À medida que sua empresa e seus clientes crescem, como você mantém uma colaboração estreita entre cada equipe e diferentes ferramentas? Esse foi exatamente o desafio que a DataAutomation enfrentou em 2020 antes de criar uma solução de trabalho completa para aumentar a produtividade com o ClickUp!
A história da DataAutomation
Fundada em 2016, a DataAutomation é uma plataforma SaaS que integra software e automatiza processos para ajudar as empresas a otimizar a produção, economizar tempo e eliminar erros humanos.
Hoje, o DataAutomation é usado por mais de 186 empresas em todo o mundo e se tornou líder no fornecimento de soluções de automação em massa e integração de aplicativos. Sua missão é personalizar e conectar softwares para que os clientes possam se concentrar em expandir seus negócios com mais eficiência.
O desafio
As soluções da DataAutomation exigem uma coordenação cuidadosa entre as equipes de Implementação, Vendas e Marketing.
Para atender às necessidades de seus clientes e de suas equipes em crescimento, a DataAutomation precisava de uma plataforma de trabalho única e compartilhada que melhorasse a colaboração entre funções, os processos de trabalho e a visibilidade organizacional.
A solução
Acreditamos que substituir fluxos de trabalho tradicionais por processos claros e automatizados é a chave para a eficiência dos negócios. Nossos clientes confiam em soluções sofisticadas que exigem uma colaboração cuidadosa entre todas as nossas equipes na DataAutomation. Com o ClickUp, finalmente podemos trabalhar juntos em um único lugar com um conjunto compartilhado de ferramentas, o que melhora os processos internos e impulsiona nossos negócios. Essa solução não apenas une nossas equipes, mas também encontramos um parceiro confiável que compartilha nossa filosofia de capacitar para trabalhar com mais eficiência!
Acreditamos que substituir fluxos de trabalho tradicionais por processos claros e automatizados é a chave para a eficiência dos negócios. Nossos clientes confiam em soluções sofisticadas que exigem uma colaboração cuidadosa entre todas as nossas equipes na DataAutomation. Com o ClickUp, finalmente podemos trabalhar juntos em um único lugar com um conjunto compartilhado de ferramentas, o que melhora os processos internos e impulsiona nossos negócios. Essa solução não apenas une nossas equipes, mas também encontramos um parceiro confiável que compartilha nossa filosofia de capacitar para trabalhar com mais eficiência!
Reunindo tudo em um só lugar
Renee ingressou na DataAutomation em 2020 e imediatamente assumiu uma tarefa monumental: auditar as ferramentas e os processos da equipe de implementação em busca de ineficiências — e, em seguida, criar um sistema para melhorá-los.
A visão de Renee para o futuro do trabalho na DataAutomation, que ela chama de Filosofia Umbrella, é que cada equipe e seu trabalho devem ser reunidos em um único lugar, onde todos possam se coordenar, independentemente de sua função ou conjunto de tecnologias.
“Os silos de informação são um grande impedimento para o trabalho multifuncional, especialmente em um ambiente remoto, onde você não pode aprender casualmente sobre as iniciativas de outro departamento enquanto espera seu café ficar pronto”, diz Renee.
“Sempre que você pode abrir suas ferramentas com o objetivo de aumentar a visibilidade e a acessibilidade das informações, você economiza tempo e reduz custos de oportunidade.”
Consolidação de ferramentas
Embora as ferramentas da DataAutomation fossem suficientes nos primeiros anos, elas se tornaram um fardo à medida que fluxos de trabalho desconectados levavam à perda de produtividade e mais estresse à medida que cada equipe crescia.
Na época, as equipes da Data Automation dependiam de várias plataformas para dar suporte às funções da equipe:
- Trello para gerenciamento de projetos
- Tettra para documentação de processos (SOP)
- Streak para CRM de vendas
- Google Docs para bases de conhecimento
- Google Forms para investigações de projetos e formulários de bugs
- Google Sheets para bancos de dados
- …e muito mais
Após um período de pesquisa e comparação de plataformas de projetos, Renee, em colaboração com outros, decidiu que o ClickUp era a única ferramenta que atendia a todos os critérios, oferecendo uma interface de usuário intuitiva e personalizável, flexível para as necessidades de todos, desde engenheiros até vendedores.
Com o ClickUp, cada uma das equipes principais da DataAutomation não está mais separada por ferramentas diferentes. Todos os backlogs, fluxos de trabalho e iniciativas de projetos agora estão em um único espaço de trabalho.
Criação de uma infraestrutura para dar suporte a todas as equipes
O primeiro passo para criar uma organização de trabalho eficiente é a infraestrutura. Embora as equipes precisem trabalhar juntas, elas também precisam de espaços separados para organizar seu trabalho.
A DataAutomation consegue isso organizando toda a empresa usando a hierarquia do ClickUp, que abrange espaços, pastas, listas e tarefas.
Os gerentes de projeto e líderes de equipe podem finalmente ver como todo o seu trabalho se conecta para contribuir com os objetivos da empresa.
Essa infraestrutura única e compartilhada contribui para várias conquistas importantes para a DataAutomation:
- Agora, toda a organização está claramente estruturada em espaços, pastas e listas
- Os gerentes de projeto agora têm uma visão panorâmica em nível da empresa, funções em nível de equipe e projetos e tarefas específicos em nível individual
- Agora, as equipes podem ver pontos fracos e gargalos; tempo gasto com bugs, atualizações e trabalho administrativo, trabalho duplicado, atrasos na comunicação etc. com a ajuda de widgets e painéis
- Os funcionários desfrutam de uma nova sensação de tranquilidade, sabendo que os itens de trabalho não se perdem e que não é necessário passar horas extras todos os dias organizando ou procurando itens de trabalho
Criação de um sistema para organizar tarefas e backlogs
Antes do ClickUp, as equipes de marketing e implementação da DataAutomation dependiam do Trello como base para armazenar todas as tarefas (tickets), backlogs e colaboração multifuncional entre equipes.
Embora os quadros do Trello fossem ideais em determinado momento, Renee e Addison Clearwood, sua colega gerente de projetos na DataAutomation, reconheceram que as necessidades de cada equipe há muito ultrapassavam as capacidades da ferramenta
- As tarefas ficavam presas ou se perdiam nos processos de revisão, sem um caminho claro para o acompanhamento
- A priorização do backlog era difícil devido aos vários status conflitantes usados por diferentes equipes
- Os status de marketing e implementação não estavam alinhados com o CRM, exigindo trabalho adicional para mapear os status em diferentes ferramentas
- A falta de subtarefas significava que não havia uma maneira fácil de dividir e compartilhar projetos maiores entre os membros da equipe, levando a ineficiências e silos de informações.
Com o ClickUp, as equipes da DataAutomation finalmente têm um sistema de gerenciamento de projetos completo que torna a colaboração em projetos (grandes e pequenos) perfeita entre todas as equipes.
Embora os quadros Kanban sejam ótimos para visualizar fluxos de trabalho, existem outras visualizações que facilitam a organização de pendências de tarefas e tickets de clientes.
“Anteriormente, organizávamos nosso backlog em vários sistemas; primeiro, em um nível geral, em planilhas que acompanhavam o nível de esforço em relação ao nível de impacto, e depois os transferíamos para o Trello para serem divididos em ações mais detalhadas. Os campos personalizados do ClickUp nos permitiram transferir o backlog para um único local.”
“Anteriormente, organizávamos nosso backlog em vários sistemas; primeiro, em um nível geral, em planilhas que acompanhavam o nível de esforço em relação ao nível de impacto, e depois os transferíamos para o Trello para serem divididos em ações mais detalhadas. Os campos personalizados do ClickUp nos permitiram transferir o backlog para um único local.”
As equipes da DataAutomation agora podem visualizar e organizar backlogs com as visualizações Lista, Tabela e Calendário do ClickUp.
Cada visualização é altamente personalizável e pode exibir informações relevantes (como campos personalizados ) em uma única tela, facilitando a compreensão e a priorização de qualquer tipo de pendência em um piscar de olhos.
Criando responsabilidade e transparência
Com vários responsáveis, cada pessoa na DataAutomation pode reconhecer imediatamente quem é responsável por cada tarefa. E essa tarefa pode ser compartilhada com qualquer número de pessoas usando o Watchers, que permite que qualquer pessoa receba notificações sobre as tarefas.
Permissões e visualização granulares permitem que cada equipe organize o trabalho em pastas separadas, ao mesmo tempo em que garantem visibilidade a todos em vários lugares, ajudando a criar transparência em todos os projetos da equipe.
Mantendo a comunicação da equipe fluida
Além disso, cada projeto agora conta com comunicação clara e atualizações de progresso com comentários e comentários atribuídos.
Qualquer pessoa pode atualizar seu progresso adicionando comentários (ou atribuindo-os para que não se percam) para manter as tarefas e as conversas de trabalho em andamento. E quando as tarefas avançam, todos ficam sincronizados com o mesmo status em cada nível do Espaço, proporcionando a todos uma visão geral consistente, sem confusão causada por muitos status.
“A filosofia abrangente permite que cada indivíduo veja o fluxo de trabalho à distância relevante para ele: os administradores podem ver apenas o que está em andamento em todas as divisões, enquanto os desenvolvedores podem detalhar as tarefas específicas associadas ao seu domínio e o suporte ao cliente pode detalhar ainda mais, apenas os relatórios de bugs”, explica Renee.
“Informações na medida certa facilitam a identificação de padrões e gargalos ou quando equipes específicas estão sobrecarregadas.”
Automatizando fluxos de trabalho com modelos e automações
A DataAutomation conhece em primeira mão o poder dos processos automatizados; é uma solução que eles oferecem aos clientes e que também está no centro da sua organização. Como uma equipe pequena, mas altamente eficiente, que trabalha em muitos fluxos de trabalho diferentes, os processos padronizados são essenciais para reduzir o trabalho manual e economizar tempo.
Aproveitando modelos de trabalho para visualizações, listas, tarefas e documentos
A DataAutomation agora tem modelos para visualizações, listas, tarefas e documentos, o que economiza muito tempo e reduz inconsistências e erros em todas as camadas do seu espaço de trabalho.
“Modelos para tipos de tarefas repetitivas, como tarefas de CRM, têm sido inestimáveis para acelerar e organizar dados relevantes. O próprio ato de criar modelos pode ajudar a identificar quais informações são realmente essenciais e quais estão confundindo as coisas”, diz Renee.
Com os modelos de tarefas do ClickUp, Renee e suas equipes têm modelos para projetos de trabalho repetitivos ou semelhantes que podem ser criados em segundos. Tudo, desde responsáveis e descrições até subtarefas e dependências, pode ser modelado, reduzindo o trabalho necessário para registrar um novo projeto.
Sempre que surge uma ideia ou necessidade de um cliente, qualquer pessoa pode criar uma tarefa rastreável em segundos.
Agora, cada equipe pode entender quem trabalha em quê, quem é responsável pela revisão e o que precisa ser feito antes que uma tarefa seja marcada como concluída.
Além disso, a equipe de Renee agora também pode usar modelos para Docs, facilitando a criação de bases de conhecimento internas e documentos de SOP.
Economize tempo para se concentrar no que importa com as automações
Como o próprio nome sugere, a DataAutomation aproveita ao máximo as automações do ClickUp para liberar o máximo de tempo possível para cada funcionário.
Agora, alterar um status, responsável ou data de vencimento pode ser feito automaticamente com base em qualquer número de gatilhos no ClickUp.
Acompanhamento com painéis e controle de tempo
Acompanhar o progresso do trabalho e o desempenho da equipe é essencial para o sucesso da DataAutomation como empresa.
Antes do ClickUp, era difícil acompanhar o trabalho porque ele estava desconectado em uma infinidade de ferramentas de projeto diferentes. Agora que o trabalho de cada equipe está localizado principalmente no ClickUp, é possível criar painéis para acompanhar o andamento de quase tudo.
Cada equipe tem seu próprio painel, onde pode analisar o tempo que os tickets ficam abertos, bugs em status, gargalos no fluxo de trabalho e muito mais — tudo em um só lugar.
Gerenciar recursos de tempo é outra função importante para Renee e cada equipe.
Com o Time Tracking, cada funcionário (e prestador de serviços) pode acompanhar automaticamente o tempo que leva para concluir qualquer tarefa — de qualquer lugar com o acompanhamento global de tempo do ClickUp. As estimativas de tempo também são usadas para definir referências para novos trabalhos, ajudando a definir expectativas e criar referências claras para trabalhos semelhantes que tiveram o tempo acompanhado.
Com painéis e controle de tempo implementados nos fluxos de trabalho diários, a DataAutomation agora tem visibilidade total do andamento do trabalho em cada momento e a capacidade de gerenciar os recursos da equipe melhor do que antes.
Resultados e próximos passos
Ao adotar o ClickUp em suas equipes de marketing, implementação e vendas, a DataAutomation deixou de depender de ferramentas desconectadas em diferentes departamentos e passou a usar uma única plataforma onde as equipes podem trabalhar juntas em um só lugar.
Desde o início da adoção gradual do ClickUp em todas as equipes no final de 2020, as equipes da DataAutomation têm desfrutado dos seguintes benefícios:
- Tem tempos de resposta mais rápidos e uma comunicação melhorada entre as equipas
- Maior visibilidade dos projetos multifuncionais e de como eles se relacionam com as metas da empresa
- Capacidade de identificar rapidamente gargalos nos fluxos de trabalho e otimizá-los
- Menos estresse e uma sensação compartilhada de tranquilidade
O que vem por aí para a DataAutomation
Em poucos meses, Renee e sua equipe ajudaram a DataAutomation a fazer a transição de várias plataformas desconectadas para uma única plataforma de trabalho compartilhada, que já produziu grandes ganhos em colaboração, produtividade e qualidade de vida no trabalho.
“Agora reunimos todas as equipes no ClickUp Workspace, incluindo a equipe de vendas. Criamos um CRM dentro do ClickUp que reúne todo o trabalho de todos os diferentes espaços. Por enquanto, está na primeira versão, mas estamos adicionando automações e refinamentos em um ritmo adequado”, explica Renee.
“Com o ClickUp, observamos melhorias na visibilidade e nos tempos de resposta. Temos uma clara tendência de queda nos rastreadores de ‘tempo em status’, o que é um sinal claro de que as tarefas estão menos propensas a ficarem paradas.”
Quer saber mais?