Todos nós já participamos de reuniões que aparecem do nada, atrapalham nosso dia e deixam todos se perguntando o que acabou de acontecer.
De acordo com o Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho de 2022 da Microsoft, o usuário médio do Teams passou por uma experiência impressionante de 252% de aumento no tempo de reunião semanal a partir de 2020, e o número de reuniões semanais também aumentou em 153%.
Embora o aumento na frequência das reuniões às vezes possa parecer esmagador, os check-ins regulares são importantes para manter uma comunicação consistente e alinhar as equipes.
As reuniões recorrentes são uma maneira eficaz de conseguir isso. Vamos explorar as práticas recomendadas de planejamento e agendamento de reuniões recorrentes para maximizar seu impacto.
O que são reuniões recorrentes?
As reuniões recorrentes são reuniões pré-agendadas e repetitivas que acontecem semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Esses intervalos regulares garantem a comunicação contínua, ajudando os membros da sua equipe a comunicar efetivamente suas ideias, progressos e problemas no momento certo.
Um exemplo de reuniões recorrentes são as reuniões de stand-up, nas quais cada participante faz uma breve atualização sobre seu trabalho atual. A reunião de stand-up bem-sucedida fornece insights importantes para o líder da equipe e define cronogramas claros para a conclusão do projeto.
Fato divertido: A reunião de stand-up média dura cerca de 15 minutos - curta o suficiente para manter todos concentrados, mas longa o suficiente para alinhar a equipe. No entanto, encurtar ainda mais as reuniões de stand-up pode aumentar o envolvimento da equipe, pois incentiva atualizações concisas e menos tangentes.
Importância das reuniões recorrentes
Quando gerenciadas de forma eficaz, as reuniões recorrentes podem aumentar a produtividade e melhorar a tomada de decisões. As empresas podem se beneficiar dos check-ins regulares, que ajudam a esclarecer as metas e a enfrentar os desafios atuais.
Veja como:
Consistência e responsabilidade
As reuniões recorrentes mantêm a comunicação e a responsabilidade consistentes, independentemente de sua equipe trabalhar no escritório ou remotamente. Por sua própria natureza, essas reuniões exigem que os participantes venham preparados, compartilhem atualizações e participem ativamente das discussões.
Monitoramento do progresso
Os membros da equipe podem monitorar facilmente projetos e cronogramas de longo prazo para analisar o trabalho em andamento, discutir o progresso do projeto e resolver quaisquer problemas. A natureza estruturada das reuniões recorrentes estabelece um ritmo, garantindo que todos os participantes saibam quando e onde se encontrar. Isso é particularmente benéfico ao gerenciar grandes equipes ou projetos complexos.
Formação de equipes
As reuniões recorrentes ajudam a desenvolver um senso de camaradagem e compreensão mútua, o que é essencial para criar um ambiente produtivo e colaborativo. Elas permitem que os membros da equipe resolvam desafios juntos, busquem ajuda e comemorem marcos importantes.
Leia também: 10 melhores ferramentas de reunião on-line para equipes (gratuitas e pagas)
Práticas recomendadas para reuniões recorrentes produtivas
Embora as reuniões recorrentes sejam benéficas, elas também podem gerar problemas se forem organizadas de forma inadequada
Por exemplo, se você cancelar uma reunião recorrente sem informações prévias, as pessoas podem perder tempo esperando pela reunião
Para evitar esses cenários, recomendamos adotar o seguinte práticas recomendadas para reuniões produtivas :
Defina objetivos claros
Todas as reuniões recorrentes que você programar devem ter objetivos claros. Dessa forma, as pessoas podem descobrir como se preparar para a reunião . Não definir metas claras para a reunião pode ser improdutivo, desperdiçando tempo que seria melhor gasto em tarefas práticas.
Isso também ajuda a manter o foco das discussões, garantindo que os participantes entendam e trabalhem para alcançar os resultados desejados. Com as ideias de todos na mesa, você pode decidir o caminho a seguir para atingir suas metas.
Escolha a frequência e a duração corretas
você sabia? De acordo com o Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho 2023 da Microsoft, reuniões ineficientes são relatadas como o principal assassino da produtividade e o excesso de reuniões está em terceiro lugar.
Isso destaca a importância de se escolher a frequência e a duração corretas para as reuniões - obter o equilíbrio certo pode ajudar a evitar interrupções desnecessárias e manter a produtividade no caminho certo.
Você gostaria de participar de uma reunião recorrente mais de duas vezes por semana? Deixando de lado os casos excepcionais, o que você discutiria diariamente sem nenhum progresso real?
As reuniões que se estendem por muito tempo perdem o envolvimento dos participantes, distraem-nos de seu objetivo e desperdiçam tempo. É por isso que, se você estiver realizando uma reunião recorrente uma ou duas vezes por semana, a duração ideal é de 30 a 60 minutos.
Dica profissional: Ajuste a frequência das reuniões de acordo com as necessidades da equipe - com muita frequência, você corre o risco de se esgotar; muito raramente, você perde o rumo.
Crie e compartilhe agendas
Uma pauta fornece informações importantes sobre a reunião, ajudando os participantes a saber o que esperar. Saber o que será discutido em uma reunião ajuda a economizar tempo e a ir direto para a discussão.
Antes que você fique sobrecarregado com perguntas sobre quais informações incluir nas pautas de suas futuras reuniões e onde compartilhá-las, estamos aqui com as respostas!
Uma agenda de reunião ideal inclui informações como horário, local e tópico de discussão da reunião. Para organizar e estruturar essas informações, você pode usar Modelo de agenda do Clickup que permite compartilhar todas as informações importantes em um só lugar.
Modelo de agenda do ClickUp
Os detalhes da reunião podem incluir o tipo, o escopo, a data, a hora e o local (sala de reunião presencial ou um link para reuniões remotas ). Com esse modelo, você pode:
- Atribuir funções específicas aos participantes, como facilitador, anotador e participantes, garantindo a clareza das responsabilidades
- Criar uma tabela que descreva a agenda, os itens de ação correspondentes e a pessoa responsável por cada tarefa
- Acompanhe o progresso de cada participante, garantindo que eles atinjam suas metas no prazo e permaneçam responsáveis perante o grupo
- Adicione detalhes pós-reunião à sua agenda, como orecapitulação da reunião (ou um link de reunião gravada) e informações sobre a próxima reunião.
Para compartilhar essa agenda, você pode usar um link público ou restrito, baixá-la em formato PDF, HTML ou markdown e enviá-la por correio. Você também pode carregar o arquivo no Google Drive e anexar o link do arquivo ao convite da reunião agendada no calendário de todos.
Compartilhar essa agenda com os membros da equipe interna é ainda mais fácil com ClickUp - o aplicativo completo para o trabalho -que centraliza o gerenciamento de projetos, documentos e conhecimento. Você pode convidar diretamente os membros desejados da equipe para o documento ou compartilhá-lo em um espaço de trabalho ou espaço de equipe no ClickUp.
Garanta que nenhum membro da equipe perca as anotações da reunião com as várias opções de compartilhamento do ClickUp
Incentive a participação
Não faz sentido organizar uma reunião se ninguém comparecer, certo? Sua função não termina com o planejamento e a programação de reuniões. Você precisa garantir que essas reuniões de equipe sejam divertidas, produtivas e envolventes para incentivar perspectivas diversas durante uma reunião.
Depois de agendar uma reunião, defina claramente e alinhe as ações de acompanhamento para traduzir as discussões da reunião em resultados tangíveis. No entanto, se você odeia fazer anotações (como todos nós!), pode usar Modelo de ata de reunião do ClickUp para criar notas de reunião estruturadas .
Dica profissional: Crie pautas usando métricas, cronogramas de projetos ou KPIs para garantir que as reuniões sejam orientadas para os resultados e não apenas para uma série de atualizações de status.
Modelo de ata de reunião do ClickUp
O formato fácil de usar do modelo, com páginas pré-criadas para resumos de reuniões, garante que você capture os principais resultados e aprendizados. É uma ferramenta colaborativa excelente para usuários iniciantes e experientes e é totalmente personalizável.
E mais? Com Cérebro ClickUp , você pode resumir automaticamente as discussões da reunião e as transforma em tarefas acionáveis. Em seguida, você pode atribuir essas tarefas aos membros da sua equipe no ClickUp e enviar lembretes automáticos de acompanhamento para obter atualizações sobre o progresso delas.
Resuma instantaneamente as anotações da reunião com o ClickUp Brain
Dessa forma, os participantes da reunião podem se concentrar imediatamente em seus itens de ação e se comprometer com os prazos. Isso também permite que sua equipe se concentre em atividades de alto valor em vez de ficar atolada em trabalho administrativo.
Crie agendas de reuniões detalhadas com o ClickUp Brain
Com o ClickUp Brain, você pode criar facilmente pautas de reuniões inserindo detalhes importantes como objetivos, participantes e tópicos. Isso simplifica o processo de planejamento e garante que todos estejam na mesma página antes do início da reunião.
Mas para fazer toda essa mágica acontecer, você precisa das ferramentas certas. Ferramentas como ClickUp, Google Calendar, Zoom e assistentes com tecnologia de IA ajudam a gerenciar o agendamento, a documentação e o acompanhamento de reuniões recorrentes. Falaremos sobre elas em mais detalhes na próxima seção!
O ClickUp Brain gera uma agenda de reuniões com base nas informações do seu espaço de trabalho e das reuniões planejadas
Com os recursos abrangentes de gerenciamento de tarefas do ClickUp, como atualizações automáticas de tarefas, você pode garantir que suas equipes estejam em dia com os padrões de recorrência dos principais projetos, fornecendo comunicação consistente e acompanhamento do progresso.
fato divertido: A McKinsey relata que os pioneiros na adoção de IA estão vendo um redução média de custos de 5 a 10% . Ao mesmo tempo, eles estão mudando o foco de seus funcionários para tarefas mais valiosas e promovendo a inovação. Isso pode significar ciclos mais rápidos em testes de P&D ou desenvolvimento de código ou simplesmente incentivar maior criatividade entre suas equipes.
**Leia também Como realizar uma reunião post-mortem
Como agendar uma reunião recorrente
Definir objetivos claros, selecionar a frequência correta de reuniões e aproveitar ferramentas como Reuniões do ClickUp o ClickUp Meetings, o Google Calendar e o Zoom podem levar a reuniões produtivas e envolventes que impulsionam o progresso do projeto e garantem a responsabilidade.
Leia também: 10 melhores aplicativos de agendamento para proprietários de pequenas empresas em 2024
Agendamento de reuniões recorrentes em várias ferramentas de reunião
Se você está procurando um lugar para centralizar seus calendários e manter o controle de todas as reuniões e tarefas o ClickUp é a ferramenta certa para você. Ele se integra aos seus aplicativos de calendário existentes e sincroniza com eles em tempo real.
Se você tiver uma reunião agendada em seus eventos do Google Agenda, Zoom ou Apple Agenda, poderá visualizá-los no Visualização do calendário do ClickUp . Você também pode criar pequenas tarefas pré e pós-reunião e configurar lembretes para sua conclusão, a fim de garantir a alta produtividade da reunião.
Acompanhe e gerencie todas as reuniões em um só lugar com o Calendar View centralizado do ClickUp
Se várias tarefas e reuniões estiverem agendadas para o mesmo dia, você poderá arrastá-las e soltá-las nos espaços certos e ajustar a prioridade para destacar primeiro as tarefas e reuniões importantes. Além disso, as visualizações diárias, semanais e mensais permitem visualizar seu trabalho e acompanhar o progresso no período relevante.
Sincronização do ClickUp com aplicativos de calendário
Aqui estão as etapas para sincronizar o ClickUp com outros aplicativos de calendário:
- Abra o ClickUp. Acesse o menu de ações rápidas clicando no ícone ao lado do ícone do seu perfil no canto superior direito
Acompanhe todas as reuniões, tarefas e compromissos em um único lugar com o Calendar View do ClickUp
- Navegue até o App Centre
- Selecione todos os aplicativos que deseja integrar ao ClickUp
Integre suas ferramentas favoritas ao ClickUp para manter seu trabalho mais importante em um único lugar
- Na nova janela, clique em conectar e você será redirecionado para a página de login da sua conta do Google associada ao Google Calendar
- Concorde com os termos e condições necessários e defina as permissões. Quando terminar, clique em Allow (Permitir) e está tudo pronto
No ClickUp, todos os eventos são identificados como Tarefas do ClickUp . Depois de integrar seu calendário, você pode usar Modelo de reunião do ClickUp para organizar suas reuniões (tarefas).
Modelo de reuniões do ClickUp
Este modelo mostra todas as tarefas agendadas e seus detalhes, incluindo o tópico, a estimativa de tempo, a data de vencimento e a prioridade.
Criação de uma tarefa recorrente (reunião) no ClickUp
Agora que você integrou o ClickUp com seus outros calendários, vamos ver como agendar uma reunião no ClickUp:
- Abra o ClickUp e navegue até a visualização de calendário ou use a visualização de tarefa para criar um novo evento
- **Clique no botão Add Task (Adicionar tarefa) no canto superior direito para começar a agendar a reunião
- Adicione um título de reunião, data de vencimento, prioridade e outros detalhes
- Para tornar a tarefa recorrente, vá para reuniões no painel esquerdo e navegue até a reunião que você deseja definir como recorrente. Na coluna da data de vencimento, clique no ícone do calendário e clique em Definir recorrente no canto inferior esquerdo
Definir tarefas recorrentes na visualização do calendário do ClickUp
- Atribua essa tarefa aos membros apropriados da equipe. Para definir lembretes, navegue até a tarefa no calendário, clique com o botão direito do mouse na tarefa e clique em Remind me (Lembrar-me)
Defina lembretes para tarefas importantes no ClickUp e garanta que você nunca perca um prazo
- Salve e visualize a reunião juntamente com tarefas, projetos e prazos em seu calendário centralizado
Ter tudo em um único lugar ajuda a facilitar muito o gerenciamento de uma equipe grande. Se uma tarefa estiver progredindo lentamente, você poderá editar a prioridade ou definir lembretes para conclusão rápida. Você também pode adicionar um rastreador de tempo a qualquer tarefa (reunião) e acompanhar o tempo gasto em cada reunião.
Mantenha o controle da duração de suas reuniões com o O recurso de controle de tempo do ClickUp
Agendamento de reuniões recorrentes no Google Agenda
Quem nunca ouviu falar do Google Agenda? Ele é gratuito e fácil de usar.
via robinpowered.com Vamos ver como você pode agendar uma reunião recorrente no Google Agenda:
- Abra o Google Agenda, clique no botão "Criar" no canto superior esquerdo e selecione Evento no menu suspenso
- Insira os detalhes da reunião, como o título, a data e a hora
- Na lista suspensa "Does not repeat" (Não se repete), escolha o padrão de recorrência - pode ser diário, semanal, mensal ou personalize-o de acordo com sua frequência preferida
- Envie uma solicitação de reunião para os participantes da reunião inserindo seus endereços de e-mail
- Defina os lembretes ou notificações necessários e clique em Salvar
- Seu evento de calendário será criado e adicionado ao Google Agenda de todos os participantes convidados
Agendamento de reuniões de equipe recorrentes no Zoom
Siga estas etapas para agendar uma reunião recorrente no Zoom:
- Inicie sessão em sua conta Zoom
- Clique na opção Agendar uma reunião no painel de controle
- Preencha o título, a descrição e o horário da reunião
- Marque a caixa Recurring meeting (Reunião recorrente)
- Selecione as configurações de recorrência, incluindo a frequência, a data de término e a frequência com que a reunião se repetirá (diária, semanal etc.). Quando terminar, clique em salvar
- Copie o link da reunião gerada ou envie um convite de reunião diretamente para seus participantes
via
Integração do ClickUp com o Google Agenda Integração do ClickUp com o Google Agenda
e o Zoom permite agendar e gerenciar discussões, garantindo que os detalhes da reunião sejam armazenados em um só lugar. Você também pode definir lembretes para notificar os participantes antes da reunião, incentivando uma maior participação.
Visualize e gerencie seu Google Calendar no Calendar View do ClickUp com uma sincronização bidirecional entre os dois aplicativos
O
Integração do ClickUp Zoom Integração do ClickUp Zoom
é uma maneira fantástica de aumentar sua produtividade, conectando o gerenciamento de tarefas com a videoconferência.
Inicie uma reunião do Zoom diretamente de seu espaço de trabalho do ClickUp com apenas alguns cliques
Veja o que ele pode fazer por você:
- Agendar reuniões facilmente: Você pode agendar uma reunião Zoom recorrente diretamente de suas ClickUp Tasks, tornando-a rápida e sem complicações
- Manter-se atualizado: Receba notificações sobre novas reuniões do Zoom relacionadas às suas tarefas, mantendo sua equipe informada
- Iniciar reuniões instantâneas: Inicie reuniões Zoom diretamente do ClickUp Tasks ou do Chat com comandos simples
- Acesse as gravações: Se você gravar uma reunião, o ClickUp pode criar um link para as gravações e transcrições, facilitando a localização de informações importantes
Essa integração ajuda a otimizar seus fluxos de trabalho, combinando o gerenciamento de projetos com ferramentas de comunicação, tornando tudo mais eficiente!
Leia também: As 25 melhores soluções de software de gerenciamento de reuniões e agenda em 2024
Mantenha-se organizado e atualizado com o ClickUp
Ninguém pode afirmar que se lembra de cada item de sua lista semanal de tarefas (e, se lembrar, está mentindo!)
As reuniões recorrentes ajudam a lembrar e controlar as coisas com facilidade, mantendo uma comunicação consistente, acompanhando o progresso do projeto e promovendo a colaboração entre as equipes. As reuniões produtivas são uma ferramenta poderosa para manter as equipes conectadas, especialmente nos atuais ambientes de trabalho híbridos e remotos.
O ClickUp facilita o agendamento de reuniões recorrentes, mantém todos os detalhes da reunião em um só lugar e permite o acompanhamento fácil dos itens de ação e do progresso. Suas poderosas integrações com as ferramentas de reunião que você usa diariamente fazem dele a escolha perfeita para reunir suas tarefas e conversas em uma única plataforma. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!