Um gerente de projetos quase sempre é multitarefa, mergulhado em longas listas de tarefas, afogado em notas adesivas e planilhas. Essa também é a sua realidade como gerente de projetos? Você gostaria de ser mais organizado e produtivo?
A automação pode ajudar!
A automação já obteve grande sucesso no mundo do marketing. Uma pesquisa realizada pelo Small Business & Entrepreneurship Council descobriu que 75% das pequenas empresas da amostra utilizam a automação para fins de marketing. E elas estão mais sábias e mais ricas por causa disso.
Todos os anos, trilhões são investidos em projetos. No entanto, apenas 35% deles são considerados bem-sucedidos, o que é um número surpreendentemente baixo! Imagine os recursos desperdiçados e o potencial não realizado presos nesses projetos fracassados. A automação do gerenciamento de projetos pode ser a chave para alcançar o sucesso e transformar esses 35% em um número muito maior.
As soluções de automação de projetos podem ajudá-lo a configurar um sistema que gera e envia relatórios oportunos, agenda reuniões recorrentes, envia lembretes e realiza outras tarefas repetitivas para você. Isso libera os gerentes de projeto e os membros da equipe para se concentrarem em trabalhos mais estratégicos.
Continue lendo enquanto exploramos como a automação do fluxo de trabalho pode transformar o gerenciamento de projetos, tornando as equipes mais felizes e eficientes.
Entendendo a automação do gerenciamento de projetos
A automação substitui tarefas manuais por programas de computador capazes de identificar e repetir tarefas rotineiras sem intervenção humana. A automação do gerenciamento de projetos aplica esse conceito às ferramentas de gerenciamento de projetos, permitindo que elas realizem tarefas rotineiras automaticamente.
Relação com o desenvolvimento ágil de software e o processo de desenvolvimento de software
O gerenciamento de projetos do processo de desenvolvimento de software deve garantir uma integração suave da metodologia ágil e uma entrega rápida e de alta qualidade. O desenvolvimento ágil de software envolve essencialmente o envio de um produto em fases com base em feedback e iteração. Isso cria ciclos recorrentes de etapas de desenvolvimento. Os gerentes de projeto podem identificar facilmente essas tarefas recorrentes e introduzir a automação para lidar com elas.
Um processo típico de desenvolvimento ágil de software inclui etapas de gerenciamento de projetos, como iniciação, planejamento, exploração, adaptação e encerramento. Em cada uma dessas etapas, os gerentes de projeto devem identificar oportunidades de automação, como acompanhar os cronogramas, atualizar o progresso diário a partir de relatórios fornecidos pela equipe, monitorar a resolução de problemas e agendar reuniões de revisão.
As ferramentas de automação podem otimizar as tarefas repetitivas que atrapalham as equipes ágeis. Pense nelas lidando com tarefas como atualizar automaticamente relatórios de progresso após um commit de código, atribuir tarefas com base em critérios e dependências predefinidos, enviar lembretes para as próximas reuniões diárias e gerar notas de reunião.
Isso libera recursos intelectuais para que a equipe se concentre na resolução criativa de problemas que realmente impulsionam o projeto.
Automação do gerenciamento de projetos e IA
As ferramentas de gerenciamento de projetos com IA podem analisar grandes quantidades de dados do projeto, reduzir a intervenção manual, identificar padrões, gerenciar riscos e melhorar a comunicação. O uso da IA para o gerenciamento de projetos permite a mitigação proativa de riscos e a correção de rumos, maior precisão, manutenção das tarefas em dia, sincronização da equipe e o projeto dentro do orçamento.
Com uma redução de custos projetada de 30% para a automação habilitada por IA, este é um momento oportuno para as empresas investirem em ferramentas de gerenciamento de projetos automatizadas por IA.
A análise preditiva pode ser usada para a tomada de decisões baseadas em dados e sem preconceitos. As ferramentas de IA podem ser valiosas para auxiliar no acompanhamento da conformidade no desenvolvimento de software. Ao analisar dados e identificar possíveis problemas, a IA ajuda as equipes de desenvolvimento a se manterem informadas e a abordar proativamente as questões de conformidade.
Vantagens e desvantagens das ferramentas de automação de gerenciamento de projetos
Quais são os benefícios da automação do gerenciamento de projetos? Os gerentes de projeto podem se ver presos aos detalhes, perdendo de vista as atividades que realmente movimentam as métricas. A automação pode ajudar a realinhar o foco no que é importante por meio de:
- Maior eficiência e produtividade: a automação elimina tarefas repetitivas, como agendar reuniões, gerar relatórios e enviar atualizações de status. Os gerentes de projeto e membros da equipe podem então se concentrar em atividades de maior valor, como planejamento estratégico, resolução de problemas e colaboração.
- Maior precisão e consistência: o erro humano é uma parte natural de qualquer processo manual. Os sistemas automatizados, por outro lado, seguem consistentemente regras e fluxos de trabalho predefinidos, minimizando erros e garantindo que os dados do projeto permaneçam precisos e confiáveis.
- Maior visibilidade e transparência: painéis em tempo real e ferramentas de relatórios automatizadas fornecem uma visão clara do andamento do projeto, da alocação de recursos e dos riscos potenciais. Essa transparência promove uma melhor comunicação e colaboração entre as equipes do projeto.
- Custos reduzidos: a automação pode reduzir significativamente os custos administrativos associados ao gerenciamento de projetos. Ela também pode levar a uma conclusão mais rápida do projeto, economizando nos custos gerais do projeto.
- Gerenciamento de riscos aprimorado: as ferramentas de gerenciamento de projetos com tecnologia de IA podem analisar dados históricos para identificar riscos potenciais no início do ciclo de vida do projeto. Isso permite que os gerentes de projeto tomem medidas proativas para mitigar esses riscos.
Automatizar o gerenciamento de projetos pode economizar muito tempo, mas também pode haver algumas desvantagens a serem consideradas.
- Investimento inicial: a implementação de ferramentas de automação de gerenciamento de projetos pode exigir um investimento inicial significativo em software e treinamento. Isso pode ser uma barreira para organizações menores com orçamentos limitados.
- Adaptabilidade limitada em projetos complexos: projetos altamente complexos ou dinâmicos, com mudanças frequentes, podem não ser adequados para a automação rígida de processos de negócios. Esses projetos podem exigir uma abordagem mais flexível, que permita ajustes conforme necessário.
- Preocupações com a segurança: como em qualquer tecnologia, a segurança é uma consideração crucial. As organizações precisam garantir que suas ferramentas de automação de gerenciamento de projetos tenham recursos de segurança robustos para proteger dados confidenciais do projeto.
- Dependência excessiva da automação: embora a automação seja valiosa, ela não deve substituir totalmente o julgamento humano. Os gerentes de projeto ainda precisam de habilidades de pensamento crítico para tomar decisões estratégicas, gerenciar desafios imprevistos e motivar suas equipes.
Por que e quando usar a automação do gerenciamento de projetos
Nosso cérebro foi projetado para a criatividade e a resolução de problemas complexos, não para realizar tarefas repetitivas todos os dias. A automação libera espaço mental para que as equipes se concentrem no trabalho real do projeto: debater soluções, colaborar em ideias e enfrentar desafios únicos.
Você deve considerar a adoção de um assistente automatizado de gerenciamento de projetos se estiver buscando:
- Tarefas administrativas repetitivas: tarefas como agendamento, relatórios e entrada de dados consistem em etapas simples que podem ser facilmente automatizadas. Por exemplo, uma equipe de marketing usa uma ferramenta de automação para enviar notificações diárias de tarefas aos membros da equipe para lembrá-los dos prazos e das tarefas atribuídas.
- Fluxos de trabalho otimizados: atualizar manualmente o status das tarefas em um quadro Kanban após cada etapa pode ser cansativo. A automação garante um fluxo de trabalho tranquilo, movendo automaticamente as tarefas entre as etapas com base em critérios predefinidos. Digamos, por exemplo, que uma equipe de desenvolvimento de software use uma ferramenta de automação de gerenciamento de projetos que mova automaticamente uma tarefa em seu quadro Kanban de “Em andamento” para “Revisão de código” assim que o código for concluído e os testes de unidade forem aprovados.
- Padronização e consistência: para processos bem definidos, a automação garante que todos sigam as mesmas etapas, minimizando erros e melhorando a qualidade. Veja, por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software trabalhando em um aplicativo móvel que está pronto para iniciar os testes de unidade do código. Alguns desenvolvedores podem escrever testes mais detalhados do que outros. A equipe de desenvolvimento implementa uma ferramenta automatizada de gerenciamento de projetos para usar modelos predefinidos para testes de unidade, garantindo o mesmo nível de detalhes.
- Tomada de decisão baseada em dados: a automação ajuda a coletar dados em tempo real e gerar relatórios para identificar tendências e fazer escolhas informadas. Um gerente de projetos usa uma ferramenta de automação para gerar relatórios centrados em dados ou relatórios de progresso e métricas importantes, como orçamento gasto e tarefas concluídas, para identificar gargalos.
No entanto, em certos casos, é melhor evitar a automação.
- Processos instáveis ou em evolução: se seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos estão em constante mudança ou ainda não foram bem definidos, automatizá-los pode ser uma receita para a frustração. As próprias ferramentas de automação podem exigir ajustes frequentes, anulando a vantagem da economia de tempo.
- Tarefas altamente criativas ou estratégicas: quando se trata de tomar decisões estratégicas rápidas, resolver desafios imprevistos ou aplicar o design thinking, a criatividade e o julgamento humanos são insubstituíveis.
- Projetos com orçamento limitado: a implementação e a assinatura de uma ferramenta de automação podem aumentar os custos de um orçamento já limitado. Se o seu orçamento estiver apertado, pode ser mais prático deixar a IA de fora.
- Prazo curto: configurar a automação para um projeto leva tempo. Isso pode superar os benefícios se o projeto precisar ser concluído em um prazo apertado.
Exemplos de ideias para automação do gerenciamento de projetos
A automação do gerenciamento de projetos pode ser a mudança que você procura para facilitar os processos, e temos algumas ideias e exemplos reais de automação para mostrar como ela pode ajudar.
Gerenciamento inteligente de tarefas
A automação no gerenciamento de tarefas envolve ações como transformar e-mails em tarefas automaticamente, delegar tarefas rotineiras e configurar gatilhos específicos para identificar pessoas com menos carga de trabalho e otimizar a redistribuição de tarefas.
Estudo de caso
A Trinetix possui uma lista impressionante de clientes, incluindo Coca-Cola, McDonald's e Procter & Gamble. Eles oferecem soluções completas de design e desenvolvimento, mas seu negócio próspero apresentava um desafio: a execução perfeita dos projetos.
Eles procuraram a ferramenta mais adequada para gerenciamento de tarefas e controle de tempo e adotaram o ClickUp.
Veja o que Kateryna Sipakova, gerente de portfólio da Trinetix, disse sobre sua experiência com o ClickUp:
Qualquer tarefa que passe de “em andamento” para “revisão” aciona uma notificação para o líder de design, que precisa revisar a tarefa após o designer concluí-la. Depois disso, a tarefa é automaticamente atribuída ao analista de negócios do projeto.
Qualquer tarefa que passe de “em andamento” para “revisão” aciona uma notificação para o líder de design, que precisa revisar a tarefa após o designer concluí-la. Depois disso, a tarefa é automaticamente atribuída ao analista de negócios do projeto.
Depois que a automação foi criada, o novo processo ajudou a otimizar o fluxo de trabalho da Trinetix, aliviando os funcionários da sobrecarga de comunicação e reduzindo a chance de que o trabalho fosse esquecido.
Otimize as transferências entre os membros da equipe
A automação de processos de negócios funciona como uma máquina bem lubrificada, facilitando o processo de transferência entre os membros da equipe. A automação pode acionar a atribuição de tarefas com base em regras predefinidas. Por exemplo, quando um designer termina uma maquete, a automação atribui a tarefa a um desenvolvedor para codificação, eliminando a necessidade de o designer se lembrar ou atribuir manualmente a próxima etapa.
Estudo de caso
Veja o caso da Shopmonkey, uma plataforma de gerenciamento de oficinas mecânicas baseada em nuvem e completa, que permite aos proprietários de oficinas otimizar seus fluxos de trabalho e entender melhor seus negócios.
À medida que a empresa avançava e contratava novos funcionários, a equipe de marketing começou a enfrentar sérios problemas de comunicação e colaboração durante a transferência de responsabilidades. Eles adotaram o ClickUp para ajudar na automação e conseguiram reduzir os erros durante as transferências.
Eliminar o elemento de erro humano e confiar nas automações para nos informar sobre as próximas etapas deixou nossa equipe confiante de que não está perdendo marcos importantes do projeto
Eliminar o elemento de erro humano e confiar nas automações para nos informar sobre as próximas etapas deixou nossa equipe confiante de que não está perdendo marcos importantes do projeto
Aproveitar a automação para lidar com tarefas complexas ajudou a Shopmonkey a evitar falhas de comunicação e tarefas esquecidas, resultando em um processo de gerenciamento de projetos mais tranquilo.
Atualizações e notificações automáticas
O software de gerenciamento de projetos elimina o incômodo de lembrar prazos e marcos importantes. Imagine receber um aviso quando os prazos se aproximam ou mesmo quando informações são adicionadas ou atualizadas em uma planilha do projeto, tudo isso sem precisar verificar constantemente.
O software de gerenciamento de projetos não é apenas para equipes internas. Você também pode aproveitá-lo para criar lembretes para seus clientes, relacionados a pagamentos futuros ou renovação de contratos.
Tomada de decisão aprimorada baseada em dados
Os gerentes de projeto estão cada vez mais recorrendo a softwares de automação de fluxo de trabalho para obter novos insights.
Os projetos geram uma grande quantidade de dados — tempos de conclusão de tarefas, padrões de alocação de recursos, registros de comunicação e muito mais. As ferramentas de automação atuam como mineradores de dados, coletando e armazenando automaticamente essas informações. Painéis automatizados podem fornecer insights em tempo real sobre o andamento do projeto, a utilização de recursos e possíveis gargalos. Isso permite que os gerentes de projeto tomem decisões informadas rapidamente, corrigindo o curso conforme necessário e maximizando a eficiência do projeto.
Estudo de caso
Chaya Fischman, da empresa de web design e serviços de design Brand Right Marketing Group, credita ao ClickUp o sucesso que tiveram com a expansão da empresa.
O ClickUp foi uma grande mudança, permitindo-nos monitorar dados e tomar decisões informadas de uma forma que nunca poderíamos antes.
O ClickUp foi uma grande mudança, permitindo-nos monitorar dados e tomar decisões informadas de uma forma que nunca poderíamos antes.
Essa nova clareza ajudou-os a identificar áreas lucrativas, otimizar a equipe e adaptar continuamente a configuração do ClickUp à medida que seus negócios crescem.
Integração e desligamento tranquilos
A integração e a desligação de clientes são fases críticas em qualquer ciclo de vida de projeto. Se forem mal executadas, podem deixar uma impressão negativa duradoura e prejudicar relacionamentos futuros. No entanto, a automação do gerenciamento de projetos pode atuar como uma mão invisível, orientando perfeitamente ambos os processos para melhorar a experiência do cliente e os resultados do projeto.
Os formulários de admissão e questionários podem ser automatizados, permitindo que os clientes enviem informações essenciais no seu próprio ritmo. A coleta automatizada de dados minimiza erros e garante que todos os detalhes necessários sejam capturados antecipadamente.
Sequências de e-mails pré-concebidas podem ser acionadas automaticamente após a inscrição do cliente. Essas sequências podem incluir saudações personalizadas, apresentações dos principais membros da equipe e uma visão geral do cronograma do projeto — tudo isso sem esforço manual.
Estudo de caso
A CEMEX, uma grande empresa de materiais de construção com necessidades de marketing em todo o mundo, decide criar uma equipe central para projetos criativos. Mas isso rapidamente se deparou com desafios.
As pessoas trocavam e-mails individualmente e não havia um sistema claro para solicitar projetos. Oscar, o gerente de operações de marketing, sabia que isso não ia funcionar. Ele precisava de uma maneira de otimizar a forma como os projetos eram enviados.
Conheça o ClickUp. Essa plataforma ajudou a padronizar o processo. Agora, em vez de e-mails voando por aí, existem formulários! Esses formulários acionam a criação de novos projetos, atribuem-nos automaticamente à equipe certa e usam um modelo personalizado para manter tudo organizado. Chega de caos na recepção de projetos!
Contratação e integração de novos membros da equipe
As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser revolucionárias no processo de contratação e integração. Você pode automatizar etapas de contratação, como acompanhamento de candidatos e agendamento de entrevistas, e tarefas de integração, como listas de verificação de integração e compartilhamento de documentos e materiais de treinamento. Você economizará tempo e garantirá uma transição mais suave para os novos contratados.
Estudo de caso
A Pigment é uma empresa de software que ajuda as empresas a planejar o futuro. Eles estavam crescendo muito rapidamente, triplicando sua equipe em apenas seis meses! Isso era ótimo, mas também significava que integrar todos esses novos funcionários se tornou um pesadelo.
Eles estavam usando várias ferramentas diferentes para se comunicar e acompanhar tarefas, como e-mails, mensagens do Slack e até mesmo listas de tarefas. Isso dificultava que os novos contratados se adaptassem rapidamente e que todos ficassem em sintonia.
Isso é o que Alexis Valentin, diretor global de desenvolvimento de negócios da Pigment, esperava de uma ferramenta de gerenciamento de projetos:
Queríamos garantir que todas as equipes diferentes compartilhassem uma plataforma comum onde pudéssemos trabalhar juntos e nada fosse esquecido. Queríamos manter alta eficiência em nossas operações diárias à medida que expandíamos em um ambiente global e remoto.
Queríamos garantir que todas as equipes diferentes compartilhassem uma plataforma comum onde pudéssemos trabalhar juntos e nada fosse esquecido. Queríamos manter alta eficiência em nossas operações diárias à medida que expandíamos em um ambiente global e remoto.
Foi aí que o ClickUp entrou em cena para salvar o dia! Esse software de gerenciamento de projetos se tornou o centro das operações da Pigment. O ClickUp ajudou a empresa a otimizar a integração de novos funcionários com recursos como modelos e automações. Agora, os novos funcionários recebem todas as informações e ferramentas de que precisam imediatamente, e a Pigment pode se concentrar no que faz de melhor: desenvolver software.
Como demonstram esses exemplos e estudos de caso, há muitas possibilidades para automatizar várias partes móveis no gerenciamento de projetos. Não sabe por onde começar? Deixe-nos ajudar.
Implementando a automação no gerenciamento de projetos: guia passo a passo
Gerenciar vários projetos com facilidade, comunicação clara e precisa, colaboração produtiva, manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e criar um ambiente de trabalho criativo e produtivo são apenas alguns dos muitos benefícios que você pode explorar com a automação do gerenciamento de projetos.
Aqui está um guia para usar o ClickUp, uma ferramenta de automação de gerenciamento de projetos preferida em todos os setores e casos de uso, para desbloquear um fluxo de trabalho de alto desempenho para gerentes.
1. Integração ao projeto
Automatizar a fase de início do projeto pode preparar o projeto para o sucesso desde o início. Como gerente de projetos, sua primeira tarefa seria identificar as tarefas que podem ser automatizadas. Se você não sabe por onde começar quando se trata de integrar projetos de forma rápida e eficiente, basta usar a IA de automação.
No ClickUp, faça isso combinando o ClickUp Brain com o ClickUp Automation.
Basta descrever o que você deseja automatizar, e as ferramentas de IA traduzem isso em uma automação poderosa.
Veja como a IA funciona com a automação no ClickUp:
Você pode descrever um evento ou um gatilho no ClickUp usando um prompt de linguagem natural por meio do ClickUp Brain. Quando as condições descritas no gatilho são atendidas, o ClickUp executa automaticamente uma ação pré-definida e automatizada.
Na fase de integração do projeto, aqui estão algumas ideias para automação:
- Bem-vindos a todos: quando um novo membro se junta a um projeto (gatilho), envie automaticamente um e-mail de boas-vindas com detalhes do projeto e apresentações da equipe (ação).
- Conceda acesso instantâneo: ao ingressar em um projeto (gatilho), conceda automaticamente aos novos membros acesso à base de conhecimento relevante (ação).
- Otimize tarefas: quando um novo projeto é criado (gatilho), gere automaticamente uma lista de verificação das tarefas essenciais de integração (ação) e atribua-as a membros específicos da equipe (ação).
- Automatize reuniões: quando um novo projeto começar (gatilho), agende automaticamente uma reunião inicial do projeto com os principais membros da equipe e o ponto de contato do cliente (ação).
- Obtenha feedback instantâneo: após um período determinado no projeto (gatilho), envie uma pesquisa de feedback automatizada aos novos membros da equipe (ação) para coletar informações valiosas (ação).
2. Planejamento de projetos
O planejamento de projetos é a base para um projeto bem-sucedido. Envolve definir metas, delinear tarefas, alocar recursos e criar um cronograma realista. No entanto, o planejamento tradicional pode ser demorado e propenso a erros. É aqui que os modelos de automação do ClickUp podem ajudar nos seus esforços de planejamento de projetos.
Veja como usar os mais de 100 modelos de automação do ClickUp para planejar seu projeto do início ao fim:
- Modelos de tarefas automatizados: crie modelos para tarefas recorrentes e adicione-os facilmente a novos projetos. Por exemplo, crie um modelo de tarefa pré-construído chamado “Reunião de lançamento do projeto” que adiciona automaticamente blocos para itens relevantes da agenda, revisões e atribuições de tarefas.
- Atribuição automática com base nas habilidades: vincule os perfis dos membros da equipe às suas habilidades e conhecimentos. A automação pode então atribuir tarefas automaticamente com base em critérios predefinidos. Por exemplo, todas as tarefas de design podem ser atribuídas automaticamente aos membros da equipe com “Design gráfico” listado em suas habilidades.
- Definição inteligente de prazos: automatize prazos com base nas dependências das tarefas. Defina uma automação para programar o prazo da tarefa dependente com base na data de conclusão da primeira tarefa.
- Acompanhamento automatizado do progresso: crie painéis automatizados que acompanham o progresso do projeto em tempo real. Esses painéis são uma fonte única de atualizações sobre o progresso do projeto para toda a equipe, mantendo todos informados e garantindo que os projetos permaneçam dentro do prazo.
- Agendador de reuniões no piloto automático: sincronize o calendário do ClickUp com qualquer outra ferramenta de agendamento, como Calendly, Apple Calendar ou Google Calendar. Crie uma sequência de automação que adicione automaticamente um link do calendário às descrições das tarefas, permitindo que os membros da equipe reservem facilmente um horário para sessões de brainstorming ou compartilhem atualizações do status do projeto.
3. Execução do projeto
A fase de execução do projeto é onde seus planos ganham vida. É a etapa repleta de ação em que as tarefas do projeto são atribuídas, os prazos são cumpridos e os resultados são produzidos. Essa fase se concentra em concluir o projeto dentro do prazo, do orçamento e de acordo com os padrões de qualidade definidos.
Veja como o formato gatilho-condição-ação da automação do ClickUp pode otimizar significativamente a fase de execução:
1. Progressão das tarefas
Gatilho: A tarefa na lista “Em andamento” é marcada como “Concluída”.
Ação: mova automaticamente a tarefa para a lista “Concluídas” e acione uma notificação para as partes interessadas.
2. Gerenciamento de dependências
Gatilho: A tarefa dependente está marcada como “Concluída”.
Ação: atribua automaticamente a próxima tarefa no fluxo de trabalho e defina uma data de vencimento.
3. Relatórios de progresso automatizados
Acionador: Diariamente, em um horário específico
Ação: Gere um relatório resumindo as tarefas concluídas, a alocação de recursos e os possíveis obstáculos. (Isso pode ser feito usando o ClickUp Docs ou integrações com ferramentas de relatórios)
4. Lembretes automáticos de testes
Gatilho: A tarefa atribuída para teste atinge um número específico de dias antes do prazo final.
Ação: enviar uma notificação ao testador e à equipe de desenvolvimento lembrando-os dos próximos testes.
5. Alocação dinâmica de recursos
Gatilho: a capacidade de recursos atinge um limite predefinido
Ação: envie um alerta ao gerente de projetos sugerindo ajustes de recursos ou reatribuição de tarefas.
4. Monitoramento e controle de projetos
A fase de monitoramento e controle do projeto é crucial para garantir que ele permaneça no caminho certo. Aqui, você acompanha ativamente o progresso, identifica desvios do plano e toma medidas corretivas conforme necessário. Essa fase ocorre paralelamente à fase de execução, avaliando constantemente a saúde do projeto.
Agora, vamos explorar como a automação de recursos do ClickUp, como status personalizados, tarefas recorrentes e painéis, pode ajudá-lo nessa fase vital de monitoramento e controle.
- Crie Status personalizados para representar diferentes estágios de progresso além dos básicos “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Por exemplo, “Aguardando revisão”, “Em teste”, “Precisa de revisão”.
- Automatize atualizações de status com base em gatilhos específicos. Por exemplo, uma tarefa marcada como “Concluída” na lista de desenvolvimento passa automaticamente para “Aguardando revisão” na lista de controle de qualidade.
- Configure Tarefas Recorrentes no ClickUp para atividades de monitoramento de rotina, como atualizações de status, avaliações de risco ou revisões de orçamento. Isso garante um monitoramento consistente ao longo do projeto.
- Crie painéis personalizados exibindo indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o seu projeto. Exemplos: taxas de conclusão de tarefas, alocação de recursos e variação orçamentária.
- Use os widgets do ClickUp em seus painéis. Eles fornecem atualizações em tempo real sobre o progresso, os riscos e a comunicação dentro do projeto.
Especialmente para equipes ágeis, a automação é preferível, pois as metodologias ágeis dependem da flexibilidade e da iteração rápida. As tarefas manuais podem se tornar gargalos, retardando todo o processo.
Com a plataforma de gerenciamento de projetos de software da ClickUp, você pode permitir que suas equipes de TI incorporem automação com ferramentas como quadros Kanban, sprints, quadros Scrum, quadro branco e até mesmo gráficos de Gantt, tudo em um só lugar.
5. Encerramento do projeto
O encerramento do projeto pode ser tão desafiador quanto as demais etapas. A fase de encerramento do projeto marca a conclusão formal de seus esforços. É como o ato final de uma peça, em que as pontas soltas são amarradas, as lições são aprendidas e o cenário é preparado para empreendimentos futuros.
Com a automação, o ClickUp ajuda você a concluir projetos dentro do prazo. Aqui estão alguns exemplos de como você pode automatizar etapas nesta fase:
- Automatize a notificação de entregas: Após a conclusão de uma tarefa crítica designada como entrega, envie uma notificação à parte interessada com um link para download ou instruções de acesso. Isso pode incluir avisos de ferramentas de controle de tempo que podem verificar a quantidade de tempo gasto pelos membros da equipe.
- Automatize a revisão do projeto: quando o projeto atingir o status “Concluído”, acione uma tarefa ou lista de verificação para a reunião retrospectiva do projeto.
- Automatize o arquivamento do trabalho do projeto: configure uma automação para mover a documentação do projeto para uma pasta designada como “Projetos arquivados” após o encerramento do projeto. Isso garante um armazenamento organizado e fácil recuperação.
- Automatize lembretes de faturas: programe uma notificação automatizada para lembrar o cliente das faturas pendentes, com links anexados para cada entrega.
Dica: Trabalha duro? Divirta-se ainda mais e comemore os sucessos da equipe. Automatize lembretes por e-mail para se reunir com a equipe assim que o projeto for concluído!
O futuro da automação do gerenciamento de projetos
A automação do gerenciamento de projetos está transformando rapidamente a forma como trabalhamos. Manter-se à frente da curva permitirá que seus gerentes de projeto acompanhem o ritmo do futuro. Um estudo da Gartner afirma que 80% das tarefas atuais de gerenciamento de projetos serão eliminadas até 2030, à medida que a inteligência artificial assumir o controle.
Aqui estão algumas tendências a serem observadas, especialmente porque algumas empresas já começaram a adotá-las:
Gerenciamento automatizado de estoque
O gerenciamento automatizado de estoque refere-se ao uso de software e tecnologia para otimizar e automatizar várias tarefas envolvidas no gerenciamento dos níveis de estoque. Ele basicamente substitui os processos manuais por sistemas digitais, com o objetivo de obter maior precisão, eficiência e economia de custos.
De acordo com um comunicado à imprensa da Retail Insight Network, relatório da GlobalData sobre robótica: empresas como Shandong Heavy Industry Group, NEC e Walmart estão ativamente registrando patentes na área de gerenciamento automatizado de estoque, demonstrando seu foco em inovação. Varejistas em todo o mundo estão adotando o gerenciamento automatizado de estoque por vários motivos. Entre eles estão economia de tempo, acesso a dados em tempo real, maior eficiência operacional e a capacidade de gerenciar armazéns remotamente de forma eficaz.
Alocação de recursos em tempo real com IA
A alocação de recursos em tempo real com IA refere-se ao uso de inteligência artificial para atribuir automaticamente tarefas e projetos aos membros da equipe mais adequados, com base na disponibilidade e experiência atuais.
Por exemplo, o Workfront da Adobe Experience Cloud oferece recursos que permitem aos membros da equipe criar perfis destacando suas habilidades e experiência. Esse valioso conjunto de dados pode ser analisado usando IA para atribuições baseadas em especialização e disponibilidade, reduzindo o tempo gasto por gerentes humanos navegando por vários perfis para selecionar a melhor pessoa para o trabalho.
Programação preditiva com aprendizado de máquina
O planejamento preditivo com aprendizado de máquina utiliza algoritmos de aprendizado de máquina para prever a carga de trabalho futura e as necessidades de recursos, permitindo um planejamento proativo do projeto e maior precisão no planejamento. Isso pode impactar vários setores, incluindo saúde, controle de tráfego e restaurantes.
Por exemplo, uma pesquisa realizada pela Restaurant365 revelou que quase 41% dos restaurantes planejam investir em previsão de vendas e programação com IA, 33% podem implementar marketing para clientes com IA e 31% desejam usar IA para estoque e compras.
De acordo com a Offshore Energy, a empresa de inteligência marítima Global Spatial Technology Solutions (GSTS) foi contratada pelo Programa de Liderança em Tecnologia Central da Ocean Supercluster do Canadá para desenvolver e implementar o primeiro sistema preditivo, totalmente colaborativo e dinâmico de gerenciamento de programação de atracação do mundo.
Ao contribuir com dados em tempo real da nossa frota canadense, pretendemos ajudar a promover esforços para alavancar a inteligência artificial para apoiar a descarbonização nos Grandes Lagos e na Via Marítima do São Lourenço, otimizando o roteamento Just-in-Time e os ETAs das viagens.
Ao contribuir com dados em tempo real de nossa frota canadense, nosso objetivo é ajudar a promover esforços para aproveitar a inteligência artificial para apoiar a descarbonização nos Grandes Lagos e na Via Marítima do São Lourenço, otimizando o roteamento Just-in-Time e os ETAs das viagens.
Ao se manter informado sobre essas tendências e explorar os recursos de automação em suas ferramentas de gerenciamento de projetos, você pode posicionar sua equipe para aumentar a eficiência, melhorar os resultados dos projetos e obter uma vantagem competitiva no futuro do trabalho.
Riscos e estratégias de mitigação na automação do gerenciamento de projetos
A automação oferece muitos benefícios para o gerenciamento de projetos, mas não está isenta de certos riscos. Aqui está uma análise de alguns desafios comuns e estratégias para mitigá-los:
- Dependência excessiva da automação: a dependência excessiva da automação pode levar à negligência do elemento humano no gerenciamento de projetos. O pensamento crítico, a criatividade e a comunicação com as partes interessadas são sempre cruciais para o sucesso.
Estratégia de mitigação: mantenha o equilíbrio. Use a automação para tarefas repetitivas, mas capacite os gerentes de projeto para que se concentrem na tomada de decisões estratégicas, na liderança da equipe e no relacionamento com os clientes.
- Falta de flexibilidade: a automação pode se tornar rígida se não for cuidadosamente projetada. Ela pode não ser capaz de lidar com mudanças inesperadas ou circunstâncias imprevistas.
Estratégia de mitigação: Recursos de flexibilidade integrados. Crie fluxos de trabalho com pontos de decisão, permitindo a intervenção humana quando necessário. Empregue ferramentas de automação personalizáveis para se adaptar às mudanças na dinâmica do projeto.
- Problemas de qualidade dos dados: a eficácia da automação depende muito da precisão dos dados. A má qualidade dos dados pode levar a resultados de automação falhos e insights imprecisos sobre o projeto.
Estratégia de mitigação: Implemente verificações de qualidade de dados e processos de limpeza. Incentive os membros da equipe a inserir informações precisas e atualizadas no sistema.
- Desemprego: a automação pode potencialmente automatizar tarefas atualmente realizadas por membros da equipe, levando à perda de empregos.
Estratégia de mitigação: concentre-se na requalificação e no aperfeiçoamento profissional. Invista em programas de treinamento para equipar os membros da equipe com as habilidades necessárias para ter sucesso em um ambiente automatizado. Toda automação acaba exigindo a intervenção humana.
- Riscos de segurança: a automação de fluxos de trabalho pode introduzir novas vulnerabilidades de segurança, como acesso não autorizado ou violações de dados.
Estratégia de mitigação: implemente medidas de segurança robustas. Escolha ferramentas de automação com recursos de segurança robustos e realize auditorias regulares do sistema para identificar e corrigir possíveis vulnerabilidades.
Ao reconhecer esses riscos e implementar estratégias de mitigação adequadas, você pode garantir uma transição suave para um ambiente de gerenciamento de projetos mais automatizado.
Automatize o gerenciamento de projetos com o ClickUp
A automação está moldando a forma como gerenciamos projetos atualmente. No entanto, selecionar uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, é fundamental para aproveitar todos os benefícios da automação.
O ClickUp, um software de gerenciamento de projetos com recursos robustos de automação, permite que você otimize fluxos de trabalho e alcance resultados excepcionais. Desde atribuições automatizadas de tarefas e atualizações de status até notificações personalizadas e geração de relatórios, ele permite que você se concentre em sua função principal: guiar sua equipe para o sucesso.
Lembre-se de que o software de gerenciamento de projetos é apenas uma peça do quebra-cabeça. O elemento humano continua sendo insubstituível. Abrace a automação como uma ferramenta para capacitar sua equipe, não para substituir sua experiência. Quando combinada com uma comunicação forte, liderança clara e foco na melhoria contínua, a automação pode revelar o verdadeiro potencial de seus projetos.
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