É preciso gastar dinheiro para ganhar dinheiro.
Todas as empresas gastam com pessoal, espaço de escritório, pesquisa, vendas, marketing e TI todos os anos, no decorrer normal de suas atividades. Mas quanto gastar em cada categoria?
A TI é uma das maiores despesas em qualquer organização. A Gartner prevê que os gastos mundiais com TI crescerão para US$ 5 trilhões em 2024. Esse crescimento constante traz consigo a necessidade de gerenciar esses investimentos com eficiência — uma tarefa que um bom orçamento de TI está pronto para realizar.
Nesta postagem do blog, discutimos como você pode usar as melhores práticas de orçamento de TI para uma melhor gestão financeira em sua organização.
O que é orçamento de TI?
O orçamento de TI é o processo de alocação estratégica de fundos para projetos, ferramentas, sistemas, infraestrutura e custos operacionais de TI. Isso inclui analisar, interpretar, prever, alocar, aprovar e supervisionar os gastos com TI.
Componentes principais de um orçamento de TI
Um orçamento de TI abrange tudo o que o departamento de TI precisa e utiliza. Isso inclui o seguinte.
Hardware: despesas relacionadas a ativos físicos de tecnologia, como servidores, computadores, equipamentos de rede e periféricos.
Software e serviços: licenças de software, aplicativos e plataformas. Isso pode variar de software pronto para uso a soluções empresariais especializadas e assinaturas de serviços baseados em nuvem.
Despesas com pessoal de TI: embora os custos com pessoal normalmente sejam deduzidos do orçamento de RH, as despesas com consultores, fornecedores, treinamento etc. fazem parte do orçamento de TI.
Custos de suporte técnico: custos contínuos de manutenção e suporte, incluindo atualizações de software, reparos de hardware, serviços de suporte técnico e garantias.
Segurança da informação: Proteção de sistemas de TI, incluindo firewall e software antivírus, sistemas de detecção de intrusão e auditorias de segurança.
Computação em nuvem: serviços em nuvem e taxas de assinatura para armazenamento em nuvem, recursos de computação, aplicativos SaaS e ofertas de plataforma como serviço (PaaS).
Noções básicas sobre orçamento de TI
O orçamento de TI é uma parte importante da Gestão Financeira de TI (ITFM), uma abordagem popular para viabilizar financeiramente as necessidades de uma organização.
A ITFM se concentra em minimizar o desperdício, economizar custos, prever despesas de capital e operacionais e incentivar comportamentos financeiros desejados, tudo isso pode ser alcançado por meio do orçamento.
Por que o orçamento de TI é importante?
No nível mais básico, o orçamento de TI é necessário para evitar gastos excessivos, ou seja, gastar mais do que você tem. Além disso, o orçamento de TI traz muitos outros benefícios.
Retorno sobre o investimento
Um bom orçamento de TI garante que haja retorno sobre cada centavo gasto pela organização. Ele também ajuda os gerentes de projeto e líderes a se concentrarem em iniciativas que têm mais chances de produzir resultados.
Por exemplo, se você estiver investindo em um software de emissão de bilhetes, um bom orçamento de TI justificará os retornos exatos que você espera, na forma de aumento nas pontuações TAT ou CSAT.
Alinhamento estratégico
Os orçamentos de TI ajudam os líderes de departamento a se manterem alinhados com a estratégia organizacional. Por exemplo, se a estratégia de negócios for o crescimento, você alocaria mais orçamentos para ferramentas de aquisição de clientes, como CRM, marketing por e-mail, análise de vendas, etc.
Visão abrangente
Quando os orçamentos de TI são definidos no início do ano, é necessária uma visão abrangente das necessidades e metas de todo o departamento. Isso permite que os chefes de TI e gerentes de projeto planejem seu ano de forma eficaz.
Experimentação
Um bom orçamento garante que você reserve dinheiro suficiente para projetos experimentais, o que pode ajudar a ampliar sua inovação. Por exemplo, você pode reservar 5% do seu orçamento de TI para criar algo radical sem afetar o resto do seu trabalho.
Para obter todos esses benefícios, você precisa das pessoas certas ao seu lado.
Quem está envolvido no orçamento de TI?
Um bom orçamento de TI precisa ser um plano colaborativo entre as áreas financeira e de TI. As principais partes interessadas incluem o diretor financeiro (CFO), o diretor de tecnologia (CTO) ou o diretor de informações (CIO).
Normalmente, um CTO/CIO é responsável pelo planejamento e solicitação de um orçamento de TI, que o CFO analisa e aprova. Portanto, o CIO é responsável por:
- Criando a estratégia de TI com projetos alinhados aos objetivos de negócios
- Identificar necessidades, prever custos e priorizar despesas
- Colaborar com outros departamentos para entender as necessidades de TI da organização
- Gerenciamento de custos de TI, elaboração de medidas de redução de custos e negociação com fornecedores
- Planejamento ágil da capacidade e nivelamento de recursos
- Avalie e reduza os riscos relacionados aos investimentos em TI, incluindo riscos de segurança/conformidade e excedentes de projetos.
Em algumas partes desse processo, outros departamentos também podem estar envolvidos. Por exemplo, o RH pode ter uma palavra a dizer na contratação de prestadores de serviços ou consultores. Os KPIs de compras podem incluir a negociação do melhor preço com os fornecedores.
Como o orçamento de TI está relacionado à receita?
O orçamento de TI diz respeito ao fluxo de saída de fundos, ou seja, às despesas. A receita de TI é a renda, que rastreia quanto dinheiro os serviços ou produtos de TI geram. Você precisa de um bom equilíbrio entre a receita de TI e os orçamentos para manter a lucratividade.
A média dos orçamentos de TI como porcentagem da receita é uma métrica de sucesso fundamental em todas as organizações. Ela pode variar de 2 a 8%, dependendo do setor. Por exemplo, o setor de construção gasta cerca de 1,68% da receita em TI, enquanto o setor bancário gasta quase 8%.
Para manter esse padrão e garantir o retorno sobre o investimento, você precisa de um processo. Vamos analisar isso.
Explorando o processo de orçamento de TI: um guia detalhado passo a passo
O orçamento é um processo que envolve o gerenciamento de várias partes móveis. Você precisa de um bom processo e de um software robusto de gerenciamento de projetos de TI, como o ClickUp, para planejar com eficácia. Nesta seção, discutiremos ambos.
1. Avalie a situação atual
Antes de visualizar um estado futuro e planejar para ele, você precisa entender onde você está. Analise seu cenário atual de TI, incluindo:
- Infraestrutura de TI existente, incluindo hardware, software, sistemas de rede e medidas de segurança
- Métricas de desempenho, como tempo de atividade do sistema, tempo de resposta a incidentes e níveis de satisfação do usuário.
O objetivo é identificar pontos fortes, pontos fracos e áreas que precisam de melhorias ou investimentos. Por exemplo, se seus servidores estão frequentemente acima da capacidade, isso indica a necessidade de investimento em servidores adicionais ou mais potentes.
Use os painéis do ClickUp para entender sua situação atual. Personalize-os com os relatórios de que você precisa e avalie as lacunas.
2. Defina a estratégia e os objetivos de TI
Compreenda os objetivos da empresa para os próximos anos e determine como a TI pode apoiá-los. Com base na estratégia de negócios, crie uma estratégia de marketing de apoio.
Por exemplo, se uma empresa pretende aumentar sua participação no mercado lançando uma plataforma online, a estratégia de TI incluiria a criação de recursos de comércio eletrônico. Portanto, planeje-se para isso. Usar um modelo de TI ou um modelo de roteiro tecnológico pode acelerar sua jornada.
Ou comece do zero e faça um brainstorming das suas necessidades em colaboração com sua equipe usando o quadro branco do ClickUp. Peça feedback e converta itens em tarefas diretamente do quadro branco.
3. Previsão de requisitos
Com base na sua estratégia de TI, realize uma análise completa dos requisitos. Aborde atualizações tecnológicas, implementações de novos sistemas, necessidades de pessoal e outros recursos de TI necessários.
Por exemplo, se você deseja expandir rapidamente o desenvolvimento de software, talvez precise de um software de documentação de TI para incorporar a repetibilidade ao seu processo.
O ClickUp Forms é uma ótima maneira de coletar requisitos de líderes de projeto ou funcionais. Configure um formulário e envie-o aos chefes de produto, segurança, infraestrutura, dados etc. para capturar suas necessidades.
4. Estime os custos
Estime os custos diretos e indiretos associados às suas necessidades. Calcule o custo total de propriedade. Por exemplo, seu novo software de análise pode custar X dólares por mês em assinatura.
Além disso, você terá gastos com implementação, personalização, treinamento de usuários, manutenção etc. Certifique-se de cobrir todos os custos associados a cada item da sua solicitação de orçamento.
5. Priorize os investimentos
É improvável que você consiga tudo o que planejou. Portanto, estabeleça prioridades para garantir que os orçamentos dos programas mais importantes sejam aprovados.
Por exemplo, se você precisar escolher entre atualizar o sistema de CRM e aprimorar as medidas de segurança cibernética, talvez seja melhor priorizar a segunda opção se tiver identificado ameaças recentes à segurança.
Antes de solicitar um orçamento:
- Avalie o impacto comercial de cada item do orçamento.
- Documente sua importância estratégica.
- Calcule o ROI esperado em termos de valor comercial, como economia, eficiência, produtividade, etc.
6. Elabore o orçamento de TI
Com todas as informações em mãos, crie uma apresentação abrangente de seus orçamentos. Qualquer bom software de orçamento para pequenas empresas pode fazer isso por você.
Crie uma tabela com itens para cada categoria de despesas. Inclua informações sobre o projeto associado, quanto você pretende concluir, o orçamento que está solicitando, o ROI potencial e quaisquer outros recursos de que possa precisar.
Use os modelos de orçamento de projeto do ClickUp para começar imediatamente.
7. Obtenha aprovação
Leve-o à liderança financeira e empresarial para obter suas aprovações. Nesta fase, esteja preparado para responder a perguntas e negociar com eles. Se você estiver usando um software de orçamento de projetos, isso também pode acontecer facilmente de forma assíncrona.
8. Implemente e monitore
Agora é hora de gastar os orçamentos que você recebeu e implementar sua estratégia. Para garantir que você esteja aproveitando ao máximo seus orçamentos, configure seus projetos em um software de gerenciamento de operações de TI e monitore o progresso.
O modelo de contabilidade do ClickUp ajuda a gerenciar esse processo sem esforço. Com suas nove visualizações diferentes, esse modelo avançado facilita o monitoramento das contas a pagar e a receber.
9. Revise e ajuste
O processo de orçamento de TI precisa ser iterativo. Estabeleça um calendário orçamentário e revisões regulares dos gastos. Compare os gastos reais com os orçamentos planejados para se recalibrar de acordo com as mudanças nas necessidades de negócios, avanços tecnológicos ou desvios. Certifique-se de que suas iniciativas de governança de TI estejam alinhadas com o uso do seu orçamento.
Enquanto você segue o processo de orçamento acima, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem lembradas.
Melhores práticas e dicas para orçamentação de TI
Auditar a infraestrutura atual, coletar requisitos, estimar custos, equilibrar demandas conflitantes e fazer propostas orçamentárias convincentes pode ser uma tarefa difícil. Para tornar isso um pouco mais fácil, aqui estão alguns conselhos de líderes nessa área.
Alinhe o orçamento de TI com as metas de negócios
A melhor maneira de obter a aprovação do seu orçamento é mantê-lo em estreita alinhamento com os objetivos de negócios. Se a conexão não parecer óbvia, reserve um tempo para apresentar os argumentos.
Por exemplo, você pode querer investir em aprendizado de máquina, enquanto a estratégia de negócios é priorizar a experiência do cliente (CX). Como líder de TI, defenda como suas iniciativas de aprendizado de máquina podem melhorar a CX e quais metas de negócios elas podem ajudar a alcançar.
Use dados e análises
Ao realizar sua auditoria, veja se você pode voltar alguns anos. Reúna os dados para identificar padrões, economias potenciais e tomar decisões informadas.
Se você não tiver as informações, configure o software de gestão de TI da ClickUp para capturar pontos de dados para o futuro.
Com o ClickUp, você pode coletar informações sobre a eficiência do seu projeto, incluindo tempo estimado, tempo gasto, duração do ciclo de vida do projeto, despesas, pagamentos, retornos, etc.
Comunique-se de forma transparente
Um bom orçamento de TI precisa da contribuição dos membros da sua equipe, gerentes de projeto, colegas de negócios e equipes financeiras. Comunique-se regularmente com eles para criar transparência e confiança.
As tarefas do ClickUp incluem comentários aninhados para conversar no contexto. Use a visualização de bate-papo do ClickUp para ver todas as suas mensagens em um só lugar e responder quando estiver pronto.
Desenvolva a adaptabilidade
Embora o orçamento seja feito anualmente, o dinheiro orçado não é gasto de uma só vez. Portanto, seja flexível com seu orçamento ao longo do ano.
- Realize revisões regulares para saber como está o desempenho de suas despesas.
- Realize sessões trimestrais para ver como o orçamento e o desempenho do seu projeto evoluíram ao longo do último trimestre e o que você precisa para o próximo.
- Converse com as equipes de negócios para entender como os programas de TI estão ajudando-as.
- Realoque os orçamentos com base no que você aprendeu e no que você precisa.
- Leve em consideração os riscos de TI. Veja como fazer isso.
Gerenciamento de riscos e fatores atenuantes no orçamento de TI
Com ataques cibernéticos, tempo de inatividade dos servidores, violações de dados, aumento da conformidade e erros humanos, a TI está repleta de riscos. O orçamento de TI precisa reconhecer e levar em conta os riscos.
Aqui estão alguns riscos potenciais e como você pode mitigá-los.
Use o planejamento de cenários para gerenciar riscos.
Ao prever as necessidades, considere os vários cenários. Por exemplo, se você precisar de um novo CRM, poderá criá-lo, comprar uma ferramenta SaaS ou adaptar planilhas existentes para atender a essa finalidade.
Explore cada um desses cenários em termos de custos, benefícios e riscos. Planeje seus orçamentos para mitigar os riscos decorrentes das escolhas que você faz.
Se você optar pela planilha, talvez seja necessário contratar mais pessoas ou dedicar mais tempo ao gerenciamento manual. Reserve orçamentos para pessoal adicional.
Prepare-se para os riscos da terceirização
As equipes de TI utilizam equipes terceirizadas para economizar custos com salários e despesas gerais. No entanto, a dependência de prestadores de serviços externos pode introduzir riscos relacionados à estabilidade do fornecedor, qualidade do serviço e potencial para interrupções no serviço, o que pode afetar as operações comerciais.
- Avalie a confiabilidade do seu fornecedor.
- Estabeleça um contrato sólido, definindo claramente os resultados esperados e as penalidades.
- Tente distribuir seus riscos contratando vários fornecedores.
- Elabore uma estratégia de gestão de custos para o caso de você ser atingido pelo risco.
- Crie mecanismos de backup
Fortaleça a gestão de riscos e conformidade
Os riscos de TI podem ser caros. A IBM descobriu que o custo médio de uma violação de dados é de US$ 4,45 milhões. Quando a British Airways foi considerada culpada por violar o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), a UE multou a companhia aérea em £ 20 milhões!
A única maneira de se antecipar a esses riscos é fortalecer ativamente suas medidas de segurança. Gerencie os orçamentos dos projetos para apoiar a otimização contínua das iniciativas de segurança e gestão de riscos.
Divida seus orçamentos de TI com o ClickUp
É comum que as equipes pensem nos orçamentos como limites para seus gastos. Pelo contrário, um orçamento bem planejado pode ser a liberdade para executar os projetos que você deseja.
Use o ClickUp para criar clareza e transparência no processo de orçamento. Colete dados e execute seus projetos no ClickUp para obter maior eficiência e monitoramento detalhado. Analise o desempenho regularmente e adapte-se à medida que avança. Economize dinheiro ao longo do caminho.
Deixe que os orçamentos de TI lhe deem liberdade para perseguir seus objetivos. Experimente o ClickUp hoje mesmo gratuitamente!