Documentação ágil: O que é e como implementá-la em seus projetos
Ágil

Documentação ágil: O que é e como implementá-la em seus projetos

Houve uma época em que os processos de desenvolvimento e documentação de software eram rígidos e inflexíveis.

Depois veio a Manifesto Ágil -minimizou a documentação inicial dos requisitos e enfatizou a colaboração direta entre as partes interessadas. 🤝

No entanto, muitos desenvolvedores de software e gerentes de projeto ainda precisam de ajuda para implementar as práticas recomendadas dessa nova abordagem, enfrentando desafios com o planejamento, a atualização e o gerenciamento de documentos técnicos.

**Este artigo explorará como as equipes podem implementar processos escaláveis e sustentáveis para documentação e desenvolvimento ágeis. Também apresentaremos uma ferramenta poderosa que poderá orientá-lo em cada etapa do processo!

O que é documentação ágil?

A documentação ágil é um método de criação e gerenciamento de projetos e documentação de software seguindo os princípios do desenvolvimento ágil. Envolve a criação de documentos técnicos concisos e facilmente compreensíveis, afastando-se dos formatos tradicionais, longos e sobrecarregados. 🗒️

A documentação ágil implica seguir quatro princípios principais, que priorizam a escolha:

  • Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas
  • Software de trabalho sobre documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente sobre a negociação de contratos
  • Resposta a mudanças sobre seguir um plano

Veja a seguir a que cada princípio se refere e como você pode colocá-lo em prática:

Indivíduos e interações em vez de processos e ferramentas

Em vez de adotar uma abordagem rígida e sequencial para criar documentos, o método ágil promove interações regulares entre os indivíduos envolvidos nos projetos.

Todas as partes interessadas, incluindo proprietários de projetos, gerentes, membros da equipe de desenvolvimento e redatores de documentação, mantêm conversas regulares com os participantes cerimônias e reuniões de sprint para decidir quais processos do projeto ou partes do software precisam ser abordados em um sprint específico.

**A comunicação regular permite que sua equipe decida e documente o escopo de cada projeto devidamente

Software de trabalho com documentação abrangente

O Manifesto Ágil incentiva a entrega de pequenas partes de software funcional em iterações mais curtas, em vez de partes maiores que exigem documentação abrangente. A segmentação de tarefas dá aos clientes uma sensação de progresso contínuo e tranquilidade.

Colaboração do cliente em vez de negociação de contrato

Em vez de negociar um contrato de especificações de requisitos de software (SRS) com os clientes, o método ágil exige o estabelecimento de canais de colaboração direta para permitir que as partes interessadas comuniquem quaisquer alterações de requisitos de forma proativa. Essa abordagem ágil garante que o produto desenvolvido atenda às expectativas do cliente.

Respondendo às mudanças em vez de seguir um plano

O princípio final diz respeito a ser flexível o suficiente para responder às mudanças em vez de seguir planos rígidos de desenvolvimento de software que não podem ser adaptados rapidamente. Esse princípio exige maior flexibilidade em planejamento de software o que, por sua vez, leva à flexibilidade nos requisitos de documentação técnica.

Em vez de criar documentos longos e extensos detalhando cada etapa e processo de desenvolvimento de software ágil, foque em cobrir os requisitos principais, deixando de fora os métodos exatos para abrir espaço para as mudanças necessárias.

Importância da documentação no desenvolvimento ágil de software

O Manifesto Ágil não dá muita ênfase à documentação detalhada. Em vez disso, afirma que a única medida do progresso do projeto é o software em funcionamento, e o método mais eficaz de transmitir informações é a conversa. 🗣️

Seguindo essa filosofia, os proprietários do projeto transmitiriam seus requisitos diretamente aos desenvolvedores, que então tentariam implementá-los em iterações menores.

Mas a realidade não é tão simples. Novas práticas surgiram, tornando a documentação uma parte essencial de um projeto estratégia eficaz de operações embora de uma maneira um pouco diferente. Veja por que isso é importante:

  • Garantir a conformidade regulamentar: Muitos países exigem que os desenvolvedores forneçam documentação para os usuários finais do software. A documentação ágil garante que cada etapa do processo de desenvolvimento de software seja anotada à medida que a sua equipe trabalha para chegar ao topo
  • Promoção da colaboração: A comunicação regular entre desenvolvedores e proprietários de projetos promove um ambiente de cooperação, garantindo que nenhum membro da equipe esteja operando em um silo
  • Criação de novas perspectivas: A documentação de recursos durante o processo de desenvolvimento de software pode levar à descoberta de abordagens interessantes para a solução de problemas, pois oferece a pessoas de diferentes origens uma perspectiva melhor das possíveis soluções
  • Garantir clareza e estrutura: Até mesmo a documentação ágil minimalista pode ajudar a implementar um plano estruturado para o desenvolvimento de recursos durante a iteração do software
  • Padronização de processos : A documentação ágil também pode ajudar as empresas a descobrir o processo de desenvolvimento mais eficaz que leva seus projetos até a linha de chegada em tempo hábil ⌚

Elementos essenciais a serem incluídos na documentação ágil

Embora concisa e organizada, a documentação ágil deve atender a requisitos de qualidade específicos para oferecer o máximo de valor. Há cinco elementos que qualquer documentação ágil deve conter para atingir seus objetivos, e eles são os seguintes

  1. Propriedades do documento: Uma breve descrição que apresenta o conteúdo dos documentos, bem como os elementos essenciais do projeto, como o estágio, as metas de lançamento e as partes interessadas
  2. **Escopo do sprint: uma representação do sprint coberto pela documentação, bem como a descrição geral das partes da funcionalidade do software e as metas esperadas do sprint
  3. Casos de uso: Descrições do usuário-alvo e de como ele pode interagir com o produto ou com o software desenvolvido. A criação de casos de uso ajuda a estabelecer os principais requisitos sem entrar em muitos detalhes
  4. Condições de conformidade: Quaisquer condições de conformidade regulamentar que o software deve atender. A documentação das condições necessárias garante que a integridade da sua empresa esteja intacta e que todos na equipe estejam bem informados
  5. **Guias para usuários finais: um guia ou um manual de treinamento para os usuários finais que explica partes da funcionalidade do software

Com tudo isso em mente, vamos analisar as etapas que você deve seguir para tornar a documentação ágil um processo fácil e simplificado - como deveria ser! 🎯

Como fazer a documentação ágil?

Uma documentação ágil tranquila e bem-sucedida requer um sistema que permita que os gerentes de projeto participem de todas as reuniões de sprint e das reuniões diárias entre os proprietários do projeto e a equipe de desenvolvimento. No entanto, a interação não deve se limitar às reuniões, e a equipe deve poder se conectar o tempo todo.

Uma ótima maneira de fazer isso é contar com plataformas de gerenciamento e produtividade para fazer o trabalho pesado.

ClickUp

é uma plataforma de referência para essas tarefas. Você pode usar o

Suíte de gerenciamento de projetos ágeis ClickUp

para gerenciar roteiros de produtos, backlogs e sprints. Durante todo o processo, use a visualização Chat para se comunicar com sua equipe em uma conversa compartilhada, que pode ser acessada ou abandonada quando quiser.

Agora que já conhecemos os conceitos básicos, vamos examinar cada etapa do processo de documentação! 📃

Etapa 1: Planejar a documentação

Tudo que vale a pena começa com um plano, e escrever uma documentação não é diferente. O

planejamento de sprint

a cerimônia marca o início do processo. Ela envolve desenvolvedores de software, gerentes e proprietários de projetos que se sentam para decidir a iteração de software que entrará no pipeline de desenvolvimento em qualquer sprint específico.

**Os membros da equipe responsáveis pela documentação do projeto devem participar das cerimônias de planejamento do sprint para se manterem informados sobre os recursos desenvolvidos e seus requisitos básicos

Uma vez integrado, você pode usar

Metas do ClickUp

para definir metas claras e estimar cronogramas de conclusão. Aqui você pode categorizar diferentes recursos de software ou

requisitos do projeto

usando Folders e verificar seu progresso em porcentagens. 📈

Depois de observar um alvo, você pode usar

Sprints do ClickUp

para alinhar cada segmento que precisa ser documentado de acordo com os sprints programados para toda a semana ou mês. Tudo o que você precisa fazer é criar a tarefa e marcá-la como To Do, e você terá uma visão geral clara dos processos programados.

Para manter todo o trabalho da sua equipe sincronizado, use uma das muitas integrações do ClickUp, como:

  • GitHub
  • GitLab
  • BitBucket

Qualquer tarefa não concluída será automaticamente movida para o próximo sprint, permitindo que você acompanhe os atrasos no desenvolvimento do software e planeje a redação da documentação contínua de acordo. ✍️

Sprints do ClickUp

Planejamento de Sprint para documentação e desenvolvimento no ClickUp

Para obter uma visão geral mais ampla do projeto, você pode aproveitar alguns dos

15 visualizações do ClickUp

. Por exemplo:

  • Visualização de lista -Lhe dá um esboço claro de todas as tarefas pendentes. Você pode classificar a lista por data de vencimento para priorizar sua carga de trabalho ou filtrá-la por projetos para categorizar facilmente todas as tarefas
  • Visualização do quadro -Permite ver quais partes do produto estão em desenvolvimento, o que está em revisão e o que está no estágio de planejamento. Assim, você pode decidir facilmente quais recursos ou iterações do software precisam ser documentados primeiro 🕵️
  • Visualização de Gantt -Com essa exibição, você pode visualizar as dependências em sua carga de trabalho. Use-a para manter o controle de quem está trabalhando em qual parte do software para que possa resolver rapidamente quaisquer incertezas. Você também deve verificar regularmente qual trabalho depende do envio da documentação

Visualizações do ClickUp

Use as mais de 15 visualizações do ClickUp para organizar e planejar sua carga de trabalho com Tabela, Lista, Gantt, Quadro e muitas outras visualizações

Etapa 2: criar backlogs de sprint

O backlog do sprint é um documento que captura todos os recursos, aprimoramentos, correções de bugs e outros itens de trabalho que a equipe de desenvolvimento de software precisa abordar no sprint seguinte. Um aspecto essencial do

criação de backlogs de sprint

é documentar tudo de forma clara e concisa, permitindo que o documento evolua junto com o produto e seus requisitos. 🌱

Ao documentar prontamente todas as tarefas essenciais, você garante:

  • Priorização: Ajuda a equipe a priorizar o que precisa ser trabalhado em seguida com base no valor que oferece ao produto e ao cliente
  • Transparência: Fornece transparência em relação ao que a equipe está trabalhando e ao que ainda precisa ser feito
  • Planejamento: Auxilia no planejamento do sprint, fornecendo um conjunto de itens de trabalho dos quais a equipe pode selecionar tarefas para trabalhar durante o próximo sprint

Para fazer isso, você pode usar o ClickUp Sprints - vá para o seu sprint e classifique as tarefas por data de vencimento e status da tarefa. Você poderá ver todos os itens do seu backlog de uma só vez e decidir rapidamente quais precisam de sua atenção com base na prioridade. À medida que você trabalha e conclui as tarefas pendentes, pode marcá-las na lista.

Listas de Sprint do ClickUp

Listas de Sprint no ClickUp para gerenciamento de tarefas e pendências

Se as listas de Sprint não forem sua forma preferida de gerenciar os backlogs, use algumas das seguintes opções

modelos ágeis

:

Esses modelos permitem registrar o impacto de um item atrasado, o esforço necessário para concluí-lo, o progresso atual, o resumo do processo e muito mais.

Modelo de backlog do projeto ClickUp

Modelo de Backlog do Projeto ClickUp com informações detalhadas sobre as tarefas atrasadas

Etapa 3: Atualize a documentação regularmente

Os projetos ágeis são dinâmicos e iterativos, portanto, documentar cada parte do processo à medida que ele avança é a chave para ter informações atualizadas. 🗝️

Os requisitos do cliente podem mudar durante a fase de desenvolvimento do software e sua documentação deve refletir essas mudanças. As atualizações regulares também garantem o lançamento mais rápido de cada recurso, pois evitam atrasos desnecessários.

Com

Documentos do ClickUp

você pode gerenciar atualizações rapidamente - edite documentos em tempo real junto com seus colegas ou use o modo de foco para se concentrar em escrever a atualização atual sem distrações.

Você não precisa fazer nada do zero. Escolha entre

A biblioteca do ClickUp com mais de 1.000 modelos

para redigir todos os documentos sem esforço e economizar tempo valioso.

Modelo de documentação do projeto ClickUp

Armazene a documentação do projeto e do fluxo de trabalho em um único ClickUp Doc

Você pode começar com o

Modelo de documentação do projeto ClickUp

-Use os campos dedicados para anotar todas as especificações e outras informações relevantes, como membros do projeto, sua posição na equipe ou o escopo da documentação.

Depois de anotar todas as novas informações, você pode marcar os membros relevantes da equipe por meio de comentários ou @menções, e eles receberão uma notificação.

ClickUp Docs 3.0

Colabore e edite no ClickUp Docs com vários usuários

Para tornar o processo ainda mais fácil, use

IA do ClickUp

para obter sugestões sobre como documentar os requisitos de uma iteração de software. Tudo o que você precisa fazer é fornecer algumas informações básicas sobre a funcionalidade do software ou como ele foi alterado - não há necessidade de se esforçar para escrever seções inteiras de jargão técnico.

Depois de colocar no papel como um determinado recurso precisa funcionar, você pode gerar rapidamente elementos essenciais do documento, como:

  • Esboços
  • Tabelas de conteúdo
  • Páginas da Web

Você pode fazer isso enviando um prompt para o ClickUp AI, e ele fará todo o trabalho pesado para você. 🏋️

Exemplo de documento de requisitos de produto do ClickUp AI

Automatize a redação de documentação com IA, monitore o progresso por meio de gráficos e sprints e resolva bugs de codificação rapidamente usando o ClickUp

Etapa 4: compartilhe suas atualizações com as partes interessadas

Compartilhar seu trabalho de documentação com as partes interessadas garante a transparência e dá tempo para que você faça os ajustes necessários imediatamente. **O proprietário do projeto e os investidores geralmente querem estar informados sobre os recursos gastos e o desempenho da equipe. A documentação ágil pode dar a eles uma visão clara sem enterrá-los em pilhas de papel. 🖼️

Você pode automatizar esses processos da seguinte forma

criando painéis de operações personalizados

ajudando as partes interessadas a visualizar todas as tarefas concluídas e pendentes. O

Dashboards do ClickUp

dependem de cartões que você pode ajustar para se adequar a qualquer projeto ou processo. Por exemplo, você pode usar:

  • Cartões personalizados
    • Visualize suas tarefas por meio de cartões de gráfico de barras ou de pizza e saiba quanto tempo cada tarefa leva usando o recurso Time Tracked
  • Impressões
    • Divida as tarefas em cores com base em seu status atual e identifique os gargalos à medida que o trabalho avança
  • Responsáveis
    • Destaque as responsabilidades de cada membro da equipe e mantenha a transparência ao ter uma visão geral clara das tarefas em que estão trabalhando
  • Prioridades
    • Organize todos os processos categorizando as tarefas de acordo com seu nível de prioridade, marcando-as como Urgente, Alta, Normal, Baixa ou Sem prioridade

Quando estiver satisfeito com o documento, crie um link interno acessível somente aos usuários da organização. Você pode compartilhá-lo com segurança com qualquer um dos seus colegas e obter a opinião deles, se necessário! 🔒

Compartilhamento de documentos do ClickUp

As opções de compartilhamento privado e público no ClickUp Docs permitem a troca segura de documentos

Leitura bônus: Você pode

criar um banco de dados do Google Sheets

onde você atualiza todos os links de documentação acessíveis ao público assim que os finaliza. Crie histórias de usuários e guias de documentação e compartilhe-os com seus clientes, ou analise os recursos e as propriedades mais recentes.

Etapa 5: reflita sobre o que funcionou e o que o atrapalhou

À medida que continuar escrevendo e entregando documentação para seus projetos, você entenderá melhor quais processos demoram muito e como atualizá-los. **Fazer isso ajudará você a

otimizar os processos

**e

aprimorar suas metodologias de gerenciamento de projetos

**Esforce-se para avaliar:

Ao evitar uma documentação excessivamente detalhada e demorada, você não deixa espaço para desculpas no que diz respeito à má organização dos dados. Todos os membros relevantes da equipe e as partes interessadas devem ser capazes de encontrar as informações necessárias.

Felizmente, você pode usar o ClickUp para simplificar esse processo - o

Pesquisa universal

O recurso permite que você navegue por milhares de documentos, tarefas, bate-papos ou painéis em segundos. Você pode pesquisar por palavras-chave ou até mesmo por datas das últimas atualizações ou revisões.

O mais importante é garantir que sua documentação não exija muita energia e tempo. Estabeleça quais tarefas são recorrentes e aproveite

Automações do ClickUp

para agilizar os processos. Você pode configurar acionadores personalizados ou pré-criados para automatizar ações e deixar a ferramenta fazer sua mágica. Por exemplo, quando a prioridade da tarefa muda de Normal para Low, o ClickUp pode arquivá-la e aplicar um dos modelos para fornecer uma visão geral bem estruturada da tarefa.

Automações do ClickUp

Aproveite o ClickUp Automations para economizar tempo em tarefas recorrentes

Práticas recomendadas de documentação ágil

Embora pareça simples, navegar pela documentação ágil pode parecer como encontrar o caminho em um labirinto escuro de processos, iterações em ritmo acelerado e requisitos em constante mudança. Mas isso não precisa ser tão sombrio - você pode adotar algumas regras e deixá-las guiá-lo ao longo do caminho. 🔦

Aqui estão algumas práticas simples, mas eficazes, para a documentação de projetos ágeis:

  1. Foco no software funcional: O Agile prioriza a entrega de software funcional aos clientes. A documentação deve apoiar esse objetivo, fornecendo orientação e contexto sem se tornar um gargalo para o desenvolvimento
  2. Crie uma documentação dinâmica: A documentação deve evoluir junto com o produto e o projeto. Em vez de criar documentos extensos e estáticos logo de início, mantenha uma documentação dinâmica que se adapte às mudanças e reflita o estado atual do produto
  3. Adote a abordagem just-in-time: Crie documentação somente quando necessário e com detalhes suficientes. Essa abordagem evita o excesso de documentação e garante que ela permaneça relevante e acionável
  4. Empregue a abordagem colaborativa: Incentive a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas ao criar e revisar a documentação. Isso garante que ela reflita seus valores e incorpore diversas perspectivas
  5. Implemente a técnica visual: Use representações visuais, como diagramas, fluxogramas e wireframes, para apresentar conceitos e relacionamentos complexos de forma eficaz. A documentação visual fornece bases para uma melhor compreensão e uma tomada de decisão mais fácil

Crie processos eficazes de documentação ágil e dê suporte a seus projetos com o ClickUp

A documentação ágil permite que as equipes ágeis se comuniquem com eficiência, se adaptem rapidamente e forneçam resultados excepcionais. Com as estratégias corretas em vigor, você pode navegar pelo desenvolvimento de software sem perder o foco no que é importante.

Felizmente, você não precisa começar sua jornada sozinho

Suíte de gerenciamento de projetos do ClickUp

oferece tudo o que você precisa para ajustar seus processos de documentação e dimensioná-los sem comprometer sua eficácia ou eficiência.

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