Vamos esclarecer uma coisa:
O Microsoft Teams não é um grupo de especialistas em produtividade que trabalham na Microsoft. 😛
É uma plataforma de comunicação que ajuda você a colaborar em projetos.
Várias equipes e indivíduos confiam no Microsoft Teams para comunicação, colaboração em equipe e gerenciamento remoto de equipes.
Mas qual é a eficácia do gerenciamento de projetos do Microsoft Teams?
Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de projetos do Microsoft Teams, incluindo seus principais recursos, vantagens e limitações (com soluções).
Vamos começar esta reunião! 💻
O que é o Microsoft Teams?
O Microsoft (MS) Teams é uma plataforma de colaboração que ajuda indivíduos, trabalhadores remotos e equipes internas a se manterem conectados.
Se você precisa conversar com um membro da família ou colaborar em uma tarefa com sua equipe de projeto, o Microsoft Teams pode ajudá-lo.
Ele também permite que você:
- Participe de chamadas de vídeo ou áudio com um clique de um botão.
- Compartilhe GIFs, adesivos e emojis em um chat em grupo ou em mensagens individuais.
- Grave reuniões para poder consultá-las posteriormente.
- Armazene e compartilhe arquivos
- Trabalhe com outros aplicativos da Microsoft
Esses recursos facilitam a colaboração da sua equipe sem a necessidade de alternar entre aplicativos. Além disso, você pode realizar reuniões no conforto da sua casa e de pijama!
Interessado em aplicativos de trabalho remoto como o Microsoft Teams?
Aqui estão mais de 25 ferramentas de trabalho remoto para facilitar o trabalho em casa!
Quatro principais recursos do gerenciamento de projetos do Microsoft Teams
Veja como o Microsoft Teams pode ajudá-lo a gerenciar projetos:
1. Equipes e canais
O Microsoft Teams usa “equipes” e “canais” para ajudar as equipes a se auto-organizarem e colaborarem.
Uma equipe é um espaço onde as pessoas podem trabalhar juntas de forma integrada, por exemplo, departamentos ou equipes específicos. Aqui, você pode discutir lançamentos de produtos, como melhorar sua estratégia de relações públicas e muito mais.
E não se preocupe: as conversas, os arquivos e as notas só são visíveis para os membros da equipe específica do Microsoft Teams.
Por outro lado, os canais do Microsoft Teams são onde o trabalho é feito, com canais padrão e canais privados.
Você pode pensar nos canais padrão como uma festa pública onde qualquer pessoa pode entrar.
Por outro lado, os canais privados são como eventos super secretos, apenas para convidados. Dessa forma, você pode evitar que convidados indesejados invadam sua festa.
2. Função de chat integrada
O Microsoft Teams oferece chats privados e chats em grupo.
Há também um recurso de bate-papo para os participantes que estão em uma chamada.
Ele permite que você personalize suas mensagens com formatação de texto rico, agendas de reuniões, sinalizadores de prioridade, anexos e muito mais!
E para conversas informais, você pode adicionar quantos emojis e adesivos divertidos quiser ao conteúdo do seu 💜.
3. Chamadas de vídeo e áudio
Os recursos de chamadas de vídeo e áudio do Microsoft Teams são um dos seus maiores trunfos. 😉
Você pode iniciar uma chamada de áudio ou vídeo com apenas alguns cliques. E para ajudar os membros da equipe a manterem o cronograma, você pode agendar reuniões de vídeo com o recurso de calendário compartilhado.
Suas videoconferências podem ter até 250 usuários, e você também pode usar a integração com o Microsoft Stream para alcançar um público mais amplo. A integração é um serviço de vídeo empresarial que permite carregar, visualizar e compartilhar vídeos com segurança para até 10.000 espectadores.
4. Compartilhamento de tela
As equipes virtuais dependem de videochamadas para dar as boas-vindas aos novos membros da equipe e explicar as tarefas.
Mas, às vezes, as coisas podem se perder na tradução.
E acabamos colocando um sorriso vazio no rosto quando, na verdade, nos sentimos assim:
Felizmente, o recurso de compartilhamento de tela do MS Teams pode ajudar equipes remotas a explicar as coisas com facilidade.
Você pode selecionar o que deseja que os participantes vejam, incluindo sua área de trabalho, janela do navegador, quadro branco digital ou um arquivo específico.
3 vantagens do gerenciamento de projetos do Microsoft Teams
Aqui estão três benefícios de usar o aplicativo Microsoft Teams para gerenciar projetos:
1. Integra-se com vários aplicativos do Microsoft Office
O Microsoft Teams se integra a vários aplicativos do grupo Office 365, tornando-o um buffet de aplicativos à vontade! 😋
E não há necessidade de mudar para outro restaurante (aplicativo), pois o menu do Microsoft Teams tem basicamente tudo o que você precisa.
Aqui estão algumas maneiras de se beneficiar desse recurso:
- Crie um novo projeto ou roteiro com o Microsoft Project.
- Use o Project Online para gerenciamento de portfólio de projetos
- Acompanhe informações ou crie uma lista de tarefas com o Microsoft Lists.
- Crie um quadro de planejamento de projetos com o Microsoft Planner
- Armazene e acesse arquivos da sua nuvem Microsoft
- Agende uma reunião do Microsoft Teams diretamente no Outlook
2. Funcionalidade de webinar integrada
À medida que sua empresa cresce, você provavelmente precisará realizar videoconferências com mais de 250 participantes, e é aí que os recursos integrados de webinar da ferramenta podem ser úteis.
Os webinars podem ajudar as empresas a integrar novos clientes, treinar funcionários e informar os clientes sobre os novos recursos dos produtos.
Com o Microsoft Teams, você pode hospedar webinars seguros com 1.000 participantes e transmiti-los para até 10.000 espectadores.
Aqui estão algumas das coisas interessantes que você pode fazer aqui:
- Use o recurso “levantar a mão” quando precisar mencionar algo.
- Visualize e baixe a lista de participantes para que você possa acompanhá-los.
- Use relatórios pós-evento para melhorar futuros webinars
- Crie apresentações e conteúdos profissionais com o modo apresentador.
- Faça sua grande estreia como repórter de notícias com o modo repórter 📹
3. Automatize processos com bots
Os usuários do Microsoft Teams podem usar bots para obter dicas, iniciar fluxos de trabalho ou coletar informações. 🤖
Aqui estão alguns dos bots que você recebe:
- O bot do calendário: verifique a disponibilidade dos seus contatos e agende reuniões com eles.
- O GrowBot: parabenize automaticamente os funcionários pelo bom desempenho.
- The DailyBot: realize reuniões diárias e crie relatórios de produtividade
- O WhoBot: se você precisar entrar em contato com alguém que esteja elaborando um plano de integração, basta digitar: “Quem está elaborando o plano de integração mais recente?” O bot coletará dados sobre esses funcionários e lhe dará dicas sobre como entrar em contato com eles.
O Microsoft Teams permite até mesmo criar seus próprios bots!
Mas certifique-se de ter as habilidades necessárias.
Afinal, você não quer acabar em uma situação como a do filme Eu, Robô.
4 Limitações do gerenciamento de projetos do Microsoft Teams (com soluções)
É claro que o Microsoft Teams oferece recursos interessantes, como bots, transmissão de notícias e integração com o MS Project. No entanto, a ferramenta não é a mais interessante quando se trata de gerenciamento de projetos.
Confira nosso blog sobre as principais alternativas ao Microsoft Teams.
Aqui estão algumas das desvantagens de usar o aplicativo Microsoft Teams para gerenciar projetos:
Veja abaixo uma análise mais detalhada de cada limitação e como você pode resolvê-la:
1. Pode ser difícil de configurar
Uma das desvantagens do Microsoft Teams é que a configuração pode ser muito demorada e desafiadora.
Por quê?
Não existe uma estrutura inicial, por isso terá de determinar quais os canais e equipas de que necessita.
Além disso, se você quiser duplicar um canal ou uma equipe, terá que fazer isso manualmente.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp entende que os gerentes de projetos precisam dedicar seu tempo a dobrar os lucros, não os canais!
Espere... o que é o ClickUp?
O ClickUp é um dos softwares de produtividade e gerenciamento de projetos mais bem avaliados do mundo , usado por equipes superprodutivas em pequenas e grandes empresas.
Com o ClickUp, você pode acompanhar o tempo gasto em vários projetos, sincronizar seu calendário do Google, Apple ou Outlook, criar planilhas com a visualização flexível de tabelas e muito mais.
Veja como o ClickUp supera o Microsoft Teams em seu próprio jogo de colaboração em equipe:
Solução ClickUp: Guias de integração e comandos de barra para uma configuração rápida e fácil
Configurar o ClickUp é muito fácil.
Com os detalhados Guias de integração para gerenciamento de projetos, você terá todas as informações necessárias para começar imediatamente.
E se você quiser eliminar cliques desnecessários, use o recurso / Slash Commands para criar tarefas, subtarefas e muito mais em um piscar de olhos!
Aqui estão alguns exemplos:
- Digite /me para atribuir uma tarefa a si mesmo.
- Digite /close para fechar uma tarefa (ou use apenas / cl para ser ainda mais rápido).
- Crie rapidamente subtarefas dentro de uma tarefa digitando / –
Dessa forma, você pode reduzir pela metade o tempo necessário para concluir as ações.
2. Número limitado de canais
O Microsoft Teams limita você a 30 canais privados, e você só pode ter 250 membros da equipe em um canal privado.
Essas limitações podem ser problemáticas para grandes empresas com muitas equipes e departamentos diferentes.
Solução ClickUp nº 1: tenha conversas ilimitadas com a visualização Chat
O ClickUp tem uma visualização de chat ilimitada que você pode manter junto com qualquer espaço de trabalho. Você pode usá-la para conversar sobre tarefas ou os planos de almoço da sua equipe.
E como você pode ter essas conversas em qualquer visualização ou local no ClickUp, nunca perderá de vista seus chats e, mais importante, os pedidos de almoço da sua equipe!
Iniciando um novo chat na visualização Chat do ClickUp
Solução ClickUp nº 2: crie canais ilimitados com a integração do Slack
Não consegue abrir mão dos canais?
Não se preocupe.
Basta usar a integração do ClickUp com o Slack.
Ele permite que você transforme rapidamente mensagens do Slack em tarefas e comentários. Além disso, o ClickUp pode enviar notificações instantâneas sobre tarefas para seus canais de gerenciamento de projetos do Slack .
A vantagem adicional aqui é que o Slack não fica para trás no que diz respeito aos canais.
O que queremos dizer com isso?
O aplicativo permite criar um número ilimitado de canais. #WinWin
Transformando uma mensagem do Slack em uma tarefa no ClickUp
Solução ClickUp nº 3: crie e atribua tarefas a equipes ilimitadas
O ClickUp permite criar grupos de pessoas que você pode designar para tarefas, mencionar em Comentários e até mesmo adicionar Observadores em massa.
Por exemplo, se você tem uma equipe de marketing, basta criar um Grupo de Usuários chamado “Equipe de Marketing” e atribuir tarefas instantaneamente a todos os membros da equipe nesse grupo.
Criando equipes no ClickUp
3. Configurações de permissões inadequadas
Todas as empresas precisam manter seus documentos e outros dados corporativos seguros.
O problema com o Microsoft Teams é que o aplicativo torna muito fácil compartilhar arquivos e documentos com qualquer pessoa que seja adicionada a uma equipe do MS.
E pode ser muito difícil aplicar configurações de permissão exclusivas a um canal, arquivo ou pasta específico.
Por exemplo, as equipes privadas são difíceis de gerenciar, pois apenas os administradores têm controle sobre quem pode participar. Como resultado, as equipes públicas são provavelmente sua melhor opção, pois qualquer pessoa da sua equipe pode participar com relativa facilidade.
Qual é o problema?
Isso significa que será muito difícil manter seu ambiente do Microsoft Teams seguro, já que todos os membros da equipe podem acessar seus documentos privados.
Solução ClickUp: atribua funções de usuário e defina permissões granulares
Os usuários do ClickUp podem assumir uma das quatro funções dentro do seu espaço de trabalho: Membro, Administrador, Proprietário ou Convidado. Dessa forma, você pode convidar clientes para colaborar sem comprometer a privacidade do seu espaço de trabalho.
É claro que, às vezes, você precisa de mais do que quatro funções.
É por isso que o ClickUp permite que você crie Funções Personalizadas.
Você pode criar novas funções, como super-herói, ajudante ou qualquer outra que atenda às suas necessidades.
E embora todos nós provavelmente estejamos cansados dos confinamentos, os seus documentos confidenciais não estão!
Aqui estão os tipos de permissões para manter suas informações confidenciais protegidas:
- Pode visualizar: somente leitura, não pode editar tarefas de forma alguma
- Pode comentar: apenas comentar, anexar arquivos e concluir itens da lista de verificação atribuídos a eles.
- Pode comentar (com tarefa atribuída): pode alterar o status da tarefa e os responsáveis pela tarefa
- Pode editar: editar tarefas, mas não pode criar novas tarefas
- Criar e editar: crie tarefas e subtarefas
- Pode excluir: impedir que as pessoas excluam itens que não criaram
Funções de usuário personalizadas e opções de permissão no ClickUp
4. Gerenciamento de arquivos deficiente
O Microsoft Teams tem uma estrutura de arquivos complicada.
Se você prefere pastas bem organizadas em vez de procurar arquivos, vai encontrar alguns obstáculos intermináveis com essa ferramenta.
No Teams, todos os arquivos que você carrega nas conversas são armazenados na pasta raiz do canal.
Como resultado, quando você tenta reorganizar os arquivos em pastas, os links dos arquivos nas conversas quebram, junto com a sua paciência. 😤
Solução ClickUp nº 1: use a estrutura hierárquica para facilitar a organização de arquivos
O ClickUp permite que você gerencie o fluxo de trabalho do seu projeto com eficiência, dividindo projetos complexos e organizando-os em itens de ação gerenciáveis.
Aqui estão os diferentes níveis que você obtém no ClickUp:
- Espaços de trabalho: representam toda a sua empresa, incluindo seus funcionários.
- Espaços: contém membros selecionados, por exemplo, departamentos e equipes específicos.
- Pastas: acompanhe as tarefas e organize campanhas, dados e projetos relacionados.
- Listas: podem ser consideradas como “abas” dentro das suas pastas.
- Tarefas: acompanhe e colabore nas tarefas do seu projeto. Adicione descrições de tarefas, vários responsáveis, status, comentários e muito mais.
- Subtarefas: adicione ainda mais detalhes às suas tarefas, dividindo-as em níveis menores de trabalho.
- Subtarefas aninhadas: sim, ainda não terminamos. Entre nos detalhes essenciais dividindo suas subtarefas ainda mais.
- Listas de verificação: adicione listas de tarefas simples às suas tarefas e, é claro, as listas de verificação também podem conter subitens.
Os diferentes níveis da hierarquia no ClickUp
Solução ClickUp nº 2: encontre arquivos em segundos com o poderoso filtro e pesquisa
Com a incrível funcionalidade de pesquisa do ClickUp, você pode usar Filtros para visualizar tarefas por:
- Responsáveis
- Status
- Data de criação
- Data de vencimento
- Campos personalizados
- Prioridade e muito mais
Dessa forma, você pode filtrar sua frustração e ver apenas as tarefas que atendem aos seus critérios específicos.
Encontrando tarefas usando o recurso Filtro e Pesquisa no ClickUp
Aqui estão mais razões pelas quais você deve usar o ClickUp para gerenciamento de projetos:
- Integração com o Microsoft Teams: não está pronto para dizer adeus ao MS Teams? 😢 Essa integração permite que você encontre e anexe uma tarefa diretamente em qualquer conversa do Microsoft Teams, para que sua equipe saiba exatamente o que você está discutindo.
- Documentos: crie programas de treinamento para funcionários, documentos de integração de clientes e tudo o mais que você imaginar.
- Detecção de colaboração: saiba quando um colega de equipe está visualizando ou editando o mesmo documento que você
- Status de tarefas personalizados: adicione etapas exclusivas ao fluxo de trabalho do seu projeto, para que todos saibam em que estágio ele se encontra.
- Painéis: canalize seu Superman interior e obtenha uma visão geral de alto nível dos seus projetos. Aqui, você pode monitorar o desempenho, os gargalos, os recursos e muito mais.
- Exibição do gráfico de Gantt: programe tarefas, gerencie o andamento do projeto e acompanhe os prazos
- Exibição da carga de trabalho: o local perfeito para o gerenciamento de recursos. Aqui, você pode planejar a capacidade da sua equipe, para que ninguém acabe carregando todo o peso do gerenciamento de projetos nas costas.
- Exibição de calendário: gerenciando projetos com muitos prazos? Basta criar um cronograma para o seu plano de projeto com esta exibição.
- Gerenciamento ágil de projetos: crie Sprints e acompanhe o andamento do projeto em tempo real com os Widgets Sprint
Passe da gestão de projetos micro para macro
É claro que o Microsoft Teams oferece ótimos recursos de videoconferência.
Mas isso tem um impacto mínimo, quase microcópico, quando se trata de colaboração em equipe e gerenciamento de projetos.
O aplicativo carece de vários recursos robustos de acompanhamento de projetos que estão presentes em soluções completas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp.
Com o ClickUp, você ainda pode se beneficiar de todos os recursos que o Microsoft Teams oferece e fazer mais com vários recursos, como automações, lembretes e modelos para gerenciar seus projetos.
Mude para o ClickUp gratuitamente hoje mesmo para experimentar o poder de uma ferramenta de gerenciamento de projetos especializada. 😎
