Uma estratégia de aquisição sólida representa mais do que apenas economia de custos.
Os gerentes de compras buscam constantemente ferramentas e métricas para otimizar sua estratégia e medir o desempenho do fornecedor. Você está preso em um ciclo semelhante? Nós o ajudamos com este guia de acompanhamento de compras Métricas de KPI. De acordo com o Relatório de pesquisa de mercado, o mercado de PaaS (Procurement as a Service) crescerá a uma taxa de CAGR de 6,4% entre os anos de 2020 e 2027. À medida que as atividades de aquisição se tornam cada vez mais complexas, os dados se tornam um importante fator de eficiência.
Por esse motivo, as empresas monitoram ativamente as métricas de compras (também conhecidas como KPIs de compras).
Listamos alguns dos principais KPIs que os líderes de procurement usam para medir a eficácia do departamento de procurement. Quebre o ciclo e melhore o desempenho de suas compras com este guia.
Entendendo os KPIs de procurement
O processo de procurement abrange tudo o que o departamento de procurement faz para obter e adquirir bens e serviços.
Os KPIs (Key Performance Indicators, indicadores-chave de desempenho) de procurement são métricas de medição que ajudam a entender seu gerenciamento de compras eficácia. Esses KPIs analisam como a empresa regula o tempo, o custo e a qualidade.
Quando se trata de definir esses KPIs de aquisição, você precisa considerar alguns aspectos como:
- Seu modelo de negócios
- O tamanho de sua organização,
- A localização da organização
- Requisitos de conformidade
- Seu orçamento
Sua escolha de KPIs de aquisição pode variar dependendo da sua posição nesses cinco parâmetros.
Lembre-se de que não existe um conjunto perfeito de métricas de aquisição. Não se trata de uma solução única para todos; é preciso uma abordagem personalizada.
Por que você precisa de métricas de procurement
Os três principais fatores que tornam as métricas de procurement importantes são:
- Medição de desempenho: Para aumentar o desempenho, você precisa começar pela medição. As métricas de desempenho são dados cruciais que podem ajudá-lo a descobrir o que precisa ser corrigido em seu processo de aquisição
- Compartilhamento objetivo de dados: As métricas de aquisição o ajudam a determinar e compartilhar objetivamente as percepções de aquisição com as partes interessadas. Acompanhe essas metas por um período fixo e crie estratégias em conjunto com os requisitos de sua empresa
- Encontrar respostas para perguntas: Use os KPIs de procurement para descobrir o que está faltando, como você se compara aos concorrentes e se o seu desempenho está aumentando ou diminuindo
Leia também:_ 20 KPIs de marketing que você precisa rastrear
A importância de medir a eficiência das compras
Medir a eficiência das compras traz muitos benefícios para sua empresa:
Identificar oportunidades de economia: Ao acompanhar métricas como gastos sob gerenciamento, ROI de compras e custo por fatura, as equipes de compras podem encontrar maneiras de economizar custos e melhorar a lucratividade geral da organização.
Gerenciar o risco do fornecedor: O risco do fornecedor é uma preocupação real para os líderes de compras de todo o mundo. Os riscos dos fornecedores podem ser financeiros, legais, operacionais ou até mesmo de reputação. Métricas como a taxa de defeitos do fornecedor, a precisão do pedido de compra e a taxa de disponibilidade do fornecedor podem ajudá-lo a evitar as desvantagens de trabalhar com um fornecedor de baixa qualidade.
Simplifique as atividades de aquisição: A aquisição pode se tornar descentralizada em grandes organizações com várias unidades de negócios. Nesses casos, o rastreamento de métricas de aquisição, como competitividade de preços, taxa de ciclo de pedidos de compra e taxas de conformidade, pode ajudá-lo a garantir que as atividades de aquisição em toda a organização sigam processos específicos e práticas recomendadas.
Alinhamento com as metas organizacionais: Os líderes também devem acompanhar os KPIs de aquisição para garantir que os esforços da equipe estejam alinhados com a direção estratégica geral da organização. Por exemplo, se a meta da organização inclui ter a mais alta qualidade de produtos, os KPIs das equipes de aquisição devem refletir a ênfase na qualidade, mesmo que isso signifique menor economia de custos.
KPIs essenciais de compras que toda equipe deve medir
Embora a estratégia ideal de procurement seja subjetiva, delineamos alguns kPIs essenciais dos quais toda equipe de compras pode se beneficiar.
1. Número de fornecedores
Meça quantos fornecedores você tem e de quais deles você mais depende usando essa métrica. Às vezes, as empresas têm vários pontos de venda para produtos diferentes ou até mesmo vários fornecedores para um único produto.
O modelo de KPI de vendas do ClickUp foi criado para ajudá-lo a acompanhar e medir o desempenho de sua equipe de vendas.
Embora o fato de ter fornecedores limitados seja benéfico na forma de descontos e melhores gerenciamento de cotações eles podem aumentar a dependência. Por outro lado, ter vários fornecedores pode reduzir sua dependência, mas aumentar os custos.
Aumentar o número de fornecedores, especialmente para produtos críticos, pode ajudar a reduzir os riscos e atender às novas demandas do mercado.
2. Classificação da qualidade do fornecedor
Pense nesse KPI como sua escala de classificação de fornecedores. A classificação da qualidade do fornecedor ajuda você a identificar riscos ou problemas e a melhorar a qualidade do fornecedor ao longo do tempo. Ele analisa a velocidade de entrega, a capacidade de resposta do fornecedor, o custo e a qualidade do serviço. Além das medidas quantitativas, as organizações também podem usar medidas qualitativas, como auditorias de fornecedores e avaliações de gerenciamento.
A definição de metas claras de qualidade do fornecedor e o monitoramento dos dados do fornecedor podem ajudar as equipes de aquisição a melhorar a qualidade do fornecedor e a eficiência da aquisição ao longo do tempo.
3. Taxa de conformidade
A taxa de conformidade é uma métrica de aquisição vital alinhada ao desempenho do fornecedor. Ele ajuda você a saber se os fornecedores cumprem os requisitos de conformidade e se alinham às necessidades da empresa.
É fundamental gerenciar o KPI do índice de conformidade porque uma queda nesse índice leva automaticamente ao aumento das aquisições indiretas. A conformidade contratual e legal também é fundamental para a segurança jurídica. Para calcular essa métrica, identifique a proporção de faturas contestadas entre o total de faturas e acompanhe as diferenças entre o preço cotado e o preço pago.
Para começar, um KPI de conformidade de 50% é uma meta razoável para uma empresa de médio porte.
4. Disponibilidade do fornecedor
Mesmo com o planejamento mais detalhado, é provável que haja emergências ocasionais quando você precisar de suprimentos com urgência. Esse KPI indica o grau de confiabilidade de um determinado fornecedor, para que você possa se sentir confiante em recorrer a ele em emergências. O KPI de disponibilidade do fornecedor é calculado como uma relação entre o número de vezes que o fornecedor fez entregas urgentes e o número total de vezes que uma necessidade urgente foi colocada.
Uma disponibilidade do fornecedor de 90% ou mais indica um fornecedor confiável e uma cadeia de suprimentos eficiente.
5. Taxa de defeitos do fornecedor
A taxa de defeitos do fornecedor é uma medida para avaliar a qualidade de um fornecedor individual. Essa métrica se torna um fator crucial para o departamento de compras em avaliar a qualidade geral do produto. Calcule a taxa de defeitos do fornecedor dividindo o número total de produtos abaixo do padrão pelo total de unidades inspecionadas, geralmente expresso como a taxa de defeitos por milhão de unidades. Essa medida avalia ativamente a qualidade do produto e mantém os fornecedores responsáveis. Para obter insights mais profundos, divida a taxa de defeitos do fornecedor por tipo de defeito, melhorando sua compreensão da qualidade individual do fornecedor.
Naturalmente, as taxas de defeitos de fornecedores são métricas críticas em setores como o aeroespacial ou o automobilístico, onde os defeitos podem levar à perda de vidas. Conte com essa métrica fundamental para classificar seus vendedores e garantir a mais alta qualidade na entrega de seus produtos.
6. Ciclo do pedido de compra
O pedido de compra tempo de ciclo é um KPI que você simplesmente não pode ignorar. Ele determina qual fornecedor é ideal quando você está com pressa.
Essa métrica abrange a jornada de compras, desde a colocação e aprovação do pedido até a entrega, a fatura e o pagamento. Os resultados do tempo de ciclo do pedido de compra variam de horas a dias.
Categorize seus fornecedores de acordo com o ciclo do pedido e faça os pedidos com eles de acordo.
Aloque os pedidos urgentes aos fornecedores, garantindo um ciclo de pedido de compra mais curto, e os pedidos confortáveis àqueles com um ciclo relativamente maior. O acompanhamento dessa métrica mantém seu processo de aquisição robusto e preciso.
7. Tempo de espera
O lead time refere-se ao tempo que um determinado fornecedor leva para atender a um pedido. Você mede isso verificando o tempo decorrido entre o momento em que um pedido é feito à empresa e o momento em que o produto é entregue.
A matemática por trás disso é bem simples: basta subtrair o tempo que leva para aceitar um pedido de compra do tempo total de entrega, e pronto! Esse é o lead time de seu fornecedor em poucas palavras.
Prazo de entrega do fornecedor = Tempo de entrega - Tempo do pedido (aceitação do pedido)
Conseguir prazos de entrega mais curtos sem comprometer a qualidade pode ajudar a manter os clientes satisfeitos.
8. Compras feitas dentro do orçamento e do prazo
Essa métrica registra o número de compras oportunas dentro dos orçamentos estipulados. Um relatório orientado por dados sobre esse KPI fornece informações à equipe de compras sobre se os recursos da organização estão sendo utilizados de forma otimizada. Trata-se de um KPI operacional que reflete diretamente na eficiência do departamento de compras.
Se a maioria de suas compras estiver de acordo com o custo e o tempo almejados, seu jogo de eficiência de compras está no ponto. Por outro lado, se o tempo e os custos orçados forem frequentemente ultrapassados, as equipes de aquisição podem ficar alarmadas.
O acompanhamento cuidadoso dessa métrica e a otimização conforme necessário o ajudarão a cumprir o orçamento de compras e a meta de tempo.
9. Custo do pedido de compra
Além de analisar o custo e a qualidade do fornecedor, os líderes de compras também devem monitorar várias métricas relacionadas a custos, como o custo interno do pedido de compra. Esse é o custo total da compra de um pedido, desde a compra e a criação até o fechamento da fatura.
Os fatores que compõem o custo de compra variam de empresa para empresa. Enquanto algumas empresas podem contabilizar tanto os custos diretos quanto os indiretos, outras podem considerar apenas os custos diretos.
Se você quiser uma fórmula geral para esse KPI, ele pode ser calculado como a soma dos custos de compra, de pedido e de retenção.
A contabilização desse KPI ajuda a aumentar a eficiência do ciclo de vida do processo de compra para pagamento e garante que os custos e os erros sejam minimizados.
10. Gastos sob gerenciamento
Os gastos sob gerenciamento referem-se à porcentagem de gastos com aquisições regulados pela gerência. Um aumento nos gastos sob gerenciamento de uma empresa melhora a capacidade de otimizar custos e prever despesas. Essa métrica é particularmente influente na obtenção de economias de custo não realizadas.
Avalie continuamente os gastos e fique de olho nos contratos com os fornecedores para identificar o escopo da melhoria. As compras consolidadas e os descontos por volume acabam aumentando o resultado final da organização.
11. ROI de aquisição
Uma métrica crítica de aquisição, que rastreia a lucratividade dos investimentos - o objetivo final de todas as empresas. Ela lhe dá uma visão da lucratividade e da relação custo-benefício da estratégia de aquisição. Calcule o ROI de aquisição dividindo a economia anual de custos pelos custos anuais de aquisição.
Lembre-se de que, apesar de ser um fator importante a ser considerado, o ROI de aquisições sozinho não lhe dará uma visão correta. Para obter melhores resultados, combine essa métrica com outras, como a prevenção de custos de aquisição, para obter um quadro completo.
Defina sua meta de ROI de aquisições como 10x os investimentos internos para lançar uma boa estratégia de aquisições.
12. Índice de compras de emergência
Quer acompanhar a frequência com que sua empresa precisa de compras de emergência? Essa é a métrica de que você precisa.
Algumas solicitações de emergência são inevitáveis para todas as empresas. No entanto, fazer solicitações de emergência repetidas vezes reflete negativamente em suas operações. As compras de emergência afetam sua empresa ao aumentar os custos gerais de aquisição.
Um baixo índice de compras de emergência ajuda as empresas a economizar custos, simplificar os planos de aquisição, permitir serviços ininterruptos e minimizar os riscos de fornecimento. Essa métrica reflete o desempenho das aquisições e é uma base para o gerenciamento de operações futuras. Gerenciamento eficaz elimina as ineficiências do processo de compras e evita a falta de produtos. Calcule o índice de compras de emergência dividindo o número de compras de emergência pelo número total de compras em um período fixo.
13. Taxas de rejeição e custo do fornecedor
A métrica de custo e taxa de rejeição do fornecedor mede o gerenciamento interno da qualidade. Ela reflete a frequência e o impacto do custo da rejeição de produtos do fornecedor devido à má qualidade ou a outros problemas. Um aumento em qualquer um desses dois fatores exige ação por parte do comprador.
A identificação de desvios e a implementação de soluções de recuperação ajudam a evitar gargalos e a manter um relacionamento saudável entre comprador e fornecedor.
Verificar estes ferramentas de gerenciamento de fornecedores !
14. Redução de custos de aquisição
A economia de custos tangíveis continua a ser o principal objetivo das equipes de aquisição. A redução de custos de aquisição é uma métrica eficaz para estudar a eficiência da função de aquisição. Ela mede a porcentagem de economia de custos em cada pedido feito por meio de negociações de preços.
A economia total de custos feita ao longo do ano por meio de negociação de preços e descontos destaca a eficiência do gerenciamento de custos.
Uma maneira eficaz de medir a redução de custos é comparar os preços antigos e os novos preços do mesmo produto ou serviço. Esse cálculo o ajuda a otimizar o gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor e a treinar a equipe em medidas de economia de custos. Por fim, ele o ajuda a criar estratégias de gerenciamento de custos.
O acompanhamento regular dos KPIs de aquisição é essencial para aprimorar seus processos de aquisição. Embora tenhamos mencionado os KPIs de aquisição comumente escolhidos, o tamanho, a categoria e o funcionamento da sua empresa determinarão as métricas mais relevantes para você.
O acompanhamento do funcionamento do setor de compras ajuda a economizar custos, otimizar o funcionamento dos negócios, identificar gargalos e criar estratégias para superá-los. Escolha uma combinação dessas métricas e combine-as com outras para fortalecer seus negócios e melhorar o desempenho geral.
Como rastrear KPIs de suprimentos
Além de identificar os KPIs de procurement corretos a serem monitorados, as organizações também precisam escolher uma ferramenta dedicada para monitorar os KPIs de procurement software de gerenciamento de aquisições para gerenciar as aquisições de forma eficaz.
Nossa equipe no ClickUp teve todos os seus KPIs de compras em mente ao projetar o Modelo de rastreamento de KPI de compras do ClickUp . Ele é totalmente equipado para facilitar o rastreamento de métricas de KPI. Seus recursos robustos, como metas, quadros brancos, documentos, campos personalizáveis e painéis, permitem que você acompanhe os KPIs com eficiência em um só lugar.
O modelo de compras do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a acompanhar e gerenciar seus processos de compras.
Acompanhe e atinja suas metas de aquisição com o ClickUp
Com o Metas do ClickUp você pode organizar, rastrear e compartilhar KPIs de aquisição com facilidade. Para cada KPI, determine a meta dentro do objetivo e especifique a realização dentro do prazo. Agora, personalize suas métricas para acompanhar seus objetivos:
Acompanhe o progresso com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso e de tarefas. Crie metas de sprint, metas de vendas semanais e muito mais, adicionando tarefas de diferentes equipes em uma meta.
- Número: Configure um intervalo de números e monitore o aumento ou a diminuição do valor
- Verdadeiro/Falso: Crie uma caixa de seleção para marcar quando uma meta específica for concluída
- Currency (Moeda): Configure uma meta monetária e monitore aumentos e reduções no valor
- Tarefa: Supervisionar a conclusão de uma tarefa individual ou de uma lista inteira de tarefas
Com o ClickUp, você também pode representar visualmente a conclusão e o progresso da tarefa por meio de barras de progresso, gráficos e quadros.
Além disso, use Painéis do ClickUp para combinar diferentes alvos em uma única visão geral. Os recursos ClickUp do painel permitem que você:
Crie o centro de controle de missão perfeito para qualquer projeto. Obtenha insights mais profundos e visões gerais de alto nível de seu trabalho com painéis totalmente personalizáveis no ClickUp.
- Visão geral: Use a visualização Resumo para obter uma visão geral dos KPIs de aquisição e do progresso deles
- Melhore o alinhamento das metas de negócios: Explore a visualização de OKR departamental para alinhar seus KPIs de aquisição com as metas gerais
- Acompanhe o progresso: Use a visualização de progresso para identificar o progresso da equipe e restringir as áreas de melhoria
- Preveja uma linha do tempo: Dê uma olhada na visualização Timeline (Linha do tempo) para visualizar a linha do tempo e os marcos potenciais dos KPIs de aquisição
Essas visualizações oferecem análise de resultados em um relance para ajudá-lo a identificar e preencher as lacunas. A visualização Modelo de aquisição do ClickUp categoriza os KPIs em cinco categorias: Completed, Off track, On track, Not started e At risk para acompanhar o progresso.
A personalização de modelos do ClickUp é muito fácil.
Além disso, o recurso de relatório do ClickUp fornece informações valiosas para que você tome decisões baseadas em dados.
Obtenha uma visão geral de alto nível de quais KPIs estão concluídos, no caminho certo ou em risco com este modelo prático do ClickUp
Gerencie e analise suas métricas de aquisição com o ClickUp para obter o máximo de eficiência. Computar dados, analisá-los e usar os resultados para aprimorar o gerenciamento de compras é muito fácil com o ClickUp.
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