É fácil se sentir sobrecarregado por um projeto enorme. À medida que as tarefas se acumulam, as equipes podem perder o foco, desacelerar e ver uma queda na qualidade do trabalho.
Mas existe uma solução popular: 94% das 127 empresas pesquisadas pelo Boston Consulting Group em todo o mundo adotaram a metodologia Agile.
Com a estrutura Scrum do Agile, projetos enormes se transformam em sprints menores, mantendo as equipes focadas e o progresso constante. Cada sprint é um passo adiante, levando você mais perto do seu objetivo.
Mas como decidir em que trabalhar em cada sprint? Entre no backlog do sprint — seu plano de jogo para transformar o caos em clareza.
Nesta publicação do blog, exploraremos os backlogs de sprint: o que são, por que são importantes e como criar e gerenciar um usando o ClickUp.
⏰Resumo de 60 segundos
Você pode criar um backlog de sprint seguindo estas etapas:
- Organize seu backlog de produtos: priorize tarefas com base no valor e na importância para o sprint
- Defina uma meta clara para o sprint e concentre-se nas prioridades: Defina um objetivo claro e selecione tarefas que contribuam para alcançá-lo
- Conheça a capacidade da sua equipe: avalie os recursos disponíveis da sua equipe e a quantidade de trabalho que ela pode realizar
- Divida tarefas grandes em etapas pequenas e gerenciáveis: Divida tarefas grandes em partes menores e acionáveis para facilitar o gerenciamento
- Crie seu painel de sprint: Configure uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp para acompanhar tarefas, progresso e desempenho da equipe
- Finalize o plano e alinhe sua equipe: Revise e confirme o plano com sua equipe e certifique-se de que todos saibam o que fazer
O que é um backlog de sprint?
Um sprint backlog é uma lista simples de tarefas que sua equipe Scrum planeja concluir durante um sprint, que geralmente dura de duas a quatro semanas. Ele também representa o que os desenvolvedores planejam realizar durante o sprint
É como uma lista de tarefas para o sprint, dividida em planos claros e práticos e etapas gerenciáveis.
Por exemplo, se você estiver trabalhando em um aplicativo móvel, seus itens do sprint backlog podem incluir:
- Crie a tela de perfil do usuário (8 horas)
- Adicione a funcionalidade de login (16 horas)
- Configure um banco de dados para dados de usuários (12 horas)
- Escreva testes para recursos de login (6 horas)
Cada tarefa é estimada e priorizada para que sua equipe possa manter o foco e acompanhar o progresso com facilidade.
➡️ Leia também: Como as técnicas Scrum podem melhorar a entrega de projetos
Entendendo o Sprint Backlog
Um sprint backlog proporciona clareza, propriedade e responsabilidade para que todos saibam no que estão trabalhando e como isso contribui para a meta do sprint.
Mas o que torna um sprint backlog único é sua flexibilidade. Enquanto a meta do sprint permanece fixa, o backlog pode se adaptar ao feedback e às mudanças de prioridades, exigindo que sua equipe permaneça focada, colaborativa e no caminho certo para entregar os resultados desejados.
Componentes de um backlog de sprint
Para saber como funciona, você deve entender as diferentes partes de um sprint backlog. Elas incluem:
- Meta do sprint: O componente mais crucial do seu sprint, a meta é uma declaração clara do que você deseja alcançar. Por exemplo: "Criar um sistema de login seguro que permita aos usuários criar contas e fazer login facilmente"
- Histórias de usuários: São descrições simples de recursos escritas do ponto de vista do usuário e retiradas do backlog do produto. Geralmente seguem este formato: "Como [usuário], eu quero [recurso] para que [benefício]"
- Tarefas e subtarefas: Elas dividem cada história do usuário em etapas claras e gerenciáveis. Por exemplo, "Implementar autenticação do usuário" pode incluir a criação de um banco de dados de usuários, o design de um formulário de login, a criptografia de senhas e o gerenciamento de sessões
- Gráfico de burndown: O gráfico mostra quanto trabalho ainda falta em comparação com o tempo restante no sprint. Ele ajuda você a ver se está no caminho certo para terminar tudo a tempo e avisa com antecedência para que você possa fazer ajustes se as coisas não estiverem indo como planejado
- Responsáveis: Cada tarefa deve ter um responsável claro por sua conclusão. Atribuir tarefas a pessoas específicas evita confusão, previne a duplicação de trabalho e garante a responsabilidade
- Estimativas de tempo: Sejam medidas em horas ou pontos de história, elas ajudam a evitar compromissos excessivos e mantêm os sprints realistas. Por exemplo, a autenticação do usuário pode levar 4 horas para a configuração do banco de dados, 6 horas para o design do formulário, 8 horas para a lógica de back-end e 4 horas para testes
👀 Você sabia? A adoção do Agile entre desenvolvedores aumentou drasticamente nos últimos anos, passando de 37% para 86%.
Relação entre o backlog do sprint e o backlog do produto
O backlog do produto é como a lista principal de tarefas do seu projeto. Ele inclui tudo o que seu produto pode precisar: novos recursos, correções de bugs e melhorias. Essa lista muda constantemente à medida que as necessidades do mercado mudam e os comentários dos clientes chegam. O proprietário do produto atualiza e prioriza constantemente para manter os itens mais críticos no topo.
O sprint backlog representa tarefas mais focadas. Durante as reuniões de planejamento do sprint, o proprietário do produto ajuda você a escolher itens de alta prioridade do backlog do produto que podem ser concluídos em um sprint (geralmente duas semanas). É como comprar ingredientes específicos para preparar uma refeição — pegando apenas o que é necessário para atender ao sprint ou objetivo específico.
Veja como funciona:
- A equipe seleciona as tarefas de alta prioridade (histórias de usuários) do backlog do produto
- Elas são divididas em tarefas menores
- A equipe se compromete a concluir essas tarefas durante o sprint
- As tarefas são adicionadas ao sprint backlog
Em seguida, a equipe analisa o sprint backlog, concentrando-se nos problemas e refinando as coisas à medida que avança.
🧠 Curiosidade: embora o proprietário do produto ajude você a determinar os itens do backlog do produto, em última análise, a equipe de desenvolvimento é responsável pelo sprint backlog e decide como dividir o trabalho em tarefas e subtarefas.
O papel do sprint backlog no Scrum
Um sprint backlog é o plano passo a passo que mantém toda a sua equipe Scrum organizada e focada. Ele orienta sua equipe nas próximas semanas, ajudando todos a trabalharem juntos para atingir a meta do sprint.
Por exemplo, se você estiver criando um aplicativo de comércio eletrônico, o backlog do produto pode incluir uma tarefa grande como "Habilitar pagamentos seguros para usuários". Durante o processo de planejamento do sprint, a equipe de produto divide essa tarefa em tarefas menores para o backlog do sprint, como configurar um gateway de pagamento, projetar o fluxo de checkout, validar cartões de crédito e lidar com erros de pagamento.
Este plano detalhado torna o trabalho claro e gerenciável. Todos os dias, os membros da equipe sabem o que precisa ser feito e podem escolher tarefas que correspondem às suas habilidades. Durante as reuniões diárias, a equipe usa o sprint backlog para compartilhar o progresso e discutir problemas.
O sprint backlog também ajuda a identificar problemas com antecedência. À medida que as tarefas são atualizadas, é fácil ver se o sprint está ficando para trás. Se necessário, a equipe pode se ajustar rapidamente para permanecer no caminho certo.
Como criar um backlog de sprint
Um sprint backlog é criado durante a sessão de planejamento do sprint. Vamos dar uma olhada nas etapas para fazer isso:
1. Organize seu backlog de produtos
O backlog do produto é a espinha dorsal do seu projeto, listando tudo o que sua equipe pode precisar para construir, corrigir ou melhorar. Organizar a visão do produto ajuda você a:
- Identifique tarefas de alta prioridade ou itens do backlog do produto (PBIs) que estejam alinhados com os objetivos do seu projeto ou com as necessidades atuais do mercado
- Entenda o valor, a complexidade e as conexões de cada tarefa com outras tarefas
- Identifique tarefas ou problemas que podem moldar uma meta de sprint significativa
- Remova ou adie tarefas que não são mais relevantes
Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma plataforma de comércio eletrônico e vir tarefas como "Adicionar checkout expresso", "Salvar métodos de pagamento" e "Otimizar validação do carrinho", agrupe-as em um único objetivo e melhore o processo de checkout.
Essas conexões criam um foco claro para o seu sprint e facilitam o estabelecimento de metas significativas.
💡 Dica profissional: use o modelo de backlogs e sprints do ClickUp para gerenciar seu backlog de produtos e o planejamento de sprints em um só lugar. Além de status personalizados e campos personalizados, esse modelo também inclui visualizações prontas para uso, como listas, quadros e chats, para manter suas equipes e projetos organizados.
👀 Você sabia? Os profissionais de marketing que adotaram o Agile relataram melhorias significativas; 63% acharam mais fácil gerenciar prioridades em constante mudança, obter melhor visibilidade do status do projeto e aumentar o moral e a produtividade da equipe.
2. Defina uma meta clara para o sprint e concentre-se nas prioridades
Metas claras para o sprint dão direção e propósito à sua equipe. Sem elas, é fácil ficar preso em tarefas individuais e perder de vista o panorama geral.
Toda meta de sprint bem estruturada deve:
- Concentre-se no que é mais importante, ou seja, escolha apenas as tarefas que abordam diretamente o problema
- Mantenha o panorama geral em mente e considere o que traz mais valor, como aumentar a receita ou a satisfação do cliente
- Evite distrações, indicando claramente o que não está incluído no sprint, como atualizações irrelevantes da interface do usuário
- Defina os resultados finais; por exemplo, aumentar as vendas em 30%
Vamos continuar com nosso exemplo de comércio eletrônico. Se 40% dos clientes abandonam seus carrinhos durante o checkout e isso está custando dinheiro à sua empresa, uma boa meta de sprint poderia ser:
Melhore o processo de checkout e reduza o abandono do carrinho adicionando recursos importantes que os clientes desejam.
Suas tarefas para a meta do sprint podem incluir adicionar checkout com um clique para clientes recorrentes e permitir que os usuários salvem seus métodos de pagamento. Observe como cada tarefa está diretamente ligada à meta, mantendo sua equipe focada e evitando trabalhos não relacionados.
O ClickUp Sprints permite definir a duração dos sprints, gerenciar seu backlog e monitorar o progresso da equipe, mantendo seu fluxo de trabalho flexível. Por exemplo, com o modelo ClickUp Sprints, você pode alcançar o sucesso do projeto por meio de três recursos principais:
- Tenha uma visão abrangente que permite que as equipes vejam todos os detalhes do andamento do projeto
- Atribua tarefas com eficiência, acompanhe o progresso e monitore prazos críticos com status personalizados e campos personalizados
- Maximize o alinhamento da equipe, garantindo que todos tenham visibilidade e compreensão claras dos objetivos do projeto
3. Conheça a capacidade da sua equipe
Depois de definir a meta do sprint e a lista de tarefas, é hora de entender se sua equipe é capaz de lidar com todo esse trabalho.
Analise o desempenho da sua equipe nos últimos três a quatro sprints para ver quanto trabalho eles costumam concluir. Se você planeja uma carga de trabalho para 15 pessoas com apenas cinco pessoas na sua equipe, provavelmente encontrará problemas e sobrecarregará todos.
Em seguida, considere todos os fatores que podem afetar a disponibilidade da sua equipe — férias, feriados, eventos da empresa, sessões de treinamento e até mesmo faltas inesperadas por motivo de doença, com base em tendências anteriores.
Pense da seguinte maneira: uma equipe de desenvolvimento de seis pessoas geralmente lida com 45 pontos de história por sprint. (Pontos de história são unidades que medem o esforço necessário para tarefas com base na complexidade e no tempo. )
Para o próximo sprint, um desenvolvedor está de férias por uma semana; há um workshop de dois dias na empresa, dois membros da equipe estão de plantão e há dois feriados.
Depois de considerar esses fatores — como 25% a menos de capacidade para as férias, 20% para o workshop e feriados e 15% para tarefas de suporte —, a capacidade realista da equipe cai para cerca de 18 a 20 pontos de história para este sprint.
4. Divida tarefas grandes em etapas pequenas e gerenciáveis
O próximo passo é dividir as tarefas de alta prioridade em subtarefas menores e gerenciáveis para facilitar a estimativa e a execução.
Para o nosso exemplo de comércio eletrônico, o recurso de checkout com um clique pode ser dividido em tarefas de back-end e front-end.
- Backend: Crie um armazenamento seguro de tokens, valide a autenticação do usuário e crie os pontos de extremidade da API
- Front-end: Crie o botão de checkout, configure telas de sucesso/falha e desenvolva componentes de interface do usuário
Você pode dividir cada uma dessas tarefas em subtarefas menores. Por exemplo, o armazenamento de tokens requer a criação de um esquema de banco de dados, a escrita de lógica de criptografia e a implementação do serviço de armazenamento.
Também precisamos levar em consideração as dependências. A equipe de desenvolvimento front-end não pode implementar totalmente o botão de checkout até que a API back-end esteja pronta, mas pode trabalhar nos modelos de interface do usuário enquanto isso.
➡️ Leia também: Como gerenciar artefatos Agile Scrum: definição e importância
5. Crie seu painel de sprint
Depois de dividir as tarefas em etapas menores, o próximo passo é acompanhar claramente o progresso do seu sprint.
Um painel de sprint é o centro de controle da sua equipe, mostrando tarefas em tempo real, carga de trabalho e atualizações de progresso. Ele ajuda a identificar problemas antecipadamente e mantém todos focados na meta do sprint.
Então, agora é hora de você criar um painel de sprint. Temos uma ferramenta poderosa de produtividade em nosso arsenal, que também funciona como uma ferramenta robusta de gerenciamento de sprint.
Criar um sprint nos painéis do ClickUp lhe dará uma visão em tempo real do progresso da sua equipe. O painel mostra tarefas e subtarefas que você pode organizar com o ClickUp Tasks.
Adicione estimativas de tempo, defina prazos, marque prioridades e inclua status personalizados e descrições detalhadas para cada tarefa. Em seguida, basta selecionar um membro (ou membros) da equipe e atribuí-la a eles.
Mas não se preocupe, é fácil com o ClickUp. Veja aqui. 👇🏼
Para medir o esforço da sua equipe, use o sistema Sprint Points do ClickUp para atribuir pontos às tarefas, acompanhar a capacidade total e receber alertas se você exceder os limites.
O ClickUp também oferece automações de sprint para lidar com todas as tarefas manuais e repetitivas. Por exemplo, ele pode mover automaticamente as tarefas para o próximo sprint se elas não forem concluídas a tempo
Tudo o que você precisa fazer é definir regras, como notificar o controle de qualidade quando uma tarefa for movida para Revisão ou marcar uma tarefa principal como Concluída quando todas as subtarefas estiverem concluídas. Você também pode mover automaticamente as tarefas excedentes para o próximo sprint.
Criar um sprint leva tempo, mas e se você estiver com um cronograma apertado? Aproveite os modelos totalmente personalizáveis de planejamento de sprint e backlog de produtos do ClickUp para acelerar seu processo!
➡️ Leia também: Como criar um painel ágil para sua equipe de software
💡Dica profissional: Divida os itens do backlog do produto (PBIs) em tarefas menores e gerenciáveis que possam ser concluídas em menos de um dia. Isso permite que as equipes acompanhem o progresso com mais precisão e identifiquem rapidamente possíveis atrasos.
6. Finalize o plano e alinhe sua equipe
A última etapa é reunir sua equipe para revisar o backlog final, esclarecer responsabilidades e diferenças importantes e confirmar a meta do sprint. É nesse momento que você aborda quaisquer preocupações, identifica possíveis obstáculos e discute riscos que podem atrasar o processo.
É também nesse momento que você compartilha o plano do sprint com as partes interessadas, explicando as tarefas escolhidas, os resultados esperados e quaisquer concessões feitas. A ideia é ser sincero sobre a carga de trabalho da sua equipe e como ela se encaixa no sprint planejado.
É aqui que entra o ClickUp para equipes de software. Durante o ciclo do sprint, ele permite que você faça check-ins regulares (como reuniões diárias) com uma visão geral detalhada do projeto para acompanhar o progresso e enfrentar os desafios. Embora o backlog deva permanecer praticamente o mesmo, esteja pronto para fazer ajustes, se necessário.
📮ClickUp Insight: Cerca de 41% dos profissionais preferem mensagens instantâneas para comunicação em equipe. Embora ofereçam trocas rápidas e eficientes, as mensagens geralmente se espalham por vários canais, threads ou mensagens diretas, dificultando a recuperação de informações posteriormente.
Com uma solução integrada como o ClickUp Chat, suas conversas são mapeadas para projetos e tarefas específicas, mantendo suas conversas contextualizadas e prontamente disponíveis para facilitar o gerenciamento do sprint.
Melhores práticas para usar um backlog de sprint
Como Scrum Master, criar um sprint backlog bem gerenciado requer um planejamento cuidadoso. Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que ele permaneça no caminho certo:
- Mantenha-se flexível, mas focado, mantendo o sprint backlog aberto a mudanças e tendo sempre em mente o objetivo do sprint. Faça apenas os ajustes necessários e certifique-se de que eles não atrapalhem o compromisso da equipe
- Refine o sprint backlog regularmente programando revisões semanais e organizando os itens do sprint backlog com sua equipe. Se necessário, esclareça as tarefas e ajuste as estimativas para manter o foco
- Defina critérios de aceitação claros para cada tarefa. Condições claras para a conclusão evitarão que trabalho extra seja adicionado
- Acompanhe o progresso diariamente realizando reuniões rápidas e usando ferramentas visuais para monitorar o progresso. A comunicação aberta sobre o status das tarefas, bloqueios e dependências ajuda a equipe a fazer ajustes rápidos
- Priorize as tarefas com base nas dependências para que as mais importantes, que afetam outras, sejam realizadas primeiro. Certifique-se de que sua equipe esteja ciente das dependências, ajudando-a a planejar adequadamente e evitar atrasos
- Mantenha a documentação atualizada mantendo registros claros dos detalhes técnicos, escolhas de design e qualquer contexto crítico para que os membros da equipe possam trabalhar de forma independente e consultá-la em sprints futuros
💡Dica profissional: use técnicas de priorização, como Weighted Shortest Job First (WSJF) e o método MoSCoW, para sequenciar o trabalho. Concentre-se nas tarefas que agregam mais valor ao negócio e estão alinhadas com a meta do sprint.
Desafios na gestão do backlog do sprint e como superá-los
Como você pode ver, gerenciar um sprint backlog não é nada fácil. Aqui estão alguns desafios comuns que as equipes enfrentam durante o Scrum diário e como superá-los:
- Mudanças inesperadas e aumento do escopo são comuns no meio do sprint. Gerencie-as com um processo transparente, comunique seu impacto e aceite apenas mudanças urgentes alinhadas com a meta do sprint
- Estimativas imprecisas e sobrecarga ocorrem quando as equipes avaliam mal a complexidade das tarefas. Evite isso usando dados de sprints anteriores, dividindo as tarefas e reservando um tempo para imprevistos
- Tarefas vagas e objetivos pouco claros criam confusão e atrasos. Evite isso refinando o backlog, definindo descrições claras das tarefas e critérios de aceitação e resolvendo incertezas técnicas antes do sprint
- Dependências ocultas e atrasos no fluxo de trabalho podem atrapalhar o progresso. Planeje mapeando as dependências, usando ferramentas de gerenciamento de projetos para visualizá-las e organizando o trabalho na ordem correta
- Recursos e disponibilidade limitados podem retardar o progresso. Planeje de forma realista, treine os membros da equipe em várias funções e prepare backups para tarefas críticas para manter o ritmo
💡Dica profissional: Crie mecanismos formais, como feedback das partes interessadas, pesquisas e sessões dedicadas de feedback para aprimorar o planejamento do backlog do sprint e, por fim, entregar produtos mais valiosos.
Crie e gerencie seus backlogs de sprint com o Clickup para obter o máximo sucesso
O processo de planejamento do sprint é baseado em metas claras, uma visão geral do produto e uma compreensão do que toda a sua equipe Scrum pode alcançar em cada sprint ágil. Mas não é um processo único — ele precisa se adaptar à medida que o sprint avança, dando à sua equipe espaço para crescer e melhorar.
Além disso, um sprint backlog por si só não garante o sucesso. Você também precisa das ferramentas certas para gerenciar tudo, e é aí que o ClickUp entra em ação.
Seja com recursos poderosos de gerenciamento de projetos e tarefas, visualizações intuitivas ou gráficos detalhados de progresso, o ClickUp torna o gerenciamento de projetos Agile fácil, eficiente e bem-sucedido.
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