Administrar uma empresa é como estar em uma montanha-russa. É um passeio constante de altos e baixos. Você está sujeito a enfrentar desafios, muitos dos quais ocorrem devido à ambiguidade de processos, ineficiências, falhas de comunicação e confusão de funções.
Felizmente, ferramentas de mapeamento de processos eliminar essas ineficiências. Uma dessas ferramentas é o SIPOC.
O que é SIPOC?
SIPOC é um acrônimo para Suppliers Inputs Process Outputs and Customers (Entradas, Saídas e Processos de Fornecedores e Clientes). É uma ferramenta visual usada em Seis Sigma para visualizar e mapear os principais elementos relevantes de um processo.
Um diagrama SIPOC resume entradas, saídas e processos críticos e de alto nível em todas as partes interessadas de vários projetos, inclusive processos de fabricação, transacionais, de suporte, de TI etc.
Uma vez criado, o diagrama SIPOC fornece o foco para a definição de métricas de processo, linhas de base, metas de projeto e riscos. Ele estabelece a base e a visão de alto nível para um projeto de melhoria.
A criação de um diagrama SIPOC é simples, mas requer tempo, esforço e uma compreensão abrangente de todos os processos de negócios. Felizmente, os modelos SIPOC pré-criados facilitam esse processo.
O que são modelos SIPOC?
Os modelos SIPOC são ferramentas visuais padronizadas que ajudam a documentar e analisar as principais informações relacionadas a entradas, saídas, fornecedores, processos e clientes envolvidos em um processo de negócios. Eles oferecem uma abordagem sistemática para a melhoria do processo.
Você pode usar um diagrama SIPOC personalizado ou obter um pré-construído. Cada um tem seus prós e contras.
Um diagrama SIPOC personalizado permite acomodar a natureza específica de seus negócios e fluxos de trabalho. No entanto, a criação de um diagrama é demorada, pois exige esforço e um bom entendimento de todos os processos necessários para implementar e cumprir objetivos do projeto .
Em vez disso, você pode usar um modelo de diagrama SIPOC pré-criado para economizar tempo e esforço. Muitos modelos de diagramas SIPOC estão disponíveis on-line para projetos e gerenciamento de operações . Você pode usá-los para entender o escopo do trabalho em projetos complicados.
Os modelos SIPOC ajudam a visualizar o processo necessário para planejar e lançar novos produtos ou serviços. Ou você pode usá-los para identificar desafios e lacunas em um processo existente e aprimorá-los.
O que faz um bom modelo SIPOC?
Um bom modelo SIPOC acomoda novos processos e executa melhorias que ajudam a minimizar o escopo de erros, confusão e falta de comunicação entre as partes interessadas. Em última análise, isso leva a clientes satisfeitos.
Aqui estão as qualidades de um bom modelo de SIPOC:
- Apelo visual: Como os modelos SIPOC são representações visuais de processos, eles devem ter uma estrutura clara. Eles também devem usar cores, fontes e formatação consistentes, além de espaço em branco suficiente para facilitar a compreensão.
- **Facilidade de uso: os membros da equipe devem ser capazes de encontrar as informações de que precisam, os processos a serem realizados, as principais etapas e os resultados para realizar as tarefas sem nenhum problema
- Clareza: Um bom modelo deve apresentar as informações de forma clara e concisa. Todas as partes interessadas devem achar o modelo fácil de entender
- Personalização: Fluxos de trabalho e processos diferentes têm necessidades, complexidades e nuances diferentes. Um bom modelo de SIPOC deve ser personalizável e adaptável a esses requisitos
- Completude: Deve conter todas as informações relevantes de que os membros da equipe precisam. Uma palavra de cautela: evite tentar capturar cada detalhe minucioso. Mantenha-se em uma visão de alto nível para evitar sobrecarregar o modelo para frente e para trás
- Acessibilidade: Um bom modelo de diagrama SIPOC deve estar disponível e acessível a todas as partes interessadas
- Atualizações regulares: Um modelo SIPOC deve acomodar atualizações regulares à medida que os processos evoluem. Isso o ajudará a identificar lacunas e oportunidades de melhoria
Seguir essas diretrizes resultará em um gráfico SIPOC que comunica de forma eficaz os principais elementos de um processo em um diagrama claro, lógico e personalizável.
Dica de profissional: experimente estes principais aplicativos de horário de trabalho juntamente com modelos SIPOC para otimizar seus esforços de gerenciamento de projetos e processos.
10 modelos de SIPOC para usar em 2024
Aqui está uma lista com curadoria de 10 modelos SIPOC que você deve usar para otimizar e agilizar os processos.
1. Modelo SIPOC do ClickUp
Mostre as funções do fornecedor à matéria-prima usando vários processos por meio do modelo SIPOC do ClickUp
Modelo ClickUp SIPOC o ajudará a entender visualmente as relações entre fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes para todos os seus projetos. Consulte-o antes de iniciar um projeto ou de refinar um processo existente.
O modelo dá acesso a oito campos personalizados, nos quais você pode adicionar e salvar atributos importantes, como e-mail, endereço, preço por quantidade, SIPOC, contatos e muito mais.
Ao apresentar os processos em visualizações personalizadas, o modelo facilita a compreensão até mesmo de projetos complicados e encontra oportunidades de aprimorar um processo para obter melhores retornos.
Crie diagramas SIPOC para reunir informações sobre utilização de recursos e ajudam a melhorar todos os aspectos de um fluxo de trabalho. Ele coloca todos os departamentos e equipes na mesma página, eliminando confusão, erros e equívocos.
Use o modelo para colaborar em um espaço de trabalho compartilhado com outras partes interessadas enquanto acompanha o progresso, as tags e as dependências relevantes.
2. Modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Exemplo de todos os processos atualmente em vários estágios do projeto de análise gerenciado no ClickUp
Alguma vez você já desejou saber como funciona um determinado processo em sua organização? Como o RH recruta novos funcionários? Como o setor de compras se certifica de obter as melhores ofertas? Como é feito o lançamento de um produto?
Se sua organização usasse Modelo de processos e procedimentos do ClickUp você pode encontrar tudo isso em um só lugar!
Esse modelo SIPOC ajuda você a definir processos e procedimentos, vinculando-os às partes interessadas relevantes. Use-o para centralizar todos os seus processos em um único lugar para acesso rápido e criar uma abordagem consistente para todas as tarefas relevantes.
Em seguida, você pode gerenciar um ou mais processos em um único painel e obter todos os dados do projeto por meio de quadros Kanban úteis.
Ao fornecer acesso aos detalhes do projeto, ele permite que você acompanhe tarefas repetitivas e avalie o desempenho em cada etapa do processo. Ele também ajuda a encontrar possíveis erros para resoluções oportunas.
3. Modelo de POP do ClickUp
Crie, organize e gerencie POPs com o modelo de POP do ClickUp
Os procedimentos operacionais padrão (SOPs) são para as empresas o que o óleo é para um motor - eles o mantêm funcionando sem problemas, sem solavancos e solavancos. Os POPs estabelecem diretrizes para padronizar as funções de rotina, garantindo um desempenho consistente das tarefas entre as equipes.
Eles definem a finalidade de um procedimento, as etapas envolvidas em sua execução, seu escopo e suas limitações. Também especificam as funções e responsabilidades das pessoas envolvidas nesses procedimentos. Em última análise, eles garantem que o produto ou serviço final atenda aos requisitos do cliente.
Uso Modelo de SOP do ClickUp para criar, organizar, gerenciar e reiterar SOPs para sua empresa.
Esse modelo permite que você defina processos e procedimentos padronizados em sua organização para reduzir custos e maximizar a utilização de recursos.
Combinação de SOPs com o SIPOC mapas de processos facilita o gerenciamento conjunto de vários projetos e programas.
O modelo também ajuda a identificar áreas de melhoria e colaborações multifuncionais em uma empresa. Você pode criar seus próprios fluxos de trabalho no ClickUp usando Visualizações personalizadas como Workload, Calendar e outras.
Estabeleça um entendimento compartilhado de todo o processo usando esse modelo para manter a precisão, a qualidade e a consistência.
4. Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Avalie os fornecedores e acompanhe as métricas usando o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Se você lida com vários fornecedores regularmente, é provável que precise de uma solução de gerenciamento de fornecedores.
O gerenciamento de fornecedores garante controle de custos, eficiência e padrões de qualidade para produtos e serviços. Ele também ajuda as organizações a gerenciar riscos financeiros, da cadeia de suprimentos e legais.
Use o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp para registrar as etapas de alto nível para o gerenciamento eficaz de fornecedores e manter relacionamentos sólidos com eles.
Esse modelo SIPOC permite avaliar vários fornecedores para seus produtos ou serviços, monitorar o desempenho do fornecedor, coletar feedback e identificar áreas de melhoria.
O modelo ajuda você a garantir que os fornecedores cumpram todas as regras e regulamentos exigidos. Use-o para simplificar o processo de integração de novos fornecedores e rastrear todas as interações com eles.
Os principais elementos desse modelo são gerenciamento de fornecedores o modelo de lista de verificação inclui
- 16 atributos personalizados para salvar e visualizar detalhes vitais do fornecedor
- tags, avisos de dependência, e-mails e muito mais para um acompanhamento eficiente do gerenciamento de fornecedores
- quatro visualizações personalizadas para ajudá-lo a otimizar novos contratos com fornecedores e avaliar o desempenho do fornecedor
5. Modelo de contrato de fornecedor do ClickUp
Simplifique suas negociações com fornecedores com um modelo de contrato padrão
O mundo dos negócios funciona com base em contratos. É necessário ter um contrato de fornecedor para cada fornecedor com o qual você lida, para garantir que todos estejam na mesma página em relação aos seus direitos e obrigações e às consequências de uma violação...
Um contrato bem documentado protege tanto os fornecedores quanto os clientes de possíveis riscos.
O contrato detalha as responsabilidades de cada parte e define as expectativas de prazo, preço, entrega e outras condições.
Como um contrato de fornecedor é um documento legal, sua elaboração pode ser trabalhosa. Modelo de contrato de fornecedor do ClickUp simplifica o processo de integração de fornecedores em sua empresa.
Use os campos personalizados no ClickUp para gerenciar os detalhes do fornecedor e os status personalizados para acompanhar o progresso da integração.
Os recursos adicionais incluem rastreamento aprimorado de contratos com IA e automação e exibições personalizadas para colaboradores.
6. Modelo ClickUp Create Process Efficiently (Criar processos com eficiência)
Crie fluxos de trabalho consistentes com o modelo Create Process Efficiently do ClickUp
Não importa se você está melhorando um processo existente ou criando um novo e eficiente, Modelo de criação de processo eficiente do ClickUp é muito útil. Ele permite que você estabeleça processos, responsabilidades e prazos e os visualize claramente.
Esse é um dos melhores modelos de processos gratuitos para padronizar processos em vários departamentos e criar fluxos de trabalho consistentes . Isso economiza um tempo valioso que seria gasto na criação manual de processos.
Criação de processos fluxos de trabalho padronizados usar esse modelo é relativamente fácil:
- Analise o processo atual e descubra onde ele está faltando
- Você pode adicionar seus colegas de equipe como colaboradores e usarQuadros brancos do ClickUp para fazer um brainstorming de ideias de melhoria.
- Em seguida, você pode criar um novo processo e dividi-lo em etapas usandoTarefas do ClickUp* À medida que você o implementa e monitora seu progresso,Automações no ClickUp o ajudarão a permanecer no caminho certo
7. Modelo de lista mestre de fornecedores do ClickUp
Mantenha o controle de todos os seus vendedores e fornecedores atuais e potenciais usando o modelo de lista mestre de fornecedores do ClickUp
Uma empresa geralmente lida com vários vendedores e fornecedores, como freelancers, contratados independentes, prestadores de serviços de tecnologia, parceiros de logística e planejadores de produção . O gerenciamento de todos eles pode ser complicado.
Se você não os rastrear, sua empresa poderá enfrentar desafios imprevistos em aquisições, fornecimento e entrega ou finanças. Em última análise, isso coloca os clientes em risco. Modelo de lista mestra de fornecedores do ClickUp permite que todas as empresas controlem os fornecedores existentes e potenciais. Pense nele como um diretório centralizado de fornecedores - completo com informações sobre eles, incluindo endereços, contratos, finanças, cronogramas e indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Ele o ajuda a encontrar fornecedores por setor ou tipo, simplificar o gerenciamento de fornecedores, selecionar novos fornecedores conforme necessário e garantir que todas as partes cumpram os contratos de fornecedores assinados.
Ele também protege as empresas contra gastos excessivos e as protege contra possíveis riscos legais, financeiros ou de conformidade. Além disso, o acompanhamento dos dados de desempenho do fornecedor com este modelo de SIPOC garante visibilidade suficiente para a tomada de decisões acertadas.
Você pode usar o Exibição de tabela no ClickUp para criar uma planilha personalizada com detalhes do fornecedor e, em seguida, rastrear os principais pontos de dados de cada fornecedor com a ajuda dos campos personalizados. Dica profissional: não se esqueça de definir um tarefa recorrente no ClickUp para revisar e atualizar regularmente sua lista de fornecedores.
8. Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Crie um processo eficiente que atenda aos requisitos do cliente usando o modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp
Como você prioriza um atendimento excepcional ao cliente? Identificando e atendendo aos requisitos do cliente. E... usando Modelo de gerenciamento de atendimento ao cliente do ClickUp .
Use esse poderoso modelo para fazer tudo: organize os clientes por atributos, colete seus comentários, acesse suas avaliações e classificações, priorize comentários e simplifique a assistência por tíquetes, chats e interações.
Esse é um modelo bem projetado que você pode conectar e usar. Ele ajuda você a adicionar informações relevantes sobre seus clientes que são usadas para interagir com eles e oferecer o melhor atendimento ao cliente.
Ele também permite que você interaja com tíquetes e soluções entre equipes e departamentos. Com esse modelo em suas mãos, você não terá problemas para convertê-los em clientes fiéis e recorrentes!
Confira o modelo, pois ele oferece várias visualizações de configuração, automação, emissão de tíquetes e recursos de atribuição, para citar alguns. Ele tem tudo o que a sua empresa precisa para fornecer um atendimento ao cliente excelente, e isso em um único painel.
9. Modelo SIPOC do Excel por Systems2Win
via Systems2Win O modelo SIPOC para Excel da Systems2win é um modelo fácil de entender e de usar que define fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes do início ao fim.
O modelo ajuda a esclarecer as relações entre cada parte interessada para eliminar imprecisões, inconsistências, ineficiências e desperdício em todos os tipos de processos.
Você pode fazer o download do modelo e importá-lo para o Excel por meio de Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet ou inserir essa planilha em sua pasta de trabalho do Excel.
10. Modelo de rastreamento de base de contato do Excel
via Microsoft Procurando uma solução simples para gerenciar seus contatos enquanto trabalha em rede? O Modelo do Touch Base Tracker para Excel é um modelo de rastreador de rede que manterá seus contatos organizados e o ajudará a planejar quando será a hora de entrar em contato com eles.
Você pode categorizar seus contatos em três grupos:
- Frequentes de rotina: pessoas com as quais você deseja manter contato regularmente
- Conhecidos ocasionais: pessoas com quem você gostaria de entrar em contato algumas vezes por ano
- Potenciais clientes em potencial: pessoas/empresas cujos detalhes você gostaria de manter à mão para o momento certo
O modelo também tem seções para planejar suas atividades de networking e sua estratégia de alcance para cada trimestre. Use-o para otimizar seu processo de networking do início ao fim e nunca perca amizades e relacionamentos comerciais em potencial.
Escolha seus modelos para mapear e melhorar os processos
No final das contas, um processo é tão forte quanto o seu design.
As ferramentas visuais, como os modelos SIPOC, proporcionam a visão panorâmica de que você precisa para arquitetar processos suaves e eficazes. O mapeamento visual de cada peça em movimento gera compreensão e alinhamento para todos os membros da equipe.
Se você gerencia fluxos de trabalho de clientes ou operações internas, experimente os diagramas SIPOC para economizar tempo e dinheiro. A melhor parte? Com o ClickUp você tem todas as ferramentas necessárias para começar - em um só lugar.
Escolha entre os vários modelos de SIPOC no ClickUp, reúna sua equipe e inicie um documento colaborativo do ClickUp ou esboce suas etapas de ponta a ponta em um quadro branco dentro do ClickUp e veja quais ineficiências ou lacunas podem ser corrigidas.
Você se surpreenderá com o que um simples visual de uma página pode fazer para estimular melhorias no processo. E os clientes perceberão os benefícios.
Apenas registrar-se no ClickUp para dizer olá ao gerenciamento de processos de classe mundial!