Wyobraź sobie następującą sytuację: zarządzasz projektem budowy domu mieszkalnego, a ekipa betoniarska kończy wylewanie fundamentów. Ale stalowe belki nie docierają na czas z powodu problemu z dostawcą. Teraz spawacze są zdani na własne siły, a cały plan projektu budowlanego ulega zatrzymaniu.
Jest to klasyczny efekt domina, który prowadzi do opóźnień w 87% projektów.
Solidny harmonogram budowy zapobiega temu poprzez mapę zadań, terminów i zależności. Microsoft Excel to narzędzie, które zapewnia konfigurowalne funkcje do tworzenia takich harmonogramów.
Możesz stworzyć jasną oś czasu projektu, aktualizować ją w miarę zmian i utrzymywać wszystkich w zgodzie. Zobaczmy więc, jak utworzyć harmonogram budowy w programie Excel, aby zapewnić płynną realizację projektów.
60-sekundowe podsumowanie
- Projekty budowlane często borykają się z opóźnieniami wynikającymi z niewłaściwego planowania lub problemów z koordynacją
- Microsoft Excel jest popularnym narzędziem wśród kierowników budowy do tworzenia niestandardowych harmonogramów budowy i śledzenia postępów projektu
- Zacznij od prostego szablonu wykresu Gantta, aby organizować zadania, przypisywać członków zespołu projektowego i wizualizować oś czasu
- Niestandardowy szablon programu Excel z kolorami, notatkami i czytelnym formatem ułatwia śledzenie projektu
- Ręczne aktualizacje, podatne na błędy korekty i trudności w zarządzaniu zależnościami mogą stać się problematyczne w przypadku dużych projektów
- Gdy sprawy stają się skomplikowane, warto rozważyć przejście na oprogramowanie do zarządzania budową, takie jak ClickUp, zapewniające zaawansowane funkcje i płynniejszą współpracę
Jak utworzyć harmonogram budowy w programie Excel?
Tworzenie harmonogramu budowy w programie Excel łączy w sobie wiedzę budowlaną i kilka przydatnych umiejętności obsługi arkusza kalkulacyjnego. Mając już wiedzę budowlaną, oto kroki do stworzenia harmonogramu, który zwiększy wydajność budowy:
Krok 1: Wyszukaj szablon
- Otwórz program Excel i kliknij Nowy. Lub przejdź do Plik > Nowy
- Przewiń w dół, aż znajdziesz szablony o nazwie Gantt project planner lub Agile Gantt chart
- Alternatywnie, możesz również wyszukać Harmonogramy
- Przewiń w dół, aby znaleźć Prosty wykres Gantta
Ten szablon Excel pomaga zorganizować projekt budowlany poprzez listę zadań, dat rozpoczęcia i zakończenia, przypisanych członków zespołu i śledzenie postępów z procentowym ukończeniem.
- Kliknij szablon, aby go otworzyć. Następnie wybierz Utwórz, aby użyć pliku
Krok 2: Wypełnij szczegóły
Szablon jest starannie podzielony na fazy i zadania. Pomyśl o fazach jako o dużych kamieniach milowych, do których dążysz, podczas gdy zadania są instrukcjami krok po kroku, aby je osiągnąć.
Oś czasu wykresu Gantta to miejsce, w którym wszystko staje się ekscytujące. Pokazuje on, w jaki sposób zadania łączą się ze sobą, podkreślając zależności na pierwszy rzut oka.
Na przykład, jeśli "Przeprowadzenie badań" i "Ustanowienie komunikacji" nakładają się na siebie, oznacza to, że praca zespołowa i wielozadaniowość idą pełną parą.
Na przykład:
Faza 1: Przygotowanie placu budowy (Rozpoczęcie)
Zadanie 1: Zdefiniuj cele
- Przypisany do: Micheal Lee (kierownik projektu)
- Początek: 24 stycznia 2025 r. | Koniec: 27 stycznia 2025 r. | Postęp: 50%
- Przykład: Określanie specyfikacji i celów budowy, takich jak wymiary placu budowy, środki bezpieczeństwa i oczekiwania dotyczące oś czasu
Zadanie 2: Przeprowadzenie badań
- Przypisany do: Sarah Doe (inżynier ds. geodezji)
- Początek: 27 stycznia 2025 | Koniec: 29 stycznia 2025 r. | Postęp: 60%
- Przykład: Zakończone badania gruntów, testy gleby i analiza wpływu na środowisko
Zadanie 3: Ustalenie komunikacji
- Przykład: Ustawienie kanałów komunikacji między wykonawcami, dostawcami i zespołem budowlanym
- Przypisany do: Jens Cook (specjalista ds. komunikacji)
- Początek: 29 stycznia 2025 | Koniec: 2 lutego 2025 r. | Postęp: 50%
Powtórz tę czynność dla każdego etapu budowy, aby stworzyć przejrzysty i gotowy do działania harmonogram projektu budowlanego.
Krok 3: Formatowanie szablonu
Dobrze sformatowany szablon ułatwia zarządzanie projektami budowlanymi.
Oto jak sprawić, by Twój harmonogram wyglądał czysto i profesjonalnie:
- Dodawanie lub usuwanie wierszy: Masz więcej zadań? Dodaj dodatkowe wiersze. Mniej? Przytnij je. Tylko nie zapomnij rozciągnąć tych formuł wykresu Gantta, aby wszystko było zsynchronizowane
- Zmień kolory: Nadaj mu wyrazistości! Użyj odważnych odcieni, aby podkreślić kluczowe zadania lub nadać każdej fazie własny klimat
- Dodawanie notatek: Wrzuć kolumnę z notatkami na niezbędne szczegóły, priorytety lub terminy
- Rename project details: Wpisz nazwę projektu, lidera lub informacje o firmie, aby nadać mu osobisty charakter
- Dostosuj układ strony: Odwróć go do pionu lub poziomo, dostosuj marginesy lub wybierz odpowiedni rozmiar papieru, aby ułatwić drukowanie
Pro Tip: Chcesz formatować wiele komórek jednocześnie? Wystarczy przytrzymać Ctrl (lub Shift+Option na Macu), aby zaznaczyć wiele komórek i zastosować zmiany do wszystkich wybranych komórek jednocześnie. Pozwala to zaoszczędzić czas i zachować spójność w całym harmonogramie.
Pamiętaj: Microsoft Excel nie zapisuje automatycznie wprowadzonych zmian. Dlatego ważne jest, aby nacisnąć Plik > Zapisz lub użyć kluczy skrótów:
- Ctrl+S (PC)
- Komenda+S (Mac)
I gotowe! Twój spersonalizowany szablon harmonogramu prac budowlanych jest dostępny w programie Excel, w pełni sformatowany i gotowy do użycia.
Limity tworzenia harmonogramu budowy w programie Excel
Microsoft Excel doskonale nadaje się do tworzenia rocznych, kwartalnych, miesięcznych i tygodniowych harmonogramów dla całego projektu. Ma on jednak swoje limity, które mogą utrudniać zarządzanie złożonymi projektami.
Oto, o czym należy pamiętać:
- Czasochłonne aktualizacje: Każda poprawka oznacza ręczne dostosowanie. W przypadku dużych projektów to przepis na ból głowy (i błędy) ❌
- Wyzwania związane ze współpracą: Udostępnianie plików może prowadzić do pomieszania wersji, przez co Teams nie są zsynchronizowane ❌
- Ręczne zarządzanie zależnościami: Ręczne zarządzanie zależnościami to nic trudnego. Przesuń jedną oś czasu, a spędzisz godziny na aktualizowaniu powiązanych zadań ❌
- Podatny na błędy: Jedna literówka lub błąd w formule może zniweczyć cały harmonogram, a Excel nie włączy alarmu ❌
- Ograniczona wizualizacja: Wiersze i kolumny nie nadają się do złożonych oś czasu, co utrudnia zobaczenie szerszego obrazu ❌
- Staje się nieporęczny: Wraz z rozwojem projektu, chaos w arkuszu kalkulacyjnym zamienia się w koszmar zarządzania ❌
Krótko mówiąc, Excel świetnie nadaje się do tworzenia szybkich i prostych harmonogramów. Gdy jednak projekty stają się bardziej złożone, czas przejść na wyższy poziom. To właśnie tam oprogramowanie do tworzenia harmonogramów budowlanych wyróżnia się, oferując zaawansowane funkcje i łatwą kontrolę nad projektem, niezależnie od tego, jak duże lub skomplikowane stają się rzeczy.
📮ClickUp Insight: 83% pracowników wiedzy polega głównie na e-mailu i czacie do komunikacji w zespole.
Jednak prawie 60% ich dnia pracy jest tracone na przełączanie się między tymi narzędziami i wyszukiwanie informacji. Dzięki aplikacji do wszystkiego w pracy, takiej jak ClickUp, zarządzanie projektami, wiadomości, e-maile i czaty zbiegają się w jednym miejscu! Czas się scentralizować i nabrać energii!
Tworzenie harmonogramów budowy z ClickUp
Harmonogramy prac budowlanych obejmują zależności między zadaniami, koordynację pracy zespołów i logistykę materiałów. Arkusze kalkulacyjne są niewystarczające i nie zapewniają widoczności w czasie rzeczywistym, co sprawia, że wykrywanie wąskich gardeł i śledzenie postępów staje się koszmarem.
Skutki? Niedotrzymane terminy, bezczynność Teams i rosnące budżety. Dlatego też kierownicy budowy potrzebują solidnego narzędzia do zarządzania projektami budowlanymi, które:
- Automatycznie aktualizuj oś czasu, gdy wystąpią opóźnienia, aby utrzymać wszystko na właściwym torze
- Śledzenie postępu prac w czasie rzeczywistym w celu wczesnego wykrywania wąskich gardeł
- Scentralizuj komunikację, aby wykonawcy, dostawcy i klienci byli na bieżąco
- Zarządzaj planowaniem zasobów i dostawą materiałów *z przypomnieniami, aby uniknąć przepełnienia lub przestojów
- Śledzenie inspekcji i pozwoleń w celu uniknięcia problemów ze zgodnością z przepisami
ClickUp to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełnia wszystkie te wymagania. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie zadaniami, śledzenie celów czy automatyzację powtarzalnych procesów, ClickUp oferuje wysoce konfigurowalną platformę, która dostosowuje się do potrzeb Twojego zespołu.
ClickUp to niesamowite rozwiązanie typu "wszystko w jednym", które zastępuje Dokumenty, Excel i inne narzędzia do zarządzania projektami. Pozwoliło ono mojemu zespołowi lepiej się zorganizować i poprawić wydajność operacyjną, a także zapewnia większą widoczność wpływu naszej pracy
ClickUp to niesamowite rozwiązanie typu "wszystko w jednym", które zastępuje Dokumenty, Excel i inne narzędzia do zarządzania projektami. Pozwoliło ono mojemu zespołowi lepiej się zorganizować i poprawić wydajność operacyjną, a także zapewnia większą widoczność wpływu naszej pracy
Oto jak oprogramowanie do zarządzania budową ClickUp jeszcze bardziej dostosowuje się do Twoich potrzeb:
1. Wizualizuj i planuj dzięki elastycznym widokom
Załóżmy, że zarządzasz projektem budowlanym, a harmonogram jest wszędzie. Zadania nakładają się na siebie, terminy się przesuwają, a członkowie zespołu pracują w oparciu o różne wersje planu.
Pewnego dnia pojawia się elektryk, ale ekipa hydrauliczna nadal kładzie rury. Teraz dwa teamy stoją sobie na drodze, marnując czas i zasoby. 🤹
Wszystko dlatego, że harmonogram nie był wystarczająco konfigurowalny, aby śledzić postępy każdego zespołu w sposób, który miał dla nich sens. Odrobina elastyczności mogła zapobiec temu bałaganowi i stworzyć lepszą strukturę podziału pracy.
Widok wykresu Gantta w ClickUp
Widok wykresu Gantta w ClickUp ułatwia widok faz projektu, zależności zadań i terminów w jednym miejscu. Jeśli coś się opóźni, automatycznie przesunie wszystkie zależne zadania, dzięki czemu nie trzeba dostosowywać każdego z nich ręcznie.
Tak więc, jeśli hydraulik ma opóźnienia, harmonogram zaktualizuje się sam, bez konieczności przerabiania wszystkiego. To prosty sposób na śledzenie postępów prac, nawet w przypadku opóźnień.
Przykład: Jeśli prace hydrauliczne opóźnią się o 3 dni, wykres Gantta automatycznie przesunie zadania związane z elektryką i płytami gipsowo-kartonowymi o 3 dni. Dzięki temu nikt nie spóźni się z pracą, a Ty nie będziesz płacić za bezczynność
Widok mapy ClickUp
Zarządzanie wieloma placami budowy jednocześnie może szybko przerodzić się w logistyczną katastrofę. Bez jasnego widoku, gdzie odbywa się każde zadanie, teamy mogą znaleźć się w niewłaściwych miejscach; zasoby są zbyt rozciągnięte, a krytyczne zadania mogą zostać pominięte.
Wynik? Pracownicy tłoczący się w tych samych miejscach, sprzęt w niewłaściwych miejscach i harmonogram, który jest całkowicie zakończony. 😵💫
Widok mapy ClickUp jest rozwiązaniem tego szaleństwa. Pozwala dokładnie zobaczyć, gdzie każde zadanie lub faza występuje we wszystkich lokalizacjach, dzięki czemu można planować strategicznie, umieszczać Teams tam, gdzie są potrzebne i unikać przepełnienia.
Przykład: Załóżmy, że zarządzasz trzema placami budowy z zadaniami takimi jak wykopy, prace hydrauliczne i montaż konstrukcji szkieletowych. Dzięki widokowi mapy możesz upuścić konfigurowalne pinezki dla każdej witryny i oznaczyć je kolorami według statusu zadania: zielony - do zrobienia, żółty - w trakcie realizacji i czerwony - opóźniony. Tak więc, jeśli w jednym miejscu zakończone są prace szkieletowe (kolor zielony), a w innym prace hydrauliczne są opóźnione (kolor czerwony), można łatwo dostosować zasoby lub harmonogramy.
Widok obciążenia pracą w ClickUp
Przeciążenie zadaniami to prawdziwy problem w branży budowlanej. Zbyt wiele zadań na głowie jednej osoby może prowadzić do wypalenia zawodowego, niedotrzymywania terminów i ciągłego opóźniania projektu.
Bez jasnego widoku na to, kto co robi, sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli.
W tym miejscu z pomocą przychodzi widok obciążenia pracą ClickUp. Pokazuje on, kto jest przypisany do jakich zadań i kiedy, dzięki czemu można łatwo zauważyć, że ktoś jest przeciążony. Wystarczy kilka kliknięć, aby ponownie przydzielić zadania i zrównoważyć obciążenie pracą w całym zespole.
Wynik? Nikt nie tonie w pracy, zadania są zrobione na czas, a projekt pozostaje na swoim miejscu
Przykład: Pracownik A ma przydzielone wykopy na budowie 1 i prace hydrauliczne na budowie 2, ale oba zadania są zaplanowane na ten sam tydzień. Widok obciążenia pracą pokazuje, że pracownik A jest przeciążony. Można szybko przydzielić prace hydrauliczne na budowie 2 pracownikowi B z mniejszą liczbą zadań.
Widok Tablicy Kanban w ClickUp
Widok Tablicy Kanban ClickUp pomaga zarządzać zadaniami projektu, gdy przechodzą one przez kolejne sceny, od "Do zrobienia" ➡ ️ "W trakcie realizacji" ➡ "Zakończone". '
Jest to szybki sposób na sprawdzenie, na czym stoją sprawy i co wymaga uwagi. Możesz również oznaczyć zadania kolorami, aby pokazać priorytet i wyróżnić zadania wymagające natychmiastowej uwagi, takie jak:
- Czerwone zadanie oznacza opóźnioną inspekcję, która wymaga zmiany harmonogramu
- Żółte zadanie wskazuje materiały, które są zgodne z harmonogramem, ale mogą wymagać dokładniejszej kontroli
Przykład: Załóżmy, że nadzorujesz projekt budynku komercyjnego. Tworzysz kolumny dla zadań takich jak zakup materiałów, przydzielanie podwykonawców i inspekcje.
- Do zrobienia: Zaczynasz od zadań takich jak "Zamów cegły", "Zatrudnij elektryka" i "Zaplanuj inspekcję hydrauliczną"
- W trakcie realizacji: Po zamówieniu cegieł przenosisz "Zamów cegły" do kolumny "W trakcie realizacji". Gdy zatrudniony zostanie wykonawca robót elektrycznych, przeniesiesz tutaj również pozycję "Zatrudnij wykonawcę robót elektrycznych"
- Zakończone: Po dostarczeniu materiałów i rozpoczęciu prac przez wykonawcę, przenosisz te zadania do kolumny "Zakończone
2. Szybko rozpocznij pracę dzięki wstępnie zaprojektowanym szablonom
Tworzenie nowego harmonogramu dla każdego projektu? To jak ręczne układanie cegieł, gdy masz betoniarkę - niepotrzebne i wyczerpujące. Wstępnie zaprojektowany szablon do zarządzania budową pozwala zaoszczędzić wiele godzin, dzięki czemu można skupić się na prowadzeniu placu budowy zamiast zmagać się z arkuszami kalkulacyjnymi.
Szablon do zarządzania budową ClickUp zawiera mapę całego cyklu pracy na budowie, obejmującą wszystko, od oś czasu zadań, alokacji zasobów i budżetowania po inspekcje na miejscu, harmonogramy podwykonawców i protokoły bezpieczeństwa.
Szablon oferuje cztery niestandardowe widoki, dzięki czemu można go dostosować do różnych rodzajów zadań związanych z zarządzaniem projektami:
- 🗓️Widok kalendarza - Kontroluj oś czasu, aby żaden termin nie wymknął się spod kontroli
- 📋 Widok listy - Podziel zadania, śledź budżety i przydzielaj zasoby, nie tracąc ani chwili
- Widok osi czasu - układ dat projektu w płynnym, łatwym do naśladowania poziomym przepływie
A ponieważ projekty budowlane uwielbiają rzucać podkręcone piłki, możesz ustawić niestandardowe statusy, takie jak "Oczekiwanie na inspekcję " lub "Opóźnienie z powodu pogody, aby wykryć wąskie gardła, zanim wykoleją twój harmonogram.
💡 Pro Tip: Możesz również użyć szablonów budżetu budowlanego do śledzenia wpływu kosztów bezpośrednio w harmonogramie projektu. Na przykład, połącz pole "koszt materiału" w szablonie budżetu z zadaniem "Zamów cegły" na wykresie Gantta. Powiązane pole kosztów materiałów zostanie zaktualizowane, jeśli zadanie zostanie opóźnione. To ostrzega o dodatkowych opłatach wynikających z wydłużonego czasu realizacji lub podwyżek cen.
Czytaj więcej: oprogramowanie do zarządzania budową dla małych firm Construction Management Software for Small Business
Najlepsze praktyki tworzenia harmonogramów budowlanych
Tworzenie harmonogramu budowy jest jak budowanie domu, ponieważ chodzi o fundamenty i upewnienie się, że wszystko idealnie do siebie pasuje. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą utrzymać harmonogram w ryzach podczas realizacji projektu.
Planowanie czasu buforowego
Spodziewaj się nieoczekiwanego - ponieważ w budownictwie to nadchodzi. Niezależnie od tego, czy chodzi o deszcz, opóźnienia w dostawach, czy też jednego podwykonawcę, który zawsze się spóźnia, sprawy będą się opóźniać. Dlaczego więc nie dać sobie trochę wytchnienia? ✅
Przykład: Jeśli twój zespół wylewa beton, co nie może odbywać się w deszczu, dodaj kilka dodatkowych dni do harmonogramu. W ten sposób, jeśli pogoda pokrzyżuje ci plany, nie będziesz musiał nadrabiać straconego czasu. Dzięki wbudowanemu czasowi buforowemu poradzisz sobie z opóźnieniami jak profesjonalista, a nie spanikowany kierownik projektu.
Zaangażuj cały Teams
Harmonogram budowy nie jest przeznaczony wyłącznie dla kierownika projektu; jest on przeznaczony dla całego zespołu. Każdy, od załogi po podwykonawców, powinien mieć widoczność w harmonogramie.
W ten sposób, jeśli ktoś zauważy problem, taki jak wylewanie betonu zaplanowane na świąteczny weekend, może cię ostrzec, zanim stanie się to większym problemem.
Wyczyszczone kamienie milowe
Kamienie milowe nie są zarezerwowane tylko dla maratończyków, ale także dla projektów budowlanych. Są to wielkie zwycięstwa, takie jak ukończenie fundamentów lub zakończenie budowy dachu, które dają ci znać, że jesteś na dobrej drodze.
Przykład: Powiedzmy, że jesteś w połowie projektu i zdajesz sobie sprawę, że ekipa elektryczna wyprzedza harmonogram. Możesz świętować ten kamień milowy i wiedzieć, że masz trochę swobody, jeśli kolejna faza zostanie opóźniona. W ClickUp możesz oznaczać kamienie milowe kolorami, dzięki czemu praktycznie krzyczą: "Spójrz na mnie!" i zawsze będziesz dokładnie wiedzieć, na jakim etapie projektu się znajdujesz.
Mądrze wykorzystuj zależności
Zależności między zadaniami są jak kostki domina - reszta może się przewrócić, jeśli jedno zadanie zostanie opóźnione.
Na przykład, nie można rozpocząć suchej zabudowy, dopóki nie zostanie zakończone układanie szkieletu. Jeśli kadrowanie jest opóźnione, suchej zabudowy należy odpowiednio przesunąć. Zarządzanie tymi zależnościami gwarantuje, że zadania nie zostaną rozpoczęte w niewłaściwej kolejności, co może spowodować ogromne opóźnienia.
Regularnie aktualizuj harmonogram
Harmonogram prac budowlanych nie jest czymś, co można ustawić i zapomnieć. Należy go regularnie aktualizować, podobnie jak sprawdzanie powiadomień w telefonie.
Przykład: Jeśli ekipa hydrauliczna się spóźnia, ale malarze są zgodnie z harmonogramem, nie chcesz zostawiać malarzy w zawieszeniu. Ale w Excelu musiałbyś wszystko przerabiać ręcznie, a to jest uciążliwe. W ClickUp wystarczy dokonać szybkiej korekty, a system wykona całą pracę za Ciebie.
Śledź harmonogram projektu budowlanego z ClickUp
Bądźmy szczerzy - Excel jest dobry do podstawowych zadań, ale gdy projekt nabiera tempa, śledzenie zadań, terminów i Teams staje się bałaganem ręcznych aktualizacji. ClickUp to ułatwia.
Potrzebujesz wykresu Gantta do mapy zależności? Gotowe. Wolisz tablicę Kanban, aby utrzymać zadania w ruchu? To proste. Dzięki niestandardowym widokom możesz ustawić swój projekt w sposób, który najbardziej Ci odpowiada. 🚧
Koniec z tworzeniem harmonogramów od podstaw - szablony do zarządzania budową pomogą Ci planować, przydzielać zadania i zarządzać zasobami w ciągu kilku minut.
Gotowy, aby wyprzedzić opóźnienia? Zarejestruj się w ClickUp już dziś! 🙌