Cheio de (excessiva) confiança após construir com sucesso o Canal de Suez, Ferdinand de Lesseps tentou construir um canal ao nível do mar através do Istmo do Panamá. Infelizmente, ele subestimou enormemente os desafios de engenharia do terreno panamenho.
Atormentado por doenças e falta de experiência, ele teve que abandonar o projeto em 1889. Sua empresa faliu depois de gastar US$ 287 milhões no projeto.
De Lesseps foi vítima do que os psicólogos Daniel Kahneman e Amos Tversky chamam de "falácia do planejamento"
O que é a falácia do planejamento? Por que somos suscetíveis a ela? Como nossos preconceitos se manifestam em nosso trabalho e em nossa vida? E o que podemos fazer para mitigar a falácia do planejamento? Continue lendo para descobrir!
Entendendo a falácia do planejamento em detalhes
Em 1979, os psicólogos Kahneman e Tversky definiram a falácia do planejamento como "a tendência de subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa futura, em parte devido à confiança em cenários de desempenho excessivamente otimistas"
Em termos simples, a falácia do planejamento é um viés cognitivo que leva você a subestimar o tempo necessário para concluir uma tarefa e superestimar sua capacidade de realizá-la.
Algumas das características da falácia do planejamento são as seguintes:
- Isso afeta as previsões das suas tarefas (e da sua equipe), mas não as de outras pessoas
- Suas previsões se baseiam principalmente em julgamentos intuitivos, mas imprecisos
- Os erros resultam de preconceitos e ilusões, e não do acaso
- Isso ocorre independentemente de o planejador ter passado por fracassos semelhantes no passado
- Isso acontece independentemente de traços de personalidade, cultura, gênero, tamanho da tarefa ou tempo
Mas por que isso acontece?
Razões para o erro de planejamento
Os seres humanos percebem os eventos de forma assimétrica. Temos um desejo inato de ser positivos e esperançosos. Queremos acreditar que temos o poder e o controle para realizar uma tarefa, mesmo quando todas as evidências indicam o contrário. Veja por quê.
Gostamos de ver o copo meio cheio
Quando começamos a planejar um projeto, tendemos a nos concentrar no lado positivo. Acreditamos que aprendemos com os erros do passado e que hoje somos melhores. Queremos fazer um plano que nos faça parecer e nos sentir bem.
Quantas vezes você já ouviu um desenvolvedor dizer: "É uma correção de bug de cinco minutos"? O desenvolvedor acredita que é habilidoso o suficiente para resolver o bug em cinco minutos, mas a realidade está longe disso.
Somos resistentes à mudança
A mudança exige que modifiquemos nossa visão inicial do mundo. No meio de um projeto, se recebemos novas informações que nos mostram que estamos no caminho errado, reagimos rejeitando-as.
Os gerentes de projeto muitas vezes ignoram grandes desvios no progresso como pequenos contratempos, porque o viés de ancoragem entra em ação. Eles ancoram seu processo de pensamento no plano inicial, em vez de nas novas informações.
Não gostamos de informações negativas
Quando estamos no meio de um projeto, especialmente quando já foi feito um bom trabalho, não gostamos de ouvir más notícias. Ignoramos informações que desafiam nossa visão otimista, pois elas podem atrapalhar todo o projeto.
Na verdade, vemos aqueles que levam as informações negativas a sério como cínicos ou pessimistas. Como resultado, a pressão dos colegas e o viés de conformidade os levam a abraçar o sentimento popular.
Estamos acostumados a ser otimistas
Os praticantes de bungee jump acreditam que correm menos risco de se ferir do que outros saltadores, apesar de não haver dados que comprovem isso. Em um exemplo mais prático, presumimos que é fácil conciliar um emprego em tempo integral com um trabalho paralelo! Esses são exemplos de viés de otimismo.
Pesquisas mostram que o viés do otimismo é um dos vieses mais consistentes e prevalentes dos seres humanos. Ele decorre de duas tendências cognitivas: as pessoas superestimam a probabilidade de eventos positivos acontecerem com elas e subestimam a chance de eventos adversos.
A tendência e a pressão social para manter uma perspectiva irrealisticamente positiva levam ao excesso de confiança, à má avaliação dos riscos e à falta de planos de contingência.
O viés do otimismo alimenta a falácia do planejamento entre os gerentes de projeto de várias maneiras importantes.
- Você tende a se concentrar em resultados bem-sucedidos imaginários e ignorar possíveis obstáculos ao planejar
- Você superestima sua capacidade
- Você não planeja atrasos ou complicações porque acha que eles são improváveis
- Você ignora os dados históricos e confia nos melhores cenários possíveis
- Você atribui os fracassos do passado a fatores externos além do seu controle
Nosso raciocínio é motivado
O raciocínio motivado é uma forma de viés emocional em que você aceita evidências que se alinham com suas crenças atuais e rejeita qualquer informação que contradiga esse estado de espírito.
Por exemplo, se seu cliente quer um site desenvolvido em duas semanas, mas você sabe que a execução do projeto levará mais tempo, você concorda. Você se convence de que são apenas cinco páginas, que já tem um modelo, que o conteúdo está pronto, etc.
Veja como isso alimenta a falácia do planejamento:
- Você superestima a probabilidade de resultados positivos, levando a um viés de otimismo
- É mais provável que você se lembre dos sucessos passados de forma mais favorável devido ao viés de apoio à escolha
- A âncora leva você a se concentrar em detalhes específicos, em vez de ver o quadro geral
- Você processa informações de uma forma que reforça suposições, crenças e atitudes pré-existentes
Todos nós somos um pouco tendenciosos, confiantes, otimistas e motivados. Então, qual é o mal nisso, você pode perguntar.
Efeitos adversos da falácia do planejamento no planejamento de projetos
Quando você cai na falácia do planejamento, provavelmente cometerá vários erros. Isso pode ter consequências extremas.
Equívocos sobre prazos: a falácia do planejamento faz com que as equipes subestimem o tempo necessário para concluir projetos inovadores. Você pode estar confiante demais para abrir espaço para experimentação, falhas e retrabalho. Isso leva a previsões de tempo excessivamente otimistas que não levam em consideração o escopo completo do projeto.
Orçamento baixos: quando você se convence de que algo pode ser feito rapidamente, também subestima os recursos necessários. Assim, você pode contratar apenas um redator para concluir um e-book, que na verdade precisa dos serviços de um redator, editor e designer.
Ignorar riscos externos: A falácia do planejamento age como uma venda nos olhos, levando as equipes a se concentrarem exclusivamente em tarefas específicas e a ignorarem riscos externos, como o ambiente regulatório, a concorrência, a dinâmica do mercado etc.
Pressão autoimposta: as equipes se sentem obrigadas a apresentar cronogramas excessivamente otimistas para que os projetos sejam aprovados e financiados, mesmo sabendo que as estimativas são irrealistas. Isso cria pressão, levando os funcionários ao fracasso e ao esgotamento.
Inovação sufocada: projetos inovadores são complexos e incertos, tornando difícil estimar com precisão o tempo e os recursos necessários. O planejamento de projetos nesses casos está sujeito a vieses. Subestimar o tempo necessário para criar algo totalmente novo prejudicará o próprio objetivo que você estabeleceu para si mesmo.
Se você está zombando agora, pensando que apenas os jovens ou os excessivamente entusiasmados são suscetíveis à falácia do planejamento, pense novamente.
Exemplos reais da falácia do planejamento
As falácias de planejamento não discriminam entre pequenos projetos de desenvolvimento de software e grandes projetos de infraestrutura. Aqui estão alguns exemplos de como planos irrealistas, preconceitos, pressão e expectativas dos acionistas impactaram grandes empreendimentos ao longo da história.
A Ópera de Sydney
Uma das estruturas mais reconhecíveis do mundo, a construção da Ópera de Sydney foi adiada por pelo menos uma década devido a falhas no planejamento. A estimativa original, conforme relatado em 1957, era de US$ 7 milhões, com um prazo de conclusão estimado em seis anos. Uma versão reduzida do projeto original foi finalmente inaugurada 16 anos depois, a um custo de US$ 102 milhões!
A Ópera de Sydney enfrentou dificuldades devido a:
- Um início apressado: Considerando o clima político e a opinião pública favorável, o governo australiano queria que a construção começasse mais cedo do que era viável
- Planos incompletos: O arquiteto ainda não havia definido os planos finais, o que levou a medidas provisórias e problemas estruturais imprevistos
- Complexidade subestimada: os desafios do telhado em forma de concha levaram à sua completa reformulação e reconstrução
A Canadian Pacific Railway
Em 1871, a colônia da Colúmbia Britânica concordou em se tornar parte do Canadá. Em troca, o Canadá prometeu uma ferrovia transcontinental conectando os territórios.
O projeto, que deveria ser concluído em 1881 com um crédito de US$ 25 milhões, levou quatro anos a mais do que o planejado e exigiu um empréstimo adicional de US$ 22,5 milhões. Veja por quê.
- Falta de visão externa: Os planejadores não compreenderam adequadamente o terreno acidentado pelo qual precisavam passar os trilhos
- Falta de mão de obra: Havia uma grave escassez de trabalhadores devido aos salários baixos e às condições de trabalho perigosas, que os empreiteiros tiveram que compensar com mão de obra estrangeira
- Questões regulatórias: Pressões políticas, questões relacionadas a acordos fundiários e o poder popular contribuíram para o atraso na construção
Site Healthcare.gov
Em 20 de outubro de 2013, o presidente Barack Obama disse: "Não há como amenizar: o site está muito lento, as pessoas estão tendo dificuldades durante o processo de inscrição e acho que é justo dizer que ninguém está mais frustrado com isso do que eu". Ele estava se referindo ao tão aguardado site healthcare.gov.
Uma das principais razões para esse grande fracasso foi a falácia do planejamento.
- Subestimação dos custos: Investigações revelaram que o custo projetado para o desenvolvimento do site era de US$ 292 milhões, mas na verdade custou US$ 2,1 bilhões
- Inexperiência: Os Centros de Serviços Medicare e Medicaid (CMS) não tinham experiência na implementação de projetos de software, especialmente com essa complexidade
- Restrições de tempo: os empreiteiros receberam as especificações finais apenas alguns meses antes do lançamento, reduzindo significativamente o tempo disponível
O lado positivo dessa derrota é que você não é o único que planejou um projeto de desenvolvimento de software de 12 meses que está durando 18 meses e ainda não terminou.
Ou talvez você possa se perdoar por dedicar 15 minutos para arrumar sua casa, apenas para perceber que ainda estava limpando três horas depois?
A falácia do planejamento tem consequências em nossas vidas pessoais e profissionais. Ela cria pressão desnecessária, nos mantém afogados em nossos preconceitos e causa um ciclo vicioso de excesso de trabalho ou baixo desempenho. Para evitar isso, você precisa de dados, estruturas de planejamento e uma mente aberta.
Formas de evitar o erro de planejamento
Acreditar que é possível realizar algo em menos tempo do que realmente leva é um dos erros de julgamento mais comuns, tanto na vida pessoal quanto na corporativa.
A solução: prática, prática e prática. É preciso prática para perceber quando você está caindo na armadilha do erro de planejamento e ainda mais prática para adquirir o hábito de construir estruturas que o impeçam de sucumbir.
Aqui está um guia passo a passo sobre como abordar isso com as intenções certas, os processos adequados e um software de planejamento estratégico como o ClickUp.
Confie nos dados históricos
Observe o tempo de conclusão da tarefa da última vez, do início ao fim. Use as técnicas de previsão de classe de referência — essencialmente, o processo de prever o futuro com base em tarefas semelhantes, situações passadas e resultados.
Ao analisar o desempenho de projetos semelhantes no passado, você pode fazer previsões precisas com base em padrões de atrasos, desafios e riscos de custo do projeto.
- Identifique uma classe de referência relevante de dados de projetos semelhantes do passado
- Consolide esses dados com base no tempo que esses projetos levaram, tanto dentro quanto fora da organização
- Use esses dados para definir expectativas mais realistas para o projeto atual, em vez de confiar em estimativas baseadas em sua intuição
- Crie planos de contingência para lidar com restrições de tempo, gargalos e outros obstáculos potenciais
Capturar e manter dados históricos é a parte mais complicada para a maioria das empresas. As ferramentas de planejamento de projetos da ClickUp foram projetadas para reunir e organizar informações sobre o andamento do seu trabalho.
O ClickUp Time Tracking permite monitorar quanto tempo uma tarefa leva. A visualização ClickUp Workload permite que as equipes registrem sua disponibilidade e que os gerentes de projeto aloquem recursos de acordo com isso. O ClickUp Goals permite definir metas e acompanhar o progresso em tempo real.
Se você está desenvolvendo um produto, o ClickUp para Planejamento de Produtos tem tudo o que você precisa para evitar erros de planejamento, incluindo estimativas, controle de tempo e painéis personalizáveis. Não deixa nada ao acaso ou ao seu otimismo exagerado!
Defina intenções de implementação
As intenções de implementação são estratégias do tipo "se isso, então aquilo" usadas para regular o próprio comportamento ou criar hábitos. São maneiras simples, realistas e viáveis de trabalhar para atingir os objetivos de gerenciamento de projetos.
Defina intenções específicas de implementação sobre como e quando você concluirá o trabalho. Use afirmações do tipo "se-então", como:
- Orientado para tarefas: Se eu preciso cumprir o prazo, então terminarei a codificação em x-2 dias
- Orientado para os obstáculos: Se eu ficar doente, vou ajustar minha estratégia de gerenciamento de capacidade e recorrer ao tempo do John Doe para me substituir
- Orientado para resultados: Se o trabalho atrasar, vou reavaliar os prazos e informar o cliente com antecedência
- Orientado para o processo: Se houver alguma dependência, prestarei atenção redobrada para facilitar o fluxo de trabalho
Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp oferece uma maneira simples e visual de lidar com dependências. O ClickUp Tasks permite conectar itens e adicionar dependências para que você nunca perca nada. Use a visualização do gráfico de Gantt para visualizar o impacto do atraso e implementar procedimentos corretivos de acordo.
Quando necessário, faça uma análise SOAR completa para identificar seus pontos fortes, oportunidades, aspirações e resultados.
Abordar o projeto dessa maneira supera o viés do otimismo, considerando deliberadamente situações adversas.
Experimente o efeito de segmentação
Na educação, o efeito de segmentação visa melhorar os resultados da aprendizagem, dividindo as aulas em pequenos segmentos, em vez de elementos contínuos.
Em gerenciamento de projetos, isso significa simplesmente dividir um projeto grande em partes menores, o que o torna mais gerenciável. Ao fazer isso, considere o seguinte.
- Trabalho não relacionado ao trabalho: contabilize o tempo gasto em cada parte da tarefa, incluindo pesquisa, experimentação, conversas, etc.
- Consistência: Divida o projeto de maneira semelhante ao seu plano normal. Isso ajuda a analisar dados históricos equivalentes para fazer previsões
- Planejamento de contingência: planejar a conclusão de cada parte, em vez do todo, também ajuda a considerar possíveis obstáculos e trabalhar de forma gradual
Use o método de estimativa de três pontos
Use o método de estimativa de três pontos para combater a falácia do planejamento e desenvolver um cronograma de projeto mais realista. Ele envolve três cenários diferentes ao estimar a duração da tarefa.
- Estimativa otimista: melhor cenário possível, em que tudo corre bem
- Estimativa mais provável: resultados razoáveis esperados com base na experiência e nos dados
- Estimativa pessimista: pior cenário, em que ocorrem atrasos significativos devido a problemas
A média ponderada desses três valores fornece a estimativa mais provável para a tarefa. Tente criar sua própria estimativa de três pontos para o tempo necessário para cada tarefa com o ClickUp Time Estimates.
Não reinvente a roda
Os gerentes de projeto geralmente confiam na intuição para estimar quanto tempo algo levará. Isso leva a cálculos desnecessários repetidos várias vezes. Evite isso com modelos personalizados para suas necessidades.
Modelos gratuitos e personalizáveis da ClickUp
Pré-planejamento do projeto: o modelo de documento de planejamento da ClickUp ajuda a preparar a equipe do projeto para o sucesso, registrando objetivos, metas e itens de ação. Ele também ajuda a dividir as tarefas em partes gerenciáveis para uma entrega mais rápida.
Planejamento do projeto: O modelo de planejamento de projetos da ClickUp é uma estrutura fácil de usar para planejar tarefas futuras instantaneamente. Ele oferece a estrutura necessária para desenvolver um plano, organizar tarefas, priorizar atividades de alto impacto e alinhar os membros da equipe, tudo em um só lugar.
Tomada de decisão: O modelo de documento da estrutura de tomada de decisão da ClickUp ajuda você a avaliar com rapidez e precisão os prós e contras de qualquer decisão ao:
- Analisando todas as opções possíveis
- Identificar as ideias com maior prioridade para avançar
- Alinhar equipes em torno do que é mais importante para o sucesso coletivo
Não encontrou o que precisa? Confira estes dez modelos gratuitos de planejamento estratégico para criar uma estrutura a ser usada em qualquer decisão que você precise tomar.
Seja pessimista
A sabedoria popular diz que os pessimistas têm mais chances de sobreviver a um apocalipse zumbi porque mantêm a guarda alta, planejam para o pior, tomam decisões difíceis e abandonam preconceitos.
Embora o gerenciamento de projetos nem sempre seja um apocalipse zumbi, um pouco de pessimismo ajuda.
Uma perspectiva pessimista leva a avaliações mais realistas, criando buffers e contingências. Isso o levará a analisar dados passados e identificar tudo o que pode dar errado, proporcionando uma compreensão mais racional de seus pontos fortes e fracos.
O que é melhor do que um pessimista? Um pessimista com as ferramentas certas para visualizar planos de projeto e avaliá-los.
Tudo menos o preconceito: evite o erro de planejamento com o ClickUp
Daniel Kahneman, em seu livro "Pensar, rápido e devagar ", disse: "A maioria de nós vê o mundo como mais benigno do que realmente é, nossos atributos como mais favoráveis do que realmente são e os objetivos que adotamos como mais alcançáveis do que provavelmente são"
O que Ferdinand de Lesseps não conseguiu, os Estados Unidos da América conseguiram com o Canal do Panamá. Eles seguiram à risca o manual, usando diligentemente dados históricos para fazer estimativas realistas, planejando todos os resultados possíveis, realizando uma pesquisa minuciosa e alinhando todas as partes interessadas no projeto. Eles concluíram o projeto em dez anos.
Apesar dos inúmeros exemplos que alertam contra isso, a falácia do planejamento é um viés cognitivo generalizado que leva pessoas e equipes a subestimar o tempo, os custos e os riscos de tarefas e projetos futuros.
Embora você possa usar toda a sua força de vontade para evitar isso, estabelecer os sistemas certos pode ajudar mais.
Softwares de resolução de problemas e gerenciamento de riscos, como o ClickUp, são uma das ferramentas mais eficazes para tomar decisões realistas e baseadas em dados. Com recursos de gerenciamento de projetos, foco em dados, modelos intuitivos e IA projetada para fins específicos, o ClickUp estrutura seus pensamentos e esclarece sua tomada de decisão. Experimente o ClickUp. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.