Znasz ten moment, kiedy projekt się rozpoczyna i wszyscy kiwają głowami... ale nikt nie jest pewien, co będzie dalej? Właśnie temu chaosowi ma zapobiec dokument inicjujący projekt (PID).
Bez dokumentu PID projekt może popaść w chaos z niejasnymi celami, niedotrzymanymi terminami i zespołami pracującymi na przekór sobie. Jest to punkt wyjścia, który zapewnia, że wszyscy wiedzą co robią, dlaczego to robią i jak to zostanie zrobione.
Tworzenie dokumentu PID nie musi być przytłaczające. Ten przewodnik pokaże ci dokładnie, jak napisać PID, aby nakreślić wszystko, czego potrzebuje twój projekt, aby pozostać zorganizowanym i osiągnąć swoje cele.
PS: Poruszymy również różne aspekty tego tematu, w tym proces tworzenia dokumentacji inicjującej projekt, poruszanie się po zawiłościach fazy inicjacji projektu, pracę z szablonami dokumentów inicjujących projekt oraz wdrażanie skutecznych mechanizmów kontroli projektu. Czytaj dalej!
60-sekundowe podsumowanie
- Dokument PID zapewnia zgodność interesariuszy poprzez zdefiniowanie kluczowych aspektów projektu
- Kluczowe elementy PID obejmują oś czasu projektu, budżet, zakres, rezultaty itp.
- PID informuje wszystkich i zapewnia odpowiedzialność
- ClickUp pomoże Ci stworzyć PID dzięki funkcjom AI, gotowym szablonom, Dokumentom do wprowadzania danych przez interesariuszy i Tablicom do wizualizacji
- Utrzymanie PID wiąże się z własnymi wyzwaniami, zwłaszcza w przypadku korekt oś czasu lub budżetu i długotrwałych procesów
- ClickUp sprawia, że utrzymanie dokumentów PID jest niezwykle łatwe dzięki funkcjom zarządzania projektami
Czym jest dokument inicjujący projekt?
Dokument inicjujący projekt to żywy, ewoluujący dokument projektowy, który dostosowuje kluczowych interesariuszy, określając cele, uzasadnienie biznesowe, zakres, budżet, oś czasu, plan ryzyka i kto jest za co odpowiedzialny.
I nie, nie jest to tylko fantazyjna nazwa karty projektu. Podczas gdy karta daje ogólny obraz, PID zagłębia się w szczegóły i służy jako praktyczny przewodnik do zrobienia rzeczy.
Jeśli pracujesz zgodnie z metodyką PRINCE2, która oznacza "PRojects IN Controlled Environments", utworzenie dokumentu PID jest pierwszą sceną fazy inicjowania projektu.
A ponieważ jest to "żywy dokument", dostosowuje się do zmian w budżecie, przesunięć na osi czasu lub nieoczekiwanych objazdów, utrzymując całą załogę w zgodzie z najnowszymi informacjami na temat kolejnych kroków.
Kluczowe elementy dokumentu inicjującego projekt
Dobrze skonstruowany dokument PID ma kluczowe znaczenie dla cyklu życia projektu, ponieważ dzięki niemu wszyscy są poinformowani, wyrównani i pracują nad tymi samymi celami. Należy więc ustalić najbardziej istotne informacje, w tym:
- Definicja projektu: Określ cele, założenia i wskaźniki powodzenia, tak jakbyś tłumaczył plan projektu komuś, kto właśnie obudził się z długiej drzemki
- Uzasadnienie biznesowe: Pokaż pieniądze! Przedstaw korzyści, szacowane koszty i zwrot z inwestycji, aby wszyscy zrozumieli, dlaczego ten projekt ma znaczenie
- Zakres projektu: Potraktuj to jako listę życzeń projektu: narzędzia, zasoby i wszystko inne, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. Nie zapomnij zaznaczyć ograniczeń i nakreślić cyklów pracy, aby zachować realizm
- Oś czasu projektu: Terminy są twoimi przyjaciółmi (poważnie). Przypisz jasne daty rozpoczęcia i zakończenia do zadań, aby nie gonić w ostatniej chwili
- Plan zarządzania ryzykiem: Co może pójść nie tak? Zaplanuj to. Wzmianki o potencjalnych zagrożeniach, sposobach radzenia sobie z nimi i o tym, czym zająć się w pierwszej kolejności, jeśli sprawy zaczną iść bokiem
- Plan zarządzania zmianą: Zmiany w budżecie? Przesunięcia osi czasu? Rozszerzenie zakresu? Żaden problem, wystarczy sporządzić mapę tego, jak zmiany będą obsługiwane, aktualizowane i zatwierdzane
- Role i obowiązki: Unikaj przerażającego zamieszania związanego z "Czy miałem to zrobić?". Jasno określ, kto co robi i do kogo raportuje
- Plan komunikacji: Informuj na bieżąco! Zdecyduj, jak często interesariusze będą otrzymywać raporty z postępów i jak poprosić o dodatkowe informacje bez miliona e-maili
Wskazówka dla profesjonalistów: Zaoszczędź czas, korzystając z szablonów przeglądu projektu, aby skutecznie zorganizować te komponenty. Są one jak kody ułatwiające zorganizowanie wszystkiego bez spędzania godzin na zastanawianiu się, od czego zacząć.
Korzyści z dokumentu inicjującego projekt
Choć może się to wydawać czasochłonne, doświadczeni kierownicy projektów zalecają rozpoczęcie od PID, ponieważ zapewnia on płynną podróż przez cały cykl życia projektu, od jego rozpoczęcia do zakończenia.
Zobaczmy dlaczego.
1. Zwycięstwo nad scope creepem
Czy pamiętasz sytuację, w której Twój klient w ostatniej chwili zmienił założenia projektu? To właśnie scope creep - częste wyzwanie, przed którym stają menedżerowie po rozpoczęciu projektu.
PID jest planem projektu, dzięki któremu wszyscy członkowie zespołu projektowego są na tej samej stronie od pierwszego dnia. Jasno określa zakres projektu, jego rezultaty i granice, dzięki czemu nie ma wątpliwości co do tego, co wchodzi w zakres projektu, a co nie.
Dokument ten pozwala również na ustawienie barier dla zmian poprzez zdefiniowanie formalnego procesu zatwierdzania. Oznacza to, że jeśli ktoś zasugeruje nowe funkcje lub poprawki w połowie projektu, będą one musiały przejść przegląd w celu oceny wpływu na czas, budżet i zasoby.
2. Zaangażowanie wszystkich interesariuszy
PID pomaga uporać się z klasycznym dylematem "zbyt wielu kucharzy ", który pojawia się przy zarządzaniu dużym projektem obciążonym interesariuszami. Na przykład, ustawienie dwutygodniowych przeglądów sprintów w celu śledzenia postępów i rozwiązywania wątpliwości jest praktycznym sposobem na utrzymanie zgodności.
Jest to jeden z wielu przykładów zarządzania projektami, które zapewniają zaangażowanie interesariuszy i zmniejszają ryzyko niedopasowania.
3. Zakończona odpowiedzialność
Jeśli twój zespół nie wie, kto co robi, chaos nie jest daleko w tyle. PID wyczyszczone rzeczy przez dając każdemu jasną listę swoich zadań i czego się od nich oczekuje.
Zwiększa to również własność, ponieważ gdy ludzie znają swoją rolę dzięki wyczyszczonej dokumentacji projektu, są bardziej skłonni do podjęcia pewnych decyzji, które popchną projekt do przodu.
4. Standaryzowana komunikacja
Gdybyśmy mieli grosz za każdym razem, gdy interesariusz mówi: "Ale nie zostaliśmy o tym poinformowani!", prawdopodobnie bylibyśmy już milionerami! 😄
Dlatego też niezbędny jest wyczyszczony plan komunikacji w PID, który obejmuje następujące elementy:
✔️ Kanały komunikacji: Posiadanie określonych grup lub kanałów jest ratunkiem dla interesariuszy, którzy mogą zadawać palące pytania i szybko uzyskiwać odpowiedzi.
Przykład: Wewnętrzne oprogramowanie do czatu i wiadomości e-mail
✔️ Częstotliwość spotkań i aktualizacje postępów: Częste spotkania stand-up w celu omówienia aktualizacji wyników projektu są jak system wczesnego ostrzegania, ponieważ interesariusze mogą podnieść czerwone flagi, zanim sprawy pójdą na bok.
Przykład: Spotkania typu stand-up w każdy Monday i Friday
✔️ Dokumentacja po spotkaniu: Jeśli ktoś opuści spotkanie? Protokoły ze spotkań (MoM) mają ich wsparcie, zapewniając, że w mgnieniu oka powrócą do szczegółów projektu.
Przykład: Protokoły ze spotkań (MoM) udostępniane po każdej dyskusji
➡️ Czytaj więcej: Jak stworzyć cykl pracy nad dokumentacją produktu?
📮ClickUp Insight: Około 41% profesjonalistów preferuje komunikatory internetowe do komunikacji w zespole.
Chociaż czat oferuje szybką i wydajną wymianę informacji, wiadomości są często rozproszone po wielu kanałach, wątkach lub wiadomościach bezpośrednich, co utrudnia późniejsze wyszukiwanie informacji. Dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu, takiemu jak ClickUp Chat, wątki czatu są mapowane do konkretnych projektów i zadań, dzięki czemu rozmowy mają kontekst i są łatwo dostępne.
Kroki tworzenia dokumentu inicjującego projekt
Tworzenie dokumentu inicjującego projekt (PID) może być trudne. Musisz żonglować różnymi opiniami interesariuszy, radzić sobie ze zmianami zakresu i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Jedna osoba może chcieć więcej szczegółów, inna mniej i nagle projekt staje się bardziej skomplikowany niż powinien. Dodatkowo, zakres projektu może wkradać się i zmieniać cały kierunek jeszcze przed jego rozpoczęciem.
Zobaczmy, jak może to pomóc w uproszczeniu procesu tworzenia danych PID.
1. Zbierz informacje potrzebne do stworzenia uzasadnienia biznesowego lub karty projektu
Zacznij od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań.
✔️ Dlaczego klient realizuje ten projekt?
✔️ Co chcą osiągnąć poprzez zrobienie tego projektu?
✔️ Jakiego rodzaju wsparcia są skłonni udzielić dostawcy?
✔️ Jak zmierzyć powodzenie projektu?
Te szczegóły pomogą ci wyjaśnić znaczenie projektu i korzyści, jakie przyniesie on klientowi. Następnie możesz rozszerzyć dokumentację projektu o następujące elementy:
✔️ Analiza finansowa określająca zwrot z inwestycji (ROI)
✔️ Analiza ryzyka wraz z planem działania w celu zarządzania ryzykiem
✔️ Ramy podejmowania kluczowych decyzji i plan komunikacji
ClickUp do zarządzania projektami oferuje wszystkie kluczowe funkcje, których potrzebujesz w ramach jednej kompleksowej platformy. ClickUp Docs jest idealnym narzędziem do dokumentowania wszystkich tych szczegółów w jednym miejscu. Możesz stworzyć ustrukturyzowane uzasadnienie biznesowe lub kartę projektu, korzystając z gotowych szablonów lub dostosowując własne.
To, co go wyróżnia, to zdolność do radzenia sobie z tymi typowymi bolączkami:
Problemy z kontrolą wersji: Koniec z niedopasowanymi wersjami roboczymi i niekończącymi się nazwami plików, takimi jak Final_Final_v3. Współpraca w czasie rzeczywistym zapewnia, że wszyscy edytują ten sam dokument na żywo
Brak koordynacji między interesariuszami: Pomiń przekazywanie informacji tam i z powrotem i natychmiast udostępniaj dokumenty, przypisuj określone sekcje i upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie
Nieefektywna komunikacja: Przestań tonąć w wątkach e-maili i zostawiaj komentarze i wzmianki wewnątrz dokumentu, aby rozwiązywać pytania tam, gdzie mają one znaczenie
Podczas gdy uzasadnienie biznesowe i karta projektu opierają się na tym samym podejściu, uzasadnienie biznesowe może być nieco bardziej szczegółowym wyjaśnieniem zakresu projektu i jego analizy kosztów i korzyści.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Stwórz kompleksową kartę projektu, korzystając z jednego z tych szablonów, które pomogą Ci w ustrukturyzowanym podejściu do inicjacji projektu. Możesz również sprawdzić nasze przykłady kart projektów w celu uzyskania inspiracji.
2. Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy i uzyskaj ich zgodę
Po wyjaśnieniu "co" i "dlaczego" projektu, nadszedł czas, aby zająć się "kto". Sporządź listę wszystkich interesariuszy, którzy będą uczestniczyć w projekcie:
👉 Dostawcy zasobów dla projektu
Przykład: Kierownicy wyższego szczebla, Teams Leads
zatwierdzanie projektu i ostateczne zdanie
Przykład: Właściciele firm, CEO, CFO, CTO
wpływanie na decyzje, które mają wpływ na powodzenie projektu
Przykład: Inwestorzy, sponsorzy, dostawcy
Zanotuj członków Teams, którzy są w pozycji mającej wpływ na projekt. Poinformuj ich i zapoznaj z całym planem. Zdecyduj także, jak często będą oni informowani o postępach w projekcie.
Zadowolenie kluczowych interesariuszy jest ważnym czynnikiem decydującym o prawdopodobieństwie powodzenia projektu. Uzyskanie zgody interesariuszy na początkowej scenie pozwala rozwiać wszelkie ich obawy i uniknąć nieporozumień w trakcie realizacji planu.
Insider Hack ➡️ Dotarcie z propozycją do zapracowanych interesariuszy może wydawać się krzykiem w pustkę, prawda? Szablony propozycji projektów mogą pomóc w stworzeniu zwięzłej, profesjonalnej propozycji, która przyciągnie uwagę i przejdzie od razu do rzeczy - idealnej dla interesariuszy z napiętymi harmonogramami. Oto szablon propozycji projektu od ClickUp na dobry początek.
3. Tworzenie raportu wykonalności
Wpadnięcie na pomysł i jego realizacja to ekscytujące doświadczenie. Ale powodzenie projektów nie opiera się tylko na pomysłach - są one budowane w oparciu o wykonalność.
Mówiąc prościej, ważnym aspektem studium wykonalności lub raportu jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: "Jak prawdopodobne jest, że ten projekt się powiedzie?"
Pomaga on ocenić krytyczne czynniki wpływające na powodzenie projektu, takie jak:
- Wiedza techniczna, infrastruktura i ograniczenia
- Znormalizowane procesy operacyjne
- Realistyczny budżet, analiza kosztów i korzyści oraz dostępność funduszy
- Dopasowanie projektu do rynku i analiza potencjalnego ryzyka
- Standardy prawne i zgodności
- Osiągalne kamienie milowe
- Dostępność wymaganych narzędzi, sprzętu lub zasobów ludzkich
Przeprowadzenie studium wykonalności poprawia wskaźnik powodzenia projektu poprzez wyeliminowanie niedociągnięć przed rozpoczęciem wdrożenia.
A wszystko to staje się łatwiejsze dzięki AI. ClickUp Brain może Ci pomóc poprzez:
➡️ Analiza danych z poprzednich projektów w celu zaproponowania zasobów technicznych i narzędzi
Podpowiedź: *Czy możesz przejrzeć nasze poprzednie projekty i zasugerować stos technologiczny i infrastrukturę, których będziemy potrzebować do tego projektu?
➡️ Generowanie realistycznych szacunków budżetowych w oparciu o wcześniejsze koszty projektów i ROI
Podpowiedź: *Czy możesz oszacować budżet tego projektu na podstawie podobnych projektów i tego, jak rozłożyły się ich koszty?
➡️ Identyfikacja potencjalnych zagrożeń poprzez analizę podobnych projektów i proponowanie strategii ich ograniczania
Podpowiedź: *Jakie zagrożenia pojawiły się w podobnych projektach i jak możemy je złagodzić w tym projekcie?
➡️ Określanie osiągalnych kamieni milowych i oś czasu projektu w oparciu o dostępność zespołu i obciążenie pracą
Podpowiedź: *W oparciu o dostępność naszego zespołu, jakie są realistyczne kamienie milowe i terminy dla tego projektu?
➡️ Usprawnienie analizy kosztów i korzyści poprzez przegląd zasobów projektu
Podpowiedź: *Czy możesz pomóc zidentyfikować zasoby (ludzi, narzędzia, sprzęt), których potrzebujemy do realizacji tego projektu oraz wszelkie luki, które musimy uzupełnić?
Podczas gdy analiza wykonalności nie jest potrzebna w przypadku małych projektów, większe projekty z ogromnymi inwestycjami, dużymi teamami i dłuższymi ośmioma czasami wdrożenia mogą z niej skorzystać.
4. Określenie zakresu projektu
Zakres projektu to jego plan - wyszczególnia, co jest w nim zawarte, a co nie, i kto jest za co odpowiedzialny. Zdefiniuj zakres skutecznie poprzez:
➡ Określenie namacalnych rezultatów produktu
Przykład: Uruchomienie aplikacji mobilnej z uwierzytelnianiem użytkowników i integracją bramki płatności do końca trzeciego kwartału
Podział projektu na fazy z realistycznymi terminami
Przykład: Faza 1: Projekt i prototyp do końca miesiąca 1. Faza 2: Rozwój do miesiąca 2. Faza 3: Testowanie i wdrożenie do miesiąca 3.
➡ ️Przypisanie wyczyszczonej własności dla każdego produktu, aby nie było miejsca na nieporozumienia
Przykład: John jest odpowiedzialny za projektowanie aplikacji, Terry zajmie się rozwojem backendu, a Mike poprowadzi fazę kontroli jakości i testowania.
Co jednak, jeśli Twój zespół jest rozproszony w różnych strefach czasowych lub na różnych kontynentach? Burza mózgów i sfinalizowanie zakresu projektu staje się nieco trudne.
W tym miejscu ClickUp Whiteboards pomoże Ci zobrazować, omówić i sporządzić mapę każdej części projektu w jednym miejscu. To jak wielka sesja na tablicy z całym zespołem, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują na kanapie w piżamie.
Załóżmy, że wraz ze swoim zespołem uruchamiasz nową aplikację mobilną.
Zacznij od utworzenia Tablicy w ClickUp i podzielenia jej na trzy główne sekcje: Projekt, Rozwój i Testowanie*. Każda sekcja otrzymuje własną przestrzeń na nakreślenie tego, co jest potrzebne.
➡️ John, główny projektant, wrzuca notatkę UI/UX wireframes i ustawia termin zatwierdzenia projektu do końca pierwszego miesiąca
➡️ Cary, deweloper, dodaje notatki do zadań takich jak backend API integration i frontend function do drugiego miesiąca
➡️ Taylor, profesjonalista w dziedzinie testowania, przedstawia listę kluczowych kamieni milowych dla testów QA i wdrożenia do trzeciego miesiąca
Podczas dyskusji Teams dodaje komentarze, zmienia terminy i przesuwa zadania - wszystko bezpośrednio na Tablicy.
Koniec z szukaniem najnowszej wersji dokumentu lub śledzeniem aktualizacji w łańcuchach e-maili. Każdy może zobaczyć zmiany na bieżąco, upewniając się, że zakres jest zablokowany i wszyscy są na tej samej stronie. Gdy plan zostanie sfinalizowany, zespół może uruchomić zadania bezpośrednio z tablicy.
5. Opracowanie planu komunikacji
Zła komunikacja może zatopić projekt szybciej niż cokolwiek innego. Nikt nie lubi niekończących się wątków e-mail lub momentów "Czekaj, czy to nie zostało zatwierdzone w zeszłym tygodniu?". Solidny plan komunikacji utrzymuje wszystkich w pętli i na tej samej stronie.
Właśnie w tym może pomóc ClickUp Chat. Nie jest to zwykła platforma do czatowania, ponieważ zawiera następujące elementy:
👉Zamień wiadomości na czacie w elementy akcji: Masz szybki pomysł lub zadanie? Zamień wiadomości w wykonalne zadania i od razu przydziel je członkom teamu
kontekst jest najważniejszy: Każda rozmowa może być połączona z zadaniami, dokumentami lub projektami, dzięki czemu nigdy nie stracisz szerszego obrazu sytuacji
podsumowania oparte na AI: Długie wątki? Pozwól AI podsumować konwersacje, aby Twój zespół nie musiał przeszukiwać góry wiadomości, aby nadrobić zaległości
Wyzwania i rozwiązania w inicjowaniu projektów
Nawet profesjonaliści napotykają przeszkody podczas inicjowania projektu. Oto jak poradzić sobie z niektórymi typowymi wyzwaniami:
1. Nieefektywna alokacja zasobów
Zgodnie z ankietą przeprowadzoną przez RGPM, 44% kierowników projektów twierdzi, że brak zasobów jest ich największym wyzwaniem. Łatwo zrozumieć, dlaczego - gdy mały team żongluje wszystkim, od skryptów e-mail po kopie marketingowe, sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli.
Rozwiązanie: Oceń umiejętności swojego zespołu i upewnij się, że zadania są równomiernie dystrybuowane. Regularne odprawy są koniecznością, a jeśli pozwala na to budżet, daj członkom zespołu możliwość podnoszenia kwalifikacji.
2. Nieoczekiwane opóźnienia na osi czasu lub zmiany w budżecie
Nagle pojawiają się nowe zasady lub budżet zostaje zmniejszony. Co teraz?
rozwiązanie: Podziel projekt na mniejsze części przy użyciu metodologii Agile. Przyjrzyj się wcześniejszym projektom pod kątem realistycznych oś czasu i daj sobie trochę oddechu dzięki buforowi czasu.
➡️ Czytaj więcej: Jak pisać dokumentację inżynierii oprogramowania
3. Niekończący się proces jakości
Pętla sprzężenia zwrotnego wydaje się nigdy nie kończyć, a błędy wciąż się pojawiają, opóźniając wszystko.
rozwiązanie: Ustaw wyczyszczone standardy jakości od samego początku i zachęć swój zespół do przejęcia własności swojej pracy. Kiedy są jej właścicielami, będą chcieli dać z siebie wszystko.
Czytaj więcej: Szablony zarządzania projektami do zarządzania zadaniami
Łatwe tworzenie dokumentu inicjującego projekt za pomocą ClickUp
Tworzenie dokumentu inicjującego projekt (PID) ma kluczowe znaczenie, ale często wydaje się górą pracy. Trzeba zebrać dane, zidentyfikować interesariuszy i ocenić wykonalność.
Ponadto, utrzymanie wszystkiego w ryzach i na właściwym torze może przyprawić o ból głowy.
Dzięki ClickUp organizowanie szczegółów projektu jest łatwiejsze. Użyj ClickUp Docs, aby uporządkować wszystko w wiki, śledzić kamienie milowe i na bieżąco informować interesariuszy. Ponadto funkcje oparte na AI dodatkowo przyspieszą pracę Twojego zespołu.
Pozwól ClickUp wyręczyć Cię w tworzeniu danych PID, abyś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne - uruchomieniu projektu.
Zarejestruj się na ClickUp za darmo już dziś i zmaksymalizuj szanse na powodzenie swojego projektu!