Um registro de presença não é nada novo ou revolucionário — ele existe desde que temos locais de trabalho e escolas. Hoje, você encontra algum tipo de rastreador de visitantes ou presença em todos os lugares — de academias e hospitais a eventos e programas de treinamento.
Embora verificar quem está presente e quem não está seja o objetivo universal do controle de presença, ele traz outros benefícios valiosos. Por exemplo, as planilhas de presença permitem que você planeje com antecedência em um cenário de trabalho, garanta um gerenciamento tranquilo da folha de pagamento e mantenha a conformidade com as leis trabalhistas.
A maioria das empresas trocou os tradicionais registros de presença dos funcionários ou planilhas em papel por alternativas tecnológicas, como ferramentas de engajamento dos funcionários ou acompanhamento de presença. Mas quando se trata de planilhas, o Excel ainda reina supremo!
Neste artigo, mostraremos como criar uma folha de presença no Excel, passo a passo, e discutiremos suas vantagens e desvantagens.
Bônus: Também sugeriremos uma solução alternativa para criar um sistema detalhado de acompanhamento de presença com ferramentas adicionais para relatórios, automação avançada e análise de produtividade. 🤩
⏰ Resumo de 60 segundos
Aqui está uma visão geral passo a passo da criação de uma folha de presença no Excel e alguns de seus desafios e soluções alternativas.
- Comece criando uma tabela estruturada no Excel com colunas para os nomes dos funcionários e datas para acompanhar a frequência.
- Use códigos de cores para marcar fins de semana e feriados, reduzindo o risco de erros na marcação de presença.
- Garanta a consistência dos dados usando a validação de dados, como listas suspensas para opções de presença, como Presente, Ausente e Meio período.
- Automatize cálculos. Adicione fórmulas para calcular o total de presenças, ausências e meios dias, eliminando a contagem manual.
- Finalize e distribua. Quando sua planilha estiver pronta, adicione um título, formate-a para maior clareza e compartilhe-a com sua equipe, juntamente com as instruções de uso.
- Observe que o Excel não possui rastreamento em tempo real, recursos avançados e automação, tornando-o menos ideal para equipes grandes.
- O ClickUp oferece uma visualização em tabela superior com colaboração em tempo real, campos personalizados e automação, aumentando a produtividade.
- Você também pode usar a extensa biblioteca de modelos do ClickUp para obter soluções rápidas e personalizáveis de acompanhamento de presença.
- Centralize seu trabalho integrando o ClickUp com outros aplicativos de RH. O ClickUp oferece mais de 1000 integrações, nativamente e por meio de conectores como o Zapier.
- Os painéis do ClickUp rastreiam métricas de presença e produtividade em tempo real, fornecendo informações valiosas.
Benefícios de ter uma folha de presença ou um rastreador
As folhas de presença são documentos que contêm informações sobre a presença das pessoas no local de trabalho, escola, reunião, seminário ou qualquer outro evento. Elas também podem se referir à folha de registro de visitantes mantida pelo pessoal de segurança em determinadas instalações.
Obviamente, o objetivo aqui é acompanhar a frequência, mas, dependendo do contexto, as folhas de presença podem ter diversas funções. Aqui estão três dos casos de uso mais comuns, juntamente com seus benefícios:
1. Manutenção dos registros de presença dos funcionários
No ambiente de trabalho, as folhas de presença ajudam a acompanhar o horário de entrada, analisar a produtividade e a regularidade dos funcionários e registrar horas extras. Os gerentes podem usar os dados para:
- Monitore a pontualidade e a conduta dos funcionários antes das avaliações de desempenho.
- Correlacione a frequência dos funcionários com a produtividade
- Garanta que os cálculos da folha de pagamento sejam precisos
- Analise dados anteriores (como pedidos de folga e padrões de horas extras) para planejar horários semanal ou mensalmente.
- Cumpra as leis estaduais e federais em termos de horário de trabalho e pagamento de horas extras.
2. Acompanhamento da frequência nas aulas
Um rastreador de frequência em sala de aula desempenha um papel vital em qualquer estabelecimento educacional, permitindo que os professores:
- Verifique se os alunos atendem aos requisitos de frequência anual ou mensal
- Lide com questões relacionadas à frequência em tempo hábil
- Promova uma cultura de responsabilidade e disciplina
- Mantenha registros de presença para reuniões de pais e professores
- Estabeleça a ligação entre os hábitos de assiduidade e o desempenho académico.
3. Marcação de presença em eventos
Se você estiver organizando um evento, seja uma conferência, seminário ou curso, o uso de planilhas de presença permite que você:
- Avalie o sucesso do seu evento com base na porcentagem de presença.
- Use os dados coletados para planejar a capacidade para eventos futuros.
- Determine o intervalo de datas que atrai um grande número de participantes
- Use o registro de presença para marketing e para atrair patrocinadores.
Como criar uma folha de presença no Excel: 5 etapas fáceis de seguir
Siga nosso guia detalhado e imagens passo a passo para criar uma planilha detalhada de presença dos funcionários no Excel. Embora registremos a presença dos funcionários, você pode ajustar sua planilha do Excel para atender às suas necessidades específicas. ❣️
Etapa 1: Abra uma nova planilha do Excel e crie colunas e linhas
O primeiro passo é criar uma tabela que servirá como estrutura para sua folha de presença. Em nosso exemplo, queremos uma estrutura para observar a presença diária de cinco funcionários.
Começamos adicionando os nomes deles à coluna A em nossa planilha do Excel. Em seguida, é hora de incluir as datas que queremos observar. Nosso exemplo se concentra nos primeiros 10 dias de um mês, então adicionaremos os números de 1 a 10 à segunda linha da planilha — você pode ampliar adicionando mais dias à direita.
Como queríamos que nossa folha de presença fosse permanente, não adicionamos datas exatas. Se você quiser fazer isso, o Excel pode apresentar um erro — não se preocupe, isso é facilmente corrigível. Digamos que você queira digitar 1-fev na coluna B, mas o Excel continua alterando para 2/1 ou sua variação padrão. O que você precisa fazer é:
- Clique com o botão direito do mouse na célula e vá para Formatar células
- Vá para Data, encontre a opção de formato de data desejada e pressione Ok.
Dica: torne sua folha de presença visualmente atraente adicionando bordas — selecione o ícone Bordas na seção Fonte do menu da faixa de opções. Você também pode codificar por cores as linhas alternadas e personalizar o alinhamento do conteúdo navegando até a guia Alinhamento.
Etapa 2: Marque fins de semana e feriados
Minimize o risco de erros de agendamento marcando fins de semana e feriados. Dessa forma, os membros da sua equipe não marcarão acidentalmente a presença ou ausência nas colunas erradas.
É claro, alinhe a planilha com o horário da sua empresa. Por exemplo, se você abre aos sábados, marque apenas os domingos. Fique atento aos feriados, como Natal ou Dia da Independência.
Em nosso exemplo, temos um fim de semana e o destacamos com a cor vermelha. 🔴
Etapa 3: Tome medidas para evitar erros manuais e inconsistências na inserção de dados
Prevenir é melhor do que remediar, e o Excel permite que você use um truque bacana para garantir que os membros da sua equipe não insiram informações erradas na planilha — ele se chama validação de dados. Com essa opção, você pode controlar o tipo de dados inseridos na planilha e garantir a precisão. ✅
Em nosso exemplo, presumimos que os funcionários têm horários de trabalho flexíveis, portanto, não estamos interessados em seus horários de entrada e saída. Precisamos apenas confirmar se eles estavam presentes, ausentes ou em licença de meio período.
Nesse caso, nosso exercício de validação de dados inclui garantir que nossa equipe possa escolher uma das três opções, em vez de escrever algo aleatório como Ausente, Presente, +, ou Tirou meio dia de folga.
Para atingir esse objetivo final, criaremos uma lista suspensa:
- Selecione as células às quais deseja aplicar a validação de dados. No nosso exemplo, é toda a tabela, exceto as colunas marcadas para o fim de semana.
- Abra a guia Dados na parte superior da tela e localize Validação de dados em Ferramentas de dados.
- Navegue até Permitir e escolha Lista
- Em Fonte, escreva Presente, Ausente, Meio dia. Você também pode usar versões mais curtas, como P, A e HD, ou personalizar suas próprias opções.
Quando um de nossos funcionários clicar em um campo específico, ele verá a lista suspensa e poderá escolher uma das opções.
Para que você tenha uma ideia melhor das próximas etapas, preenchemos os campos restantes. ⬇️
Etapa 4: Adicione colunas para calcular o total de presenças e ausências
Agora que você formatou a planilha, é hora de criar colunas onde irá adicionar fórmulas para contar as ausências e presenças dos funcionários. Veja o que fizemos em nosso exemplo:
- Adicionamos Total de presenças, Total de ausências e Total de meios dias nas colunas logo após os dias.
- Clicamos na célula L3 (logo abaixo de Total de presenças) e criamos uma fórmula que contará quantas vezes um funcionário específico se ausentou durante o período observado.
- Nesse caso, adicionamos o sinal de igual, digitamos countif e selecionamos a fórmula.
- Agora, selecionamos o intervalo de células ao qual queremos aplicar a fórmula. No nosso exemplo, são as células B3 a K3.
- Por fim, insira uma vírgula e digite o critério que a fórmula deve contar. No nosso caso, é “Presente”. Portanto, a fórmula final fica assim: “=countif(B3:K3, “Presente”)”
E pronto! Eliminamos os cálculos manuais. O Excel agora exibirá o número de dias que um funcionário específico veio trabalhar. Você não precisa repetir o mesmo processo para cada funcionário — basta selecionar a célula L3, clicar no pequeno quadrado verde no canto inferior direito da célula e deslizar para baixo.
O cálculo do total de faltas e meios dias é semelhante — basta selecionar o intervalo de células correto e usar “Ausente” ou “Meio dia” como critério. As fórmulas respectivas para o nosso exemplo serão:
- =countif(B3:K3, “Ausente”)
- =countif(B3:K3, “Half-Day”)
Etapa 5: Dê os retoques finais e envie a planilha para sua equipe
Se ainda não o fez, adicione um nome à planilha. Usamos “Planilha de presença para fevereiro de 2024” em nosso exemplo — sabemos como isso soa dolorosamente enfadonho! 😅
Muitos gerentes preferem colocar os títulos em negrito, adicionar bordas e codificar as linhas com cores na etapa final. Quando tudo estiver pronto, basta enviar a planilha com instruções de uso para os membros da sua equipe.
Opções de modelos do Excel para controle de presença dos funcionários
Você não precisa criar suas planilhas de presença no Excel do zero — em vez disso, pode usar um modelo de presença do Excel. Ele vem com tabelas e fórmulas pré-definidas; sua única tarefa é inserir as informações dos seus funcionários. O modelo economiza tempo e é personalizável, mas pode limitar você em termos de estrutura e flexibilidade. ⌚
Você pode encontrar modelos do Excel para acompanhar a frequência diária, semanal ou mensal. Eles estão disponíveis online — basta pesquisar por modelos de planilhas de frequência do Excel ou palavras-chave semelhantes.
Alguns modelos são gerais, enquanto outros se concentram em aspectos específicos, como o acompanhamento de licenças médicas ou férias.
Limitações do acompanhamento de presença usando o Excel
Um rastreador de presença baseado no Excel certamente tem suas vantagens: é fácil de usar, acessível e barato.
No entanto, não é perfeito. Muitas vezes, torna-se uma opção insustentável para os usuários devido às seguintes limitações:
Rastreamento em tempo real limitado
O problema mais frustrante de um rastreador de presença no Excel é que se trata de uma ferramenta offline — você não pode rastrear a presença dos funcionários e atualizações em tempo real, nem colaborar na planilha com várias pessoas.
Sem recursos avançados
O Excel pode ser fácil de usar, mas sua simplicidade tem um custo. Não há recursos avançados que permitam economizar tempo, acompanhar a produtividade ou otimizar os processos diários. Por exemplo, não é possível acompanhar a frequência dos funcionários, gerenciar a folha de pagamento, verificar o desempenho e os hábitos de trabalho dos funcionários ou criar e gerenciar horários usando a mesma planilha.
Além disso, como o Excel é uma ferramenta offline, ele não se integra a outras plataformas de trabalho. Portanto, muitas vezes você precisará alternar entre diferentes aplicativos durante os cálculos da folha de pagamento ou a elaboração de relatórios. Isso leva a mudanças frequentes de contexto, o que compromete sua produtividade e concentração.
Opções de automação deficientes
Outra desvantagem potencial a ser considerada é que o Excel depende de entradas manuais. Embora a validação de dados ajude até certo ponto, não é possível automatizar nenhuma parte do processo. Processar planilhas enormes para relatórios pode ser uma tarefa bastante trabalhosa para o supervisor, especialmente para equipes maiores.
Ferramentas de controle limitadas
Por último, mas não menos importante, qualquer planilha do Excel apresenta problemas de confiabilidade. Manter a precisão ou integridade dos dados é difícil se vários funcionários tiverem acesso à planilha. A maioria dos gerentes não tem capacidade para examinar detalhadamente as entradas de tempo dos funcionários para validar cada uma delas.
A melhor alternativa às planilhas de presença do Excel
O Excel pode ser uma boa solução para acompanhar a frequência, mas carece de recursos avançados e não é a melhor opção para grandes instituições, empresas ou estabelecimentos de ensino.
Então, que alternativa tem se quiser algo igualmente acessível e fácil de usar?
Se você precisa de uma ferramenta gratuita, mas não quer abrir mão de opções avançadas de planilhas ou produtividade, considere uma alternativa completa ao Excel, como o ClickUp. 💯
O ClickUp é um software de gerenciamento de tarefas e acompanhamento de presença com conjuntos de recursos cuidadosamente projetados para diversos fins, desde mapeamento de processos e colaboração visual até acompanhamento da produtividade dos funcionários e gerenciamento de documentos.
Vamos demonstrar por que e como o ClickUp pode ser ideal para acompanhar o tempo e a frequência em qualquer caso de uso.
1. Visualização de tabela do ClickUp para criar planilhas de presença
O ClickUp permite que você veja seus dados de trabalho de várias perspectivas, graças a diferentes visualizações de projeto. Uma delas é a visualização ClickUp Table, que permite criar e gerenciar qualquer tipo de evento ou planilha de presença de funcionários, tornando-a uma alternativa fantástica ao Excel. 🥰
Acompanhar a frequência com a visualização Tabela é muito fácil. Digamos que você queira acompanhar a frequência dos alunos. Você criará uma linha separada para cada aluno e, em seguida, usará os Campos personalizados do ClickUp para fornecer mais detalhes.
Ei, calma aí — o que são Campos personalizados ? Bem, eles permitem que você personalize os dados do seu Espaço de Trabalho em categorias específicas para adicionar contexto às suas tarefas. Neste caso, estamos adicionando dados contextuais para a frequência.
O ClickUp oferece mais de 15 tipos de campos personalizados para adicionar informações numéricas e textuais, bem como fórmulas complexas. Por exemplo, você pode usar o campo personalizado Data para acompanhar a frequência ao longo dos dias. Além de exibir datas, esse campo personalizado também mostra a hora, para que você possa registrar se uma pessoa específica chegou atrasada ou teve que sair mais cedo.
Ou você pode usar o campo personalizado suspenso para criar opções como Presente ou Ausente para acompanhar os nomes dos alunos em relação à sua frequência. Codifique as opções com cores para facilitar a navegação.
Enriqueça sua planilha de acompanhamento de frequência e mantenha as informações organizadas com campos personalizados, como E-mail e Progresso. O campo personalizado E-mail permite que você insira os endereços de e-mail dos seus alunos para que possa contatá-los facilmente quando necessário. Por outro lado, o campo personalizado Progresso ajuda você a acompanhar se seus alunos atingiram a porcentagem mínima de frequência.
O ClickUp destaca a colaboração e a eficiência, oferecendo suporte a:
- Várias pessoas trabalhando em uma única planilha simultaneamente, sem atrasos ou demoras
- Arraste e solte e ações em massa
- Atualizações em tempo real
2. Use estruturas prontas com os modelos do ClickUp
O ClickUp possui uma impressionante biblioteca de modelos com mais de 1.000 opções para diferentes finalidades, desde finanças e contabilidade até operações e marketing.
Você vai adorar a coleção de modelos de folhas de presença — eles têm campos personalizáveis e opções de automação integradas que ajudam a economizar tempo, minimizar erros e obter informações precisas e confiáveis sobre a presença. ⏳
Nossa primeira recomendação é o modelo de folha de presença do ClickUp. Ele tem quatro visualizações para fornecer uma visão consolidada dos registros e identificar tendências e discrepâncias.
A visualização do Formulário de Presença do modelo oferece um formulário pré-projetado que você pode enviar aos possíveis participantes. Depois que os destinatários preencherem o formulário, o ClickUp processará automaticamente as informações coletadas e as classificará nas demais visualizações, tais como:
- A visualização do quadro: classifica os participantes com base no status de presença, como programado, ausente, atrasado e presente.
- A visualização Tabela: para alternar para a planilha de presença
3. Folhas de ponto e controle de tempo do ClickUp
Os modelos de presença andam de mãos dadas com os modelos de folha de ponto e o rastreador de tempo nativo do ClickUp. Você pode ver automaticamente quanto tempo seus funcionários gastam em tarefas específicas, adicionando integridade aos seus registros. Dessa forma, você pode monitorar as cargas de trabalho da sua equipe em tempo real e ajudá-los a melhorar a produtividade, identificando ineficiências.
4. Centralize seu trabalho com as integrações do ClickUp
Amplie a funcionalidade do ClickUp e centralize seu trabalho integrando-o aos aplicativos e plataformas que você usa todos os dias. Há mais de 1.000 opções para escolher — as mais populares incluem Zoom, Slack, Google Calendar, GitHub, Toggl e Figma.
O ClickUp também se integra ao Zapier, o que abre as portas para a conexão com mais de 6.000 aplicativos! Você também pode automatizar seus fluxos de trabalho no ClickUp e em outras plataformas e liberar tempo para atividades que agregam mais valor.
📮ClickUp Insight: equipes de baixo desempenho são 4 vezes mais propensas a usar mais de 15 ferramentas, enquanto equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas. Mas que tal usar uma única plataforma? Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papos e chamadas em uma única plataforma, com fluxos de trabalho alimentados por IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que é importante, enquanto a IA cuida do resto.
5. Acesse ferramentas de relatórios em tempo real com os painéis do ClickUp
Se você deseja conectar seus registros de presença com a produtividade e o sucesso dos funcionários, o ClickUp pode ajudar. Use os painéis do ClickUp para acompanhar métricas como cálculos de produtividade, gráficos de burnup ou prioridades semanais em tempo real. 💡
Os painéis do ClickUp oferecem mais de 50 cartões para visualizar seu relatório de presença da maneira que você quiser e acompanhar com precisão os dados relevantes. Amplie a presença de um funcionário específico, represente as cargas de trabalho e veja quantos dias os funcionários dedicam a tarefas específicas com apenas alguns cliques.
ClickUp: a alternativa perfeita ao Excel para acompanhar a frequência
Criar uma folha de presença no Microsoft Excel é simples, mas tem limitações. Você precisa de ferramentas melhores se estiver procurando recursos avançados, como colaboração em tempo real, integrações ou personalização.
O ClickUp é a alternativa mais robusta ao Excel, que não só permite manter folhas de presença meticulosas, mas também analisar esses dados para entender a produtividade e obter insights valiosos para impulsionar o sucesso.
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