Wyobraź sobie, że prowadzisz projekt o wysokiej stawce, gdy interesariusz nagle pyta: *"Jakie jest największe ryzyko?"
Zastygasz w bezruchu, ponieważ jest ich oczywiście więcej niż jeden. Przekroczenie budżetu, opóźnienia, problemy z łańcuchem dostaw... to bije na głowę długość kolejki Netflixa.
Diagram tornada znacznie ułatwia przeprowadzenie oceny ryzyka. Zamiast debatować nad potencjalnymi zagrożeniami i ich skutkami na niekończących się spotkaniach, to wizualne narzędzie zapobiegnie nieprzewidzianym zagrożeniom, które mogą siać spustoszenie w biznesie.
Wyjaśnijmy, jak działa analiza wykresu tornado i jak wykorzystać ją do profesjonalnego zarządzania ryzykiem w projekcie.
60-sekundowe podsumowanie
- Diagram tornado to wizualny wykres słupkowy, który pomaga zrozumieć i uszeregować pod względem ważności ryzyka, które mogą mieć wpływ na projekt
- Aby utworzyć diagram tornada, przeprowadź burzę mózgów wszystkich czynników, które mogą mieć wpływ na projekt
- Zbierz dane na temat zakresu możliwych wartości dla każdej zmiennej
- Lista zmiennych według wpływu i tworzenie diagramu za pomocą narzędzi takich jak Excel, oprogramowanie do tworzenia diagramów lub zaawansowane oprogramowanie do zarządzania ryzykiem
- Przeanalizuj diagram, skup się na ryzyku z najdłuższym paskiem lub z najwyższym prawdopodobieństwem i planuj z wyprzedzeniem
- Wykorzystaj ClickUp Whiteboards do wizualnego mapowania ryzyka i tworzenia diagramów tornada w celu lepszego podejmowania decyzji
- Wykorzystaj szablony ClickUp do zarządzania projektami, aby usprawnić analizę ryzyka i utrzymać projekty na właściwym torze
Zrozumienie diagramów tornada
Diagram tornada to pasek używany w ilościowej identyfikacji ryzyka do wizualizacji wpływu różnych zmiennych na określony wynik. Swoją nazwę zawdzięcza temu, że paski są ułożone w kształt przypominający tornado - najszersze na górze i najwęższe na dole.
Diagramy te są szeroko stosowane w zarządzaniu projektami, budownictwie, inżynierii i biznesie.
Są one zasadniczo jak prognoza pogody - pomagają przygotować się na najgorsze poprzez wizualną analizę czynników ryzyka. Jednocześnie pomagają podejmować bardziej świadome decyzje.
fakt: Diagramy tornado są zaskakująco wszechstronne! Choć często wykorzystywane przez osoby zarządzające projektami, mogą być również stosowane na takich polach jak finanse, nauki o środowisku, a nawet podejmowanie decyzji osobistych, takich jak ocena zalet i wad różnych ścieżek kariery.
Czym jest diagram tornada w analizie ryzyka?
W analizie ryzyka diagram tornada działa jak radar projektu. Podkreśla czynniki, które mogą zwiększyć koszty ryzyka projektu poprzez wpływ na oś czasu lub wydatki.
Diagram pomaga wskazać niepewności, które mogą wpłynąć na projekt lub go zepsuć. Służy przede wszystkim do analizy wrażliwości i mierzy, w jaki sposób zmiany różnych danych wejściowych wpływają na wynik.
Im dłuższy pasek, tym bardziej wrażliwy jest wynik projektu na daną zmienną. Na przykład, jeśli niewielka zmiana w niedoborach siły roboczej znacząco wpłynie na oś czasu projektu, czynnik ten będzie miał długi pasek, sygnalizując, że wymaga uwagi.
Z drugiej strony, czynniki z krótszymi paskami mają mniejszy wpływ i mogą nie wymagać natychmiastowej uwagi.
Diagramy tornado są szczególnie korzystne dla analityków ryzyka i kierowników projektów, ponieważ pozwalają uniknąć kłopotliwego przeglądania arkuszy kalkulacyjnych pełnych liczb. Możesz przeprowadzić analizę tornada i porównać wiele czynników ryzyka obok siebie.
Przykład: Załóżmy, że zarządzasz projektem budowlanym. W tym przypadku różne czynniki, takie jak zmiany cen materiałów, niedobory siły roboczej, opóźnienia w uzyskaniu pozwoleń, zła pogoda i awarie sprzętu mogą mieć wpływ na koszty. To mogą być Twoje dane:
| Czynnik ryzyka | Ujemny wpływ ($) | Pozytywny wpływ ($) |
| Wahania kosztów materiałów | -$8,000 | $12,000 |
| Opóźnienia w wydawaniu pozwoleń | -$7,000 | $10,000 |
| Niedobory siły roboczej | -$7,000 | $8,000 |
| Zła pogoda | -$6,000 | $8,000 |
| Awarie sprzętu | -$4,000 | $3,000 |
Oto jak diagram tornada będzie reprezentował te ryzyka:
Ten diagram tornada pokazuje, które ryzyka mają największy wpływ (negatywny i pozytywny). Najdłuższy pasek to wahania kosztów materiałów, co oznacza, że mogą one powodować poważne finansowe bóle głowy. Wiedząc o tym, możesz podjąć działania zapobiegawcze, takie jak zapewnienie regularnej konserwacji lub przygotowanie sprzętu zapasowego.
czy wiesz, że? Tylko 46% firm faktycznie łagodzi ryzyko po jego ocenie - podczas gdy powinny podejmować działania.
Składniki diagramu tornada
Podzielmy wykresy tornado na ich podstawowe elementy.
- Tytuł: Wyjaśnia, czego dotyczy diagram (w powyższym przykładzie diagramu tornada tytuł brzmi "Analiza ryzyka dla projektu budowlanego")
- Paski: Każdy pasek reprezentuje kluczowy czynnik, który wpływa na wynik (wahania kosztów materiałów, niedobory siły roboczej itp.)
- Oś pozioma (oś X): Pokazuje, jak bardzo każdy czynnik może zmienić wynik
- Oś pionowa (oś Y): Lista czynników o wpływie od największego do najmniejszego
- Wartość bazowa: Środek każdego paska pokazuje oczekiwany wynik, jeśli nic się nie zmieni
Jak czytać diagramy tornada?
Czytanie wykresu tornada jest jak skanowanie raportu pogodowego w poszukiwaniu największych burz. Oto jak skutecznie go czytać.
skup się na długości pasków
Najdłuższe paski u góry wykresu wskazują najbardziej znaczący potencjalny wpływ. Jak wspomniano, są to "czynniki krytyczne", które wymagają największej uwagi i strategii łagodzenia. Priorytetyzacja najważniejszych zagrożeń pomaga skupić się na tym, co pilne i uniknąć obciążania zespołu.
analizuj zakres wpływu
Teraz, gdy już wiesz, co należy traktować priorytetowo w pierwszej kolejności, sprawdź, jak duży wpływ ma dany czynnik. Każdy pasek pokazuje potencjalne negatywne i pozytywne zmiany danego czynnika. Jeśli jedna niepewność może zwiększyć lub zmniejszyć koszty o 10 000 $, wiesz, że ma ona ogromny wpływ i możesz odpowiednio pracować nad zarządzaniem ryzykiem.
wyjdź poza wizualizacje
Podczas gdy diagram pokazuje potencjalny wpływ, należy rozważyć, jak prawdopodobne jest jego wystąpienie. Zastanów się także, w jakim stopniu możesz to kontrolować i jak wpłynie to na twoje cele.
wykorzystaj diagram do podejmowania mądrych decyzji
Gdy już wiesz, które ryzyka mają największe znaczenie, przydziel zasoby, aby kontrolować ryzyka o największym wpływie, planuj najgorsze scenariusze, przygotowując rozwiązania i wykorzystuj potencjalne pozytywne skutki, gdy tylko jest to możliwe.
Pro Tip: Dłuższy pasek nie zawsze oznacza wysokie prawdopodobieństwo występowania. Przedyskutuj więc diagram tornada ze swoim Teamsem i wybierz ryzyka, których wystąpienie jest bardziej prawdopodobne, nawet jeśli reprezentują one mniejszy pasek na diagramie.
Tworzenie diagramu tornada: Przewodnik krok po kroku
Diagramy tornada nie są tak proste w tworzeniu, jak w czytaniu. Oto przewodnik krok po kroku, który ci w tym pomoże!
Krok 1: Zidentyfikuj kluczowe zmienne
Najpierw zastanów się, co może mieć największy wpływ na Twój projekt.
Mogą to być koszty, harmonogramy, zasoby lub ryzyka, takie jak opóźnienia i zmiany cen. Przeprowadź burzę mózgów ze swoim Teamsem, aby upewnić się, że uwzględniłeś wszystko, co ważne.
Krok 2: Zbierz dane dla zmiennych
Do zrobienia wykresu wpływu ryzyka? Dobre pytanie. Przyjrzyj się danym z poprzednich projektów, raportowaniu branżowemu, rzeczywistym liczbom i skonsultuj się z ekspertami. Spróbuj oszacować najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne scenariusze dla każdego ryzyka.
Krok 3: Stwórz układ diagramu
Teraz możesz stworzyć swój diagram tornada!
Lista zmiennych wejściowych na osi x od największego do najmniejszego wpływu. Pokaż ich możliwe zakresy wartości. Następnie oblicz ich wpływ na wynik i wyświetl je jako paski na osi y. Ale do zrobienia?
Korzystając z tego samego przykładu projektu budowlanego, zapoznajmy się z nim, tworząc diagram tornada w programie Microsoft Excel.
1. Otwórz nowy arkusz Excel i wprowadź dane
Posortuj dane w kolejności malejącego potencjalnego wpływu. Pomoże ci to stworzyć bardziej intuicyjny wizualnie diagram tornada, w którym najbardziej wpływowe czynniki są wyraźnie widoczne.
2. Zaznacz całą sekcję danych. Przejdź do Wstaw i kliknij Tabela
3. Kliknij OK. Oto, co zobaczysz
Teraz Twoje dane są gotowe do przekształcenia w diagram tornada.
4. Zaznacz całą tabelę i kliknij przycisk Wstaw. W sekcji wykresów wybierz pozycję Słupkowy wykres skumulowany
Dzięki temu uzyskasz podstawowy wykres tornada, który możesz niestandardowo dostosować do swoich preferencji.
5. Dodaj odpowiedni tytuł wykresu dla diagramu tornada
6. Jeśli diagram jest odwrócony, jak w tym przykładzie, wystarczy przejść do sekcji Oś pionowa i zaznaczyć pole Kategorie w odwrotnej kolejności
7. Przypisuj etykiety wysokie lub niskie w zależności od swoich preferencji
Wypróbuj różne niestandardowe opcje i zobacz, co najlepiej pasuje do Twojego diagramu. Gdy będziesz zadowolony, możesz skopiować i wkleić ten diagram do dokumentów i efektywnie pracować nad zarządzaniem ryzykiem.
📮 ClickUp Insight: 92% pracowników korzysta z niespójnych metod śledzenia elementów działań, co wynika z braku decyzji i opóźnień w ich realizacji. Niezależnie od tego, czy wysyłasz notatki, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, proces ten jest często rozproszony i nieefektywny.
Rozwiązanie do zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia płynną konwersję rozmów na zadania - dzięki czemu Twój zespół może działać szybko i pozostać w zgodzie.
Krok 4: Interpretacja i analiza diagramu
To już znasz! Najdłuższe paski = największe ryzyko. Sprawdź, czy wpływ jest przede wszystkim negatywny, czy też zmienia się w obie strony.
Ustal priorytety zarządzania najważniejszymi rodzajami ryzyka za pomocą planów awaryjnych, korekt budżetu, rezerwowych dostawców lub elastycznych oś czasu. Na koniec omów swoje ustalenia z interesariuszami, zbadaj rozwiązania i podejmij świadome decyzje, aby utrzymać projekt na właściwym torze.
Pro Tip: Jeśli ryzyko wygląda na poważne, przeprowadź dalszą analizę, aby zrozumieć jego pełny wpływ!
Oprogramowanie i narzędzia do tworzenia diagramów tornada
Jednym z wyzwań związanych z diagramem tornada jest jego ręczne tworzenie. Może to być czasochłonne i podatne na błędy. Na szczęście z pomocą przychodzi kilka narzędzi programowych.
Excel i Arkusze Google to najczęściej używane narzędzia programowe, które oferują podstawowe możliwości tworzenia wykresów. Możesz także zdecydować się na oprogramowanie do tworzenia diagramów, takie jak Draw. io lub Miro. Jeśli tworzenie diagramów jest twoim jedynym celem, te narzędzia mogą być dla ciebie najlepsze.
Jednak dedykowane oprogramowanie do zarządzania ryzykiem, takie jak @RISK, może być doskonałym rozwiązaniem, jeśli szukasz wyspecjalizowanych platform. @RISK to potężne narzędzie zaprojektowane specjalnie do analizy ryzyka i niepewności, które posiada zaawansowane funkcje analizy wrażliwości wykresu tornada.
A co gdybyś mógł przeprowadzić burzę mózgów, przekształcić je w diagramy tornada i stworzyć zadania na podstawie wyników, a wszystko to w jednym miejscu?
to możliwe z ClickUp , wszystko aplikacja do pracy!*
Wykreśl wykres tornada za pomocą ClickUp
ClickUp może wydawać się jedynie narzędziem do zarządzania projektami. Jednak jego zaawansowane możliwości współpracy i wizualizacji sprawiają, że idealnie nadaje się do oceny ryzyka i procesu zarządzania nim.
Zacznij od burzy mózgów na temat wszystkich zagrożeń, które mogą mieć wpływ na Twój projekt. Myślisz o użyciu programu Microsoft Word do notatki wszystkich swoich ustaleń? Nie musisz!
ClickUp Docs pozwala stworzyć scentralizowany dokument ze śledzeniem historii wersji do udostępniania całemu zespołowi. Może to być szablon rejestru ryzyka do wykorzystania w przyszłości!
Co więcej, możesz także współpracować z członkami Teams lub uzyskiwać informacje zwrotne od różnych udziałowców w czasie rzeczywistym. Koniec z narzekaniem na niekończące się wersje dokumentów!
ClickUp Tablica to fantastyczne narzędzie do wizualizacji ryzyka związanego z projektem za pomocą diagramu tornada. Oto przykład projektu budowlanego (wersja ClickUp).
- Użyj strzałek dla osi X i Y oraz narzędzia kształtu, aby utworzyć prostokąty dla każdego czynnika ryzyka. Ułóż je pionowo, aby naśladować klasyczny kształt tornada
- Dodaj czynniki ryzyka, opatrz każdy prostokąt etykietą jego potencjalnego wpływu i voila! Właśnie stworzyłeś diagram tornada.
Ale czekaj, to nie wszystko!
To, co sprawia, że ClickUp jest tak świetny, to jego elastyczność. Gdy masz już gotowy diagram tornada, możesz dodać notatki dotyczące wyników projektów z przeszłości lub wszystko, co Twój zespół powinien wiedzieć o przedstawionych mu danych.
Przekształć ryzyko w zadania
A co najlepsze? Możesz przekształcić te notatki w zadania i przypisać je członkom swojego zespołu bezpośrednio na tablicy!
Po utworzeniu zadań przejdź do obszaru roboczego zespołu, w którym one istnieją i dodaj wszelkie opisy lub połączenia, które mogą pomóc zespołowi w lepszej pracy.
Możesz również skorzystać z list kontrolnych zadań ClickUp, aby stworzyć listę kontrolną oceny ryzyka dla swojego zespołu.
Możesz zapytać: "Czy będę musiał wracać do dokumentów lub Tablicy za każdym razem, gdy będę chciał spojrzeć na zmienne? " Absolutnie nie!
Pola niestandardowe ClickUp pozwalają dodawać je bezpośrednio do zadań. Dodatkowo, możesz dodać niestandardowe pole specjalnie zaprojektowane do śledzenia wartości pieniężnych, dzięki czemu "$1000" nie stanie się "@1000", a Ty będziesz mieć jednolitą bazę danych.
Skuteczne śledzenie danych
Ostatnim elementem układanki jest łatwa wizualizacja i zarządzanie danymi dotyczącymi ryzyka w jednym widoku. ClickUp Dashboards to Twój Święty Graal do zrobienia tego skutecznie! Pomaga wizualizować kluczowe wskaźniki ryzyka, takie jak całkowity potencjalny wpływ wszystkich zagrożeń.
Dodatkowo, możesz również wykorzystać widżety do wyświetlania krytycznych informacji, takich jak liczba otwartych ryzyk lub postęp działań ograniczających ryzyko.
Analiza i zarządzanie ryzykiem są najlepiej wykonywane, gdy są uproszczone. ClickUp to najlepsze oprogramowanie do analizy predykcyjnej, eliminujące potrzebę przeskakiwania między czatami zespołu w celu omówienia i tak już złożonego procesu.
ClickUp łączy wszystkich - od analityków danych po zespół sprzedaży i HR - pod jednym dachem, dzięki czemu wszyscy współpracują, a Ty pozostajesz bezstresowy!
Jak potwierdza kierownik projektu Tiffany Vedamuthu z Mayo Clinic:
ClickUp pomógł mi pozostać na bieżąco jako Project Manager, pozwalając mi dokładnie śledzić i przełączać się między projektami, różnymi zadaniami i dokładnie rejestrować takie rzeczy jak decyzje, ryzyko i oś czasu w jednym miejscu.
ClickUp pomógł mi pozostać na bieżąco jako Project Manager, pozwalając mi dokładnie śledzić i przełączać się między projektami, różnymi zadaniami i dokładnie rejestrować takie rzeczy jak decyzje, ryzyko i oś czasu w jednym miejscu.
Przeczytaj także: Free Szablony Oceny Ryzyka w Excelu i ClickUp
Jak diagramy tornada pomagają w zarządzaniu ryzykiem
Tak więc, możesz powiedzieć, że tak naprawdę nie potrzebujesz diagramów tornada do zarządzania ryzykiem (i później kwestionować swoje życiowe wybory). Podamy jednak kilka konkretnych powodów, do zrobienia których są one potrzebne.
Mogą one pomóc:
- Wykryj sprawców kłopotów: Zidentyfikuj czynniki, które mogą spowodować największe szkody w twoich projektach i uniknij późniejszych niespodzianek
- Ustal priorytety swoich wysiłków: Skoncentruj się na największych zagrożeniach, zamiast zaprzątać sobie głowę mniej istotnymi problemami
- Usprawnij proces podejmowania decyzji: Zrozum słabe punkty projektu i dostosuj budżet, oś czasu lub strategie łagodzenia skutków, aby odnieść większe powodzenie
- Usprawnij komunikację: Użyj diagramów tornada, aby wizualnie wyjaśnić ryzyko swojemu zespołowi lub szefowi i zapewnić zgodność
- Bądź proaktywny: Rozwiązuj problemy, zanim się pojawią, oszczędzając czas i wysiłek związany z późniejszym usuwaniem szkód
Podsumowując, diagramy tornada pozwalają przewidywać, rozumieć i proaktywnie reagować na ryzyko związane z projektem, dzięki czemu możesz wejść na pole z pełną świadomością!
Praktyczne zastosowania diagramów tornada
Wiesz już wszystko o diagramach tornada. Ale kiedy należy z nich korzystać? Oto kilka praktycznych zastosowań.
budżetowanie
Planujesz kampanię marketingową? Diagram tornada pomoże ci zidentyfikować zagrożenia dla budżetu, takie jak rosnące koszty reklamy lub nieoczekiwane wydatki.
Daje to czas na strategiczną alokację środków i potencjalne zbadanie opłacalnych alternatyw, takich jak organiczne kampanie w mediach społecznościowych.
planowanie
Praca nad nowymi projektami wiąże się z niepewnością. Zidentyfikuj potencjalne opóźnienia, takie jak zatwierdzenia, problemy z dostawcami lub rozszerzenie testów za pomocą diagramu tornada.
Następnie możesz dostosować oś czasu i dodać bufory na zatwierdzenia regulacyjne, wąskie gardła dostawców i nieprzewidziane okoliczności.
wejście na rynek
Wprowadzasz na rynek nowy produkt lub usługę? Diagram tornada pomaga wizualizować zagrożenia, takie jak silna konkurencja, zmieniające się preferencje konsumentów i wysokie koszty marketingowe.
Dzięki temu możesz opracować lepszą strategię marketingową, efektywnie alokować zasoby i rozwijać się na konkurencyjnym rynku.
decyzje inwestycyjne
Niezależnie od tego, czy chodzi o nowy biznes, czy zakup akcji, diagram tornada pomaga ocenić wpływ konkurencji rynkowej, warunków ekonomicznych i innych czynników. Dzięki temu możesz podejmować bardziej świadome decyzje inwestycyjne i minimalizować narażenie na potencjalne straty.
Oswoić tornado z ClickUp!
Mamy nadzieję, że nasze kalambury z tornadem jeszcze cię nie zniechęciły - bo oto nadchodzi kolejny.
Jeśli twój projekt jest statkiem na wzburzonym morzu, diagramy tornada są twoim radarem pogodowym, pomagającym w prognozie najważniejszych zagrożeń, zanim doprowadzą one do katastrofy.
Chociaż mógłbyś zmagać się z formułami Excela lub żonglować wieloma narzędziami, dlaczego nie ułatwić sobie życia dzięki ClickUp?
Wszystko, czego potrzebujesz, od burzy mózgów po tworzenie wykresów tornado i ich śledzenie, w jednym elastycznym miejscu.
Załóż darmowe konto ClickUp już dziś!