Você já terminou o dia achando que tudo estava resolvido, mas recebeu uma mensagem de um cliente que o fez parar no meio do caminho: 'Ainda não recebemos seu relatório?
De repente, tudo parece estar perdido. E o pior de tudo? Você se desligou mentalmente e agora está se esforçando para consertar o que perdeu.
É exatamente isso que o ChatGPT Tasks ajuda você a evitar. O recurso mais recente da OpenAI facilita a definição de lembretes únicos e recorrentes, para que você nunca mais perca um acompanhamento, uma tarefa ou um prazo importante.
Nesta publicação do blog, explicaremos como usar o ChatGPT Tasks, compartilharemos exemplos reais e mostraremos como contornar suas limitações com soluções de gerenciamento de tarefas mais robustas, como o ClickUp.
Vamos transformar o pânico de última hora em uma coisa do passado! 🙌
resumo de 60 segundos
- O recurso de tarefas agendadas do ChatGPT permite que você defina facilmente lembretes para tarefas únicas e recorrentes, mantendo-o no caminho certo
- Você receberá notificações oportunas, garantindo que nunca perderá uma tarefa importante, mesmo quando estiver off-line
- As tarefas do ChatGPT têm limitações. Para superá-las, emparelhe o ChatGPT com um gerenciador de tarefas para rastreamento em tempo real, seja específico nos avisos e defina lembretes manuais para responsabilidade
- O uso de ferramentas alternativas mais robustas, como o ClickUp, também pode ajudar. Ele oferece modelos e ferramentas totalmente personalizáveis para atender às suas necessidades específicas
- Com o ClickUp, você pode organizar tarefas de forma eficiente usando listas pré-criadas, exibições dinâmicas e campos personalizados, todos adaptados a qualquer setor ou fluxo de trabalho
Como usar as tarefas do ChatGPT
Você já sentiu que não está fazendo o suficiente, mesmo quando está cumprindo suas metas a torto e a direito? Isso é culpa da produtividade. Mas a questão é a seguinte: ser produtivo não significa trabalhar constantemente, mas sim trabalhar de forma inteligente.
É aí que as tarefas agendadas do ChatGPT podem ajudar. Veja como o ChatGPT funciona para ajudá-lo a marcar essas tarefas na sua lista de afazeres e gerenciar agendas complexas:
Etapa 1: acessar as tarefas do ChatGPT
Para agendar uma tarefa usando o ChatGPT, clique no ícone do seu perfil no canto superior direito. Em seguida, selecione "Tasks" (Tarefas) no menu suspenso. Você verá uma lista de todas as suas ações agendadas e lembretes futuros.
Nota: As tarefas do ChatGPT estão disponíveis apenas para usuários do ChatGPT Plus que têm acesso ao modelo GPT-4. Se você ainda não estiver no Plus, precisará fazer o upgrade para usar esse recurso.
Etapa 2: Configurar um lembrete ou uma tarefa
Se esta é a primeira vez que você configura um lembrete ou uma tarefa, você tem opções! Você pode seguir uma das sugestões úteis do ChatGPT ou, se estiver se sentindo um pouco aventureiro, clique em 'Try your own' e assuma as rédeas.
Veja o que você pode fazer como alternativa:
- Selecione 'ChatGPT com tarefas agendadas' (você o encontrará no menu suspenso)
- Peça ao ChatGPT para criar tarefas como:'Lembre-me do aniversário da minha mãe no dia 13 de março'
Depois que a tarefa for enviada, você verá esta notificação:
dica profissional: Seja específico em seus lembretes! Em vez de apenas "lembre-me de enviar um e-mail para o João", tente "lembre-me de enviar um e-mail para o João sobre o relatório do segundo trimestre até as 15 horas". quanto mais claro você for, melhor o ChatGPT poderá mantê-lo no caminho certo. É tudo uma questão de dar a ele o contexto certo para trabalhar!
Etapa 3: Atualizar, pausar ou excluir a tarefa
Em primeiro lugar, abra as tarefas agendadas na "Página de tarefas" no ChatGPT web. No ícone de seu perfil, vá para o menu pop-up. Navegue e selecione a tarefa que deseja atualizar e clique no ícone de lápis.
Para pausar ou excluir essa tarefa, clique nos "três pontos horizontais (reticências)". '
Se você estiver atualizando a tarefa, será necessário inserir os seguintes detalhes:
- Nome da tarefa: Notícias financeiras diárias
- Instruções: Pesquise as principais fontes e forneça insights resumidos sobre as notícias
- Configurações de agendamento: Diariamente às 9:00 AM PST (especifique também aqui tarefas únicas, se houver)
Etapa 4: Ativar notificações
Depois de definir o lembrete, ative as notificações para ficar sempre atualizado. Em seu desktop ou aplicativo móvel, vá para "Configurações de notificação" no ChatGPT web.
Você terá a opção de escolher entre e-mail, notificações push ou ambos. As notificações aparecerão na tela, independentemente de o ChatGPT ser executado em segundo plano ou não.
Talvez seja necessário atualizar as configurações adicionais do navegador para ativar as notificações da área de trabalho. Se o ChatGPT detectar que as permissões necessárias estão desativadas, você poderá ver isso:
Clique no botão Permitir para ativar as permissões necessárias. Se estiver usando o Chrome, algo parecido com isto aparecerá na sua tela:
Como usar o ChatGPT Tasks para seu benefício máximo
Quer você esteja lidando com vários projetos ou apenas precise de um pouco de estrutura, veja como usar o ChatGPT para maximizar a produtividade:
- Dividir grandes metas: Em vez de se sentir sobrecarregado, deixe que o ChatGPT Tasks o ajude a dividir grandes projetos em etapas menores e acionáveis para manter as tarefas no caminho certo
- Minimize o excesso de pensamentos: Não sabe por onde começar? Peça ao ChatGPT para sugerir os próximos passos lógicos para qualquer tarefa
- Priorize como um profissional: Receba sugestões com tecnologia de IA sobre o que fazer primeiro com base na urgência, na importância ou no esforço para organizar melhor as metas
- Automatize o trabalho de rotina: Use o ChatGPT para redigir e-mails, resumir anotações de reuniões ou criar modelos reutilizáveis
- Acompanhe o progresso e ajuste: Analise regularmente suas tarefas concluídas para identificar padrões, delegar suas tarefas com eficiência e evitar o esgotamento
✍️Prompts para você começar
- Dividir meu projeto sobre [tópico] em etapas pequenas e gerenciáveis.
- Priorize essas tarefas com base na urgência e na importância: [liste suas tarefas].
- Sugerir um fluxo de trabalho simples para gerenciar minhas tarefas diárias com eficiência.
- Elaborar um e-mail de acompanhamento para um cliente sobre [tópico].
- Ajude-me a criar um plano semanal para equilibrar o trabalho e gerenciar tarefas pessoais
Limitações do uso do ChatGPT Tasks
Embora o ChatGPT Tasks possa aumentar a produtividade, aqui estão algumas limitações que você deve ter em mente:
- Não há rastreamento em tempo real: Ao contrário dos aplicativos de gerenciamento de tarefas, o ChatGPT não sincroniza entre dispositivos nem envia lembretes
- Falta de integrações: Ele não se conecta ao seu calendário, e-mail ou ferramentas de gerenciamento de projetos, portanto, você precisará monitorar as tarefas manualmente
- Retenção limitada de contexto: Se você não fornecer detalhes suficientes, as respostas podem ser muito amplas ou perder nuances importantes
- Não há recursos de responsabilidade: O ChatGPT pode sugerir tarefas, mas não fará o acompanhamento nem garantirá que você as conclua
- Não foi criado para gerenciamento de projetos complexos: Para fluxos de trabalho complexos com dependências, ferramentas dedicadas podem ser mais eficazes
Como contornar essas limitações? 🤔📊 Use o ChatGPT junto com um gerenciador de tarefas para rastreamento em tempo real💬 Seja específico em suas solicitações para obter mais informações relevantes suggestions🕰️ Defina lembretes manuais para se manter responsável
Uso de tarefas com o ClickUp
Você já se sentiu frustrado ao planejar suas tarefas com o ChatGPT e esquecê-las algumas horas depois? Não há integrações, acompanhamentos ou senso de propriedade.
Apenas uma lista que fica parada enquanto seus prazos se aproximam. As limitações do ChatGPT: a falta de rastreamento e a ausência de responsabilidade podem fazer com que você se sinta preso em vez de produtivo.
É aí que o ClickUp pode ajudar. Como o aplicativo tudo para o trabalho, ele foi projetado para mantê-lo organizado, concentrado e à frente dos prazos.
Com IA incorporada para ajudá-lo a planejar de forma mais inteligente, tarefas para manter seu trabalho estruturado, documentos para armazenar suas ideias, lembretes para que você nunca perca um prazo e um bate-papo incorporado para manter sua equipe conectada, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para trabalhar - em um só lugar. E isso é apenas o começo.
Vamos dar uma olhada em como o ClickUp Tasks pode simplificar o gerenciamento de tarefas para você.
Gerenciamento de tarefas centralizado e completo
Fazendo malabarismos com várias ferramentas apenas para manter o controle das tarefas? Você não está sozinho. A troca constante de plataformas pode desperdiçar até 32 dias de trabalho por ano, tempo que você poderia usar para realmente fazer as coisas.
Com o ClickUp Tasks, tudo o que você precisa para planejar, atribuir e monitorar o trabalho está em um só lugar. Não é mais necessário alternar entre aplicativos para verificar quem está cuidando do quê ou se esforçar para encontrar atualizações de progresso. Suas tarefas ficam alinhadas e sua carga de trabalho fica organizada, aumentando assim a produtividade geral da equipe.
Exemplo: Você está liderando o lançamento de um produto com uma equipe de dez pessoas, mas todos estão usando ferramentas diferentes - uma pessoa monitora as tarefas em uma planilha, outra gerencia os prazos em um calendário e as atualizações da equipe estão espalhadas pelo Slack e por e-mail. É uma bagunça.
Mude para o ClickUp e tudo - tarefas, datas de vencimento e responsabilidades - ficará em um painel de tarefas compartilhado. Os membros da equipe podem atribuir itens de ação, comentar diretamente nas tarefas e obter atualizações em tempo real sem precisar alternar entre aplicativos. Não há mais prazos perdidos, mensagens perdidas ou fadiga de ferramentas - apenas um fluxo de trabalho simplificado que mantém seu lançamento no caminho certo. 🚀
Outro exemplo a ser considerado é o da The People Piece, uma organização que integra valores humanos aos locais de trabalho. Eles estavam lutando com ineficiências devido a fluxos de trabalho dispersos em ferramentas como Excel, Slack e documentos do Word.
Desde que adotaram o ClickUp, eles conseguiram centralizar tudo em um só lugar. Agora, o ClickUp os ajuda a organizar o trabalho por iniciativas e alinhá-lo aos processos existentes.
Vamos explorar todas as maneiras pelas quais você pode personalizar as tarefas para obter o máximo de produtividade no ClickUp:
1. Adicionar status personalizados às tarefas
Você pode personalizar os status das tarefas no ClickUp de acordo com seus fluxos de trabalho. Por exemplo, uma equipe de conteúdo pode executar uma postagem de blog nos estágios "Redação", "Formatação" e "Revisão editorial" antes de publicar, enquanto uma equipe de software pode colocar um novo código aguardando aprovação no estágio "Teste" para detectar bugs ou problemas, seguido de "Implementação" quando o código estiver pronto para entrar em operação.
2. Categorize as tarefas nos tipos certos de tarefas
Classifique as tarefas com base em suas categorias ou complexidades. Por exemplo, você pode classificar as tarefas de desenvolvimento em "Épicos", "Bugs", "Suporte" etc.
3. Definir níveis de prioridade
Para priorizar melhor suas tarefas, atribua níveis de prioridade diferentes e codificados por cores, como urgente, alto, normal e baixo.
Por exemplo, considere marcar as solicitações dos clientes como "urgentes" e, ao mesmo tempo, marcar as reuniões internas como de prioridade "baixa", se elas estiverem alinhadas com os fluxos de trabalho da sua equipe.
📮ClickUp Insight: Acha que sua lista de tarefas está funcionando? Pense novamente. Nossa pesquisa mostra que 76% dos profissionais usam seu próprio sistema de priorização para o gerenciamento de tarefas. No entanto, pesquisas recentes confirmam que 65% dos trabalhadores tendem a se concentrar em vitórias fáceis em detrimento de tarefas de alto valor sem uma priorização eficaz.
As Prioridades de Tarefas do ClickUp transformam a maneira como você visualiza e lida com projetos complexos, destacando facilmente as tarefas críticas. Com os fluxos de trabalho alimentados por IA e os sinalizadores de prioridade personalizados do ClickUp, você sempre saberá o que fazer primeiro.
👉🏼Want para melhorar a priorização? Assista às dicas de especialistas em nosso vídeo abaixo:
3. Capturar detalhes em campos personalizados
Adicione campos especializados, como datas, links ou números, a cada tarefa para manter todo o contexto centralizado e facilitar a referência. Por exemplo, você pode adicionar um link de fonte a uma tarefa de "Pesquisa", facilitando a consulta da fonte pelo colega de equipe designado.
4. Gerencie melhor as dependências das tarefas e planeje os resultados
Crie Dependências de Tarefas no ClickUp para garantir que uma tarefa dependente ou secundária não possa ser iniciada até que a principal seja concluída, mantendo seu fluxo de trabalho tranquilo e organizado. Por exemplo, uma tarefa como "Escrever relatório do projeto" não pode ser iniciada até que a "Coleta de dados do projeto" seja concluída.
5. Adicionar tarefas em várias listas
Organize tarefas de categorias semelhantes em listas separadas, mantendo-as em um único espaço de trabalho. Por exemplo, se você tiver uma postagem de blog atribuída ao Editor 1 na sua equipe, ela poderá aparecer na lista de postagens de blog cumulativas para todos os editores combinados, bem como separadamente na lista de postagens de blog atribuídas especificamente ao Editor 1.
fato divertido: Você pode criar até 50.000 tarefas agendadas ou recorrentes em cada lista no ClickUp, cada uma com até 1.000 subtarefas e subtarefas aninhadas. Entretanto, o limite para descrições de tarefas não deve exceder 256 KB.
6. Criar tarefas e subtarefas com IA
O ClickUp Brain, o assistente de IA nativo do ClickUp, ajuda a gerar, refinar e automatizar a criação de tarefas com base em suas informações.
Veja como funciona:
- Basta descrever o que você precisa, e o ClickUp Brain gerará uma tarefa estruturada com título, descrição, datas de vencimento e subtarefas relevantes
- Ele analisa suas tarefas e fluxos de trabalho existentes para sugerir itens de ação relevantes, reduzindo a entrada manual
- O ClickUp Brain entende dependências, prioridades e prazos, sugerindo otimizações para que as tarefas se ajustem melhor ao seu fluxo de trabalho
- Precisa ajustar uma tarefa? A IA pode refinar as descrições de tarefas, resumir atualizações longas ou reformatar detalhes para maior clareza
Ao aproveitar o ClickUp Brain, você gasta menos tempo com trabalho administrativo e mais tempo executando tarefas com eficiência.
fato divertido: Ao combinar o ClickUp Automations com o ClickUp Brain, você pode automatizar tarefas repetitivas usando comandos se-então de linguagem natural!
7. Defina lembretes personalizados e tarefas recorrentes
Uma das maiores vantagens do ClickUp em relação ao ChatGPT (ou mesmo a outras ferramentas de gerenciamento de tarefas) é sua capacidade de definir lembretes altamente personalizados e tarefas recorrentes, garantindo que nada seja esquecido.
O ClickUp permite definir lembretes para horários específicos ou acioná-los com base em condições (por exemplo, quando uma tarefa está atrasada ou um marco do projeto está se aproximando).
Com o Recurring Tasks no ClickUp, você pode programar tarefas para serem repetidas diariamente, semanalmente, mensalmente ou com base na conclusão. Isso é perfeito para:
- Check-ins semanais da equipe
- Relatórios mensais
- Acompanhamento de clientes
- Revisões rotineiras de projetos
dica profissional: Ao contrário das listas de tarefas estáticas, o ClickUp atualiza automaticamente a data de vencimento das tarefas recorrentes e permite personalização total - defina diferentes regras de recorrência, atribua membros da equipe e até mesmo adicione dependências.
8. Aproveite a compatibilidade entre dispositivos e plataformas
O ClickUp Tasks é compatível com tudo - do Android ao iOS e do MacOS ao Windows. Você também pode acessar as tarefas e o fluxo de trabalho do projeto em seu smartphone, tablet e desktop.
você sabia? Com o ClickUp, você pode até mesmo incorporar conteúdo em suas tarefas colando um link para plataformas como YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress e Figma.
Para qualquer organização que esteja lutando para gerenciar seus projetos, o ClickUp ajudará na colaboração de tarefas. Com esse software, as pessoas podem acompanhar os itens da lista de tarefas e trabalhar nessas tarefas dentro do prazo estipulado. Ele também ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a acompanhar o progresso geral dos projetos para garantir o cumprimento dos prazos.
Para qualquer organização que esteja lutando para gerenciar seus projetos, o ClickUp ajudará na colaboração de tarefas. Com esse software, as pessoas podem acompanhar os itens da lista de tarefas e trabalhar nessas tarefas dentro do prazo estipulado. Ele também ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a acompanhar o progresso geral dos projetos para garantir o cumprimento dos prazos.
Comece a usar gratuitamente
O ClickUp Tasks está disponível nas versões premium e gratuita. Assim, você pode criar tarefas agendadas e recorrentes ilimitadas até que sua capacidade de armazenamento atinja 100 GB.
Quando seu armazenamento atingir o limite especificado, você terá que fazer upgrade do plano.
A versão paga do ClickUp oferece recursos e funcionalidades adicionais para gerenciar fluxos de trabalho extensos e controlar o tempo gasto em tarefas e projetos. Isso é o que um cliente do ClickUp tem a dizer sobre os recursos do ClickUp:
50% de economia de custos por meio da consolidação de ferramentas: 3 ferramentas em uma plataforma poderosa pela metade do preço (e melhores recursos).
50% de economia de custos por meio da consolidação de ferramentas: 3 ferramentas em uma plataforma poderosa pela metade do preço (e melhores recursos).
Para simplificar o gerenciamento de tarefas, o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp oferece uma abordagem estruturada para priorizar e organizar o trabalho.
Esse modelo permite que você identifique e se concentre nas tarefas mais importantes e oferece opções flexíveis de visualização, incluindo formatos de quadro, calendário e lista.
Use-o para:
- Categorize as tarefas por departamento, prioridade e status para uma supervisão clara
- Monitore o progresso da tarefa e a largura de banda da equipe para aumentar a eficiência
- Agende, atribua e conclua tarefas com facilidade para manter os projetos em dia
Ao utilizar esse modelo, as equipes podem manter a clareza, melhorar a responsabilidade e aumentar a produtividade.
Aumente a colaboração e a produtividade com o ClickUp Tasks
O gerenciamento eficiente de tarefas está no centro de tudo o que você faz, seja no trabalho ou na vida. Com o ClickUp Tasks, você pode agendar, atribuir e personalizar tarefas sem esforço para melhorar a colaboração e a produtividade da equipe.
Suas visualizações flexíveis e listas personalizáveis são perfeitas para qualquer equipe, independentemente do tamanho ou do setor. É como ter tudo o que você precisa em um só lugar, para que você possa parar de se preocupar com as pequenas coisas e se concentrar no que realmente importa.
Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo e recupere o controle.