Os clientes são fundamentais para o sucesso de sua empresa.
Quer você seja novo no gerenciamento de projetos de clientes ou um profissional, sabe que lidar com as contas deles pode ser complicado. Gerenciar projetos é uma coisa, mas gerenciar clientes é um jogo totalmente diferente.
Não se trata apenas de tarefas diárias, metas trimestrais e de se dedicar ao trabalho pesado. Agora você precisa incluir a resolução de conflitos, a comunicação diplomática e o gerenciamento de expectativas.
Alguns clientes farão solicitações em prazos que simplesmente não são realistas para o seu setor. Outros podem ter personalidades que dificultam a comunicação. Além disso, há a pressão para obter lucros e cumprir metas.
Com tudo isso sobre seus ombros, é fácil ver por que gerenciar projetos de clientes é difícil. Felizmente, aprender a lidar com clientes estratégias de gerenciamento de projetos podem facilitar e torná-lo mais eficiente em seu trabalho - especialmente com a ferramenta de gerenciamento de projetos .
Aqui, abordaremos o que realmente significa gerenciamento de projetos para clientes e examinaremos os quatro estágios principais. Em seguida, compartilharemos algumas de nossas melhores estratégias de equipe de projeto para seus clientes para ajudá-lo a lidar com qualquer situação. 🙌
O que é gerenciamento de projetos para clientes?
O gerenciamento de projetos de clientes envolve o gerenciamento de comunicações com o cliente expectativas e resultados e, ao mesmo tempo, supervisionar o trabalho interno necessário para atender às metas do cliente. Ele difere do gerenciamento de projetos normal porque o trabalho envolve a contribuição contínua de um cliente ou uma entrega específica para o seu cliente, e não para a sua própria empresa.
Há alguma sobreposição com o gerenciamento normal de projetos no trabalho cotidiano. Os gerentes de projeto ou líderes de equipe programam e atribuem tarefas, criam entregáveis e planejam o projeto do início ao fim.
A diferença com os projetos de clientes é que você também precisará estabelecer planos de comunicação com o cliente, gerenciar o aumento do escopo e construir relacionamentos com o cliente. Pense nisso como gerenciar sua equipe interna e também gerenciar uma equipe externa de partes interessadas.
Compartilhe documentos com membros da equipe na tarefa e obtenha feedback sobre ativos de design sem sair do ClickUp
Uma grande diferença no gerenciamento de clientes é o componente de comunicação - e é nesse ponto que os gerentes de projeto geralmente se encontram em situações difíceis. Os clientes podem não entender seu setor tão bem quanto você, e eles também têm suas próprias pressões por lucro.
Eles podem fazer solicitações que sua equipe não pode atender. Outras vezes, eles podem responder de forma indelicada aos relatórios de progresso ou exigir mudanças que não são viáveis. Seu trabalho como gerente de projetos de clientes é usar técnicas para gerenciar as expectativas, controlar as conversas e garantir o sucesso do cliente.
Estágios do gerenciamento de projetos de clientes
Como gerente de projetos, você sabe tudo sobre as ciclo de vida do projeto que geralmente é dividido em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. O que talvez você não saiba é como cada um desses estágios tem componentes exclusivos quando aplicados a projetos de clientes. Aqui, abordaremos cada estágio e o que você deve ter em mente.
Iniciação
Esta é a fase de lançamento em que você coleta informações e define as expectativas do projeto e do cliente. Nesse estágio, você planejará o orçamento, definirá um esboço do cronograma do projeto e definirá as entregas e os detalhes do projeto. 🤔
Crie o formulário dos seus sonhos e melhore seu processo de admissão com o recurso de formulário personalizável do ClickUp
Aqui, você levará em conta as necessidades do cliente, coletará dados e estabelecerá a estrutura para um projeto bem-sucedido, tanto internamente quanto com o cliente. Embora isso possa parecer fácil, é fundamental prestar atenção aos detalhes nesse estágio.
Isso porque é fácil perder informações vitais que podem inviabilizar um projeto mais tarde. Um cliente pode não saber como comunicar o que deseja ou precisa. Se você não resolver isso logo no início, terá problemas no futuro ao gerenciar as expectativas e os resultados.
Concentre-se em criar expectativas claras, objetivos do projeto o cliente deve conhecer os objetivos e o escopo do projeto nessa etapa. Reúna-se com o cliente várias vezes, certifique-se de que você entendeu o que ele quer e repita-o claramente para mostrar que todos estão na mesma página.
Planejamento
Em seguida, é hora de planejar. Essa etapa às vezes se sobrepõe à etapa de iniciação, mas merece ser mencionada, pois exige uma quantidade significativa de trabalho. Aqui, você criará uma declaração de trabalho e criará o cronograma do projeto, geralmente em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como ClickUp . 🗺️
Como gerente de projeto, você definirá o plano do projeto e dividi-lo em tarefas gerenciáveis tanto para os membros da sua equipe quanto para o cliente. Aqui, você adicionará datas de vencimento para o trabalho do projeto, estabelecerá marcos claros e atribuirá trabalho a cada pessoa envolvida no projeto.
Defina uma ordem clara de operações adicionando dependências de "bloqueio" ou "espera" entre as tarefas e mantenha sua equipe no caminho certo para saber no que trabalhar primeiro
Isso também se aplica aos clientes. Pense sobre onde os clientes precisarão dar sua contribuição, como revisões e aprovações. Considere se o cliente precisa fornecer algo para que sua equipe conclua o trabalho.
Crie tarefas para seus clientes e estabeleça cronogramas realistas para que eles concluam o trabalho em questão. Não se esqueça de comunicar as expectativas e facilitar para que o cliente cumpra sua parte.
Execução
Durante a fase de execução, seu trabalho muda de planejamento para gerenciamento. Sua equipe começará a trabalhar para concluir as tarefas que os aproximam dos resultados. Sua função agora envolve o monitoramento do cronograma para garantir que tudo permaneça no caminho certo. ✍️
Você precisará intervir quando necessário para ajudar os membros da equipe a superar obstáculos. Além disso, você terá a supervisão dos fluxos de trabalho e precisará agir se algo for perdido, atrasado ou produzido incorretamente.
A visualização de bate-papo armazena todos os seus comentários no ClickUp para localizar rapidamente qualquer conversa
Seu trabalho como comunicador também assume o papel central nesse ponto do processo de gerenciamento de clientes. Você precisará fornecer atualizações regulares à sua equipe, aos diferentes departamentos e ao cliente.
Além disso, precisará arbitrar qualquer desacordo e ajudar a resolver os conflitos que surgirem, seja dentro de sua própria equipe ou devido a um problema do cliente. Isso significa fornecer orientação para os membros da equipe em conversas complicadas ou intervir para assumir o controle se houver um problema real.
Encerramento
Você fez o trabalho, sua equipe concluiu todos os objetivos e o cliente recebeu os resultados estabelecidos. Mas seu trabalho aqui ainda não terminou. Agora é o momento de fazer o debriefing e revisar o projeto. 🛠️
Reserve um tempo para analisar o que deu certo no projeto e o que precisa ser melhorado. Colabore com os membros da equipe para arquivar o trabalho e salvar modelos que possam ser úteis para projetos futuros. Encerre todas as tarefas desnecessárias e limpe seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos para o próximo projeto.
Crie modelos no ClickUp para automação eficaz de e-mails, a fim de reduzir tarefas manuais e economizar tempo
Agora também é o momento de entrar em contato com o cliente e verificar se há algum outro trabalho que você possa oferecer no futuro. Talvez eles precisem de ajuda em um projeto semelhante ou possam recomendar seus serviços profissionais a outra organização.
7 estratégias para aprimorar sua estratégia de gerenciamento de projetos com clientes
Agora que você conhece o escopo geral do processo de gerenciamento de projetos para clientes, provavelmente está se perguntando como pode ser mais eficaz.
Reunimos algumas estratégias que você pode experimentar hoje para obter mais sucesso em seus projetos com clientes. De software de gerenciamento de projetos a dicas de comunicação, você encontrará técnicas para realizar o trabalho. 💪
1. Utilize o software de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos não é simples. Dependendo da escala do trabalho, você terá que fazer malabarismos com as tarefas de vários departamentos, comunicar-se com os clientes e monitorar os cronogramas das equipes. 👨🏽💻
Usar uma planilha como o Excel não é suficiente. Em vez disso, recorra a uma ferramenta como O software de gerenciamento de projetos do ClickUp . Ele oferece centenas de recursos, incluindo automação de tarefas, priorização e várias exibições para agilizar os fluxos de trabalho.
Defina Recurring Tasks (Tarefas recorrentes) para agilizar seu trabalho, escolhendo o horário da reunião e visualizando-o em seu calendário no ClickUp
Esse software de gerenciamento de projetos é totalmente personalizável, de modo que você pode criar um espaço de trabalho - ou vários - projetado para as necessidades do seu projeto. Crie painéis de controle para gerenciar o andamento do projeto e crie um painel de controle do cliente no qual os clientes possam lidar com aprovações, revisões e dar feedback.
As integrações com ferramentas como o Slack tornam a comunicação mais rápida e fácil do que nunca. As notificações instantâneas e os acionadores de tarefas mantêm o trabalho em andamento no pipeline e atualizam os clientes e as partes interessadas quando os marcos são atingidos.
A funcionalidade adicional inclui mapas mentais para brainstorming no estágio de iniciação e wikis para criar um base de conhecimento para lidar com a comunicação com o cliente. Além disso, há mais de mil modelos para criar coisas como um plano de projeto, uma declaração de trabalho ou um contrato com o cliente.
2. Aproveite as ferramentas visuais para integrar os clientes
É fácil se perder em páginas e páginas de palavras. Em vez de atualizar os clientes com e-mails longos e declarações formais, ofereça a eles ferramentas visuais para ver o progresso do projeto. Várias exibições do ClickUp incluindo quadros Kanban e gráficos de Gantt, permitem que os clientes visualizem o pipeline de trabalho e vejam em que pé estão as coisas. Eles têm uma visão em tempo real do status do projeto para que possam verificar sem incomodá-lo constantemente.
As mais de 15 visualizações do ClickUp oferecem às organizações uma solução completa para cada equipe
Controle o acesso definindo permissões e limitando a visualização do cliente apenas às tarefas que ele precisa ver. Compartilhe o portal do cliente desde o início e ofereça uma rápida sessão de treinamento ou webinar para ajudá-los a navegar na ferramenta, caso não saibam como fazê-lo.
O melhor de tudo é que um portal do cliente torna a integração do cliente e o lançamento de um projeto mais fácil. Adicione tarefas para que o cliente assine seu contrato e forneça feedback sobre os entregáveis sugeridos. Atribua datas de vencimento e use o portal para monitorar a comunicação e o progresso à medida que o projeto for iniciado.
3. Estabeleça planos de comunicação claros
Um dos principais problemas em projetos de clientes é a comunicação. Todos nós temos maneiras diferentes de nos comunicarmos, e alguns de nós são mais claros do que outros. Elimine o ruído e chegue ao cerne do que seu cliente espera estabelecendo planos e canais de comunicação claros. 🎙️
A coleção do ClickUp de modelos de planos de comunicação ajuda você a gerenciar a frequência, o conteúdo e os objetivos das discussões com os clientes. Use-os para criar atualizações regulares do projeto, estratégias de mensagens e matrizes de comunicação para manter todos atualizados conforme necessário.
Use o modelo de plano de comunicação do ClickUp para criar um roteiro de processo para uma comunicação perfeita entre a equipe e o cliente
Depois de implementar um plano de comunicação, automatize as notificações em sua plataforma de gerenciamento de projetos para enviar atualizações ou lembretes para entrar em contato com o cliente.
4. Crie um processo de aprovação simples
Outro obstáculo que os gerentes de projetos voltados para o cliente veem é um atraso nas aprovações do lado do cliente. Quer você esteja faturando, enviando contratos de preços ou buscando aprovação para um rascunho de entrega, é fundamental obter a adesão do cliente.
O ClickUp Whiteboards é o seu hub visual centralizado para transformar de forma colaborativa as ideias da equipe em ações coordenadas
Use o ClickUp para criar um ambiente fluxo de trabalho de aprovação para solicitar, rastrear e aprovar as próximas etapas. Entre no visual Quadro branco para fazer um brainstorming do processo de aprovação com os membros da equipe ou mostrar a um cliente o que esperar. Crie tarefas, atualize responsáveis e adicione tags para acelerar o processo de revisão.
5. Crie metas que sejam realistas, atingíveis e transparentes
Uma maneira infalível de atrapalhar seu projeto desde o início é definir metas que não sejam realistas, claras ou atingíveis. Como os clientes não são especialistas em gerenciamento de projetos, eles podem propor ideias que não funcionarão em seu setor.
Outro aspecto a ser observado é o de clientes que acham que sabem o que querem, mas suas palavras ou ações podem não refletir esses desejos. Seu trabalho é gerenciar as expectativas deles, explicando o que é viável e o que não é. Quanto mais claro você for, melhor se preparará para o sucesso. 👀
Use uma ferramenta como Modelo de sucesso do cliente do ClickUp para entrar na cabeça de seu cliente e entender suas expectativas. Essa é uma ótima maneira de mostrar que você se preocupa com a experiência do cliente. Além disso, você estará na mesma página ou, pelo menos, gerará ideias para discussão quando se tratar de entregas.
Você pode acabar com a rotatividade de clientes com este modelo da ClickUp
Depois de chegar a um acordo sobre resultados do projeto e metas, escreva-os em uma ferramenta como Documentos do ClickUp . Dessa forma, você tem um registro da sua discussão e pode gerenciar o aumento do escopo em relação ao plano acordado. Além disso, esses documentos podem ser compartilhados, facilitando a comunicação de alterações e metas diretamente com sua equipe interna.
6. Visualize cronogramas e defina prazos, cronogramas e marcos claros
Como em todos os projetos, manter-se organizado e planejar com antecedência é a chave para o sucesso. Comece usando uma ferramenta como o ClickUp para gerenciamento de tarefas e definir cronogramas para o projeto. Use as diferentes visualizações para ter uma ideia da carga de trabalho de cada membro da equipe e para atribuir tarefas em um cronograma realista.
Registre com precisão o tempo gasto em tarefas e projetos no ClickUp
Integre uma ferramenta de controle de tempo para ver quanto tempo cada tarefa leva e ajuste o cronograma conforme necessário. Crie listas de verificação para manter a equipe do projeto atualizada sobre o status do projeto e o que vem a seguir no pipeline.
7. Use um CRM para gerenciar os relacionamentos com os clientes e melhorar os relatórios
Se você trabalha com foco no cliente, é provável que trabalhe com mais de um cliente ao mesmo tempo. Manter o controle de seus dados, comunicações e projetos pode ser complicado se você não for organizado. Use CRM do ClickUp para monitorar a satisfação do cliente, centralizar o contato com o cliente e criar bancos de dados para melhorar os relatórios. 📈
Armazene contatos para facilitar o contato com os clientes a qualquer momento e adicione campos personalizados para contas, projetos e estilos de comunicação. Use Modelos de CRM para economizar tempo ao redigir informações sobre o cliente, rastrear a saúde do cliente e melhorar os processos de relatório.
Crie, edite e organize campos personalizados no ClickUp 3.0 com o altamente flexível Custom Fields Manager
Use pontos de dados históricos e métricas de projeto de seu CRM para melhorar relatórios de clientes . As exibições de quadro e gráfico permitem que você gere rapidamente detalhamentos visuais do status do projeto. Em seguida, pegue as métricas e transforme-as em uma apresentação impressionante para o seu cliente.
O CRM facilita o acompanhamento de todas as interações com o cliente e os resultados dessas discussões. Além disso, as métricas permitem que a sua equipe elabore relatórios de status em minutos, em vez de horas.
Gerencie projetos de clientes com o ClickUp
O gerenciamento de projetos para clientes pode ser difícil, mas você estará à altura do desafio graças a essas estratégias de sucesso. Desde o software de gerenciamento que simplifica a integração do cliente e agiliza os fluxos de trabalho até dicas de comunicação, há maneiras fáceis de aprimorar seus projetos de clientes. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e comece a criar melhores relacionamentos com os clientes e a gerenciar projetos bem-sucedidos. Com automação do fluxo de trabalho recursos, painéis e bancos de dados, você tem tudo o que precisa para atingir marcos para todos os tipos de clientes. ✨