![Como criar e gerenciar premissas precisas de projetos [Guia completo com mais de 30 exemplos]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Project-Assumptions-Blog-Feature.png)
Fazemos suposições ou conjecturas em nossas vidas cotidianas — por exemplo, você supõe que seu carro funcionará pela manhã e o levará ao trabalho a tempo. Ou que seu telefone não deixará de funcionar enquanto você tenta localizar um endereço usando o Google Maps.
Agora imagine fazer essas premissas como gerente de projetos — de repente, há muito mais em jogo. Com o objetivo de entregar um projeto no prazo, você tem muitas premissas, como disponibilidade de recursos ou aprovação oportuna do orçamento solicitado, para navegar ao fazer um plano de projeto.
Como você pode imaginar, gerenciar as premissas do projeto é complicado. Você não pode confiar em suposições, pois premissas inadequadas podem prejudicar a entrega do projeto, especialmente se você não tiver planos alternativos e não estiver preparado para lidar com os riscos associados.
Neste artigo, discutiremos como identificar e gerenciar as premissas do projeto para estimar os resultados do gerenciamento do projeto com mais precisão. Vamos aprender sobre:
- Tipos de premissas de projeto com exemplos
- A relação entre premissas, dependências e riscos do projeto
- Dicas e estratégias para gerenciar as premissas do projeto
Entendendo as premissas do projeto
As premissas do projeto são fatores, eventos e circunstâncias que os gerentes de projeto e suas equipes presumem ser verdadeiros, mesmo que não haja evidências empíricas para comprová-los.
Todos os gerentes de projeto confiam em certas premissas durante todo o ciclo de vida do projeto. Desde o processo de planejamento do projeto até o desenvolvimento e a entrega, o conjunto certo de premissas os ajuda a visualizar o sucesso do projeto e evitar obstáculos como:
- Cronogramas bloqueados e atrasos
- Atrasos no fornecimento
- Falta de orçamento
- Dinâmica de equipe prejudicial
Apesar do aspecto sem evidência, a maioria das premissas do projeto é baseada em tendências de dados e experiências passadas ou são suposições fundamentadas. Elas parecem senso comum — até que deixam de ser e se tornam um risco para o projeto. 🥲
Por que cada premissa de projeto pode ser um risco potencial e como lidar com a incerteza
As premissas são chamadas assim porque se baseiam em incógnitas e incertezas.
Portanto, há sempre uma conexão entre premissas e riscos. Várias coisas podem dar errado, invalidar suas premissas e abalar a gestão do seu projeto. É por isso que você precisa ter um plano de ação que o ajude a lidar com os riscos potenciais que poderá encontrar se suas premissas derem errado.
Gerentes de projeto bem-sucedidos geralmente lidam com essas incertezas da seguinte maneira:
- Identificar as premissas do projeto e documentar as próximas etapas, caso uma ou mais delas se revelem incorretas.
- Baseando-nos em pesquisas extensas e consultas a especialistas para identificar premissas complexas.
- Observar as premissas mais voláteis (como flutuações de preço) em intervalos regulares
Dica profissional: ao identificar as principais premissas, é sempre aconselhável que o gerente de projeto anote os riscos potenciais lado a lado. Uma maneira rápida de fazer isso é através do Modelo de Quadro Branco de Avaliação de Riscos do ClickUp — ele vem com um mapa codificado por cores para ajudá-lo a acompanhar a probabilidade e a gravidade de todos os riscos do projeto.
Os riscos relacionados a premissas de projeto não confiáveis geralmente acabam no canto superior direito do mapa e exigem monitoramento constante.
6 tipos comuns de premissas de projeto
Podemos dividir as premissas do projeto em diferentes categorias, dependendo do seu foco. Embora a categorização seja uma escolha sua, aqui estão os seis tipos mais comuns com exemplos:
1. Suposições relacionadas às operações do projeto
Todo gerente de projeto conhece os riscos inerentes às operações diárias, como aumento do escopo, falhas de equipamentos, conflitos entre equipes ou falhas de comunicação com as partes interessadas do projeto.
Aqui estão algumas declarações de premissas de projetos relacionadas a operações de amplo escopo que você pode considerar:
- Nenhuma circunstância inesperada causará custos extras, atrasos ou problemas com a força de trabalho
- Não haverá problemas de comunicação e colaboração internos ou externos
- O software que usamos para desenvolvimento de produtos e gerenciamento de projetos não apresenta atrasos ou bugs que possam afetar a duração do projeto
- A equipe não ficará sem os recursos necessários para concluir as tarefas
- Não encontraremos problemas para encomendar e obter os materiais e suprimentos necessários
- Os membros da equipe permanecerão saudáveis e produtivos para cumprir suas funções
Muitas suposições implícitas aqui podem ser potenciais responsabilidades e levar a atrasos e até mesmo ao fracasso do projeto, por isso é importante ser prudente com suas estimativas. Por exemplo, em vez de supor 100% de disponibilidade da equipe, é mais sensato estimar 80% de disponibilidade para levar em conta licenças médicas e férias.
2. Suposições ambientais do projeto
As premissas ambientais do projeto, também chamadas de premissas de localização, concentram-se em fatores ambientais sobre os quais você não tem controle. Vamos observar alguns exemplos de premissas do projeto relacionadas a cenários ambientais abaixo:
- Não haverá eventos geopolíticos inesperados que possam afetar o sucesso do projeto
- Eventuais desastres naturais não afetarão a disponibilidade dos suprimentos necessários
- As conformidades regulatórias permanecerão as mesmas
- As operações não representarão riscos ambientais a curto ou longo prazo
- A fábrica não será inundada durante chuvas fortes
- A demanda do mercado pelo produto permanecerá estável no futuro previsível
Dica: use o Modelo de Plano de Contingência do ClickUp para elaborar soluções alternativas para premissas ambientais que deram errado.
3. Suposições do projeto baseadas no tempo
As premissas do projeto baseadas no tempo ou no cronograma se concentram na duração do projeto, com o objetivo de prever quanto tempo cada atividade e tarefa levará. Você as usa para criar um cronograma realista para o projeto. ⌛
Alguns exemplos de premissas comuns de projetos neste espaço:
- A equipe é competente o suficiente para concluir as tarefas de acordo com o cronograma do projeto
- As dependências planejadas do projeto não mudarão nem atrapalharão o cronograma do projeto
- As partes interessadas no projeto estarão disponíveis para reuniões e consultas oportunas
- Não haverá atrasos nos processos de feedback e aprovação
- O fluxo de trabalho diário da equipe complementa o prazo
- Não haverá atrasos devido à indisponibilidade de recursos ou falta de pessoal
4. Suposições relacionadas a recursos do projeto
Essas premissas dizem respeito à disponibilidade e ao gerenciamento de todos os recursos necessários para a entrega dos projetos, desde materiais e tecnologia até capital humano.
Confira alguns exemplos de premissas de recursos:
- Nosso fornecedor entregará os materiais dentro do prazo para um ciclo de produção tranquilo
- Os equipamentos da fábrica serão inspecionados e mantidos regularmente para evitar falhas repentinas
- O gerente de projeto alocou membros suficientes da equipe para o projeto
- Os detalhes do orçamento são contabilizados
- Os membros da equipe não tirarão dias extras de folga nem pedirão demissão até que o projeto seja concluído
- A plataforma de gerenciamento de projetos em uso não sofrerá interrupções
Mapeie essas premissas durante o processo de planejamento do projeto — você pode precisar da aprovação das principais partes interessadas em determinadas áreas (como orçamento).
5. Premissas financeiras do projeto
Algumas equipes gostam de registrar as premissas financeiras separadamente para ter estimativas de custo do projeto mais detalhadas — a ideia é reservar dinheiro para cada fase, tarefa ou marco do projeto.
Aqui estão alguns exemplos de premissas orçamentárias:
- O custo da mão de obra não aumentará nos próximos três meses
- Os custos de aquisição permanecerão dentro dos limites planejados
- O custo do aluguel do equipamento não aumentará mais do que 10%
- Os custos com seguros não serão superiores a 0,5% do custo total do projeto.
- As estimativas de custo são preparadas para acomodar um desvio padrão de 5% nas taxas de inflação
6. Premissas do escopo do projeto
O escopo de um projeto descreve as metas de entrega, os requisitos e as tarefas que você precisa concluir para obter um resultado final estabelecido — demandas adicionais significam que seu plano de projeto original se torna inútil. Essencialmente, todo o escopo do seu projeto é uma premissa.
Aqui estão alguns exemplos de premissas de projeto em termos de escopo:
- O cronograma original do projeto não será alterado
- Não haverá requisitos de última hora incorporados ao escopo
- Todos os membros da equipe do projeto compreendem o escopo e seu papel no panorama geral
- O termo de abertura do projeto define o escopo e os resultados esperados em termos claros
- As principais partes interessadas concordam com o termo de abertura do projeto
- Nenhum fator externo afetará o escopo
Bônus: use o Modelo de Escopo do Projeto ClickUp ou o Modelo de Carta do Projeto ClickUp para organizar todos os dados relacionados ao escopo, incluindo dependências, cronogramas e prazos do projeto. Ambos os modelos são colaborativos, permitindo que os membros da equipe contribuam e façam alterações em tempo real no escopo para maior transparência.
Como as premissas, dependências e riscos do projeto estão conectados?
Sabemos que as premissas, dependências e riscos do projeto ditam o curso de um projeto e ajudam a gerenciar os fluxos de trabalho com eficiência, mas como esses conceitos se influenciam mutuamente? Vamos descobrir.
Tanto as premissas quanto as dependências do projeto podem levar a riscos, mas de maneiras diferentes. Como discutimos anteriormente, toda premissa tem um potencial de risco, pois sempre há uma chance de ela ser inválida. Na maioria dos casos, as premissas se aplicam à totalidade dos projetos. Por exemplo, você presume que os membros da equipe do projeto atingirão os marcos sem atrasos, mas a probabilidade de que isso não aconteça é um risco.
Por outro lado, as dependências denotam o risco relacionado a duas ou mais atividades interconectadas. Digamos que, para um projeto passar para a fase de lançamento, ele primeiro precise da aprovação final das principais partes interessadas, que os gerentes de projeto presumem que será obtida a tempo.
Nesse caso, a tarefa de aprovação é uma “dependência”, pois seu atraso pode adiar todo o cronograma de lançamento do projeto — portanto, esse é um risco bastante significativo.
Suposições, riscos e restrições do projeto: uma comparação
Suposições, riscos e restrições de projeto são conceitos que se sobrepõem, então vamos esclarecer isso aqui. 🔦
Vamos nos concentrar nos riscos e restrições individualmente para fins de comparação.
Suposições x riscos do projeto
Tanto as premissas quanto os riscos são anotados antes do início do projeto. A diferença aqui é que você deseja que suas premissas se confirmem para o sucesso geral do projeto. No entanto, o oposto acontece com os riscos do projeto — eles comprometerão seu projeto se se concretizarem, portanto, você precisa de um plano de gerenciamento de riscos para reduzir a probabilidade de cada risco documentado.
Suposições x restrições do projeto
As restrições do projeto são limitações pré-existentes que você precisa levar em consideração ao fazer suposições do projeto. Ao contrário das suposições, que podem ou não ser verdadeiras, as restrições são certas. De acordo com o Project Management Institute, existem seis tipos de restrições do projeto:
- Orçamento
- Tempo
- Escopo
- Qualidade
- Benefícios
- Riscos
Você identifica as premissas e restrições logo no início, durante a fase de iniciação. Cada premissa do projeto ajuda você a planejar e liderar a direção a seguir, enquanto as restrições do projeto são como limites que mantêm você na direção certa.
As 3 melhores estratégias para gerenciar premissas de projetos
Aqui estão três dicas e estratégias aprovadas por especialistas para ajudá-lo a gerenciar as premissas do projeto ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. 🌻
1. Aproveite ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos de qualidade
Se você deseja gerenciar premissas como um profissional, precisa usar uma ferramenta que o ajude a visualizar fluxos de trabalho para identificar riscos, ter uma visão geral do orçamento e dos recursos humanos do seu projeto e fazer ajustes rapidamente.
Se encontrar todas essas opções em uma única ferramenta parece impossível, é só porque você ainda não viu o que o ClickUp pode fazer!
O ClickUp é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais bem avaliadas do mercado, pois oferece opções que ajudam você a se concentrar nos detalhes do microprojeto, além de manter o foco no panorama geral. 😍
Comece seu projeto da maneira certa com o pacote de gerenciamento de projetos ClickUp.
Tudo o que você precisa para identificar as premissas do projeto e gerenciá-las está disponível no pacote de recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Vamos começar com o ClickUp Docs — essa opção de gerenciamento de conhecimento pode ajudá-lo a criar, editar, compartilhar e armazenar toda a documentação relacionada ao projeto, desde o plano e o regulamento do projeto até os procedimentos operacionais padrão (SOPs). Essa também é uma excelente opção se você precisar documentar premissas, riscos e seus desvios em um único lugar.
Você encontrará o ClickUp Brain, um poderoso assistente de redação com IA, no ClickUp Docs. Com ele, você pode fazer brainstorming, escrever textos ou resumir seus textos para economizar tempo e aumentar a produtividade.
O ClickUp Brain possui um recurso conveniente chamado Ferramentas de IA — ele permite que você use mais de 100 prompts baseados em pesquisas para uma variedade de tarefas em equipes multifuncionais. Por exemplo, se você escolher a opção Equipe do projeto, verá prompts personalizáveis como Criar documento de escopo e Criar um plano de gerenciamento de riscos do projeto, que o ajudarão a definir as premissas do seu projeto.
Além disso, se você deseja que você e suas partes interessadas tenham clareza sobre as premissas e os prazos do projeto, use as visualizações do ClickUp. Você tem mais de 15 opções para observar os projetos de diferentes perspectivas, identificar premissas estáveis ou falsas e localizar dependências e riscos de forma proativa.
Use a visualização Lista para organizar fluxos de trabalho ou a visualização Quadro para classificar tarefas com base no nível de conclusão. Aproveite as visualizações avançadas, como a visualização Carga de trabalho, para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe, ou a visualização Gráfico de Gantt para acompanhar as restrições e dependências do projeto em uma linha do tempo ajustável e com recurso de arrastar e soltar.
Precisa discutir os riscos com as equipes mais rapidamente? Use a visualização Chat para se comunicar com sua equipe sem sair do ClickUp, minimizando a necessidade de longas reuniões e mudanças de contexto.
2. Mantenha um registro de premissas
Pense em um registro de premissas como um diário do gerente de projetos — é nele que você registrará todas as premissas feitas desde a fase de planejamento até a execução do projeto.
Ter todas as premissas do projeto em um único lugar ajudará você a acompanhá-las, monitorar sua validade e fazer alterações quando necessário.
Use os modelos do ClickUp para manter registros de premissas com diligência.
O ClickUp oferece mais de 1.000 modelos para diversos fins, incluindo a manutenção de registros de premissas. Esses modelos vêm com seções pré-definidas e servem como um atalho para uma documentação de qualidade.
Se você deseja gerenciar as premissas do projeto, recomendamos conferir os modelos de avaliação de riscos e avaliação de projetos do ClickUp.
Por exemplo, o modelo de matriz de decisão da grade de premissas do ClickUp é perfeito para organizar registros de premissas do projeto com base em fatores de risco e incerteza.
Você pode usar os Campos personalizados do modelo para especificar suas premissas, adicionar atributos a cada uma delas e explicar seu impacto nos seus critérios de tomada de decisão. O recurso de atualizações em tempo real mantém as partes interessadas informadas sobre todas as alterações feitas.
Depois de definir as premissas, use o modelo de planejador de projetos do ClickUp para dividir seu projeto, organizar tarefas e recursos e acompanhar o progresso para garantir que suas premissas estejam corretas.
3. Monitore constantemente suas premissas
Documentar as premissas não é suficiente. À medida que o projeto avança, algumas de suas premissas serão comprovadas, enquanto outras podem se mostrar inválidas. Isso significa que o plano do projeto pode mudar, e você precisa pensar rapidamente para ajustar os fluxos de trabalho da equipe.
É por isso que você precisa acompanhar constantemente sua lista de premissas do projeto como gerente de projetos e ficar atento a eventos inesperados. Isso ajudará você a identificar as menores mudanças e ajustar seu curso de acordo.
Usando o ClickUp para monitorar e gerenciar premissas
O ClickUp oferece uma variedade de soluções para identificar premissas de projeto que se revelam falsas. Por exemplo, você pode configurar o ClickUp Automations para enviar um alerta sobre alterações em premissas e restrições críticas.
Digamos que sua premissa seja que uma determinada tarefa exija 50 horas — você pode configurar uma automação simples para enviar uma notificação se o tempo rastreado na tarefa exceder 50 horas.
Além disso, visualize as métricas do projeto e realize análises de premissas com os Painéis do ClickUp . Escolha entre mais de 50 cartões para personalizar seu painel e apresentar os dados numéricos ou visuais específicos que lhe interessam. Visualizar as premissas de projetos anteriores pode ajudá-lo a planejar projetos futuros e minimizar desvios.
Superando os desafios das premissas do projeto
Coordenar as premissas do projeto não é tarefa fácil — há uma série de desafios que podem atrasar você e afetar o sucesso do seu projeto.
Aqui estão alguns desafios comuns e maneiras de superá-los:
Incerteza
Essa é a principal questão em relação às premissas do projeto: não é possível saber se elas se concretizarão ou não. Infelizmente, não há como vencer a incerteza, que é inerente a todas as premissas do projeto.
No entanto, você pode gerenciar melhor as incertezas comunicando seu impacto às suas equipes e partes interessadas, documentando todas as decisões tomadas e ações realizadas e monitorando cuidadosamente o cronograma do projeto.
Fluxos de comunicação deficientes
A falta de comunicação entre os membros da equipe pode levar a mal-entendidos e atrasos no projeto. Para superar isso, você precisa garantir que sua equipe não tenha medo de se manifestar e expressar suas preocupações, especialmente quando se trata de aspectos como gerenciamento de recursos e prazo de entrega. Se você estiver trabalhando remotamente, use ferramentas como o ClickUp, que permitem uma comunicação transparente e em tempo real, sem a necessidade de reuniões tensas e excessivamente formais.
Bônus: use os quadros brancos do ClickUp para debater o gerenciamento de recursos com equipes multifuncionais em tempo real. Essas telas digitais permitem desenhar, escrever textos, adicionar e conectar formas e criar tarefas em um ambiente mais descontraído que promove uma comunicação fácil.
Falta de disposição para mudar e se adaptar
Tanto os gerentes de projeto quanto as partes interessadas precisam ser flexíveis e estar dispostos a fazer alterações durante o processo para acomodar novas premissas. A falta de disposição para fazer isso por qualquer um dos lados pode afetar os resultados do projeto.
Ao gerenciar premissas na gestão de projetos, certifique-se de que todos os envolvidos compreendam as consequências de não se adaptarem às mudanças. Realize reuniões regulares com as partes interessadas, mantenha-as atualizadas e explique o raciocínio por trás de cada ação e decisão.
Gerencie as premissas do projeto com o ClickUp
Coordenar as premissas do projeto é um dos pilares do gerenciamento de projetos bem-sucedido. Sem premissas, não é possível estimar os resultados do projeto ou determinar metas de forma realista.
Como uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para manter um registro das premissas do projeto, colaborar com equipes e partes interessadas e identificar dependências, restrições e riscos de maneira tranquila.
Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo e veja como a solução ajuda você a voar das premissas ao sucesso. 🦋