Os clientes são fundamentais para o sucesso do seu negócio.
Seja você um novato na gestão de projetos de clientes ou um profissional experiente, sabe que lidar com as contas deles pode ser complicado. Gerenciar projetos é uma coisa, mas gerenciar clientes é outra história completamente diferente.
Não se trata apenas de tarefas diárias, metas trimestrais e dedicação total ao trabalho. Agora você precisa incluir resolução de conflitos, comunicação diplomática e gerenciamento de expectativas na equação.
Alguns clientes farão solicitações em prazos que simplesmente não são realistas para o seu setor. Outros podem ter personalidades que tornam a comunicação mais difícil. Além disso, há a pressão para obter lucros e atingir metas.
Com tudo isso sobre seus ombros, é fácil entender por que gerenciar projetos de clientes é difícil. Felizmente, aprender estratégias de gerenciamento de projetos de clientes pode tornar isso mais fácil e torná-lo mais eficaz em seu trabalho, especialmente com a ferramenta de gerenciamento de projetos certa.
Aqui, abordaremos o que realmente significa gerenciamento de projetos para clientes e revisaremos as quatro etapas principais. Em seguida, compartilharemos algumas das nossas melhores estratégias de equipe de projeto para seus clientes, a fim de ajudá-lo a lidar com qualquer situação. 🙌
O que é gerenciamento de projetos de clientes?
O gerenciamento de projetos de clientes envolve gerenciar as comunicações, expectativas e entregas dos clientes, além de supervisionar o trabalho interno necessário para atender às metas dos clientes. Ele difere do gerenciamento de projetos normal, pois o trabalho envolve contribuições contínuas de um cliente ou uma entrega específica para o seu cliente, e não para o seu próprio negócio.
Há alguma sobreposição com a gestão normal de projetos no trabalho diário. Os gerentes de projeto ou líderes de equipe irão programar e atribuir tarefas, criar entregas e planejar o projeto do início ao fim.
A diferença com os projetos de clientes é que você também precisará estabelecer planos de comunicação com o cliente, gerenciar o aumento do escopo e construir relacionamentos com o cliente. Pense nisso como gerenciar sua equipe interna e também gerenciar uma equipe externa de partes interessadas.
Uma grande diferença na gestão de clientes é o componente de comunicação — e é frequentemente aqui que os gerentes de projetos de clientes se encontram em situações difíceis. Os clientes podem não entender o seu setor tão bem quanto você, e também têm suas próprias pressões de lucro.
Eles podem fazer solicitações que sua equipe não pode atender. Outras vezes, podem responder de forma indelicada aos relatórios de progresso ou exigir mudanças que não são viáveis. Sua função como gerente de projetos do cliente é usar técnicas para gerenciar expectativas, controlar conversas e garantir o sucesso do cliente.
4 etapas da gestão de projetos de clientes
Como gerente de projetos de clientes, você sabe tudo sobre o ciclo de vida do projeto, que geralmente é dividido em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. O que você talvez não saiba é que cada uma dessas etapas tem componentes exclusivos quando aplicadas a projetos de clientes. Aqui, abordaremos cada etapa e o que você deve ter em mente.
1. Iniciação
Esta é a fase de lançamento, na qual você coleta informações e define as expectativas do projeto e do cliente. Nesta etapa, você planeja o orçamento, traça um esboço do cronograma do projeto e define os resultados esperados e os detalhes do projeto. 🤔
Aqui, você levará em consideração as necessidades do cliente, coletará dados e estabelecerá a estrutura para um projeto bem-sucedido, tanto internamente quanto com o cliente. Embora isso possa parecer fácil, é fundamental prestar atenção aos detalhes nesta fase.
Isso porque é fácil deixar passar informações importantes que podem prejudicar o projeto mais tarde. Um cliente pode não saber como comunicar o que deseja ou precisa. Se você não resolver isso logo no início, terá problemas mais tarde ao gerenciar as expectativas e os resultados esperados.
Concentre-se em criar expectativas claras, objetivos e escopo do projeto nesta fase. Reúna-se com o cliente várias vezes, certifique-se de entender o que ele deseja e repita isso claramente para mostrar que todos estão em sintonia.
2. Planejamento
Em seguida, é hora de planejar. Essa etapa às vezes se sobrepõe à etapa de iniciação, mas merece ser mencionada, pois requer uma quantidade significativa de trabalho. Aqui, você criará uma declaração de trabalho e o cronograma do projeto — normalmente em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp. 🗺️
Como gerente de projetos, você definirá o plano do projeto e o dividirá em tarefas gerenciáveis tanto para os membros da sua equipe quanto para o cliente. Aqui, você adicionará prazos para o trabalho do projeto, estabelecerá marcos claros e atribuirá tarefas a cada pessoa envolvida no projeto.
Isso também se aplica aos clientes. Pense em quais momentos os clientes precisarão dar feedback, como revisões e aprovações. Considere se o cliente precisa fornecer algo para que sua equipe conclua o trabalho.
Crie tarefas para seus clientes e estabeleça prazos realistas para que eles concluam o trabalho em questão. Certifique-se de comunicar as expectativas e facilitar para que o cliente faça sua parte.
3. Execução
Durante a fase de execução, seu trabalho muda do planejamento para o gerenciamento. Sua equipe começará a trabalhar na conclusão de tarefas que os aproximam um passo mais dos resultados esperados. Sua função agora envolve monitorar o cronograma para garantir que tudo permaneça dentro do planejado. ✍️
Você precisará intervir quando necessário para ajudar os membros da equipe a superar obstáculos. Além disso, você terá supervisão dos fluxos de trabalho e precisará agir se algo for esquecido, atrasado ou produzido incorretamente.
Seu trabalho como comunicador também assume um papel central nesta fase do processo de gerenciamento de clientes. Você precisará fornecer atualizações regulares à sua equipe, aos diferentes departamentos e ao cliente.
Além disso, você precisará arbitrar quaisquer desacordos e ajudar a resolver conflitos que surgirem — seja dentro da sua própria equipe ou devido a um problema do cliente. Isso significa orientar os membros da equipe em conversas delicadas ou intervir para assumir o controle se houver um problema real.
4. Encerramento
Você fez o trabalho, sua equipe cumpriu todos os objetivos e o cliente recebeu os resultados estabelecidos. Mas seu trabalho ainda não acabou. Agora é hora de fazer um balanço e revisar o projeto. 🛠️
Reserve um tempo para analisar o que deu certo no projeto e o que precisa ser melhorado. Colabore com os membros da equipe para arquivar o trabalho e salvar modelos que possam ser úteis para projetos futuros. Encerre todas as tarefas desnecessárias e organize seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos para o próximo projeto.
Agora também é o momento de se conectar com o cliente e ver se há algum outro trabalho que você possa oferecer no futuro. Talvez haja um projeto semelhante com o qual eles precisem de ajuda, ou eles possam recomendar seus serviços profissionais a outra organização.
Como lidar com projetos de clientes: 7 estratégias práticas
Agora que você conhece o escopo geral do processo de gerenciamento de projetos para clientes, provavelmente está se perguntando como pode ser mais eficaz.
Reunimos algumas estratégias para você experimentar hoje mesmo e ter mais sucesso nos projetos dos seus clientes. De softwares de gerenciamento de projetos a dicas de comunicação, você encontrará técnicas para realizar o trabalho. 💪
1. Utilize um software de gerenciamento de projetos
Gerenciar projetos não é tarefa fácil. Dependendo da escala do trabalho, você precisa lidar com tarefas de vários departamentos, comunicar-se com clientes e monitorar cronogramas entre equipes. 👨🏽💻
Usar uma planilha como o Excel não é suficiente. Em vez disso, recorra a uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos ClickUp. Ele oferece centenas de recursos, incluindo automação de tarefas, priorização e várias visualizações para otimizar os fluxos de trabalho.
Este software de gerenciamento de projetos é totalmente personalizável, para que você possa criar um espaço de trabalho — ou vários! — projetado para as necessidades do seu projeto. Crie painéis para gerenciar o andamento do projeto e crie um painel do cliente onde os clientes possam lidar com aprovações, revisões e dar feedback.
Integrações com ferramentas como o Slack tornam a comunicação mais rápida e fácil do que nunca. Notificações instantâneas e gatilhos de tarefas mantêm o trabalho em andamento e atualizam os clientes e as partes interessadas quando as metas são atingidas.
Funcionalidades adicionais incluem mapas mentais para brainstorming na fase inicial e wikis para construir uma base de conhecimento para lidar com a comunicação com o cliente. Além disso, existem mais de mil modelos para criar coisas como um regulamento do projeto, declaração de trabalho ou contrato com o cliente.
2. Aproveite as ferramentas visuais para integrar os clientes
É fácil se perder em páginas e páginas de texto. Em vez de atualizar os clientes com e-mails longos e declarações formais, forneça a eles ferramentas visuais para acompanhar o andamento do projeto.
As várias visualizações do ClickUp, incluindo quadros Kanban e gráficos de Gantt, permitem que os clientes visualizem o fluxo de trabalho e vejam como estão as coisas. Eles têm uma visão em tempo real do status do projeto, para que possam verificar sem incomodá-lo constantemente.
Controle o acesso definindo permissões e limitando a visualização do cliente apenas às tarefas que ele precisa ver. Compartilhe o portal do cliente logo no início e ofereça uma rápida sessão de treinamento ou webinar para ajudá-lo a navegar pela ferramenta, caso ele não saiba como fazê-lo.
O melhor de tudo é que um portal do cliente facilita a integração do cliente e o lançamento de um projeto. Adicione tarefas para o cliente assinar o contrato e fornecer feedback sobre os resultados sugeridos. Atribua prazos e use o portal para acompanhar a comunicação e o progresso à medida que o projeto é iniciado.
3. Estabeleça planos de comunicação claros
Um dos principais obstáculos nos projetos dos clientes é a comunicação. Todos nós temos maneiras diferentes de nos comunicar, e alguns de nós são mais claros do que outros. Elimine o ruído e chegue ao cerne do que seu cliente espera, estabelecendo planos e canais de comunicação claros. 🎙️
A coleção de modelos de planos de comunicação da ClickUp ajuda você a gerenciar a frequência, o conteúdo e os objetivos das discussões com seus clientes. Use-os para criar atualizações regulares do projeto, estratégias de mensagens e matrizes de comunicação para manter todos informados conforme necessário.
Depois de definir um plano de comunicação, automatize as notificações na sua plataforma de gerenciamento de projetos para enviar atualizações ou lembretes e manter contato com o cliente.
4. Crie um processo de aprovação simples
Outro obstáculo que os gerentes de projetos voltados para o cliente enfrentam é o atraso nas aprovações por parte do cliente. Seja para faturar, enviar contratos de preços ou solicitar aprovação para uma versão preliminar do produto, é fundamental obter a adesão do cliente.
Use o ClickUp para criar um fluxo de trabalho de aprovação simplificado para solicitar, acompanhar e aprovar as próximas etapas. Acesse o quadro branco visual para debater o processo de aprovação com os membros da equipe ou mostrar ao cliente o que esperar. Crie tarefas, atualize os responsáveis e adicione tags para acelerar o processo de revisão.
5. Crie metas realistas, alcançáveis e transparentes
Uma maneira infalível de prejudicar seu projeto desde o início é definir metas que não sejam realistas, claras ou alcançáveis. Como os clientes não são especialistas em gerenciamento de projetos, eles podem propor ideias que não funcionarão em seu setor.
Outra coisa a se observar são os clientes que acham que sabem o que querem, mas suas palavras ou ações podem não refletir esses desejos. Seu trabalho é gerenciar as expectativas deles, explicando o que é viável e o que não é. Quanto mais claro você for, melhor estará preparado para o sucesso. 👀
Use uma ferramenta como o Modelo de Sucesso do Cliente do ClickUp para entender o ponto de vista do seu cliente e suas expectativas. É uma ótima maneira de mostrar que você se preocupa com a experiência do cliente. Além disso, você estará em sintonia ou, pelo menos, terá ideias para discutir quando se trata de resultados.
Depois de chegar a um acordo sobre os resultados e objetivos do projeto, anote-os em uma ferramenta como o ClickUp Docs. Dessa forma, você terá um registro da discussão e poderá gerenciar o desvio do escopo em relação ao plano acordado. Além disso, esses documentos podem ser compartilhados, facilitando a comunicação de alterações e objetivos diretamente com sua equipe interna.
6. Visualize cronogramas e defina prazos, cronogramas e marcos claros
Como em todos os projetos, manter-se organizado e planejar com antecedência é a chave para o sucesso. Comece usando uma ferramenta como o ClickUp para gerenciar tarefas e definir cronogramas para o projeto. Use as diferentes visualizações para ter uma ideia da carga de trabalho de cada membro da equipe e atribuir tarefas em um cronograma realista.
Integre uma ferramenta de controle de tempo para ver quanto tempo cada tarefa leva e ajuste o cronograma conforme necessário. Crie listas de verificação para manter a equipe do projeto atualizada sobre o status do projeto e o que vem a seguir.
7. Use um CRM para gerenciar o relacionamento com os clientes e melhorar os relatórios
Se você trabalha com foco no cliente, é provável que trabalhe com mais de um cliente ao mesmo tempo. Manter o controle dos dados, comunicações e projetos deles pode ser complicado se você não for organizado. Use o CRM do ClickUp para monitorar a satisfação do cliente, centralizar o contato com o cliente e criar bancos de dados para melhorar os relatórios. 📈
Armazene contatos para facilitar o contato com os clientes a qualquer momento e adicione campos personalizados para contas, projetos e estilos de comunicação. Use modelos de CRM para economizar tempo ao redigir informações do cliente, acompanhar a saúde do cliente e melhorar os processos de relatórios.
Use dados históricos e métricas de projetos do seu CRM para melhorar os relatórios para os clientes. As visualizações em quadro e gráfico permitem gerar rapidamente análises visuais do status do projeto. Em seguida, pegue as métricas e transforme-as em uma apresentação impressionante para o seu cliente.
O CRM facilita o acompanhamento de todas as interações com os clientes e os resultados dessas discussões. Além disso, as métricas permitem que sua equipe elabore relatórios de status em minutos, em vez de horas.
Gerencie projetos de clientes com o ClickUp
O gerenciamento de projetos para clientes pode ser difícil, mas você estará à altura do desafio graças a essas estratégias para o sucesso. De softwares de gerenciamento que simplificam a integração de clientes e otimizam fluxos de trabalho a dicas de comunicação, existem maneiras fáceis de melhorar seus projetos de clientes.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e comece a construir melhores relacionamentos com os clientes e a gerenciar projetos de sucesso. Com recursos de automação de fluxo de trabalho, painéis e bancos de dados, você tem tudo o que precisa para atingir marcos importantes para todos os tipos de clientes. ✨