Você precisa gastar dinheiro para ganhar dinheiro.
Toda empresa gasta com pessoal, espaço de escritório, pesquisa, vendas, marketing e TI todos os anos durante o curso natural de seus negócios. Mas quanto gastar em qual categoria?
A TI é uma das maiores despesas de qualquer organização. O Gartner prevê que os gastos mundiais com TI crescerão para US$ 5 trilhões em 2024 . Esse crescimento constante traz consigo a necessidade de gerenciar esses investimentos de forma eficiente - uma tarefa que um bom orçamento de TI está preparado para realizar.
Nesta postagem do blog, discutiremos como você pode usar as práticas recomendadas de orçamento de TI para melhorar o gerenciamento financeiro de sua organização.
O que é orçamento de TI?
O orçamento de TI é o processo de alocação estratégica de fundos para projetos, ferramentas, sistemas, infraestrutura e custos operacionais de TI. Isso inclui a análise, a interpretação, a previsão, a alocação, a aprovação e a supervisão dos gastos de TI.
Principais componentes de um orçamento de TI
Um orçamento de TI engloba tudo o que o departamento de TI precisa e usa. Isso inclui o seguinte.
Hardware: Despesas relacionadas a ativos físicos de tecnologia, como servidores, computadores, equipamentos de rede e periféricos.
Software e serviços: Licenças de software, aplicativos e plataformas. Isso pode variar de software de prateleira a soluções empresariais especializadas e assinaturas de serviços baseados em nuvem.
Despesas com a equipe de TI: Embora os custos de pessoal normalmente saiam do orçamento de RH, as despesas com consultores, fornecedores, treinamento etc. fazem parte do orçamento de TI.
Custos de suporte técnico: Custos contínuos de manutenção e suporte, incluindo atualizações de software, reparos de hardware, serviços de suporte técnico e garantias.
Segurança da informação: Proteção dos sistemas de TI, incluindo software de firewall e antivírus, sistemas de detecção de intrusão e auditorias de segurança.
Computação em nuvem: Serviços de nuvem e taxas de assinatura para armazenamento em nuvem, recursos de computação, aplicativos SaaS e ofertas de plataforma como serviço (PaaS).
Noções básicas de orçamento de TI
O orçamento de TI é uma parte importante do Gerenciamento Financeiro de TI (ITFM), uma abordagem popular para viabilizar financeiramente as necessidades de uma organização.
O ITFM se concentra na minimização do desperdício, na economia de custos, na previsão de despesas operacionais e de capital e no incentivo aos comportamentos financeiros desejados, todos os quais podem ser obtidos por meio da orçamentação.
Por que o orçamento de TI é importante?
No nível mais básico, o orçamento de TI é necessário para evitar dinheiro que você não tem, ou seja, gastos excessivos. Além disso, o orçamento de TI beneficia muito mais do que isso.
Retorno sobre o investimento
Um bom orçamento de TI garante que haja um retorno sobre cada centavo gasto pela organização. Ele também ajuda os gerentes de projeto e os líderes a se concentrarem em iniciativas com maior probabilidade de produzir resultados.
Por exemplo, se você estiver investindo em software de emissão de tíquetes um bom orçamento de TI justificará os retornos exatos que você espera, na forma de aumento nas pontuações de TAT ou CSAT.
Alinhamento estratégico
Os orçamentos de TI ajudam os líderes de departamento a se manterem alinhados com a estratégia organizacional. Por exemplo, se a estratégia de negócios for o crescimento, você alocaria mais orçamentos para ferramentas de aquisição de clientes, como CRM, marketing por e-mail, análise de vendas etc.
Visão saudável
Quando os orçamentos de TI são definidos no início do ano, é preciso ter uma visão completa das necessidades e metas de todo o departamento. Isso permite que os chefes de TI e os gerentes de projeto planejem seu ano de forma eficaz.
Experimentação
Um bom orçamento garante que você reserve dinheiro suficiente para projetos experimentais, o que pode ajudar a ampliar sua inovação. Por exemplo, você pode reservar 5% do seu orçamento de TI para criar algo radical sem que isso afete o restante do seu trabalho.
Para obter todos esses benefícios, você precisa ter as pessoas certas em sua mesa.
Quem está envolvido na elaboração do orçamento de TI?
Um bom orçamento de TI precisa ser um plano colaborativo entre finanças e TI. As principais partes interessadas incluem o CFO (Chief Financial Officer), o CTO (Chief Technology Officer) ou o CIO (Chief Information Officer).
Normalmente, um CTO/CIO é responsável por planejar e solicitar um orçamento de TI, que o CFO analisa e aprova. Portanto, o CIO é responsável por:
- Criar a estratégia de TI com projetos alinhados aos objetivos comerciais
- Identificar necessidades, prever custos e priorizar despesas
- Colaborar com outros departamentos para entender as necessidades de TI da organização
- Gerenciar os custos de TI, projetar medidas de redução de custos e negociar com fornecedores
- Planejamento ágil da capacidade enivelamento de recursos* Avaliação e atenuação dos riscos relacionados aos investimentos em TI, incluindo riscos de segurança/conformidade e excedentes de projetos
Em partes desse processo, outros departamentos também podem estar envolvidos. Por exemplo, o RH pode ter uma palavra a dizer na contratação de prestadores de serviços ou consultores. KPIs de aquisição podem incluir a negociação do melhor preço com os fornecedores.
Como o orçamento de TI está relacionado à receita?
O orçamento de TI diz respeito à saída de fundos, ou seja, às despesas. A receita de TI é o rendimento, monitorando quanto dinheiro os serviços ou produtos de TI geram. Você precisa de um bom equilíbrio entre a receita e os orçamentos de TI para manter a lucratividade.
A média dos orçamentos de TI como porcentagem da receita é uma métrica fundamental para o sucesso das organizações. Ela pode variar de 2-8% dependendo do setor. Por exemplo, o setor de construção gasta cerca de 1,68% da receita em TI, enquanto o setor bancário gasta quase 8%.
Para manter esse padrão e garantir o retorno sobre o investimento, você precisa de um processo. Vamos dar uma olhada nisso.
Explorando o processo de orçamento de TI: Um guia detalhado passo a passo
A elaboração do orçamento é um processo que envolve o gerenciamento de várias partes móveis. Você precisa de um bom processo e de um Software de gerenciamento de projetos de TI robusto, como o ClickUp para planejar com eficiência. Nesta seção, discutiremos ambos.
1. Avaliar o estado atual
Antes de visualizar um estado futuro e planejar para ele, você precisa entender onde está. Analise seu cenário atual de TI, incluindo:
- Infraestrutura de TI existente, incluindo hardware, software, sistemas de rede e medidas de segurança
- Métricas de desempenho, como tempo de atividade do sistema, tempos de resposta a incidentes e níveis de satisfação do usuário
O objetivo é identificar os pontos fortes, os pontos fracos e as áreas que precisam de aprimoramento ou investimento. Por exemplo, se seus servidores estão frequentemente acima da capacidade, isso indica a necessidade de investimento em servidores adicionais ou mais potentes.
Use Painéis do ClickUp para entender seu estado atual. Personalize-o com os relatórios de que você precisa e avalie as lacunas.
Relatórios em tempo real com ClickUp Dashboards
2. Definir a estratégia e os objetivos de TI
Entenda as metas da empresa para os próximos anos e determine como a TI pode apoiá-las. Com base na estratégia de negócios, crie uma estratégia de marketing de apoio.
Por exemplo, se uma empresa pretende aumentar sua participação no mercado lançando uma plataforma on-line, a estratégia de TI incluiria a criação de recursos de comércio eletrônico. Portanto, planeje isso. Usando um Modelo de TI ou um modelo de roteiro de tecnologia pode acelerar sua jornada.
Ou comece do zero e faça um brainstorming das suas necessidades de forma colaborativa com a sua equipe usando o modelo Quadro branco do ClickUp . Solicite feedback e converta itens em tarefas diretamente do quadro branco.
Visualize iniciativas e projetos conectados no ClickUp Whiteboard
3. Previsão de requisitos
Com base em sua estratégia de TI, realize uma análise de requisitos . Abrange atualizações de tecnologia, implementações de novos sistemas, necessidades de pessoal e outros recursos de TI necessários.
Por exemplo, se você estiver procurando dimensionar rapidamente o desenvolvimento de software, talvez precise de Software de documentação de TI para incorporar a repetibilidade em seu processo.
O ClickUp Forms é uma ótima maneira de coletar requisitos de líderes de projeto ou funcionais. Configure um formulário e envie-o aos chefes de produto, segurança, infraestrutura, dados, etc., para capturar suas necessidades.
Coleta de requisitos orçamentários dos chefes de departamento de TI
4. Estimar os custos
Faça uma estimativa dos custos diretos e indiretos associados aos seus requisitos. Calcule o custo total de propriedade. Por exemplo, seu novo software de análise pode lhe custar US$ X por mês em assinatura.
Além disso, você gastará com implementação, personalização, treinamento de usuários, manutenção, etc. Certifique-se de cobrir todos os custos associados a cada item em sua solicitação de orçamento.
5. Priorizar investimentos
É improvável que você receba tudo o que planejou. Portanto, priorize para garantir que os orçamentos sejam aprovados para os programas mais importantes.
Por exemplo, se você precisar escolher entre atualizar seu sistema de CRM e aprimorar as medidas de segurança cibernética, poderá priorizar a segunda opção se tiver identificado ameaças recentes à segurança.
Antes de solicitar um orçamento:
- Avalie o impacto comercial de cada item orçamentário
- Documentar sua importância estratégica
- Calcule o ROI esperado em termos de valor comercial, como economia, eficiência, produtividade etc.
6. Desenvolver o orçamento de TI
Com todas as informações em mãos, crie uma apresentação abrangente de seus orçamentos. Qualquer bom software de orçamento para pequenas empresas pode fazer isso por você.
Crie uma tabela com itens de linha para cada categoria de despesa. Inclua informações sobre o projeto associado, quanto você pretende concluir, o orçamento que está solicitando, o ROI potencial e quaisquer outros recursos de que possa precisar.
Use Modelos de orçamento de projeto do ClickUp para começar imediatamente.
7. Obter aprovação
Leve-o para a liderança financeira e comercial para obter suas aprovações. Nessa etapa, esteja preparado para responder a perguntas e negociar com eles. Se você estiver usando um software de orçamento de projeto isso também pode acontecer facilmente de forma assíncrona.
8. Implementar e monitorar
Agora é hora de gastar os orçamentos que você recebeu e implementar sua estratégia. Para ter certeza de que está tirando o melhor proveito dos seus orçamentos, configure seus projetos em Software de gerenciamento de operações de TI e monitorar o progresso. Modelo de contabilidade do ClickUp ajuda a gerenciar esse processo sem esforço. Com suas nove visualizações diferentes, esse modelo avançado facilita o monitoramento das contas a pagar e a receber.
Monitoramento de orçamento no ClickUp
9. Revisar e ajustar
O processo de orçamento de TI precisa ser iterativo. Defina um calendário orçamentário e revisões regulares dos gastos. Compare os gastos reais com os orçamentos planejados para recalibrar as necessidades comerciais em constante mudança, os avanços tecnológicos ou os desvios. Garanta que seu Governança de TI as iniciativas de governança de TI estão de acordo com o uso de seu orçamento.
Enquanto estiver seguindo o processo de orçamento acima, aqui estão algumas práticas recomendadas que você deve ter em mente.
Melhores práticas e dicas de orçamento de TI
Auditar a infraestrutura atual, coletar requisitos, estimar custos, equilibrar demandas conflitantes e fazer propostas orçamentárias convincentes pode ser muito trabalhoso. Para tornar isso um pouco mais fácil, aqui estão alguns conselhos dos líderes nesse espaço.
Alinhe o orçamento de TI com as metas de negócios
A melhor maneira de ter seu orçamento aprovado é mantê-lo alinhado com as metas comerciais. Se a conexão não parecer óbvia, dedique um tempo para explicar o caso.
Por exemplo, talvez você queira investir em aprendizado de máquina, enquanto a estratégia de negócios é priorizar a experiência do cliente (CX). Como líder de TI, explique como suas iniciativas de aprendizado de máquina podem melhorar a experiência do cliente e quais metas de negócios elas podem ajudar a atingir.
Use dados e análises
Ao realizar sua auditoria, veja se é possível voltar alguns anos. Reúna os dados para identificar padrões, possíveis economias e tomar decisões informadas.
Se você não tiver as informações, configure o ClickUp's Software de gerenciamento de TI para capturar pontos de dados para o futuro.
Com o ClickUp, você pode coletar informações sobre a eficiência do seu projeto, incluindo tempo estimado, tempo gasto, duração do ciclo de vida do projeto, despesas, pagamentos, devoluções etc.
Comunique-se com transparência
Um bom orçamento de TI precisa da contribuição dos membros da sua equipe, dos gerentes de projeto, das contrapartes comerciais e das equipes financeiras. Comunique-se regularmente com eles para criar transparência e confiança.
As tarefas do ClickUp incluem comentários aninhados para conversar no contexto. Use o Visualização do bate-papo do ClickUp para ver todas as suas mensagens em um só lugar e responder quando estiver pronto.
Comunique-se sem esforço com o ClickUp Chat
Crie adaptabilidade
Embora o orçamento seja feito anualmente, o dinheiro orçado não é gasto de uma só vez. Portanto, seja adaptável com seu orçamento ao longo do ano.
- Realize revisões regulares para saber como está o desempenho do seu fluxo de saída
- Faça sessões trimestrais para ver como o orçamento e o desempenho de seu projeto progrediram no último trimestre e o que você precisa para o próximo
- Converse com as equipes de negócios para entender como os programas de TI as estão ajudando
- Realoque os orçamentos com base no que você aprendeu e no que precisa
- Leve em conta os riscos de TI. Veja como
Gerenciando riscos e fatores atenuantes no orçamento de TI
Com ataques cibernéticos, paralisações de servidores, violações de dados, aumento da conformidade e erros humanos, a TI está repleta de riscos. O orçamento de TI precisa reconhecer e levar em conta os riscos.
Aqui estão alguns riscos potenciais e como você pode atenuá-los.
Use o planejamento de cenários para gerenciar riscos
Quando estiver prevendo requisitos, considere os vários cenários. Por exemplo, se precisar de um novo CRM, você poderá criá-lo, comprar uma ferramenta SaaS ou adaptar planilhas existentes para atender a essa finalidade.
Explore cada um desses cenários com relação a custos, benefícios e riscos. Planeje seus orçamentos para reduzir os riscos decorrentes das escolhas que fizer.
Se você optar pela planilha, talvez precise contratar mais pessoas ou passar mais tempo gerenciando-a manualmente. Reserve orçamentos para mais pessoas.
Prepare-se para os riscos da terceirização
As equipes de TI usam equipes terceirizadas para economizar custos com salários e despesas gerais. No entanto, a dependência de provedores de serviços externos pode introduzir riscos relacionados à estabilidade do fornecedor, à qualidade do serviço e à possibilidade de interrupções no serviço, o que pode afetar as operações comerciais.
- Avalie a confiabilidade de seu fornecedor
- Estabeleça um contrato sólido, definindo claramente os resultados e as penalidades
- Tente distribuir seus riscos contratando vários fornecedores
- Elabore uma estratégia de gerenciamento de custos para o caso de você ser atingido pelo risco
- Crie mecanismos de backup
Fortaleça o gerenciamento de risco e conformidade
Os riscos de TI podem ser caros. A IBM descobriu que o custo médio de uma violação de dados é de US$ 4,45 milhões. Quando se descobriu que a British Airways violou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), a UE multou a companhia aérea em £ 20 milhões!
A única maneira de ficar à frente desses riscos é fortalecer ativamente suas medidas de segurança. Gerencie os orçamentos do projeto para dar suporte à otimização contínua das iniciativas de segurança e gerenciamento de riscos.
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É comum que as equipes pensem nos orçamentos como limites para seus gastos. Pelo contrário, um orçamento bem planejado pode ser a liberdade para executar os projetos que você deseja.
Use o ClickUp para criar clareza e transparência no processo orçamentário. Colete dados e execute seus projetos no ClickUp para obter maior eficiência e monitoramento granular. Analise o desempenho regularmente e adapte-se à medida que avança. Economize dinheiro ao longo do caminho.
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