Znasz ten moment, kiedy projekt się rozpoczyna i wszyscy kiwają głowami... ale nikt nie jest pewien, co będzie dalej? Właśnie temu chaosowi ma zapobiec dokument inicjujący projekt (PID).
Bez dokumentu PID projekt może popaść w chaos z niejasnymi celami, niedotrzymanymi terminami i zespołami pracującymi na przekór sobie. Jest to punkt wyjścia, który zapewnia, że wszyscy wiedzą co robią, dlaczego to robią i jak to zostanie zrobione.
Ale tworzenie PID nie musi być przytłaczające. Ten przewodnik pokaże ci dokładnie, jak napisać PID, aby nakreślić wszystko, czego potrzebuje twój projekt, aby pozostać zorganizowanym i osiągnąć swoje cele.
PS: Poruszymy również różne aspekty tego tematu, w tym proces tworzenia dokumentacji inicjującej projekt, poruszanie się po zawiłościach fazy inicjacji projektu, pracę z szablonami dokumentów inicjujących projekt oraz wdrażanie skutecznych mechanizmów kontroli projektu. Czytaj dalej!
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
- PID utrzymuje interesariuszy w zgodzie, definiując kluczowe aspekty projektu
- Kluczowe elementy dokumentu PID obejmują oś czasu projektu, budżet, zakres, rezultaty itp.
- PID informuje wszystkich i zapewnia odpowiedzialność
- ClickUp pomaga w tworzeniu PID dzięki funkcjom AI, gotowym szablonom, Dokumentom do wprowadzania danych przez interesariuszy i Tablicom do wizualizacji
- Utrzymanie PID wiąże się z własnymi wyzwaniami, zwłaszcza w przypadku oś czasu lub zmian w budżecie i długotrwałych procesów
- ClickUp sprawia, że utrzymanie PID jest niezwykle łatwe dzięki funkcjom zarządzania projektami
Czym jest dokument inicjujący projekt?
Dokument inicjujący projekt jest żywym, ewoluującym dokumentem dokument projektu który łączy kluczowych interesariuszy, określając cele, uzasadnienie biznesowe, zakres, budżet, oś czasu, plan ryzyka i kto jest za co odpowiedzialny
I nie, nie jest to tylko fantazyjna nazwa karty projektu. Podczas gdy karta daje duży obraz, PID zagłębia się w szczegóły i służy jako praktyczny przewodnik do zrobienia rzeczy.
Jeśli pracujesz zgodnie z metodologią PRINCE2, która oznacza "PRprojekty w kontrolowanych środowiskach", utworzenie PID jest pierwszą sceną projektu fazy inicjacji projektu .
A ponieważ jest to "żywy dokument", dostosowuje się do zmian w budżecie, przesunięć na osi czasu lub nieoczekiwanych objazdów, utrzymując całą załogę w zgodzie z najnowszymi informacjami na temat kolejnych kroków.
Kluczowe elementy dokumentu inicjującego projekt
Dobrze skonstruowany PID ma kluczowe znaczenie dla cyklu życia projektu, zapewniając wszystkim informacje, wyrównanie i pracę nad tymi samymi celami. Będziesz więc musiał ustalić najbardziej istotne informacje, w tym:
- Definicja projektu: Wypisz cele, założenia i wskaźniki powodzenia, tak jakbyś tłumaczył plan projektu komuś, kto właśnie obudził się z długiej drzemki
- Uzasadnienie biznesowe: Pokaż pieniądze! Przedstaw korzyści, szacowane koszty i zwrot z inwestycji, aby wszyscy zrozumieli, dlaczego ten projekt ma znaczenie
- Zakres projektu: Potraktuj to jako listę życzeń projektu: narzędzia, zasoby i wszystko inne, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Nie zapomnij zaznaczyć ograniczeń i nakreślić cyklu pracy, aby zachować realizm
- Oś czasu projektu: Terminy są twoimi przyjaciółmi (poważnie). Przypisz wyraźne daty rozpoczęcia i zakończenia do zadań, aby nie gonić w ostatniej chwili
- Plan zarządzania ryzykiem: Co może pójść nie tak? Zaplanuj to. Wzmianki o potencjalnych zagrożeniach, sposobach radzenia sobie z nimi i o tym, czym zająć się w pierwszej kolejności, jeśli sprawy zaczną iść na boczny tor
- Plan zarządzania zmianami: Zmiany w budżecie? Przesunięcia osi czasu? Rozszerzenie zakresu? Żaden problem, po prostu opracuj mapę tego, jak zmiany będą obsługiwane, aktualizowane i zatwierdzane
- Role i obowiązki: Unikaj nieporozumień typu "Czy ja miałem to zrobić?". Należy jasno określić, kto co robi i komu podlega
- Plan komunikacji: Aktualizuj na bieżąco! Zdecyduj, jak często interesariusze będą otrzymywać raporty z postępów i jak poprosić o dodatkowe informacje bez miliona e-maili
Wskazówka dla profesjonalistów: Oszczędzaj czas używając szablony przeglądów projektów aby skutecznie zorganizować te komponenty. Są jak kody ułatwiające zorganizowanie wszystkiego bez konieczności spędzania godzin na zastanawianiu się, od czego zacząć.
Korzyści z dokumentu rozpoczęcia projektu
Chociaż może się to wydawać czasochłonne, doświadczeni kierownicy projektów zalecają rozpoczęcie od PID, ponieważ zapewnia to płynną podróż przez cały czas trwania projektu cyklu życia projektu od rozpoczęcia do zakończenia projektu.
Zobaczmy dlaczego.
1. Zwycięstwo nad scope creepem
Pamiętasz sytuację, w której Twój klient w ostatniej chwili zmienił założenia projektu? To właśnie scope creep - częste wyzwanie, przed którym stają menedżerowie po rozpoczęciu projektu. PID jest planem projektu, dzięki któremu wszyscy w zespole projektowym są na tej samej stronie od pierwszego dnia. Jasno określa zakres projektu, rezultaty i granice, dzięki czemu nie ma wątpliwości co do tego, co wchodzi w zakres projektu, a co nie.
Dokument ten ustawia również barierę dla zmian, definiując formalny proces zatwierdzania. Oznacza to, że jeśli ktoś zasugeruje nowe funkcje lub poprawki w połowie projektu, będą one musiały przejść przez przegląd w celu oceny wpływu na czas, budżet i zasoby.
2. Zaangażowanie wszystkich interesariuszy
PID pomaga uporać się z klasycznym dylematem "zbyt wielu kucharzy", który pojawia się przy zarządzaniu dużym projektem obciążonym interesariuszami. Na przykład, ustawienie dwutygodniowych przeglądów sprintu w celu śledzenia postępów i rozwiązywania wątpliwości jest praktycznym sposobem na utrzymanie zgodności.
Jest to jeden z wielu przykłady zarządzania projektami które zapewnią akceptację interesariuszy i zmniejszą ryzyko rozbieżności.
3. Zakończona odpowiedzialność
Jeśli twój zespół nie wie, kto co robi, chaos nie jest daleko w tyle. PID wyczyści sytuację, dając każdemu jasną listę jego zadań i tego, czego się od niego oczekuje
Zwiększa również własność, ponieważ gdy ludzie znają swoją rolę dzięki jasnej dokumentacji projektu, są bardziej skłonni do podjęcia pewnych decyzji, które popychają projekt do przodu.
4. Standaryzacja komunikacji
Gdybyśmy mieli grosza za każdym razem, gdy interesariusz mówi: "Ale nie zostaliśmy o tym poinformowani!", prawdopodobnie bylibyśmy już milionerami! 😄
Właśnie dlatego niezbędny jest wyczyszczony plan komunikacji w PID, który obejmuje następujące elementy:
✔️ Kanały komunikacji: Posiadanie określonych grup lub kanałów jest ratunkiem dla interesariuszy, którzy mogą zadawać palące pytania i szybko uzyskać odpowiedzi.
Przykład: Wewnętrzny czat i wiadomości e-mail
✔️ Częstotliwość kontroli i aktualizacje postępów: Częste spotkania stand-up w celu omówienia aktualizacji wyników projektu są jak system wczesnego ostrzegania, ponieważ interesariusze mogą podnieść czerwone flagi, zanim sprawy pójdą na bok.
Przykład: Spotkania stand-up w każdy Monday i Friday
✔️ Dokumentacja po spotkaniu: Jeśli ktoś opuści spotkanie? Protokoły ze spotkań (MoMs) wspierają te osoby, zapewniając, że w mgnieniu oka powrócą do szczegółów projektu.
Przykład: Protokoły ze spotkań (MoM) udostępniane po każdej dyskusji
➡️ Czytaj więcej: Jak stworzyć cykl pracy nad dokumentacją produktu? 📮ClickUp Insight: _Około 41% profesjonalistów preferuje komunikatory internetowe do komunikacji w zespole
Chociaż zapewniają one szybką i wydajną wymianę informacji, wiadomości są często rozproszone w wielu kanałach, wątkach lub wiadomościach bezpośrednich, co utrudnia późniejsze wyszukiwanie informacji. Dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu, takiemu jak ClickUp Chat wątki czatu są mapowane do konkretnych projektów i zadań, dzięki czemu rozmowy są łatwo dostępne i mają odpowiedni kontekst.
Kroki tworzenia dokumentu inicjującego projekt
Tworzenie dokumentu inicjującego projekt (PID) może być trudne. Musisz żonglować różnymi opiniami interesariuszy, radzić sobie ze zmianami zakresu i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Jedna osoba może chcieć więcej szczegółów, inna mniej i nagle projekt staje się bardziej skomplikowany niż powinien. Co więcej, scope creep może wkraść się do projektu i zmienić jego kierunek jeszcze przed jego rozpoczęciem.
Zobaczmy, jak można uprościć proces tworzenia danych PID.
1. Zbieranie informacji do tworzenia uzasadnienia biznesowego lub karty projektu
Zacznij od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań.
✔️ Dlaczego klient realizuje ten projekt?
✔️ Co chce osiągnąć poprzez zrobienie tego projektu?
✔️ Jakiego rodzaju wsparcia są skłonni udzielić dostawcy?
✔️ W jaki sposób chcą zmierzyć powodzenie projektu?
Te szczegóły pomogą ci wyjaśnić znaczenie projektu i korzyści, jakie przyniesie on klientowi. Następnie można rozszerzyć dokumentację projektu o następujące elementy:
✔️ Analiza finansowa określająca zwrot z inwestycji (ROI)
✔️ Analiza ryzyka wraz z planem działania w celu zarządzania ryzykiem
✔️ Ramy określające sposób podejmowania kluczowych decyzji oraz plan komunikacji ClickUp do zarządzania projektami oferuje wszystkie kluczowe funkcje w ramach jednej kompleksowej platformy. Dokumenty ClickUp to idealne narzędzie do dokumentowania wszystkich tych szczegółów w jednym miejscu. Możesz stworzyć ustrukturyzowane uzasadnienie biznesowe lub kartę projektu, korzystając z gotowych szablonów lub dostosowując własne.
Dokumentuj kluczowe informacje i współpracuj ze swoim zespołem w jednym miejscu za pomocą ClickUp Docs
To, co wyróżnia ClickUp Docs, to jego zdolność do radzenia sobie z tymi typowymi bolączkami:
👉 Problemy z kontrolą wersji: Koniec z niedopasowanymi wersjami roboczymi i niekończącymi się nazwami plików, takimi jak Final_Final_v3. Współpraca w czasie rzeczywistym zapewnia, że wszyscy edytują ten sam dokument na żywo
👉 Brak zgodności z interesariuszami: Pomiń korespondencję zwrotną i natychmiast udostępniaj dokumenty, przypisuj określone sekcje i upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie
Nieefektywna komunikacja: Przestań tonąć w wątkach e-maili i zostawiaj komentarze i wzmianki w dokumencie, aby rozwiązywać pytania tam, gdzie są ważne
Podczas gdy business case i karta projektu zgodnie z tym samym podejściem, uzasadnienie biznesowe może być nieco bardziej szczegółowym wyjaśnieniem zakresu projektu i jego analizy kosztów do korzyści.
💡 Pro Tip: Stwórz kompleksową kartę projektu, korzystając z jednego z poniższych sposobów free szablony kart projektów które pomagają w ustrukturyzowanym podejściu do inicjowania projektów. Możesz również sprawdzić nasze przykłady kart projektów dla inspiracji.
2. Identyfikacja kluczowych interesariuszy i uzyskanie ich zgody
Po wyjaśnieniu "co" i "dlaczego" projektu, nadszedł czas, aby zająć się "kto". Zrób listę wszystkich interesariuszy, którzy będą:
👉 dostawcami zasobów dla projektu
Przykład: Kierownicy wyższego szczebla, Teams Leads
zatwierdzanie projektu i posiadanie ostatecznego głosu
Przykład: Właściciele firmy, CEO, CFO, CTO
wpływanie na decyzje mające wpływ na powodzenie projektu
Przykład: Inwestorzy, sponsorzy, dostawcy
Zanotuj członków teamu, którzy mogą mieć wpływ na projekt i przedstaw im cały plan. Zdecyduj również, jak często będą oni informowani o postępach w projekcie.
Zadowolenie kluczowych interesariuszy jest ważnym czynnikiem określającym prawdopodobieństwo powodzenia projektu. Uzyskanie zgody interesariuszy na początkowej scenie pozwala rozwiać wszelkie ich obawy i uniknąć nieporozumień w trakcie realizacji planu.
Insider Hack➡️ Dotarcie z propozycją do zapracowanych interesariuszy może wydawać się krzykiem w pustkę, prawda? W tym miejscu szablony propozycji projektów mogą pomóc w stworzeniu zwięzłej, profesjonalnej propozycji, która przyciągnie uwagę i przejdzie od razu do rzeczy - idealnej dla interesariuszy z napiętymi harmonogramami. Oto Szablon propozycji projektu ClickUp na dobry początek.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/ClickUp-Project-Proposal-Template.jpeg Szablon propozycji projektu ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-27791 Pobierz szablon /%cta/
3. Tworzenie raportu wykonalności
Wpadnięcie na pomysł i jego realizacja to ekscytujące doświadczenie. Ale powodzenie projektów nie opiera się tylko na pomysłach - są one budowane w oparciu o wykonalność.
Mówiąc prościej, ważnym aspektem studium wykonalności lub raportu jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: "Jak prawdopodobne jest, że ten projekt się powiedzie?"
Pomaga to ocenić krytyczne czynniki wpływające na powodzenie projektu, takie jak:
- Wiedza techniczna, infrastruktura i ograniczenia
- Ustandaryzowane procesy operacyjne
- Realistyczny budżet, analiza kosztów i korzyści oraz dostępność funduszy
- Dopasowanie projektu do rynku i analiza potencjalnego ryzyka
- Normy prawne i standardy zgodności
- Osiągalne kamienie milowe
- Dostępność wymaganych narzędzi, sprzętu lub zasobów ludzkich
Przeprowadzenie studium wykonalności poprawia wskaźnik powodzenia projektu poprzez wyeliminowanie niedociągnięć przed rozpoczęciem wdrożenia.
A wszystko to staje się łatwiejsze dzięki AI. ClickUp Brain może Ci pomóc poprzez:
➡️ Analizowanie danych z poprzednich projektów w celu zasugerowania zasobów technicznych i narzędzi
Podpowiedź: _Czy możesz przejrzeć nasze poprzednie projekty i zasugerować stos technologiczny i infrastrukturę, których będziemy potrzebować do tego projektu?
➡️ Generowanie realistycznych szacunków budżetowych w oparciu o koszty i ROI z poprzednich projektów
Podpowiedź: - Czy możesz oszacować budżet tego projektu na podstawie podobnych projektów i ich kosztów?
➡️ Identyfikowanie potencjalnych zagrożeń poprzez analizę podobnych projektów i proponowanie strategii ich ograniczania
Podpowiedź: _Jakie ryzyko pojawiło się w podobnych projektach i jak możemy je złagodzić w tym projekcie?
Określanie osiągalnych kamieni milowych i oś czasu projektu w oparciu o dostępność zespołu i obciążenie pracą
Podpowiedź: _Based on our team's availability, what are realistic milestones and deadlines for this project?
➡️ Usprawnienie analizy kosztów i korzyści poprzez przegląd zasobów projektu
Podpowiedź: _Czy możesz pomóc zidentyfikować zasoby (ludzi, narzędzia, sprzęt), których potrzebujemy do realizacji tego projektu oraz wszelkie luki, które musimy uzupełnić?
Oto ClickUp Brain wyjaśniający, co poszło nie tak ze strategią zawartości HubSpota
Podczas gdy analiza wykonalności nie jest potrzebna w przypadku małych projektów, większe projekty z ogromnymi inwestycjami, dużymi Teamsami i dłuższym czasem wdrożenia mogą z niej skorzystać.
4. Zdefiniuj zakres projektu
Zakres projektu jest planem projektu - zawiera szczegółowe informacje o tym, co jest uwzględnione, a co nie, i kto jest za co odpowiedzialny. Zdefiniuj zakres skutecznie poprzez:
➡ Określenie namacalnych rezultatów produktu
Przykład: Uruchomienie aplikacji mobilnej z uwierzytelnianiem użytkowników i integracją bramki płatności do końca trzeciego kwartału
➡ Podział projektu na etapy z realistycznymi terminami
Przykład: Faza 1: Projekt i prototyp do końca miesiąca 1. Faza 2: Rozwój do końca miesiąca 2. Faza 3: Testowanie i wdrożenie do miesiąca 3.
➡ ️Przypisanie wyczyszczonej własności dla każdego rezultatu, aby nie było miejsca na pomyłki
Przykład: John jest odpowiedzialny za projektowanie aplikacji, Terry zajmie się rozwojem backendu, a Mike poprowadzi fazę kontroli jakości i testowania.
Co jednak w sytuacji, gdy zespół jest rozproszony w różnych strefach czasowych lub na różnych kontynentach? Burza mózgów i sfinalizowanie zakresu projektu staje się nieco trudne.
W tym miejscu Tablice ClickUp pomagają wizualizować, omawiać i tworzyć mapy każdej części projektu w jednym miejscu. To tak, jakbyś miał dużą sesję na tablicy z całym zespołem, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują na kanapie w piżamie.
Wizualizuj, omawiaj i mapuj zakres projektu ze swoim zespołem w ClickUp Whiteboards
Załóżmy, że uruchamiasz nową aplikację mobilną ze swoim zespołem.
Zaczynasz od utworzenia Tablicy w ClickUp i podzielenia jej na trzy główne sekcje: Projektowanie, Rozwój i Testowanie. Każda sekcja otrzymuje własną przestrzeń do nakreślenia tego, co jest potrzebne.
➡️ John, główny projektant, wrzuca notatkę samoprzylepną dla UI/UX wireframes i ustawia termin zatwierdzenia projektu do końca pierwszego miesiąca
➡️ Terry, deweloper, dodaje notatki do zadań takich jak backend API integration i frontend functionality do drugiego miesiąca
➡️ Mike, profesjonalista od testowania, tworzy listę kluczowych kamieni milowych dla testów QA i wdrożenia do trzeciego miesiąca
Podczas dyskusji Teams dodaje komentarze, zmienia terminy i przesuwa zadania - wszystko bezpośrednio na Tablicy.
Koniec z szukaniem najnowszej wersji dokumentu lub śledzeniem aktualizacji w łańcuchach e-maili. Każdy może zobaczyć zmiany w miarę ich wprowadzania, zapewniając, że zakres jest zablokowany i wszyscy są na tej samej stronie. Gdy plan zostanie sfinalizowany, zespół może uruchomić zadania bezpośrednio z Tablicy
5. Ustalenie planu komunikacji
Zła komunikacja może zatopić projekt szybciej niż cokolwiek innego. Nikt nie lubi niekończących się wątków e-mail lub momentów typu "Czekaj, czy to nie zostało zatwierdzone w zeszłym tygodniu?". Solidny plan komunikacji utrzymuje wszystkich w pętli i na tej samej stronie.
W tym miejscu ClickUp Chat może pomóc. Nie jest to zwykła platforma do czatowania, ponieważ zawiera następujące elementy:
👉Zamień wiadomości na czacie w elementy akcji: Masz szybki pomysł lub zadanie? Przekształć wiadomości w wykonalne zadania i od razu przydziel je członkom Teams
kontekst jest najważniejszy: Każda rozmowa może być połączona z zadaniami, dokumentami lub projektami, dzięki czemu nigdy nie stracisz szerszego obrazu sytuacji
podsumowania oparte na AI: Długie wątki? Pozwól AI podsumować konwersacje, aby Twój zespół nie musiał przeszukiwać góry wiadomości, aby nadrobić zaległości
Zamień czaty w wykonalne zadania i upewnij się, że Twój zespół zawsze ma kontekst dzięki ClickUp Chat
Wyzwania i rozwiązania w inicjowaniu projektów
Nawet profesjonaliści napotykają przeszkody podczas inicjowania projektów. Oto jak poradzić sobie z niektórymi typowymi wyzwaniami:
1. Nieefektywna alokacja zasobów
Według raportu Badanie RGPM 44% kierowników projektów twierdzi, że brak zasobów jest dla nich największym wyzwaniem. Łatwo zrozumieć, dlaczego - gdy mały team żongluje wszystkim, od skryptów e-mail po kopie marketingowe, sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli.
rozwiązanie: Oceń umiejętności swojego zespołu i upewnij się, że zadania są równomiernie dystrybuowane. Regularne odprawy są koniecznością, a jeśli pozwala na to budżet, daj członkom zespołu możliwość podnoszenia kwalifikacji.
2. Nieoczekiwane opóźnienia na osi czasu lub zmiany w budżecie
Nagle pojawiają się nowe zasady lub budżet zostaje zmniejszony. Co teraz?
rozwiązanie: Podziel projekt na mniejsze części przy użyciu metodologii Agile. Przyjrzyj się wcześniejszym projektom pod kątem realistycznych oś czasu i daj sobie trochę oddechu dzięki buforowi czasu.
➡️ Czytaj więcej: Jak pisać dokumentację inżynierii oprogramowania
3. Niekończący się proces jakości
Pętla sprzężenia zwrotnego wydaje się nigdy nie kończyć, a błędy wciąż się pojawiają, opóźniając wszystko.
💡Rozwiązanie: Ustaw wyczyszczone standardy jakości od samego początku i zachęć swój zespół do przejęcia własności swojej pracy. Kiedy są jej właścicielami, będą chcieli dostarczać to, co najlepsze.
Czytaj więcej: Szablony zarządzania projektami do zarządzania zadaniami
Łatwe tworzenie dokumentu inicjującego projekt za pomocą ClickUp
Tworzenie dokumentu inicjującego projekt (PID) ma kluczowe znaczenie, ale często wydaje się górą pracy. Musisz zebrać dane, zidentyfikować interesariuszy i ocenić wykonalność.
Dodatkowo, utrzymanie wszystkiego w ryzach i śledzenie postępów może przyprawić o ból głowy.
Dzięki ClickUp organizowanie szczegółów projektu jest łatwiejsze. Użyj ClickUp Docs, aby uporządkować wszystko w wiki, śledzić kamienie milowe i informować interesariuszy na bieżąco. Ponadto funkcje oparte na AI dodatkowo przyspieszą pracę Twojego zespołu.
Pozwól ClickUp odciążyć się od danych powstania PID, abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne - uruchomieniu projektu. Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś i zmaksymalizuj szanse swojego projektu na powodzenie!