Como usar os exercícios Start-Stop-Continue para melhorar os processos

Quando várias mentes abordam um único problema, você obtém soluções que funcionam.

Em uma organização movimentada que lida com muitos problemas, pense em como seria poderoso se todos trabalhassem juntos para encontrar soluções.

Dentre as várias abordagens, a que funciona bem é o exercício Start-Stop-Continue. Por que ele é importante?

Bem, há três motivos: você deve começar a aplicar abordagens inovadoras, parar de desperdiçar recursos em processos ineficientes e continuar as práticas bem-sucedidas para atingir seus objetivos organizacionais.

Se você tem dificuldades com planejamento, inovação, eficiência operacional, envolvimento dos funcionários ou resposta a crises, a resposta está em fazer um brainstorming e responder a essas três perguntas.

Parece fácil? Bem, é um pouco mais do que isso, e entraremos em detalhes sobre o significado, os elementos, os benefícios e as maneiras corretas de implementar a estrutura Start-Stop-Continue.

O que é a estrutura Start-Stop-Continue?

A estrutura Start-Stop-Continue (SSC) é uma ferramenta simples, mas eficaz, usada em vários campos, como negócios, desenvolvimento pessoal, gerenciamento de projetos e exercícios de formação de equipes. Ela foi criada para ajudar indivíduos ou equipes a refletir sobre suas ações, comportamentos, processos ou estratégias, categorizando-os em três áreas principais: coisas para começar a fazer, coisas para parar de fazer e coisas para continuar fazendo.

A coleta de feedback não é apenas uma formalidade - é uma maneira de mostrar aos seus funcionários que você valoriza as opiniões e ideias deles. Mas os melhores resultados são obtidos quando esse esforço é feito em grupo. É aí que a estrutura Start-Stop-Continue ajuda. Ela reúne a sua equipe e todos dão sua opinião para lidar com três aspectos:

1. **Primeiro, o que você deve começar a fazer?" Identifique as atividades que se alinham perfeitamente com suas metas. Isso prepara o terreno para iniciativas proativas que contribuem para o sucesso geral
2. **Em seguida, o que precisa ser interrompido? Faça uma pausa nas atividades que não trazem mais valor. Essa decisão estratégica libera espaço para empreendimentos que realmente importam
3. **Por fim, o que você deve continuar? Identifique as ações que silenciosamente vencem até mesmo as tarefas mais desafiadoras. Trata-se de reconhecer e ampliar o que já está funcionando

Crie uma força de trabalho próspera e mais feliz com esses três itens. É uma linguagem compartilhada, facilitando a análise e o aprimoramento do desempenho por parte dos líderes e dos membros da equipe.

Elementos do modelo de retrospectiva Start-Stop-Continue

Agora que já lhe dissemos por que você deve começar, parar e continuar, vamos tornar esses elementos mais diretos:

START

Comece identificando novas iniciativas, práticas ou processos que você deve introduzir para aumentar a produtividade ou enfrentar desafios emergentes. Isso envolve aspectos técnicos e comportamentais.

Por exemplo, a delegação de trabalho poderia ser melhor em sua organização. Há muita confusão e os prazos são frequentemente perdidos. Essa é sua dica para incorporar software de gerenciamento de projetos para melhorar a comunicação e rastreamento de tarefas. Digamos que vários membros da equipe estejam trabalhando em diferentes aspectos do projeto. Tarefas Clickup ajudam a criar um espaço de projeto centralizado em que você define cada tarefa claramente, atribui a membros responsáveis e dá um prazo. Essa abordagem se mostra especialmente útil ao gerenciar projetos mais significativos, como um evento da empresa, em que a delegação é crucial.

Eficiência em sua melhor forma com o ClickUp Tasks - visualize suas tarefas como quiser e mova-as para organizá-las

Considere o exemplo a seguir, em que você atribui tarefas a membros relevantes e categoriza os problemas com base em seu status - aqueles que estão sendo revisados, aqueles que estão em andamento e as tarefas que foram concluídas e estão prontas para serem publicadas.

Na frente comportamental, inicie exercícios regulares de formação de equipe que ajudem a organizar uma força de trabalho colaborativa com moral elevado.

STOP

Em seguida, elimine atividades ou processos considerados ineficazes, redundantes ou que estejam impedindo o progresso. Isso permite que as equipes se livrem de elementos que possam estar impedindo seu avanço.

Por exemplo, toda a sua equipe segue um processo manual de geração de relatórios que consome muito tempo. Parar completamente esse processo e mudar para um sistema automatizado é a chave aqui. Entretanto, não é apenas a geração de relatórios que requer automação.

É fundamental simplificar todas as tarefas rotineiras de sua empresa que consomem muitas horas. Por exemplo, o ajuste manual do status do projeto, a atribuição de tarefas ou a aplicação de tags torna-se complicado, especialmente quando se lida com uma equipe grande. Automação do ClickUp ajuda você a automatizar essas tarefas e a se integrar perfeitamente a ferramentas essenciais como Dropbox e Slack. Tudo o que você precisa fazer é selecionar as ações/tarefas que deseja automatizar.

As Automações do ClickUp permitem automatizar tarefas repetitivas para que você não tenha que ficar constantemente monitorando-as

Para garantir que sua carga de trabalho manual seja mínima, temos mais de 100 automações para ajudá-lo. Apostamos que você nunca mais voltará a perder horas em tarefas rotineiras!

CONTINUE

Nesta etapa da estrutura Start-Stop-Continue, você reconhece e reforça as práticas bem-sucedidas e eficazes para facilitar o processo. Trata-se de manter as atividades que contribuem positivamente para as metas e os resultados de sua organização.

Por exemplo, um canal de comunicação específico contribuiu significativamente para manter todos os membros da equipe informados. Ele oferece visibilidade em tempo real dos projetos e mantém todos informados. Até mesmo os novos contratados acham o canal incrivelmente fácil de usar.

Atualize os status das tarefas, compartilhe arquivos importantes e faça comentários detalhados. Assim, todos ficam informados sobre o estado atual das tarefas, marcos e bloqueios.

Você precisa continuar a usá-lo, pois ele proporciona muita transparência e colaboração. Da mesma forma, se um metodologias de gerenciamento de processos tenham dado resultados consistentes, você pode aplicá-las em projetos futuros.

Benefícios de usar retrospectivas Start-Stop-Continue

A realização regular de avaliações Start-Stop-Continue permite que a sua equipe permaneça ágil e responsiva à evolução requisitos do projeto e mudanças no setor.

A consistência é a chave aqui, o que leva aos seguintes benefícios:

Benefício nº 1: Extrair feed acionável

O que é melhor do que um feedback seco, sem graça e redundante?

**Feedback acionável que melhora os processos principais

Vamos considerar um cenário em que sua empresa está enfrentando uma alta rotatividade de novas contratações. Em uma situação como essa, quem melhor para consultar do que os funcionários que decidiram ficar?

Suponha que eles sugiram melhorar o manual de integração com uma série de vídeos. Ou que eles recomendem substituir as sessões gravadas por programas de mentoria e definir os parâmetros corretos para a integração metas de comunicação .

Você implementa essas mudanças e percebe que incorporar os funcionários à cultura da empresa está mais fácil do que nunca. E se a coleta de feedback costuma ser um incômodo para você, considere usar um modelo de feedback conforme mostrado abaixo.

Use a visualização do quadro no formulário de feedback modelo para organizar itens e mover facilmente os cartões entre os estágios de classificação

Avalie seu processo de integração atual e dê sugestões de melhoria com este modelo. Isso facilita manter o feedback intacto e usá-lo para outros fins.

Depois de coletar e armazenar o feedback, faça coisas que o ajudarão a atingir seus objetivos, descarte comportamentos e ações que não estejam ajudando e continue fazendo coisas que o aproximem de suas metas.

Com isso, você atinge objetivos imediatos e cultiva uma mentalidade em que as equipes refinam consistentemente suas abordagens.

Benefício nº 2: Identificar e trabalhar em áreas de melhoria

Avaliações regulares de Start-Stop-Continue equipam sua equipe com uma lente afiada para identificar áreas específicas de melhoria em seus processos.

Por exemplo, considere um cenário em que a sua equipe depende muito da comunicação por e-mail. Do ponto de vista da liderança, você pode perceber que essa é uma forma eficiente de disseminar informações.

No entanto, por meio de uma avaliação Start-Stop-Continue, um membro da equipe pode expressar preocupação com os atrasos e possíveis mal-entendidos causados pelo uso de e-mails, especialmente para assuntos urgentes. Veja como um membro da equipe pode apontar essa lacuna usando a estrutura Start-Stop-Continue:

• Comece a usar uma plataforma colaborativa que ofereça atualizações frequentes

Feedback: "Percebi que as atualizações importantes e as mensagens urgentes costumam ficar enterradas nos tópicos de e-mail. Usar uma plataforma colaborativa como ClickUp, Slack ou Microsoft Teams seria mais eficaz. Essas ferramentas fornecem um feed em tempo real em que as mensagens urgentes não serão perdidas e a equipe permanecerá atualizada sem ter de examinar vários e-mails."

• Pare de usar e-mails para necessidades urgentes de comunicação

Comentários: "Os e-mails não são o melhor meio para assuntos urgentes. É fácil que mensagens importantes sejam ignoradas ou perdidas em uma caixa de entrada lotada. Devemos considerar a possibilidade de interromper o uso de e-mails para comunicações urgentes e incentivar a equipe a usar mensagens instantâneas na plataforma colaborativa para assuntos urgentes."

• Continue realizando reuniões regulares com a equipe para obter mais clareza sobre os projetos

Comentários: "Aprecio nossas reuniões regulares de equipe; elas proporcionam um espaço para discussões e clareza dos projetos. Vamos continuar com essa prática, pois ela garante que todos estejam na mesma página. No entanto, podemos usar essas reuniões para abordar os desafios enfrentados devido à comunicação por e-mail e explorar maneiras de tornar a transição para uma plataforma colaborativa mais suave."

Esse é apenas um exemplo de como a estrutura Start-Stop-Continue ajuda otimizar o fluxo de trabalho . Com essa estrutura, resolva problemas de tecnologias desatualizadas ou subutilizadas, lacunas no atendimento ao cliente, estratégias de desenvolvimento de produtos, etc.

Motivar equipes e indivíduos para melhorar os fluxos de trabalho

O modelo Start-Stop-Continue incentiva as equipes a identificar novas práticas ou comportamentos que melhorem os fluxos de trabalho. Seja adotando novas ferramentas, implementando técnicas inovadoras ou introduzindo processos eficientes essa abordagem motiva sua equipe a encontrar melhores maneiras de realizar as tarefas.

Projetando um Mapa mental do zero no modo Blank e convertendo os nós em tarefas no ClickUp

Vamos dar uma olhada em outro cenário para entender melhor isso:

Uma equipe de marketing enfrenta desafios constantes para cumprir os prazos dos projetos e percebe um declínio na eficácia de suas campanhas de mídia social.

Usando um processo Start-Stop-Continue, você pode:

• Incorporar uma ferramenta de mídia social para melhorar o planejamento e a execução
• Reconhecer que gastar tempo excessivo com análise manual de dados prejudica sua eficiência e descontinuar essa prática
• Optar por uma ferramenta de análise automatizada paraeconomizar tempo e se concentrar na tomada de decisões mais estratégicas
• Reconhecer o sucesso de suas sessões semanais de brainstorming e comprometer-se a dar continuidade a essa abordagem colaborativa

Como resultado desses ajustes, os membros da equipe se sentem motivados a começar. A nova ferramenta de agendamento de mídia social que eles decidem incorporar facilita a carga de trabalho e se alinha às práticas recomendadas do setor.

Como implementar uma estrutura Start-Stop-Continue

Para garantir que sua equipe aproveite os benefícios dos exercícios de iniciar-parar-continuar mencionados acima, aqui está um processo simples de implementação da estrutura Start-Stop-Continue.

Passo 1: Comece com uma definição clara de metas

Ao implementar o modelo Start-Stop-Continue, você precisa de uma direção clara para identificar novas práticas, referências para avaliar as práticas existentes que precisam ser descontinuadas e uma base para reforçar as práticas bem-sucedidas.

É aí que a definição de metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (SMART) ajuda.

Em vez de um objetivo amplo como aumentar as vendas, concentre-se em um produto ou serviço específico. Em seguida, comece a quantificar esses objetivos para uma avaliação precisa. Durante esse processo, envolva todas as principais partes interessadas, como representantes de vendas e equipes de marketing.

Por exemplo, veja como seria um objetivo bem definido:

Identifique as ações a serem iniciadas, interrompidas ou continuadas em nossa estratégia de marketing digital para obter um aumento de 25% nas vendas do Produto X até o final deste trimestre.

Definir objetivos específicos metas da equipe para ajudar suas equipes a melhorar continuamente para atingi-las. E se rastreamento de metas é algo com que sua equipe costuma ter dificuldades, então o Metas do Clickup recurso ajuda.

Use marcos quantificáveis no ClickUp Goals para acompanhar o progresso com diversas metas que abrangem números, finanças, resultados binários e objetivos orientados a tarefas em todas as equipes

Depois de identificar áreas de melhoria (Iniciar), ações a serem descontinuadas (Parar) e práticas a serem continuadas (Continuar), o ClickUp Goals permite traduzir essas percepções em objetivos específicos da equipe.

Por exemplo, se "melhorar os canais de comunicação" for identificado como uma iniciativa inicial, defina uma meta no ClickUp para aumentar a eficácia da comunicação da equipe.

Ele também permite visualizar e acompanhar várias metas em um único painel. Mantenha todos os seus objetivos cruciais sob controle com metas mensuráveis e acompanhamento automatizado do progresso.

Etapa 2: Escolha de um modelo Start-Stop-Continue

Agora que você definiu metas específicas, é hora de coletar o feedback da sua equipe com clareza.

Embora você possa fazer malabarismos com planilhas do Excel e documentos do Word, sugerimos que explore alguns dos melhores modelos Start-Stop-Continue (Iniciar-Parar-Continuar) para categorizar, analisar e atribuir tarefas. E não vamos nos esquecer da representação visual que facilita o fornecimento de feedback e a compreensão de cada área.

O gráfico Start-Stop-Continue ajuda as equipes a priorizar o trabalho de forma adequada

Mas o essencial é escolher o modelo Start-Stop-Continue correto, concentrando-se no seguinte:

• Representação clara usando linhas, categorias e elementos como notas adesivas
• Design amigável para iniciantes para garantir que sua equipe se adapte facilmente ao modelo de feedback
• Adaptabilidade a vários cenários de negócios, desde a eliminação de gargalos até o aprimoramento da comunicação e a integração de novos funcionários
• Design intuitivo que facilita a criação de planos de ação e atribuições de tarefas
• Capacidade de transformar os dados coletados em recursos valiosos, como guias de instruções

Embora você possa encontrar muitas opções que atendem a uma ou outra área, Modelo Start-Stop-Continue do Clickup abrange tudo o que foi mencionado acima e muito mais!

Com apenas uma olhada em todo o quadro, você obtém insights sobre o que é benéfico e o que não é. Esse modelo vai além do básico, fornecendo uma visão abrangente das principais atividades da sua equipe por meio de dados valiosos.

Vejamos um cenário em que você planeja aprimorar sua estratégia de marketing e criação de conteúdo. Usando o modelo, identifique e mencione o seguinte:

• Comece a explorar a criação de conteúdo de vídeo: Em resposta à tendência crescente de consumo de vídeo, comece a implementar conteúdo de vídeo em sua estratégia. Essa sugestão leva alguém a pensar em um carretel orientado para a ação ou em uma ideia de conteúdo de vídeo curto. Antes que você perceba, você terá muitas notas adesivas com ideias criativas
• Pare de usar uma palavra-chave específica: Se você perceber que uma determinada palavra-chave não tem mais repercussão junto ao seu público-alvo ou não está tendo um bom desempenho nos resultados dos mecanismos de busca, talvez seja hora de parar de enfatizá-la. Ao mesmo tempo, outras frases ou palavras-chave que não estão chamando a atenção serão destacadas. Quando você faz disso um exercício de equipe, obtém todos esses resultados mais rapidamente.
• Continue aproveitando as postagens envolventes do blog: Se a sua equipe tem produzido consistentemente conteúdo de blog que recebe feedback positivo, é essencial dar continuidade a essa estratégia bem-sucedida. Para aproveitar isso, os membros da sua equipe também podem sugerir tópicos que geram engajamento consistente. Portanto, você sabe o que mais precisa ser produzido e publicado

Como vimos acima, o modelo não se limita a divulgar as ideias; ele também dá à sua equipe o espaço para pensar e desenvolver as ideias dos outros.

Etapa 3: Realização de uma sessão de brainstorming para preencher o modelo

O modelo Start-Stop-Continue é mais do que apenas uma pesquisa realizada para coletar feedback. O objetivo principal é coletar informações de discussão coletiva e melhorar o desempenho da sua equipe

É aí que a realização de uma sessão de brainstorming, na qual diferentes equipes apresentam seus pontos de vista para chegar a uma conclusão comum, ajuda.

Por exemplo, alguns membros experientes da equipe podem estar satisfeitos com as ferramentas existentes, seja para gerenciamento de projetos análise de dados ou outras tarefas. No entanto, outros membros da equipe, especialmente os recém-contratados, podem ter dificuldade para usar essas ferramentas de forma eficaz.

E se essas preocupações não forem levadas diretamente à sua atenção? Em vez de os funcionários deixarem a organização em silêncio, é essencial incentivá-los a expressar suas opiniões. A coleta de feedback ajuda a explorar alternativas melhores ou a implementar treinamento para simplificar suas tarefas.

Embora as salas de reunião e o Google Meets sejam adequados para a coleta de feedback, é fundamental ter uma ferramenta que comunique, coordene e vincule visualmente suas equipes virtuais e internas, especialmente quando o cenário de trabalho remoto continua a crescer. Quadro branco ClickUp oferece uma tela perfeita para uma apresentação suave em tempo real colaboração em projetos e discussões de ideias.

Digamos que sua equipe esteja trabalhando na criação de uma nova campanha de marketing. Use esse espaço para reunir ideias e visualizar sua estratégia de campanha. Você vai adorar a forma como vários membros da equipe podem esboçar conceitos, adicionar notas adesivas com seus pensamentos e desenvolver de forma colaborativa as ideias uns dos outros.

Desenhe conexões entre qualquer forma ou mídia em seu Whiteboard para construir seu fluxograma no ClickUp

Portanto, se seus principais especialistas em marketing estiverem do outro lado do mundo, não há motivo para preocupação. Reúna e implemente rapidamente suas melhores ideias com as ferramentas certas.

Etapa 4: Plano de ação após análise de feedback

Agora que você tem os pontos principais, é hora de fazer um plano de ação prático plano de ação para abordar esse feedback. Para fazer isso de forma eficaz, vamos definir claramente os pontos críticos da sessão de brainstorming - desafios, oportunidades ou tendências.

Aqui estão alguns exemplos para entender melhor isso:

Início

Feedback: Os membros da sua equipe querem iniciar sessões regulares de brainstorming para aumentar a colaboração.

Plano de ação: Agende reuniões semanais de brainstorming para incentivar o compartilhamento de ideias e a colaboração. Para garantir que sua equipe apresente as melhores ideias, tenha uma ferramenta que permita que eles façam um brainstorming eficaz de onde quiserem. Quadro branco ClickUp é um espaço que convida à criatividade. Com notas adesivas e conectores, você garante que cada ideia receba o espaço e a atenção de que precisa. Quando apresentadas corretamente, as ideias são executadas como deveriam.

Transformando ideias de brainstorming em planos acionáveis, o quadro branco virtual do ClickUp promove uma colaboração perfeita para suas equipes

Além disso, sejamos honestos: é uma maneira divertida de discutir ideias em comparação com as sessões rotineiras do Google Meet das quais sua equipe participa sem entusiasmo. (Alerta de spoiler: a câmera está desligada, assim como suas mentes)

Stop

Feedback: Usando um determinado ferramenta de comunicação está causando confusão e dificultando a colaboração.

Plano de ação: Cessar o uso da ferramenta de comunicação atual. Procure uma plataforma que o ajude a se comunicar com transparência. Marque indivíduos ou equipes para garantir que você dê as instruções corretas com recursos como @mention.

Delegue tarefas e colabore em tempo real usando os recursos de bate-papo dinâmico do ClickUp

Em seguida, embora as discussões na caixa de bate-papo sejam incríveis, você precisa de uma representação visual do seu trabalho para garantir que a sua equipe o acompanhe. Dashboards do ClickUp oferece uma visão completa de tudo o que acontece em seu local de trabalho.

Os cartões personalizáveis também o ajudam a fornecer o tipo de informação que você precisa. Quando o progresso é corretamente monitorado, adivinhe o que vem depois: a colaboração.

Navegue pelos seus projetos com facilidade usando os painéis personalizáveis do ClickUp - obtenha insights em tempo real e acompanhe seu progresso

No entanto, antes de mudar para outra ferramenta, os líderes de negócios devem implementar um período de teste e obter feedback da equipe.

Continue

Feedback: Os membros da equipe apreciam as atualizações semanais de progresso que estão em vigor atualmente.
Plano de ação: Manter a prática de fornecer atualizações semanais sobre o progresso. Considere aprimorar o formato com base em sugestões específicas para tornar as atualizações mais informativas e envolventes.

Use um modelo de relatório semanal destacando a tarefa, o departamento e o tipo de tarefa. Lembre-se de que é sempre mais fácil analisar com recursos visuais diante de nossos olhos. Então, aqui está um que ajuda:

Organize, priorize e comunique suas tarefas semanais com o abrangente modelo de relatório semanal do ClickUp

Com isso em mente, veja a seguir como será seu plano de curto, médio e longo prazo:

• Ações imediatas: Comece a programar sessões semanais de brainstorming e comunique a mudança nas ferramentas de comunicação
• Ações de médio prazo: Obter feedback sobre a nova ferramenta de comunicação após um mês e fazer os ajustes necessários. Implementar melhorias no formato das atualizações de progresso
• **Ações de longo prazo: Monitorar o impacto das mudanças no próximo trimestre, solicitar feedback contínuo e ajustar as estratégias de acordo

Certifique-se de monitorar continuamente o progresso à medida que avança com seus planos de ação. Mas o simples monitoramento não é suficiente. A modelo de lição aprendida o ajudará a documentar e analisar os sucessos e fracassos de seu projeto em todos os pontos.

Melhore projetos futuros com nosso modelo de lições aprendidas de gerenciamento de projetos para organizar facilmente os insights e aumentar os resultados

Executar exercícios Start-Stop-Continue com o ClickUp

Bem, uma coisa ficou clara com a discussão acima: há muita coisa envolvida na execução dos exercícios Start-Stop-Continue.

Você deve:

1. definir metas,
2. fazer um brainstorming de ideias com sua equipe,
3. preencher o modelo Start-Stop-Continue,
4. criar planos de ação e
5. acompanhe o progresso

Um modelo é suficiente para executar esses exercícios com sucesso? Talvez. Mas seu trabalho fluirá como nunca antes se você implementar uma solução completa como o ClickUp, que o ajuda com a definição de metas, brainstorming, acompanhamento do progresso e, não nos esqueçamos do nosso modelo Start-Stop-Continue.

1. O ClickUp Goals o ajudará a definir objetivos claros para seus exercícios Start-Stop-Continue. É aí que você garante que todos estejam na mesma página em relação à finalidade e aos resultados desejados da avaliação
2. Em seguida, vem o ClickUp Whiteboard para o brainstorming criativo do projeto
3. Para ajudá-lo a resumir tudo isso de forma organizada, temos nosso modelo Start-Stop-Continue para preencher os detalhes durante o exercício
4. Use os quadros brancos durante o exercício Start-Stop-Continue para apresentar visualmente ideias, feedback e planos de ação
5. E, no final, mantenha o controle do seu desempenho - tudo dentro do ClickUp

Se você ficou intrigado e quer saber mais sobre como o ClickUp ajuda a otimizar seus processos, entre em contato com nossa equipe hoje mesmo!