Todos nós já participamos de reuniões que surgem do nada, atrapalham nosso dia e deixam todos se perguntando o que acabou de acontecer.
De acordo com o Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho 2022 da Microsoft, o usuário médio do Teams experimentou um aumento impressionante de 252% no tempo semanal de reuniões em relação a 2020, e o número de reuniões semanais também aumentou 153%.
Embora o aumento na frequência das reuniões possa às vezes parecer exagerado, check-ins regulares são importantes para manter uma comunicação consistente e alinhar as equipes.
As reuniões recorrentes são uma maneira eficaz de alcançar isso. Vamos explorar as melhores práticas para planejar e agendar reuniões recorrentes para maximizar seu impacto.
O que são reuniões recorrentes?
Reuniões recorrentes são reuniões pré-agendadas e repetitivas que acontecem semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Esses intervalos regulares garantem uma comunicação contínua, ajudando os membros da sua equipe a comunicar suas ideias, progressos e problemas de maneira eficaz no momento certo.
Um exemplo de reuniões recorrentes são as reuniões em pé, nas quais cada participante apresenta brevemente uma atualização sobre seu trabalho atual. Uma reunião em pé bem-sucedida fornece informações importantes para o líder da equipe e define prazos claros para a conclusão do projeto.
🧠 Curiosidade: uma reunião stand-up dura, em média, cerca de 15 minutos — tempo suficiente para manter todos concentrados, mas longo o suficiente para alinhar a equipe. No entanto, encurtar ainda mais as reuniões stand-up pode aumentar o envolvimento da equipe, pois incentiva atualizações concisas e menos divagações.
Importância das reuniões recorrentes
Quando gerenciadas de forma eficaz, as reuniões recorrentes podem impulsionar a produtividade e melhorar a tomada de decisões. As empresas podem se beneficiar de check-ins regulares, que ajudam a esclarecer objetivos e abordar desafios contínuos.
Veja como:
Consistência e responsabilidade
As reuniões recorrentes mantêm uma comunicação consistente e a responsabilidade, quer sua equipe trabalhe no escritório ou remotamente. Por sua própria natureza, essas reuniões exigem que os participantes venham preparados, compartilhem atualizações e participem ativamente das discussões.
Monitoramento do progresso
Os membros da equipe podem acompanhar facilmente projetos e cronogramas de longo prazo para revisar o trabalho em andamento, discutir o progresso do projeto e resolver quaisquer problemas. A natureza estruturada das reuniões recorrentes estabelece um ritmo, garantindo que todos os participantes saibam quando e onde se reunir. Isso é particularmente benéfico ao gerenciar equipes grandes ou projetos complexos.
Formação de equipes
As reuniões recorrentes ajudam a desenvolver um senso de camaradagem e compreensão mútua, essenciais para criar um ambiente produtivo e colaborativo. Elas permitem que os membros da equipe resolvam desafios juntos, busquem ajuda e comemorem conquistas.
Melhores práticas para reuniões recorrentes produtivas
Embora as reuniões recorrentes sejam benéficas, elas também podem causar problemas se forem organizadas de maneira inadequada.
Por exemplo, se você cancelar uma reunião recorrente sem aviso prévio, as pessoas podem perder tempo esperando pela reunião.
Para evitar tais cenários, recomendamos adotar estas práticas recomendadas para reuniões produtivas:
Defina objetivos claros
Todas as reuniões recorrentes que você agendar devem ter objetivos claros. Dessa forma, as pessoas podem descobrir como se preparar para a reunião. Não definir metas claras para a reunião pode ser improdutivo, desperdiçando tempo que poderia ser melhor aproveitado em tarefas práticas.
Isso também ajuda a manter as discussões focadas, garantindo que os participantes entendam e trabalhem para alcançar os resultados desejados. Com as ideias de todos em discussão, você pode decidir um caminho para atingir seus objetivos.
Escolha a frequência e a duração certas
👀 Você sabia? De acordo com o Relatório Anual do Índice de Tendências de Trabalho 2023 da Microsoft, reuniões ineficientes são consideradas o principal inimigo da produtividade, com o excesso de reuniões em terceiro lugar.
Isso destaca por que é importante escolher a frequência e a duração certas para as reuniões — encontrar o equilíbrio certo pode ajudar a evitar interrupções desnecessárias e manter a produtividade nos trilhos.
Você gostaria de participar de uma reunião recorrente mais de duas vezes por semana? Deixando de lado os casos excepcionais, o que você discutiria diariamente sem nenhum progresso real?
Reuniões muito longas fazem com que os participantes percam o interesse, os distraem do objetivo e desperdiçam tempo. É por isso que, se você estiver conduzindo uma reunião recorrente uma ou duas vezes por semana, a duração ideal é de 30 a 60 minutos.
💡Dica profissional: ajuste a frequência das reuniões para atender às necessidades da equipe — se forem muito frequentes, você corre o risco de causar esgotamento; se forem muito raras, você perde o rumo.
Crie e compartilhe agendas
Uma agenda fornece informações importantes sobre a reunião, ajudando os participantes a saber o que esperar. Saber o que será discutido em uma reunião ajuda a economizar tempo e a entrar diretamente na discussão.
Antes que você fique sobrecarregado com perguntas sobre quais informações incluir nas agendas das suas futuras reuniões e onde compartilhá-las, estamos aqui com as respostas!
Uma agenda de reunião ideal inclui informações como horário, local e tópico de discussão. Para organizar e estruturar essas informações, você pode usar o modelo de agenda do Clickup, que permite compartilhar todas as informações importantes em um só lugar.
Os detalhes da reunião podem incluir o tipo, o escopo, a data, a hora e o local (sala de reunião presencial ou um link para reuniões remotas ). Com este modelo, você pode:
- Atribua funções específicas aos participantes, como facilitador, anotador e participantes, garantindo clareza nas responsabilidades.
- Crie uma tabela que descreva a agenda, as ações correspondentes e a pessoa responsável por cada tarefa.
- Acompanhe o progresso de cada participante, garantindo que eles cumpram suas metas dentro do prazo e continuem responsáveis perante o grupo.
- Adicione detalhes pós-reunião à sua agenda, como o resumo da reunião (ou um link para a gravação da reunião) e informações sobre a próxima reunião.
Para compartilhar esta agenda, você pode usar um link público ou restrito, baixá-la em formato PDF, HTML ou markdown e enviá-la por e-mail. Você também pode fazer upload do arquivo para o Google Drive e anexar o link do arquivo ao convite da reunião agendada no calendário de todos.
Compartilhar essa agenda com membros internos da equipe é ainda mais fácil com o ClickUp — o aplicativo completo para o trabalho — que centraliza o gerenciamento de projetos, documentos e conhecimento. Você pode convidar diretamente os membros da equipe desejados para o documento ou compartilhá-lo em um espaço de trabalho ou espaço de equipe no ClickUp.
Incentive a participação
Não faz sentido organizar uma reunião se ninguém comparecer, certo? Sua função não termina com o planejamento e o agendamento das reuniões. Você precisa garantir que essas reuniões de equipe sejam divertidas, produtivas e envolventes para incentivar perspectivas diversas durante a reunião.
Depois de agendar uma reunião, defina claramente e alinhe as ações de acompanhamento para transformar as discussões da reunião em resultados tangíveis. No entanto, se você não gosta de tomar notas (como todos nós!), pode usar o modelo de ata de reunião do ClickUp para criar notas de reunião estruturadas.
💡Dica profissional: elabore agendas usando métricas, cronogramas de projetos ou KPIs para garantir que as reuniões sejam orientadas para resultados, em vez de apenas uma série de atualizações de status.
O formato fácil de usar do modelo, com páginas pré-criadas para resumos de reuniões, garante que você capture os principais resultados e aprendizados. É uma ferramenta colaborativa excelente tanto para usuários iniciantes quanto experientes e totalmente personalizável.
E mais? Com o ClickUp Brain, você pode resumir automaticamente as discussões das reuniões e transformá-las em tarefas acionáveis. Em seguida, você pode atribuir essas tarefas aos membros da sua equipe no ClickUp e enviar lembretes de acompanhamento automatizados para obter atualizações sobre o progresso delas.
Dessa forma, os participantes da reunião podem se concentrar imediatamente em suas ações e se comprometer com os prazos. Isso também permite que sua equipe se concentre em atividades de alto valor, em vez de se perder em tarefas administrativas.
Com o ClickUp Brain, você pode criar facilmente agendas de reuniões inserindo detalhes importantes, como objetivos, participantes e tópicos. Isso agiliza o processo de planejamento e garante que todos estejam em sintonia antes do início da reunião.
Mas, para que toda essa magia aconteça, você precisa das ferramentas certas. Ferramentas como ClickUp, Google Agenda, Zoom e assistentes com inteligência artificial ajudam a gerenciar o agendamento, a documentação e o acompanhamento de reuniões recorrentes. Falaremos sobre elas com mais detalhes na próxima seção!
Com os recursos abrangentes de gerenciamento de tarefas do ClickUp, como atualizações automáticas de tarefas, você pode garantir que suas equipes estejam em dia com os padrões de recorrência para projetos importantes, proporcionando comunicação consistente e acompanhamento do progresso.
🧠Curiosidade: a McKinsey relata que os pioneiros na adoção da IA estão observando uma redução média de custos de 5 a 10%. Ao mesmo tempo, eles estão mudando o foco de seus funcionários para tarefas mais valiosas e promovendo a inovação. Isso pode significar ciclos mais rápidos em testes de P&D ou desenvolvimento de código ou simplesmente incentivar uma maior criatividade entre suas equipes.
Leia também: Como conduzir uma reunião pós-mortem
Como agendar uma reunião recorrente
Definir objetivos claros, selecionar a frequência certa para as reuniões e aproveitar ferramentas como ClickUp Meetings, Google Calendar e Zoom pode levar a reuniões produtivas e envolventes que impulsionam o progresso do projeto e garantem a responsabilidade.
Leia também: Os 10 melhores aplicativos de agendamento para proprietários de pequenas empresas em 2024
Agendamento de reuniões recorrentes em várias ferramentas de reunião
Se você está procurando um lugar para centralizar seus calendários e acompanhar todas as reuniões e tarefas, o ClickUp é a ferramenta certa para você. Ele se integra aos seus aplicativos de calendário existentes e sincroniza com eles em tempo real.
Se você tiver uma reunião agendada no Google Agenda, Zoom ou Apple Calendar, poderá visualizar todas elas na visualização do calendário do ClickUp. Você também pode criar pequenas tarefas pré e pós-reunião e configurar lembretes para sua conclusão, a fim de garantir uma alta produtividade nas reuniões.
Se várias tarefas e reuniões estiverem agendadas para o mesmo dia, você pode arrastá-las e soltá-las nos horários certos e ajustar sua prioridade para destacar primeiro as tarefas e reuniões importantes. Além disso, as visualizações diárias, semanais e mensais permitem que você visualize seu trabalho e acompanhe o progresso para o período de tempo relevante.
Sincronizando o ClickUp com aplicativos de calendário
Aqui estão as etapas para sincronizar o ClickUp com outros aplicativos de calendário:
- Abra o ClickUp. Acesse o menu de ações rápidas clicando no ícone ao lado do ícone do seu perfil no canto superior direito.
- Navegue até a Central de Aplicativos
- Selecione todos os aplicativos que deseja integrar ao ClickUp
- Na nova janela, clique em conectar e você será redirecionado para a página de login da sua conta Google associada ao Google Agenda.
- Concorde com os termos e condições necessários e defina as permissões. Quando terminar, clique em Permitir e está tudo pronto.
No ClickUp, todos os eventos são identificados como Tarefas do ClickUp. Depois de integrar seu calendário, você pode usar o Modelo de Reunião do ClickUp para organizar suas reuniões (tarefas).
Este modelo mostra todas as tarefas agendadas e seus detalhes, incluindo o tópico, estimativa de tempo, data de vencimento e prioridade.
Criando uma tarefa recorrente (reunião) no ClickUp
Agora que você integrou o ClickUp aos seus outros calendários, vamos ver como agendar uma reunião no ClickUp:
- Abra o ClickUp e navegue até a visualização do calendário ou use a visualização de tarefas para criar um novo evento.
- Clique no botão Adicionar tarefa no canto superior direito para começar a agendar a reunião.
- Adicione um título à reunião, data de vencimento, prioridade e outros detalhes.
- Para tornar a tarefa recorrente, acesse reuniões no painel esquerdo e navegue até a reunião que deseja definir como recorrente. Na coluna data de vencimento, clique no ícone do calendário e clique em Definir recorrente no canto inferior esquerdo.
- Atribua essa tarefa aos membros apropriados da equipe. Para definir lembretes, navegue até a tarefa no calendário, clique com o botão direito do mouse na tarefa e clique em Lembrar-me.
- Salve e visualize a reunião junto com tarefas, projetos e prazos em seu calendário centralizado.
Ter tudo em um único lugar ajuda a tornar o gerenciamento de uma equipe grande muito mais fácil. Se uma tarefa estiver progredindo lentamente, você pode editar a prioridade ou definir lembretes para conclusão rápida. Você também pode adicionar um rastreador de tempo a qualquer tarefa (reunião) e rastrear o tempo gasto em cada reunião.
Agendamento de reuniões recorrentes no Google Agenda
Quem nunca ouviu falar do Google Agenda? É gratuito e fácil de usar.
Vamos ver como você pode agendar uma reunião recorrente no Google Agenda:
- Abra o Google Agenda, clique no botão “Criar” no canto superior esquerdo e selecione Evento no menu suspenso.
- Insira os detalhes da reunião, como título, data e hora.
- No menu suspenso “Não se repete”, escolha o padrão de recorrência — pode ser diário, semanal, mensal ou personalizado para se adequar à sua frequência preferida.
- Envie uma solicitação de reunião aos participantes inserindo seus endereços de e-mail.
- Defina os lembretes ou notificações necessários e clique em Salvar.
- Seu evento de calendário será criado e adicionado ao Google Agenda de todos os participantes convidados.
Agendamento de reuniões recorrentes da equipe no Zoom
Siga estas etapas para agendar uma reunião recorrente no Zoom:
- Faça login na sua conta Zoom
- Clique na opção Agendar uma reunião no painel.
- Preencha o título, a descrição e o horário da reunião.
- Marque a caixa Reunião recorrente.
- Selecione as configurações de recorrência, incluindo a frequência, a data de término e a periodicidade com que a reunião será repetida (diariamente, semanalmente, etc.). Quando terminar, clique em salvar.
- Copie o link da reunião gerado ou envie um convite para a reunião diretamente aos participantes.
A integração do ClickUp com o Google Agenda e o Zoom permite que você agende e gerencie discussões, garantindo que os detalhes da reunião sejam armazenados em um único lugar. Você também pode definir lembretes para notificar os participantes antes da reunião, incentivando uma maior participação.
A integração do ClickUp com o Zoom é uma maneira fantástica de aumentar sua produtividade, conectando o gerenciamento de tarefas com videoconferências.
Veja o que isso pode fazer por você:
- Agende reuniões facilmente: você pode agendar uma reunião recorrente no Zoom diretamente a partir das suas tarefas do ClickUp, tornando o processo rápido e descomplicado.
- Mantenha-se atualizado: receba notificações sobre novas reuniões do Zoom relacionadas às suas tarefas, mantendo sua equipe informada.
- Inicie reuniões instantâneas: inicie reuniões do Zoom diretamente do ClickUp Tasks ou Chat com comandos simples.
- Acesse gravações: se você gravar uma reunião, o ClickUp pode criar um link para as gravações e transcrições, facilitando a localização de informações importantes.
Essa integração ajuda você a otimizar seus fluxos de trabalho, combinando gerenciamento de projetos com ferramentas de comunicação, tornando tudo mais eficiente!
Mantenha-se organizado e atualizado com o ClickUp
Ninguém pode afirmar que se lembra de cada item da sua lista de tarefas semanal (e, se o fizer, está mentindo!). As reuniões recorrentes ajudam a lembrar e a controlar as coisas facilmente, mantendo uma comunicação consistente, acompanhando o progresso do projeto e promovendo a colaboração dentro das equipes. As reuniões produtivas são uma ferramenta poderosa para manter as equipes conectadas, especialmente nos ambientes de trabalho híbridos e remotos de hoje.
O ClickUp facilita o agendamento de reuniões recorrentes, mantém todos os detalhes das suas reuniões em um só lugar e permite o acompanhamento fácil de itens de ação e progresso. Suas integrações poderosas com as ferramentas de reunião que você usa diariamente tornam-no a escolha perfeita para reunir suas tarefas e conversas em uma única plataforma.