Administrar uma empresa é como estar em uma montanha-russa. É uma viagem constante de altos e baixos. Você certamente enfrentará desafios, muitos dos quais ocorrem devido à ambiguidade dos processos, ineficiências, falhas de comunicação e confusão de funções.
Felizmente, as ferramentas de mapeamento de processos eliminam essas ineficiências. Uma dessas ferramentas é o SIPOC.
O que é SIPOC?
SIPOC é um acrônimo para Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes. É uma ferramenta visual usada no Six Sigma para visualizar e mapear os principais elementos relevantes de um processo.
Um diagrama SIPOC resume entradas, saídas e processos críticos e de alto nível entre todas as partes interessadas em vários projetos, incluindo processos de fabricação, transacionais, de suporte, de TI etc.
Depois de criado, o diagrama SIPOC fornece o foco para definir métricas de processo, linhas de base, metas do projeto e riscos. Ele estabelece a base e uma visão de alto nível para um projeto de melhoria.
Criar um diagrama SIPOC é simples, mas requer tempo, esforço e uma compreensão abrangente de todos os processos de negócios. Felizmente, os modelos SIPOC pré-construídos facilitam o trabalho.
O que são modelos SIPOC?
Os modelos SIPOC são ferramentas visuais padronizadas que ajudam a documentar e analisar informações importantes relacionadas às entradas, saídas, fornecedores, processos e clientes envolvidos em um processo de negócios. Eles oferecem uma abordagem sistemática para a melhoria de processos.
Você pode usar um diagrama SIPOC personalizado ou obter um pré-construído. Cada um tem suas vantagens e desvantagens.
Um diagrama SIPOC personalizado permite que você se adapte à natureza específica do seu negócio e fluxos de trabalho. No entanto, criá-lo é demorado, pois requer esforço e um bom entendimento de todos os processos necessários para implementar e cumprir os objetivos do projeto.
Você pode usar um modelo de diagrama SIPOC pré-construído para economizar tempo e esforço. Muitos modelos de diagramas SIPOC estão disponíveis online para gerenciamento de projetos e operações. Você pode usá-los para entender o escopo do trabalho em projetos complexos.
Os modelos SIPOC ajudam a visualizar o processo necessário para planejar e lançar novos produtos ou serviços. Ou você pode usá-los para identificar desafios e lacunas em um processo existente e melhorá-los.
O que torna um modelo SIPOC bom?
Um bom modelo SIPOC acomoda novos processos e executa melhorias que ajudam a minimizar o escopo de erros, confusão e falhas de comunicação entre as partes interessadas. Em última análise, isso leva à satisfação dos clientes.
Aqui estão as qualidades de um bom modelo SIPOC:
- Apelo visual: Como os modelos SIPOC são representações visuais de processos, eles devem ter uma estrutura clara. Eles também devem usar cores, fontes e formatação consistentes, juntamente com espaço em branco suficiente para facilitar a compreensão.
- Facilidade de uso: os membros da equipe devem ser capazes de encontrar as informações de que precisam, os processos a serem realizados, as etapas principais e os resultados para realizar as tarefas sem qualquer dificuldade.
- Clareza: um bom modelo deve apresentar as informações de forma clara e concisa. Todas as partes interessadas devem achá-lo fácil de entender.
- Personalização: diferentes fluxos de trabalho e processos têm diferentes necessidades, complexidades e nuances. Um bom modelo SIPOC deve ser personalizável e adaptável a tais requisitos.
- Completude: deve conter todas as informações relevantes de que os membros da equipe precisam. Uma palavra de cautela: evite tentar capturar todos os mínimos detalhes. Mantenha uma visão de alto nível para evitar sobrecarregar o modelo.
- Acessibilidade: um bom modelo de diagrama SIPOC deve estar disponível e acessível a todas as partes interessadas.
- Atualizações regulares: um modelo SIPOC deve acomodar atualizações regulares à medida que os processos evoluem. Isso ajudará você a identificar lacunas e oportunidades de melhoria.
Seguir essas diretrizes resultará em um gráfico SIPOC que comunica de forma eficaz os elementos-chave de um processo em um diagrama claro, lógico e personalizável.
Dica profissional: experimente estes aplicativos de programação de trabalho de ponta junto com os modelos SIPOC para otimizar seus esforços de gerenciamento de projetos e processos.
10 modelos SIPOC para usar
Aqui está uma lista selecionada de 10 modelos SIPOC que você deve usar para otimizar e simplificar processos.
1. Modelo SIPOC do ClickUp
O modelo SIPOC da ClickUp ajudará você a entender visualmente as relações entre fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes para todos os seus projetos. Consulte-o antes de iniciar um projeto ou refinar um processo existente.
O modelo dá acesso a oito campos personalizados, onde você pode adicionar e salvar atributos importantes, como e-mail, endereço, preço por quantidade, SIPOC, contatos e muito mais.
Ao apresentar os processos em Visualizações Personalizadas, o modelo facilita a compreensão mesmo de projetos complexos e ajuda a identificar oportunidades para aprimorar um processo e obter melhores resultados.
Crie diagramas SIPOC para reunir informações sobre a utilização de recursos e ajudar a melhorar todos os aspectos de um fluxo de trabalho. Isso alinha todos os departamentos e equipes, eliminando confusões, equívocos e erros.
Use o modelo para colaborar em um espaço de trabalho compartilhado com outras partes interessadas enquanto acompanha o progresso, as tags e as dependências relevantes.
2. Modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Você já desejou saber como funciona um determinado processo em sua organização? Como o RH recruta novos funcionários? Como o departamento de compras garante as melhores ofertas? Como ocorre o lançamento de um produto?
Se sua organização usasse o modelo de processos e procedimentos do ClickUp, você poderia encontrar tudo em um só lugar!
Este modelo SIPOC ajuda você a definir processos e procedimentos, vinculando-os às partes interessadas relevantes. Use-o para centralizar todos os seus processos em um único lugar para acesso rápido e criar uma abordagem consistente para todas as tarefas relevantes.
Você pode então gerenciar um ou mais processos a partir de um único painel e obter todos os dados do projeto por meio de úteis quadros Kanban.
Ao fornecer acesso aos detalhes do projeto, ele permite que você acompanhe tarefas repetitivas e avalie o desempenho em cada etapa do processo. Ele também ajuda a identificar possíveis erros para resoluções oportunas.
3. Modelo SOP do ClickUp
Os procedimentos operacionais padrão (SOPs) são para os negócios o que o óleo é para um motor: eles mantêm tudo funcionando perfeitamente, sem solavancos e sacudidas. Os SOPs estabelecem diretrizes para padronizar funções rotineiras, garantindo um desempenho consistente das tarefas entre as equipes.
Eles definem o objetivo de um procedimento, as etapas envolvidas em sua execução, seu escopo e suas limitações. Eles também especificam as funções e responsabilidades das pessoas envolvidas nesses procedimentos. Em última análise, eles garantem que o produto ou serviço final atenda aos requisitos do cliente.
Use o modelo SOP da ClickUp para criar, organizar, gerenciar e reiterar SOPs para sua empresa.
Este modelo permite que você configure processos e procedimentos padronizados em sua organização para reduzir custos e maximizar a utilização de recursos.
Combinar SOPs com os mapas de processos SIPOC facilita o gerenciamento conjunto de vários projetos e programas.
O modelo também ajuda a identificar áreas de melhoria e colaborações multifuncionais dentro de uma empresa. Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho no ClickUp usando visualizações personalizadas, como carga de trabalho, calendário e outras.
Estabeleça um entendimento comum de todo o processo usando este modelo para manter a precisão, a qualidade e a consistência.
4. Modelo de lista de verificação para gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Se você lida com vários fornecedores regularmente, é provável que precise de uma solução de gerenciamento de fornecedores.
A gestão de fornecedores garante o controle de custos, a eficiência e os padrões de qualidade dos produtos e serviços. Ela também ajuda as organizações a gerenciar riscos financeiros, da cadeia de suprimentos e jurídicos.
Use o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp para registrar etapas de alto nível para um gerenciamento eficaz de fornecedores e manter relacionamentos sólidos com eles.
Este modelo SIPOC permite avaliar vários fornecedores para seus produtos ou serviços, monitorar o desempenho dos fornecedores, coletar feedback e identificar áreas de melhoria.
O modelo ajuda você a garantir que os fornecedores cumpram todas as regras e regulamentos exigidos. Use-o para otimizar o processo de integração de novos fornecedores e acompanhar todas as interações com eles.
Os principais elementos deste modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores incluem
- 16 atributos personalizados para salvar e visualizar detalhes essenciais do fornecedor
- tags, avisos de dependência, e-mails e muito mais para um acompanhamento eficiente da gestão de fornecedores
- Quatro visualizações personalizadas para ajudá-lo a otimizar novos compromissos com fornecedores e avaliar o desempenho deles
5. Modelo de contrato de fornecedor ClickUp
O mundo dos negócios funciona com base em contratos. Você precisa ter um contrato de fornecedor em vigor para cada fornecedor com quem negocia, a fim de garantir que todos estejam alinhados em relação aos seus direitos e obrigações e às consequências de uma violação.
Um acordo bem documentado protege tanto os fornecedores quanto os clientes contra riscos potenciais.
O contrato detalha as responsabilidades de cada parte e define as expectativas em relação ao prazo, preços, entrega e outras condições.
Como um contrato de fornecedor é um documento legal, sua elaboração pode ser trabalhosa.
O modelo de contrato de fornecedor da ClickUp simplifica o processo de integração de fornecedores à sua empresa.
Use campos personalizados no ClickUp para gerenciar detalhes de fornecedores e status personalizados para acompanhar o progresso da integração.
Recursos adicionais incluem rastreamento aprimorado de contratos com IA e automação, além de visualizações personalizadas para colaboradores.
6. ClickUp Modelo para criar processos com eficiência
Esteja você aprimorando um processo existente ou criando um novo e eficiente, o modelo Criar Processo Eficientemente do ClickUp é muito útil. Ele permite que você estabeleça processos, responsabilidades e prazos e os visualize com clareza.
É um dos melhores modelos de processo gratuitos para padronizar processos em vários departamentos e criar fluxos de trabalho consistentes. Ele economiza seu tempo valioso que, de outra forma, seria gasto na criação manual de processos.
Criar fluxos de trabalho padronizados usando este modelo é relativamente fácil:
- Analise o processo atual e descubra onde ele apresenta deficiências.
- Você pode adicionar seus colegas de equipe como colaboradores e usar os quadros brancos do ClickUp para debater ideias de melhoria.
- Em seguida, você pode projetar um novo processo e dividi-lo em etapas usando o ClickUp Tasks.
- À medida que você implementa e monitora o progresso, as automações do ClickUp ajudam você a manter o controle.
7. Modelo de lista principal de fornecedores do ClickUp
Uma empresa geralmente lida com vários fornecedores e prestadores de serviços, como freelancers, contratados independentes, provedores de serviços de tecnologia, parceiros de logística e planejadores de produção. Gerenciar todos eles pode ser complicado.
Se você não acompanhá-los, sua empresa poderá enfrentar desafios imprevistos em compras, fornecimento e entrega ou finanças. Isso acaba colocando os clientes em risco.
O modelo de lista mestre de fornecedores da ClickUp permite que todas as empresas acompanhem os fornecedores existentes e potenciais. Pense nisso como um diretório centralizado de fornecedores, completo com informações sobre os fornecedores, incluindo endereços, contratos, finanças, cronogramas e indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Isso ajuda você a encontrar fornecedores por setor ou tipo, otimizar o gerenciamento de fornecedores, selecionar novos fornecedores conforme necessário e garantir que todas as partes cumpram os contratos assinados.
Isso também protege as empresas contra gastos excessivos e os riscos legais, financeiros ou de conformidade. Além disso, acompanhar os dados de desempenho dos fornecedores com este modelo SIPOC garante que você tenha visibilidade suficiente para tomar decisões acertadas.
Você pode usar a visualização de tabela no ClickUp para criar uma planilha personalizada com detalhes dos fornecedores e, em seguida, acompanhar os principais dados de cada fornecedor com a ajuda dos campos personalizados. Dica profissional: não se esqueça de definir uma tarefa recorrente no ClickUp para revisar e atualizar regularmente sua lista de fornecedores.
8. Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente ClickUp
Como você prioriza um atendimento ao cliente excepcional? Identificando e atendendo às necessidades dos clientes. E... usando o modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp.
Use este poderoso modelo para fazer tudo: organizar clientes por atributos, coletar seus comentários, acessar suas avaliações e classificações, priorizar comentários e otimizar o atendimento de tickets, chats e interações.
Este é um modelo bem projetado que você pode usar imediatamente. Ele ajuda a adicionar informações relevantes sobre seus clientes, que são usadas para interagir com eles e fornecer o melhor atendimento ao cliente.
Ele também permite que você interaja com tickets e soluções entre equipes e departamentos. Com este modelo em mãos, você não terá dificuldade em convertê-los em clientes fiéis e recorrentes!
Confira o modelo, pois ele oferece várias visualizações de configuração, automação, emissão de tickets e recursos de atribuição, entre outros. Ele tem tudo o que sua empresa precisa para fornecer um atendimento ao cliente de excelência, e tudo isso em um único painel.
9. Modelo SIPOC do Excel da Systems2Win
O modelo SIPOC para Excel da Systems2win é um modelo fácil de entender e usar que define fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes do início ao fim.
O modelo ajuda a esclarecer as relações entre cada parte interessada para eliminar imprecisões, inconsistências, ineficiências e desperdícios em todos os tipos de processos.
Você pode baixar o modelo e importá-lo para o Excel através da faixa de opções do Excel > Systems2win > Abrir uma planilha em branco ou inserir esta planilha em sua pasta de trabalho do Excel.
10. Modelo de rastreador de base de contato do Excel
Procurando uma solução descomplicada para gerenciar seus contatos enquanto faz networking? O modelo Touch Base Tracker para Excel é um modelo de rastreador de networking que manterá seus contatos organizados e ajudará você a planejar quando é hora de entrar em contato com eles.
Você pode categorizar seus contatos em três grupos:
- Rotineiros: pessoas com quem você deseja manter contato regularmente
- Conhecidos ocasionais: pessoas com quem você gostaria de manter contato algumas vezes por ano
- Potenciais clientes: pessoas/empresas cujos detalhes você gostaria de manter à mão para o momento certo
O modelo também possui seções para planejar suas atividades de networking e estratégia de divulgação para cada trimestre. Use-o para otimizar seu processo de networking do início ao fim e nunca perca potenciais amizades e relações comerciais.
Escolha seus modelos para mapear e melhorar processos
No final das contas, um processo é tão forte quanto seu design.
Ferramentas visuais como modelos SIPOC oferecem a visão geral necessária para arquitetar processos eficientes e eficazes. O mapeamento visual de cada parte móvel promove o entendimento e o alinhamento de todos os membros da equipe.
Quer você gerencie fluxos de trabalho de clientes ou operações internas, experimente os diagramas SIPOC para economizar tempo e dinheiro. A melhor parte? Com o ClickUp, você tem todas as ferramentas necessárias para começar — em um só lugar.
Escolha entre os diversos modelos SIPOC no ClickUp, reúna sua equipe, inicie um documento colaborativo no ClickUp ou esboce suas etapas de ponta a ponta em um quadro branco dentro do ClickUp e veja quais ineficiências ou lacunas aparecem para correção.
Você ficará surpreso com o que um simples visual de uma página pode fazer para estimular melhorias nos processos. E os clientes perceberão os benefícios.
Basta se inscrever no ClickUp para conhecer o gerenciamento de processos de nível internacional!