“Responder às mudanças em vez de seguir um plano” é o quarto pilar do manifesto ágil. Ele resume o que significa ser “ágil”, esperando que as equipes aceitem as mudanças e evoluam dinamicamente com as demandas comerciais em constante mudança.
Isso significa que você precisa de membros da equipe e gerentes que se adaptem às mudanças e tenham as habilidades e capacidades necessárias para se ajustar quando a situação exigir. O planejamento ágil da capacidade ajuda nisso.
O que é planejamento ágil de capacidade?
O planejamento ágil da capacidade é o processo de avaliar a quantidade de tempo produtivo disponível em cada sprint. Os gerentes de projeto usam o planejamento ágil da capacidade para programar o trabalho e gerenciar a entrega de software.
Um plano de capacidade ágil é uma função do seguinte.
- Duração do sprint: Normalmente duas semanas ou dez dias úteis
- Tamanho da equipe: número de membros da equipe disponíveis para o sprint
- Disponibilidade da equipe: número de horas em que os membros da equipe estão disponíveis, deduzindo férias e feriados
- Taxa de utilização: tempo em que a equipe pode trabalhar nas metas do sprint, normalmente 0,6-0,8
Se você se sente sobrecarregado com toda a terminologia, aqui está um glossário útil de termos ágeis do Scrum.
Embora a metodologia ágil tenha começado como uma prática de desenvolvimento de software, recentemente ela foi adotada por equipes de todos os setores. Agências digitais, equipes de redação de conteúdo, empresas de comércio eletrônico etc. usam metodologias ágeis, como Kanban ou Scrum, para a prestação eficaz de serviços.
Se você é um gerente de projetos que não trabalha com desenvolvimento de software e deseja adotar práticas ágeis, o modelo de gerenciamento ágil de projetos do ClickUp é um ótimo ponto de partida.
Você pode usar o formulário incluído para otimizar as solicitações no backlog, usar os sprints para executar tarefas e realizar cerimônias ágeis, como standups e retrospectivas, tudo dentro do ClickUp.
Capacidade da equipe x velocidade da equipe em Agile
A capacidade e a velocidade da equipe são duas métricas essenciais utilizadas pelas equipes ágeis de desenvolvimento de software.
A capacidade da equipe refere-se ao número de horas de desenvolvimento disponíveis por sprint. A velocidade da equipe refere-se ao número de pontos de história que uma equipe pode desenvolver em cada sprint.
Com base na velocidade da equipe no passado, um gerente de projeto ágil ou scrum master estima a capacidade futura e programa histórias de usuários para os desenvolvedores.
Benefícios e importância do planejamento ágil da capacidade
O desenvolvimento ágil de software exige clareza no caos. Mesmo com a evolução dos requisitos de negócios, uma equipe scrum se adapta e continua sem perder o ritmo. O planejamento de sprints com base na capacidade garante isso.
Entrega confiável de software: com um planejamento preciso da capacidade, as equipes ágeis podem prever melhor os esforços de engenharia, criando mais previsibilidade. Assim, elas assumem compromissos viáveis e cumprem o que prometeram.
Maior confiança: quando a entrega de software é confiável e previsível, há maior confiança entre as equipes de negócios e de engenharia. Isso promove a colaboração e a inovação.
Melhor qualidade do software: o planejamento ágil da capacidade define uma estrutura para o que pode ser razoavelmente alcançado em cada sprint. Isso garante que as equipes não economizem nos detalhes e sigam as melhores práticas.
Gerenciamento preciso do orçamento: quando os gerentes de projeto conseguem prever com precisão a capacidade da equipe, eles também podem gerenciar seus recursos e orçamentos com mais eficiência. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, os orçamentos e relatórios de despesas também podem ser calculados automaticamente com base nos dados de utilização da capacidade.
Melhoria no moral da equipe: o planejamento de capacidade é realizado com base na disponibilidade dos membros da equipe durante cada sprint. Os membros da equipe demonstram maior comprometimento e engajamento com o projeto, pois escolhem a quantidade de trabalho que podem realizar.
Melhoria de processos: as informações obtidas com o planejamento de capacidade também servem para várias metodologias de melhoria de processos. Elas ajudam a avaliar o desempenho, a produtividade e a qualidade do trabalho da equipe, criando eficiências acumuladas ao longo do tempo.
Um bom planejamento ágil da capacidade beneficia todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a conduzir a entrega na direção certa e a manter o compromisso. Ele apoia os membros da equipe a atingirem seu pleno potencial. Mais importante ainda, ele cria confiança e confiabilidade para a equipe de engenharia entre as partes interessadas do negócio.
Uma atividade tão crítica para o sucesso de um projeto de desenvolvimento de software não está isenta de desafios. Vamos explorar alguns deles e ver como você pode superá-los.
Desafios do planejamento ágil da capacidade
Embora pareça simples à primeira vista, o planejamento ágil da capacidade envolve uma ampla gama de fatores que precisam ser estimados com precisão antecipadamente. Algumas variáveis importantes que podem afetar o planejamento ágil da capacidade são as seguintes.
Estabilidade da equipe: para que o planejamento ágil da capacidade seja eficaz, você precisa de uma equipe consistente. Se você tem uma capacidade de 40 horas em um sprint e 400 horas em outro, nenhum dos benefícios pode ser alcançado.
Produtividade individual: as habilidades e a produtividade dos membros da equipe podem variar muito. Um estagiário pode precisar de 10 horas para concluir uma tarefa que um profissional experiente consegue realizar em 10 minutos. Em essência, nem todas as horas de engenharia ou capacidades individuais são iguais.
Taxa de utilização: a taxa de utilização, também conhecida como fator de foco, estima qual parte das horas de trabalho da equipe deve se concentrar no sprint. Embora seja uma estimativa razoável, ela pode variar. Por exemplo, o último sprint do ano civil pode ter uma utilização menor, considerando a aproximação das festas de fim de ano.
Escalabilidade: em uma equipe pequena, o planejamento ágil da capacidade é simples. No entanto, em uma grande organização que precisa planejar a capacidade em várias equipes, coletar os dados certos e fazer previsões pode ser um desafio.
Valores relativos: a capacidade é normalmente medida em horas, que é um valor absoluto. No entanto, a velocidade da equipe e a alocação de tarefas são frequentemente feitas em valores relativos, como pontos de história. A reconciliação dos dois encontra diferenças de opinião.
Equipes ágeis precisam da combinação certa de ferramentas e processos para superar esses desafios. Aqui estão algumas estruturas que podem ajudar.
Como calcular a capacidade em Agile
Na sua forma mais simples, capacidade ágil = duração do Sprint x disponibilidade da equipe x taxa de utilização. Um software gratuito de gerenciamento de projetos ou uma planilha eletrônica podem ajudá-lo a fazer esse cálculo.
No entanto, nem sempre é tão simples assim. Cada uma dessas variáveis pode ter outros fatores contribuintes. Exploramos esses fatores abaixo e mostramos alguns exemplos.
Duração do sprint: a duração do sprint é o número de dias alocados para cada iteração. Um sprint típico pode ter duas ou quatro semanas de duração, embora duas semanas seja mais comum. Sem contar feriados e outros fatores externos, um sprint típico tem dez dias úteis.
Disponibilidade da equipe: a disponibilidade da equipe é uma função do número de membros da equipe, horas de trabalho por dia, compromisso com outros projetos, reuniões e outras atividades fora do trabalho e ausências, se houver.
Disponibilidade = número de membros da equipe x (horas de trabalho – tempo fora do trabalho – ausências)
Taxa de utilização: não é razoável esperar que os membros da equipe trabalhem 100% do tempo nas histórias de usuário atribuídas a eles. Eles precisam de pausas criativas, reuniões colaborativas etc. Os gerentes de projeto estimam uma utilização de 80% com uma equipe experiente ou 60% com recém-formados ou novos membros da equipe.
Vamos ver como essa fórmula funciona na prática.
Exemplo de cenário um
Digamos que você tenha uma equipe de 10 pessoas trabalhando 8 horas por dia em um sprint de 10 dias.
Sua capacidade ágil para o próximo sprint seria 10 (duração do sprint) x 10 (tamanho da equipe) x 8 (disponibilidade da equipe) x 80% (taxa de utilização), o que resulta em 640 horas.
Exemplo de cenário dois
Digamos que você tenha uma equipe de cinco desenvolvedores em tempo integral trabalhando 8 horas por dia e cinco consultores em tempo parcial trabalhando 3 horas por dia. Dentre eles, um desenvolvedor em tempo integral está de licença por uma semana.
Nesse caso, sua capacidade ágil para um sprint de duas semanas seria a seguinte.
- Disponibilidade da equipe: [4 (desenvolvedores em tempo integral) x 8 (horas) + 5 (desenvolvedores em tempo parcial) x 3 (horas) x 10 (dias úteis)] + [1 (desenvolvedor em tempo integral) x 8 (horas) x 5 (dias úteis)]
- Taxa de utilização: 80%
Capacidade = 408 horas
À medida que a equipe cresce, a disponibilidade é influenciada por outros fatores, e o planejamento de capacidade pode se tornar infinitamente complexo. Veja como você pode garantir um planejamento ágil e eficaz da capacidade com as ferramentas certas.
Como realizar um planejamento ágil e eficaz da capacidade
O planejamento ágil e eficaz da capacidade envolve várias etapas que podem variar amplamente com base em diversos fatores. Aqui está uma estrutura que utiliza uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos que o ajudará a começar.
É novo no gerenciamento ágil de projetos? Aqui estão dez modelos ágeis para seus projetos, que fornecem a base e os dados para um planejamento eficaz da capacidade.
Prepare-se para o próximo sprint
O melhor momento para planejar a capacidade é durante a reunião de planejamento do sprint. Antes de planejar a capacidade, identifique os itens do backlog nos quais você planeja trabalhar e priorize-os. Você pode iniciar seu processo do zero ou usar um dos muitos modelos de planejamento de capacidade para guiá-lo pelo processo.
Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, terá mapeado todo o ciclo de vida do produto, incluindo todas as histórias. Você pode analisar seus itens em atraso, avaliar seu status e escolher os mais adequados para o seu próximo sprint. Isso lhe dará uma ideia da capacidade total que você provavelmente precisará.
Modelo para registrar a carga de trabalho dos funcionários de uma equipe ágil
Com o modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp, você pode definir expectativas e planejar tarefas para que ninguém fique sobrecarregado ou mal preparado. Gerencie com eficiência a carga de trabalho da equipe e planeje os próximos sprints com este modelo.
Identifique as habilidades necessárias
Antes de ver qual é a sua capacidade, determine o que você precisa. Dependendo das histórias que você escolheu, você pode precisar de x número de desenvolvedores, y analistas de qualidade e z analistas de negócios.
Faça esses cálculos e identifique os perfis exatos dos membros da equipe de que você precisa.
Defina a duração do sprint
Com base nos itens do backlog que você identificou, decida quanto tempo durará o próximo sprint. Remova feriados ou outros dias de folga da equipe/organização deste cálculo.
Entenda a disponibilidade da equipe
Nenhum sprint é um recomeço. Os projetos em andamento sempre têm resquícios de sprints anteriores, e os membros da equipe podem ter que trabalhar em outros projetos. Calcule com precisão a disponibilidade da equipe para o próximo sprint.
Ao usar o ClickUp para gerenciar o trabalho da sua equipe, a produtividade passada e a disponibilidade futura deles ficam instantaneamente acessíveis. A visualização Carga de Trabalho permite que você veja estimativas de tempo, tarefas concluídas, tarefas em aberto, pontos de sprint, etc.
Quando cada membro da equipe insere seus planos de férias/licenças no ClickUp, você também pode capturar com precisão a disponibilidade deles para o planejamento do projeto.
Você também pode calcular automaticamente a disponibilidade da equipe com fórmulas avançadas nos campos personalizados do ClickUp.
Configure o sprint no ClickUp
Use as tarefas do ClickUp para configurar cada item como parte do seu sprint. Use a visualização de tarefas para detalhar a história do usuário, deixar comentários, atribuir prioridade, adicionar tags ou qualquer outro campo personalizado que você possa precisar.
Com base nos dados do passado, adicione um tempo estimado para cada tarefa para garantir que ela possa ser concluída dentro do sprint. Em seguida, defina as datas de início/término e as dependências.
Obtenha o comprometimento da equipe
Equipes ágeis auto-organizadas gostam de autonomia. Portanto, em vez de atribuir tarefas aos membros da sua equipe, convoque uma reunião e incentive-os a se comprometerem com sua disponibilidade. Deixe que eles mesmos atribuam tarefas a si mesmos e resolvam quaisquer problemas no processo.
Confirme se está tudo pronto
Depois que todo o seu sprint estiver configurado no ClickUp e as tarefas atribuídas, é hora de garantir que sua equipe possa concluí-las.
Racionalize a carga de trabalho: a visualização da carga de trabalho do projeto ajuda a ver a alocação de recursos entre todos os membros da equipe, de onde você pode adicionar/remover tarefas com base na utilização. Se alguém estiver no vermelho, ou seja, com excesso de capacidade, remova tarefas da lista dessa pessoa e avalie sua velocidade de entrega. Para aqueles que estão com capacidade abaixo do normal, você pode adicionar tarefas de sprint.
Otimize cronogramas: use a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para organizar sprints e gerenciar marcos. Veja dependências e tarefas conectadas para garantir que elas possam ser concluídas. Faça atualizações facilmente para lidar com bloqueios e mudanças nos cronogramas.
Aumente a utilização com automação: você pode liberar a capacidade de seus recursos eliminando tarefas administrativas repetitivas de seu pipeline. Use o ClickUp Automations para atribuir tarefas, postar comentários e alterar status. Escolha entre mais de 100 automações personalizáveis, incluindo integrações com ferramentas como GitHub e Sentry.
Mantenha-se ágil durante todo o processo
É comum que novas histórias sejam adicionadas a um sprint ou que um membro da equipe fique doente, afetando negativamente a capacidade. Uma equipe verdadeiramente ágil pode se adaptar a esses eventos e ainda assim entregar software de qualidade dentro do prazo e do orçamento.
Para isso, os gerentes de projeto devem:
- Revise o trabalho concluído todos os dias
- Garanta que a capacidade esteja disponível conforme o planejado ou ajuste a carga de trabalho de acordo com as necessidades
- Facilite a comunicação entre os membros da equipe para garantir transferências contínuas
- Incentive os membros da equipe a atualizar todos os dados para manter os relatórios atualizados
- Identifique mais tarefas/atividades que podem ser automatizadas para melhorar a eficiência
- Reúna ideias para otimizar os processos para o próximo sprint
Crie uma prática de planejamento de capacidade verdadeiramente ágil com o ClickUp
Os projetos ágeis nem sempre ocorrem conforme o planejado. Por definição, as metodologias ágeis favorecem a adaptação às mudanças em vez de seguir um plano. Isso também se aplica ao planejamento ágil de capacidade. Como gerente de projetos de equipe ágil, você precisa estar pronto para mudar, evoluir ou ajustar sua estratégia de planejamento de capacidade.
Seja uma emergência pessoal de um membro da equipe ou a indisponibilidade total de uma equipe presa em outro projeto em crise, você deve estar sempre preparado com alternativas.
O software abrangente de gerenciamento de projetos da ClickUp oferece flexibilidade e visibilidade para você se manter ágil. Com a ClickUp, você pode acompanhar a disponibilidade, o desempenho, a produtividade, o progresso e muito mais da sua equipe. Planeje e execute seus projetos ágeis sem esforço. Experimente a ClickUp gratuitamente hoje mesmo.