Os projetos têm inúmeras formas e tamanhos, desde a reforma de sua casa até o projeto de um data warehouse corporativo. Mesmo dentro de uma organização, a equipe de engenharia pode ter um projeto de desenvolvimento de software, o RH pode ter um projeto de passeio anual da equipe, o financeiro pode ter um projeto de alocação de orçamento etc.
Independentemente da escala, cada projeto tem seu próprio conjunto de complexidades. O gerenciamento eficaz de projetos é a única maneira de gerenciar as complexidades, eliminar o desperdício, otimizar os recursos e atingir a meta.
Felizmente, hoje temos um software que pode cuidar disso. Nesta postagem do blog, exploramos como você pode conduzir uma implementação bem-sucedida de software de gerenciamento de projetos em sua organização - do planejamento à adoção.
Entendendo a implementação do software de gerenciamento de projetos
Para entender o que implica a implementação de um software de gerenciamento de projetos, você precisa saber a resposta para várias perguntas. Vamos a elas.
O que é software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta digital desenvolvida para gerenciar as atividades, os recursos e as tarefas relacionadas a um projeto. Um bom gerente de projetos inseriria todos os dados e eventos relacionados a um projeto no software e daria visibilidade a todas as partes interessadas.
O que é a implementação do software de gerenciamento de projetos?
A implementação de software de gerenciamento de projetos é o processo de seleção, configuração e implantação de ferramentas de gerenciamento de projetos para vários usuários. Discutiremos o processo passo a passo dessa atividade mais adiante nesta postagem do blog.
Como a implementação do software de gerenciamento de projetos evoluiu?
O próprio gerenciamento de projetos evoluiu significativamente nas últimas duas décadas.
Era das planilhas: As primeiras ferramentas de gerenciamento de projetos eram simplesmente planilhas. Os gerentes de projeto criavam infinitas tabelas e gráficos para gerenciar todas as informações em um só lugar. Isso era altamente manual e difícil de colaborar.
Era ERP/CRM: Das planilhas, as grandes organizações passaram para o planejamento de recursos empresariais (ERPs) e para o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), o que lhes permitiu gerenciar tarefas relacionadas a projetos específicos. Por exemplo, o CRM poderia lidar com o fluxo de trabalho de marketing.
Sem o foco no gerenciamento de projetos, essas ferramentas eram uma solução improvisada. Eram inadequadas e ineficientes. Além disso, também era um desafio implementá-las ou mesmo usá-las.
Era do gerenciador de tarefas simples: Com o crescimento do modelo SaaS, muitas ferramentas simples de gerenciamento de tarefas se tornaram populares. Os gerentes de projeto estavam encaixando suas centenas de tarefas em listas de verificação simples, o que tornava impossível o gerenciamento de projetos em escala.
Era do software poderoso de gerenciamento de projetos: Com o amadurecimento do mercado de SaaS, as ferramentas de gerenciamento de projetos tornaram-se significativamente mais avançadas. Uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos, como o ClickUp permite que você gerencie qualquer tipo de projeto exatamente da maneira que desejar.
Com flexibilidade, personalizações, integrações e automação, um poderoso software de gerenciamento de projetos é o superpoder de todo gerente de projetos!
É como ter um centro de comando virtual na ponta dos dedos, permitindo a comunicação, a colaboração e o acompanhamento do progresso sem interrupções.
Por que todos estão falando sobre software de gerenciamento de projetos agora?
A pandemia e o aumento dos modelos de trabalho híbridos colocaram o software de gerenciamento de projetos no epicentro da produtividade organizacional. À medida que uma força de trabalho distribuída se tornou a norma, o software de gerenciamento de projetos se tornou o escritório virtual.
Se isso soa como uma grande conversa, nós o ouvimos. Vamos ver em detalhes detalhados por que você precisa considerar a implementação do software de gerenciamento de projetos.
Entendendo a necessidade de implementação do software de gerenciamento de projetos
Sua empresa é uma colmeia movimentada de atividades. Os projetos são o mel e a sua equipe, as abelhas diligentes. Sem um sistema para organizar, priorizar e monitorar esses projetos, as coisas podem ficar complicadas rapidamente. Bom execução de projetos pode evitar isso e agregar um valor extraordinário. Veja como.
Consolidação: Um software de gerenciamento de projetos consolida todas as informações, ações e resultados de um projeto. A qualquer momento, tudo o que você - ou qualquer outra pessoa - precisa pode ser encontrado aqui. Isso torna o gerenciamento de projetos simples e eficaz.
Visibilidade: A implementação de um software de gerenciamento de projetos proporciona visibilidade de todos os seus projetos, destacando o que está no caminho certo e o que precisa de um empurrãozinho. Com essa transparência, você pode tomar decisões difíceis com facilidade.
Colaboração: Entre as equipes remotas/híbridas, a implementação de um software de gerenciamento de projetos elimina a distância física, permitindo uma colaboração perfeita, independentemente de fusos horários ou locais.
Mesmo que você seja uma equipe co-localizada, as soluções de gerenciamento de projetos permitem a colaboração com parceiros, fornecedores, clientes, patrocinadores etc., colocando todos os principais interessados na mesma página.
Previsibilidade: O software de gerenciamento de projetos permite comparar os planos com os resultados reais em tempo real. Você pode ajustar seus planos futuros com base em seu desempenho para ser mais preciso.
Automação: Um excelente software de gerenciamento de projetos não permite apenas que você faça o trabalho, mas também carrega parte do peso. Ele automatiza processos repetitivos/previsíveis, liberando o tempo da sua equipe de projeto para que ela se concentre no que faz de melhor.
Configure facilmente a automação personalizada no ClickUp
**Melhoria contínua: O software de gerenciamento de projetos registra tudo sobre um projeto. Dependendo de onde você olha, é um tesouro de insights sobre tudo o que pode ser melhorado no futuro.
Como você pode ver, o benefícios do software de gerenciamento de projetos vão muito além da simples organização do trabalho. Ele injeta ritmo e precisão em seus processos de negócios. Ele permite que os gerentes de projeto maximizem os resultados de seus recursos existentes.
No entanto, a chave para aproveitar a melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para o sucesso dos negócios está na implementação. Se for mal configurada, ela pode se tornar um pesadelo, dificultando o trabalho diário.
Na próxima seção, exploraremos como você pode configurar seu software de gerenciamento de projetos para acelerar o sucesso dos negócios.
Principais etapas para a implementação de um software de gerenciamento de projetos
A implementação do software de gerenciamento de projetos estabelece a base para todas as atividades que você executa nele. Bases fracas podem ser pouco confiáveis e ineficientes e, portanto, pouco utilizadas.
Para estabelecer uma base sólida, você precisa de um plano de implementação de software bem-sucedido. Bem, você está com sorte! Aqui está o roteiro com exemplos usando um projeto de desenvolvimento de software.
Etapa 1: realizar a avaliação das necessidades e definir os requisitos comerciais
Antes de sair para fazer compras, você precisa descobrir o que deseja. Portanto, comece a implementação do software de gerenciamento de projetos com um processo abrangente de avaliação de necessidades.
1. Reunir requisitos
Pergunte às suas equipes de projeto o que elas precisam. Identifique todas as partes interessadas envolvidas nos projetos de sua organização e peça a opinião delas. Por exemplo:
- Um desenvolvedor pode precisar de recursos para adicionar histórias de usuários, gerenciar o backlog, priorizar tarefas, incluir critérios de aceitação, etc.
- Um analista de qualidade pode precisar de uma descrição de casos de uso, listas de verificação, a capacidade de fazer comentários para o desenvolvedor etc.
- O gerente de projeto pode querer ver relatórios, receber notificações de tarefas atrasadas, etc., como em umsoftware de gerenciamento de produtos Faça uma lista clara de tudo o que você precisa no software de gerenciamento de projetos.
Formulários ClickUp
para coletar requisitos de várias partes interessadas
2. Identificar desafios
Nem todas as necessidades são articuladas pelos membros da equipe. Como diria Ford, quando perguntado, a maioria das pessoas acha que precisa de um cavalo mais rápido. Portanto, observe o processo atual de gerenciamento de projetos e identifique as lacunas.
Por exemplo, se você estiver gerenciando projetos em planilhas, talvez não tenha a capacidade de conversar sobre uma tarefa específica no contexto. Essa comunicação dispersa torna o trabalho ineficaz.
3. Defina o sucesso
Articule claramente o que seria o sucesso da implementação do software de gerenciamento de projetos. São ciclos de implantação mais rápidos, maior sinergia da equipe ou melhor satisfação das partes interessadas?
Essas métricas serão úteis ao avaliar o retorno sobre o investimento no software de gerenciamento de projetos.
Etapa 2: seleção do fornecedor e escolha do software certo
O número de opções que você tem para software de gerenciamento de projetos é 442 (de acordo com a G2)! Se você for o responsável pela seleção do fornecedor, terá muito trabalho pela frente. Alguns dos recursos mais comuns que você deve procurar ao selecionar o produto certo são os seguintes.
Gerenciamento de tarefas
Embora essa seja a necessidade mais básica, garanta uma hierarquia de listas de verificação, subtarefas, tarefas, listas, pastas, espaços de trabalho etc. Hierarquia de projetos do ClickUp foi projetada para permitir melhor organização e maior controle. Para as equipes de software, o ClickUp também permite a personalização de tarefas, como bugs, marcos, solicitações de alteração, etc.
Hierarquia de projetos do ClickUp
Documentação
Todos os projetos têm recursos, documentos e percepções que os membros da equipe precisam acessar de tempos em tempos. Escolha uma ferramenta que permita isso sem esforço. Quadro branco ClickUp oferece uma tela limpa para fazer brainstorming e planejar fluxos de trabalho. Documentos do ClickUp permite que você escreva e compartilhe documentos com o clique de um botão. Com o ClickUp AI você pode resumir automaticamente documentos longos para facilitar o acesso.
Quadros brancos ClickUp para visualização eficaz
Os quadros modelos de gerenciamento de projetos também lhe dão o trampolim para começar!
Visibilidade
Nem todos os projetos fazem sentido da mesma maneira. Os gerentes de projeto precisam de visões diferentes para tomar decisões diferentes.
O ClickUp oferece mais de 15 visualizações para que você veja as informações do seu jeito:
- A visualização de calendário ajuda a agendar, arrastar e soltar tarefas para aumentar a eficiência
- A visualização da linha do tempo mapeia as dependências para que você possa criar planos de contingência
- A visualização da carga de trabalho mostra a disponibilidade e a produtividade da equipe para uma melhor alocação de recursos
- A visualização de bate-papo permite a colaboração em tempo real
visualização da linha do tempo do ClickUp para gerenciar projetos complexos_
O ClickUp inclui ferramentas ágeis de gerenciamento de projetos para equipes de software, como scrum boards, gráficos de burnup/burndown, etc.
Integrações
Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser compatível com sua pilha de tecnologia atual e futura. Para uma equipe de software, pode ser o GitHub para vincular commits, pull requests e problemas.
Para uma equipe de conteúdo, pode ser a conexão com o Google Docs para facilitar o acesso a todos os ativos. E, é claro, todo mundo gosta da integração com o Slack.
O ClickUp se integra perfeitamente a mais de 1.000 ferramentas, incluindo Vimeo, Zoom e Tableau.
Depois de encontrar uma ferramenta/software de gerenciamento de projetos que atenda a todas as suas necessidades, é hora de implementá-la e lançá-la para seus usuários.
Etapa 3: lançamento do projeto e implementação do ERP
Esta fase é fundamental, marcando a transição do planejamento para a ação, onde a visão estratégica começa a tomar forma tangível.
- Obtenha a aprovação das partes interessadas: Colocar a liderança organizacional e os patrocinadores na mesma página sobre a visão e as metas
- Configuração do ERP: Configure o sistema ERP para garantir que ele esteja preparado para dar suporte ao ciclo de vida da implementação e integre outras ferramentas conforme apropriado
- Tenha uma equipe a bordo: Monte uma equipe de implementação do projeto com gerentes de projeto, supervisores, oficiais de ligação, etc.
- Lançar o projeto: Comunique-se com todos os envolvidos, deixe os possíveis usuários animados com o que está por vir
Etapa 4: desenvolvimento do cronograma de implementação e definição de objetivos
Ao adotar o software de um fornecedor, é um projeto gerenciar a implementação do software de gerenciamento de projetos (sim, é um pouco meta lá!).
Portanto, as metodologias de gerenciamento de projetos precisam ser seguidas:
- Dividir a implementação do software de gerenciamento de projetos em tarefas gerenciáveis
- Planejar um cronograma claro para cada tarefa/marco
- Definir objetivos claros para a implementação, como padrões de segurança, protocolos de transferência de dados, integração de usuários, etc.
Um plano de implementação de software de gerenciamento de projetos é o seu roteiro, antecipando cada curva e ponto de controle. Se você é novo no planejamento de implementação, nós o ajudamos.
Modelos de plano de implementação do ClickUp
O modelo de plano de implementação de projeto do ClickUp é o plano do seu projeto para delinear o escopo, as fases, as principais atividades e as responsabilidades do projeto.
Download do modelo
O modelo de plano de implementação avançada do ClickUp oferece uma estrutura abrangente para projetos de desenvolvimento de software que envolvem várias equipes ou departamentos.
O modelo de gerenciamento de implementação do ClickUp é o painel de controle do seu projeto, oferecendo uma visão de alto nível do progresso, das tarefas e dos marcos.
É semelhante ao uso de um painel de controle de versão para monitorar o progresso do desenvolvimento, os status das ramificações e as solicitações de mesclagem, garantindo que o projeto avance sem problemas e permaneça alinhado com seus objetivos.
Etapa 5: Planejamento para treinamento e suporte
Para as organizações que estão implementando um novo software, a adoção do produto é um dos maiores desafios. Se a ferramenta precisa atender à sua visão e atingir seus objetivos, todos precisam adotá-la e usá-la todos os dias. Isso precisa de um pequeno empurrãozinho.
- Crie programas de treinamento para apresentar o produto aos usuários
- Identifique os primeiros usuários que podem se tornar campeões em suas equipes
- Colete feedback dos primeiros usuários e faça os ajustes necessários
- Criemodelos de planos de projeto* Estabelecer mecanismos para suporte contínuo
Etapa 6: teste da configuração do software, teste de aceitação e garantia de qualidade
Antes de encerrar a implementação do software de gerenciamento de projetos, há três etapas finais.
Teste de configuração do software: Assegurar que o software de gerenciamento de projetos seja implementado de acordo com suas especificações. Isso inclui:
- Qualquer marca, cores e logotipos personalizados
- Perfis de usuário e controle de acesso
- Autorização e autenticação
**Teste de aceitação do usuário: Certifique-se de que seus usuários tenham testado todos os recursos de que precisam. Incentive-os a pensar em vários cenários em que usarão o produto e a testar esse fluxo de trabalho.
Garantia de qualidade: Essa é uma questão para suas equipes de TI. Realize testes completos de segurança, vulnerabilidades, integrações, conformidade, etc. Se você tiver usado um modelo de desenvolvimento de software você terá uma lista de verificação de tudo o que deve ser verificado nesse estágio.
Independentemente de como você implementa o software de gerenciamento de projetos, é provável que encontre desafios. Vamos ver como você pode superá-los.
Superando os desafios e os riscos da implementação
A adoção de um novo software apresenta uma série de desafios técnicos, logísticos e culturais. Veja a seguir como você pode evitar desafios de gerenciamento de projetos ou resolvê-los quando surgirem.
Implementar uma estratégia de gerenciamento de mudanças
Sua organização será resistente a mudanças. Isso é normal e esperado. Para superar esse desafio, comece cedo.
Enquanto estiver implementando o novo software, execute também uma estratégia de gerenciamento de mudanças.
- Comunique-se regular e claramente com todas as partes interessadas
- Agende reuniões para eliminar medos e responder a perguntas
- Discuta a transição para o novo sistema
- Tranquilize suas equipes com planos para lidar com interrupções
Visualização do Chat do ClickUp para comunicação em tempo real no contexto
Envolva as partes interessadas desde o início
Ninguém gosta de novos processos impostos de cima para baixo. Portanto, envolva-os desde o início e inclua-os no processo de tomada de decisões.
Envolva as principais partes interessadas, como gerentes de projeto, líderes de equipe, TI e usuários finais, desde os estágios iniciais de seleção e planejamento da implementação do software. Entenda suas necessidades, preocupações e expectativas, garantindo que a solução atenda aos requisitos.
Comece pequeno e aumente devagar
Se você mudar todo o sistema de gerenciamento de projetos da noite para o dia, suas equipes se sentirão sobrecarregadas. Para evitar isso, faça-o gradualmente.
A implementação de software em fases permite que você teste o software com um grupo menor, resolva as preocupações e o implemente em toda a empresa quando tiver certeza absoluta.
Disponibilize treinamento
O software atual é intuitivo e não precisa de treinamento abrangente para ser usado. Entretanto, ao descobrir os produtos por conta própria, seus usuários podem perder recursos poderosos que não encontram.
Certifique-se de que a sua equipe de projeto use o software em todo o seu potencial, oferecendo sessões de treinamento. Disponibilize tutoriais on-line, perguntas frequentes e documentação do usuário. Você também pode fazer isso informalmente, organizando sessões de compartilhamento de conhecimento.
Monitore e otimize
Um bom processo de implementação de software é contínuo. Monitore como os usuários estão usando o produto durante todo o processo ciclo de vida do gerenciamento de projetos . Conheça os recursos mais e menos populares. Colete feedback sobre o que está faltando no produto.
ClickUp Dashboard para monitorar as métricas importantes para você
Leve tudo isso de volta para o fornecedor e otimize o produto regularmente.
Simplifique o gerenciamento de projetos com o ClickUp
Seja um #projeto de vida ou um projeto relacionado ao trabalho, o gerenciamento precisa de uma armadura de ferramentas. O software abrangente de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetado para ser sua armadura flexível, personalizável e poderosa.
Com recursos para criatividade, colaboração, organização, conversas, relatórios e muito mais, o ClickUp software gratuito de gerenciamento de projetos capacita as equipes a trabalharem juntas de forma eficaz. O ClickUp se destaca como uma ferramenta abrangente que não apenas facilita a implementação do software, mas também enriquece o gerenciamento da força de trabalho distribuída.
Quer você seja uma equipe de desenvolvimento de software ou uma empresa que esteja incorporando uma solução de gerenciamento de projetos à sua organização, o ClickUp foi feito para você.
Não acredite em nossa palavra. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo !
Perguntas frequentes sobre a implementação do software de gerenciamento de projetos
1. O que é gerenciamento de projetos de implementação de software?
O gerenciamento de projetos de implementação de software é o processo estruturado de planejamento, organização e supervisão da implantação de um sistema de software em uma organização.
Essa ordem de palavras - gerenciamento de projetos de implementação de software - refere-se ao gerenciamento de qualquer projeto de software.
É um pouco diferente do tópico desta postagem do blog - implementação de software de gerenciamento de projetos - que se refere à adoção de um software de gerenciamento de projetos.
2. Como você implementa um novo software de gerenciamento de projetos?
A implementação de um novo software de gerenciamento de projetos é um processo de seis etapas que consiste em:
- Realização de uma avaliação das necessidades e definição dos requisitos comerciais
- Seleção do fornecedor e escolha do software certo
- Lançamento do projeto e implementação do ERP
- Desenvolvimento do cronograma de implementação e definição de objetivos
- Planejamento de treinamento e suporte
- Teste de configuração de software, teste de aceitação e garantia de qualidade
3. O que é a implementação do sistema no gerenciamento de projetos?
No gerenciamento de projetos, a implementação do sistema refere-se à seleção e à adoção de um novo sistema de software. Muitas vezes, as organizações escolhem o termo implementação do sistema porque também estão mudando/otimizando seus processos e fluxos de trabalho.