"Responder às mudanças em vez de seguir um plano" é o quarto pilar do manifesto ágil . Ele resume o que significa ser "ágil", esperando que as equipes aceitem a mudança e evoluam dinamicamente com as demandas comerciais em constante mudança.
Isso significa que você precisa de membros da equipe e gerentes que se adaptem às mudanças e tenham as habilidades e os recursos para mudar quando a situação exigir. O planejamento de capacidade ágil ajuda nisso.
O que é o Agile Capacity Planning?
O planejamento da capacidade ágil é o processo de avaliação da quantidade de tempo produtivo disponível em cada sprint. Os gerentes de projeto usam o planejamento ágil planejamento de capacidade para programar o trabalho e gerenciar a entrega de software.
Um plano de capacidade ágil é uma função do seguinte.
- Duração do sprint: Normalmente, duas semanas ou dez dias úteis
- Tamanho da equipe: Número de membros da equipe disponíveis para o sprint
- Disponibilidade da equipe: Número de horas que os membros da equipe estão disponíveis, deduzindo férias e feriados
- Taxa de utilização: Tempo em que a equipe pode trabalhar nas metas do sprint, geralmente de 0,6 a 0,8
Se você se sentir sobrecarregado com toda a terminologia, aqui está um glossário útil de termos ágeis do scrum .
Embora a metodologia ágil tenha começado como uma prática de desenvolvimento de software, ela foi recentemente adotada por equipes de todos os setores. Agências digitais equipes de redação de conteúdo, empresas de comércio eletrônico, etc., usam metodologias ágeis, como Kanban ou Scrum, para uma prestação de serviços eficaz.
Modelo de gerenciamento de projetos ágeis da ClickUp
Se você não trabalha com software projeto de desenvolvimento gerente que deseja adotar práticas ágeis, Modelo de gerenciamento de projetos ágeis do ClickUp é um ótimo lugar para começar.
Você pode usar o formulário incluído para agilizar as solicitações no backlog, usar os sprints para executar tarefas e executar cerimônias ágeis como standups e retrospectivas, tudo dentro do ClickUp.
Capacidade da equipe vs. velocidade da equipe no Agile
A capacidade e a velocidade da equipe são duas métricas críticas desenvolvimento ágil de software que as equipes usam.
A capacidade da equipe refere-se ao número de horas de desenvolvimento disponíveis por sprint. A velocidade da equipe refere-se ao número de pontos de história que uma equipe pode desenvolver em cada sprint.
Com base na velocidade da equipe fornecida no passado, um gerente de projeto ágil ou scrum master estima a capacidade futura e agenda histórias de usuários para os desenvolvedores.
Benefícios e importância do planejamento ágil de capacidade
O desenvolvimento ágil de software exige clareza em meio ao caos. Mesmo com a evolução dos requisitos comerciais, um equipe scrum se adapta e continua sem perder o ritmo. Baseado na capacidade planejamento de sprint garante isso.
Entrega confiável de software: Com o planejamento preciso da capacidade, as equipes ágeis podem prever melhor os esforços de engenharia, criando mais previsibilidade. Assim, elas assumem compromissos factíveis e cumprem o que prometeram.
Aumento da confiança: Quando a entrega de software é confiável e previsível, há maior confiança entre as equipes de negócios e de engenharia. Isso promove a colaboração e a inovação.
Melhor qualidade do software: O planejamento de capacidade ágil define uma estrutura para o que pode ser razoavelmente alcançado em cada sprint. Isso garante que as equipes não cortem caminho e sigam as práticas recomendadas.
Relatório de orçamento no ClickUp
Gerenciamento preciso do orçamento: Quando os gerentes de projeto podem prever com precisão a capacidade da equipe, eles também podem gerenciar seus recursos e orçamentos com mais eficiência. Se você estiver usando um ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, os orçamentos e relatórios de despesas também podem ser calculados automaticamente com base nos dados de utilização da capacidade.
Melhoria do moral da equipe: O planejamento da capacidade é realizado com base na disponibilidade dos membros da equipe durante cada sprint. Os membros da equipe demonstram maior comprometimento e envolvimento com o projeto, pois escolhem quanto trabalho podem fazer.
Melhoria do processo: Os insights do planejamento de capacidade também servem para vários metodologias de melhoria de processos . Elas ajudam a avaliar o desempenho, a produtividade e a qualidade do trabalho da equipe, criando eficiências cumulativas ao longo do tempo.
Um bom planejamento de capacidade ágil beneficia todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a orientar a entrega na direção certa e a manter o compromisso. Ele ajuda os membros da equipe a atingir seu potencial máximo. E, o mais importante, gera confiança e segurança para a equipe de engenharia entre as partes interessadas do negócio.
Uma atividade tão essencial para o sucesso de um projeto de desenvolvimento de software tem seus desafios. Vamos explorar alguns deles e ver como você pode superá-los.
Desafios do planejamento ágil de capacidade
Embora pareça simples, o planejamento ágil da capacidade envolve uma ampla gama de fatores que precisam ser estimados com precisão de antemão. Algumas das principais variáveis que podem afetar o planejamento ágil da capacidade são as seguintes.
Estabilidade da equipe: Para que o planejamento ágil da capacidade seja eficaz, é necessário ter uma equipe consistente. Se você tiver uma capacidade de 40 horas em um sprint e 400 horas em outro, nenhum dos benefícios poderá ser obtido.
Produtividade individual: As habilidades e a produtividade dos membros da equipe podem variar muito. Um estagiário pode precisar de 10 horas para concluir uma tarefa que uma mão experiente pode fazer em 10 minutos. Em essência, nem todas as horas de engenharia ou capacidades individuais são criadas da mesma forma.
Taxa de utilização: A taxa de utilização, às vezes conhecida como fator de foco, estima a parte das horas de trabalho da equipe que deve permanecer concentrada no sprint. Embora essa seja uma estimativa razoável, ela pode variar. Por exemplo, o último sprint do ano civil pode ter uma utilização menor, considerando a temporada de férias que se aproxima.
Escalabilidade: Em uma equipe pequena, o planejamento de capacidade ágil é simples. Entretanto, em uma grande organização que precisa planejar a capacidade de várias equipes, coletar os dados corretos e fazer previsões pode ser um desafio.
Valores relativos: Normalmente, a capacidade é medida em horas, o que é um valor absoluto. No entanto, a velocidade da equipe e a alocação de tarefas geralmente são feitas em valores relativos, como pontos de história. A conciliação dos dois encontra diferenças de opinião.
As equipes ágeis precisam da combinação certa de ferramentas e processos para superar esses desafios. Aqui estão algumas estruturas para ajudar.
Como calcular a capacidade em Agile
Em sua forma mais simples, a capacidade ágil = duração do Sprint x disponibilidade da equipe x taxa de utilização. A software gratuito de gerenciamento de projetos ou uma planilha eletrônica pode ajudá-lo a fazer esse cálculo.
No entanto, nem sempre é simples. Cada uma dessas variáveis pode ter outros fatores contribuintes. Nós as exploramos abaixo e mostramos exemplos.
Duração do sprint: A duração do sprint é o número de dias alocados para cada iteração. Um sprint típico pode ter duas ou quatro semanas de duração, embora duas semanas sejam mais comuns. Sem contar feriados e outros fatores externos, um sprint típico tem dez dias úteis.
Divisão automática de uma carga de trabalho de 8 horas em dois dias no ClickUp
Disponibilidade da equipe: A disponibilidade da equipe é uma função do número de membros da equipe, das horas de trabalho por dia, do compromisso com outros projetos, reuniões e outras atividades fora do trabalho, além de ausências, se houver.
Disponibilidade = número de membros da equipe x (horas de trabalho - tempo fora do trabalho - ausências)
Taxa de utilização: Não é razoável esperar que os membros da equipe trabalhem 100% do tempo nas histórias de usuários atribuídas a eles. Eles precisam de suas pausas criativas, reuniões colaborativas, etc. Os gerentes de projeto estimam 80% de utilização com uma equipe experiente ou 60% com recém-formados ou novos membros da equipe.
Vamos ver como essa fórmula funciona na prática.
Exemplo de cenário um
Digamos que você tenha uma equipe de 10 pessoas trabalhando 8 horas por dia em um sprint de 10 dias.
Sua capacidade ágil para o próximo sprint seria 10 (duração do sprint) x 10 (tamanho da equipe) x 8 (disponibilidade da equipe) x 80% (taxa de utilização), o que equivale a 640 horas.
Exemplo de cenário dois
Digamos que você tenha uma equipe de cinco desenvolvedores em tempo integral trabalhando 8 horas por dia e cinco consultores em tempo parcial trabalhando 3 horas por dia. Dentre eles, um desenvolvedor em tempo integral está de licença por uma semana.
Nesse caso, sua capacidade ágil para um sprint de duas semanas seria a seguinte.
- Disponibilidade da equipe: [4 (desenvolvedores em tempo integral) x 8 (horas) + 5 (desenvolvedores em tempo parcial) x 3 (horas) x 10 (dias úteis)]
- [1 (desenvolvedor em tempo integral) x 8 (horas) x 5 (dias úteis)]
- Taxa de utilização: 80%
Capacidade = 408 horas
À medida que a equipe aumenta, a disponibilidade é influenciada por outros fatores, e o planejamento da capacidade pode se tornar infinitamente complexo. Veja como você pode garantir um planejamento de capacidade ágil e eficaz com as ferramentas certas.
Como realizar um planejamento eficaz da capacidade ágil
O planejamento eficaz da capacidade ágil envolve várias etapas que podem variar amplamente com base em diversos fatores. Aqui está uma estrutura que usa uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos que o ajudará a começar.
É novo no gerenciamento ágil de projetos? Aqui estão dez modelos ágeis para seus projetos, a fim de fornecer a base e os dados para um planejamento eficaz da capacidade.
Prepare-se para o próximo sprint
O melhor momento para planejar a capacidade é durante a reunião de planejamento do sprint. Antes de planejar a capacidade, identifique os itens do backlog nos quais você planeja trabalhar e priorize-os. Você pode iniciar seu processo de forma inovadora ou usar um dos muitos modelos de planejamento de capacidade para orientá-lo durante o processo.
visualização do backlog no ClickUp para planejamento de sprint_
Se estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você terá mapeado todo o ciclo de vida do produto, incluindo todas as histórias. Você pode examinar os itens do backlog, avaliar o status deles e escolher os itens certos para o próximo sprint. Isso lhe daria uma ideia da capacidade total de que provavelmente precisará.
Modelo para capturar a carga de trabalho dos funcionários de uma equipe ágil
Com Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp você pode definir expectativas e planejar tarefas para que ninguém fique sobrecarregado ou mal preparado. Eficientemente gerenciar a equipe a carga de trabalho da equipe e planeje os próximos sprints com este modelo.
Identifique as habilidades de que você precisa
Antes de verificar a capacidade que você tem, determine o que você precisa. Dependendo das histórias escolhidas, talvez você precise de um número x de desenvolvedores, y analistas de qualidade e z analistas de negócios.
Faça esses cálculos e identifique os perfis exatos dos membros da equipe de que você precisa.
Bloquear a duração do sprint
Com base nos itens do backlog que você identificou, decida qual será a duração do próximo sprint. Remova todos os feriados ou outros dias de folga da equipe ou da organização desse cálculo.
Entenda a disponibilidade da equipe
Nenhum sprint é novo. Os projetos em andamento sempre têm efeitos de sprints anteriores, e os membros da equipe podem ter que trabalhar em outros projetos. Calcule com precisão a disponibilidade da equipe para o próximo sprint.
visualização da carga de trabalho do ClickUp
Quando você usa o ClickUp para gerenciar o trabalho da sua equipe, a produtividade passada e a disponibilidade futura ficam instantaneamente acessíveis. A visualização da carga de trabalho permite que você veja estimativas de tempo, tarefas concluídas, tarefas abertas, pontos de sprint, etc.
Quando cada membro da equipe insere seus planos de férias/licença no ClickUp, você também pode capturar com precisão a disponibilidade deles para o planejamento do projeto.
Fórmulas avançadas nos campos personalizados do ClickUp
Você também pode calcular automaticamente a disponibilidade da equipe com fórmulas avançadas nos campos personalizados do ClickUp.
Configurar o sprint no ClickUp
Use as tarefas do ClickUp para configurar cada item como parte de seu sprint. Use a visualização da tarefa para detalhar a história do usuário, deixar comentários, atribuir prioridade, adicionar tags ou qualquer outro campo personalizado que possa ser necessário.
Visualização do relatório semanal no ClickUp
Com base nos dados do passado, adicione um tempo estimado para cada tarefa para garantir que ela possa ser concluída dentro do sprint. Em seguida, defina datas de início/fim e dependências.
Obtenha o compromisso da equipe
Auto-organização equipes ágeis como a autonomia. Portanto, em vez de atribuir tarefas aos membros da equipe, convoque uma reunião e incentive-os a se comprometerem com sua disponibilidade. Deixe que eles atribuam tarefas a si mesmos e resolvam quaisquer problemas durante o processo.
Confirme que está tudo pronto
Depois que todo o seu sprint estiver configurado no ClickUp e as tarefas atribuídas, é hora de garantir que sua equipe possa concluí-las.
Visão da carga de trabalho da equipe no ClickUp
Racionalizar a carga de trabalho: A visualização da carga de trabalho do projeto ajuda a ver alocação de recursos em todos os membros da equipe, de onde você pode adicionar/remover tarefas com base na utilização. Se alguém estiver no vermelho, ou seja, com excesso de capacidade, remova as tarefas da lista e avalie a velocidade de entrega. Para aqueles que estão abaixo da capacidade, você pode adicionar tarefas de sprint.
visualização de gráfico de Gantt do ClickUp para planejamento de capacidade de sprint_
Simplifique as linhas do tempo: Use a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para organizar sprints e gerenciar marcos. Veja as dependências e as tarefas conectadas para garantir que elas possam ser concluídas. Faça atualizações com facilidade para lidar com bloqueadores e cronogramas variáveis.
automações do ClickUp
**Aumente a utilização com a automação: Você pode liberar a capacidade de seus recursos eliminando tarefas administrativas repetitivas do pipeline deles. Use o ClickUp Automations para atribuir tarefas, postar comentários e mover status. Escolha uma das mais de 100 automações personalizáveis, incluindo integrações com ferramentas como GitHub e Sentry.
Mantenha-se ágil o tempo todo
É comum que novas histórias sejam adicionadas a um sprint ou que um membro da equipe fique doente, afetando negativamente a capacidade. Uma equipe verdadeiramente ágil pode se adaptar a esses eventos e ainda fornecer software de qualidade dentro do prazo e do orçamento.
Para conseguir isso, os gerentes de projeto devem:
- Revisar o trabalho concluído todos os dias
- Garantir que a capacidade esteja disponível conforme o planejado ou ajustar a carga de trabalho de acordo
- Facilitar a comunicação entre os membros da equipe para garantir transferências perfeitas
- Incentivar os membros da equipe a atualizar todos os dados para manter os relatórios atualizados
- Identificar mais tarefas/atividades que possam ser automatizadas para aumentar a eficiência
- Reunir ideias paraotimização de processos para o próximo sprint
Crie uma prática de planejamento de capacidade verdadeiramente ágil com o ClickUp
Os projetos ágeis nem sempre saem como planejado. Por definição, as metodologias ágeis favorecem a adaptação às mudanças em vez de seguir um plano. Isso também se aplica ao planejamento de capacidade. Como gerente de projeto de uma equipe ágil, você precisa estar pronto para mudar, evoluir ou dinamizar sua estratégia de planejamento de capacidade.
Seja uma emergência pessoal de um membro individual da equipe ou a indisponibilidade total de uma equipe presa em outro projeto em crise, você deve estar sempre preparado com alternativas.
O abrangente software de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece a flexibilidade e a visibilidade necessárias para manter a agilidade. Com o ClickUp, você sempre pode ter um controle sobre a disponibilidade, o desempenho, a produtividade, o progresso e muito mais da sua equipe. Planeje e execute seus projetos ágeis sem esforço. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .