![Como criar e gerenciar premissas precisas de projetos [Guia completo com mais de 30 exemplos]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Project-Assumptions-Blog-Feature.png)
Fazemos suposições em nossa vida cotidiana - por exemplo, você supõe que seu carro funcionará pela manhã e o levará ao trabalho no horário. Ou que seu telefone não vai parar de funcionar enquanto você estiver tentando localizar um endereço usando o Google Maps.
Agora imagine fazer essas suposições como gerente de projeto - de repente, há muito mais em jogo. Com o objetivo de entregar um projeto dentro do prazo, você tem muitas suposições, como disponibilidade de recursos ou aprovação oportuna do orçamento solicitado, para navegar ao elaborar um plano de projeto.
**Você não pode confiar em suposições, pois suposições ruins podem inviabilizar a entrega do projeto, principalmente se você não tiver planos de backup e não estiver preparado para lidar com os riscos associados.
Neste artigo, discutiremos como identificar e gerenciar as premissas do projeto para estimar os resultados do gerenciamento de projetos com mais precisão. Aprenderemos sobre:
- Tipos de premissas de projeto com exemplos
- A relação entre as premissas, as dependências e os riscos do projeto
- Dicas e estratégias para gerenciar as premissas do projeto
Entendendo as premissas do projeto
As premissas do projeto são fatores, eventos e circunstâncias que os gerentes de projeto e suas equipes assumem como verdadeiras - mesmo que não haja nenhuma evidência empírica que as sustente.
Todos os gerentes de projeto se baseiam em determinadas suposições durante o todo o ciclo de vida do projeto . Desde o processo de planejamento do projeto até desenvolvimento e entrega se o projeto for bem-sucedido, o conjunto certo de suposições os ajudará a visualizar o sucesso do projeto e a evitar obstáculos como
- Cronogramas bloqueados e atrasos
- Atraso nos suprimentos
- Falta de orçamento
- Dinâmica de equipe insalubre
Apesar do aspecto "sem evidências", a maioria das suposições do projeto se baseia em tendências de dados e experiências passadas ou é uma suposição fundamentada. Elas parecem ser de senso comum - até que não parecem e se tornam um risco para o projeto. 🥲
Por que toda suposição de projeto pode ser um risco em potencial e como lidar com a incerteza
As suposições são chamadas assim porque estão enraizadas em incógnitas e incertezas.
Portanto, há sempre um nexo entre suposições e riscos. Várias coisas podem dar errado, invalidar suas pressuposições e balançar o barco do gerenciamento de projetos. É por isso que você precisa ter um plano de jogo que o ajudará a levar em conta os possíveis riscos que poderá encontrar se suas pressuposições derem errado.
Os gerentes de projeto bem-sucedidos geralmente lidam com essas incertezas da seguinte forma
- Identificar as suposições do projeto e documentar as próximas etapas no caso de uma ou mais estarem erradas
- Confiar em pesquisas extensas e consultas a especialistas para identificar suposições complicadas
- Observar as premissas mais voláteis (como flutuações de preços) em intervalos regulares
Dica profissional: Ao identificar as principais premissas, é sempre aconselhável que o gerente de projeto anote o potencial de risco lado a lado. Uma maneira rápida de fazer isso é por meio do
Modelo de quadro branco de avaliação de risco do ClickUp
-Ele vem com um mapa codificado por cores para ajudá-lo a monitorar a probabilidade e a gravidade de todos os riscos do projeto.
Crie um processo sistemático para identificar, avaliar e controlar perigos e riscos com o modelo de quadro branco de avaliação de riscos da ClickUp
Os riscos relacionados a suposições não confiáveis do projeto geralmente acabam no canto superior direito do mapa e exigem monitoramento constante.
6 Tipos comuns de premissas de projeto
Podemos dividir as premissas do projeto em diferentes categorias, dependendo do seu foco. Embora a categorização fique a seu critério, aqui estão os seis tipos mais comuns com exemplos:
1. Premissas de projeto relacionadas a operações
Todo gerente de projeto conhece os riscos inerentes às operações diárias, como desvios de escopo, quebras de equipamentos, conflitos de equipe ou falta de comunicação com os participantes do projeto.
Aqui estão as declarações de premissas de projeto relacionadas a operações de amplo escopo que você pode considerar:
- Nenhuma circunstância inesperada causará custos extras, atrasos ou problemas com a força de trabalho
- Não haverá problemas de comunicação e colaboração interna ou externa
- O software que usamos para desenvolvimento de produtos e gerenciamento de projetos não sofrerá atrasos ou bugs que possam afetar a duração do projeto
- A equipe não ficará sem os recursos necessários para concluir as tarefas
- Não teremos problemas para pedir e obter os materiais e suprimentos necessários
- Os membros da equipe permanecerão saudáveis e produtivos para cumprir suas tarefas
Muitas suposições implícitas aqui podem ser possíveis passivos e levar a atrasos e até mesmo ao fracasso do projeto, portanto, é importante ser prudente com suas estimativas. Por exemplo, em vez de presumir 100% de disponibilidade da equipe, é mais sensato estimar 80% de disponibilidade para levar em conta licenças médicas e férias.
2. Premissas ambientais do projeto
As premissas ambientais do projeto, também chamadas de premissas de localização, concentram-se em fatores ambientais sobre os quais você não tem controle. Vamos observar alguns exemplos de premissas de projeto relacionadas a cenários ambientais abaixo:
- Não haverá eventos geopolíticos inesperados que possam afetar o sucesso do projeto
- Os desastres naturais, se houver, não afetarão a disponibilidade dos suprimentos necessários
- As conformidades regulatórias permanecerão as mesmas
- As operações não apresentarão riscos ambientais de curto ou longo prazo
- A fábrica não será inundada durante chuvas fortes
- A demanda do mercado pelo produto permanecerá estável em um futuro previsível
Dica: Use o
Modelo de plano de contingência do ClickUp
para elaborar soluções alternativas para suposições ambientais que deram errado.
3. Premissas de projeto baseadas em tempo
As premissas de projeto baseadas no tempo ou no cronograma concentram-se na duração do projeto, com o objetivo de prever quanto tempo cada atividade e tarefa durará. Você as utiliza para criar um cronograma de projeto realista a ser cumprido. ⌛
Alguns exemplos de premissas de projeto comuns neste espaço:
- A equipe é competente o suficiente para concluir as tarefas de acordo com o cronograma do projeto
- O planejado dependências do projeto não serão alteradas e interromperão o cronograma do projeto
- Os participantes do projeto estarão disponíveis para reuniões e consultas em tempo hábil
- Não haverá atrasos nos processos de feedback e aprovação
- O fluxo de trabalho diário da equipe complementa o prazo
- Não haverá atrasos devido à indisponibilidade de recursos ou à falta de pessoal
4. Premissas de projeto relacionadas a recursos
Essas premissas estão relacionadas à disponibilidade e ao gerenciamento de todos os recursos necessários para a entrega de projetos, desde materiais e tecnologia até capital humano.
Confira alguns exemplos de premissas de recursos:
- Nosso fornecedor entregará os materiais a tempo para um ciclo de produção tranquilo
- Os equipamentos da fábrica serão inspecionados e receberão manutenção regularmente para evitar mau funcionamento repentino
- O gerente de projeto alocou membros suficientes da equipe para o projeto
- As entradas e saídas do orçamento são contabilizadas
- Os membros da equipe não tirarão dias extras de folga ou se demitirão até que o projeto seja concluído
- A plataforma de gerenciamento de projetos em uso não sofrerá paralisações
Mapeie essas suposições durante o processo de planejamento do projeto - talvez seja necessária a aprovação dos principais participantes em determinadas áreas (como orçamento).
5. Premissas financeiras do projeto
Algumas equipes gostam de registrar as premissas financeiras separadamente para ter estimativas de custo do projeto mais detalhadas - a ideia é reservar dinheiro para cada fase, tarefa ou marco do projeto.
Aqui estão alguns exemplos de premissas orçamentárias:
- O custo da mão de obra não aumentará nos próximos três meses
- Os custos de aquisição permanecerão dentro dos limites planejados
- O custo do aluguel do equipamento não aumentará em mais de 10%
- _Os custos de seguro não serão superiores a 0,5% dos custos totais do projeto
- As estimativas de custo são preparadas para acomodar um desvio padrão de 5% nas taxas de inflação
6. Premissas do escopo do projeto
O escopo de um projeto descreve as metas de entrega, os requisitos e as tarefas que você precisa concluir para obter um resultado final estabelecido - demandas adicionais significam que o plano original do projeto se torna inútil. Essencialmente, todo o escopo do seu projeto é uma suposição.
Aqui estão alguns exemplos de suposições de projeto em termos de escopo:
- O cronograma original do projeto não será alterado
- Não haverá requisitos de última hora incorporados ao escopo
- Todos os membros da equipe do projeto entendem o escopo e sua função no panorama geral
- O estatuto do projeto define o escopo e os resultados em termos claros
- Os principais interessados concordam com o estatuto do projeto
- Nenhum fator externo afetará o escopo
Bônus: Use o Modelo de escopo do projeto ClickUp ou o Modelo de estatuto do projeto ClickUp para organizar todos os dados relacionados ao escopo, inclusive as dependências, os cronogramas e as linhas do tempo do projeto. Ambos os modelos são colaborativos, permitindo que os membros da equipe contribuam e façam alterações em tempo real no escopo para aumentar a transparência.
Os participantes podem preparar uma versão de seu modelo de negócios usando o modelo de quadro branco do escopo do projeto do ClickUp
Como as premissas, as dependências e os riscos do projeto estão conectados?
Sabemos que as premissas, as dependências e os riscos do projeto ditam o curso de um projeto e ajudam a gerenciar os fluxos de trabalho com eficiência, mas como esses conceitos afetam uns aos outros? Vamos descobrir.
Tanto as premissas quanto as dependências do projeto podem levar a riscos, mas de maneiras diferentes. Como discutimos anteriormente, toda hipótese tem um potencial de risco, pois sempre há uma chance de ser inválida. Na maioria dos casos, as suposições se aplicam à totalidade dos projetos. Por exemplo, você supõe que os membros da sua equipe de projeto atingirão os marcos sem atrasos, mas a probabilidade de que isso não aconteça é um risco.
As dependências, por outro lado, denotam o risco relacionado a duas ou mais atividades interconectadas. Digamos que, para que um projeto passe para a fase de lançamento, ele precisa primeiro da aprovação final dos principais interessados, que os gerentes de projeto assumem obter a tempo.
Nesse caso, a tarefa de aprovação é uma "dependência", pois seu atraso pode adiar todo o cronograma de lançamento do projeto - portanto, esse é um risco bastante pesado.
Premissas, riscos e restrições do projeto: Uma comparação
As premissas, os riscos e as restrições do projeto são conceitos que se sobrepõem, portanto, vamos esclarecer um pouco. 🔦
Vamos nos concentrar nos riscos e restrições individualmente para fins de comparação.
Premissas vs. riscos do projeto
Tanto as premissas quanto os riscos são anotados antes do início de um projeto. A diferença aqui é que você deseja que suas suposições sejam verdadeiras para o sucesso geral do projeto. No entanto, é o oposto para
-eles colocarão em risco seu projeto caso se concretizem, portanto, você precisa de um plano de gerenciamento de riscos para reduzir a probabilidade de cada risco documentado.
Suposições vs. restrições do projeto
As restrições do projeto são limitações pré-existentes que você precisa levar em conta ao fazer suposições do projeto. Ao contrário das premissas, que podem ou não ser verdadeiras, as restrições são certas. De acordo com o Project Management Institute, existem
de restrições do projeto:
- Orçamento
- Tempo
- Escopo
- Qualidade
- Benefícios
- Riscos
Você identifica as suposições e restrições logo no início do processo
. Todas as premissas do projeto o ajudam a planejar e liderar a direção a seguir, enquanto as restrições do projeto são como limites que o mantêm na pista certa.
3 melhores estratégias para gerenciar as premissas do projeto
Aqui estão três dicas e estratégias aprovadas por especialistas para ajudá-lo a gerenciar as premissas do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto. 🌻
1. Aproveite as ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos de qualidade
Se você quiser gerenciar suposições como um profissional, precisará usar uma ferramenta que possa ajudá-lo a visualizar fluxos de trabalho para identificar riscos, ter uma visão panorâmica do orçamento do projeto e dos recursos humanos e fazer ajustes rapidamente.
Se encontrar todas essas opções em uma única ferramenta parece impossível, é só porque você ainda não viu o que a
ClickUp
pode fazer!
O ClickUp é um dos mais bem avaliados
ferramentas de gerenciamento de projetos
no mercado porque tem opções que o ajudam a ampliar os detalhes do microprojeto, bem como a manter um olho no panorama geral. 😍
Comece seu projeto da maneira certa com a suíte ClickUp Project Management
Tudo o que você precisa para identificar as premissas do projeto e gerenciá-las **está disponível no pacote
Gerenciamento de projetos do ClickUp
pacote de recursos.
Vamos começar com
Documentos do ClickUp
-Essa opção de gerenciamento de conhecimento pode ajudá-lo a criar, editar, compartilhar e armazenar toda a documentação relacionada ao projeto, desde um plano de projeto e um estatuto até
procedimentos operacionais padrão (SOPs)
. Essa também é uma excelente opção se você precisar documentar suposições, riscos e seus desvios em um único lugar.
Simplifique a colaboração da equipe com o ClickUp Docs marcando, comentando e atribuindo tarefas
Você encontrará
Cérebro ClickUp
o ClickUp Brain é um poderoso assistente de redação com IA, dentro do ClickUp Docs. Com ele, você pode fazer um brainstorming, escrever um texto ou resumir seu texto para economizar tempo e aumentar a produtividade.
O ClickUp Brain tem um recurso conveniente chamado AI Tools - ele permite que você use mais de 100 prompts baseados em pesquisa para uma variedade de tarefas em equipes multifuncionais. Por exemplo, se você escolher a opção Equipe de projeto, verá prompts personalizáveis como Criar documento de escopo e Criar um plano de gerenciamento de risco de projeto, que o ajudarão a definir as premissas do seu projeto.
Use o ClickUp AI Tools para acessar prompts de gerenciamento de projetos para simplificar o trabalho
Além disso, se quiser que você e seus participantes tenham clareza sobre as premissas e os prazos do projeto, use
Visualizações ClickUp
. Você tem 15+ opções para observar projetos de diferentes perspectivas, identificar suposições estáveis ou falsas e localizar dependências e riscos de forma proativa.
Use o
Visualização de lista
para organizar fluxos de trabalho ou o
Visualização da diretoria
para classificar as tarefas com base no nível de conclusão. Aproveite as vantagens de visualizações avançadas como a
Visualização da carga de trabalho
para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe ou a
Visualização do gráfico de Gantt
para acompanhar as restrições e dependências do projeto em uma linha do tempo ajustável e habilitada para arrastar e soltar.
Precisa discutir riscos com as equipes mais rapidamente? Use o
Visualização do bate-papo
para se comunicar com sua equipe sem sair do ClickUp, minimizando a necessidade de reuniões longas e
.
Personalize as visualizações do ClickUp para ajudar sua equipe a se manter alinhada, independentemente do estilo de trabalho de cada um
2. Mantenha um registro de suposições
Pense em um registro de suposições como um diário do gerente de projetos - é aqui que você registrará todas as suposições que fizer desde a fase de planejamento do projeto até
.
Ter todas as premissas do projeto em um só lugar o ajudará a acompanhá-las, monitorar sua validade e fazer alterações quando necessário.
Use os modelos do ClickUp para manter os registros de suposições de forma diligente
O ClickUp oferece
mais de 1.000 modelos
para várias finalidades, incluindo a manutenção de registros de suposições. Esses modelos vêm com seções predefinidas e servem como atalho para uma documentação de qualidade.
Se você deseja gerenciar as suposições do projeto, recomendamos conferir
e
modelos de avaliação de projetos
.
Por exemplo, o
Modelo de matriz de decisão da grade de suposições do ClickUp
é perfeito para organizar os registros de suposições do projeto com base em fatores de risco e incerteza.
Use o modelo de matriz de decisão da grade de premissas do ClickUp para classificar as premissas e determinar os riscos
Você pode usar os Custom Fields do modelo para especificar suas premissas, adicionar atributos a cada uma delas e explicar seu impacto nos critérios de tomada de decisão. Seu recurso de atualizações em tempo real pode manter as partes interessadas informadas sobre todas as alterações que você fizer.
Quando terminar de usar as suposições, use a tag
Modelo de planejador de projeto do ClickUp
para dividir seu projeto, organizar tarefas e recursos e acompanhar o progresso para garantir que suas suposições estejam corretas.
O modelo de planejador de projeto do ClickUp permite gerenciar comunicações, progresso e entrega para atingir suas metas
3. Monitore constantemente suas suposições
Documentar as suposições não é suficiente. À medida que o projeto avança, algumas de suas suposições serão comprovadas como corretas, enquanto outras podem se tornar inválidas. Isso significa que o plano do projeto pode mudar e você precisa pensar com calma para ajustar os fluxos de trabalho da equipe.
É por isso que você precisa acompanhar constantemente a lista de premissas do projeto como gerente de projeto e ficar atento a eventos inesperados. Isso o ajudará a identificar as menores mudanças e a ajustar seu curso de acordo com elas.
Usar o ClickUp para monitorar e gerenciar as premissas
O ClickUp oferece uma série de soluções para identificar as suposições do projeto que se revelam falsas. Por exemplo, você pode configurar
Automações do ClickUp
para enviar a você um alerta sobre alterações em suposições e restrições críticas.
Digamos que sua premissa seja que uma determinada tarefa exija 50 horas - você pode configurar uma automação simples para enviar uma notificação se o tempo rastreado na tarefa exceder 50 horas.
Automações de criação de tarefas no ClickUp
Além disso, visualize as métricas do projeto e realize análises de suposições com
Dashboards do ClickUp
**Escolha entre mais de 50 cartões para personalizar seu Dashboard e apresentar os dados numéricos ou visuais específicos de seu interesse. A visualização de suposições de projetos anteriores pode ajudá-lo a planejar projetos futuros e minimizar desvios.
Acompanhe o progresso em tempo real da formação de hábitos com os ClickUp Dashboards
Superando os desafios da suposição de projeto
Coordenar as premissas do projeto não é tarefa fácil - há vários desafios que podem atrasá-lo e afetar o sucesso do projeto.
**Aqui estão alguns desafios comuns e maneiras de superá-los
Incerteza
Esse é o problema número um de manter as suposições do projeto - você não pode saber se elas se concretizarão ou não. Infelizmente, não há como vencer a incerteza, que é inerente a toda suposição de projeto.
No entanto, é possível gerenciar melhor as incertezas comunicando o impacto delas às suas equipes e aos participantes, documentando todas as decisões e ações tomadas e monitorando cuidadosamente o cronograma do projeto.
Fluxos de comunicação ruins
A falta de comunicação entre os membros da equipe pode levar a mal-entendidos e atrasos no projeto. Para superar isso, você precisa garantir que sua equipe não tenha medo de se manifestar e expressar suas preocupações, especialmente quando se trata de aspectos como gerenciamento de recursos e tempo de entrega. Se estiver trabalhando remotamente, use ferramentas como o ClickUp, que permitem uma comunicação transparente e em tempo real sem a necessidade de reuniões tensas e excessivamente formais.
Bônus: Use Quadros brancos ClickUp para fazer brainstorming sobre gerenciamento de recursos com equipes multifuncionais em tempo real. Essas telas digitais permitem desenhar, escrever textos, adicionar e conectar formas e criar tarefas em um ambiente mais descontraído que promove a comunicação fácil.
Falta de disposição para mudar e se adaptar
Tanto os gerentes de projeto quanto as partes interessadas precisam ser flexíveis e estar dispostos a fazer mudanças em movimento para acomodar novas suposições. A falta de disposição para fazer isso em ambos os lados pode afetar os resultados do projeto.
Ao gerenciar suposições no gerenciamento de projetos, certifique-se de que todos os envolvidos entendam as consequências de não se adaptarem às mudanças. Realize reuniões regulares com as partes interessadas, mantenha-as atualizadas e explique o raciocínio por trás de cada ação e decisão.
Gerencie as premissas do projeto com o ClickUp
A coordenação das premissas do projeto é um dos pilares do
gerenciamento de projetos bem-sucedido
. Sem suposições, não é possível estimar os resultados do projeto ou determinar as metas de forma realista.
Como um ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos o ClickUp oferece tudo o que você precisa para manter um registro de suposições do projeto, colaborar com equipes e partes interessadas e identificar dependências, restrições e riscos de uma maneira simples. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e veja como a solução o ajuda a voar das suposições ao sucesso. 🦋