Você já se viu sem saber quem está fazendo o quê em um projeto?
A reação padrão seria convocar uma reunião de emergência e torcer para que tudo dê certo. Com todos empenhados no mesmo objetivo, as responsabilidades geralmente se confundem. A indefinição de responsabilidades, especialmente em situações de combate a incêndios ou ad-hoc, leva à sobreposição de recursos.
A solução perfeita para essa loucura é um acordo de trabalho em equipe.
Desde a disponibilidade até a concentração de esforços individuais, esses documentos criam confiança e alinhamento estratégico.
Ansioso para criar uma estrutura e aumentar a produtividade? Este artigo explica tudo o que você precisa saber sobre por que é necessário um acordo de trabalho em equipe e como criá-lo.
O que é um acordo de trabalho em equipe?
Um acordo de trabalho é um contrato de equipe que um líder cria para definir como os membros irão colaborar de forma eficaz. Ele define as expectativas de comunicação, tomada de decisões e responsabilidades
Os acordos de trabalho em equipe eficazes atingem os seguintes objetivos:
- Delinear os processos e procedimentos específicos que a equipe seguirá para alcançaros resultados do projetoincluindo tudo, desde protocolos de comunicação até métodos de tomada de decisão
- Garantir que todos entendam e concordem com os objetivos, valores e abordagem geral de trabalho da equipe
- Fornecer uma estrutura paraabordar possíveis conflitos e desafios antes que eles se agravem
Principais componentes de um acordo de trabalho em equipe
Com os conceitos básicos abordados, aqui estão os componentes críticos de um acordo de trabalho em equipe eficaz que você pode usar para criar equipes eficientes e ágeis :
Funções e responsabilidades
Uma vez que o escopo do projeto for finalizado, a primeira etapa é definir a função e as responsabilidades de cada membro da equipe no projeto ou na equipe. Particularmente útil durante o processo de integração, isso garante que todos entendam seus objetivos e evita confusão ou sobreposição entre os membros existentes e os novos membros da equipe.
Além disso, inclua um processo de reatribuição de tarefas ou um sistema de proxy para que a disponibilidade não afete o desempenho.
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Processo de tomada de decisão
As equipes de projeto geralmente se deparam com mudanças à medida que o projeto avança: os custos devem ser aprovados, os processos devem ser ajustados e os recursos devem ser realinhados.
Para lidar com isso sem problemas, os acordos de equipe descrevem tomada de decisões métodos. Eles podem incluir uma abordagem de consenso, voto majoritário ou tomador de decisão designado.
É melhor também delinear um processo para revisar as decisões, se necessário. Além disso, um acordo ideal enfatiza a importância de respeitar a decisão final, mesmo que haja opiniões divergentes.
Resolução de conflitos
Uma das partes mais importantes de um acordo de trabalho em equipe é um processo para abordar e resolver conflitos. Isso pode envolver mediadores designados, canais de comunicação abertos ou procedimentos estabelecidos para diminuir a escalada.
Incentive a resolução de conflitos de forma direta e antecipada. Promova uma cultura de respeito em que os membros antigos e novos se sintam à vontade para expressar suas preocupações sem medo de represálias para evitar mal-entendidos.
Diretrizes para reuniões
Ninguém quer uma reunião que não leva a lugar algum. Os acordos de trabalho da equipe estabelecem como as reuniões da equipe serão conduzidas, incluindo frequência, comunicação da agenda, gerenciamento de tempo e etiqueta de participação para garantir reuniões produtivas e focadas.
Considere a possibilidade de atribuir funções como cronometrista, scrum master ou anotador.
Leia mais: Etiqueta de reunião do Zoom
Como criar um acordo de trabalho em equipe
Este é um guia de seis etapas para criar acordos de trabalho em equipe para promover a colaboração e um entendimento compartilhado das normas da equipe. Também abordaremos como Solução de gerenciamento de recursos do ClickUp torna esse processo ininterrupto.
Etapa 1: Reunir informações
Para criar acordos de trabalho, comece coletando informações de todos os membros da equipe. A coleta dessas informações ajuda os gerentes de equipe a considerar as perspectivas e preocupações de todos e a promover um senso de propriedade
Aqui estão algumas perguntas que você deve abordar para agilizar o processo:
- Quais métodos de comunicação funcionam melhor para todos?
- Quais são os horários de trabalho e a disponibilidade preferidos?
- Você tem alguma aspiração para o projeto ou perfil?
- Como a equipe deseja lidar com conflitos ou desentendimentos?
- Quais são os processos de tomada de decisão preferidos?
- De que apoio os membros da equipe precisam uns dos outros para atingir com sucesso as metas da equipe?
As informações devem ser coletadas por meio de chat individual ou formulários de feedback. O ClickUp oferece ferramentas de plataforma dedicadas para facilitar esse processo.
Entre em contato instantaneamente, crie notas e marque qualquer membro da equipe com o ClickUp Chat ClickUp Chat é uma excelente plataforma de bate-papo que simplifica a coleta de informações dos membros da equipe. Se você quiser uma perspectiva detalhada, marque a pessoa relevante e inicie uma discussão instantaneamente.
Iniciar uma discussão em grupo ou criar uma tarefa de acompanhamento também é fácil no ClickUp Chats, o que o torna ideal para revisar ou negociar cláusulas específicas de acordos de trabalho.
Use Assigned Comments no ClickUp para garantir que todos os comentários da equipe sejam respondidos e resolvidos
Os membros da equipe podem usar Comentários atribuídos no ClickUp para compartilhar suas ideias sobre condições específicas ou inclusões no acordo. Os líderes da equipe resolvem o problema e chegam a um consenso.
Simplifique a coleta de informações e visualize todas as respostas instantaneamente com o ClickUp Forms Formulários ClickUp é ideal para gerentes que buscam informações claras e simples. Essa ferramenta permite que você crie um formulário compartilhável com perguntas padronizadas. Isso torna a coleta de dados relativamente simples e ajuda a visualizar as entradas.
A ferramenta é fácil de usar e visualmente atraente, tornando o compartilhamento de informações uma experiência envolvente para todos.
Etapa 2: definir expectativas
Com as informações coletadas, a próxima etapa é definir expectativas claras.
Por quê? Estabelecer limites em relação à comunicação, à colaboração mais fluida e ao desempenho ajuda a equipe a manter o foco e garante que seus esforços contribuam para o panorama geral.
Comunique as expectativas de forma transparente para a equipe e explique o "porquê " para criar confiança e evitar futuros mal-entendidos.
Nesse estágio, ficará evidente se as metas comerciais provavelmente sobrecarregarão a equipe. Incorpore propostas adicionais de planejamento ou treinamento da força de trabalho para levar aos tomadores de decisão executivos.
A etapa também envolve a transferência de expectativas para uma proposta de acordo de trabalho da equipe. Portanto, é fundamental ter uma ferramenta de documentação colaborativa pronta. A ferramenta dedicada do ClickUp executa essa tarefa com tranquilidade.
Mapeie uma minuta de contrato, crie tarefas de acompanhamento e edite o conteúdo com o ClickUp Docs
Se você estiver procurando por edição colaborativa, opções de formatação avançadas e documentação abrangente, ClickUp Docs é a ferramenta.
Com sua linguagem markdown, o ClickUp permite que você crie banners, rótulos e textos formatados claros que facilitam a compreensão de cada cláusula do seu contrato. Usando os recursos de edição ao vivo, mapeie as expectativas em conjunto com sua equipe e trabalhe em prol de uma visão compartilhada.
Delegue trabalho atribuindo tarefas diretamente à equipe ou @mencionando-as em um comentário
Se você tiver pontos de acompanhamento, converta as anotações em tarefas em Tarefas do ClickUp e delegá-las. Além disso, o ClickUp Docs permite adicionar subpáginas dentro do mesmo documento para manter o acordo final de trabalho da equipe estruturado e sem confusão.
Se você acha que anotar expectativas é fácil, mas deseja refinar sua escrita, o ClickUp também apresenta uma ferramenta de IA dedicada.
Resuma as expectativas, refine as cláusulas do contrato e gere insights instantaneamente com o ClickUp Brain ClickUp Brain é o melhor assistente de redação e edição de IA para a elaboração de contratos e resumos. A ferramenta é integrada ao ClickUp Docs para ajudar a refinar suas expectativas e anotações.
A IA também compartilha percepções sobre quais tarefas ou componentes dos contratos de sua equipe estão pendentes. Isso simplifica seu processo de acompanhamento e ajuda a identificar gargalos com antecedência.
Etapa 3: Documentar o acordo
Com as expectativas mapeadas e a minuta pronta, a terceira etapa é documentar o acordo para que ele seja revisado e finalizado.
Compartilhe a minuta com a equipe para revisão e discussão. Permita que sua equipe faça perguntas e forneça feedback. Se algumas ideias não forem viáveis, explique os motivos e sugira possíveis datas de revisão, mostrando à equipe que suas preocupações são reconhecidas.
A finalização do acordo em um documento formal após o processo de revisão demonstra o seu compromisso em acomodar todos os membros da equipe. Isso também mantém a transparência e a estrutura no processo.
Use as permissões do ClickUp para compartilhar com confiança e segurança o acesso a dados e ativos
O ClickUp Docs permite que você compartilhe instantaneamente a minuta do contrato com links seguros e permissões personalizadas. Sinta-se à vontade para passar por rodadas de revisão e atualizações até chegar ao melhor consenso possível.
Entretanto, criar um padrão do zero é tedioso. O ClickUp economiza seu tempo com seus modelos de acordo de trabalho em equipe prontos para uso.
Faça o download deste modelo
Modelo de acordo de trabalho do ClickUp
é uma estrutura pré-projetada para economizar tempo e criar um acordo abrangente. Ele apresenta espaços prontos para serem preenchidos que representam de forma criativa os horários de trabalho, as aspirações de carreira e muito mais relacionado às metas da equipe.
Outro destaque é que o modelo tem uma legenda incorporada, o que facilita a compreensão dos novos membros da equipe.
A estrutura pré-projetada também tem status de tarefas personalizadas e exibições personalizadas para simplificar a conclusão de tarefas, a sinergia e a colaboração.
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Etapa 4: analisar e revisar
Depois que o seu acordo de trabalho estiver finalizado, monitore-o para melhoria contínua. A revisão regular do acordo é vital se a sua equipe tiver pontos em aberto a serem abordados ou se houver mudanças na dinâmica da equipe ou força de trabalho.
A revisão ajuda a manter o controle das necessidades da sua equipe e proporciona alinhamento com as metas organizacionais.
Realize reuniões de revisão regulares para garantir que as coisas estejam no caminho certo, conforme planejado. Você pode configurar uma tarefa recorrente no ClickUp para garantir que isso não seja perdido no estresse do dia a dia.
Aqui estão algumas etapas a serem seguidas nessas reuniões para promover melhorias:
- Defina uma pauta clara e compartilhe-a com antecedência para manter o foco das discussões
- Abordar todos os pontos em aberto da reunião anterior
- Obter feedback sobre o que está funcionando e o que precisa de ajustes
- Incentive os membros da equipe a compartilhar suas percepções e sugestões
- Documente os itens de ação e atribua responsabilidades para garantir a prestação de contas
Colabore em tempo real para fazer alterações nos contratos de trabalho simultaneamente no ClickUp Docs
Rastreie as alterações feitas no acordo de trabalho após essas reuniões de revisão com a ajuda do histórico de versões no ClickUp Docs.
Etapa 5: Monitorar a conformidade
Agora que seu acordo de trabalho está pronto e o mecanismo de revisão está em vigor, os verdadeiros benefícios vêm do monitoramento de seu impacto e desempenho.
A quinta etapa se concentra em promover a adesão ao acordo de trabalho. Use dashboards para acompanhar o progresso visualmente e obter insights sobre o desempenho individual e da equipe.
Além disso, configure notificações para informar toda a equipe sobre prazos e atualizações. O monitoramento também promove a confiabilidade e a propriedade do tópico entre os membros da equipe.
O ClickUp oferece uma ferramenta de painel personalizável para aprimorar as visualizações e simplificar o acompanhamento.
Visualize o progresso e impulsione o aprimoramento com os ClickUp Dashboards ClickUp Dashboards é uma poderosa ferramenta de visualização para que as equipes acompanhem o progresso e o desempenho em tempo real. Mapeie as principais métricas com visualizações impressionantes, facilitando o monitoramento dos aspectos essenciais do acordo de trabalho.
Além de tabelas e gráficos personalizáveis para ajudar a sua equipe a ter uma visão geral rápida do progresso, o ClickUp Dashboard destaca a responsabilidade e identifica áreas de melhoria.
Etapa 6: Facilitar a comunicação
A etapa final de um acordo de trabalho em equipe eficaz é facilitar a comunicação aberta.
Implemente isso incentivando outros membros da equipe a compartilhar feedback e discutir desafios regularmente. Se necessário, reserve um bloqueador de calendário toda semana.
Colabore perfeitamente com comentários em tempo real e @menções no ClickUp Comments & Mentions
Ferramentas de colaboração como Comentários do ClickUp e Menções ajudam todos a se sentirem ouvidos e envolvidos no processo de melhoria contínua e facilitam um ambiente transparente.
Leia também: Excesso de comunicação no trabalho
Benefícios de um acordo de trabalho em equipe
Agora você sabe como criar um acordo de equipe. Aqui estão os benefícios de implementar um acordo eficaz:
Aumento da eficiência e da produtividade
Conforme mencionado anteriormente, os acordos de equipe fornecem expectativas claras e fluxos de trabalho simplificados . Esclarecer as funções, as responsabilidades e os métodos de comunicação preferidos ajuda a reduzir mal-entendidos e distrações para uma colaboração eficaz.
Esse alinhamento aumenta a eficiência e garante que todos trabalhem em prol de objetivos comuns, impulsionando a produtividade geral .
Confiança e colaboração aprimoradas
Regras básicas para comunicação e cooperação respeitosas incentivam o diálogo aberto dentro da equipe. Você cria confiança ao esclarecer o que os membros da equipe devem esperar uns dos outros, catalisando formação de equipes .
Um documento de acordo de trabalho também impulsiona o entendimento mútuo e um ambiente de apoio em que todos se sintam valorizados.
**Leia também Criando um local de trabalho colaborativo
Maior autonomia e propriedade
Quando as responsabilidades são mapeadas, cada membro da equipe recebe a propriedade de seu escopo de trabalho. Você cria autonomia, o que leva ao aumento da motivação e a uma mentalidade proativa. Com diretrizes claras, várias equipes operam de forma independente e, ao mesmo tempo, permanecem alinhadas com os objetivos gerais.
Desempenho aprimorado
Além da propriedade e da autonomia, a necessidade de microgerenciamento é reduzida. Os padrões e as expectativas específicos também criam metas claras, definem funções e aumentam o foco.
Quando esses esforços são concentrados, os membros da equipe podem visualizar seu impacto no resultado coletivo. Esse conhecimento incentiva todos a darem o melhor de si, resultando em um melhor desempenho e em um impulso para atingir as metas comerciais.
Leia também: Como formar uma equipe de alto desempenho
Promova a sinergia e o acordo de trabalho em equipe com o ClickUp
Os acordos de trabalho em equipe orientam as equipes ágeis para as metas e a direção certas. O foco aprimorado leva o crescimento dos negócios, a continuidade e a produtividade da equipe a novos patamares.
Embora tenhamos delineado as etapas para criar acordos de trabalho, o uso das ferramentas certas é igualmente importante. Os acordos de trabalho da equipe prosperam com a colaboração e o monitoramento, áreas em que o ClickUp se destaca.
Com recursos que incluem gerenciamento de tarefas, documentação e visualizações impressionantes, o ClickUp tem tudo o que você precisa. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e conduza sua equipe por uma direção clara para os acordos de trabalho!