Zarządzanie projektami może być zniechęcającym zadaniem, nawet gdy wszystko na świecie wydaje się "w porządku".
Każdy zespół chce powodzenia w dotrzymywaniu terminów i utrzymaniu płynności projektów. Jednak nawet przy najbardziej szczegółowym planie często pojawiają się nieoczekiwane problemy, które mogą opóźnić realizację harmonogramu.
W tym miejscu z pomocą przychodzi float w zarządzaniu projektami.
Poprawiając wydajność i identyfikując zadania, którym należy nadać priorytet, można poradzić sobie z wszelkimi opóźnieniami lub niepowodzeniami, które mogą pojawić się na drodze. Krótko mówiąc, można mieć pewność, że projekt dotrzyma terminu.
W tym artykule opiszemy dokładnie, czym jest zarządzanie projektami, jakie są jego liczne zalety i w jaki sposób można je wykorzystać, aby utrzymać projekty w wyznaczonym celu. 🎯
Czym jest zarządzanie projektami?
Project management float, znany również jako "luz", to ilość czasu, o jaką projekt może się opóźnić, zanim nie dotrzyma terminu. Zwykle czas ten zależy od tego, jakie zadania są zaangażowane i ile luzu dopuszcza każde z nich.
Jednak konkretne zadania mogą nie pozwalać na elastyczność i bezpośrednio wpływać na datę zakończenia projektu. Zadania, które nie mogą zostać rozpoczęte przed zakończeniem innego zadania, są umieszczane na tzw ścieżka krytyczna projektu .
Zadania te muszą zostać zakończone w określonej kolejności przed ukończeniem projektu. Ścieżka krytyczna zadania nie mogą tolerować opóźnień bez bezpośredniego wpływu na termin realizacji projektu.
Przykład tego można zobaczyć na poniższym obrazku. Cztery zadania w kolorze szarym: płyty gipsowo-kartonowe, szafki, instalacje wodno-kanalizacyjne i elektryczne oraz montaż podłóg muszą zostać zakończone w kolejności, w jakiej się pojawiają i nie ma miejsca na opóźnienia. Znajdują się one na ścieżce krytycznej. Pozostałe zadania z listy (malowanie i dekorowanie) mają znacznie większą elastyczność i mogą zostać zakończone w różnym czasie. W wyniku tego mają one wyższy współczynnik zmienności.
Ścieżka krytyczna przez projectmanager.com
Znaczenie pływaka w zarządzaniu projektami
Kierownicy projektów to absolutne gwiazdy rocka. Żonglują wieloma zmiennymi, teamami, zadaniami i wieloma innymi rzeczami zdalną siłą roboczą w zwinnych środowiskach.
Float daje kierownikom projektów nieco przestrzeni na oddech, aby pozwolić na zakłócenia i opóźnienia w świecie rzeczywistym. Float w zarządzaniu projektami pomaga kierownikom projektów monitorować bieżącą oś czasu projektu i ustalać priorytety najbardziej krytycznych zadań.
Mogą oni lepiej zarządzać zasobami i przydzielać je do zadań wrażliwych na czas, aby zapewnić, że projekt zostanie zakończony na czas.
Korzyści z Float w zarządzaniu projektami
Float w zarządzaniu projektami to coś więcej do zrobienia niż tylko utrzymanie biznesu na powierzchni. Przynosi wiele korzyści, od pomocy w dotrzymaniu terminów po utrzymanie koncentracji zespołu na tym, co musi zostać zrobione.
Przyjrzyjmy się czterem najważniejszym korzyściom płynącym z wprowadzenia floatu do zarządzania projektami.
1. Pomaga w monitorowaniu postępu prac
Kierownicy projektów mogą wykorzystać float do dokładnego śledzenia postępów w realizacji projektu. Mogą zidentyfikować zadania, które są opóźnione lub te, na które wszelkie opóźnienia będą miały bezpośredni wpływ. Pozwala im to odpowiednio dostosować oczekiwania i terminy.
2. Poprawia wydajność i produktywność
Float służy jako mapa drogowa dla fazy planowania każdego projektu. Kierownicy projektów mogą wykorzystać wszelkie luzy lub ich brak, aby zapewnić, że najbardziej wrażliwe na czas zadania pozostaną zgodnie z harmonogramem. Pomaga również uniknąć przeoczeń podczas ustalania kolejności zadań.
3. Ustala, co powinno być traktowane priorytetowo
Float w zarządzaniu projektami służy również jako narzędzie do ustalania priorytetów. Projekty z elastycznością czasową mogą zostać przesunięte do tyłu, dzięki czemu zadania o krótkim czasie realizacji lub takie, których nie da się zrealizować, mogą zostać zakończone w pierwszej kolejności. Menedżerowie mogą przekazywać te informacje za pomocą wbudowanych funkcji komunikacji zespołowej, takich jak Widok czatu w ClickUp lub platforma taka jak Microsoft Teams Voice .
Widok czatu przechowuje wszystkie komentarze w ClickUp, aby szybko znaleźć dowolną rozmowę Poznaj listę funkcji ClickUp
4. Zwiększa morale w miejscu pracy
Wszyscy miewamy "poniedziałki" (lub wtorki, środy itp.). Korzystanie z odpowiednich narzędzi może poprawić nastrój i ułatwić życie zawodowe. Zarządzanie projektami daje menedżerom i członkom zespołu lepszą widoczność tego, które zadania są krytyczne, a które nie.
Na przykład, kierownik projektu może przenieść zasoby do opóźnionych zadań, aby zapewnić, że projekt pozostanie na czas. W innej instancji, może on powiadomić o opóźnieniach wszystkie Teams z odpowiednim wyprzedzeniem.
Wybór odpowiedniego typu Float dla lepszego zarządzania projektami
Istnieją różne rodzaje float w zarządzaniu projektami. Każdy z nich ma swoją siłę i cel. Jeden z nich może informować indywidualny zespół o tym, ile ma wolnego czasu na wykonanie danego zadania, podczas gdy inny będzie informował kierownika projektu o aktualnym dostępnym czasie float.
5 różnych rodzajów float
Float w zarządzaniu projektami należy do kilku kategorii, ale oto pięć różnych typów, które można zobaczyć:
1. Całkowity pływak
Całkowity czas, o jaki zaplanowane zadanie może zostać opóźnione lub wydłużone, zanim wpłynie na datę zakończenia projektu
Jak obliczyć
Aby obliczyć Total Float, należy odjąć "najwcześniejszą" od "najpóźniejszej" Może to być zarówno data rozpoczęcia, jak i data zakończenia, ale obie muszą znajdować się po tej samej stronie chronologicznej zadania. Nie mieszaj wczesnej i późnej daty, bo będziesz miał poważny problem!
Więc albo:
Total Float = (Latest Start)- (Early Start Or Total Float) Total Float = (Latest Finish)- (Early Finish)
2. Free float
Free float jest podobny do total float, jeśli chodzi o obliczenia. Różnica polega na tym, że całkowity float dotyczy zakończenia projektu, podczas gdy free float to ilość czasu, o jaką zadanie może zostać opóźnione bez wpływu na kolejne zadania na ścieżce.
Każde opóźnienie lub rozszerzenie wykraczające poza free float zadania bezpośrednio opóźni wcześniejszą datę rozpoczęcia kolejnego zadania.
Dla przykładu, spójrzmy na dewelopera pracującego nad oprogramowanie do zarządzania kontaktami . Kodowanie backendu musi zostać zakończone, zanim odpowiedni zespół będzie mógł rozpocząć projektowanie graficznego interfejsu użytkownika (GUI).
Jak obliczyć
Aby obliczyć Free Float, należy wziąć wcześniejszą datę zakończenia bieżącego zadania i odjąć ją od wcześniejszej daty rozpoczęcia następnego zależnego zadania.
Free Float = (Wczesne rozpoczęcie zależnego) - (Wczesne zakończenie bieżącego)
3. Project float
Całkowity czas, o jaki cały projekt może zostać opóźniony lub wydłużony, zanim nie zostanie dotrzymany termin klienta lub klienta, jest znany jako płynność projektu. Dla firm jest to najprawdopodobniej najważniejsza liczba do śledzenia, ale będzie wymagać użycia pulpitu platformy do monitorowania wszystkich zadań związanych z projektem.
Wyświetlanie wielu cykli pracy w jednym widoku na czystej planszy Tablica Kanban z widokiem Tablica i Wszystko w ClickUp
Klient może narzucić następujące rozwiązanie ograniczenie czasowe jako część warunków lub termin jest po prostu tym, na który zgodziła się firma. Tak czy inaczej, firmy takie jak Twoja nie mogą sobie pozwolić na przegapienie daty zakończenia projektu.
Jak obliczyć
Project Float jest obliczany w taki sam sposób jak całkowity float. Firmy często używają tych dwóch terminów zamiennie, ale dzisiaj dokonamy prostego rozróżnienia: Total Float dotyczy pojedynczego działania lub zadania, podczas gdy project float jest powiązany z ogólnym zakończeniem projektu.
Aby obliczyć Project Float, będziemy postępować zgodnie z podobnym procesem, ale najpierw będziemy musieli znać najwcześniejszy termin zakończenia projektu. Liczba ta zależy więc od efektywnego planu zarówno krytycznych, jak i niekrytycznych ścieżek.
Tym razem bierzemy najwcześniejszą lub planowaną datę zakończenia projektu i odejmujemy ją od ostatniego narzuconego lub commitowanego terminu.
Project Float = (Latest Finish) - (Earliest Finish)
4. Pływak zakłócający
Czas, o jaki zadanie może zostać opóźnione bez przekroczenia terminu realizacji projektu, to Interfering Float. Innymi słowy, przekroczenie tego wyznaczonego czasu będzie kolidować z projektem.
Opóźnienie zadania może doprowadzić do zrobienia dwóch rzeczy. Po pierwsze, zmniejsza całkowity czas realizacji, co oznacza, że inne zadania mają mniejszą elastyczność czasową.
Będzie to miało wpływ zarówno na zadania niekrytyczne, jak i krytyczne. Może to być również słomka, która przełamuje wielbłąda, zużywając płynność projektu, tak że wszystkie pozostałe zadania są teraz krytyczne - nie mają już żadnej wolnej przestrzeni.
Po drugie, może opóźnić kolejne krytyczne zadanie. Wynikiem tego będzie opóźnienie zakończenia projektu. Ilość pozostałego zapasu określa, czy projekt może zostać zakończony na czas.
Jak obliczyć
Aby obliczyć kolidujący float, bierzemy całkowity float i odejmujemy free float.
Interfering Float = (Total Float) - (Free Float)
5. Pływak niezależny
Pomimo swojej nazwy, niezależny pływak dotyczy zarówno wcześniejszych, jak i późniejszych działań. Jest on definiowany jako czas, o jaki można opóźnić czas rozpoczęcia działania bez wpływu na najwcześniejszy czas rozpoczęcia działań następczych.
Tak więc niezależne opóźnienie to opóźnienie w dowolnych zadaniach projektu, które nie mają wpływu na wczesną datę zakończenia projektu. W ten sposób ta kategoria float jest naprawdę niezależna.
Jak obliczyć
Aby obliczyć niezależny float, bierzemy opóźnione zakończenie wcześniejszych zadań i odejmujemy wczesne rozpoczęcie kolejnych zadań. Następnie odejmujemy rzeczywisty czas trwania zadania.
Independent Float = (Early Start of Subsequent Task)- (Late Finish of Prior Task)- (Total Time of Prior Task)
Jak Float w zarządzaniu projektami pomaga w zwiększeniu wydajności i efektywności pracy mojego zespołu
Float w zarządzaniu projektami może wydawać się podejściem przeznaczonym dla dużych Business i branż technologicznych, takich jak inżynieria i zarządzanie projektami mikrousługi dla przedsiębiorstw . Tak po prostu nie jest.
Zarządzanie projektami float sprawdza się również w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw (SMB) i branżach takich jak budownictwo lub cokolwiek innego. Float to taktyka, którą można stosować równolegle z istniejącymi strategiami zarządzania projektami. Jest łatwa w użyciu z rozwiązaniami do zarządzania cyklem pracy i projektami, takimi jak ClickUp.
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania śledzić postępy w realizacji projektu oraz zarządzać terminami i kamieniami milowymi
Oznacza to, że dobrze współpracuje z narzędzia zwinne i metody takie jak tablice Kanban, Wykresy Gantta , tablice Scrum i inne rodzaje zarządzanie cyklem pracy rozwiązania. Wykorzystanie float w zarządzaniu projektami zapewni PM-om łatwą mapę drogową dla alokacji zasobów i ustalanie priorytetów.
Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku uwzględniania zależności. Zależności to zadania, które albo nie mogą zostać zakończone przed zakończeniem poprzedniego zadania, albo muszą zostać zakończone przed rozpoczęciem innego zadania.
ClickUp umożliwia tworzenie połączeń między zadaniami i ustawianie zależności, dzięki czemu zespół dokładnie wie, co należy zrobić w następnej kolejności. To bardzo łatwa koncepcja do zastosowania w Twoim biznesie! Twój zespół zarządzający projektami odczuje uspokajające efekty dokładnej wiedzy o tym, ile luzu ma projekt przez cały czas. A twój zespół będzie mógł łatwiej współpracować, aby nadrobić wszelkie zaległości i utrzymać projekt na czas. Wypróbuj szablon Gantt Chart od ClickUp za Free
Użyj Float do lepszego zarządzania projektami
Kto nie chciałby lepszego zarządzania projektami? Wskocz na pokład pociągu project float i ciesz się płynną i stabilną jazdą, niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem przejęcia, czy uczysz się jak hostować stronę internetową .
Gdy wszystko zostanie wdrożone, będziesz mieć samokorygujący się system, który kieruje wszystkimi ważnymi decyzjami dotyczącymi projektu. Członkowie Teams pokochają ten kierunek i przejrzystość projektu slack.
W przypadku najgorszego lub nieoczekiwanego zdarzenia, kierownicy projektów mogą przekazać złe wieści członkom zespołu i klientom tak wcześnie, jak to możliwe. Oznacza to, że rozczarowanie może zostać złagodzone, a zespoły obsługi klienta i powodzenia mogą uzyskać przewagę w naprawie szkód.
Zacznij wdrażać strategię już teraz, a zanim się zorientujesz, ty i twój zespół będziecie świętować kolejny udany projekt przy piwie korzennym po pracy.
G uest Writer:
richard Conn
jest starszym dyrektorem ds. generowania popytu w
8×8
_, wiodąca platforma komunikacyjna z rozwiązaniami call center opartymi na chmurze oraz funkcjami głosowymi, wideo i czatu