento de um plano de projeto abrangente
Agora que você sabe para onde ir, é hora de fazer seus planos de viagem ✈️. Para qualquer gerente de projeto, essa é uma das partes do trabalho que mais consome tempo. Ela envolve fazer malabarismos com vários aspectos do projeto e reuni-los para uma execução coesa.
Não se preocupe ainda. Nós temos ajuda.
Comece com um brain dump
Antes de realmente se sentar para planejar, reúna todos os aspectos do projeto em um só lugar. Anote as metas, os requisitos, os recursos, os orçamentos, os critérios de sucesso e tudo o mais que achar relevante em um único local central. Uma boa análise das partes interessadas também é útil aqui.
Não tente entender isso ainda. Apenas junte tudo por enquanto. Se você gosta de um formato de esboço listado, Documentos do ClickUp é uma ótima maneira de documentar isso. Se você for uma pessoa visual, Mapas mentais do ClickUp tem uma ótima tela para você usar.
Faça brainstorming de forma colaborativa e documente com clareza com o ClickUp Docs
Organize suas ideias
O exercício de brainstorming deve ter lhe dado uma visão mais clara de tudo o que você precisa para planejar seu projeto. Agora, vamos começar a organizá-lo. A organização do projeto o ajuda a tomar decisões sobre quem trabalhará em quê, quanto tempo levará, etc.
Configure o trabalho em seu software de gerenciamento de tarefas . No ClickUp, você pode criar tarefas diretamente a partir de documentos e mapas mentais, o que facilita a transição da ideia para a ação. Se você preferir um quadro limpo, não se preocupe. Crie seus projetos e adicione tarefas à medida que elas surgirem.
Da ideia à ação com o ClickUp Mind Maps
Insira os detalhes
Para cada tarefa, inclua todas as informações necessárias, como:
- Quaisquer subtarefas que precisem ser concluídas durante o curso dessa tarefa
- Prazo em que ela precisa ser concluída
- Dependências, tanto upstream quanto downstream
- Usuários responsáveis pela tarefa
- Listas de verificação dos critérios de aceitação
Automações em nível espacial com o ClickUp
Use qualquer uma das dezenas de Automações do ClickUp para facilitar esse trabalho. Por exemplo, você pode definir responsáveis para todas as novas tarefas em um local, como uma pasta ou um espaço de trabalho.
Cristalizar o plano do projeto
Depois de preencher os detalhes, é hora de verificar se o seu plano é realmente prático. Os gerentes de projeto que usam o ClickUp preferem fazer isso com a visualização Calendar View.
Gerenciamento visual da agenda com o ClickUp
A Visualização do calendário do ClickUp fornece uma visão geral limpa e visual do que acontece quando. Se houver sobreposições, dependências, feriados, etc., você poderá vê-los todos aqui. E o que mais? Você pode simplesmente arrastar e soltar tarefas ou estendê-las para ajustar seus prazos aqui mesmo.
Enquanto isso, otimize sua alocação de recursos. Use Visualizações de carga de trabalho do ClickUp para garantir que a equipe que você está montando para esse projeto esteja disponível.
Se tudo isso parecer que você está pastoreando gatos, nós entendemos. Aqui estão algumas das estratégias mais eficazes combinadas em uma única estratégia abrangente Modelo de gerenciamento de projetos ClickUp .
Esse modelo de nível avançado permite que os gerentes de projeto planejem projetos complexos envolvendo equipes multifuncionais de forma eficiente. Com várias visualizações, status personalizados e campos personalizados, esse modelo é a base para um sistema de gerenciamento de projetos poderoso.
Se isso for muito complexo para você, tente qualquer um destes outros modelos de gerenciamento de projetos ou modelos de plano de projeto .
3. Possibilitando comunicação e colaboração eficazes
Todo projeto é um conjunto de peças móveis. Para funcionar como uma máquina bem lubrificada, a única coisa que deve ser absolutamente evitada é falhas de comunicação no local de trabalho . Ao criar sua estratégia de gerenciamento de projetos, invista na promoção da comunicação e da colaboração positivas.
Processos: Estabeleça protocolos de comunicação claros e defina os procedimentos corretos para o gerenciamento de projetos ferramentas de colaboração de gerenciamento de projetos .
Por exemplo, se suas equipes precisarem discutir coisas relacionadas a uma determinada tarefa, incentive-as a usar a seção de comentários em ClickUp Tasks. Isso cria contexto e ajuda na transferência de conhecimento.
Para evitar o incômodo de ir a cada tarefa para verificar se há um comentário, use Chat ClickUp . Tenha todas as mensagens em um só lugar, prontas para que suas equipes tomem providências.
O novo ClickUp Chat
Recursos: Disponibilize todos os recursos do projeto para toda a equipe. Seja o documento de requisitos, o plano, o cronograma ou o conhecimento de projetos anteriores. Consolide todos os recursos no ClickUp Docs para facilitar o acesso.
Isso não significa que você deva trazer todos os seus dados para o ClickUp. Pelo contrário, você pode simplesmente integrar suas ferramentas existentes e habilitar Pesquisa conectada do ClickUp !
Pesquisa conectada em dezenas de aplicativos dentro do ClickUp
Mindset: Esse é um aspecto fundamental para incentivar a colaboração eficaz. Os membros introvertidos ou tímidos da sua equipe podem não pedir ajuda ativamente. Eles podem nem mesmo falar até que seja solicitado. Convide-os a compartilhar suas opiniões em um formato com o qual se sintam confortáveis e mostre-lhes que você as valoriza.
4. Praticar o gerenciamento e a mitigação de riscos
Hoje em dia, todo projeto corre o risco de ter problemas orçamentários, atrasos, interrupções tecnológicas, indisponibilidade da força de trabalho, incerteza do mercado etc. Antecipe-se a eles tomando medidas de mitigação ou preparando suas respostas.
Avaliar
Realize avaliações completas dos riscos. Inclua fatores de risco financeiros, operacionais, organizacionais, regulatórios e externos. Quando você identificar os riscos, quantifique também o impacto potencial.
Mitigar
Configure sistemas para evitar que esses riscos ocorram. Inclua a conformidade como parte de seu projeto. Se você espera ficar sem fundos no meio do projeto, busque pagamento antecipado, um empréstimo ou investimento adicional.
Crie um lista de verificação de gerenciamento de projetos para identificar e mitigar os riscos de forma consistente.
Plan
Alguns riscos são difíceis de mitigar, mesmo que você saiba que eles podem ocorrer. Por exemplo, a indisponibilidade de um membro importante da equipe por motivos de saúde ou pessoais é um risco comum. Mas contratar recursos de reserva pode se tornar muito caro.
Para essas situações, tenha um plano. Talvez você queira criar uma lista de prestadores de serviços para utilizar ou redistribuir o trabalho entre os membros existentes da equipe. Pense no que você fará.
5. Monitorar e controlar o progresso do projeto
Uma boa estratégia de gerenciamento de projetos abrange todo o ciclo de vida do projeto - planejamento, execução e avaliação. Como parte de sua estratégia, estabeleça medidas para monitorar e controlar o progresso.
Defina KPIs: Dentro dos objetivos do projeto, defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada indivíduo.
Monitore os resultados: Use um sistema de relatórios como Painéis do ClickUp para monitorar o desempenho do projeto em KPIs em tempo real.
Monitoramento de gerenciamento de projetos com ClickUp Dashboards
Realizar revisões: Tenha conversas periódicas com a equipe sobre o progresso do projeto. Podem ser retrospectivas, revisões de sprint ou reuniões individuais. Use isso para identificar problemas e fazer ajustes.
6. Avaliação e aprendizado pós-projeto
O projeto não termina com a entrega. A conclusão bem-sucedida do projeto ocorre quando você aprende algo significativo que pode ser usado no futuro. Torne o processo de avaliação e aprendizado - também conhecido como melhoria contínua - parte de sua estratégia de gerenciamento de projetos.
Veja os números: Após o término do projeto, faça uma avaliação quantitativa. Faça as seguintes perguntas e anote os números.
- Você atingiu suas metas?
- A entrega foi feita no prazo?
- Você estava dentro do orçamento?
- Você perdeu alguma parte do orçamento devido a riscos não mitigados?
Encontre o significado: Além disso, busque também uma contribuição qualitativa. Use as perguntas a seguir para orientar essa conversa.
- Os patrocinadores do projeto estão satisfeitos com a entrega?
- Os membros da equipe estão exaustos?
- Se tivessem a chance, o que gostariam de fazer diferente?
- O que eles aprenderam com esse projeto que poderão usar no futuro?
Documente essas questões cuidadosamente para referência posterior. Tente Cérebro ClickUp para combinar os poderes de gerenciamento de projetos e IA . Use-o para trazer informações, automatizar o preenchimento de dados, ajudar na redação, verificar a ortografia, transcrever e muito mais.
Leia também: Ingenious hacks de gerenciamento de projetos
Poupe tempo e seja mais produtivo com o ClickUp
A produtividade no trabalho do conhecimento é um bicho estranho. Os gerentes de projeto bem-sucedidos reconhecem que as reuniões são parte integrante do trabalho de conhecimento porque ajudam a criar ideias e a refiná-las para aplicações práticas.
Verificação de fatos: Desde a pandemia, reuniões, e-mails e outras atividades de colaboração associadas ao trabalho remoto resultaram em equipes trabalharam 48 minutos a mais por dia . No entanto, a maioria das pessoas vê as reuniões como um problema de produtividade.
Em uma Pesquisa da HBR 71% dos entrevistados disseram que acham as reuniões "improdutivas e ineficientes" 64% disseram que elas lhes custam um tempo que seria melhor gasto em reflexões profundas.
Um dos principais motivos para isso é a falta de uma maneira simples de aproveitar o contexto. O problema é agravado quando gerenciando vários projetos .
Por exemplo, uma transferência de desenvolvimento de projeto torna-se infinitamente mais demorada em locais de trabalho remotos se a documentação não estiver clara. Os analistas de qualidade podem ter dificuldades mais tarde se não tiverem acesso a todo o contexto do projeto.
O ClickUp permite exatamente isso. Como um espaço de trabalho virtual e uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos, o ClickUp consolida todo o seu conhecimento organizacional em um único local para que todos os membros da equipe possam acessar com o clique de um botão. Ele oferece uma ferramenta única para gerenciamento de projetos, gerenciamento de pessoas, gerenciamento de conhecimento e muito mais.
Coloque suas estratégias de gerenciamento de projetos em prática em escala. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.