Você precisa enviar uma mensagem no Microsoft Teams, mas não é o momento certo? Talvez seja tarde ou sua equipe esteja em um fuso horário diferente.
Não se preocupe! Você pode simplesmente agendar mensagens no Microsoft Teams e enviá-las exatamente quando necessário.
Esse recurso garante que sua equipe receba sua mensagem de bate-papo no momento certo, para que ninguém perca nada. Quer você esteja usando o aplicativo Teams ou o Teams mobile, é fácil definir um horário personalizado para sua mensagem agendada.
Nesta publicação do blog, mostraremos como agendar mensagens no Microsoft Teams, compartilharemos algumas dicas e discutiremos algumas limitações do recurso de agendamento de mensagens.
Como agendar mensagens no Teams?
Agendar mensagens demonstra respeito pelos limites de trabalho da sua equipe e promove a colaboração no momento certo. Com o aplicativo Microsoft Teams, você só precisa de alguns cliques para agendar mensagens.
⭐ Modelo em destaque
Frustrado com o agendamento limitado de mensagens no Teams? O modelo de mensagem instantânea gratuito do ClickUp facilita o planejamento, a organização e a otimização da comunicação da equipe, sem confusão e sem mensagens perdidas.
Você pode agendar mensagens de bate-papo usando o aplicativo móvel do Teams e a versão para desktop. Discutiremos o processo passo a passo para agendar, editar ou reprogramar mensagens usando a versão para desktop do Teams.
1. Envie uma mensagem de chat agendada
- Escreva uma mensagem na caixa de bate-papo da sua equipe e clique com o botão direito do mouse no botão “Enviar”.
- Você pode então escolher uma data e hora específicas na caixa pop-up Agendar envio.
- Depois de selecionar um horário, toque no botão “Enviar no horário programado” para programar mensagens.
E pronto! Você agendou uma mensagem para sua equipe, e a mensagem atrasada será entregue automaticamente à pessoa no horário agendado.
2. Reagende o horário de entrega da sua mensagem de chat
Digamos que você tenha agendado por engano uma hora ou data errada devido a alterações de última hora. Você pode facilmente reprogramar a hora de entrega das suas mensagens de chat no aplicativo Teams.
- Passe o mouse sobre a mensagem agendada e clique em “Editar”. Nas mesmas opções, você pode tocar em “Excluir” se quiser excluir a mensagem agendada.
- Para remarcar a nova data, selecione a seta para baixo ao lado da opção de data e hora agendadas.
- Um menu pop-up com opções de hora e data aparecerá para você escolher um horário diferente.
- Altere a data e a hora e você estará quase pronto.
- Selecione “Continuar” e clique em “Concluído” para salvar a atualização. Suas mensagens agendadas serão entregues no novo horário.
3. Programe mensagens de bate-papo recorrentes diariamente
Para agendar mensagens recorrentes diariamente no Teams, você pode usar o Power Automate.
- Acesse o site do Power Automate e faça login usando as credenciais da sua conta do Microsoft Teams.
- Toque em “Criar” e selecione “Fluxo em nuvem programado”.
- Em seguida, você deve escolher um nome para o fluxo (por exemplo, Atualização diária de e-mails frios para clientes).
- Selecione uma data de início, hora e opções de repetição. Você pode agendar mensagens recorrentes apenas para dias específicos ou para todos os dias úteis da semana.
- Depois de definir um horário personalizado, clique em “Criar” e selecione “Nova etapa”.
- Você terá várias opções de ação e, a partir delas, escolha “Publicar mensagem no chat ou canal”.
- Na opção “Publicar como”, você pode escolher Usuário ou Bot do Flow.
- Em seguida, na opção “Publicar em”, escolha Canal.
- Escolha sua equipe e canal preferidos e, em seguida, redija sua mensagem agendada.
- Clique em “Salvar” e pronto! Essas mensagens recorrentes serão enviadas automaticamente no horário programado.
É assim tão simples enviar mensagens agendadas usando o aplicativo Teams.
💡Dica profissional: use um modelo de plano de comunicação para definir estratégias de comunicação interna e externa e consolidar informações importantes em um local centralizado para facilitar o acesso.
Limitações do uso do Microsoft Teams para comunicação
Embora usar o Teams para agendar mensagens pareça ótimo, esse aplicativo de mensagens comerciais tem algumas limitações que podem afetar a eficiência e a colaboração de uma equipe. Aqui estão algumas desvantagens do aplicativo Teams que você deve conhecer antes de escolhê-lo como sua principal ferramenta de comunicação:
- Processo de configuração complexo: o processo de configuração do chat pode ser desafiador e demorado para os colegas de equipe. Eles precisam decidir entre diferentes canais e equipes, e a criação de canais duplicados requer esforço manual.
- Número limitado de canais: o Microsoft Teams permite gerenciar apenas 200 canais de bate-papo padrão e 30 canais de bate-papo privados. Esse número limitado de canais pode não ser suficiente para grandes empresas com equipes e departamentos diversificados.
- Configurações de permissão ineficientes: compartilhar arquivos e canais é muito fácil no MS Teams, mas você não consegue controlar quem vê o quê. Todos têm acesso a tudo por padrão, o que funciona até você precisar de mais controle. Digamos que você contrate um consultor para um projeto. Ele também poderá ver outros projetos. No momento, não há como dar a alguém acesso a um único canal ou personalizar permissões.
- Recursos organizacionais limitados: os arquivos que você compartilhou em suas conversas são armazenados na pasta raiz do canal. Se você tentar categorizar esses arquivos em pastas bem organizadas, os links dos arquivos nas conversas podem ser quebrados e você pode perder os arquivos.
- Experiência de reunião online abaixo da média: o Microsoft Teams fez grandes avanços em seus recursos, mas a experiência de reunião online ainda parece um pouco desajeitada. Alguns recursos não são intuitivos, como a impossibilidade de fazer anotações no OneNote durante as reuniões.
Ainda não consegue abandonar completamente a plataforma Microsoft Teams? Nós temos a solução! Você pode ativar a integração do ClickUp com o Microsoft Teams para enviar mensagens ilimitadas, controlar o acesso, organizar conversas e melhorar a colaboração entre seus colegas de equipe.
📮ClickUp Insight: Cerca de 41% dos profissionais preferem mensagens instantâneas para comunicação em equipe. Embora ofereçam trocas rápidas e eficientes, as mensagens geralmente se espalham por vários canais, tópicos ou mensagens diretas, tornando mais difícil recuperar as informações posteriormente.
📊 Quer ter uma visão geral? Obtenha o Relatório sobre o estado da comunicação no local de trabalho da ClickUp e veja o que realmente está atrasando as equipes.
Sempre que houver um novo comentário, anexo, link, status ou alteração de responsável nos projetos do ClickUp, seus colegas de equipe serão automaticamente notificados no canal do Microsoft Teams. Essa é uma maneira muito melhor de manter todos os seus colegas de equipe atualizados e eliminar falhas de comunicação.
Além disso, com os links de visualização detalhados do ClickUp, os membros da sua equipe podem entender facilmente de qual tarefa você está falando sem precisar clicar. Além disso, qualquer informação adicional é automaticamente atualizada nos links do ClickUp nos canais do Teams.
Aprimorando a comunicação da equipe com o ClickUp
O ClickUp se destaca como a melhor ferramenta de software de colaboração em equipe, pois superou as limitações do aplicativo Teams.
Ele oferece um conjunto abrangente de recursos para ajudar seus colegas de equipe a se comunicarem por e-mail, chat, clipes de vídeo e áudio e comentários, tudo em uma única plataforma.
A melhor parte é que esses recursos se integram perfeitamente ao software de gerenciamento de projetos ClickUp, conectando a comunicação às suas tarefas e eliminando silos.
1. Chat do ClickUp
O primeiro recurso do ClickUp que você pode usar para levar a comunicação e a colaboração a um novo patamar é o ClickUp Chat.
O ClickUp Chat reúne bate-papo e trabalho em uma única plataforma, eliminando ineficiências, evitando comunicações confusas e aumentando a produtividade da equipe como nunca antes.
A melhor parte? Você pode conectar tarefas com mensagens para que nenhum contexto seja perdido.
Além disso, se você conquistou um novo cliente ou deseja compartilhar informações sobre um novo recurso de um produto, pode usar canais específicos para isso. Dessa forma, você pode compartilhar anúncios, atualizações e discussões importantes com sua equipe e manter todos informados.
💡Dica profissional: use o Modelo de mensagem instantânea do ClickUp para centralizar as conversas em um local organizado e acompanhar as conversas. Nunca mais perca, ignore ou esqueça uma mensagem importante.
2. Comentários do ClickUp
Com os comentários do ClickUp, você pode facilmente fazer e responder perguntas, fornecer e receber feedback, aprovar ações, reconhecer vitórias rápidas e enfrentar desafios dentro das tarefas. Esse recurso ajuda a melhorar a comunicação da equipe a longo prazo.
Por exemplo, você pode atribuir comentários para que o membro da equipe conclua a ação antes que a tarefa possa ser encerrada. Posteriormente, você também pode resolver o comentário assim que ele for concluído ou reatribuí-lo a outro responsável diretamente no mesmo comentário.
Você também pode usar comentários encadeados para organizar seus comentários em Tarefas, Documentos e Imagens, aninhando suas respostas. Além disso, inicie um novo tópico de bate-papo sob um comentário pai para uma conversa mais focada.
Além disso, o ClickUp Comments permite que você responda de forma mais criativa à postagem do seu colega sobre o fechamento de um negócio usando emojis, tornando-a melhor do que um texto simples e sem graça.
Agora imagine que os comentários estão se acumulando em seu último relatório de cliente e você precisa trabalhar neles mais tarde, sem esquecer. Você pode usar a opção “Lembrar-me” para definir uma data e hora e transformar esse texto específico em um lembrete. E pronto, você será notificado automaticamente na data e hora selecionadas para trabalhar no comentário!
Por exemplo, a Pigment buscava uma plataforma centralizada para toda a organização se comunicar e colaborar. Usando a plataforma de comunicação simplificada do ClickUp, a Pigment aumentou a eficiência da comunicação da equipe em 20%.
3. ClickUp Clips
Precisa comunicar ideias mais complexas, eliminando confusões e intermináveis trocas de mensagens?
Para ser sincero, o chat é mais adequado para mensagens curtas. No entanto, as gravações de vídeo são mais eficazes quando você precisa desenvolver ideias, economizar tempo e também envolver os membros da equipe.
Os videoclipes evitam que os usuários ignorem as informações e também quebram o tédio, pois não enviam uma enorme parede de texto. É aqui que o ClickUp Clips oferece clareza sobre os tópicos com uma ampla gama de recursos:
- Crie clipes: toque no ícone de vídeo no ClickUp Clips e clique em “iniciar gravação” para gravar vídeos e compartilhar suas ideias com clareza.
- Compartilhe clipes: compartilhe as gravações de tela com sua equipe compartilhando um link público ou o arquivo de vídeo real. Faça com que as pessoas se comuniquem e trabalhem mais rápido do que antes.
- Dê feedback: clique em qualquer lugar do videoclipe para adicionar um comentário e iniciar uma conversa. Você também pode clicar na linha do tempo do comentário específico para reproduzir a seção facilmente.
- Gerencie clipes: qualquer clipe criado em um comentário, tarefa ou documento será automaticamente transferido para o Clips Hub. Você pode então pesquisar, classificar, visualizar e organizar gravações de vídeo da maneira que desejar e nunca perder o controle de nenhum clipe.
Além disso, o ClickUp Brain, o assistente de IA integrado do ClickUp, pode automatizar ainda mais as tarefas e melhorar a eficiência com os Clips das seguintes maneiras:
- Transcrição automática: o ClickUp Brain transcreve automaticamente toda a gravação de vídeo para você examinar facilmente os destaques do clipe, clicar nos marcadores de tempo para navegar pelo vídeo e copiar trechos para atualizar os colegas de equipe.
- Acesso rápido: você pode perguntar à IA sobre qualquer assunto do Clip, e o ClickUp Brain encontrará instantaneamente as informações relevantes em suas transcrições, economizando tempo e esforço para sua equipe.
4. Reuniões ClickUp
Transforme discussões improdutivas em interações valiosas usando o ClickUp Meetings.
Ele vem integrado ao ClickUp Docs e mantém todos em sintonia, permitindo que você crie agendas, faça brainstorming, defina itens de ação e resuma os pontos principais durante as reuniões.
Você pode colaborar com sua equipe em tempo real usando exemplos de agendas de reunião e modelos gratuitos. Além disso, você pode permitir que todos os colegas de equipe contribuam com agendas abertas, anotações e ideias.
Você também pode usar os lembretes do ClickUp para lembrar a si mesmo e aos participantes sobre anexos, datas e horários e agendas recorrentes. Depois de configurá-los, você receberá notificações pop-up em seu desktop, navegador ou celular para ajudá-lo a iniciar as reuniões no horário.
Você também pode reprogramar, adiar, delegar, marcar como concluído e gerenciar lembretes de reuniões — tudo em um só lugar.
⚡️ Arquivo de modelos: use o Modelo de ata de reunião do ClickUp para anotar detalhes importantes, incluindo presença, agenda da reunião, resultados acionáveis e propriedade e responsabilidade. Esse modelo pré-construído economiza tempo, apoia reuniões produtivas e ajuda você a nunca perder nenhum detalhe.
A cereja no topo do bolo? O ClickUp se integra perfeitamente a outras alternativas ao Microsoft Teams, como Zoom e Slack, para ajudá-lo a participar facilmente de reuniões, melhorar a comunicação e evitar o uso simultâneo de várias plataformas.
- A integração do ClickUp com o Slack mantém tudo organizado, permitindo que você crie tarefas e subtarefas diretamente dos canais e mensagens do Slack, para que nada se perca. Depois de sincronizar o ClickUp com o Slack, você pode compartilhar facilmente tarefas, comentários e links de documentos do ClickUp no Slack. Você verá detalhes como status, responsáveis e prioridades para começar a trabalhar neles instantaneamente.
- Da mesma forma, imagine que você precisa iniciar imediatamente uma reunião para atualizar sua equipe sobre o relatório do cliente. Com a integração do ClickUp com o Zoom, você pode iniciar uma reunião dentro das tarefas usando o botão de reunião do Zoom ou o comando /zoom slash. O link da reunião será publicado automaticamente em um comentário para que todos os envolvidos possam participar facilmente sem sair da plataforma.
Essa ampla gama de recursos ajuda você a realizar apenas as reuniões necessárias e incentivar o alinhamento entre os colegas de equipe. No entanto, certifique-se de implementar estratégias de comunicação eficazes para incentivar um ambiente colaborativo de resolução de problemas e atingir os KPIs de comunicação.
Para começar mais rapidamente, você pode aproveitar o Modelo de estratégia de comunicação interna e plano de ação do ClickUp para construir uma comunicação eficaz entre a alta administração, a diretoria, a equipe executiva e todos os colegas de equipe.
Com este modelo, você pode:
- Defina claramente as metas e os objetivos de comunicação: estabeleça metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART) para orientar seus esforços de comunicação.
- Desenvolva um plano de comunicação abrangente: defina as principais mensagens, canais, cronogramas e métricas para medir o sucesso.
- Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos: organize tarefas relacionadas à comunicação, acompanhe o progresso e colabore de forma eficaz com os membros da equipe.
- Monitore e ajuste regularmente: avalie continuamente a eficácia do seu plano de comunicação e faça os ajustes necessários para garantir o alinhamento com as metas e objetivos.
Com seu conjunto completo de recursos, este modelo simplifica a identificação de metas de comunicação inteligentes para suas equipes e a implementação de um plano de ação com métricas relevantes.
Otimize a comunicação da equipe com o ClickUp
O recurso de agendamento de mensagens no Microsoft Teams é uma ferramenta valiosa que ajuda as equipes a planejar e enviar mensagens e gerenciar tarefas com eficiência.
No entanto, as limitações do aplicativo Microsoft Teams podem prejudicar a comunicação e a eficiência, especialmente quando você está colaborando com equipes maiores.
É aqui que o ClickUp se destaca. Ele oferece recursos de comunicação mais sofisticados e um ambiente colaborativo aprimorado. Você pode usar a plataforma para qualquer tipo de método de comunicação — bate-papos, videoclipes e comentários em threads.
Com canais de comunicação integrados, recursos avançados de IA e modelos de planos de comunicação gratuitos, o ClickUp aprimora a colaboração em equipe e garante que todos cumpram a visão da empresa.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e obtenha uma comunicação eficaz em equipe.