KPIs de compras: Um guia para rastrear métricas de KPIs de compras

Uma estratégia de compras sólida representa mais do que apenas economia de custos.

Os gerentes de compras estão constantemente à procura de ferramentas e métricas para otimizar sua estratégia e medir o desempenho dos fornecedores. Você está preso em um ciclo semelhante? Nós temos a solução para você com este guia para acompanhar as métricas de KPI de compras .

De acordo com o Relatório de Pesquisa de Mercado, o mercado de Aquisição como Serviço (PaaS) crescerá a uma taxa composta anual de 6,4% entre os anos de 2020 e 2027. À medida que as atividades de aquisição se tornam cada vez mais complexas, os dados se tornam um importante fator de eficiência.

Por esse motivo, as empresas acompanham ativamente as métricas de compras (também conhecidas como KPIs de compras).

Listamos alguns dos principais KPIs que os líderes de compras utilizam para medir a eficácia do departamento de compras. Quebre o ciclo e melhore o desempenho de suas compras com este guia.

Entendendo os KPIs de compras

O processo de compras abrange tudo o que o seu departamento de compras faz para obter e adquirir bens e serviços.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) de compras são métricas de medição que ajudam a entender a eficácia da gestão de compras. Esses KPIs analisam como a empresa regula o tempo, o custo e a qualidade.

Ao definir esses KPIs de compras, é preciso levar em consideração alguns aspectos, como:

Sua escolha de KPIs de compras pode variar dependendo de sua posição em relação a esses cinco parâmetros.

Lembre-se de que não existe um conjunto perfeito de métricas de compras. Não é uma solução única para todos; é necessária uma abordagem personalizada.

Por que você precisa de métricas de compras

Os três principais fatores que tornam as métricas de compras importantes são:

Leia também: 20 KPIs de marketing que você precisa acompanhar

A importância de medir a eficiência das compras

Medir a eficiência das compras traz muitos benefícios para sua empresa:

Identifique oportunidades de economia: ao acompanhar métricas como gastos sob gestão, ROI de compras e custo por fatura, as equipes de compras podem encontrar maneiras de economizar custos e melhorar a lucratividade geral da organização.

Gerencie o risco do fornecedor: O risco do fornecedor é uma preocupação real para os líderes de compras em todos os lugares. Os riscos dos fornecedores podem ser financeiros, legais, operacionais ou até mesmo de reputação. Métricas como taxa de defeitos do fornecedor, precisão do pedido de compra e taxa de disponibilidade do fornecedor podem ajudar a evitar as desvantagens de trabalhar com um fornecedor abaixo da média.

Otimize as atividades de compras: as compras podem se tornar descentralizadas em grandes organizações com várias unidades de negócios. Nesses casos, acompanhar métricas de compras como competitividade de preços, taxa de ciclo de pedidos de compra e taxas de conformidade pode ajudar a garantir que as atividades de compras em toda a organização sigam processos específicos e melhores práticas.

Alinhar com os objetivos organizacionais: os líderes também devem acompanhar os KPIs de compras para garantir que os esforços da equipe estejam alinhados com a direção estratégica geral da organização. Por exemplo, se o objetivo da organização inclui ter produtos da mais alta qualidade, os KPIs das equipes de compras devem refletir a ênfase na qualidade, mesmo que isso signifique uma redução nas economias de custo.

KPIs essenciais de compras que todas as equipes devem medir

Embora a estratégia ideal de compras seja subjetiva, destacamos alguns KPIs essenciais que podem beneficiar todas as equipes de compras.

1. Número de fornecedores

Meça quantos fornecedores você tem e de quais você mais depende usando essa métrica. Às vezes, as empresas têm vários pontos de venda para diferentes produtos ou até mesmo vários fornecedores para um único produto.

Embora ter um número limitado de fornecedores seja benéfico em termos de descontos e melhor gestão de cotações, isso pode aumentar a dependência. Por outro lado, ter vários fornecedores pode reduzir sua dependência, mas aumentar os custos.

Aumentar o número de fornecedores, especialmente para produtos essenciais, pode ajudar a reduzir riscos e atender às novas demandas do mercado.

2. Classificação da qualidade do fornecedor

Pense nesse KPI como sua escala de classificação de fornecedores. A classificação da qualidade dos fornecedores ajuda a identificar riscos ou problemas e a melhorar a qualidade dos fornecedores ao longo do tempo. Ela analisa a velocidade de entrega, a capacidade de resposta dos fornecedores, o custo e a qualidade do serviço. Além de medidas quantitativas, as organizações também podem usar medidas qualitativas, como auditorias de fornecedores e avaliações de gestão.

Definir metas claras de qualidade dos fornecedores e monitorar os dados dos fornecedores pode ajudar as equipes de compras a melhorar a qualidade dos fornecedores e a eficiência das compras ao longo do tempo.

3. Taxa de conformidade

A taxa de conformidade é uma métrica de aquisição vital alinhada com o desempenho do fornecedor. Ela ajuda você a saber se os fornecedores cumprem os requisitos de conformidade e se alinham às necessidades comerciais.

O KPI de taxa de conformidade é crucial para o gerenciamento, pois uma queda nesse indicador leva automaticamente a um aumento nas compras indiretas. A conformidade contratual e legal também é fundamental para a segurança jurídica. Para calcular essa métrica, identifique a proporção de faturas contestadas entre o total de faturas e acompanhe as diferenças entre o preço cotado e o preço pago.

Para começar, um KPI de conformidade de 50% é uma meta razoável para uma empresa de médio porte.

4. Disponibilidade de fornecedores

Mesmo com o planejamento mais detalhado, é inevitável que ocorram emergências ocasionais em que você precise de suprimentos com urgência. Este KPI indica o grau de confiabilidade de um determinado fornecedor, para que você possa recorrer a ele com confiança em situações de emergência. O KPI de disponibilidade do fornecedor é calculado como a proporção entre o número de vezes que o fornecedor fez entregas urgentes e o número total de vezes que uma solicitação urgente foi feita.

Uma disponibilidade de fornecedores de 90% ou mais indica um fornecedor confiável e uma cadeia de suprimentos que funciona de forma eficiente.

5. Taxa de defeitos do fornecedor

A taxa de defeitos do fornecedor é uma medida para avaliar a qualidade de um fornecedor individual. Essa métrica se torna um fator crucial para o departamento de compras na avaliação da qualidade geral do produto.

Calcule a taxa de defeitos do fornecedor dividindo o número total de produtos abaixo do padrão pelo total de unidades inspecionadas, geralmente expressa como a taxa de defeitos por milhão de unidades. Essa medida avalia ativamente a qualidade do produto e mantém os fornecedores responsáveis. Para obter insights mais profundos, divida a taxa de defeitos do fornecedor por tipo de defeito, aprimorando sua compreensão da qualidade de cada fornecedor.

Naturalmente, as taxas de defeitos dos fornecedores são métricas críticas em setores como o aeroespacial ou automotivo, onde os defeitos podem levar à perda de vidas. Confie nessa métrica importante para classificar seus vendedores e garantir a mais alta qualidade na entrega de seus produtos.

6. Ciclo do pedido de compra

O tempo do ciclo do pedido de compra é um KPI que você simplesmente não pode ignorar. Ele determina qual fornecedor é ideal quando você está com pressa.

Essa métrica abrange todo o processo de compra, desde a colocação e aprovação do pedido até a entrega, faturamento e pagamento. O tempo do ciclo do pedido de compra varia de horas a dias.

Categorize seus fornecedores de acordo com o ciclo de pedidos e faça pedidos com eles de acordo com isso.

Atribua pedidos urgentes aos fornecedores, garantindo um ciclo de pedidos de compra mais curto e pedidos confortáveis para aqueles com um ciclo relativamente maior. O acompanhamento dessa métrica mantém seu processo de compras robusto e preciso.

7. Prazo de entrega

O prazo de entrega refere-se ao tempo que um determinado fornecedor leva para atender a um pedido. Você mede isso verificando o tempo decorrido entre o momento em que o pedido é feito à empresa e o momento em que o produto é entregue.

A matemática por trás disso é bastante simples: basta subtrair o tempo que leva para aceitar um pedido de compra do tempo total de entrega e pronto! Esse é o prazo de entrega do seu fornecedor em poucas palavras.

Prazo de entrega do fornecedor = Prazo de entrega – Prazo do pedido (aceitação do pedido de compra)

Conseguir prazos de entrega mais curtos sem comprometer a qualidade pode ajudar a manter os clientes satisfeitos.

8. Compras feitas dentro do orçamento e do prazo

Essa métrica registra o número de compras realizadas dentro do prazo e dos orçamentos estipulados. Um relatório baseado em dados sobre esse KPI fornece informações à equipe de compras sobre se os recursos da organização estão sendo utilizados de maneira otimizada. É um KPI operacional que reflete diretamente na eficiência do departamento de compras.

Se a maioria das suas compras corresponder ao custo e ao prazo previstos, sua eficiência em compras está no ponto certo. Por outro lado, exceder frequentemente o tempo e os custos orçados seria um sinal de alerta para as equipes de compras.

Acompanhar cuidadosamente essa métrica e otimizá-la conforme necessário ajudará você a cumprir o orçamento de compras e a meta de tempo.

9. Custo do pedido de compra

Além de analisar o custo e a qualidade dos fornecedores, os líderes de compras também devem acompanhar várias métricas relacionadas aos custos, como o custo interno do pedido de compra. Esse é o custo total da compra de um pedido, desde a compra e criação até o fechamento da fatura.

Os fatores que compõem o custo de compra variam de empresa para empresa. Enquanto algumas empresas podem contabilizar os custos diretos e indiretos, outras podem considerar apenas os custos diretos.

Se você deseja uma fórmula geral para esse KPI, ele pode ser calculado como a soma dos custos de compra, pedido e manutenção.

A contabilização desse KPI ajuda a aumentar a eficiência do ciclo de vida da aquisição ao pagamento e garante que os custos e erros sejam minimizados.

10. Gastos sob gestão

Os gastos sob gestão referem-se à porcentagem dos gastos com compras regulados pela administração. Um aumento nos gastos sob gestão de uma empresa melhora a capacidade de otimizar custos e prever despesas. Essa métrica é particularmente influente na obtenção de economias de custos não realizadas.

Avalie continuamente os gastos e fique atento aos contratos com fornecedores para identificar oportunidades de melhoria. Compras consolidadas e descontos por volume acabam contribuindo para os resultados financeiros da organização.

11. Retorno sobre o investimento em compras

Uma métrica crítica de compras, ela rastreia a rentabilidade dos investimentos – o objetivo final de todas as empresas. Ela fornece uma visão sobre a rentabilidade e a relação custo-benefício da estratégia de compras. Calcule o ROI das compras dividindo a economia anual de custos pelos custos anuais de compras.

Lembre-se de que, apesar de ser um fator importante a ser considerado, o ROI de compras por si só não fornece uma visão completa. Para obter melhores resultados, combine essa métrica com outras, como a redução de custos de compras, para ter uma visão completa.

Defina sua meta de ROI de compras como 10 vezes os investimentos internos para lançar uma boa estratégia de compras.

12. Índice de compras de emergência

Quer acompanhar a frequência com que sua empresa precisa fazer compras de emergência? Esta é a métrica de que você precisa.

Algumas solicitações de emergência são inevitáveis para todas as empresas. No entanto, fazer solicitações de emergência repetidamente reflete negativamente em suas operações. As compras de emergência afetam seus negócios, aumentando seus custos gerais de aquisição.

Uma baixa taxa de compras de emergência ajuda as empresas a economizar custos, otimizar planos de compras, permitir serviços ininterruptos e minimizar riscos de abastecimento. Essa métrica reflete no desempenho das compras e é uma base para gerenciar operações futuras.

Uma gestão eficaz elimina as ineficiências do processo de compras e evita a escassez de produtos. Calcule a taxa de compras de emergência dividindo o número de compras de emergência pelo número total de compras durante um período fixo.

13. Taxas de rejeição de fornecedores e custos

A taxa de rejeição de fornecedores e a métrica de custo medem a gestão interna da qualidade. Elas refletem a frequência e o impacto no custo da rejeição de produtos de fornecedores devido à baixa qualidade ou outros problemas. Um aumento em qualquer um desses dois fatores exige uma ação por parte do comprador.

Identificar desvios e implementar soluções de recuperação ajuda a evitar gargalos e a manter uma relação saudável entre comprador e fornecedor.

Confira estas ferramentas de gerenciamento de fornecedores!

14. Redução dos custos de compras

A redução tangível dos custos continua a ser um dos principais objetivos das equipes de compras. A redução dos custos de compras é uma métrica eficaz para estudar a eficiência da função de compras. Ela mede a porcentagem de economia de custos em cada pedido feito por meio de negociações de preços.

A economia total de custos obtida ao longo do ano por meio de negociações de preços e descontos destaca a eficiência da gestão de custos.

Uma maneira eficaz de medir a redução de custos é comparar os preços antigos e novos do mesmo produto ou serviço. Esse cálculo ajuda a otimizar o gerenciamento do ciclo de vida dos fornecedores e a treinar a equipe em medidas de redução de custos. Por fim, ele auxilia na criação de estratégias de gerenciamento de custos.

O acompanhamento regular dos KPIs de compras é essencial para melhorar seus processos de compras. Embora tenhamos mencionado os KPIs de compras mais comumente escolhidos, o tamanho, a categoria e o funcionamento da sua empresa determinarão as métricas mais relevantes para você.

O acompanhamento do funcionamento das compras ajuda a economizar custos, otimizar o funcionamento dos negócios, identificar gargalos e traçar estratégias para superá-los. Escolha uma combinação dessas métricas e combine-as com outras para fortalecer seus negócios e melhorar o desempenho geral.

Como acompanhar os KPIs de compras

Além de identificar os KPIs de compras certos a serem monitorados, as organizações também precisam escolher um software de gestão de compras dedicado para gerenciar as compras de forma eficaz.

Nossa equipe na ClickUp teve todos os seus KPIs de compras em mente ao projetar o modelo de acompanhamento de KPIs de compras da ClickUp. Ele está totalmente equipado para facilitar o acompanhamento das métricas de KPI. Seus recursos robustos, como metas, quadros brancos, documentos, campos personalizáveis e painéis, permitem que você acompanhe os KPIs de forma eficaz em um só lugar.

Acompanhe e supere suas metas de compras com o ClickUp

Com o ClickUp Goals, você pode organizar, acompanhar e compartilhar KPIs de compras com facilidade. Para cada KPI, determine a meta dentro do objetivo e especifique a realização dentro do prazo. Agora, personalize suas métricas para acompanhar seus objetivos:

Com o ClickUp, você também pode representar visualmente a conclusão e o progresso das tarefas por meio de barras de progresso, gráficos e tabelas.

Além disso, use os painéis do ClickUp para combinar diferentes metas em uma única visão geral. Os recursos do painel do ClickUp permitem que você:

Essas visualizações oferecem uma análise rápida dos resultados para ajudá-lo a identificar e preencher as lacunas. O modelo de compras do ClickUp classifica os KPIs em cinco categorias: Concluído, Fora do prazo, Dentro do prazo, Não iniciado e Em risco para acompanhar o progresso.

Além disso, o recurso de relatórios do ClickUp fornece informações valiosas para você tomar decisões baseadas em dados.

Gerencie e analise suas métricas de compras com o ClickUp para atingir a máxima eficiência. Calcular dados, analisá-los e usar os resultados para aprimorar o gerenciamento de compras se torna muito fácil com o ClickUp.

Opte pelo ClickUp agora mesmo para facilitar a medição das métricas de KPI de compras!