A síndrome do "Essa reunião poderia ter sido um e-mail" está correndo solta no mundo dos negócios. Não acredite em nossa palavra - as estatísticas falam mais alto do que as palavras:
- Uma pesquisa com 182 gerentes seniores mostrou que 71% dos entrevistados consideravam as reuniões ineficientes e improdutivas
- Mais da metade dos funcionários verificam e-mails, enviam mensagens de texto ou realizam várias tarefas durante as reuniões
- Em média,31 horas são desperdiçadas mensalmente em reuniões improdutivas
Pelo lado positivo, as reuniões stand-up são consideradas mais eficazes em termos de tempo do que a maioria das reuniões portanto, implementá-los é uma excelente maneira de evitar os "snoozefests". 🥱
Este guia o ensinará a realizar reuniões diárias curtas e agradáveis que mantêm sua equipe em sincronia sem consumir um tempo valioso de trabalho.
O que é uma reunião stand-up?
Uma reunião de stand-up é um curto check-in que permite que você entre em contato com sua equipe e discuta as tarefas concluídas e futuras, além de quaisquer desafios. Ela foi popularizada por desenvolvimento de software equipes que usam o metodologia ágil -um conjunto de projetos princípios de gerenciamento focado em colaboração multifuncional e uma abordagem iterativa para melhoria contínua . 📈
Os stand-ups são tipicamente realizados diariamente, embora você possa adaptar a cadência de acordo com seu fluxo de trabalho. A reunião pode durar de cinco a 15 minutos, o que deve ser suficiente para passar pelas etapas necessárias de forma rápida e eficaz.
Como realizar uma reunião stand-up
O mecanismo por trás das reuniões diárias de stand-up é simples: você reúne sua equipe e permite que eles se revezem para abordar três questões:
- "O que você fez ontem?"
- "O que você fará hoje?"
- "Há algo que esteja bloqueando seu progresso?"
Essa é a chamada abordagem "Round Robin", mas você também pode usar o método "Walk the Board", em que toda a equipe discute cada tarefa no quadro em uma ordem específica (normalmente da esquerda para a direita).
Pense nas perguntas acima como etapas que cada membro da equipe deve seguir para que a reunião produza os resultados desejados. Vamos explicar cada uma delas com mais detalhes para que você saiba o que procurar nas respostas.
Pergunta 1: "O que você fez ontem?"
Essa pergunta serve a vários propósitos importantes além da óbvia recontagem das tarefas concluídas. Ela mostra se um membro da equipe pode priorizar tarefas sensíveis ao tempo em detrimento daquelas que podem esperar, o que é crucial em um ambiente de ritmo acelerado. 🏃
Visualize as cargas de trabalho da equipe com a visualização Timeline para acompanhar o progresso e ajustar as datas de vencimento das tarefas
Nesta etapa, você também pode descobrir possíveis ineficiências e erros de planejamento. Por exemplo, se um membro da equipe disser que não fez muito, enquanto outro foi inundado de tarefas, isso é um sinal claro de que você deve reequilibrar o fluxo de trabalho e reajustar a carga de trabalho de acordo.
Por fim, a troca de informações sobre tarefas concluídas pode ajudar sua equipe a a colaborar com mais eficiência e obtêm insights valiosos de que precisarão para os próximos trabalhos.
Alguém pode ter concluído uma tarefa semelhante àquela em que outro membro da equipe trabalhará em seguida, para que possa oferecer uma ajuda.
Pergunta 2: "O que você fará hoje?"
Um dos principais pontos de uma reunião diária é definir o curso para o dia seguinte e garantir que as próximas tarefas estejam alinhadas com o objetivo geral. Essa etapa permite filtrar proativamente o trabalho de baixo valor e aumentar a eficiência da sua equipe.
Digamos que você tenha descoberto uma vulnerabilidade de autenticação que precisa ser corrigida com urgência. Se um dos membros da sua equipe disser que seu plano inicial para o dia era concluir uma tarefa menos sensível ao tempo, como refatorar o código legado, você poderá dizer a ele para deixar isso de lado e trabalhar no problema de segurança.
Visualize, adicione, atribua ou comente rapidamente as dependências diretamente em uma tarefa do ClickUp
Falar sobre os próximos trabalhos também evita todos os tipos de mal-entendidos. Isso elimina a sobreposição de tarefas, esclarece as dependências e garante que as tarefas essenciais sejam atendidas. ✅
Pergunta 3: "Há algo bloqueando seu progresso?"
A etapa final das reuniões de stand-up é dedicada a surgir e remover bloqueadores, como:
- Um membro da equipe não tem acesso às informações ou ferramentas de que precisa para concluir suas tarefas diárias
- Ele precisa esperar que uma tarefa anterior, atribuída a outra pessoa, seja concluída
- Uma tarefa requer aprovação antes de ser concluída
Incentive a sua equipe a ser proativa em relação aos bloqueadores para que toda a comunicação necessária acontece durante o stand-up. Isso ajuda a evitar idas e vindas desnecessárias e outras reuniões, abrindo caminho para que sua equipe atinja as metas. 🎯
6 dicas para realizar reuniões diárias eficazes
Ao realizar reuniões curtas, como stand-ups diários, você deve fazer com que cada minuto conte . ⏱️
A seguir, você encontrará algumas dicas práticas para minimizar o desperdício e garantir que todos tirem proveito da reunião. Você também aprenderá como levar suas reuniões para o próximo nível com ClickUp -uma plataforma de gerenciamento de projetos completa que atende a equipes ágeis de todos os tamanhos.
Dica 1: Mantenha a simplicidade
As reuniões devem ser rápidas e dinâmicas - reúna todos em um só lugar, peça que respondam às três perguntas principais e deixe que façam seu trabalho diário. Para se manter ágil, fique em um processo transparente em conjunto com uma ou duas ferramentas simples de gerenciamento de reuniões.
Você não tem tempo para vasculhar documentos ou planilhas para garantir que nada seja esquecido e acompanhar o andamento do projeto -você precisa de um centralizador para manter as informações críticas visíveis para os membros da sua equipe. Reuniões ClickUp permite que você aproveite essa clareza e minimize o trabalho manual durante suas reuniões. É possível criar listas de verificação para cada membro da equipe e atribuir comentários em tempo real para garantir que detalhes importantes não passem despercebidos.
Garanta que seus comentários sejam vistos atribuindo comentários aos usuários diretamente nas tarefas e obtenha uma visualização rápida dos comentários atribuídos em uma lista de verificação
A opção Super Rich Editing do ClickUp permite que você faça anotações em reuniões, destaque pontos importantes e incorpore diferentes tipos de conteúdo para manter todas as ideias principais em um só lugar. Se o seu fluxo de trabalho incluir tarefas repetitivas, como refinamento do backlog e revisões de código, você poderá torná-las recorrentes para que apareçam automaticamente em suas reuniões. 🔄
Configure tarefas recorrentes para eliminar o trabalho repetitivo ao criar agendas de reuniões
Dica 2: Escolha um horário (e cumpra-o)
Reserve um horário específico para suas reuniões de stand-up e mantenha-o constante. Isso garante a estrutura e a previsibilidade, o que ajuda a sua equipe a se manter organizada e melhora a participação.
Quanto a quando a reunião deve acontecer, isso depende de seu fluxo de trabalho. O ideal é que você faça uma reunião de stand-up pela manhã para que sua equipe esteja preparada para o dia no momento em que ela terminar. Não precisa ser a primeira coisa a fazer, mas certifique-se de que a reunião seja realizada antes que sua equipe esteja pronta para arregaçar as mangas.
Isso é mais fácil de falar do que fazer em uma configuração remota especialmente se os membros da sua equipe estiverem espalhados por todo o mundo. Sua manhã pode ser a noite de alguém, o que complica bastante as coisas.
Se você não conseguir encontrar um horário que funcione para todos, um async stand-up pode ser sua única opção. Não é tão eficaz quanto uma reunião em tempo real, mas ainda é melhor do que deixar um membro da equipe completamente de fora da reunião.
Dica 3: tenha uma visão geral abrangente de suas reuniões
Independentemente de sua equipe estar no local, ser híbrida ou totalmente remota, a última coisa que você quer é memorizar o que acontece durante uma reunião de stand-up - ou esperar que sua equipe o faça. Deve haver um rastreamento em papel de tudo o que foi discutido para garantir que todos estejam na mesma página.
No mínimo, você vai querer uma planilha para acompanhar a presença, as tarefas, os bloqueadores e outras informações relevantes de cada membro da equipe.
Embora não haja nada de errado em usar uma planilha básica se você não tiver uma planilha básica, vai querer uma solução mais robusta e intuitiva que não exija a criação de um sistema inteiro do zero. Se você precisar de ajuda, o Modelo de reunião diária do ClickUp pode ser um complemento valioso para suas reuniões.
O modelo de reunião ClickUp Daily Standup permite que você estruture sua reunião com opções como status personalizados, campos personalizados e exibições personalizadas
Ele vem com tudo o que você precisa para sistematizar suas reuniões e mantê-las bem organizadas. Você pode listar tarefas com status personalizados e atribuir rótulos de prioridade para definir uma hierarquia clara e lidar com o trabalho urgente imediatamente. ⚡
Um robusto Visão da diretoria permite que você registrar presença e veja claramente as tarefas de cada membro da equipe para que você esteja sempre a par do progresso do projeto. Compartilhe essa visão geral abrangente com sua equipe e não precisará se preocupar com silos de projetos ou mal-entendidos.
Você também pode incentivar a equipe a preencher seus campos de forma independente, o que, de certa forma, corrige a limitação mencionada anteriormente de reuniões em diferentes fusos horários.
Diga àqueles que não puderem comparecer que o façam assim que começarem o dia, e eles ficarão por dentro de tudo.
Dica 4: mantenha um líder e uma estrutura claros
Antes de começar a conduzir os stand-ups, você deve nomear um líder que criar agendas e moderar as reuniões. Se você estiver usando o Metodologia Scrum -como muitas equipes ágeis são-, essa provavelmente será a Scrum Master .
Caso contrário, pode ser um gerente de produto ou outro líder que atue em uma função semelhante.
Quanto à pauta, ela normalmente será mais ou menos assim:
- Um quebra-gelo ou uma breve conversa casual para criar o clima
- As três perguntas de stand-up (se você estiver usando o método Round Robin)
- Atualizações diversas do projeto
- Metas e itens de ação
É claro que isso é apenas uma sugestão, e você pode estruturar a reunião da maneira que for mais adequada à sua equipe e ao seu fluxo de trabalho.
Se precisar de uma plataforma para desenvolver uma agenda eficaz, você pode usar Documentos do ClickUp -an Ferramenta com tecnologia de IA que permite criar todos os tipos de documentos, desde simples notas de reunião para wikis abrangentes. 📃
O ClickUp Docs vem com inúmeras opções de personalização e formatação. Você pode usar os /Slash Commands para adicionar blocos de código, widgets, botões clicáveis e outros elementos interativos que contribuem para agendas dinâmicas.
Use Slash Commands no ClickUp Docs para formatar e editar sua agenda sem complicações
O ClickUp Docs também permite que você atribua itens de ação, resuma reuniões e conclua muitas outras tarefas, que podem ser automatizadas com ClickUp AI . O ferramenta de IA capaz pode tirar de seus ombros muitas tarefas rotineiras, liberando mais tempo para se concentrar na reunião em si.
Dica 5: mantenha o foco em seus objetivos
Reuniões de stand-up eficazes são mais do que um simples check-in - elas o ajudam a rastrear suas metas de sprint e a garantir que sua equipe não se desvie do curso. Cada reunião de stand-up deve informar exatamente o quanto você está próximo de atingir a meta e se há algo que possa ser feito para otimizar seu fluxo de trabalho .
Para que isso aconteça, você precisa de uma maneira de apresentar o progresso além dos números brutos e das atualizações de status. Para obter uma visão geral abrangente e visualmente atraente, você pode usar Metas do ClickUp .
Se você precisa rastrear seus OKRs (Objectives and Key Results), ciclos de sprint ou quaisquer metas específicas, o ClickUp Goals oferece um painel interativo com todos os recursos de que você precisa para acompanhar seu progresso.
Acompanhe facilmente os ciclos de sprint, os marcos e o progresso geral do projeto com o ClickUp Goals.
Por exemplo, você pode conectar todas as tarefas de um sprint a uma meta abrangente, e a barra de progresso será preenchida automaticamente à medida que sua equipe marcar as tarefas como concluídas. Você também pode criar roll-ups de progresso para marcos dentro da meta e obter informações detalhadas sobre as atualizações mais recentes. 🔔
Com o ClickUp Goals, não há espaço para suposições e confusões. Defina suas metas, atribua tarefas e prazos, e você terá um controle firme de seu backlog para garantir que ele não fique fora de controle.
Dica 6: coloque um alfinete em problemas complexos
Ontem > hoje > bloqueadores > pronto!
É assim que as reuniões de stand-up devem ser: nada mais, nada menos. E, ainda assim, muitos tópicos que exigem mais discussões podem vir à tona. A última coisa que você quer fazer é ficar atolado neles, pois isso é uma maneira infalível de fazer a reunião se arrastar. 🐌
Em vez disso, coloque o assunto em segundo plano e diga a um membro da sua equipe que vocês poderão discuti-lo separadamente assim que a reunião terminar. Dessa forma, todos terão a chance de passar por todas as perguntas necessárias e a reunião avançará rapidamente.
Desafios comuns de stand-up (e como superá-los)
Mesmo com planejamento e organização meticulosos, seus stand-ups podem nem sempre sair como você deseja. Vamos examinar algumas armadilhas comuns e táticas para lidar com elas. 💡
Comparecimento irregular
Embora seja normal que um colega de equipe falte a uma reunião em uma ocasião rara se estiver indisponível, isso não deve se tornar uma coisa comum. Isso anula o único objetivo das reuniões diárias, pois não é possível garantir que a equipe esteja alinhada sem uma visão das tarefas, do progresso e dos possíveis obstáculos de todos.
Para minimizar o não comparecimento, certifique-se de que sua equipe entenda a importância das reuniões de stand-up. Comunique claramente o seu valor e destaque que não se trata de mais uma política tediosa, mas de algo que beneficia diretamente a equipe e pode simplificar seu fluxo de trabalho.
Se isso não funcionar, você pode motivar sua equipe introduzindo incentivos e/ou impedimentos. Não precisa ser nada exagerado - pense em algo simples, como um pote de não comparecimento ou um pequeno sinal de agradecimento pela presença regular. 🎖️
Ineficiências de tempo
Há muitos motivos pelos quais suas reuniões podem durar mais do que o planejado, principalmente:
- Alguns membros da equipe estão ocupando muito tempo
- Há muito foco na solução de problemas
- Você está usando um sistema de gerenciamento de reuniões ineficiente ouplataforma de comunicação da equipe Evitar ou corrigir esses problemas é responsabilidade do moderador. Ele não deve hesitar em interromper a fala dos membros da equipe se eles entrarem em muitos detalhes e roubarem o tempo dos outros. Informe a cada membro da equipe que ele tem um tempo fixo para responder às perguntas necessárias e que deve ser conciso. ⏲️
Crie planilhas de horas para coletar e visualizar o tempo rastreado em tarefas e locais para ter uma visão rápida do seu progresso
Alguns desvios dos intervalos de tempo alocados são esperados no início, enquanto a equipe ainda está se acostumando com as reuniões de stand-up. Preste atenção às principais causas de desperdício e ajuste suas reuniões ao longo do tempo para torná-las mais rigorosas.
Bloqueios de comunicação
Nem todos se sentem à vontade para falar em um grupo. Esse é especialmente o caso quando um membro da equipe está com dificuldades para concluir uma tarefa, pois ele pode se sentir envergonhado ou com medo de parecer incompetente se pedir ajuda ou falar sobre os bloqueios.
Há várias maneiras de lidar com esse problema. Os quebra-gelos mencionados acima podem ajudar a aliviar o clima e deixar os membros da sua equipe mais à vontade. Se perceber que algum deles ainda está desconfortável, você pode deixá-lo falar por último para que os outros possam definir o tom e fazer com que pareça menos assustador.
Se não obtiver todos os detalhes de que precisa, peça-os explicitamente para incentivar o membro da equipe a falar. Com a prática e a repetição, eles deverão achar mais fácil contribuir e compartilhar todas as atualizações relevantes. 🗣️
Levante-se, levante-se!
Dominar uma reunião diária de stand-up é um investimento que vale a pena, pois pode tornar o fluxo de trabalho mais rígido e turbinar os sprints para toda a equipe. Uma reunião de stand-up bem executada também pode estimular sua equipe para o dia seguinte, ajudando-a a permanecer produtiva e motivada - até a próxima reunião de stand-up. 🤩
Como você viu, o ClickUp pode ajudá-lo a colher esses benefícios, ajudando-o a estruturar e executar suas reuniões diárias de stand-up sem esforço.
Se quiser tirar proveito de seus vários recursos e garantir que não haja perda de tempo durante suas reuniões, você pode usar o ClickUp, inscreva-se no ClickUp hoje mesmo !