Todos nós já experimentamos a diferença que um espaço de trabalho genuinamente colaborativo faz. É mais do que apenas trabalhar junto com alguém em uma tarefa complicada ou ambiciosa; é um ambiente que abraça a abertura, onde as ideias fluem livremente e todos se sentem capacitados a contribuir.
Quando toda uma equipe, escritório ou organização incorpora isso, promove um espaço de trabalho colaborativo - um dos ingredientes essenciais para uma cultura empresarial saudável e solidária e para o sucesso a longo prazo.
Neste blog, forneceremos dicas e modelos para criar esse espaço de trabalho em sua organização.
O que é um espaço de trabalho colaborativo?
Os espaços de trabalho colaborativos ajudam as equipes a trabalhar melhor em conjunto e individualmente [via
]
Um espaço de trabalho colaborativo é um ambiente de trabalho em que os funcionários têm acesso seguro a aplicativos, arquivos e todos os recursos de que precisam para colaborar de forma eficaz em qualquer dispositivo e em qualquer local.
Em outras palavras, os espaços de trabalho colaborativos são explicitamente projetados para facilitar colaboração em equipe , comunicação e trabalho em equipe produtivo
Vamos primeiro revisar os conceitos básicos desses espaços de trabalho para que você esteja munido de todas as informações e ferramentas corretas para permitir
gerenciamento de trabalho colaborativo
.
Tipos de espaços de trabalho colaborativos
Um espaço de trabalho colaborativo pode assumir muitas formas, inclusive digital. Encontrar a opção certa para sua equipe pode ser a diferença entre atingir ou não suas metas. Há cinco maneiras principais de criar um espaço de trabalho colaborativo perfeito:
- Espaço de escritório compartilhado: Aquele que todos nós conhecemos - um plano de assentos abertos com equipes de diferentes departamentos trabalhando no mesmo espaço. Isso incentiva a comunicação e a ideação e colaboração entre equipes multifuncionais .
- Espaços de coworking: Os espaços de coworking podem ser encontrados em todo o mundo. Esses espaços colaborativos são ótimos para pequenas empresas que não precisam de um espaço de trabalho completo, mas desejam cortar custos e se beneficiar das vantagens de uma configuração de escritório tradicional.
- Hot desking: Exatamente como um espaço de escritório compartilhado, com uma diferença fundamental: não há mesas designadas para os funcionários. Isso permite que as pessoas se sentem onde quiserem, independentemente de seu departamento. As mesas compartilhadas são uma ótima maneira de incentivar a interação entre membros de vários departamentos.
- Espaços de trabalho colaborativos virtuais: Como o trabalho remoto veio para ficar, muitas empresas em todo o mundo estão transferindo algumas de suas equipes, se não todas, para espaços de trabalho virtuais. Esse espaço colaborativo economiza em custos de infraestrutura, oferece um pool global de talentos para contratação e ajuda no bem-estar dos funcionários.
- Salas de reunião: Às vezes, você só precisa de uma colaboração individual com sua equipe sem distrações. É aí que entram as salas de reunião. Elas são projetadas para a colaboração de pequenos grupos de duas a quatro pessoas. As salas de reunião, por sua vez, incentivam a colaboração entre equipes ou departamentos maiores. Tanto as salas de reunião quanto as salas de huddle também podem ser digitais.
**Leia também
Maneiras de melhorar a colaboração em projetos
Benefícios dos espaços de trabalho colaborativos
Quais são os benefícios mais significativos de um espaço de trabalho colaborativo? Certamente facilita o planejamento de reuniões e drinques após o trabalho. Porém, o mais importante é que um ambiente de trabalho colaborativo diminui os fluxos de trabalho, melhora a produtividade da equipe e aumenta a comunicação.
Aqui está uma rápida olhada em como um espaço de trabalho colaborativo pode ser útil:
Produtividade aprimorada
O trabalho em equipe pode fazer o sonho funcionar, mas, para começar, é preciso uma colaboração significativa para formar uma equipe. Os espaços de trabalho colaborativos permitem que todos os membros da equipe participem com ideias inovadoras e feedback. Eles criam um ambiente positivo que estimula canais abertos de comunicação e aumenta a produtividade.
Custo-benefício
Um espaço de trabalho colaborativo virtual pode reduzir os custos de infraestrutura. Mas isso não é tudo. Muitos
ferramentas como o Google Workspace
permitem a colaboração remota eficaz entre as equipes. Você terá todos os recursos necessários para administrar um negócio lucrativo sem sair de casa!
Os espaços de trabalho virtuais economizam custos e oferecem maior flexibilidade [via Não usar o Unsplash ]
Utilização do espaço
Um espaço de trabalho colaborativo não se trata apenas de ajudar suas equipes a prosperar em um ambiente produtivo; ele também ajuda as empresas a aproveitarem mais os espaços físicos. O número relativamente menor de cubículos, escritórios pessoais e paredes significa que você tem um espaço mais aberto para trabalhar e pode acomodar confortavelmente mais pessoas no mesmo espaço. O design é tudo.
Liberdade de escolha
O trabalho remoto mudou completamente a forma como trabalhamos. Um espaço de trabalho virtual pode abrir possibilidades ilimitadas de como você e sua equipe trabalham juntos. É fácil com a ajuda de
software de colaboração on-line
e
ferramentas para equipes virtuais
Implementação de um espaço de trabalho colaborativo: Desafios e soluções
Agora que você conhece alguns dos diferentes tipos de espaços de trabalho colaborativos, é hora de falar sobre três desafios que você pode enfrentar ao configurar um e como lidar com eles.
Implicações de segurança
Quer você trabalhe em um escritório físico ou esteja inclinado a espaços de trabalho digitais colaborativos, há ameaças potenciais à segurança que você deve estar preparado para enfrentar. Dispositivos compartilhados (em espaços de escritório) e redes (especialmente para funcionários remotos) são vulneráveis a violações de dados. O uso de vários softwares e ferramentas comprometerá seus dados e o deixará vulnerável a senhas comprometidas ou vazamentos de dados
Solução
Para enfrentar esses riscos, você pode treinar sua força de trabalho sobre privacidade de dados e precauções de segurança de dados, implementar criptografia robusta e normas de senhas fortes, implementar um controle de acesso rigoroso e realizar auditorias regulares
Você também pode optar por uma ferramenta como
com recursos projetados para economizar tempo e esforço e
ajudam as equipes a colaborar de forma eficaz
.
Leia também:
Ferramentas de colaboração seguras para todo o seu espaço de trabalho
Considerações sobre privacidade
Os espaços de trabalho colaborativos são, por definição, abertos e geralmente apresentam mesas compartilhadas. Nesses casos, pode ser difícil para os funcionários encontrarem espaço pessoal ou se concentrarem em um trabalho profundo sem distrações. Em organizações maiores, isso pode se tornar particularmente difícil de gerenciar.
Solução
Ao projetar o seu espaço de trabalho, inclua alguns espaços que favoreçam a privacidade, como cabines telefônicas, salas individuais, salas silenciosas etc. Isso garantirá que alguém que precise de um local tranquilo para trabalhar com foco ou para conversas particulares tenha um lugar para ir.
Ofereça espaços privados em seu escritório colaborativo [via Unsplash ]
Desafios tecnológicos
Seja virtual ou físico, um espaço de trabalho colaborativo requer ferramentas e tecnologias específicas para funcionar de forma eficaz. Ao mudar para um espaço de trabalho colaborativo, as equipes podem ter dificuldades com as novas ferramentas ou resistir à mudança porque parece demais.
Solução
Forneça treinamento suficiente a todos os funcionários para ajudá-los a aprender e adotar a nova tecnologia necessária no trabalho. De videoconferências a documentação colaborativa, crie guias de usuário e tutoriais especializados para que as equipes possam adotá-los com confiança. Você também pode configurar um canal de suporte técnico dedicado ou um endereço de e-mail para ajudar aqueles que precisam de ajuda.
Dica profissional: Em configurações virtuais,
é uma excelente ferramenta para aprimorar as habilidades das equipes, mostrar a alguém um rápido "como fazer" ou simplesmente apresentar uma ideia aos seus colegas de equipe.
Crie vídeos de treinamento e instruções para sua equipe com o ClickUp Clips
Como criar um espaço de trabalho colaborativo
A criação de um espaço de trabalho colaborativo não se resume a fazer uma única coisa - você deve criar o ambiente físico ou virtual adequado e fornecer aos funcionários as ferramentas necessárias para o sucesso.
Defina o ambiente certo
Seu espaço de trabalho colaborativo precisa do ambiente certo para impulsionar a produtividade e a colaboração significativa.
Coisas simples como móveis ergonômicos, iluminação, instalações e comodidades garantem que suas equipes estejam felizes e trabalhando em um ambiente propício.
Por exemplo, a luz natural aumenta a produtividade sem afetar as pessoas sensíveis à luz fluorescente. Da mesma forma, cores específicas podem aumentar a produtividade e o pensamento crítico, enquanto plantas e superfícies texturizadas, como paredes à prova de som, podem garantir que sua força de trabalho tenha um ambiente calmo.
Um espaço de trabalho colaborativo tem a ver tanto com seu ambiente físico quanto com suas pessoas. Contrate funcionários com uma atitude positiva que possam trabalhar bem com outras pessoas. Treine os funcionários atuais para que melhorem suas habilidades de trabalho
comunicação e colaboração da equipe
habilidades.
Investir em ferramentas e tecnologia
Criar um espaço de trabalho digital colaborativo, em um escritório ou virtualmente, é o primeiro passo para um trabalho significativo. Os espaços de trabalho digitais muitas vezes podem ser mais colaborativos porque oferecem uma variedade de ferramentas integradas que facilitam a comunicação, o compartilhamento de ideias e a comunicação entre as pessoas
trabalhar juntos em tempo real
.
Um software de colaboração moderno e completo, como o ClickUp, pode ajudá-lo a migrar facilmente para um local de trabalho mais colaborativo sem adicionar uma dúzia de ferramentas separadas para todas as suas necessidades de colaboração.
Planeje, organize e colabore em qualquer projeto com o ClickUp Tasks
Aqui está uma lista muito rápida do que pode ser feito com a plataforma de fácil utilização do ClickUp:
- Simplificar o gerenciamento de tarefas com Tarefas do ClickUp para promover a propriedade e garantir que as coisas funcionem sem problemas, independentemente da localização ou do horário de trabalho da sua equipe
- Promovacomunicação aberta em torno das tarefas de trabalho por meio de comentários de tarefas integrados e Bate-papo do ClickUp garantindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página
- Centralize o conhecimento e as políticas em um só lugar com oDocumentos do ClickUpa ferramenta de documentação colaborativa que permite que as equipes trabalhem juntas em documentos. A Detecção de Colaboração do ClickUp permite que você acompanhe automaticamente quando outras pessoas estão comentando, editando e até mesmo visualizando a mesma tarefa que você
- Idealize, planeje e execute o trabalho com o virtualClickUp Whiteboards onde as equipes trabalham juntas independentemente de sua localização
- Crie responsabilidade e transparência dentro das equipes com definição de metas colaborativas usando Metas do ClickUp para manter as equipes alinhadas em seus esforços e Painéis do ClickUp para garantir que todos saibam como está seu desempenho
- Torne as informações do ClickUp e dos aplicativos conectados facilmente acessíveis a todos na equipe comPesquisa conectada do ClickUp ### Simplifique os processos
SOPs e processos claros para as operações diárias ajudarão seu local de trabalho colaborativo a prosperar. Ajude as equipes a entender as regras básicas do seu espaço de trabalho, por exemplo:
- Etiqueta para reuniões e bate-papo
- Como reservar e usar salas de reunião
- Regras sobre o uso de zonas de silêncio
- Dias obrigatórios no escritório para trabalhadores híbridos
Elabore rapidamente seus POPs de forma colaborativa no ClickUp Docs
Além disso, incentive as equipes a estabelecer reuniões regulares (pessoalmente ou remotamente), nas quais elas compartilham atualizações, discutem preocupações ou bloqueios e acompanham o progresso de outras equipes. Isso ajuda a melhorar a comunicação entre as equipes e entre elas.
Trabalhar bem em conjunto entre equipes, locais e fusos horários requer planejamento e coordenação. Crie calendários compartilhados para que as equipes possam ver as agendas umas das outras e planejar reuniões e eventos, tendo todos em mente.
Dica profissional: O
Visualização do calendário no ClickUp
ajuda as equipes a se sincronizarem melhor. Além disso, ele se integra ao Google Calendar para reunir todas as suas programações em uma única tela para facilitar o gerenciamento. E, é claro, compartilhe apenas com aqueles que você escolher
Organize reuniões ou acompanhamentos com o Calendar View do ClickUp
Independentemente do local de trabalho - virtual, físico ou híbrido - todos nós adoramos reuniões que respeitem o tempo de todos, terminem e comecem pontualmente, alcancem o que devem alcançar e preparem o terreno para colaboração e ações futuras.
Para conseguir isso, adicione o modelo abaixo ao seu kit de ferramentas de sucesso para tornar suas reuniões o mais produtivas possível
Modelo de comunicação de equipe e matriz de reunião do ClickUp
Modelo de matriz de reunião e comunicação de equipe do ClickUp
ajuda a criar rapidamente um plano detalhado de comunicação da equipe.
Use esse modelo para criar responsabilidade, estabelecer linhas claras de comunicação entre os membros da equipe e definir cronogramas de reuniões eficazes. O modelo ajuda você a:
- Definir funções e responsabilidades para cada projeto ou tarefa
- Estabelecer diretrizes para check-ins ou standups regulares
- Criar uma linha do tempo para os próximos projetos ou tarefas
**Leia também
Modelos de planos de comunicação colaborativa
Considerações e práticas recomendadas para manter um espaço de trabalho colaborativo
Pense em conforto, saúde e produtividade
O João gosta de uma mesa de pé, enquanto a Mariella prefere um pufe? O Pedro, da contabilidade, precisa de um ambiente silencioso para ser produtivo, ao contrário da Katie, do marketing, que se dá bem com a agitação de um escritório movimentado?
Compreender e aceitar as preferências exclusivas de cada pessoa o ajudará a criar um espaço de trabalho confortável. Embora não seja possível atender às necessidades individuais de cada pessoa, é importante oferecer algumas opções flexíveis.
Ter um escritório de plano aberto com áreas diferentes que atendam às necessidades de vários estilos de trabalho ajuda muito. Áreas com mesas de pé, pods, salas de reunião, salas de descanso e, sim, até mesmo pufes, permitem que as pessoas escolham áreas para se sentirem confortáveis enquanto trabalham.
Ofereça espaços que permitam o trabalho profundo em um ambiente tranquilo [via Não usar o Unsplash ]
Seja flexível e inclusivo
Um espaço de trabalho colaborativo precisa de mais do que uma cafeteria e um salão de jogos. Sua organização é inclusiva? Você tem uma sala de oração? Ela é acessível a pessoas com necessidades especiais? O brilho das luzes pode ser alterado em determinadas áreas para pessoas sensíveis à luz?
Além das instalações físicas, você também pode promover uma cultura colaborativa por meio das políticas do local de trabalho:
- Oferecer uma opção de trabalho remoto ou híbrido
- Apoiar horários de trabalho flexíveis para atender às necessidades de cada indivíduo
- Incentivar canais baseados em interesses no bate-papo da equipe - pense em um clube de curiosidades, fãs de jogos e muito mais
Incentivar conversas
Envolva toda a equipe no planejamento e na melhoria do seu espaço de escritório colaborativo. Isso também ajuda a criar um maior senso de propriedade e pertencimento. Aceite sugestões de todos enquanto estiver planejando o espaço; posteriormente, implemente um mecanismo de feedback para que as pessoas lhe deem ideias de melhoria.
Programe reuniões periódicas da prefeitura em que a liderança compartilhe atualizações e ideias e possa responder às perguntas e dúvidas de todos.
Dica profissional: Nós adoramos
por sua eficácia na coleta de feedback. Eles não são apenas simples de configurar e fáceis de usar, mas também permitem que os membros menos expressivos das equipes exponham suas opiniões. Experimente-os em seu próprio processo de feedback.
O
Modelo de comunicação interna do ClickUp
ajuda a estabelecer processos de comunicação transparentes que envolvem todos os membros da equipe e partes interessadas. É uma ótima maneira de manter as equipes alinhadas e produtivas.
Modelo de comunicação interna do ClickUp
Este modelo pronto para uso e personalizável é excelente para equipes que se destacam pela propriedade e pela comunicação clara. Ele oferece um local centralizado para as interações da equipe, rastreia atualizações e apoia o gerenciamento de tarefas.
Ele ajuda você a fazer isso:
- Organizar conversas, anúncios e documentos em um só lugar
- Facilitar a comunicação com toda a sua equipe
- Proporcionar transparência nos processos e iniciativas de toda a equipe
A comunicação e o feedback ajudam a melhorar consistentemente seu espaço de trabalho e afetam positivamente a produtividade e o envolvimento dos funcionários.
Aproveite os formulários personalizáveis do ClickUp para criar enquetes e pesquisas
Avançar com a tecnologia
A tecnologia desbloqueia o potencial de um espaço de trabalho colaborativo, transformando-o em um ambiente digital perfeito onde as ideias fluem livremente.
Ajude as equipes a se conectarem umas com as outras de várias maneiras, oferecendo ferramentas de videoconferência e aplicativos de mensagens instantâneas
Use a visualização do Chat no ClickUp para colaborar melhor com sua equipe
Se você está cansado de alternar entre várias ferramentas e conversas dispersas,
centralizará e agilizará suas discussões. Prefere uma chamada de vídeo? Inicie uma chamada do Zoom diretamente no ClickUp com a integração do Zoom.
Ser avançado em tecnologia também significa soluções simples para uma confusão sem fim.
o ajudará a gravar aquele "Guia de configuração de webinar para leigos" ou esclarecerá ao seu novo contratado exatamente como adicionar imagens ao ClickUp Docs.
Talvez o mais importante seja o fato de que ele acelera o trabalho e reduz o tempo gasto em trabalhos rotineiros e tarefas simples. Com
com o ClickUp Automations, as equipes podem automatizar tarefas monótonas, mas essenciais, como atualizar o status das tarefas, enviar lembretes e muito mais.
dica profissional: Obtenha
o assistente de IA integrado, para gerar atualizações de projetos e lembretes de tarefas automaticamente e compartilhá-los com os membros relevantes da equipe. Isso ajuda a reduzir o número de reuniões e acompanhamentos nos calendários de todos - portanto, prepare-se para ser o colega favorito de todos!
A porta aberta do futuro
É simples: os espaços de trabalho colaborativos são o futuro do trabalho, e os espaços de trabalho digitais colaborativos nos permitem trabalhar de qualquer lugar. "Minha porta está sempre aberta" pode ser apenas uma figura de linguagem hoje em dia, mas os espaços de trabalho colaborativos são a forma mais precisa dessa metáfora. Eles permitem que as equipes - sob o mesmo teto ou em continentes diferentes - trabalhem de forma integrada e ajudem umas às outras a prosperar.
Os espaços de trabalho colaborativos estimulam a criatividade, criam um ambiente propício ao crescimento e à inovação e permitem que os indivíduos sejam a melhor versão de si mesmos.
As soluções de gerenciamento colaborativo de tarefas e projetos, como o ClickUp, podem ajudá-lo a chegar lá sem esforço. Não acredite apenas em nossa palavra - obtenha uma conta gratuita hoje mesmo e veja por si mesmo.
!
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é um exemplo de trabalho colaborativo?
Imagine que as equipes de marketing e de marca precisem colaborar em uma campanha. Um espaço de trabalho colaborativo permitirá que elas idealizem, executem, implementem e acompanhem uma nova campanha sem trocar inúmeros e-mails ou solicitar várias aprovações.
O que é uma plataforma de trabalho colaborativo?
Uma plataforma de trabalho colaborativo é um software que ajuda as equipes a resolver problemas de negócios ou a atingir metas específicas trabalhando em conjunto. Isso pode ser feito por meio de uma combinação de compartilhamento de ideias, gerenciamento de documentos e administração de tarefas. Uma plataforma de trabalho colaborativo é a espinha dorsal de um espaço de trabalho colaborativo moderno.
Por que é importante manter seu espaço de trabalho organizado?
Um espaço de trabalho organizado cria um ambiente propício ao trabalho focado, à criatividade, à clareza de pensamentos e a menores chances de distração. Um espaço de trabalho organizado também pode aumentar a produtividade, pois menos distrações podem resultar em menos tempo para realizar a mesma tarefa.