A vida de um líder empresarial pode ser resumida em três palavras: decisões, decisões, decisões. O número de decisões de alta qualidade que se espera que você tome diariamente pode ser impressionante. Mas você pode se consolar com o fato de que não precisa fazer tudo sozinho.
Contratar as pessoas certas, expandir seus negócios em um novo mercado ou adicionar uma nova linha de produtos - decisões importantes de negócios geralmente são o resultado de um esforço de equipe focado e eficaz avaliação de negócios . 💪
No entanto, uma equipe pode tomar boas decisões somente quando a liderança facilita efetivamente as discussões abertas e a colaboração. Existem processos para sintetizar diversas perspectivas e há uma cultura de responsabilidade para implementar a decisão.
É por isso que os líderes de equipe devem garantir que tenham os dados, as ferramentas e as pessoas corretas para ajudá-los a tomar decisões rápidas e objetivas.
Nesta publicação, abordaremos como criar as condições para a tomada de decisão ideal da equipe. Também exploraremos o processo, seus benefícios e desafios, os diferentes modelos usados e ofereceremos algumas dicas profissionais.
Por que a tomada de decisões em equipe é importante?
De acordo com um estudo realizado por Zippia 90% dos funcionários acreditam que os tomadores de decisão não devem tomar uma decisão final sem consultar suas equipes, mas 40% acham que seus líderes e tomadores de decisão constantemente deixam de fazer isso.
Em muitos locais de trabalho, os gerentes e líderes presumem que é mais rápido e mais eficiente tomar uma decisão sozinhos ou com alguns colaboradores escolhidos a dedo. Para eles, envolver muitas pessoas é um esforço desnecessariamente complexo que desperdiça tempo, agrega valor mínimo e atrasa a solução de problemas.
Mas essa abordagem pode estar fazendo mais mal do que bem à sua empresa.
Veja por que a tomada de decisões em equipe é importante para a sua organização:
Ideias novas
Quando toda a sua equipe - composta por pessoas em cujo julgamento você confia - trabalha em prol de um objetivo comum, é possível ver um problema de vários ângulos.
Cada membro da equipe tem um histórico, uma experiência e um conjunto de habilidades diferentes. Eles podem trazer perspectivas exclusivas para a mesa que você, sozinho, talvez não tenha considerado. Várias perspectivas e pontos de vista permitem que você aborde um desafio coletivamente e de todos os lados. E sua solução final acaba sendo holística e inclusiva.
As ideias que surgem de colaboração em equipe e a construção de consenso podem ser exatamente o que sua empresa precisa - uma solução criativa, original e multifacetada. Estudos mostram que a diversidade leva a uma melhor tomada de decisões e estimula a inovação organizacional.
Experiência do funcionário
Agora, mais do que nunca, os funcionários querem sentir que suas opiniões e funções são importantes para o panorama geral da organização.
O mesmo estudo da Zippia revela que as empresas que promovem a colaboração e a comunicação em grupo registram uma queda de 50% nas taxas de rotatividade de funcionários.
Envolver sua equipe na tomada de decisões aumenta a satisfação e a aceitação da decisão por parte dos funcionários. Isso também faz com que eles saibam que você os valoriza. Os funcionários ficam, em média, 17% mais satisfeitos com seu trabalho quando colaboram ativamente.
Quando você valoriza as opiniões de seus funcionários, eles sentem um maior senso de lealdade e responsabilidade em relação à sua empresa. Portanto, a tomada de decisões colaborativa pode ajudar a melhorar sua eficácia como gerente e líder.
Compartilhamento de informações
As conversas e discussões em grupo podem fornecer aos seus funcionários informações importantes sobre a direção da organização.
Isso também permite que os líderes identifiquem áreas de mal-entendidos ou confusão e forneçam esclarecimentos rapidamente. O resultado é um maior alinhamento entre o roteiro estratégico de sua empresa e a adesão dos funcionários. Isso cria um ambiente de trabalho mais harmonioso.
bônus: Modelos de estatuto da equipe !
Entendendo o processo de tomada de decisão da equipe
Agora que já estabelecemos a importância de tomar decisões em equipe, como fazemos isso? Para definir um processo que seja rápido e orientado para os resultados, aqui estão as etapas a serem seguidas:
1. Identificar o problema
Primeiro, reconheça e aceite que há uma anomalia nos negócios ou um objetivo que você precisa alcançar. Avalie sua empresa para determinar o que está dando errado ou o que precisa de uma decisão.
Os membros da equipe devem ser capazes de discutir e concordar livremente com o problema que estão tentando resolver. Isso evita que todos sejam levados em direções diferentes e economiza um tempo valioso.
2. Definir o problema
Em seguida, você precisa criar uma imagem clara do problema. Portanto, comece coletando todas as informações relevantes e incentivando sua equipe a contribuir.
Nessa etapa, você deve fazer perguntas específicas, como: Quem na organização é mais afetado pelo desafio? Quem será mais afetado por uma mudança planejada? Como surgiu o problema? Qual é o escopo do problema?
Aprofunde-se o máximo que puder para entender a situação. Obtenha dados para obter clareza e entender o problema. Quanto mais você souber, melhor poderá planejar as próximas etapas. Isso também o ajudará a evitar erros de diagnóstico do problema.
3. Crie soluções
Depois de ter o quadro completo, reúna sua equipe para fazer um brainstorming de todas as soluções plausíveis. Mas antes de fazer isso, defina parâmetros claros sobre como medir a eficácia de uma solução.
Esses parâmetros podem ser uma lista de verificação, uma lista de perguntas de sim/não ou um aumento/diminuição tangível em métricas comerciais específicas. Certifique-se de especificar as condições que devem ser atendidas pela solução ou pela decisão.
Em seguida, aceite as ideias que surgirem da sua equipe.
4. Avalie todas as opções
Agora que você apresentou todas as soluções possíveis em detalhes, é hora de escolher a melhor.
Tente anotar os resultados de cada opção no mundo real. Avalie o possível efeito da solução em sua empresa, funcionários, clientes e outras partes interessadas, bem como no ambiente externo. Você pode até criar um conjunto de critérios mutuamente aceitáveis e um mecanismo de pontuação para orientar sua avaliação.
É claro que nem todos concordarão com tudo. Alguns membros da equipe terão de fazer concessões. É por isso que é essencial lembrar às pessoas que você está tentando chegar à decisão "certa", não à mais "popular".
5. Implemente a solução e analise os resultados
Depois de chegar a um consenso do grupo, você pode finalizar o plano. E depois, é claro, implementá-lo.
Mas o processo não termina aí. Quando sua solução estiver em ação, você deve monitorá-la e verificar se ela produz os resultados desejados.
Se a sua solução não foi um sucesso total, comunique isso claramente à sua equipe e veja se é possível fazer ajustes para melhorá-la. Além disso, avalie se houve algum desvio de seu plano.
Se a solução não funcionar, reveja a lista de opções e implemente a próxima melhor solução. Essa etapa é fundamental para aprimorar os futuros processos de tomada de decisão.
6. Forneça feedback
Todo fracasso ou vitória é uma oportunidade de aprender. Depois de avaliar o desempenho da sua solução, certifique-se de compartilhar o feedback com os membros da equipe. Inclua detalhes sobre como sua solução resolveu o problema, o impacto positivo que teve e quanto tempo ou esforço economizou.
Além disso, avalie o próprio processo de tomada de decisão do grupo. O que funcionou bem e o que poderia ser melhorado?
Incentive o feedback honesto dos membros da equipe para que eles permaneçam tão envolvidos no processo quanto você.
Use as percepções obtidas por meio do feedback para refinar os processos de tomada de decisão da sua equipe para enfrentar desafios futuros.
Benefícios e desafios da tomada de decisões em equipe
Se você ainda está em dúvida sobre a colaboração para a solução de problemas, isso é compreensível. Para ajudá-lo a assimilar seus pensamentos, aqui está uma análise de seus prós e contras:
Benefícios
- Criatividade aprimorada: A tomada de decisões colaborativa promove a inovação, pois permite que cada membro da equipe desenvolva as ideias dos outros, expondo-os a estilos de pensamento e modelos mentais diferentes dos seus. É por isso que as equipes altamente criativas geralmente são compostas por uma mistura de indivíduos ecléticos
- Melhoria na solução de problemas: Quando as equipes reúnem suas habilidades coletivas de resolução de problemas, elas podem analisar o problema de forma abrangente e têm maior probabilidade de encontrar soluções eficazes. Além disso, se as decisões forem complexas, permitir que os membros da equipe compartilhem suas perspectivas e ideias pode aumentar a avaliação crítica necessária para tomar decisões de alta qualidade
- Aumento da confiança e do comprometimento: Os membros da equipe envolvidos no processo de tomada de decisão têm uma sensação maior de conexão, pertencimento e lealdade à organização. Isso também indica que a organização confia em seus funcionários para que eles tenham em mente os melhores interesses da empresa.
Isso também resulta em um nível mais alto de comprometimento, propriedade e responsabilidade entre a equipe
Desafios
- Perda de tempo: A tomada de decisões em grupo pode consumir muito tempo. Um exemplo recentePesquisa global da McKinsey revelou que apenas 20% dos entrevistados achavam que suas organizações eram excelentes na tomada de decisões. A maioria disse que a maior parte do tempo gasto na tomada de decisões é ineficaz. Embora a criação de consenso e a consideração de vários pontos de vista levem tempo, isso pode não se adequar a decisões urgentes
- Conflitos e discordâncias: Opiniões divergentes dentro de uma equipe podem levar a conflitos, retardando o processo e podendo criar tensão interpessoal entre os membros da equipe
- Pensamento de grupo: O desejo de harmonia dentro de uma equipe pode levar ao pensamento de grupo, em que os membros se conformam com uma decisão unânime sem avaliar criticamente as alternativas. Isso pode resultar em escolhas abaixo do ideal
- Problemas de coordenação e comunicação: A comunicação e a coordenação eficazes entre os membros da equipe podem ser um desafio, especialmente em equipes grandes ou espalhadas por diferentes regiões geográficas. As diferenças culturais também podem entrar em jogo aqui. Todos esses fatores podem levar a mal-entendidos ou à perda de oportunidades
Tipos de modelos de tomada de decisão em equipe
Como líder de equipe, você pode ter diferentes estilos de tomada de decisão . Da mesma forma, há diferentes modelos ou abordagens para a tomada de decisões em equipe. Aqui estão os seis mais populares.
- Tomada de decisão por consenso: Nessa abordagem, todos podem expressar suas ideias e opiniões sobre um problema. Em seguida, a equipe trabalha em conjunto para escolher a ideia que considera mais adequada. Todos devem votar em sua ideia favorita e chegar a um consenso sobre a solução antes de tomar a decisão final
- Técnica Delphi: Nesse método, uma equipe de especialistas recebe um conjunto de perguntas para responder. Suas respostas por escrito são compartilhadas com a equipe, fornecendo feedback por escrito. Com base no feedback, a equipe de especialistas pode alterar ou modificar suas respostas por meio de várias rodadas de idas e vindas até chegar a um consenso
- Tomada de decisão autocrática: Nessa técnica, geralmente o líder do grupo é o tomador de decisão final, independentemente de o grupo apoiar ou não sua decisão. Normalmente, o líder tem a autoridade e as ferramentas para decidir sozinho. Esse tipo de tomada de decisão pode ser usado para agir em questões urgentes, mas de baixo impacto
- Regras da maioria: Esse é o método mais comum usado na tomada de decisões em grupo, em que cada membro da equipe vota em sua escolha. A opção que obtiver o maior número de votos vence. Embora essa técnica pareça justa, ela pode deixar um grupo minoritário insatisfeito
- Técnica de grupo nominal: Essa é uma técnica estruturada demétodo de brainstorming usado para gerar ideias ou soluções em um grupo. Os participantes geram ideias de forma independente, que são compartilhadas e avaliadas coletivamente. Ao classificar e avaliar as ideias, o grupo trabalha em conjunto para identificar uma lista das soluções mais promissoras, levando a uma tomada de decisão informada
- Votação múltipla: Cada membro da equipe vota em várias opções de uma lista de escolhas. As ideias com o maior número de votos são então selecionadas. Esse método ajuda a priorizar as ideias alocando vários votos para cada participante, permitindo uma distribuição justa das preferências e a identificação das opções mais favorecidas com base na contribuição coletiva
6 dicas para uma tomada de decisão bem-sucedida em equipe
Estabelecemos o processo e os prós e contras da tomada de decisões baseada no trabalho em equipe. Aqui estão algumas dicas profissionais para que tudo dê certo.
1. Atribua tarefas
Certifique-se de que você tenha explicado claramente e atribuído tarefas a todos os envolvidos no processo de tomada de decisão. Convide todos os questionamentos ou dúvidas desde o início, pois se os membros da sua equipe não entenderem bem a tarefa, eles não conseguirão executá-la corretamente. Uma equipe bem organizada pode colaborar melhor e progredir mais rapidamente.
Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp Tasks, você pode simplificar o processo de atribuição de tarefas. Ela o ajudará a atribuir tarefas, criar subtarefas e analisar o progresso de cada membro da equipe.
Organize suas tarefas e obtenha resultados rápidos com o modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Se estiver achando difícil gerenciar e priorizar suas tarefas por conta própria, você pode usar o
Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
para visualizar todas as tarefas em que sua equipe está trabalhando em um painel de controle em tempo real.
Com um modelo pronto, você deve adicionar detalhes da tarefa e deixar a plataforma fazer sua mágica.
A plataforma ClickUp tem ferramentas integradas para ajudá-lo a visualizar e organizar tarefas por status, prioridade ou departamento, rastrear e otimizar fluxos de trabalho e colaborar com as equipes para concluir as tarefas.
Você pode visualizar sua linha do tempo da maneira que lhe for mais conveniente - em uma visualização de calendário, quadro, lista ou caixa.
E se não encontrar algo que deseja no modelo, você pode adicionar novos campos personalizados para detalhes como orçamentos, anexos de arquivos, feedback, etc.
Colabore em tempo real para gerenciar, monitorar e concluir tarefas com o ClickUp
2. Priorizar tarefas
Crie e priorize tarefas por urgência no ClickUp para cumprir todos os seus prazos
Como cada membro da equipe trabalha para atingir uma meta comum, a definição de prioridades pode ajudar a criar um fluxo de trabalho tranquilo. Faça com que os membros da sua equipe decidam quais tarefas devem ser realizadas primeiro para obter o máximo impacto.
Prioridades de tarefas do ClickUp
torna esse processo muito fácil. Use o recurso para atribuir um nível de prioridade a cada tarefa. Você tem quatro opções: Urgente, Alta, Normal ou Baixa. Você também pode definir filtros para datas de vencimento para marcar os prazos das tarefas.
Para manter todos na mesma página, solte as tarefas de alta prioridade na bandeja de tarefas para que elas estejam sempre à sua vista. Você pode ver quais tarefas pendentes bloqueiam outras tarefas de alta prioridade e corrigir o curso conforme necessário.
3. Brainstorm de ideias
Faça brainstorming de ideias com sua equipe em tempo real com os quadros brancos do ClickUp
As sessões de brainstorming permitem que os membros da sua equipe reúnam seus pensamentos confusos e dispersos, apresentem-nos aos outros e aproveitem as ideias e perspectivas uns dos outros. Se bem feitas, essas sessões podem gerar pensamento crítico e estimular a criatividade.
Se você precisar de um espaço de trabalho dinâmico para compartilhar, visualizar e desenvolver ideias coletivamente, use
Quadro branco do ClickUp
recurso. Incentive os membros da sua equipe a compartilhar suas ideias nessa tela digital e a colaborar visualmente com o restante da equipe em tempo real.
A melhor parte? Você pode até mesmo realizar essas sessões de brainstorming assim que elas forem concluídas. Basta vincular o ClickUp Whiteboard às ClickUp Tasks e fornecer a todos o contexto completo do projeto com arquivos vinculados, documentos e muito mais.
4. Reúna-se regularmente com sua equipe
A comunicação transparente é fundamental para o sucesso de qualquer exercício em grupo. Agende reuniões regulares com a sua equipe, seja física ou virtualmente, desde a primeira etapa da tomada de decisões até a última. Isso o ajudará a criar estratégias, planejar melhor e manter todos informados sobre todos os acontecimentos.
No entanto, pode ser complicado conduzir reuniões. Especialmente com membros da equipe com os quais você nunca trabalhou. Como líder, cabe a você quebrar o gelo. Uma vez feito isso, você pode facilmente conduzir a discussão de forma produtiva, respeitosa e envolvente.
Confira estas ideias simples, porém eficazes, para sua próxima reunião de equipe
.
5. Criar um fluxo de trabalho estruturado
Defina metas e crie fluxos de trabalho eficazes com o ClickUp Mind Maps
Atribuir tarefas e deveres a todos é essencial. Mas, em seguida, você deve criar um fluxo de trabalho estruturado que detalhe essas tarefas, deveres e interdependências.
Isso é particularmente importante para visualizar o progresso, identificar e eliminar gargalos e manter todos na mesma página em uma equipe grande. Você também pode
mais rapidamente com um fluxo de trabalho sistemático e em etapas.
Para esclarecer as tarefas de planejamento e organização, confira o
Mapas mentais do ClickUp
recurso. Você pode usá-lo para criar tarefas, construir conexões dentro delas e organizar seus projetos com nós de arrastar e soltar. O ClickUp Mind Maps vem com dois modos:
- No modo Tarefa, você pode reorganizar rapidamente o espaço de trabalho desenhando e organizando as ramificações de forma lógica. Também é possível criar, editar e excluir tarefas diretamente do mapa mental.
- No modo Blank, gere mapas mentais de forma livre, sem vínculos com qualquer estrutura de tarefa. Você pode convertê-los facilmente em tarefas em qualquer lista dentro do seu espaço de trabalho.
O ClickUp também oferece
e
para acelerar seu processo de tomada de decisão sem comprometer a qualidade das decisões.
6. Revisar o progresso
Por fim, quando uma decisão for executada, reserve um tempo para fazer um balanço e descomprimir. Analise o progresso do projeto,
e discutir desvantagens, problemas não resolvidos e decisões que saem como planejado.
Mas não se esqueça de comemorar as coisas que deram certo. Reconheça os esforços e as vitórias da sua equipe e crie uma cultura no local de trabalho que recompense as conquistas.
Acompanhe as principais decisões com tecnologia e trabalho inteligente
A tomada de decisões em equipe é como montar um quebra-cabeça. Cada um acrescenta sua peça única, e o todo se torna muito maior do que a soma de suas partes.
Soluções colaborativas para equipes
podem fazer maravilhas, pois permitem novas ideias, solução criativa de problemas e um forte senso de solidariedade e trabalho em equipe.
Mas, às vezes, opiniões divergentes podem causar um pequeno obstáculo no caminho. A solução de gerenciamento de projetos tudo-em-um do ClickUp ajuda a superar esses obstáculos para que você e sua equipe possam combinar forças e atingir suas metas com muito mais eficiência. Experimente o ClickUp hoje mesmo para promover a tomada de decisões colaborativa e melhorar a dinâmica de grupo em sua organização.
Perguntas frequentes
1. Por que as equipes devem estar envolvidas no processo de tomada de decisão?
As equipes trazem perspectivas e ideias diversas, o que leva a melhores decisões em geral. A tomada de decisão liderada pela equipe também mostra que você confia nos funcionários, o que leva a um maior comprometimento e lealdade.
2. Quais são os diferentes modelos de tomada de decisão em equipe?
A tomada de decisão por consenso, a técnica Delphi e a tomada de decisão autocrática são alguns dos modelos mais comuns de tomada de decisão em equipe.
3. Como as ferramentas de software, como o ClickUp, podem aprimorar o processo de tomada de decisões em equipe?
O ClickUp ajuda a otimizar a comunicação, organizar e priorizar tarefas e facilitar a colaboração da equipe por meio de recursos como quadros brancos e mapas mentais. Ele ajuda a melhorar a eficiência e a colaboração na tomada de decisões.