Como otimizar o gerenciamento de projetos com automação

Um gerente de projeto é quase sempre um multitarefa - mergulhado em listas de tarefas com quilômetros de extensão, afogado em notas adesivas e planilhas. Essa também é a sua realidade como gerente de projetos? Você gostaria de ser mais organizado e produtivo?

A automação pode ajudar!

A automação já obteve grande sucesso no mundo do marketing. A pesquisa realizada pelo Small Business & Entrepreneurship Council constatou que 75% de sua amostra de pequenas empresas usam a automação para fins de marketing. E elas são mais sábias e mais ricas por isso.

Todos os anos, trilhões são investidos em projetos. Ainda assim, apenas 35%, surpreendentemente baixos são considerados bem-sucedidos! Imagine os recursos desperdiçados e o potencial não realizado que ficam presos nesses projetos fracassados. A automação do gerenciamento de projetos pode ser a chave para desbloquear o sucesso e transformar esses 35% em um número muito maior.

As soluções de automação de projetos podem ajudá-lo a configurar um sistema que gera e envia relatórios em tempo hábil, configura reuniões recorrentes, envia lembretes e executa outras tarefas repetitivas para você. Isso libera os gerentes de projeto e os membros da equipe para se concentrarem em trabalhos mais estratégicos.

Continue lendo enquanto exploramos como a automação do fluxo de trabalho pode transformar o gerenciamento de projetos, tornando as equipes mais felizes e mais eficientes.

Entendendo a automação do gerenciamento de projetos

**A automação substitui tarefas manuais por programas de computador capazes de identificar e repetir tarefas rotineiras sem intervenção humana. Automação do gerenciamento de projetos aplica esse conceito às ferramentas de gerenciamento de projetos, permitindo que elas lidem com tarefas rotineiras automaticamente.

Relação com o desenvolvimento ágil de software e o processo de desenvolvimento de software

O gerenciamento de projetos do processo de desenvolvimento de software deve garantir uma integração suave da metodologia ágil e uma entrega mais rápida e de alta qualidade. O desenvolvimento ágil de software envolve essencialmente o envio de um produto em fases com base em feedback e iteração. Isso cria ciclos recorrentes de etapas de desenvolvimento. Os gerentes de projeto podem identificar facilmente essas tarefas recorrentes e introduzir a automação para lidar com elas.

Um processo típico de desenvolvimento de software ágil inclui etapas de gerenciamento de projetos, como iniciação, planejamento, exploração, adaptação e encerramento. Em cada uma dessas etapas, os gerentes de projeto devem identificar oportunidades de automação, como acompanhar os cronogramas, atualizar o progresso diário a partir de relatórios fornecidos pela equipe, monitorar a resolução de problemas e agendar reuniões de revisão.

As ferramentas de automação podem simplificar as tarefas repetitivas que atrapalham as equipes ágeis. Pense nelas lidando com tarefas como a atualização automática de relatórios de progresso após a confirmação de um código, a atribuição de tarefas com base em critérios e dependências predefinidos, o envio de lembretes para as próximas reuniões diárias e a geração de notas de reunião.

Isso libera a capacidade cerebral da equipe para se concentrar na solução criativa de problemas que realmente impulsiona o projeto.

Automação do gerenciamento de projetos e IA Ferramentas de gerenciamento de projetos com IA podem analisar grandes quantidades de dados de projetos, reduzir a intervenção manual, identificar padrões, gerenciar riscos e melhorar a comunicação. Isso permite a mitigação proativa de riscos e a correção de curso, maior precisão, mantendo as tarefas no caminho certo, a equipe em sincronia e o projeto dentro do orçamento.

Com uma projeção de 30% de redução de custos para automação habilitada para IA por isso, este é um momento de ouro para as empresas investirem em ferramentas de gerenciamento de projetos automatizadas por IA.

A análise preditiva pode ser usada para a tomada de decisões orientada por dados e sem preconceitos. As ferramentas de IA podem ser valiosas para auxiliar no controle de conformidade no desenvolvimento de software. Ao analisar os dados e identificar possíveis problemas, a IA ajuda as equipes de desenvolvimento a se manterem informadas e a abordar proativamente as questões de conformidade.

Vantagens e desvantagens das ferramentas de automação de gerenciamento de projetos

Quais são os benefícios de automatizar o gerenciamento de projetos? Os gerentes de projeto podem se ver presos aos detalhes, perdendo de vista as atividades que realmente movem as métricas. A automação pode ajudar a realinhar o foco no que realmente importa:

• Aumento da eficiência e da produtividade: A automação elimina tarefas repetitivas, como agendamento de reuniões, geração de relatórios e envio de atualizações de status. Os gerentes de projeto e os membros da equipe podem então se concentrar em atividades de maior valor, como planejamento estratégico, solução de problemas e colaboração
• Maior precisão e consistência: O erro humano é uma parte natural de qualquer processo manual. Os sistemas automatizados, por outro lado, seguem consistentemente regras e fluxos de trabalho predefinidos, minimizando os erros e garantindo que os dados do projeto permaneçam precisos e confiáveis
• Maior visibilidade e transparência: Painéis em tempo real e ferramentas automatizadas de geração de relatórios fornecem uma visão clara do progresso do projeto, da alocação de recursos e dos possíveis riscos. Essa transparência promove melhor comunicação e colaboração entre as equipes de projeto
• Redução de custos: A automação pode reduzir significativamente os custos administrativos associados ao gerenciamento de projetos. Ela também pode levar a uma conclusão mais rápida do projeto, economizando nos custos gerais do projeto
• Gerenciamento de riscos aprimorado: As ferramentas de gerenciamento de projetos com IA podem analisar dados históricos para identificar riscos potenciais no início do ciclo de vida do projeto. Isso permite que os gerentes de projeto tomem medidas proativas para mitigar esses riscos

Automatizar o gerenciamento de projetos pode ser uma verdadeira economia de tempo, mas também pode haver algumas desvantagens a serem consideradas.

• Investimento inicial: Implementação do gerenciamento de projetosferramentas de automação pode exigir um investimento inicial significativo em software e treinamento. Isso pode ser uma barreira para organizações menores com orçamentos limitados
• Adaptabilidade limitada em projetos complexos: Projetos altamente complexos ou dinâmicos com mudanças frequentes podem não ser adequados para a automação rígida de processos de negócios. Esses projetos podem exigir uma abordagem mais flexível que permita ajustes conforme necessário
• Preocupações com a segurança: Como em qualquer tecnologia, a segurança é uma consideração crucial. As organizações precisam garantir que suas ferramentas de automação de gerenciamento de projetos tenham recursos de segurança robustos para proteger os dados confidenciais do projeto
• Excesso de confiança na automação: Embora a automação seja valiosa, ela não deve substituir totalmente o julgamento humano. Os gerentes de projeto ainda precisam de habilidades de pensamento crítico para tomar decisões estratégicas, gerenciar desafios imprevistos e motivar suas equipes

Por que e quando usar a automação do gerenciamento de projetos

Nossos cérebros são programados para a criatividade e a solução de problemas complexos, não para executar tarefas repetitivas todos os dias. A automação libera a largura de banda mental para que as equipes se concentrem no trabalho real do projeto: fazer brainstorming de soluções, colaborar com ideias e enfrentar desafios exclusivos.

Você deve considerar a possibilidade de trazer um assistente de gerenciamento de projetos automatizado para o palco se estiver pensando em:

• Tarefas administrativas repetitivas: Tarefas como agendamento, relatórios e entrada de dados consistem em etapas simples que podem ser facilmente automatizadas. Por exemplo, uma equipe de marketing usa uma ferramenta de automação para enviar notificações diárias de tarefas aos membros da equipe para lembrá-los dos prazos e das tarefas atribuídas
• Fluxos de trabalho simplificados: Atualizar manualmente os status das tarefas em um quadro Kanban após cada etapa pode ser cansativo. A automação garante um fluxo de trabalho tranquilo, movendo automaticamente as tarefas entre os estágios com base em critérios predefinidos. Digamos, por exemplo, que uma equipe de desenvolvimento de software use uma ferramenta de automação de gerenciamento de projetos que mova automaticamente uma tarefa em seu quadro Kanban de "Em andamento" para "Revisão de código" quando o código for concluído e os testes de unidade forem aprovados
• Padronização e consistência: Para processos bem definidos, a automação garante que todos sigam as mesmas etapas, minimizando erros e melhorando a qualidade. Considere, por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software que trabalha em um aplicativo móvel e que está pronta para começar a testar o código da unidade. Alguns desenvolvedores podem escrever testes mais detalhados do que outros. A equipe de desenvolvimento implementa uma ferramenta automatizada de gerenciamento de projetos para usar modelos predefinidos para testes de unidade, garantindo o mesmo nível de detalhes
• Tomada de decisão orientada por dados: A automação ajuda a reunir dados em tempo real e a gerar relatórios para identificar tendências e fazer escolhas informadas. Um gerente de projeto usa uma ferramenta de automação para gerar relatórios centrados em dados ou relatórios de progresso e métricas importantes, como orçamento gasto e tarefas concluídas, para identificar gargalos

No entanto, é melhor evitar a automação em determinados casos.

• Processos instáveis ou em evolução: Se os seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos estiverem mudando constantemente ou ainda não estiverem bem definidos, automatizá-los pode ser uma receita para a frustração. As próprias ferramentas de automação podem exigir ajustes frequentes, anulando a vantagem da economia de tempo
• Tarefas altamente criativas ou estratégicas: Quando se trata de tomar decisões estratégicas rápidas, resolver desafios imprevistos ou aplicar o design thinking, a criatividade e o julgamento humanos são insubstituíveis
• Projetos com orçamento limitado: A implementação e a assinatura de uma ferramenta de automação podem acrescentar custos a um orçamento já limitado. Se o seu orçamento estiver apertado, talvez seja mais prático deixar a IA fora do circuito
• Prazo curto: A configuração da automação para um projeto leva tempo. Isso pode superar os benefícios se o projeto precisar ser concluído em um cronograma apertado

Exemplos de ideias de automação de gerenciamento de projetos

A automação do gerenciamento de projetos pode ser a mudança que você está procurando para facilitar os processos, e nós temos algumas ideias e exemplos reais exemplos de automação para mostrar como ele pode ajudar.

Gerenciamento inteligente de tarefas Automação no gerenciamento de tarefas envolve ações como transformar automaticamente e-mails em tarefas, delegação de tarefas de rotina e configuração de acionadores específicos para identificar pessoas com menos carga de trabalho e otimizar a redistribuição de tarefas.

Estudo de caso

A Trinetix possui uma lista impressionante de clientes, incluindo Coca-Cola, McDonald's e Procter & Gamble. Eles fornecem soluções de design e desenvolvimento de ciclo completo, mas seus negócios prósperos apresentaram um desafio: a execução perfeita do projeto.

A empresa procurou a ferramenta mais adequada de gerenciamento de tarefas e controle de tempo e contratou ClickUp .

Veja o que Kateryna Sipakova, gerente de portfólio da Trinetix a Trinetix, Inc., tinha a dizer sobre sua experiência com o ClickUp:

Qualquer tarefa que passe de "em andamento" para "revisão" aciona uma notificação para o líder de design que precisa revisar a tarefa depois que o designer a concluir. Depois disso, a tarefa é atribuída automaticamente ao analista de negócios do projeto.

Kateryna Sipakova, gerente de portfólio da Trinetix

Depois que a automação foi criada, o novo processo ajudou a otimizar o fluxo de trabalho da Trinetix, aliviando os funcionários da sobrecarga de comunicação e reduzindo a chance de o trabalho ser perdido.

Simplifique as transferências entre os membros da equipe Automação de processos de negócios funciona como uma máquina bem lubrificada, facilitando o processo de transferência entre os membros da equipe. A automação pode acionar a atribuição de tarefas com base em regras predefinidas. Por exemplo, quando um designer termina um mockup, a automação atribui a tarefa a um desenvolvedor para codificação, eliminando a necessidade de o designer se lembrar ou atribuir manualmente a próxima etapa.

Estudo de caso

Veja o caso de Shopmonkey, uma plataforma de gerenciamento de oficinas de reparo de automóveis baseada em nuvem e completa que permite que os proprietários de oficinas otimizem seus fluxos de trabalho e entendam melhor seus negócios.

Enquanto a empresa avançava e via várias novas contratações, a equipe de marketing começou a ter problemas graves de falta de comunicação e colaboração durante a transferência de responsabilidades. Eles integraram o ClickUp para ajudar na automação e conseguiram reduzir os erros durante as transferências.

Tirar um elemento de erro humano e confiar em automações para nos informar sobre as próximas etapas deixou nossa equipe confiante de que não está perdendo marcos importantes do projeto

Rachel Gilstrap, gerente de projetos de marketing da Shomonkey

Aproveitar a automação para lidar com o trabalho intenso ajudou a Shopmonkey a evitar falhas de comunicação no projeto e tarefas esquecidas, resultando em um processo de gerenciamento de projetos mais tranquilo.

Atualizações e notificações automáticas

O software de gerenciamento de projetos elimina o incômodo de lembrar prazos e marcos importantes. Imagine receber um aviso quando os prazos se aproximam ou até mesmo quando as informações são adicionadas ou atualizadas em uma planilha de projeto - tudo isso sem precisar verificar constantemente.

O software de gerenciamento de projetos não é apenas para equipes internas. Você também pode aproveitá-lo para criar lembretes para seus clientes ou consumidores, relacionados a pagamentos futuros ou renovação de contratos/retenções.

Tomada de decisões aprimorada e orientada por dados

Os gerentes de projeto estão recorrendo cada vez mais a software de automação de fluxo de trabalho para obter novas percepções.

Os projetos geram uma grande quantidade de dados - tempos de conclusão de tarefas, padrões de alocação de recursos, registros de comunicação e muito mais. As ferramentas de automação atuam como mineradores de dados, coletando e armazenando automaticamente essas informações. Os painéis automatizados podem fornecer insights em tempo real sobre o andamento do projeto, a utilização de recursos e os possíveis gargalos. Isso permite que os gerentes de projeto tomem decisões informadas em tempo real, corrigindo o curso conforme necessário e maximizando a eficiência do projeto.

Estudo de caso

Chaya Fischman, da empresa de serviços de design e web design Grupo de Marketing Brand Right a Brand Right Marketing Group, Inc., credita ao ClickUp o sucesso que teve com a expansão de sua empresa.

O ClickUp foi um divisor de águas, permitindo que monitorássemos os dados e tomássemos decisões informadas de uma forma que nunca conseguimos antes.

Chaya Fischman, empresa de serviços de design e web design Brand Right Marketing Group

Essa clareza recém-descoberta os ajudou a identificar áreas lucrativas, otimizar a equipe e adaptar continuamente a configuração do ClickUp, acompanhando o crescimento dos negócios.

Integração e desligamento suaves

A integração e o desligamento do cliente são fases críticas em qualquer ciclo de vida do projeto. Se forem mal feitas, podem deixar uma impressão negativa duradoura e prejudicar relacionamentos futuros. No entanto, a automação do gerenciamento de projetos pode atuar como uma mão invisível, orientando perfeitamente os dois processos para melhorar a experiência do cliente e os resultados do projeto.

Formulários e questionários de admissão podem ser automatizados, permitindo que os clientes enviem informações vitais em seu próprio ritmo. A coleta automatizada de dados minimiza os erros e garante que todos os detalhes necessários sejam capturados antecipadamente.

Sequências de e-mail pré-projetadas podem ser acionadas automaticamente na inscrição do cliente. Essas sequências podem incluir saudações personalizadas, apresentações aos principais membros da equipe e uma visão geral do cronograma do projeto - tudo entregue sem esforço manual.

Estudo de caso CEMEX a CEMEX, uma grande empresa de materiais de construção, com necessidades de marketing em todo o mundo, decide criar uma equipe central para projetos criativos. No entanto, essa equipe enfrentou desafios rapidamente.

As pessoas enviavam e-mails individualmente umas às outras e não havia um sistema claro para solicitar projetos. Oscar, o gerente de operações de marketing, sabia que isso não ia funcionar. Ele precisava de uma maneira de simplificar a forma como os projetos eram enviados.

Essa plataforma ajudou a padronizar o processo. Agora, em vez de e-mails, há formulários! Esses formulários acionam a criação de novos projetos, atribuem-nos automaticamente à equipe certa e usam um modelo personalizado para manter tudo organizado. Não há mais caos na entrada de projetos!

Contratação e indução de novos membros da equipe

As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser um divisor de águas na contratação e na integração. Você pode automatizar as etapas de contratação, como rastreamento de candidatos e agendamento de entrevistas, e tarefas de integração, como listas de verificação de integração e o compartilhamento de documentos e materiais de treinamento. Você economizará tempo e garantirá uma transição mais suave para os novos contratados.

Estudo de caso Pigmento é uma empresa de software que ajuda as empresas a planejar o futuro. Eles estavam crescendo muito rápido, triplicando a equipe em apenas seis meses! Isso era ótimo, mas também significava que a integração de todos esses novos funcionários se tornou um pesadelo.

Eles estavam usando várias ferramentas diferentes para se comunicar e monitorar tarefas, como e-mails, mensagens do Slack e até mesmo listas de tarefas. Isso dificultava que os novos contratados se atualizassem e que todos se mantivessem na mesma página.

Era isso que Alexis Valentin, chefe global de desenvolvimento de negócios da Pigment, esperava de uma ferramenta de gerenciamento de projetos:

Queríamos ter certeza de que todas as diferentes equipes compartilhassem uma plataforma comum onde pudéssemos trabalhar juntos e nada ficasse perdido. Queríamos manter a alta eficiência em nossas operações diárias à medida que aumentávamos a escala em um ambiente global e remoto._

Alexis Valentin, diretor global de desenvolvimento de negócios da Pigment

Foi aí que o ClickUp entrou em cena para salvar o dia! Esse software de gerenciamento de projetos tornou-se o hub central da Pigment. O ClickUp os ajudou a simplificar a integração com recursos como modelos e automações. Agora, os novos funcionários recebem todas as informações e ferramentas de que precisam imediatamente, e a Pigment pode se concentrar no que faz de melhor: criar software.

Como demonstram esses exemplos e estudos de caso, há muitas possibilidades de automatizar várias partes móveis do gerenciamento de projetos. Está se perguntando por onde começar? Deixe-nos ajudar.

Implementando a automação no gerenciamento de projetos: Guia passo a passo

Fazer malabarismos com vários projetos com facilidade, comunicação clara e precisa, colaboração produtiva, manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e criar um ambiente de trabalho criativo e proveitoso são apenas alguns dos muitos benefícios que você pode explorar com a automação do gerenciamento de projetos.

Aqui está um guia para usar o ClickUp, uma ferramenta de automação de gerenciamento de projetos preferida em todos os setores e casos de uso, para desbloquear um fluxo de trabalho de alto desempenho para os gerentes.

1. Integração de projetos

A automação da fase de iniciação do projeto pode prepará-lo para o sucesso desde o início. Como gerente de projeto, sua primeira tarefa seria identificar as tarefas que podem ser automatizadas. Se você não sabe por onde começar quando se trata de integrar projetos de forma rápida e eficiente, basta usar a IA de automação.

No ClickUp, faça isso emparelhando Cérebro ClickUp com Automação do ClickUp .

Crie automação personalizada usando as ferramentas de IA do ClickUp Brain. Basta inserir um prompt e personalizar as configurações para automatizar qualquer tarefa, campanha de e-mail, campo personalizado, tag, responsáveis ou metas

Basta descrever o que você deseja automatizar, e as ferramentas de IA o traduzem em uma automação poderosa.

Veja como a IA funciona com a automação no ClickUp:

Você pode descrever um evento ou um trigger no ClickUp usando um prompt de linguagem natural por meio do ClickUp Brain. Quando as condições descritas no acionador são atendidas, o ClickUp executa automaticamente uma ação pré-definida e automatizada.

Defina automações personalizadas para uma variedade de tarefas em um ou dois cliques

Na fase de integração do projeto, aqui estão algumas ideias para automação:

• Dar as boas-vindas a todos: Quando um novo membro ingressar em um projeto (acionador), envie automaticamente um e-mail de boas-vindas com detalhes do projeto e apresentações da equipe (ação)
• Conceder acesso instantâneo: Ao entrar em um projeto (Trigger), conceder automaticamente aos novos membros acesso à base de conhecimento relevante (Ação)
• Simplificar tarefas: Quando um novo projeto for criado (Trigger), gere automaticamente uma lista de verificação de tarefas essenciais de integração (Action) e atribua-as a membros específicos da equipe (Action)
• Automatizar reuniões: Quando um novo projeto é iniciado (Trigger), agende automaticamente uma reunião inicial do projeto com os principais membros da equipe e o ponto de contato do cliente (Action)
• Obter feedback instantâneo: Após um período designado no projeto (Trigger), envie uma pesquisa de feedback automatizada para os novos membros da equipe (Action) para obter insights valiosos (Action)

2. Planejamento do projeto

O planejamento do projeto é a base para um projeto bem-sucedido. Ele envolve a definição das metas do projeto, o delineamento de tarefas, a atribuição de recursos e a criação de um cronograma realista. No entanto, o planejamento tradicional pode consumir muito tempo e estar sujeito a erros. É aqui que Modelos de automação do ClickUp podem ajudar nos seus esforços de planejamento de projetos.

Automatize seu trabalho; escolha entre uma biblioteca de modelos de automação para agilizar o planejamento de projetos sem começar do zero

Veja como usar os mais de 100 modelos de automação do ClickUp para planejar seu projeto do início ao fim:

• Modelos de tarefas automatizadas: Crie modelos para tarefas recorrentes e adicione-os facilmente a novos projetos. Por exemplo, crie um modelo de tarefa pré-construído "Reunião inicial do projeto" que adiciona automaticamente blocos para itens relevantes da agenda, revisões e atribuições de tarefas
• Atribuição automática com base em habilidades: Vincule os perfis dos membros da equipe às suas habilidades e conhecimentos. A automação pode então atribuir tarefas automaticamente com base em critérios predefinidos. Por exemplo, todas as tarefas de design podem ser atribuídas automaticamente aos membros da equipe com "Design Gráfico" listado em suas habilidades
• Definição inteligente de prazos: Automatize os prazos com base nas dependências das tarefas. Defina uma automação para programar o prazo da tarefa dependente com base na data de conclusão da primeira tarefa
• Acompanhamento automatizado do progresso: Crie painéis automatizados que acompanhem o progresso do projeto em tempo real. Esses painéis são uma fonte única de atualizações do andamento do projeto para toda a equipe, mantendo todos informados e garantindo que os projetos permaneçam no caminho certo
• Agendador de reuniões no piloto automático: Sincronize o calendário do ClickUp com qualquer outra ferramenta de agendamento, como Calendly, Apple Calendar ou Google Calendar. Crie uma sequência de automação que adicione automaticamente um link de calendário às descrições de tarefas, permitindo que os membros da equipe reservem facilmente um tempo para sessões de brainstorming ou para compartilhar atualizações de status do projeto

3. Execução do projeto

A fase de execução do projeto é onde seus planos ganham vida. É o estágio cheio de ação em que as tarefas do projeto são atribuídas, os prazos são cumpridos e as entregas são produzidas. Essa fase se concentra em concluir o projeto no prazo, dentro do orçamento e de acordo com os padrões de qualidade definidos.

O gerente de projeto líder pode criar uma automação personalizada adicionando uma ação para criar uma tarefa em uma lista separada para que os gerentes de projeto planejem e iniciem o projeto aceito

Veja como o formato gatilho-condição-ação da automação do ClickUp pode agilizar significativamente a fase de execução:

1. Progressão da tarefa

Gatilho: A tarefa na lista "Em andamento" é marcada como "Concluída".

Ação: Mover automaticamente a tarefa para a lista "Concluída" e acionar uma notificação para o interessado

2. Gerenciamento de dependência

Gatilho: A tarefa dependente é marcada como "Concluída"

Ação: Atribuir automaticamente a próxima tarefa no fluxo de trabalho e definir uma data de vencimento.

3. Relatórios de progresso automatizados

Gatilho: Diariamente em um horário específico

**Ação: Gerar um relatório resumindo as conclusões das tarefas, a alocação de recursos e os possíveis obstáculos. (Isso pode ser feito usando Documentos do ClickUp ou integrações com ferramentas de relatórios)

4. Lembretes de teste automático

**Gatilho: A tarefa atribuída para teste atinge um número específico de dias antes do prazo final

Ação: Enviar uma notificação ao testador e à equipe de desenvolvimento, lembrando-os dos próximos testes

5. **Alocação dinâmica de recursos

Gatilho: A capacidade de recursos atinge um limite predefinido

Ação: Enviar um alerta ao gerente de projeto sugerindo ajustes de recursos ou reatribuição de tarefas

4. Monitoramento e controle de projetos

A fase de monitoramento e controle do projeto é crucial para garantir que seu projeto permaneça no caminho certo. Aqui, você acompanha ativamente o progresso, identifica desvios do plano e toma ações corretivas conforme necessário. Essa fase é executada juntamente com a fase de execução, avaliando constantemente a saúde do projeto.

Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro semelhante ao Kanban do ClickUp

Agora, vamos explorar como a automatização dos recursos do ClickUp, como Status Personalizados, Tarefas Recorrentes e Painéis, ajuda você nessa fase vital de monitoramento e controle.

• CriarStatus personalizados para representar diferentes estágios de progresso além dos básicos "To Do", "In Progress" e "Done" Por exemplo, "Aguardando revisão", "Testando", "Precisa de revisão
• Automatize as atualizações de status com base em acionadores específicos. Por exemplo, uma tarefa marcada como "Concluída" na lista de desenvolvimento é automaticamente movida para "Aguardando revisão" na lista de controle de qualidade
• Set upTarefas recorrentes no ClickUp para atividades de monitoramento de rotina, como atualizações de status, avaliações de risco ou revisões de orçamento. Isso garante um monitoramento consistente durante todo o projeto
• Criardashboards personalizados exibindo indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para seu projeto. Exemplos: taxas de conclusão de tarefas, alocação de recursos e variação orçamentária
• Use widgets ClickUp em seus painéis. Eles fornecem atualizações em tempo real sobre o progresso, os riscos e a comunicação dentro do projeto

Especialmente para equipes ágeis, a automação é preferível, pois as metodologias ágeis prosperam com flexibilidade e iteração rápida. As tarefas manuais podem se tornar gargalos, atrasando todo o processo.

Com Plataforma de gerenciamento de projetos de software da ClickUp é possível permitir que as equipes de TI incorporem a automação com ferramentas como Kanban Boards, Sprints, Scrum Boards, Whiteboard e até mesmo Gráficos de Gantt, tudo em um só lugar.

5. Encerramento do projeto

O encerramento do projeto pode ser tão desafiador quanto os demais estágios. A fase de encerramento do projeto marca a conclusão formal de seus esforços de projeto. É como o ato final de uma peça, em que as pontas soltas são amarradas, as lições são aprendidas e o palco é montado para futuros empreendimentos.

Com a automação, o ClickUp ajuda você a encerrar os projetos no prazo. Aqui estão alguns exemplos de como você pode automatizar as etapas dessa fase:

• Automatize a notificação de entrega: Após a conclusão de uma tarefa crítica designada como entrega, envie uma notificação para a parte interessada com um link para download ou instruções de acesso. Isso pode incluir avisos de ferramentas de controle de tempo que podem verificar o tempo gasto pelos membros da equipe
• Automatizar a revisão do projeto: Quando o projeto atingir o status "Concluído", acione uma tarefa ou lista de verificação para a reunião de retrospectiva do projeto
• Automatize o arquivamento do trabalho do projeto: Configure uma automação para mover a documentação do projeto para uma pasta designada de "Projetos Arquivados" após o encerramento do projeto. Isso garante o armazenamento organizado e a fácil recuperação
• Automatizar lembretes de faturas: Programe uma notificação automática para lembrar o cliente das faturas pendentes, com links anexados para cada entrega

Dica: Trabalha muito? Divirta-se mais e comemore os sucessos da equipe . Automatize lembretes por e-mail para se reunir com a equipe assim que o projeto for concluído!

O futuro da automação do gerenciamento de projetos

A automação do gerenciamento de projetos está transformando rapidamente a forma como trabalhamos. Manter-se à frente da curva capacitaria seus gerentes de projeto a acompanhar o ritmo do futuro. Um estudo da Gartner afirma que 80% das tarefas atuais de gerenciamento de projetos serão eliminadas até 2030, à medida que a inteligência artificial assumir o controle.

Aqui estão algumas tendências que devemos esperar, especialmente porque algumas empresas se tornaram pioneiras na adoção:

Gerenciamento automatizado de inventário

O gerenciamento automatizado de estoque refere-se ao uso de software e tecnologia para simplificar e automatizar várias tarefas envolvidas no gerenciamento dos níveis de estoque. Essencialmente, ele substitui processos manuais por sistemas digitais, visando maior precisão, eficiência e economia de custos.

De acordo com um comunicado à imprensa da Rede Retail Insight o relatório da GlobalData sobre Robótica: Empresas como Shandong Heavy Industry Group, NEC e Walmart estão registrando ativamente patentes no espaço de gerenciamento automatizado de estoque, demonstrando seu foco em inovação. Os varejistas de todo o mundo estão adotando o gerenciamento automatizado de estoque por vários motivos. Entre eles, estão a economia de tempo, o acesso a dados em tempo real, o aumento da eficiência operacional e a capacidade de gerenciar armazéns remotamente de forma eficaz.

Alocação de recursos em tempo real com IA

A alocação de recursos em tempo real com IA refere-se ao uso da inteligência artificial para atribuir automaticamente tarefas e projetos aos membros da equipe mais adequados com base na disponibilidade e na experiência atuais.

Por exemplo, Workfront da Adobe Experience Cloud da Adobe Experience Cloud oferece recursos que permitem que os membros da equipe criem perfis destacando suas habilidades e experiência. Esse valioso conjunto de dados pode ser analisado com o uso de IA para atribuições baseadas em conhecimento e disponibilidade, reduzindo o tempo gasto pelos gerentes humanos na pesquisa de vários perfis para selecionar a melhor pessoa para o trabalho.

Programação preditiva com aprendizado de máquina

O agendamento preditivo com aprendizado de máquina aproveita os algoritmos de aprendizado de máquina para prever a carga de trabalho futura e as necessidades de recursos, permitindo o planejamento proativo de projetos e a precisão aprimorada do agendamento. Isso pode afetar vários setores, incluindo saúde, controle de tráfego e restaurantes.

Por exemplo, uma pesquisa realizada pelo Restaurant365 revelou que quase 41% dos restaurantes planejam investir em previsão e programação de vendas com IA, 33% podem implementar marketing para hóspedes orientado por IA e 31% desejam usar IA para inventário e compras.

De acordo com Energia Offshore a empresa de inteligência marítima Global Spatial Technology Solutions (GSTS) foi contratada pelo Programa de Liderança em Tecnologia Básica do Ocean Supercluster do Canadá para desenvolver e implementar o primeiro sistema de gerenciamento de programação de berços dinâmico, totalmente colaborativo e preditivo do mundo.

Ao contribuir com dados em tempo real de nossa frota canadense, pretendemos ajudar a avançar os esforços para alavancar a inteligência artificial para apoiar a descarbonização nos Grandes Lagos e no St. Lawrence Seaway, otimizando o roteamento Just-in-Time e os ETAs de viagem

Julie Gascon, diretora executiva da Autoridade Portuária de Montreal

Ao manter-se informado sobre essas tendências e explorar os recursos de automação em suas ferramentas de gerenciamento de projetos, você pode posicionar sua equipe para aumentar a eficiência, melhorar os resultados do projeto e obter uma vantagem competitiva no futuro do trabalho.

Riscos e estratégias de mitigação na automação do gerenciamento de projetos

A automação oferece muitos benefícios para o gerenciamento de projetos, mas não está isenta de certos riscos. Veja a seguir um detalhamento de alguns desafios comuns e estratégias para mitigá-los:

• Dependência excessiva da automação: A dependência excessiva da automação pode levar à negligência do elemento humano do gerenciamento de projetos. O pensamento crítico, a criatividade e a comunicação com as partes interessadas são sempre cruciais para o sucesso.

Estratégia de mitigação: Manter um equilíbrio. Use a automação para tarefas repetitivas, mas capacite os gerentes de projeto a se concentrarem na tomada de decisões estratégicas, na liderança da equipe e no relacionamento com os clientes.

• Falta de flexibilidade: A automação pode se tornar rígida se não for cuidadosamente projetada. Ela pode não ser capaz de lidar com mudanças inesperadas ou circunstâncias imprevistas

Estratégia de mitigação: Recursos de flexibilidade incorporados. Projete fluxos de trabalho com pontos de decisão, permitindo a intervenção humana quando necessário. Empregar ferramentas de automação personalizáveis para se adaptar às mudanças na dinâmica do projeto.

• Problemas com a qualidade dos dados: A eficácia da automação depende muito de dados precisos. A baixa qualidade dos dados pode levar a resultados de automação falhos e a percepções imprecisas do projeto

**Estratégia de mitigação:Implemente verificações de qualidade dos dados e processos de limpeza. Incentive os membros da equipe a inserir informações precisas e atualizadas no sistema.

• Deslocamento de trabalho: A automação pode potencialmente automatizar tarefas atualmente executadas por membros da equipe, levando à perda de empregos

Estratégia de mitigação: Concentre-se na requalificação e no aprimoramento das habilidades. Invista em programas de treinamento para equipar os membros da equipe com as habilidades necessárias para prosperar em um ambiente automatizado. Toda automação acaba exigindo a participação humana.

• Riscos de segurança: A automação de fluxos de trabalho pode introduzir novas vulnerabilidades de segurança, como acesso não autorizado ou violações de dados

Estratégia de mitigação: Implemente medidas de segurança robustas. Escolha ferramentas de automação com fortes recursos de segurança e realize auditorias regulares no sistema para identificar e solucionar possíveis vulnerabilidades.

Ao reconhecer esses riscos e implementar estratégias de atenuação adequadas, você pode garantir uma transição tranquila para um ambiente de gerenciamento de projetos mais automatizado.

Automatize o gerenciamento de projetos com o ClickUp

A automação está moldando a forma como gerenciamos projetos atualmente. No entanto, a seleção de uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, é fundamental para colher todos os benefícios da automação.

O ClickUp, como um software de gerenciamento de projetos com recursos robustos de automação, permite que você simplifique os fluxos de trabalho e obtenha resultados excepcionais. De atribuições de tarefas automatizadas e atualizações de status a notificações personalizadas e geração de relatórios, ele permite que você se concentre em seu trabalho principal - orientar sua equipe para o sucesso.

Lembre-se de que o software de gerenciamento de projetos é apenas uma peça do quebra-cabeça. O elemento humano continua sendo insubstituível. Adote a automação como uma ferramenta para capacitar sua equipe, não para substituir seus conhecimentos especializados. Quando combinada com uma comunicação forte, uma liderança clara e um foco na melhoria contínua, a automação pode liberar o verdadeiro potencial de seus projetos. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!