Como criar uma estrutura de detalhamento de recursos

Anthony Bourdain, chef famoso e autor, administrava suas cozinhas usando o sistema de brigada. Ele dividia a cozinha em estações responsáveis pela preparação de componentes da refeição. Cada estação contava com subchefs, cozinheiros e assistentes, com seus próprios ingredientes, utensílios e áreas de trabalho.

Com essa estrutura, diz ele, “as inúmeras tarefas de uma cozinha grande e movimentada poderiam, mesmo no calor do rush do jantar, ser gerenciadas e coordenadas por uma única pessoa — o chef.”

No mundo dos negócios, uma hierarquia desse tipo seria chamada de estrutura de detalhamento de recursos. O que é isso, você pergunta? Vamos descobrir.

Entendendo a Estrutura de Divisão de Recursos

Uma Estrutura de Divisão de Recursos (RBS) é uma lista de todos os recursos necessários para concluir um projeto, organizados em uma hierarquia. Esses recursos podem ser humanos, materiais, financeiros, informacionais e até mesmo recursos de tempo.

Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de recursos, normalmente organizada em vários níveis, com a meta do projeto no topo e várias categorias de recursos ramificando-se em cada etapa. Ela abrange todos os recursos que geram custos, excluindo o dinheiro propriamente dito.

Mais importante ainda, uma RBS não é uma ilha isolada. Ela funciona em estreita colaboração com várias atividades de planejamento de projetos, como estrutura de divisão do trabalho, estrutura de divisão de riscos, etc. Veja como.

A estrutura de divisão do trabalho (WBS) é o documento que divide o trabalho em tarefas pequenas e gerenciáveis. Uma boa RBS corresponderá a esse documento, delineando quais recursos serão necessários em cada etapa.

Por exemplo, se um projeto de desenvolvimento de software for dividido na fase do produto mínimo viável (MVP), nas fases 1, 2 e assim por diante, a RBS listará os recursos necessários em cada fase. Na fase do MVP, você pode precisar de:

Depois que o MVP estiver concluído e o produto estiver no ar, você pode precisar de recursos adicionais, tais como:

Outro aspecto com o qual a RBS se alinha é a estrutura de detalhamento de riscos. Em cada etapa do trabalho, há riscos envolvidos. Várias ferramentas de software ERP conectam a RBS, a WBS e a estrutura de detalhamento de riscos para oferecer uma visão completa.

Por exemplo, na fase do MVP, podem surgir problemas de desempenho. Se houver vários membros da equipe trabalhando no MVP, você pode enfrentar riscos de segurança. Se estiver coletando informações dos usuários, pode haver riscos à privacidade dos dados.

A estrutura de detalhamento de recursos inclui os componentes necessários para mitigar esses riscos em cada etapa. Durante a fase de MVP, a RBS provavelmente incluirá recursos adicionais para a infraestrutura em nuvem. Quando houver um impulso significativo, a RBS poderá adicionar engenheiros de segurança ou consultores à lista.

Agora que já abordamos os conceitos básicos da estrutura de divisão de recursos, vamos ver como ela é utilizada na gestão de projetos.

O papel e a importância da RBS na gestão de projetos

A estrutura de divisão de recursos é uma das muitas estruturas que os gerentes de projeto utilizam para o planejamento e a execução. Ela desempenha um papel fundamental ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Veja como.

Alocação de recursos

Quando você sabe quais recursos são necessários para concluir um projeto, pode contratar, treinar e alocar os recursos certos no momento certo. A RBS funciona como um roteiro para a alocação de recursos ao longo do projeto.

Por exemplo, se a RBS indicar que o terceiro sprint precisa de desenvolvedores adicionais, o gerente de projeto pode encontrar maneiras de contratar/integrar recursos com bastante antecedência.

Programação

Embora o planejamento seja mais influenciado pela estrutura de divisão do trabalho do que pela RBS, esta última ainda desempenha um papel fundamental. Ao analisar a WBS e a RBS em conjunto, os gerentes de projeto podem planejar o trabalho com base na disponibilidade de recursos.

Por exemplo, se você tiver apenas um desenvolvedor Scala, que está ocupado com outro projeto quando você precisa dele, pode usar a RBS para reprogramar o trabalho com base na disponibilidade dele, em vez de contratar mais pessoas.

Distribuição da carga de trabalho

A estrutura de divisão de recursos identifica antecipadamente o que o projeto precisa: quantas pessoas, por quanto tempo, durante qual período, etc. Se a fase de desenvolvimento exigir o máximo de recursos, você poderá contratar/integrar talentos adicionais e distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme.

Gerenciamento de riscos

Em essência, uma estrutura de detalhamento de recursos é uma projeção. Ela define as necessidades futuras com base nos requisitos atuais. Isso mitiga vários riscos de gerenciamento de projetos, tais como:

Uma boa RBS prevê essas eventualidades e ajuda a criar planos de contingência caso elas ocorram.

Análise do caminho crítico

O método do caminho crítico é uma técnica de gerenciamento de projetos que identifica a sequência mais longa de tarefas dependentes para calcular a duração mínima do projeto. Uma RBS fará o mesmo para determinar os recursos mínimos necessários.

Para otimizar o cronograma do seu projeto, a distribuição da carga de trabalho, a gestão de riscos e muito mais, você precisa de uma estrutura de decomposição de recursos robusta. Aqui está o seu guia passo a passo para criar uma.

Criação da Estrutura de Divisão de Recursos

Uma RBS é uma lista dos recursos necessários para concluir um projeto. Parece simples, não é? Bem, ela pode ser altamente complexa, dependendo da natureza do seu projeto. Para ser minucioso, siga as etapas a seguir, que são habilmente apoiadas pelo Software de Gerenciamento de Recursos do ClickUp.

1. Identifique os resultados esperados do projeto

Comece definindo claramente as metas do projeto e os resultados esperados correspondentes. Se sua meta é entregar um MVP com x recursos dentro de um determinado prazo, mapeie as tarefas e subtarefas que você precisa concluir. Se já houver uma WBS, use-a.

Caso contrário, defina o escopo do projeto. Reúna todas as principais partes interessadas do projeto para discutir expectativas e resultados esperados.

Para começar rapidamente, experimente o modelo de quadro branco de escopo do projeto do ClickUp. Use-o para coletar informações sobre as atividades, tarefas e prazos de várias partes interessadas. Resuma as informações e organize-as visualmente para referência futura.

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2. Identifique as categorias de recursos

Comece determinando as principais categorias de recursos que formarão os ramos de nível superior da sua RBS. Podem ser:

Lembre-se de que a RBS é uma hierarquia. Portanto, divida os recursos em componentes específicos dentro de cada categoria de recursos primária. Por exemplo, os recursos humanos seriam divididos em:

Se o projeto for grande o suficiente, você pode aprofundar ainda mais. Por exemplo, você pode ter um líder de UX que gerencia uma equipe de UX composta por um designer de interface do usuário, um designer de animação, um designer de marca, etc.

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Se você é iniciante em planejamento de recursos, temos exatamente o que você precisa. Experimente o modelo de planejamento de recursos do ClickUp para visualizar tarefas e recursos em um só lugar. Você também pode controlar horas, gerenciar subcontratados e monitorar os fluxos de trabalho da sua equipe com este modelo.

3. Inclua detalhes dos recursos

Entre em detalhes minuciosos. Use a WBS ou o documento de escopo do projeto para esclarecer quem fará o quê. Certifique-se de não deixar nada de fora.

Algumas das informações mais comumente necessárias são habilidades, experiência, remuneração, disponibilidade, etc. Por exemplo,

Além disso, certifique-se de ter os números. Saiba quantos analistas de negócios, desenvolvedores ou testadores você precisa e documente isso.

4. Identifique as pessoas certas para a função

Nesta fase, você está pronto para passar do planejamento teórico para a criação de cenários práticos. Para cada função, escolha o funcionário certo com base na disponibilidade dele.

A Visualização de Carga de Trabalho do ClickUp é uma ótima maneira de verificar a disponibilidade de todos os membros da equipe em um só lugar. Nessa visualização, você também pode ver no que alguém está trabalhando no momento. Assim, se precisar de um recurso já designado para outra tarefa, você pode falar com o gerente de projeto para que ele seja redesignado ou compartilhado.

Se você prefere um pouco mais de estrutura, experimente o modelo de carga de trabalho de funcionários do ClickUp. Esse modelo de nível avançado ajuda no planejamento de capacidade, na visualização do trabalho, na comparação entre estimativas de tempo e resultados reais e muito mais.

Facilite o gerenciamento da sua carga de trabalho com o modelo de carga de trabalho do ClickUp para funcionários.

5. Conecte os pontos

Uma boa estrutura de detalhamento de recursos é mais do que uma lista. É uma visão de como todos os recursos interagem entre si para concluir o projeto. Como vimos anteriormente, isso ocorre de forma hierárquica e auxilia no nivelamento de recursos.

Portanto, organize os recursos hierarquicamente, com as categorias mais gerais no topo e as subcategorias específicas à medida que desce na estrutura. Um exemplo de estrutura de detalhamento de recursos poderia ser:

6. Configure o projeto

Configure o projeto em uma ferramenta de gerenciamento de recursos como o ClickUp para resolver quaisquer problemas. Use o ClickUp Tasks para publicar a estrutura de divisão de trabalho de maneira organizada. Em seguida, adicione recursos a cada tarefa, defina prazos e adicione descrições. Você também pode incluir anexos ou links para arquivos externos, se necessário.

Não reinvente a roda. Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para acompanhar todos os materiais e mão de obra necessários para o seu projeto. Anote informações detalhadas sobre cada recurso, gerencie sua disponibilidade, visualize a estrutura da equipe e muito mais com este modelo de nível intermediário.

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Agora, compartilhe a RBS e a configuração do projeto com as partes interessadas, incluindo o cliente, os patrocinadores, os líderes de equipe e os membros da equipe. Convide-os a apontar quaisquer discrepâncias nas previsões.

Use a visualização Lista do ClickUp para ver todas as tarefas e recursos envolvidos. A visualização Quadro do ClickUp é ótima para organizar o trabalho de acordo com diferentes etapas. E a visualização Gráfico de Gantt do ClickUp ajuda a visualizar dependências e cronogramas.

Se isso parece simples, é porque é. No entanto, lembre-se de que simples nem sempre significa fácil. Ao longo do processo de criação de uma estrutura de detalhamento de recursos, você poderá enfrentar desafios.

Aqui estão alguns desafios que os gerentes de projeto enfrentam regularmente e as etapas para superá-los.

Desafios e soluções na implementação da RBS

Os projetos podem se tornar complexos, o escopo pode se expandir e os objetivos em torno dos quais você estruturou o projeto podem mudar. Vamos ver o que fazer nesses casos.

1. Identificação inadequada de recursos

Um dos maiores desafios que os gerentes de projeto enfrentam é não identificar com precisão os recursos necessários. Isso pode ser devido à falta de visibilidade do projeto, a um escopo de trabalho mal definido ou à subestimação do que é necessário.

De qualquer forma, se sua RBS não incluir todos os recursos necessários, você pode correr o risco de ultrapassar o orçamento e enfrentar atrasos. Para evitar isso:

2. Requisitos do projeto em evolução

Os projetos ágeis são, por natureza, adaptáveis às mudanças. A RBS criada no início do projeto pode se tornar inadequada após alguns sprints. Embora isso seja inconveniente para o gerenciamento de recursos, também é inevitável.

Para se adaptar a isso:

Se você estiver usando uma ferramenta como o ClickUp Docs para isso, poderá destacar as alterações e compartilhá-las com as partes interessadas, permitindo que elas editem de forma colaborativa ou deixem feedback por meio de comentários. Por exemplo, você pode mostrar as alterações nos custos do projeto para que o patrocinador ou o diretor financeiro possam aprová-las.

3. Falta de adesão das partes interessadas

Gerentes de projeto em início de carreira podem cometer o erro de criar a estrutura de detalhamento de recursos sem consultar outras pessoas. Apesar das melhores intenções, trabalhar isoladamente pode, posteriormente, gerar restrições de recursos.

Por exemplo, um gerente de projetos pode presumir que um designer de interface do usuário é suficiente. No entanto, o líder de experiência do usuário pode não ter um designer de interface do usuário que também seja proficiente em microanimações, o que significa que agora são necessárias duas pessoas.

Para evitar isso, obtenha o apoio das partes interessadas em todos os níveis. Incentive todas as partes interessadas a revisar a RBS e dar seu consentimento para garantir a utilização ideal dos recursos.

4. Membros da equipe confusos

A estrutura de detalhamento de recursos também desempenha o papel de definir a estrutura de gestão do projeto. Isso inclui quem se reporta a quem, quem revisa o trabalho de quem, etc.

Sem uma hierarquia clara e um reconhecimento ativo, a gestão da equipe pode se tornar caótica. Por exemplo, você pode ter adicionado o desenvolvedor front-end à hierarquia de UX, enquanto o profissional pode achar que se reporta ao chefe de desenvolvimento.

Evite essas situações com transparência. Publique estruturas de detalhamento de recursos e convide todos os membros da equipe a dar uma olhada. Mantenha-as claras e visuais para que sejam fáceis de entender para todos. Abra canais de comunicação, caso alguém tenha dúvidas ou comentários.

Estruture seus projetos e suba de nível com o ClickUp

Atualmente, os projetos de software ágeis priorizam a autonomia e a autogestão, o que significa que o sistema de brigadas de Bourdain para organizar o trabalho pode se tornar contraproducente. No entanto, há uma lição mais profunda e fundamental a ser aprendida.

O programa “Bourdain’s Kitchen” mostra que, para entregar um projeto de forma eficaz, consistente e em situações de alta pressão, é necessário um detalhamento claro de quem é responsável por quê e como o trabalho passa de uma etapa para outra — também conhecido como estrutura de detalhamento de recursos.

Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode integrar a estrutura de detalhamento de recursos ao seu processo de planejamento. Sem precisar criar mais um documento do Google Docs ou planilha do Google Sheets, você pode usar o ClickUp para manter toda a documentação relacionada ao projeto em um único lugar.

E mais? Você pode compartilhar, editar e colaborar com várias partes interessadas diretamente na plataforma. Você também pode criar seu próprio modelo personalizado de estrutura de detalhamento de recursos para uso futuro.

Consolide seu espaço de trabalho do projeto. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.