Se você deseja expandir seus negócios, todos os departamentos devem contribuir para os mesmos objetivos finais. No caso do departamento de Tecnologia da Informação (TI), ter os documentos de governança corretos em vigor pode ajudar a garantir que você atinja suas metas de negócios . 🤩
O departamento de TI é um dos departamentos mais caros de qualquer empresa, financiando os data centers, software dispositivos e outros serviços. De acordo com a Gartner espera-se que os gastos mundiais com TI atinjam US$ 4,6 trilhões em 2023, um aumento de 5,5% em relação a 2022. Dito isso, administrar um departamento de TI bem lubrificado é essencial para os lucros da empresa.
Para garantir que todas as atividades de TI apoiem seus objetivos comerciais gerais, você precisa de uma equipe de TI estrutura de governança de TI . A seguir, explicamos o que é uma estrutura de governança de TI, os benefícios de um programa de governança de TI e a função que ela desempenha na governança corporativa.
O que é governança de TI?
A governança de TI é uma parte essencial de qualquer empresa, garantindo que sua estratégia de TI se alinhe às suas metas de negócios. Como outras áreas da governança corporativa, ela ajuda a alta gerência a tomar decisões rápidas e a administrar a empresa com eficiência.
A governança de TI garante que seu departamento de TI entenda como suas decisões afetam a visão da empresa. Além disso, a governança de TI ajuda a garantir que sua empresa permaneça em conformidade com as regulamentações comerciais, mantém os líderes do departamento de TI na mesma página e garante que todas as decisões de TI ajudem a elevar o valor do seu negócio.
O que é uma estrutura de governança de TI?
Uma estrutura de governança de TI é um plano para ajudar os profissionais de TI a tomar decisões. Simplificando, ela mapeia como cada decisão ou investimento em tecnologia aumentará o valor da empresa, reduzirá os riscos e se alinhará às suas iniciativas de negócios. 🔍
Em termos leigos, uma estrutura de governança de TI evita que os colegas "reinventem a roda" em seu departamento de TI. Como muitos documentos comerciais comuns - POPs (procedimentos operacionais padrão), manuais de treinamento e estatutos da empresa -, ela simplifica o trabalho repetido e os processos de tomada de decisão.
Uma estrutura de governança de TI fornece uma estrutura formal para os líderes de departamento criarem processos, avaliar o desempenho e planejar a recuperação de desastres. Com o tempo, a criação dessa estrutura reduzirá as reuniões, os e-mails e as ineficiências do departamento.
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Governança de TI vs. governança corporativa
A governança de TI é um tipo de governança corporativa.
A governança corporativa é um sistema de regras, processos e diretrizes para ajudar a simplificar a forma como uma empresa é administrada. É um roteiro para definir funções para as partes interessadas e funcionários, agilizar o planejamento estratégico e garantir que todos os departamentos estejam em conformidade com a legislação.
A governança corporativa é usada por todas as equipes da sua empresa. Portanto, um departamento de TI se baseará nas diretrizes já estabelecidas na governança corporativa para estabelecer sua estrutura de governança de TI.
Funções e responsabilidades da governança de TI
Ter uma estrutura de governança de TI em vigor é fundamental para o sucesso dos projetos de TI e da organização como um todo. Parte dessa estrutura é delinear funções e responsabilidades para cada membro de seu departamento.
Normalmente, há quatro níveis de funções de governança de TI, incluindo:
- Estratégico: O nível mais alto de governança de TI alinha a estratégia do departamento com a estratégia geral da empresa. Esse nível normalmente engloba os membros da diretoria e o CIO
- Executivo: O segundo nível mais alto define o orçamento e aloca os recursos de TI para cada projeto. Normalmente, esse nível inclui a alta gerência (incluindo vice-presidentes e líderes de departamento) que se reportam diretamente ao CIO
- Governança do programa: Esse nível gerencia o gerenciamento de riscos, os investimentos em TI, o gerenciamento de projetos e a segurança cibernética de projetos específicos de TI. Normalmente, esse nível é executado por gerentes e líderes de projeto
- Operações: O nível mais baixo de governança de TI otimiza as operações diárias de todo o departamento. Esse nível é composto por colegas mais jovens do departamento
A importância de um processo de governança de TI nas empresas modernas
O principal objetivo da governança de TI é garantir que todos os investimentos em TI gerem valor para a empresa.
Portanto, uma governança de TI ineficaz pode ter efeitos negativos e duradouros nas empresas modernas. Deixar de implementar as regras, os processos e os objetivos estratégicos adequados pode enfraquecer a comunicação entre os departamentos ou prejudicar o orçamento da empresa.
Além disso, práticas ruins de governança de TI podem levar ao seguinte:
- Manuseio incorreto de dados confidenciais: Se os dados confidenciais caírem em mãos erradas, isso poderá resultar em roubo de identidade ou fraude para seus funcionários ou clientes. Isso não será apenas um pesadelo tecnológico para a sua equipe, mas também poderá levar a ramificações legais
- Violações de dados e ataques de segurança cibernética: Nos Estados Unidos, as violações de dados estão em um nível mais alto de todos os tempos. De acordo com um relatório da Appleos primeiros nove meses de 2023 registraram um aumento impressionante de 20% nas violações de dados em comparação com todo o ano de 2022. Como as empresas continuam a coletar dados pessoais de clientes e funcionários, há uma chance cada vez maior de que esses dados sejam explorados por criminosos cibernéticos
- Alocação insuficiente de orçamento e recursos de TI: Em termos de tecnologia, estamos vivendo em tempos exponenciais, em que a tecnologia mais recente se torna obsoleta em um ritmo cada vez mais rápido. A governança de TI garante que as empresas dediquem a quantidade adequada de tempo, dinheiro e recursos para pesquisar as melhores tecnologias de TIferramentas de negócios *Não compreensão dos riscos de TI : Violações de dados, ataques cibernéticos e falhas nos sistemas de TI acontecem porque os funcionários não sabem o que estão enfrentando. O gerenciamento de riscos é uma parte essencial da governança de TI, pois prevê possíveis ameaças à empresa
- não levar o gerenciamento de mudanças em consideração: A governança corporativa existe para que as empresas possam funcionar sem problemas, independentemente de quem esteja no comando em um determinado momento. Infelizmente, muitas corporações dependem muito de líderes de longa data, deixando de documentar regras, processos e fluxos de trabalho. A implementação de uma governança de TI eficaz implica o planejamento de grandes mudanças no pessoal, como a contratação de um novo CIO
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Vantagens da aplicação da governança de TI
A estrutura correta de governança de TI ajuda a impulsionar o alinhamento estratégico de sua empresa, a manter suas iniciativas de TI dentro do orçamento e a mitigar ou evitar violações de segurança. Embora os avanços da governança de TI sejam infinitos, aqui estão alguns benefícios que você deve conhecer:
- Alinha suas iniciativas de TI com os objetivos comerciais: Isso garante que todos os projetos de TI contribuam para as metas da organização e assegura o uso adequado dos fundos para o departamento
- Elimina redundâncias na organização: Uma das maiores vantagens da governança corporativa - não apenas da governança de TI - é que ela elimina tarefas repetitivas. Isso pode eliminar reuniões de calendário, reduzir os cronogramas dos projetos e evitar a compra de soluções duplicadas
- Promove a transparência e a comunicação: A implementação de processos de governança de TI garante que as funções e responsabilidades sejam claramente articuladas. Isso ajuda a agilizar a comunicação em todo o departamento, pois os colegas mais jovens sabem exatamente a qual gerente devem se dirigir em caso de dúvidas ou preocupações em um determinado projeto
- Ataques cibernéticos são escalados rapidamente: Com a crescente ameaça de ameaças à segurança cibernética, as equipes de TI precisam estar preparadas para quando (e não se) um ataque ocorrer. Informar toda a equipe sobre os protocolos detalhados do que fazer no caso de uma violação de segurança pode ajudar a diminuir o impacto na organização
- Garante a conformidade normativa: Há várias leis e normas relacionadas ao manuseio de dados seguros. A estrutura correta de governança de TI garante que todas as operações comerciais de TI estejam em conformidade com a Lei Federal de Gerenciamento de Segurança da Informação de 2002 (FISM), a Lei de Transações de Crédito Justas e Precisas de 2003 (FACTA), a Lei Gramm Leach Bliley (GLBA) e outras regulamentações
- Melhora o atendimento ao cliente: Todas as pessoas sabem como pode ser frustrante esperar na fila de espera de um departamento de TI. A criação de uma estrutura de governança de TI garante que todas as linhas de suporte técnico tenham pessoal adequado, que sua equipe tenha o treinamento apropriado para solucionar problemas e que os membros da equipe saibam como encaminhar solicitações particularmente difíceis. Além disso, a implementação de automações de fluxo de trabalho para perguntas ou solicitações frequentes pode ajudar a reduzir o tempo de espera ou ajudar os clientes a resolverem os problemas por conta própria
- Aumenta a produtividade dos funcionários: Os protocolos corretos de governança de TI permitem que os funcionários tenham um melhor desempenho no trabalho. Sua estrutura deve incluir o treinamento adequado dos funcionários e os processos de integração para que os profissionais de TI se familiarizem com as funções, os fluxos de trabalho e as diretrizes do departamento
- Reduzir os custos de tecnologia: A sobrecarga associada ao seu departamento de TI provavelmente é impressionante, tanto em termos de funcionários quanto de infraestrutura. Embora os profissionais de TI geralmente recebam um bom salário, garantir o treinamento, a integração e os processos internos adequados pode evitar que você contrate demais. Além disso, garantir que você invista nosistemas e software corretos pode reduzir seus custos de infraestrutura de TI
- Assume o controle das mídias sociais e de outros canais de comunicação: Uma grande parte da comunicação corporativa acontece fora do firewall da empresa, principalmente nas mídias sociais e nas plataformas de mensagens instantâneas. Ter as funções de TI adequadas garante que as informações e os dados permaneçam seguros, independentemente de onde estejam localizados
- Educa toda a empresa sobre o uso da TI: Ao contrário do que se pensa, uma estrutura de governança de TI não é criada apenas para o departamento de TI. Em vez disso, os protocolos corretos de governança de TI educam todos os departamentos sobre como manter a segurança dos dados e evitar ameaças à segurança cibernética
Como implementar um plano de governança de TI
Deseja criar uma estrutura de governança de TI, mas não sabe por onde começar? Abaixo, apresentamos um guia passo a passo sobre como alinhar as iniciativas de TI com as metas de sua empresa.
1. Estabeleça metas de curto e longo prazo
Reúna a diretoria e a equipe executiva para realizar o planejamento estratégico para o próximo ano. Depois que as metas de toda a empresa forem estabelecidas, reúna-se com o CIO e a alta gerência para estabelecer metas anuais, trimestrais e mensais para a equipe de TI.
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2. Dê uma olhada nos dados históricos
A melhor maneira de planejar o futuro é olhar para o passado.
Analise as violações de segurança e as ameaças cibernéticas dos últimos anos, analise os projetos que ultrapassaram o orçamento ou não foram concluídos no prazo, analise as reclamações comuns dos clientes e reúna-se com os gerentes para ver quais funcionários estão com baixo desempenho. Melhorar as áreas que se mostraram problemáticas no passado pode ajudar a impulsionar o gerenciamento de recursos, a mitigação de riscos e os processos de tomada de decisões no futuro.
3. Encontre um ponto de partida
Há muitas metodologias existentes a partir das quais você pode criar sua estrutura de governança de TI.
Observe: Algumas certificações podem ser necessárias para entender esses modelos. Talvez seja necessário fazer uma parceria com um consultor para descobrir qual modelo funciona melhor para sua organização.
Algumas metodologias populares incluem:
- COBIT: A estrutura COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) foi desenvolvida pela ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Como uma das estruturas mais populares de TI empresarial, ela fornece vários modelos para aumentar o valor dos sistemas de informação
- ITIL : A Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação (ITIL) foi criada a partir de uma lista de práticas de gerenciamento de serviços de TI para ajudar a alinhar os projetos de TI às necessidades gerais da empresa
- **O Capability Maturity Model Integration visa melhorar o desempenho dos negócios, diminuindo o risco do software, melhorando o atendimento ao cliente e aprimorando o produto em geral
- **O Committee of Sponsoring Organizations (Comitê de Organizações Patrocinadoras) é uma estrutura de medição de desempenho criada para garantir que sua empresa opere de forma ética, transparente e de acordo com os padrões internacionais e do setor
4. Aproveite as ferramentas para automatizar tarefas repetitivas
Para melhorar o ciclo de vida de cada iniciativa de TI, você precisa automatizar o trabalho duplicado.
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Com o ClickUp, as tarefas repetitivas se tornam uma coisa do passado. O ClickUp ajuda as equipes de software a colaborar em roteiros, automatizar fluxos de trabalho, gerenciar solicitações de TI e acompanhar o progresso do projeto em tempo real.
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5. Execute um teste piloto para sua estrutura de governança
Uma estrutura de governança de TI deve ser um documento vivo. Em outras palavras, não use o método "configure e esqueça" para sua estrutura.
Em vez disso, defina revisões trimestrais com a equipe executiva para ver como a sua nova estrutura de governança de TI atende aos seus objetivos finais. A partir daí, você pode editar o documento como achar melhor.
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A estrutura correta de governança de TI garante que as metas do departamento estejam alinhadas com as metas da empresa, estabelece claramente as funções e responsabilidades e reduz o trabalho repetitivo.
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