À medida que as equipes de projeto se tornam mais globalizadas e multifuncionais, os gerentes de projeto reavaliam continuamente os processos. E essa é uma tarefa delicada! Muitas mudanças de uma só vez podem prejudicar a produtividade de uma equipe e, por outro lado, melhorias lentas inevitavelmente prejudicam a inovação.
Você já se deparou com ferramentas sofisticadas, como gráficos de Gantt e quadros Kanban, mas não está totalmente convencido de que uma delas seja a solução de processo certa para as necessidades do seu projeto e da sua equipe.
Este guia explicará as diferenças entre o gráfico de Gantt e o quadro Kanban, como usar cada um para gerenciamento de projetos e quais pontos você deve considerar ao escolher.
Gráfico de Gantt x quadro Kanban: uma análise aprofundada
É importante observar que essas duas ferramentas de gerenciamento de projetos não são melhores uma do que a outra. Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos é introduzida, treinada e adotada faz toda a diferença para o sucesso. A melhor abordagem para decidir entre um gráfico de Gantt ou um quadro Kanban para o seu projeto é esta:
Os gráficos de Gantt são ideais para acompanhar projetos complexos e relacionados que duram semanas, meses e até anos. Um caso de uso cotidiano é um gerente de projetos visualizando o progresso de suas campanhas em várias equipes.
Os quadros Kanban são mais adequados para se concentrar no fluxo de trabalho contínuo, na priorização de tarefas individuais e nos limites do trabalho em andamento. Um caso de uso cotidiano é o das equipes de desenvolvimento de software que visualizam todo o trabalho em andamento à medida que as tarefas passam por cada etapa até a conclusão.
Agora, vamos examinar cada um deles mais detalhadamente enquanto continuamos nossa comparação entre o gráfico de Gantt e o quadro Kanban!
O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é um diagrama de barras horizontais que ilustra as datas de início e conclusão do cronograma de um projeto. Os gráficos de Gantt também mostram marcos importantes do projeto e como as tarefas são dependentes umas das outras. Esses recursos ajudam as equipes a planejar projetos detalhados e complexos em qualquer período de tempo.
Os seis componentes principais de um gráfico de Gantt típico são:
- Marcos: ilustre datas cruciais para a conclusão pontual e o sucesso de um projeto, identificadas por um símbolo.
- Setas/linhas: indicam quais tarefas estão bloqueando e aguardando outras (chamadas de dependências ).
- Marcador de linha: especifica a data atual para ver rapidamente quanto trabalho ainda resta a ser feito.
- Barras horizontais: representam o período de tempo das tarefas individuais do projeto.
- Barra lateral esquerda: lista todas as tarefas envolvidas no projeto
- Escala de tempo: mostra categorias de datas em dias, semanas ou meses
Procurando uma alternativa à visualização Gantt? Confira nossas 10 melhores alternativas ao gráfico de Gantt.
5 razões para escolher um gráfico de Gantt como sua ferramenta de gerenciamento de projetos
Basicamente, um gráfico de Gantt irá configurar e apoiar as atividades da sua equipe, para que as tarefas individuais tenham tempo e recursos dedicados para serem concluídas. Aqui estão cinco razões para escolher um gráfico de Gantt em vez de um quadro Kanban:
1. As tarefas e subtarefas têm prazos específicos para entregar um projeto completo dentro do prazo.
Assim como a metodologia cascata, os gráficos de Gantt descrevem claramente a ordem do cronograma de tarefas para que os membros da equipe saibam se uma tarefa está aguardando outra tarefa para começar ou terminar antes de poder ser iniciada. Por exemplo, a tarefa de um designer de criar os recursos criativos da campanha não pode começar se ele não tiver o rascunho do conteúdo do redator. O gerente de projeto precisa estar ciente desse prazo, pois todo o cronograma do projeto fica comprometido se o trabalho for entregue com atraso.
Bônus: experimente nossos modelos de gráficos de Gantt para designers.
2. Você deseja acompanhar as tarefas mais importantes para que seu projeto não fique atrasado
O caminho crítico em um gráfico de Gantt é a cadeia de tarefas essenciais para concluir seu projeto dentro do prazo. Com o caminho crítico, você pode evitar tarefas não críticas. Isso ajudará você a alocar mais recursos para as tarefas críticas e reduzir os tempos de conclusão.
3. Você deseja dividir um projeto complexo em partes gerenciáveis
Um gráfico de Gantt é a visão geral perfeita para ter uma visão ampla e, ao mesmo tempo, fornecer informações sobre as partes de uma tarefa. Ele responde a perguntas importantes, como:
- Em que fase o departamento XYZ entra no projeto?
- Quais são os requisitos para cada projeto/tarefa?
- Quais projetos ou tarefas são marcos importantes?
- XYZ é um projeto, tarefa ou subtarefa?
Se você precisar ajustar as datas de início e entrega de um projeto, é fácil fazer isso em um gráfico de Gantt moderno! Arraste e solte uma tarefa ou toda a programação para refletir as novas datas de início/entrega.
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✅ Vantagens do gráfico de Gantt
- Os gráficos de Gantt ajudam a gerenciar várias programações a partir de uma única visualização.
- Os gráficos de Gantt oferecem uma visão geral de todo o projeto.
- Os gráficos de Gantt destacam as dependências e o caminho crítico.
❌ Contras do gráfico de Gantt
- As barras horizontais em um gráfico de Gantt podem ser enganosas na determinação dos recursos ou da quantidade de trabalho necessária para concluir
- Colaborar com equipes para criar um gráfico de Gantt pode ser difícil para usuários iniciantes.
- Com o tempo, os gráficos de Gantt podem se tornar difíceis de manter.
Confira nossa lista completa de modelos de gráficos de Gantt!
O que é um quadro Kanban?
Um quadro Kanban é uma ferramenta de visualização do fluxo de trabalho ideal para projetos que não exigem estratégias de priorização ou dependência. Em vez disso, os quadros Kanban ajudam a limitar o trabalho em andamento por status do fluxo de trabalho. Um cartão (representando a tarefa) se move por cada coluna (representando o status do fluxo de trabalho) da esquerda para a direita até atingir o status CONCLUÍDO.
Os quadros Kanban são criados para entrega contínua, portanto, as datas de início e vencimento não são tão rígidas nesses quadros em comparação com os gráficos de Gantt.
Os três principais componentes de um quadro Kanban são:
- Cartões: as tarefas necessárias para concluir um projeto são separadas em cartões individuais que começam na primeira coluna e avançam pelo fluxo de trabalho até chegarem à coluna Concluído. Cada cartão contém as informações necessárias da tarefa, como descrição, responsável(is) e prazo.
- Colunas: em sua forma mais simples, um quadro Kanban é composto por três colunas. Os nomes tradicionais das colunas são “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Mais colunas Kanban podem ser adicionadas para um fluxo de trabalho detalhado e definidas como etapas, equipes específicas ou membros individuais da equipe.
- Limites de WIP: um limite de Trabalho em Andamento (WIP) é o número de cartões de tarefas que uma coluna do quadro Kanban pode ter em um determinado momento. Não existe um número “perfeito” para definir limites de WIP. Os números dependem da capacidade e das habilidades da sua equipe.
5 razões para escolher um quadro Kanban como sua ferramenta de gerenciamento de projetos
Os quadros Kanban são perfeitos para equipes de projeto que precisam padronizar processos para manter a eficiência à medida que as tarefas avançam em cada etapa. Aqui estão cinco razões para escolher um quadro Kanban em vez de um gráfico de Gantt:
1. Você deseja um sistema de gestão confiável para medir o comprometimento e os pontos de entrega de todo o trabalho
Uma tarefa começa quando a solicitação é recebida ou quando a equipe inicia o trabalho? A pessoa que faz a solicitação pode dizer que é a primeira opção, mas em um sistema Kanban, a segunda opção é preferível.
O ponto de compromisso é o ato de puxar um cartão Kanban para o fluxo de trabalho para iniciar o trabalho. Isso significa que todo o conhecimento foi coletado, o responsável está bem preparado para iniciar a tarefa e o relógio começa a correr. Quando uma tarefa é concluída, ela atinge o ponto de entrega.
Então, onde as tarefas são mantidas quando não estão prontas para serem executadas? Elas são armazenadas em uma coluna especial no início do quadro Kanban chamada backlog. O backlog é um espaço para os gerentes de projeto selecionarem o trabalho com base na prioridade, clareza e viabilidade. Isso ajuda a equipe a planejar, alocar e monitorar o que está acontecendo a qualquer momento. (Mais sobre isso no nº 3!)
2. Você deseja identificar gargalos e perdas de tempo nas etapas de um fluxo de trabalho
Abordagens ágeis ou preditivas para projetos funcionam melhor com um sistema Kanban, pois ele melhora a entrega consistente. Por exemplo, um gerente de projeto vê facilmente onde há muitas tarefas acumuladas em uma coluna ou onde as tarefas estão demorando um pouco demais. Quando o gargalo é identificado, o gerente de projeto toma medidas para removê-lo e talvez descobrir também uma possível melhoria no processo:
- Jamie só consegue realizar três revisões de tarefas por dia. Podemos trazer outro membro da equipe para ajudar nas revisões adicionais?
- Esta etapa do fluxo de trabalho poderia ser automatizada para economizar tempo e recursos humanos?
- Subestimamos o tempo necessário para reunir informações sobre uma tarefa. Vamos criar uma margem antes dessa etapa para dar um respiro à nossa equipe. Que tal um novo status personalizado?
3. Você deseja controlar a quantidade de trabalho em andamento em um determinado momento
Isso acontece com todos nós: aceitamos todas as solicitações que chegam sem entender completamente o escopo do trabalho. Se você precisa de uma maneira educada de dizer “não”, é aqui que os quadros Kanban entram em ação!
Os limites de trabalho em andamento (WIP) facilitam o gerenciamento de recursos — o processo de planejar, alocar e monitorar seus recursos da maneira mais eficiente possível. Em um quadro Kanban intuitivo*, os limites WIP definem o número máximo de tarefas permitidas em uma coluna e alertam quando esse limite é excedido.
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✅ Vantagens do quadro Kanban
- Os quadros Kanban reduzem o tempo de ciclo dentro do fluxo de trabalho do projeto.
- Os quadros Kanban aumentam as chances de uma produção mais rápida.
- Os quadros Kanban limitam o trabalho em andamento em um determinado momento.
❌ Contras do quadro Kanban
- Não há prazos estabelecidos/associados a cada fase.
- Risco de priorização inadequada
- Não é adequado para iterações
Com seu novo conhecimento sobre gráficos de Gantt e quadros Kanban, agora é hora de decidir qual software de gerenciamento de projetos tornará o processo de fluxo de trabalho uma experiência sem estresse! Outras plataformas fariam você escolher entre gráficos de Gantt ou quadros Kanban, mas no ClickUp, dizemos: “Tenha tudo!”
Usando a visualização Gantt e a visualização Quadro no ClickUp para gerenciamento de projetos
O ClickUp é uma plataforma de produtividade completa, onde equipes se reúnem para planejar, organizar e colaborar no trabalho usando tarefas, documentos, bate-papo, metas, quadros brancos e muito mais. Facilmente personalizável com apenas alguns cliques, o ClickUp permite que equipes de todos os tipos e tamanhos realizem o trabalho de forma mais eficaz, elevando a produtividade a novos patamares! E as visualizações são o ingrediente secreto do ClickUp.
As visualizações são como lentes para seus óculos. Cada visualização oferece uma perspectiva única e também pode ser ajustada para atender às preferências individuais e da equipe. Com diferentes maneiras de agrupar, classificar e filtrar, você tem controle total sobre como vê suas tarefas.
Como adicionar uma visualização Gantt no ClickUp
Confira nosso tutorial sobre a visualização Gantt para obter dicas e truques para começar a usar as visualizações Gantt! ⬇️
Como adicionar uma visualização de quadro no ClickUp
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O ClickUp oferece flexibilidade para visualizar seu trabalho do seu jeito.
O ClickUp oferece mais de uma dúzia de maneiras de organizar e visualizar tarefas e outros trabalhos. No que diz respeito ao gráfico de Gantt e ao quadro Kanban, ambos são ótimas ferramentas em seus próprios ambientes, mas são ainda mais poderosos no ClickUp. ⚡️
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Se você gostou desta comparação, confira nossa análise detalhada do Pert vs Gantt!