Lisa, diretora de marketing de uma agência de médio porte, contava com uma combinação de planilhas, e-mails e aplicativos de bate-papo para gerenciar campanhas. O resultado?
Prazos perdidos, trabalho duplicado e perguntas intermináveis sobre "qual é o status". Depois de mudar para o Smartsheet, sua equipe reduziu as reuniões de status em 60% e entregou os projetos 40% mais rápido.
A questão é a seguinte: como usar o Smartsheet para gerenciamento de projetos não precisa ser uma ciência de foguetes. Neste guia, mostraremos a você maneiras práticas de usar o Smartsheet.
Resumo de 60 segundos
Simplifique seus projetos com o Smartsheet
- Use modelos predefinidos para criar projetos rapidamente
- Acesse o planejamento flexível de projetos com várias visualizações (Gantt, Quadro, etc.)
- Automatize tarefas e fluxos de trabalho repetitivos
- Colabore em tempo real com comentários, tags e discussões em equipe
- Controle o tempo e gerencie os recursos de forma eficaz
- Use os recursos de análise para tomar decisões baseadas em dados
- Rastreie atribuições e relacionamentos de tarefas
- Integre-se a ferramentas como Zapier, Slack e outras
Usando o Smartsheet para gerenciamento de projetos
As melhores ferramentas de gerenciamento de projetos fazem mais do que apenas rastrear tarefas. Elas se adaptam às necessidades exclusivas de seu projeto, automatizam tarefas, oferecem suporte ao controle de tempo, permitem a comunicação da equipe e fornecer relatórios e análises notáveis.
**O Smartsheet foi inicialmente projetado para imitar uma planilha eletrônica, mas se transformou em uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de automação.
Veja como você pode fazer o Smartsheet trabalhar para você.
Fornece modelos pré-criados para a configuração de projetos
Para aqueles que querem pular a fase de configuração, use os modelos pré-construídos do Smartsheet desenvolvidos para vários projetos, incluindo campanhas de marketing, projetos de construção, lançamentos de produtos e muito mais.
via Smartsheet Os modelos fornecem um ponto de partida para o gerenciamento de projetos com todos os elementos essenciais do projeto já definidos, permitindo que você ajuste os campos conforme necessário.
Além disso, você pode usá-los para automatizar seus fluxos de trabalho. Esses recursos ajudam você a economizar tempo e a iniciar as tarefas sem gastar horas criando um plano de projeto do zero.
Permite o planejamento flexível do projeto
O Smartsheet oferece um espaço de trabalho flexível que um gerente de projeto pode adaptar para se adequar a qualquer projeto.
Com o Grid View, o Gantt View, o Card View, semelhante a um quadro Kanban, e o Calendar View, o Smartsheet permite que você visualize seu projeto de diferentes perspectivas, facilitando a adaptação do seu fluxo de trabalho à medida que o projeto evolui.
Como proprietário ou administrador da planilha, você pode criar um gráfico de Gantt no Smartsheet para gerenciar dependências de tarefas e linhas do tempo. Você também pode ajustar a visualização da linha do tempo para se adequar aos seus planos de projeto, sejam eles trimestrais, mensais, semanais ou diários.
Fato divertido: O gráfico de Gantt, uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos, foi inventado há mais de 100 anos e continua sendo uma das formas mais eficazes de rastrear cronogramas.
Automatiza tarefas repetitivas e fluxos de trabalho
Ao gerenciar várias partes móveis de um projeto, você precisa de toda a ajuda possível para lidar com tarefas, enviar lembretes e atualizar status automaticamente.
O Smartsheet ajuda você a criar fluxos de trabalho personalizados que são acionados com base em ações específicas. Por exemplo, enviar notificações quando as tarefas forem concluídas ou atualizar uma planilha de projeto quando os prazos estiverem se aproximando.
Esses automatismos facilitam o gerenciamento de projetos com o mínimo de intervenção manual, permitindo que você se concentre em tarefas de nível superior.
Garante a colaboração e a comunicação em tempo real
O Smartsheet elimina a necessidade de canais de comunicação separados, permitindo que vários membros da equipe comentem sobre tarefas, adicionem notas e marquem outras pessoas diretamente nos projetos.
via Smartsheet A coluna da lista de contatos no Smartsheet facilita a atribuição e a notificação de tarefas individuais a membros específicos da equipe, mantendo todas as discussões e decisões relevantes em um só lugar.
A integração do Smartsheet com ferramentas como o Slack garante que as atualizações da equipe e a comunicação do projeto permaneçam no mesmo lugar.
Permite o controle de tempo e o gerenciamento de recursos
Lembra da Sarah do marketing? Você pode evitar essas falhas de comunicação e aumentar a eficiência por meio do controle de tempo para que os projetos fiquem dentro do cronograma. O Smartsheet oferece um gerenciamento de recursos seção que ajuda a monitorar a disponibilidade da equipe e a evitar o esgotamento.
via Smartsheet O registro de atividades registra as contribuições de cada membro da equipe, facilitando o monitoramento da carga de trabalho e garantindo que as tarefas sejam distribuídas uniformemente.
A seção Gerenciamento de recursos também ajuda a atribuir tarefas e equilibrar cargas de trabalho, garantindo que o potencial da equipe não seja superutilizado nem subutilizado.
Potencializa relatórios abrangentes e decisões baseadas em dados
Os recursos de relatório e análise do Smartsheet ajudam os gerentes de projeto a obter insights sobre projetos e acompanhar efetivamente o andamento do projeto para tomar decisões informadas e orientadas por dados.
via Smartsheet As ferramentas de relatório da plataforma permitem que você extraia dados de várias planilhas para rastrear métricas importantes, como datas de início e término, taxas de conclusão de tarefas, utilização de recursos e custos de projetos para criar um relatório abrangente do projeto .
O relatório painéis de gerenciamento de projetos oferecem uma visão de alto nível, enquanto os relatórios detalhados permitem que você se aprofunde nas especificidades, ajudando-o a ficar por dentro do panorama geral e de todos os detalhes.
Possibilita a atribuição de tarefas e o rastreamento de relacionamentos
Um dos elementos-chave do Smartsheet é sua estrutura hierárquica. Você pode criar linhas pai e filho para organizar tarefas individuais em um projeto maior.
O recurso de relacionamentos de tarefas ajuda a definir dependências, portanto, se uma tarefa for adiada, as tarefas relacionadas serão automaticamente atualizadas para refletir a nova linha do tempo.
Essa estrutura ajuda a dividir projetos complexos em componentes gerenciáveis, facilitando aos gerentes de projeto a supervisão simultânea de diferentes tarefas.
Permite integrações com outras ferramentas
Você pode usar o Smartsheet para integrar suas ferramentas existentes. Precisa trabalhar com o Microsoft Excel? Você pode sincronizar dados facilmente usando o CData Connect Cloud ou o Zapier. Embora não haja integração direta com o Google Sheets, o Zapier preenche essa lacuna com eficiência.
Se você usa o Microsoft Teams, a integração permite vincular suas planilhas de projeto aos canais do Teams, mantendo todos na mesma página sem precisar trocar de ferramenta. Conexões como DocuSign, Jira, Slack, Tableau e outras fazem do Smartsheet um centro de comando central para todos os dados do seu projeto.
Essas integrações eliminam silos de informações, ajudando as equipes a tomar melhores decisões baseadas em dados.
Desafios e limitações do Smartsheet para gerenciamento de projetos
Embora o Smartsheet seja uma ferramenta poderosa e perfeita para muitos, ele apresenta alguns desafios que você deve conhecer.
Falta de recursos essenciais de colaboração e geração de relatórios
Embora o Smartsheet permita que sua equipe trabalhe em conjunto, ele não possui alguns recursos essenciais de colaboração. Os gráficos de Gantt ajudam a monitorar o progresso do projeto, mas requerem um esforço manual significativo.
Embora seja possível criar relatórios de progresso padrão, os gerentes de projeto e as equipes que buscam análises especializadas, como gráficos de velocidade ou Burndown, talvez queiram explorar ferramentas complementares.
Recursos limitados de controle de tempo
O Smartsheet é excelente para mostrar as datas de início e término do projeto, mas quando se trata de monitorar as horas reais gastas em cada tarefa? É aí que as coisas ficam complicadas. Os gerentes de projeto talvez precisem contar com ferramentas externas ou métodos manuais para monitorar o tempo gasto nas tarefas com precisão.
Essa dependência de aplicativos de terceiros aumenta a complexidade do fluxo de trabalho e pode levar a inconsistências nos relatórios de tempo. Isso não é exatamente ideal quando se tenta descobrir se os recursos e o tempo estão sendo usados de forma eficiente.
Preço alto
Aqui está a questão do impacto do Smartsheet na carteira. Ele não é uma ferramenta de gerenciamento de projetos gratuita.
Os planos começam com US$ 9 por usuário mensalmente para o Pro Plan para uma equipe máxima de 10. O Business Plan, por outro lado, vai até US$ 32 por usuário mensalmente. Comparação rápida: mesmo a configuração comercial mais básica custa US$ 96 mensais, pois são necessários pelo menos três usuários.
Há também um plano empresarial para cotações personalizadas. À medida que os membros da sua equipe aumentam ou você precisa desses recursos extras para gerenciar vários projetos, é possível que você faça alguns cálculos de orçamento interessantes.
Esse modelo de preços pode ser um desafio para equipes menores ou organizações com orçamentos limitados.
Automação restrita de tarefas
Embora o Smartsheet ajude você automatizar o gerenciamento de projetos para tarefas repetitivas, as opções de fluxo de trabalho automatizado podem deixar você querendo mais.
É claro que você pode configurar fluxos de trabalho personalizados básicos com modelos pré-criados, mas se estiver gerenciando projetos e precisar de sequências de automação avançadas, precisará fazer mais trabalho manual do que gostaria.
Para as equipes que desejam realmente economizar tempo nos fluxos de trabalho, essa limitação pode significar a perda de alguns ganhos significativos de eficiência.
Personalização mínima de modelos
Os modelos pré-construídos modelos de gerenciamento de projetos no Smartsheet são úteis para várias necessidades de projetos, mas suas possibilidades de personalização são limitadas em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
As equipes com fluxos de trabalho exclusivos precisam adaptar seus processos à estrutura do Smartsheet, e não o contrário. Embora eficiente para cenários de projetos comuns, essa padronização pode apresentar desafios para equipes que exigem estruturas de projetos altamente especializadas.
Desafios de integração
A integração do Smartsheet é promissora com o Microsoft Teams e plataformas similares integradas, mas ela vem com limites.
Embora ele lide com ferramentas de negócios comuns de forma eficaz, as equipes que utilizam software especializado geralmente dependem de conectores de terceiros, como o Zapier. Isso cria uma camada adicional de complexidade quando se tenta centralizar dados de diversas fontes para decisões orientadas por dados.
Dadas essas limitações, é natural perguntar: "Existe uma solução para o Zapier? Alternativa ao Smartsheet que ofereça uma solução geral? Vamos explorar o que ClickUp -uma plataforma multifuncional para gerenciamento de projetos, gerenciamento de conhecimento, bate-papo e recursos baseados em IA - oferece.
Como usar o ClickUp para gerenciamento de projetos ClickUp para gerenciamento de projetos foi projetado para aproximar as equipes por meio de fluxos de trabalho conectados, painéis de controle em tempo real e documentação abrangente.
Com o ClickUp, os gerentes de projeto podem acessar recursos aprimorados de gerenciamento de tarefas, ferramentas de colaboração e recursos com tecnologia de IA que ajudam você a simplificar os processos.
Configuração rápida do projeto
Se compararmos o Smartsheet e o ClickUp, o ClickUp inverte o roteiro das limitações de personalização.
Você tem um playground de possibilidades desde o momento em que inicia um projeto. Crie espaços personalizados, configure hierarquias de projeto e escolha entre modelos pré-criados para começar a trabalhar.
O que torna esses modelos exclusivos é que eles são totalmente personalizáveis para atender às suas necessidades, e não o contrário.
Um dos recursos de destaque do ClickUp são as visualizações de projeto personalizáveis. Você pode escolher entre mais de 15 visualizações, incluindo Visualização de Gantt, Visualização de Lista, Visualização de Tabela, Visualização Kanban e outras, para visualizar melhor o seu trabalho da maneira mais adequada à sua equipe.
Por exemplo, a Visualização do gráfico de Gantt permite mapear cronogramas e dependências visualmente, enquanto a visualização de lista oferece uma maneira direta de ver as tarefas e seus status em um relance.
Visualize todos os cronogramas de seus projetos de uma só vez com o ClickUp Gantt View
Mais, Visualização do painel do ClickUp integra todos os seus principais elementos, métricas e KPIs em um único lugar, fornecendo uma visão geral de alto nível da saúde do seu projeto.
Crie e colabore em projetos em tempo real com o ClickUp Docs
Os recursos integrados de anotações da plataforma e Documentos do ClickUp permitem que você mantenha toda a documentação do projeto em um só lugar, enquanto Metas do ClickUp ajudam você a acompanhar o progresso em relação a objetivos mais significativos. É como ter um roteiro de projeto que realmente mostra para onde você está indo.
**Leia também Como escrever a documentação do projeto: Exemplos e modelos
Gerenciamento contínuo de tarefas
Diferentemente do básico ferramentas de gerenciamento de tarefas o ClickUp permite que você crie ambientes de tarefas avançados com status, prioridades e dependências personalizados.
Deseja subtarefas? Vários responsáveis? Controle de tempo exatamente onde o trabalho acontece? Pronto, pronto e pronto! Além disso, a criação de tarefas com tecnologia de IA ajuda a dividir projetos complexos automaticamente, poupando-o daqueles momentos de "por onde eu começo?
dica profissional: Divida seu projeto em tarefas menores e gerenciáveis para facilitar o acompanhamento do progresso e reduzir o estresse.
Colaborações mais inteligentes
Suas comunicação do projeto em vez de ficar na sua caixa de entrada de e-mail, as ferramentas de colaboração do ClickUp trazem as conversas diretamente para onde o trabalho acontece.
Precisa fazer um brainstorming? Entre em Quadros brancos ClickUp o ClickUp é a sua tela virtual em tempo real. Deseja documentar seus requisitos? Crie e compartilhe usando o Click Up Docs sem sair da plataforma.
Visualize e faça brainstorming de ideias em equipe com os quadros brancos do ClickUp
Você também pode usar o Prova do ClickUp do ClickUp para destacar marcações, fazer anotações em PDFs e muito mais.
Com Cérebro ClickUp você pode até mesmo armazenar e recuperar informações importantes instantaneamente. É como ter o escritório virtual da sua equipe, completo com todas as ferramentas necessárias para trabalhar com eficiência.
Resuma longos tópicos de comentários ou documentos com o ClickUp Brain
A melhor parte? Ele adapta seu insight aprendendo com suas tarefas, documentos e fluxos de trabalho específicos da equipe. Isso significa que sua equipe recebe recomendações personalizadas com tecnologia de IA relevantes para suas metas. Tudo o que você precisa fazer é pedir o que precisa!
Dica profissional: Analise o progresso do trabalho avaliando regularmente a colaboração da sua equipe. Incentive a comunicação aberta para identificar e abordar os possíveis desafios com antecedência.
Rastreamento eficiente de projetos
Com relação a manter o controle do progresso, o ClickUp não mostra apenas o básico. Ele oferece ferramentas abrangentes de rastreamento de projetos e relatórios.
O fluxo de trabalho aprimorado com automação alimentada por IA mantém as coisas em movimento ao lidar com tarefas de rotina automaticamente, enquanto os relatórios em tempo real permitem que você identifique gargalos antes que eles se tornem problemas.
Fique por dentro de todos os seus projetos com o ClickUp Dashboards
Diferente do Smartsheets, Painéis do ClickUp reúna todos os seus projetos, seus status e tudo o que você precisa saber sobre um projeto em andamento em um só lugar. Com mais de 50 widgets disponíveis para criar seu painel, o acompanhamento do progresso do projeto se torna muito mais fácil.
Veja o que diz um usuário do ClickUp:
Com o ClickUp, demos um passo à frente e criamos painéis em que nossos clientes podem acessar e monitorar o desempenho, a ocupação e os projetos em tempo real. Isso permite que os clientes se sintam conectados às suas equipes, especialmente porque elas estão localizadas em países diferentes e, às vezes, até em continentes diferentes
Dayana Mileva, diretora de contas da Pontica Solutions
Você é constantemente atualizado com relatórios em tempo real sobre quais tarefas foram concluídas pela sua equipe em um determinado dia e Marcos do ClickUp dá um passo adiante, permitindo que você adicione marcos à sua jornada.
Dica profissional: Comemore as pequenas vitórias ao longo do caminho - reconhecer os marcos pode motivar as equipes e manter o moral elevado.
Integrações poderosas
Enquanto o Smartsheet pode fazer você alternar entre diferentes ferramentas, o ecossistema de integração do ClickUp oferece mais de 1.000 integrações com ferramentas como Google Drive, Microsoft Outlook e Slack.
Além disso, o trabalho manual diminui significativamente com as integrações de CRM, ferramentas de gerenciamento de projetos e outros aplicativos de negócios, eliminando erros e fornecendo uma visão cristalina do desempenho de seus negócios.
O ClickUp é claramente o melhor alternativa disponível para o Smartsheets !
Ainda não quer se comprometer com uma ferramenta?
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Principais recursos deste modelo:
- Configure projetos em minutos com fluxos de trabalho e exibições pré-criados totalmente personalizáveis
- Acompanhe o progresso com atualizações de status em um clique e painéis de controle em tempo real
- Documentos e comentários incorporados garantem que toda a sua equipe fique na mesma página com comunicação em tempo real
- Os painéis e as ferramentas de rastreamento fornecem atualizações instantâneas do progresso para uma melhor tomada de decisões
- Adapta-se facilmente à medida que a sua equipe cresce e a complexidade do projeto aumenta
Pronto para fazer o ClickUp rumo ao sucesso do projeto?
Então, qual deles você deve escolher quando se trata de Smartsheet vs ClickUp ? A escolha depende dos requisitos da sua equipe.
Se você valoriza a familiaridade com planilhas e a estrutura simples do Smartsheet, ele pode ser perfeito para você. No entanto, se a flexibilidade, a colaboração e a eficiência orientada por IA não forem negociáveis, a versatilidade do ClickUp é difícil de ser superada. Para equipes pequenas ou projetos complexos, a plataforma adaptável do ClickUp cresce com você.
Lembre-se de que a ferramenta certa permite que sua equipe faça o melhor trabalho possível. Portanto, explore, experimente e capacite sua equipe com um fluxo de trabalho eficiente hoje mesmo. Deseja iniciar sua jornada com o ClickUp?
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