Oh não, não há opções de comida suficientes para os convidados! Chegaram mais convidados do que os que confirmaram presença. Agora não há espaço suficiente para todos os participantes no local! Além disso, estamos com falta de pessoal. ?
Como organizador de eventos, esses contratempos devem fazer parte da sua rotina.
É compreensível que, entre o planejamento e a execução do evento, ficar por dentro de tudo tenda a se tornar algo exaustivo.
E se disséssemos que existe uma maneira mais fácil de garantir que tudo corra bem, sem surpresas? Um software de gerenciamento de projetos para eventos faz todo o trabalho pesado por você. ?️
Seja gerenciando agendas de eventos, coordenando várias equipes e fornecedores ou gerenciando orçamentos e tudo mais.
Seja você um funcionário planejando um evento como parte do seu trabalho ou um gerente de eventos, nós o ajudaremos a entender o que procurar em um software de gerenciamento de eventos, as opções disponíveis e, mais importante, o melhor software de planejamento de eventos que atenda às suas necessidades.
O que é um software de gerenciamento de eventos?
Um software de gerenciamento de projetos de eventos permite que os organizadores planejem, executem e gerenciem todos os eventos em um só lugar. Eles podem variar entre conferências, feiras, festas, eventos esportivos e muito mais.
Você verá que a maioria dos softwares de gerenciamento de eventos se enquadra em duas categorias:
- Plataforma completa de gerenciamento de projetos para equipes de planejamento de eventos
- Uma plataforma que lida com elementos individuais da lista de verificação do planejamento (por exemplo, inscrição, organização do evento, orçamento e análise pós-evento).
O software que você escolher depende de suas necessidades. Especialmente após a pandemia, a tecnologia se tornou personalizada para diferentes eventos. Por exemplo, alguns softwares são melhores para hospedar eventos virtuais, enquanto outros têm uma gama mais ampla de recursos para eventos físicos e híbridos.
Digamos que, para sua conferência de vários dias sobre “O futuro do varejo em 2024”, vários eventos estejam acontecendo simultaneamente — físicos e online. Nesse caso, é melhor você usar um sistema de gerenciamento de eventos completo.
Aqui estão alguns recursos que você deve avaliar para um planejamento de eventos perfeito em uma plataforma de gerenciamento de eventos. ?
O que procurar em um software de planejamento de eventos?
Então, o que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de eventos? Vamos simplificar suas escolhas.
- Recursos: A ferramenta tem os recursos de que você precisa para planejar, promover e executar seus eventos? Venda de ingressos e inscrições personalizadas para eventos com lista de espera, inscrições em grupo e ingressos antecipados. Processamento de pagamentos integrado para que os participantes possam comprar ingressos online através do seu site. Acesso móvel para planejadores de eventos e equipes que estão em trânsito. Acompanhamento automatizado de despesas para que você possa controlar seu orçamento.
- Venda de ingressos e inscrições personalizadas para eventos com lista de espera, inscrições em grupo e ingressos antecipados.
- Processamento de pagamentos integrado para que os participantes possam comprar ingressos online através do seu site.
- Acesso móvel para organizadores de eventos e equipes que estão sempre em movimento.
- Acompanhamento automatizado de despesas para que você possa controlar seu orçamento.
- Reputação: pergunte aos seus amigos organizadores de eventos sobre as ferramentas que utilizam e verifique as avaliações no Google, na loja de aplicativos e em sites de terceiros.
- Segurança: é fundamental manter a privacidade dos dados dos participantes. Procure ferramentas que estejam em conformidade com as regulamentações do seu país, como o GDPR.
- Robustez: O software de gerenciamento para organizadores de eventos é estável mesmo com uso intenso?
- Recursos personalizáveis: cada evento é único, portanto, certifique-se de que sua ferramenta de planejamento de eventos atenda às suas necessidades. Por exemplo, a ferramenta oferece uma visualização do calendário com os próximos prazos ou diferentes visualizações para ver as próximas tarefas?
- Suporte e atualizações: Sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve oferecer suporte ao cliente confiável e ser atualizada regularmente.
- Colaboração: a ferramenta deve ser capaz de se integrar a outros sistemas que você possa usar para o evento. Por exemplo, se o fornecedor atualizar o orçamento em outra ferramenta, isso deve se refletir na sua ferramenta. Ou se o palestrante atualizar as notas no Google Docs, deve haver uma integração com o Google Apps para que as alterações estejam sempre sincronizadas.
- Modelos: O software de planejamento de eventos fornece pontos de partida para vários eventos com modelos, em vez de você ter que criar tudo do zero?
- Venda de ingressos e inscrições personalizadas para eventos com lista de espera, inscrições em grupo e ingressos antecipados.
- Processamento de pagamentos integrado para que os participantes possam comprar ingressos online através do seu site.
- Acesso móvel para organizadores de eventos e equipes que estão sempre em movimento.
- Acompanhamento automatizado de despesas para que você possa controlar seu orçamento.
Os 10 melhores softwares de gerenciamento de eventos para usar
1. ClickUp
A ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos do ClickUp atende a eventos de qualquer tamanho e permite que você gerencie todo o planejamento do seu evento, desde a concepção até o dia da execução.
A plataforma do ClickUp é independente do tipo de evento, o que significa que você pode personalizar o poder da plataforma para um evento de qualquer tamanho. Seja um jantar surpresa para sua pessoa amada ou um casamento com mil convidados, a plataforma se adapta de acordo com sua preferência.
Você pode criar planos detalhados para cada etapa do evento, organizar os principais detalhes em um só lugar e acompanhar as metas para um evento de sucesso com o modelo de plano estratégico de eventos do ClickUp.
Melhores recursos do ClickUp
- Adicione status personalizados (como aberto, em andamento e concluído), categorize e adicione atributos (orçamento, orçamento restante, orçamento gasto e status de pagamento) e visualize todas as informações em um só lugar.
- Esteja você organizando um evento de trabalho, uma conferência de negócios ou um casamento, os modelos de mapa de lugares permitem que você planeje e projete um plano de lugares onde todos se sentarão para evitar superlotação.
- Se você estiver organizando uma grande conferência, o planejamento incluirá reservas de hotéis e aluguel de carros, planejamento de voos e horários de viagem, transporte e acomodação, garantindo que tudo isso se encaixe no seu orçamento. Os modelos de itinerário documentam os detalhes do seu evento e são modelos prontos para uso que podem ser utilizados para todos os tipos de eventos.
- Um dos assistentes com tecnologia de IA para planejadores de eventos, o ClickUp AI resolve até mesmo as partes mais desafiadoras do processo de planejamento de eventos, incluindo a elaboração de planos de eventos, a criação de conteúdo e o brainstorming de ideias para eventos corporativos.
- Mais de 100 automações simplificam seus fluxos de trabalho de planejamento de eventos e automatizam tarefas repetitivas para que você possa se concentrar nos aspectos críticos do processo de planejamento.
- Crie metas rastreáveis, monitore-as, avalie os objetivos e automatize o acompanhamento do progresso com as metas do ClickUp.
Limitações do ClickUp
- Curva de aprendizagem inicial
- O ClickUp AI está disponível apenas para usuários pagos.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/mês por usuário
- Empresa: Preços personalizados
ClickUp Brain: disponível em todos os planos pagos por US$ 7/membro do espaço de trabalho/mês.
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 8900 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3800 avaliações)
Bônus: software de CRM para eventos!
2. Asana
Seja em uma grande organização ou em uma pequena equipe de planejamento de eventos, a ferramenta de gerenciamento de projetos da Asana permite que você acompanhe todos os detalhes relacionados ao seu evento em um só lugar. ?️
O Asana permite que os usuários debatem ideias para eventos, atribuam tarefas a partes interessadas, como coordenadores de locais, coordenadores de programas, coordenadores de marketing e a equipe de merchandising, personalizem modelos de gerenciamento de projetos e acompanhem os marcos do evento.
Melhores recursos do Asana
- Organize seu trabalho em quadros Kanban para reuniões com fornecedores, exiba tarefas em um formato de lista de tarefas vertical e visualize cronogramas em formatos de gráfico de Gantt.
- Diferentes grupos podem trabalhar juntos em projetos e tarefas usando o Asana Workspaces.
- Adicione campos personalizados para especificar a fase, a prioridade e o custo relacionados ao fluxo de trabalho do evento.
Limitações do Asana
- É um esforço para conectar tarefas hierárquicas, projetos e suas dependências.
- O Asana não possui planilhas integradas, o que significa que elas não podem ser visualizadas ou modificadas diretamente no Asana.
Preços do Asana
- Básico: Gratuito para sempre
- Premium: US$ 10,99 por usuário por mês
- Negócios: US$ 24,99 por usuário por mês
Avaliações e comentários sobre o Asana
- G2: 4,3/5 (mais de 9.400 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 12.100 avaliações)
3. Monday.com
Os organizadores de eventos utilizam o Monday para planejar conferências de grande escala e eventos online e híbridos, além de outros tipos de eventos, como festas infantis e eventos privados.
O software se concentra em fluxos de trabalho centralizados para registro de eventos, colaboração entre equipes, gerenciamento de marketing de eventos e monitoramento em tempo real à medida que o evento se desenrola. ?
Principais recursos do Monday.com:
- Os modelos de cronograma de projetos permitem que as equipes de eventos incluam detalhes específicos da tarefa, como o número de recursos disponíveis para um evento, juntamente com os cronogramas estimados para cada tarefa.
- Colete dados do evento para obter insights sobre cronogramas, carga de trabalho e status do progresso e visualize-os em painéis.
- Painéis de alto nível exibem todos os eventos em uma plataforma centralizada, que pode ser dividida em grupos, como categorias de eventos.
Limitações do Monday.com
- Os painéis não estão disponíveis para usuários gratuitos.
- A integração com o calendário poderia ser melhor para permitir previsões.
Preços do Monday.com
- Gratuito: gratuito para sempre
- Básico: US$ 8 por licença por mês
- Padrão: US$ 10 por licença por mês
- Pro: US$ 19 por licença por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do Monday.com
- G2: 4,7/5 (mais de 8600 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4200 avaliações)
4. Trello
O Trello é uma ferramenta mais simples do que outros softwares de gerenciamento de projetos para eventos.
Originalmente uma ferramenta de colaboração em equipe, muitas equipes usam o Trello para tarefas de planejamento e gerenciamento de projetos de eventos.
Por exemplo, se você estiver planejando uma festa de aniversário infantil, os quadros do Trello ajudam a gerenciar fluxos de trabalho, compartilhar ideias, definir prazos, atribuir projetos e monitorar o progresso. Isso torna a experiência divertida.
Melhores recursos do Trello
- O espaço de trabalho do Trello possui cartões de tarefas onde você pode adicionar anexos, documentos, imagens e outros dados para colaborar com outras equipes e fornecedores externos.
- A automação sem código para fluxos de trabalho torna-o fácil de usar, mesmo para pessoas sem conhecimentos técnicos.
- O Butler do Trello permite que você crie comandos para automatizar tarefas de gerenciamento de eventos, como gerenciar prazos.
Limitações do Trello
- O Trello não oferece chat em tempo real.
- Considerando que ele não possui recursos como e-mail integrado, a capacidade de atribuir comentários e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, ele não é adequado para eventos de grande escala.
Preços do Trello
- Gratuito
- Padrão: US$ 5 por usuário por mês
- Premium: US$ 10 por usuário por mês
- Empresa: US$ 17,50 por usuário por mês
Avaliações e comentários do Trello
- G2: 4,4/5 (mais de 13.390 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 22.800 avaliações)
5. Basecamp
Suponhamos que você esteja planejando uma conferência virtual com encontros de vários dias. Seria útil ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Basecamp para coletar dados como taxas de engajamento dos participantes, números de inscrições e taxas de participação.
O software de gerenciamento de tarefas da Basecamp permite que várias equipes colaborem, como planejadores de eventos, profissionais de marketing de eventos, executivos de alto escalão e fornecedores.
A integração do gráfico de Gantt do Basecamp torna-o um excelente software de planejamento de eventos. Os usuários podem simplesmente arrastar e soltar suas tarefas aqui, e os gerentes podem ver em que cada membro da equipe está trabalhando.
Nesta fase, você pode avaliar se precisará de mais pessoal à medida que o evento se aproxima.
Melhores recursos do Basecamp
- Painel de controle de uma página para todos os projetos, tarefas e cronogramas
- Chat em grupo integrado em tempo real para comunicação com diferentes equipes.
- Espaço de trabalho organizado para armazenar documentos e arquivos
Limitações do Basecamp
- Não há planos gratuitos, a menos que você seja estudante.
- O Basecamp não possui gravação de vídeo no aplicativo.
Preços do Basecamp
- Pessoal: US$ 15 por mês
- Negócios: US$ 299 por mês
Avaliações e comentários do Basecamp
- G2: 4,1/5 (mais de 5200 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 14.200 avaliações)
6. Wrike
Se você está planejando organizar eventos online, como webinars, em menor escala, recomendamos o software de gerenciamento de projetos Wrike.
Ele possui modelos de planejamento de eventos para gerenciar prazos, organizar calendários compartilhados, acompanhar o progresso em painéis visuais e monitorar o orçamento.
Melhores recursos do Wrike
- Modelos pré-construídos simplificam o planejamento de eventos recorrentes.
- Quadros Kanban com painéis personalizados, gráficos Gantt interativos e visualizações dinâmicas do calendário.
- Fluxos de trabalho personalizados para monitorar o progresso em tempo real
Limitações do Wrike
- Curva de aprendizado para usuários iniciantes
- A visualização do gráfico de Gantt está disponível apenas para usuários pagos.
Preços do Wrike
- Gratuito
- Equipe: US$ 9,80 por usuário por mês
- Negócios: US$ 24,80 por usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
- Pinnacle: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Wrike
- G2: 4,2/5 (mais de 3400 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 2400 avaliações)
7. Notion
Se você deseja organizar uma festa surpresa de aniversário para seu parceiro, a plataforma de gerenciamento de projetos da Notion pode ajudá-lo a se manter organizado. Você pode criar esboços de projetos com modelos integrados, registrar notas e centralizar custos e atividades em um único hub.
Melhores recursos do Notion
- O Notion AI é um parceiro de escrita criativa para debater ideias e criar conteúdo para eventos.
- Modelos personalizáveis para organizar seu processo de planejamento
Limitações do Notion
- Alguns usuários dizem que falta uma ferramenta de relatórios integrada.
Preços do Notion
- Gratuito
- Plus: US$ 8 por usuário por mês
- Negócios: US$ 15 por usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Notion
- G2: 4,7/5 (mais de 4800 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 1800 avaliações)
8. Cvent
Se você estiver organizando uma feira comercial, a tecnologia para eventos da Cvent permite criar uma experiência memorável para os participantes.
A plataforma de gerenciamento de eventos reduz as tarefas administrativas pré-evento para que você possa capturar, qualificar e acompanhar os leads.
Melhores recursos do Cvent
- Simplifica o processo de seleção do local do evento com o gerenciamento de locais.
- O gerenciamento de expositores simplifica as tarefas e comunicações dos expositores para reduzir a coordenação de idas e vindas.
- A plataforma de webinars permite que você crie webinars envolventes para eventos virtuais.
Limitações do Cvent
- A plataforma é cara em comparação com outras ferramentas desta lista.
- Os recursos podem ser um pouco complexos para usuários sem conhecimentos técnicos e usuários iniciantes.
Preços do Cvent
- Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Cvent
- G2: 4,3/5 (mais de 1700 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 900 avaliações)
9. Whova
Em vez de usar diferentes softwares para gerenciar ingressos, comunicação com os participantes e logística, o software de planejamento de eventos Whova serve como uma solução completa para organizadores de eventos.
A plataforma híbrida unificada para eventos e o software de gerenciamento de locais da Whova oferecem estandes digitais para eventos como feiras de carreira, exposições e feiras comerciais.
Melhores recursos do Whova
- Crie brochuras de eventos prontas para dispositivos móveis com a marca da sua empresa.
- Envie notificações push com anúncios direcionados
- Gerencie os participantes e a venda de ingressos para eventos na mesma plataforma.
Limitações do Whova
- Integrações limitadas com plataformas de terceiros
Preços do Whova
- Preços personalizados
Avaliações e comentários do Whova
- G2: 4,8/5 (mais de 1200 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 1700 avaliações)
10. Scoro
Crie orçamentos para projetos, aloque trabalhos faturáveis e não faturáveis e gerencie reuniões, tarefas e faturas com as ferramentas de gerenciamento de eventos do Scoro.
O Planner da Scoro oferece uma visão geral das cargas de trabalho individuais, vagas disponíveis, possíveis overbookings e prazos.
Acompanhe as horas faturáveis e reais trabalhadas em cada projeto ou cliente e transfira-as para faturas com taxas personalizadas em várias moedas. Você também pode enviar automaticamente lembretes de faturas atrasadas para saldos não pagos e otimizar o gerenciamento de pagamentos.
Melhores recursos do Scoro
- Recursos abrangentes de relatórios para analisar e medir o desempenho do evento.
- Crie propostas e estime custos de entrega com modelos pré-construídos.
- O planejamento de recursos garante que as tarefas sejam atribuídas com base na capacidade dos planejadores de eventos.
Limitações do Scoro
- Sem plano gratuito
- Alguns usuários relatam falta de resposta do suporte ao cliente.
Preços do Scoro
- Essencial: US$ 26 por usuário por mês
- Padrão: US$ 37 por usuário por mês
- Pro: US$ 63 por usuário por mês
- Ultimate: Preço personalizado
Avaliações e comentários do Scoro
- G2: 4,5/5 (mais de 380 avaliações)
- Capterra: 3,7/5 (mais de 1700 avaliações)
Comece a planejar com um software de eventos complexo e personalizável
Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos de eventos, você pode ter certeza de que seus eventos serão memoráveis para os participantes e que tudo correrá conforme o planejado. ?
Recursos essenciais, como modelos de planejamento de eventos, ClickUp AI, integrações, metas e gerenciamento de tarefas de projetos, permitem que você lance eventos de sucesso que seus participantes vão lembrar por muito tempo. ?
Se você está organizando seu próximo evento, experimente o ClickUp gratuitamente.