Não é segredo que toda empresa que almeja o sucesso precisa de algum tipo de inteligência comercial. Com isso, não estamos nos referindo a um QI extremamente alto ou a um instinto comercial extraordinário. Trata-se de coletar e analisar informações para tomar decisões inteligentes que possam impulsionar o sucesso de sua organização e resolver problemas.
É nesse ponto que os painéis entram em ação. Eles permitem que você visualize todos os tipos de dados, amplie aspectos específicos, acompanhe KPIs e tenha uma ideia clara da saúde e do progresso da sua empresa.
Existem vários tipos de painéis, mas se você quiser ficar de olho nas operações diárias e identificar problemas antes que eles se tornem grandes problemas, um painel de operações é sua melhor aposta. 🎛️
Neste artigo, apresentaremos os painéis de operações, analisaremos seus benefícios e o ajudaremos a criar um para monitorar todos os processos críticos relacionados a uma área de negócios específica da sua empresa.
O que é um painel de operações?
Um painel de operações (também chamado de painel operacional) é uma ferramenta que rastreia os processos operacionais e fornece informações detalhadas sobre o desempenho das atividades em andamento na sua empresa.
Diferentemente dos painéis analíticos, que se aprofundam no passado para prever o futuro, os painéis operacionais estão mais preocupados com o presente. Eles lidam com a inteligência atual para revelar o desempenho de suas operações e identificar os pontos fracos. Isso permite que você tome as medidas adequadas e coloque seus processos de volta nos trilhos.
Pense nos painéis de operações como abridores de olhos. Em vez de se perguntar o que há de errado com seus processos em andamento, experimentar soluções e cruzar os dedos esperando que elas funcionem, você pode tomar decisões informadas com base nos KPIs operacionais exibidos em seus painéis.
Como se preocupam principalmente com os processos em andamento, os painéis de operações têm uma visão relativamente curta da realidade, portanto, não são adequados para o planejamento de longo prazo.
Observe que os painéis de operações normalmente lidam com áreas de negócios específicas - você não pode usar um único painel para monitorar todos os processos da sua empresa. Você deve ter painéis separados para vendas, marketing, fabricação, distribuição e outras áreas, dependendo da linha de trabalho da sua empresa.
Principais recursos de um painel de operações
Por que um painel operacional é tão útil para monitorar seus processos diários? Vamos dar uma olhada em alguns de seus principais recursos:
- Visualização de dados: Esses painéis não apresentam um monte de dados brutos para você. Em vez disso, eles os visualizam por meio de tabelas, gráficos e outros elementos paraeconomizar tempo e garantir a fácil compreensão 📊
- Visibilidade em tempo real: Os painéis de operações exibem dados reais e históricos, permitindo que você obtenha insights precisos sobre o desempenho atual de seus processos
- Notificações personalizáveis: Os painéis permitem que você crie notificações que o alertam sobre possíveis problemas para que você possa agir rapidamente
- KPIs: Esses painéis permitem que você acompanhe o caminho até suas metas, descrevendo os principais indicadores de desempenho relevantes
- Facilidade de uso: O uso de painéis de operações não requer treinamento extensivo. Eles apresentam uma interface intuitiva que você aprenderá em um instante
- Rastreamento de tendências de dados: Alguns painéis de operações têm recursos avançados que permitem que você explore o histórico para entender as tendências atuais. Lembre-se de que isso não é comum em painéis de operações comuns
Benefícios de um painel de operações
Um painel de operações pode ser a ferramenta de que você precisa para acompanhar os processos operacionais em andamento em uma área de negócios específica e eliminar todos os problemas pela raiz. Veja a seguir como você pode se beneficiar dele:
Identificação direta de problemas
Um dos benefícios mais significativos dos painéis de operações é que eles oferecem visibilidade total dos processos em andamento. Graças a isso, você pode identificar até mesmo os menores desvios do desempenho operacional habitual e apontá-los como possíveis problemas.
Simplificando, os painéis de operações permitem que você detecte uma ineficiência ou um problema em seus estágios iniciais antes que ele cause danos mais significativos e interrompa seus processos.
Rastreamento fácil da produtividade dos funcionários
Como os painéis de operações permitem que você acompanhe suas operações diárias, eles podem ser excelentes ferramentas para monitorar a produtividade de seus funcionários. Por exemplo, se você tiver um painel de operações voltado para o suporte ao cliente, os KPIs, como o número de tíquetes recebidos e resolvidos, poderão ajudá-lo a entender o sucesso e a rapidez de seus funcionários em um determinado momento.
Tomada de decisões aprimorada
Ter métricas detalhadas relacionadas aos seus processos operacionais permite que você tomar decisões informadas em vez de confiar em sua intuição ou em relatórios de desempenho obsoletos.
Nesse sentido, os painéis de operações são vitais para a alocação de recursos planejamento orçamentário e melhor desempenho.
Rastreamento de metas
Toda organização tem uma meta para a qual está caminhando. Os painéis de operações permitem que você determine e monitore os KPIs para atingir essa meta, garantindo que todas as partes interessadas estejam na mesma página. Eles simplificam o rastreamento de metas e o ajudarão a dar passos pequenos, mas confiantes, em direção à linha de chegada com o mínimo de contratempos.
Otimização de custos
Observar seu processo operacional por meio de painéis ajuda a identificar áreas de melhoria e a ajustar seu jogo de alocação de recursos para reduzir custos e eliminar ineficiências.
Planejamento mais fácil
Como os painéis de operações fornecem informações em tempo real sobre os seus processos, eles são essenciais para o planejamento bem-sucedido. Use as informações exibidas em seus painéis para desenvolver planos estratégicos com base na situação atual e buscar a melhoria contínua.
Comunicação e colaboração simplificadas
Você pode disparar colaboração em equipe e comunicação com painéis operacionais. Compartilhe os painéis com os membros relevantes da equipe e permita que eles tenham acesso aos dados relevantes para aumentar a transparência.
Os dados exibidos no painel podem ser a base para discussões e reuniões construtivas, nas quais você discutirá como melhorar gerenciamento de operações em sua organização.
Como criar o melhor painel de operações: Oito etapas fáceis
Deseja criar um painel de operações abrangente, mas não sabe por onde começar? Nós ajudamos você!
Vamos orientá-lo detalhadamente no processo e ajudá-lo a montar um painel de primeira classe que atenda perfeitamente às suas necessidades. Para isso, vamos nos basear em ClickUp o ClickUp é uma das melhores plataformas de gerenciamento de projetos que facilita a criação de painéis. 😍
Etapa 1: Escolha sua ferramenta de painel
Para tornar o processo de criação de um painel de operações o mais fácil possível, é fundamental escolher uma ferramenta capaz de visualizar e organizar seus dados. Como você encontrará dezenas de plataformas de painel, aqui estão alguns critérios que devem ser levados em consideração ao selecionar a ferramenta certa:
- Flexibilidade: A plataforma deve ter diversas opções para ajudá-lo a criar um painel de operações que se alinhe às necessidades e às metas gerais da sua equipe. Essas opções podem ser qualquer coisa, desde compartilhamento e colaboração fáceis até visibilidade inigualável e vários recursos de personalização
- Múltiplos widgets: A ferramenta de painel certa deve oferecer uma ampla seleção de widgets. Ela deve permitir que você visualize as cargas de trabalho e o progresso e use vários tipos de tabelas e gráficos para representar seus dados
- Facilidade de uso: A plataforma deve ter uma interface intuitiva e ser fácil de usar para você e sua equipe. Muitas ferramentas de painel têm um design de arrastar e soltar que permite organizar e ajustar o layout sem esforço
- Integrações: A plataforma de painel deve ser capaz de se integrar às ferramentas de gerenciamento de dados que sua organização normalmente usa
- Escalabilidade: A ferramenta deve ser capaz de lidar com dados históricos maiores e mais complexos à medida que sua empresa cresce
- Opções de colaboração: A plataforma certa deve oferecer suporte ao trabalho em equipe e permitir que você e seus colaboradores trabalhem em tempo real, deixem comentários e adicionem notas
Divida metas, tarefas, pontos ágeis e status de projetos no altamente personalizável ClickUp 3.0 Dashboard
O ClickUp é, antes de tudo, um gerenciamento de tarefas e projetos ferramenta com muitas opções para melhorar a produtividade, a organização e a colaboração da equipe. Dessa forma, o ClickUp pode ser o seu software preferido para gerenciar operações e criar painéis de controle .
Quando se trata de visualizar dados, a plataforma oferece um recurso pelo qual você se apaixonará à primeira vista: o Dashboards do ClickUp . Ele permite que você crie painéis operacionais abrangentes, fáceis de entender e esteticamente agradáveis com apenas alguns cliques.
Você pode escolher entre 50+ widgets para criar gráficos personalizados, visualizar o progresso e as cargas de trabalho, fazer cálculos ou controlar o tempo. Você também pode conectar aplicativos externos ao ClickUp Dashboards, aumentando muito sua funcionalidade.
Outro motivo pelo qual a criação de um painel de operações no ClickUp é simples é o fato de Cartões de painel . Pense nesses cartões como blocos de construção para o painel final. Você adiciona os cartões um a um para criar um quadro único e visualizar as informações desejadas. 🎨
Modelos do ClickUp
Não quer ou não tem tempo para criar seus painéis de business intelligence do zero? O ClickUp tem uma solução para você! Use um plano operacional ou um modelo de painel de operações para poupar tempo e criar painéis para vários casos de uso .
A biblioteca do ClickUp oferece mais de 1.000 modelos para várias finalidades, desde gerenciamento de projetos e marketing até planejamento estratégico e vendas. Navegue pela biblioteca e encontre a combinação perfeita para as necessidades de sua organização.
Etapa 2: pense em quem usará o painel
Antes de criar seu painel de operações, considere quem o usará e por quê. Você precisa de um painel para um departamento inteiro ou para um projeto específico dentro desse departamento? Todos os membros da equipe terão acesso a ele ou somente os membros seniores?
Responder a essas perguntas o ajudará a imaginar um painel que todos possam entender e navegar.
Depois de identificar os usuários do seu painel, peça a opinião deles sobre a aparência do painel. O ClickUp oferece um excelente recurso que permite que todos dêem suas opiniões e se comuniquem em tempo real Quadros brancos do ClickUp .
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
Os quadros brancos são telas digitais ideais para brainstorming e colaboração em equipe. Eles são o local perfeito para discutir estratégias, mapear o processo de criação de um painel de operações e transformar ações em ideias.
Etapa 3: Determine seus objetivos
A próxima etapa é definir objetivos comerciais claros e realistas, ou seja, a finalidade do seu painel, o que você pode fazer em Metas do ClickUp . Considere as métricas e os KPIs nos quais você está mais interessado, dependendo da área de negócios específica em que o painel se concentra.
Use o recurso de acompanhamento de metas do ClickUp para manter-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automatizado do progresso
Por exemplo, se você estiver criando um painel de operações para vendas, poderá considerar métricas como desempenho de vendas, satisfação do cliente ou produtividade dos funcionários.
Se precisar da opinião da sua equipe sobre isso, use Formulários ClickUp . É uma maneira fácil de coletar informações de membros relevantes da equipe em um instante. Tudo o que você precisa fazer é criar um formulário (que é super fácil e intuitivo) e compartilhá-lo com sua equipe. Eles fornecerão as respostas e, voilà, o ClickUp reunirá e exibirá as informações enviadas para facilitar a análise.
Você pode acelerar essa etapa com a função Modelo de plano operacional do ClickUp . Ele permite que você defina e meça suas metas e crie um plano de ação para atingi-las. Além disso, ele estimula a colaboração e a comunicação, simplifica os processos e aumenta a produtividade.
Use o Modelo de Plano Operacional do ClickUp para delinear metas e elaborar um plano para atingi-las
Etapa 4: Escolha as métricas corretas
Agora é hora de selecionar as métricas e os KPIs mais relevantes para seu painel de operações. Pense naqueles que se alinham com sua empresa, departamento ou objetivos do projeto e permitem que você tome decisões estratégicas em relação aos seus processos de negócios.
Lembre-se de que seu painel de operações deve ser simples. Embora você possa querer enchê-lo com todos os tipos de métricas que reflitam diferentes aspectos de seus processos, essa não é a melhor ideia. Esse tipo de painel pode ser esmagador e difícil de acompanhar, o que anula sua finalidade.
A prática recomendada para escolher as métricas certas é concentrar-se em algumas poucas métricas principais que descrevam com precisão o desempenho de seus processos. Lembre-se de que ter vários painéis para uma única área de negócios é sempre melhor do que ter um único painel repleto de dados difíceis de acompanhar.
A seleção das métricas certas deve ser sempre um esforço de equipe. Faça um brainstorming nos quadros brancos do ClickUp, use os formulários do ClickUp para coletar feedback, comunique-se no Visualização do ClickUp Chat e descreva as principais métricas sem esforço! ✌️
Etapa 5: determinar as fontes de dados
Nesta etapa, você precisa definir as fontes dos dados que deseja ver no seu painel de operações, como bancos de dados, APIs e planilhas.
Como o ClickUp permite criar bancos de dados, você pode usá-lo como fonte para seus painéis. Insira seus dados como tarefas, categorize-os usando campos personalizados e alterne entre mais de 15 visualizações do ClickUp para organizá-las como quiser.
As mais de 15 visualizações do ClickUp oferecem às organizações uma solução completa para cada equipe
Como alternativa, você pode aproveitar os robustos recursos de integração do ClickUp e conectá-lo a outros softwares que você usa para gerenciar ou armazenar dados. Além disso mais de 1.000 integrações nativas com ferramentas como Slack, HubSpot, Everhour e Zendesk, você pode criar integrações personalizadas por meio de API do ClickUp e extraia seus dados de qualquer fonte que desejar.
Etapa 6: Planeje o layout do seu painel e crie visualizações
A próxima etapa é definir a aparência do seu painel, levando em conta a experiência ideal do usuário, a organização e o apelo visual.
O ClickUp Dashboards torna esse processo muito fácil. Graças ao design de arrastar e soltar, você pode mover os cartões e atualizar o layout de acordo com sua preferência.
Escolha os elementos que deseja em seu painel, selecione os widgets e as fontes de dados corretos e crie visualizações com base nas métricas especificadas.
Etapa 7: atualize seus dados regularmente
Parabéns, você criou seu painel de operações! 🥳
Mas lembre-se de que seu trabalho não termina aqui. O objetivo principal de um painel de operações é exibir dados em tempo real. Você precisa garantir que o painel mostre as informações mais recentes - informações desatualizadas corrompem sua percepção do desempenho das operações e podem levar a decisões erradas.
Atualize sua fonte de dados regularmente para evitar esses cenários. Você pode usar Automações do ClickUp para reduzir o trabalho manual e o risco de erros. As automações são baseadas em acionadores, condições e ações e podem ajudá-lo a garantir que os dados em seus painéis sejam sempre atualizados e relevantes.
O ClickUp oferece quatro tipos de automações:
- Custom: Automações que você mesmo cria quando tem um cenário específico em mente
- Modelos: Automações predefinidas
- Integrações: Conecte outro aplicativo ao ClickUp para configurar suas automações
- Responsável e observador: Defina um responsável (observador) para todas as novas tarefas
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
Etapa 8: refine seu painel conforme necessário
Seus painéis operacionais podem servir ao seu propósito hoje, mas precisarão ser refinados em um momento ou outro para acomodar suas operações atualizadas ou novos dados.
Ocasionalmente, você deve revisar as métricas de desempenho e os KPIs para garantir que eles ainda sejam relevantes. Reconsidere o layout do painel e veja como você pode melhorá-lo para aumentar a eficiência.
Outro aspecto importante aqui é coletar feedback dos membros da sua equipe. Pergunte se eles acham o painel útil e o que gostariam de mudar. O ClickUp Forms pode ajudar com isso - crie formulários que sua equipe possa preencher rapidamente e obtenha um resumo detalhado das informações coletadas.
ClickUp: O lar perfeito para seu painel de operações
O ClickUp oferece tudo o que você precisa para criar um painel de operações. Com esse plataforma visual de gerenciamento de projetos na plataforma de gerenciamento de projetos, você pode definir suas metas, selecionar as métricas certas, configurar bancos de dados, visualizar as informações desejadas e colaborar com sua equipe. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e comece a criar seu painel perfeito para assumir o controle de suas operações! 🌹