Bez przejrzystej wizualizacji procesu obsługi drobne problemy narastają, a interakcje z klientami zamieniają się w zgadywanie.
Rozwiązanie? Plany usług. Narzędzia te pomagają projektantom usług i zespołom wizualizować i usprawniać cały cykl pracy.
Martwisz się zaczynaniem od zera? Nie martw się!
Ten artykuł obejmuje 12 najlepszych, gotowych do użycia szablonów planów usług, które upraszczają i usprawniają projektowanie procesów i usług.
Czym są szablony Service Blueprint?
Szablon planu usług to wizualne narzędzie do tworzenia map procesów usługowych. Poprzez rozbicie i wizualizację każdego kroku, są one zaprojektowane w celu poprawy operacji i doświadczenia klienta (CX).
Ponadto wstępnie zaprojektowane pola danych szablonu ułatwiają przyjęcie, niezależnie od złożoności procesu.
Zastanawiasz się, jak wpływają one na Twój Business? Zobacz to:
- Wizualizuje cały proces obsługi i zapewnia przejrzysty przepływ pracy
- Wyjaśnia obowiązki zespołu i skraca czas reakcji klienta
- Identyfikuje nieefektywność procesów i pomaga zoptymalizować istniejące procesy wsparcia
- Poprawia koordynację między frontstage i backstage Teams
Szablony planów usług są skuteczne w każdej branży i funkcji, od zamawiania prototypów po outsourcing zarządzania projektami i zasobami ludzkimi.
Blueprints były pierwotnie metodą reprodukcji dokumentów technicznych, a nie oryginalnych planów.
Co składa się na dobry szablon planu usługi?
Mimo że szablon planu usługi jest dość wszechstronny, musi spełniać kilka kluczowych kryteriów.
Przeanalizujmy, jakie aspekty są niezbędne:
- Różnorodne możliwości niestandardowe: Wybierz rozwiązanie, które płynnie dostosowuje się do różnych branż i procesów usługowych. Zdecyduj się na elastyczność w modyfikowaniu pól, scen i cykli pracy, aby dostosować je do swoich potrzeb
- Wyczyszczone mapy procesów: Preferuj opcje wizualnie przedstawiające różne komponenty usługi i punkty styku, od interakcji z klientem po operacje zaplecza. Dobrze skonstruowany plan zapewnia przejrzystość i wydajność
- Projekt przyjazny dla współpracy: Priorytety szablonów, które umożliwiają łatwe wprowadzanie danych przez wielu interesariuszy. Wybierz rozwiązania w zakresie koordynacji i komunikacji, które sprzyjają realizacji usług
- Spostrzeżenia oparte na danych: Wybieraj szablony, które umożliwiają śledzenie kluczowych wskaźników usług i punktów bólu. Dane w czasie rzeczywistym pomagają udoskonalić procesy w celu ciągłego doskonalenia
- Skalowalność i łatwość użycia: Wybierz szablony obsługi klienta, które rozwijają się wraz z Twoim Businessem, bez zwiększania złożoności. Intuicyjne układy ułatwiają wdrożenie, niezależnie od wielkości procesu
Do zrobienia? Dostosowanie celów biznesowych do inicjatyw CX jest największym wyzwaniem w osiąganiu doskonałości usług. Pokazuje to, jak istotna może być funkcja ustawienia celów w rozwiązaniu blueprint.
12 najlepszych szablonów Service Blueprint
Mając oczy skupione na tym, czego szukać, wybór rozwiązania spełniającego wymagania biznesowe jest łatwiejszy. Przyjrzyjmy się teraz szablonom planów usług.
1. Szablon planu usługi ClickUp
Potrzebujesz łatwej do zintegrowania mapy drogowej usług w każdym projekcie? Szablon Service Blueprint firmy ClickUp to rozwiązanie, które obejmuje wszystko. Wyróżniającym się aspektem tego rozwiązania są szczegółowe podzadania zaprojektowane w celu uproszczenia sposobu, w jaki Twój zespół śledzi interakcje z klientami.
Dodatkowo, każdy element jest mapowany w odniesieniu do konkretnej sceny cyklu życia klienta. Idealne do systematycznego tworzenia map drogowych obsługi klienta.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Zachowaj przejrzystość komunikacji dzięki natychmiastowej etykiecie szablonu zadania i przypisanym komentarzom
- Poprowadź Teams do dostarczania jasnych, wydajnych interakcji z klientem z niezbędnymi fizycznymi dowodami w każdym podzadaniu
- Śledzenie i optymalizacja czasu pracy i rozliczeń dzięki wbudowanym polom danych dotyczących godzin pracy, całkowitego wynagrodzenia i nadgodzin
Idealne dla: Tworzenia dostosowanych przykładów schematów usług, integracji procesów usługowych z mapami drogowymi projektów
2. ClickUp Service Blueprint Kanban Tablica Szablon
Szablon Tablicy Kanban ClickUp Service Blueprint jest przeznaczony dla Teams, którzy chcą wizualizować usługi klienta według priorytetów zadań. Szablon grupuje szczegóły w oparciu o scenę cyklu życia klienta, prezentując informacje na tablicy Kanban.
Oprócz skutecznego przydzielania zadań, menedżerowie otrzymują widok z lotu ptaka na zgłoszenia serwisowe w pipeline i obciążenia zespołu.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Popraw jakość obsługi klienta dzięki informacjom o tym, "co poszło dobrze" i "co można poprawić" w każdym zgłoszeniu serwisowym
- Monitoruj zadania serwisowe za pomocą niestandardowych widoków według statusu, osoby przypisanej i terminów
- Usprawnij operacje i cykl pracy dzięki polom danych, takim jak działania zakulisowe i informacje o procesach wsparcia
Idealne dla: Business, którzy są przyzwyczajeni do tablic kanban i metodologii Agile w zarządzaniu procesami usługowymi
3. Szablon zlecenia serwisowego ClickUp
Szablon zgłoszenia serwisowego ClickUp to idealne rozwiązanie do usprawnienia obsługi problemów i zgłoszeń klientów. Najważniejszym elementem szablonu jest formularz, który klienci i wewnętrzne zespoły mogą udostępniać w celu rejestrowania swoich potrzeb.
Po zarejestrowaniu zgłoszeń dotyczących projektów, szablon listy umożliwia widok szczegółów i podejmowanie działań w związku z otwartymi problemami w oparciu o poziomy priorytetów, typy zgłoszeń i osoby przypisane.
Pro Tip: Preferuj szablony RFQ, gdy masz do czynienia z zewnętrznymi zapytaniami o usługi. Standaryzuje to wybór dostawcy i zapewnia jasne oczekiwania
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Usprawnij świadczenie usług, rejestrując dział, lokalizację, typ usługi i opisy problemów na każdej karcie Kanban
- Usprawnij zarządzanie eskalacją i wydajność dzięki szybkiemu widokowi podsumowania usług w czasie rzeczywistym
- Zapisuj istotne informacje o klientach i łatwo wizualizuj ich żądania za pomocą ponad dziewięciu niestandardowych atrybutów
Idealne dla: Biznesów regularnie zarządzających biletami serwisowymi dla swoich produktów i zasobów
4. Szablon raportowania usług ClickUp
Szablon raportowania usług ClickUp pomaga Twojemu Businessowi zrozumieć i poprawić sytuację po każdej usłudze. Oprócz rejestrowania informacji kontaktowych, pozwala on Twojemu zespołowi na szczegółowe opisanie każdego problemu, dostarczonej usługi i opinii klientów.
Krótko mówiąc, szablon ten pomaga uzasadnić swoje usługi i ujawnia opinie klientów w każdej interakcji.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Zintegruj pętle informacji zwrotnych z regularnym raportowaniem usług za pomocą skali Likerta w podzadaniach oceny
- Podkreśl analizę usług opartą na danych dzięki wstępnie zaprojektowanym polom, takim jak typ incydentu, informacje i świadczona usługa w każdym podzadaniu
- Zwiększ odpowiedzialność interesariuszy projektu dzięki raportowaniu dokumentującemu działania i oś czasu ich rozwiązania
Idealne dla: Każdego zespołu i biznesu, który chce ulepszyć i skontrolować swoje procesy obsługi i wsparcia
💡 Friendly Hack: Wykorzystaj dane z raportów serwisowych do stworzenia mapy możliwych rozwiązań najczęstszych problemów. Pomaga to niestandardowym klientom w samodzielnym diagnozowaniu problemów i pozwala nowym pracownikom przyspieszyć proces świadczenia usług.
5. Szablon propozycji usługi ClickUp
Podczas gdy raportowanie to jeden z etapów procesu świadczenia usług, szablon ClickUp Service Proposal Template odnosi się do faz przygotowawczych. Ten szablon dokumentu jest wstępnie zaprojektowany z tabelami i polami do mapowania wszystkiego, od szczegółów wnioskodawcy po zakres i metodologię projektu.
Podsumowanie? Wszystko, czego potrzebujesz, aby śledzić działania klientów i zaprezentować dobrze zorganizowany projekt usługi.
💡 Pro Tip: Użyj ClickUp Brain, narzędzia AI platformy, aby poprawić frazowanie, dopracować język i tworzyć zadania. Integruje się ono z każdą funkcją ClickUp, w tym z narzędziem do tworzenia dokumentacji.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Spersonalizuj swoje propozycje i dodaj motywy marki dzięki logo firmy w szablonie i bogatym opcjom formatu
- Zwiększ odpowiedzialność klientów i usprawnij rozliczenia dzięki dedykowanym sekcjom podpisów i zatwierdzeń
- Łatwo udostępniaj i prezentuj swoje propozycje dzięki różnorodnym formatom eksportu i solidnym opcjom kontroli dostępu
Idealne dla: Teams, którzy regularnie używają dokumentów ofertowych do pozyskiwania nowych klientów i projektów
6. Szablon formularza wyceny usługi ClickUp
Chcesz udostępniać swoje oferty bez konieczności pisania długich wątków e-mail? Wypróbuj szablon formularza wyceny usługi ClickUp.
Rozwiązanie zaczyna się od formularza do rejestrowania potrzeb klienta, takich jak wymagany typ usługi, liczba pracowników, poziom doświadczenia itp. To, wraz z niestandardowymi widokami, pozwala firmom odpowiadać szybkimi wycenami, a nawet planować zasoby dla projektów.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Wyzwalaj e-maile i powiadomienia do osób zgłaszających zapotrzebowanie na usługi za pomocą automatyzacji jednym kliknięciem
- Aktualizuj kalkulacje i dokładne wyceny w czasie rzeczywistym dzięki wbudowanym niestandardowym formułom
- Śledzenie statusu wyceny bez wysiłku dzięki scentralizowanemu widokowi tablicy dla działań następczych i zatwierdzeń
Idealne dla: Biznesów działających w konkurencyjnych branżach, w których szybka wycena jest niezbędna
7. Szablon karty czasu pracy ClickUp
Szablon karty czasu pracy ClickUp pomaga zespołom śledzić czas, zarządzać budżetami i upraszczać listę płac. Wykorzystuje dzienne karty czasu pracy do mapy stawek godzinowych i kategorii wynagrodzeń, zapewniając dokładne śledzenie kosztów.
Rozwiązanie posiada również cztery proste i przejrzyste statusy przetwarzania, które pomagają w śledzeniu płatności.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Efektywna dystrybucja obciążeń pracą dzięki szczegółowym informacjom o nadgodzinach i podsumowaniom kart czasu pracy pracowników
- Niestandardowe karty czasu pracy ze strukturami wynagrodzeń opartymi na rolach w celu dokładnego śledzenia wynagrodzeń
- Łatwo analizuj godziny pracy i trendy dzięki widokom raportów tygodniowych i miesięcznych
🎯 Idealne dla: zespołów zarządzających projektami biznesowymi, które obsługują szczegółowe budżety projektów i duże zespoły serwisowe
➡️ Czytaj więcej: Jak poprawić orientację na klienta?
8. Szablon umowy o świadczenie usług ClickUp
Szablon umowy o świadczenie usług ClickUp jest niezbędnym dokumentem w każdym biznesie, jeśli chcesz zabezpieczyć podstawy prawne i handlowe przed rozpoczęciem współpracy z klientem. Jasno określa on role i obowiązki, zapewniając, że wszystkie strony rozumieją swoje zobowiązania.
Zawiera on również specjalną sekcję dotyczącą odszkodowań, oferując ochronę w przypadku wrażliwych usług dla klientów. Ponadto, cała zawartość tego szablonu jest łatwa do aktualizacji, edycji i dopracowania.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Ustawienie postanowień i klauzul specyficznych dla projektu w tym samym dokumencie dzięki wbudowanym stronom zagnieżdżonym
- Uwzględnij jasne strategie wyjścia z dobrze zdefiniowanymi warunkami rozwiązania umowy w celu zapewnienia elastyczności operacyjnej
- Unikaj sporów dotyczących płatności dzięki ustrukturyzowanej sekcji płatności, określającej opłaty, terminy i kary
Idealne dla: Każdego Businessu oferującego swoje usługi zewnętrznym klientom
9. Szablon dokumentu odkrycia usług ClickUp
Następny w kolejności jest szablon ClickUp Services Discovery Document, ustrukturyzowany dokument, który rejestruje wymagania klienta, oczekiwania i zakres projektu. Upraszcza on fazę odkrywania i zapewnia zgodność między Teams i klientami przed rozpoczęciem pracy.
Dzięki wstępnie zdefiniowanym sekcjom dla celów, rezultatów i ograniczeń, szablon ten ogranicza nieporozumienia i przygotowuje scenę dla powodzenia realizacji.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Bądź na bieżąco z potrzebami finansowymi podczas odkrywania dzięki zatwierdzonemu podziałowi kosztów zapisanemu w sekcji planu finansowego
- Ustandaryzuj proces pozyskiwania klientów dzięki sekcjom zawierającym potrzeby, cele i kluczowe szczegóły
- Zmniejsz opóźnienia i natychmiast przejdź od odkrycia do planu dzięki zintegrowanym funkcjom zarządzania zadaniami
Idealne dla: Business z długimi, złożonymi procesami usługowymi i ewoluującymi potrzebami klientów, które wymagają ciągłych badań
10. Szablon ClickUp Customer Onboarding
Chcesz dodać tych wszystkich odsetkich klientów do listy? Szablon Customer Onboarding od ClickUp sprawi, że proces ten będzie szybki i bezpośredni.
Sześć statusów zadań usprawnia wdrażanie i pomaga menedżerom wiedzieć, kiedy należy interweniować. Ponadto szablon rejestruje kluczowe szczegóły, takie jak informacje POC, podpisy klientów, metody płatności i informacje zwrotne w celu płynnego śledzenia i zatwierdzania.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Powiadamiaj Teams o nowych niestandardowych klientach dzięki funkcji Watch w ClickUp, aby otrzymywać powiadomienia o zadaniach w czasie rzeczywistym
- Priorytetyzuj szybsze wdrażanie klientów dzięki wbudowanym poziomom priorytetów i terminom
- Zmniejsz ryzyko rezygnacji dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy wyzwalanym przez logikę warunkową, taką jak słabe oceny opinii
Idealne dla: Wszystkich biznesów, które oferują usługi i doświadczenia dedykowanym klientom i długoterminowym projektom
11. Szablon analizy potrzeb klienta ClickUp
ClickUp Customer Needs Analysis Template to najlepszy wybór dla proaktywnego podejścia do zwiększania satysfakcji klientów. Dzięki 12 dobrze uporządkowanym podzadaniom, prowadzi Teams od wyboru narzędzi analitycznych do zbierania informacji zwrotnych i cementuje ustrukturyzowaną strategię obsługi.
Szablon umożliwia również załączenie formularzy oceny i dokumentów, dzięki czemu śledzenie i podejmowanie decyzji jest bezproblemowe.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Szybsze rozwiązywanie wąskich gardeł i eskalacji dzięki dedykowanym statusom zadań On Hold i Need Input
- Skuteczne pozyskiwanie informacji dzięki wstępnie zaprojektowanym zależnościom między zadaniami
- Systematycznie analizuj potrzeby klientów dzięki szczegółowej liście kontrolnej wbudowanej w każde podzadanie
Idealne dla: Teams, które analizują wpływ i kierunek swoich usług na niestandardowe potrzeby klienta
Pro Tip: E-mail i czat na żywo to najpopularniejsze kanały obsługi klienta. Rozważ zintegrowanie ich z główną mapą podróży klienta.
12. Szablon zarządzania obsługą klienta ClickUp
Szablon do zarządzania obsługą klienta ClickUp to najlepszy sposób na efektywne organizowanie, śledzenie i rozwiązywanie zapytań klientów.
Niestandardowe widoki szablonu porządkują nowe i istniejące zgłoszenia serwisowe według kategorii, umożliwiając różnym teamom efektywne zajęcie się każdym tematem. Ponadto, szablon zawiera jasno określone terminy i oceny nastrojów, co pozwala na skuteczne ustalanie priorytetów zadań.
⭐️ Dlaczego to pokochasz
- Śledź ostatnie działania, dokumenty dotyczące zasobów, postępy w realizacji zgłoszeń serwisowych i dystrybucję obciążenia pracą dzięki przestrzeni przeglądu
- Zwiększ przejrzystość i kontekst dzięki polu Notatki, aby uchwycić kluczowe szczegóły lub spostrzeżenia
- Przyspiesz rozwiązywanie problemów dzięki automatyzacjom, takim jak automatyczne przypisywanie zadań według kategorii lub priorytetów na podstawie opinii klientów
Idealne dla: Każdego zespołu lub biznesu, który chce zarządzać wszystkimi swoimi usługami i doświadczeniami klientów
Podnieś jakość obsługi klienta dzięki ClickUp
Szablony planów usług ułatwiają rozwiązywanie niestandardowych problemów klientów. Dostosowują dbałość zespołu o szczegóły, wyostrzają informacje zwrotne i ulepszają propozycje. W ten sposób przyjęcie odpowiedniego szablonu natychmiast podnosi ogólne standardy usług.
Podczas gdy omówione przez nas szablony Free Service Blueprint usprawniają procesy jak profesjonalista, ClickUp na tym nie poprzestaje. Oferuje również zaawansowaną automatyzację, analitykę opartą na AI i solidne zarządzanie zadaniami.
Gotowy na podniesienie jakości obsługi klienta? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!