Możesz organizować różne działania integracyjne, ale jedyną rzeczą, którą Twój zespół naprawdę doceni, jest elastyczność pracy. W dzisiejszym świecie jest to największy atut w miejscu pracy.
W badaniu Deloitte 94% respondentów stwierdziło, że elastyczność pracy poprawia zdrowie psychiczne i pomaga im lepiej zrównoważyć pracę z życiem osobistym.
Jak więc firmy nadążają za tą zmianą, jednocześnie upewniając się, że praca nadal jest zrobiona (i dobrze wykonana)? Oto bohater naszej opowieści: spotkania asynchroniczne.
W przeciwieństwie do tradycyjnych spotkań, które pochłaniają czas, spotkania asynchroniczne pozwalają członkom Teams współpracować we własnym tempie.
Ograniczenie niepotrzebnych spotkań może również zaoszczędzić ponad 25 000 USD rocznie na pracownika. To nie są drobne. 😱
W tym przewodniku omówimy spotkania asynchroniczne, ich zalety i wady oraz najlepsze praktyki, które pomogą Twojemu zespołowi zachować wydajność, jednocześnie ciesząc się elastycznością, na którą zasługują.
60-sekundowe podsumowanie
- Spotkania asynchroniczne umożliwiają uczestnikom wnoszenie wkładu zgodnie z własnym harmonogramem, bez konieczności jednoczesnej obecności. Ta elastyczność jest idealna dla zdalnych i rozproszonych Teamsów
- Korzyści z komunikacji asynchronicznej: Większa elastyczność, większa wydajność i mniejsza potrzeba interakcji w czasie rzeczywistym
- Wady spotkań asynchronicznych: Opóźniona informacja zwrotna i ryzyko błędnej komunikacji z powodu braku wyjaśnień w czasie rzeczywistym
- Spotkania asynchroniczne są idealne do rozmów jeden na jeden, codziennych stand-upów, szkoleń i aktualizacji projektów
- Kroki do prowadzenia skutecznych spotkań asynchronicznych obejmują: Edukacja członków zespołu na temat procesów spotkań asynchronicznych i ustawienie oczekiwań Nakreślenie agendy spotkania i zapewnienie dostępu do odpowiednich dokumentów Wyjaśnienie, w jaki sposób każdy członek zespołu powinien wnieść swój wkład Zapraszanie tylko niezbędnych uczestników i przydzielanie obowiązków Dokumentowanie wyników za pomocą narzędzi takich jak ClickUp's AI Notetaker do transkrypcji dyskusji i podsumowywania decyzji
- Edukacja członków Teams na temat procesów spotkań asynchronicznych i ustawienie oczekiwań
- Przedstawienie agendy spotkania i zapewnienie dostępu do odpowiednich dokumentów
- Wyjaśnienie, w jaki sposób każdy członek Teams powinien wnieść swój wkład
- Zapraszanie tylko niezbędnych uczestników i przydzielanie obowiązków
- Dokumentowanie wyników za pomocą narzędzi takich jak ClickUp AI Notetaker do transkrypcji dyskusji i podsumowywania decyzji
- Aby zapewnić wydajność spotkań asynchronicznych, zachęcaj do blokowania czasu, konsoliduj wiadomości i zadania na jednej platformie, takiej jak ClickUp, zarządzaj powiadomieniami, aby skupić się na tym, co najważniejsze, włączaj notatki głosowe i wiadomości wideo, aby nadać ludzki charakter, i scentralizuj dokumentację w hubie wiedzy
- Jak ClickUp wspiera spotkania asynchroniczne: Zarządzanie zadaniami: Przypisywanie elementów działań, ustawienie terminów i monitorowanie postępów Dokumenty i Notatnik: Kompilowanie informacji i tworzenie list kontrolnych do ustalania priorytetów zadań Czat i Clip: Konsolidacja wiadomości i udostępnianie nagrań ekranu w celu zapewnienia przejrzystej komunikacji
- Zarządzanie zadaniami: Przypisuj elementy działań, ustaw terminy i monitoruj postępy
- Dokumenty i Notatnik: Kompiluj informacje i twórz listy kontrolne do ustalania priorytetów zadań
- Chat i Clip: Konsolidacja wiadomości i udostępnianie nagrań ekranu w celu zapewnienia przejrzystej komunikacji
- Edukacja członków Teams na temat procesów spotkań asynchronicznych i ustawienie oczekiwań
- Przedstawienie agendy spotkania i zapewnienie dostępu do odpowiednich dokumentów
- Wyjaśnienie, w jaki sposób każdy członek zespołu powinien wnieść swój wkład
- Zapraszanie tylko niezbędnych uczestników i przydzielanie obowiązków
- Dokumentowanie wyników za pomocą narzędzi takich jak ClickUp AI Notetaker do transkrypcji dyskusji i podsumowywania decyzji
- Zarządzanie zadaniami: Przypisuj elementy działań, ustaw terminy i monitoruj postępy
- Dokumenty i Notatnik: Kompiluj informacje i twórz listy kontrolne do ustalania priorytetów zadań
- Chat i Clip: Konsolidacja wiadomości i udostępnianie nagrań ekranu w celu zapewnienia przejrzystej komunikacji
Czym jest spotkanie asynchroniczne?
Spotkanie asynchroniczne to spotkanie, którego uczestnicy nie muszą być obecni w tym samym czasie.
oto jak to działa: Zamiast typowego podejścia "wszyscy dołączają punktualnie o 10 rano ", uczestnicy mogą komunikować się i wnosić swój wkład zgodnie z własnym harmonogramem - czy to o 8 rano przy kawie w Nowym Jorku, o 14:00 podczas przerwy na lunch w Londynie, czy nawet o północy w Tokio. Każdy zyskuje elastyczność, aby uczestniczyć we własnym tempie i zgodnie z własnym harmonogramem, bez zakłócania przepływu lub codziennych priorytetów.
Spotkania te zazwyczaj wykorzystują asynchroniczne kanały komunikacji, takie jak e-maile, wiadomości błyskawiczne lub wcześniej nagrane wideo, ułatwiając członkom zespołu współpracę bez konieczności przebywania "w tym samym pomieszczeniu" w tym samym momencie.
Pro Tip: Myślisz, że spotkania asynchroniczne są tylko dla zdalnych Teams? Pomyśl jeszcze raz. Elastyczność spotkań asynchronicznych sprawia, że są one idealne zarówno dla zespołów pracujących w dystrybucji, jak i w biurze.
Kluczowe różnice między spotkaniami synchronicznymi i asynchronicznymi
Podstawowa różnica między tymi dwoma formatami spotkań polega na czasie. Spotkanie synchroniczne wymaga obecności w czasie rzeczywistym, podczas gdy spotkanie asynchroniczne daje uczestnikom swobodę włączania się, gdy jest to dla nich najlepsze.
Oto krótka tabela z podstawowymi różnicami:
| Aspect | Spotkanie synchroniczne | Spotkanie asynchroniczne |
| Timing | Czas rzeczywisty, wszyscy obecni jednocześnie | Wkłady odbywają się w różnym czasie |
| Narzędzia | Połączenia wideo, rozmowy telefoniczne, spotkania osobiste | E-mail, wiadomości błyskawiczne, wstępnie nagrane wideo |
| Elastyczność | Planowanie o niskich wymaganiach | Wysoka wydajność pracy w różnych strefach czasowych i harmonogramach |
| Przykłady | Cotygodniowe stand-upy, aktualizacje operacyjne, sesje burzy mózgów | Aktualizacje projektów za pośrednictwem e-maila, nagrane demonstracje cyklu pracy |
| Wyzwania | Konflikty w harmonogramie, marnowanie czasu na bezproduktywne spotkania | Wymaga samodyscypliny, może opóźniać natychmiastowe reakcje |
Przykład: Zespół produktowy pracujący w USA, Europie i Azji musi przejrzeć nowy projekt aplikacji. Zamiast organizować synchroniczne spotkanie, które zmusza kogoś do uczestniczenia w nim późno w nocy, główny projektant przesyła makietę z nagranym wyjaśnieniem do narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, pozostawiając szczegóły w komentarzach. Członkowie Teams pozostawiają swoje sugestie w tym samym wątku we własnym tempie, zapewniając, że każdy wnosi swój wkład bez zakłócania swoich harmonogramów.
Plusy i minusy komunikacji asynchronicznej
Teraz, gdy znasz już różnicę między tradycyjnymi spotkaniami a komunikacją asynchroniczną, nadszedł czas, aby odpowiedzieć na ważne pytanie: która z nich jest najlepsza dla Twojego zespołu?
Oto kilka powodów, dla których praca asynchroniczna może, ale nie musi być twoją ulubioną.
Korzyści z korzystania z komunikacji asynchronicznej
1. Zwiększona elastyczność
Nie wszyscy są tak samo zaprogramowani - niektórzy członkowie Teams mają bystre oczy o 6 rano, podczas gdy inni ożywają po północy. Dodajmy do tego globalne teamy pracujące w różnych strefach czasowych, a komunikacja synchroniczna zaczyna wydawać się logistycznym koszmarem dla firm.
Asynchroniczne narzędzia komunikacyjne pozwalają każdemu pracować we własnym tempie, nie zmuszając nikogo do dołączania do spotkań w piżamie. Ponadto pozwala to zaoszczędzić pieniądze - po co wydawać budżet na koszty podróży, skoro można zainwestować je z powrotem w swój zespół?
2. Zwiększona wydajność
Każdy z nas był w takiej sytuacji - podczas rozmowy telefonicznej, w której jeden zbyt entuzjastyczny współpracownik dominuje, podczas gdy inni w milczeniu przewijają e-maile.
Organizuj spotkania asynchroniczne, aby wyrównać pole gry, dając wszystkim równe szanse na wniesienie wkładu bez zakłóceń. Zachęca to do przemyślanego wkładu.
Co więcej, komunikacja asynchroniczna minimalizuje ciągłe powiadomienia i presję bycia zawsze dostępnym.
🧠 Do zrobienia? 64% pracowników twierdzi, że spotkania zakłócają ich czas na głębokie przemyślenia. Dzięki metodom asynchronicznym członkowie zespołu mogą skupić się na zadaniach i dostarczać przemyślane, pisemne odpowiedzi, które często prowadzą do lepszych decyzji.
Potencjalne wady i wyzwania
1. Opóźniona informacja zwrotna
Czasami komunikacja asynchroniczna przypomina czekanie na odpowiedź znajomego na tekst - wiesz, że się odezwie, ale nie nastąpi to w najbliższym czasie. Jeśli twój projekt wymaga natychmiastowej odpowiedzi, metody asynchroniczne mogą spowolnić pracę.
Pilna praca, napięte terminy lub decyzje wrażliwe na czas często wymagają spotkań synchronicznych, podczas których szczegóły mogą być omawiane na bieżąco.
Na przykład warsztaty lub sesje burzy mózgów rozwijają się dzięki rozmowom i komunikacji w czasie rzeczywistym. W takich przypadkach metody asynchroniczne nie sprawdzą się.
💡 Pro Tip: Jeśli Twój styl komunikacji nie pasuje do Twojego zespołu, możesz poczuć się wyczerpany. Uniknij tego dzięki naszemu przewodnikowi na temat dostosowywania skutecznych stylów komunikacji w miejscu pracy.
2. Ryzyko błędnej komunikacji
Komunikacja jest podstawą efektywnej pracy zespołowej, a bez możliwości wyjaśniania na miejscu, komunikacja asynchroniczna może pozostawić miejsce na nieporozumienia.
Oto jak to może pójść źle:
- Błędne wykonanie: Brak wyjaśnień w czasie rzeczywistym w formatach asynchronicznych prowadzi do nieporozumień i nieprawidłowej realizacji zadań
- Błędna interpretacja danych: Poleganie na pisemnych aktualizacjach bez natychmiastowej informacji zwrotnej skutkuje błędną interpretacją informacji i błędnymi decyzjami
- Unikanie błędów: Opóźnione reakcje w asynchronicznych cyklach pracy pozwalają małym błędom pozostać niezauważonymi i z czasem przerodzić się w większe problemy
Typowe przypadki użycia spotkań asynchronicznych
Oto kilka przykładów, jak zintegrować spotkania asynchroniczne z Twoim cyklem pracy.
1. Asynchroniczne spotkania jeden na jeden
Tradycyjnie spotkania jeden na jeden były przeprowadzane osobiście lub za pośrednictwem zaplanowanych połączeń telefonicznych. Jak jednak zauważono w raporcie Buffer's State of Remote Work, spotkania asynchroniczne jeden na jeden szybko zyskują na popularności.
Zamiast blokować czas w kalendarzach, menedżerowie i pracownicy mogą meldować się za pośrednictwem e-maila lub wiadomości ClickUp Chat, udostępniając aktualizacje, opinie lub prośby, kiedy im to odpowiada.
2. Codzienne asynchroniczne stand-upy
Wciąż tasujesz się na niekończących się spotkaniach stand-up tylko po to, by powiedzieć: "Pracuję nad tym"? Codzienne spotkania asynchroniczne typu stand-up są tutaj, aby uratować sytuację.
Asynchroniczne spotkania pozwalają członkom zespołu udostępniać aktualizacje dotyczące zadań, celów i blokad w dedykowanym kanale lub wątku. Każdy może wnieść swój wkład w ustalonym terminie, zapewniając przejrzystość bez marnowania czasu.
Przykład: Twój zespół marketingowy może korzystać z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, aby rejestrować aktualizacje do 10 rano każdego dnia. Członkowie Teams przeglądają aktualizacje, zostawiają komentarze i dostosowują swoje zadania - wszystko to bez konieczności przeprowadzania wideo rozmowy.
Możesz także skorzystać z menedżera projektów AI, takiego jak ClickUp Brain, aby szybciej sporządzać raporty asynchroniczne na podstawie danych z obszaru roboczego ClickUp!
3. Szkolenie asynchroniczne
Szkolenia asynchroniczne redukują koszty i czas, dostarczając materiały za pośrednictwem platform e-learningowych, nagranych wcześniej materiałów wideo lub podcastów.
Pracownicy uczą się we własnym tempie, a firmy mogą śledzić postępy i oferować wsparcie w razie potrzeby.
🧠 Do zrobienia: Według Training Industry Report, firmy wydają średnio 954 USD na osobę uczącą się, a każdy pracownik spędza 57 godzin szkoleniowych rocznie. To ponad tydzień pracy poświęcony wyłącznie na szkolenia.
4. Asynchroniczne spotkania dotyczące aktualizacji projektów
Planowanie aktualizacji projektu na żywo dla zespołów rozproszonych geograficznie może wydawać się bardziej skomplikowane niż zwykle.
Asynchroniczne aktualizacje spotkań umożliwiają uczestnikom udostępnianie postępów, wyzwań i kolejnych kroków w dogodnym dla nich czasie za pomocą narzędzi takich jak e-mail lub platformy współpracy.
przeczytaj również: Free Project Communication Plan Templates (szablony planów komunikacji w projektach)
Jak prowadzić efektywne spotkania asynchroniczne w organizacji?
Spotkania asynchroniczne oferują wiele korzyści, ale bez odpowiedniego planu mogą szybko pójść na marne. Oto jak usprawnić pracę asynchroniczną, aby pozytywnie wpłynąć na współpracę:
Przewodnik krok po kroku dotyczący przejścia na spotkania asynchroniczne
Krok 1: Zaangażuj swój zespół w Tablicę
W przeciwieństwie do spotkań synchronicznych, w których wszyscy są w pętli jednocześnie, spotkania asynchroniczne wymagają, aby wszyscy byli na tej samej stronie przed ich rozpoczęciem. Jest to szczególnie ważne w przypadku nowych członków Teams, którzy mogą nie wiedzieć, gdzie znaleźć odpowiednie dokumenty lub dane.
Zacznij od zapoznania swojego zespołu z zaleceniami i zakazami dotyczącymi spotkań asynchronicznych, przepływami procesów w organizacji i sposobem uzyskiwania dostępu do kluczowych zasobów.
Nie zapomnij również o wcześniejszym ustawieniu oczekiwań - tak, dotyczy to również terminów sporządzania notatek ze spotkań i elementów działań.
Krok 2: Sprecyzuj agendę spotkania
Bez agendy, bez spotkania - asynchronicznego lub nie. Wyraźnie określ cel, niezależnie od tego, czy chodzi o informacje zwrotne, aktualizacje, czy też zajęcie się konkretnym projektem.
Jeśli uczestnicy muszą odwołać się do odpowiednich dokumentów lub danych, upewnij się, że mają do nich dostęp wcześniej. Dobrze przygotowana agenda spotkania oszczędza czas i zapewnia wydajność.
Pro Tip: Najlepsze spotkania to te najkrótsze. Zamień dwugodzinną rozmowę z dziesięcioma elementami agendy na skoncentrowaną 20-minutową sesję obejmującą tylko dwa kluczowe punkty.
Krok 3: Określ, w jaki sposób każdy członek ma uczestniczyć w spotkaniu
Spotkania asynchroniczne mogą obejmować wiele tematów - aktualizacje postępów, planowanie strategii lub pętle informacji zwrotnych. Wyjaśnij, w jaki sposób każdy członek zespołu powinien uczestniczyć w spotkaniu.
- Czy oczekuje się od nich przedstawiania aktualizacji?
- Strategie robocze?
- Dostarczyć informacje na temat konkretnych punktów?
Zdefiniowanie ról pozwala uniknąć niejednoznaczności i utrzymać spotkanie w centrum uwagi.
przeczytaj również: Najlepsze narzędzia do pracy z domu
Krok 4: Upewnij się, że każdy członek jest zaangażowany
Nie ma sensu wciągać połowy zespołu na spotkanie, jeśli nie mają oni nic do wniesienia.
Zaproś tylko te osoby, których wkład jest niezbędny i przypisz konkretne obowiązki, aby wszyscy byli aktywnie zaangażowani. Pamiętaj, że asynchroniczność nie oznacza bezobsługowości.
Krok 5: Dokumentuj dyskusje, spostrzeżenia i decyzje
Spotkania są wartościowe tylko wtedy, gdy ich wyniki są rejestrowane. Zamiast polegać na pamięci, skorzystaj z narzędzi AI do nagrywania i transkrypcji spotkań, takich jak ClickUp AI Notetaker. Transkrybuj dyskusje w czasie rzeczywistym, skupiając się na rozmowie, szybko znajduj właściwe informacje w transkrypcji spotkania i automatycznie przekształcaj decyzje w elementy działań.
Obejrzyj to krótkie wyjaśnienie, aby w pełni wykorzystać Notatnik AI w ClickUp.
Narzędzia do spotkań asynchronicznych
Jak widać, odpowiednie narzędzia mogą przyczynić się do sukcesu lub porażki strategii spotkań asynchronicznych. Oto kilka najlepszych propozycji:
- Dysk Google: Do przechowywania i udostępniania dokumentów
- Slack: Do komunikacji w czasie rzeczywistym, tworzenia kanałów aktualizacji i wspierania nieformalnych dyskusji
- ClickUp: Centralna platforma do zarządzania pracą asynchroniczną, efektywnej współpracy i przechowywania całej wiedzy w jednym miejscu
📮 ClickUp Insight: 83% pracowników wiedzy polega głównie na e-mailach i czatach do komunikacji w zespole. Jednak prawie 60% ich dnia pracy jest tracone na przełączanie się między tymi narzędziami i wyszukiwanie informacji.
Dzięki aplikacji do wszystkiego w pracy, takiej jak ClickUp, zarządzanie projektami, wiadomości, e-maile i czaty zbiegają się w jednym miejscu! Czas na centralizację i energię!
Przyjrzyjmy się bliżej, jak możesz skorzystać z ClickUp.
Jak ClickUp może wesprzeć spotkania asynchroniczne
Szukając narzędzi do spotkań asynchronicznych, musisz znaleźć takie, które pasują do kultury Twojego biura i sprawiają, że każda aktualizacja jest częścią naturalnej rozmowy.
ClickUp wykonuje fantastyczną robotę, łącząc zarządzanie zadaniami, współpracę w czasie rzeczywistym i funkcje komunikacyjne na jednej platformie. W ten sposób członkowie zespołu mogą skupić się na prawdziwej pracy, zamiast być zasypywani ciągłymi powiadomieniami.
Oto proste wideo wyjaśniające, jak najlepiej wykorzystać narzędzia asynchroniczne ClickUp:
Aby lepiej zrozumieć przydatność ClickUp w codziennej pracy, przyjrzyjmy się Miyi, menedżerowi projektu często poddawanemu presji wielu terminów.
Zamiast gonić za aktualizacjami w rozproszonych e-mailach, używa zadań ClickUp do przypisywania elementów działań, ustawienia terminów i monitorowania postępów. Miya dodaje wyczyszczone opisy, poziomy priorytetów i statusy zadań, aby wszyscy byli na tej samej stronie - bez momentów "Czekaj, o co chodzi?".
✅ Co Miya kocha w zadaniach ClickUp:
- Przejrzystość: Każdy zna swoje obowiązki i terminy
- Odpowiedzialność: Zadania są śledzone od początku do końca, zapewniając, że nic nie zostanie pominięte
Miya potrzebuje również, aby jej zespół współpracował nad krytyczną dokumentacją projektu. Dzięki ClickUp Docs zbiera wszystkie istotne informacje w jednej, starannie sformatowanej przestrzeni.
Jej zespół edytuje dokument w czasie rzeczywistym lub dodaje komentarze, gdy są one dostępne. Poprzez @wzmianki o członkach zespołu, Miya zapewnia, że angażują się, gdy są gotowi.
🍪 Bonus: Jeśli ClickUp Docs daje Ci schludny sposób na organizowanie notatek ze spotkań, to ClickUp Notepad jest niezawodnym asystentem, który utrzymuje Twoje zadania posortowane i priorytetowe, zapewniając, że najpierw zajmiesz się tymi najpilniejszymi.
Dzięki Notatnikowi jesteś zawsze gotowy na spotkania, niezależnie od tego, czy tworzysz listy kontrolne, osadzasz istotne połączenia, czy też przekształcasz pomysły w przydatne do działania zadania z terminami i priorytetami.
Jak ClickUp Docs i Notepad pomagają:
- Tworzy jedno źródło prawdy dzięki ClickUp Docs, unikając nieporozumień
- Edycja w czasie rzeczywistym zapewnia natychmiastowe aktualizacje i współpracę
- @Wzmianki do powiadamiania i angażowania członków zespołu we właściwym czasie
- Szybkie listy kontrolne i połączone linki z Notatnikiem ClickUp do ustalania priorytetów zadań
Do komunikacji wewnętrznej Miya wykorzystuje szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp - kompleksowy dokument służący do pielęgnowania kultury korporacyjnej, informowania pracowników i tworzenia płynnego zaangażowania pracowników.
Korzystając z innych narzędzi, Miya zawsze napotykała jeden problem - ciągłe korzystanie z aplikacji do przesyłania wiadomości może sprawiać wrażenie bycia szturchanym co pięć minut - rozpraszające i nieproduktywne.
Zamiast tego, ClickUp Chat usprawnia cykl pracy dzięki asynchronicznemu przesyłaniu wiadomości - wszystkie wiadomości są skonsolidowane w jednym obszarze i połączone z odpowiednim obszarem roboczym, projektem, zadaniem lub dokumentem, dzięki czemu Miya i jej zespół mogą przeglądać aktualizacje, gdy są gotowe, a nie wtedy, gdy są przerywane.
Oto jak ClickUp Chat pomaga:
- Zorganizowane czaty, bez gorączkowego przewijania wielu wątków
- Powiadomienia dostosowane do czasu skupienia
- Scentralizowany kontekst - bez przeskakiwania między wieloma narzędziami w celu zebrania potrzebnych informacji
- Tworzenie zadań z wykorzystaniem AI, które zamienia wiadomości w zadania jednym kliknięciem
Wiadomości tekstowe są jednak czasami niewystarczające do wyjaśnienia złożonych tematów, a ton może zagubić się w tłumaczeniu. Miya używa ClickUp Clips do udostępniania nagrań ekranu, opinii głosowych i instrukcji, dzięki czemu komunikacja jest bardziej przejrzysta i angażująca.
oto jak ClickUp Clip pomaga:
- Wyczyszczona komunikacja dzięki nagraniom ekranu, opiniom głosowym i instrukcjom
- Szybkie aktualizacje wielokrotnego użytku, które eliminują potrzebę powtarzania informacji
ClickUp sprawił, że asynchroniczne spotkania stały się znacznie prostsze i bardziej efektywne. Budując ramy, w których można nakreślić i ustrukturyzować cele i wyniki, zdalne teamy są w stanie zrozumieć oczekiwania i płynnie dostarczać aktualizacje statusu. Burza mózgów z tablicami jest łatwa, reorganizacja priorytetów jest łatwa, a dodawanie obrazów referencyjnych itp. jest bardzo płynne.
ClickUp sprawił, że asynchroniczne spotkania stały się znacznie prostsze i bardziej efektywne. Budując ramy, w których można nakreślić i ustrukturyzować cele i wyniki, zdalne teamy są w stanie zrozumieć oczekiwania i płynnie dostarczać aktualizacje statusu. Burza mózgów z tablicami jest łatwa, reorganizacja priorytetów jest łatwa, a dodawanie obrazów referencyjnych itp. jest bardzo płynne.
Podobnie jak Bazza, Miya również uwielbia tablice ClickUp. Jej zespół używa go do tworzenia map strategii i wizualnego połączenia pomysłów.
pro Tip: Dzięki ClickUp Whiteboards zamień notatki i kształty w zadania z przypisanymi właścicielami i terminami.
Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie sprintów, czy zajmowanie się propozycją dla klienta, nieskończona wirtualna kanwa utrzymuje sesję zorganizowaną i wykonalną. Ze względu na funkcję współpracy w czasie rzeczywistym, szczególnie dobrze sprawdza się podczas sesji burzy mózgów.
I to nie koniec. Podobnie jak wszystko inne, proofing staje się łatwiejszy dzięki ClickUp.
Oto jak to działa: Otwórz załącznik w zadaniu, kliknij "Dodaj komentarz" w prawym górnym rogu, zaznacz konkretne miejsce i zostaw komentarz.
Możesz nawet przypisać go do członka zespołu, aby mógł natychmiast podjąć działania. Od PNG po PDF, wsparcie dla różnych typów plików, ułatwiając oznaczanie zmian bezpośrednio na pliku.
📮 ClickUp Insight: 50% respondentów naszego badania twierdzi, że piątek jest ich najbardziej wydajnym dniem. Może to być zjawisko unikalne dla nowoczesnej pracy. W piątki odbywa się zwykle mniej spotkań, co w połączeniu z kontekstem zgromadzonym w tygodniu pracy może oznaczać mniej zakłóceń i więcej czasu na głęboką, skoncentrowaną pracę.
Chcesz zachować wydajność na poziomie piątku przez cały tydzień? Zastosuj praktyki komunikacji asynchronicznej z ClickUp, aplikacją do wszystkiego w pracy! Nagrywaj swój ekran za pomocą ClickUp Clips, otrzymuj natychmiastowe transkrypcje za pośrednictwem ClickUp Brain lub poproś ClickUp AI Notetaker, aby wkroczył i podsumował najważniejsze momenty spotkania!
A co najlepsze? ClickUp nie istnieje w próżni - integruje się z kalendarzami, narzędziami do udostępniania plików, takimi jak Google Drive, i innymi aplikacjami zwiększającymi wydajność.
Dzięki ponad 1000 integracji ClickUp, Miya bez wysiłku synchronizuje harmonogramy i dokumenty swojego zespołu, zapewniając współpracę każdego narzędzia w celu wsparcia komunikacji asynchronicznej.
Metody szkoleniowe i edukacyjne dla sprawnego wdrożenia
Samo przekazanie nowych narzędzi i oczekiwanie, że członkowie zespołu je opanują, nie jest realistyczne. Zamiast tego ustaw ich na powodzenie dzięki tym wskazówkom szkoleniowym:
- Udostępniaj przewodniki krok po kroku, materiały wideo lub często zadawane pytania dostosowane do procesów Twojego zespołu, aby ułatwić naukę
- Oferuj interaktywne sesje zapoznające zespół z narzędziami takimi jak ClickUp Docs, Tablica i Clip, a także nagrywaj je do wykorzystania w przyszłości
- Połącz w pary pracowników znających się na technologii z tymi, którzy potrzebują dodatkowej pomocy, aby rozwijać umiejętności i współpracę
- Twórz asynchroniczne kursy onboardingowe za pomocą narzędzi takich jak ClickUp Docs, które zawierają materiały wideo, quizy i przestrzeń na opinie
przeczytaj również: Jak wybrać odpowiednią częstotliwość spotkań dla swojego teamu?
Wyzwania związane ze spotkaniami asynchronicznymi i ich pokonywanie
Dla teamów, które dopiero rozpoczynają pracę w trybie asynchronicznym, brak natychmiastowych odpowiedzi i potrzeba przejrzystej samoobsługowej dokumentacji mogą wydawać się przeszkodą.
Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom wyzwania te są całkowicie możliwe do pokonania.
Aby dać Ci przewagę, oto niektóre z najczęstszych wyzwań związanych ze spotkaniami asynchronicznymi i kilka prostych rozwiązań, które sprawią, że Twoja praca będzie bezstresowa.
1. Zarządzanie czasem osobistym
⚠️ Wyzwanie: Praca asynchroniczna opiera się w dużej mierze na efektywnym zarządzaniu własnym czasem, co może być trudne dla tych, którzy rozwijają się w oparciu o ustrukturyzowane harmonogramy.
Rozwiązanie: Zachęcaj do blokowania czasu, ustaw jasne terminy realizacji zadań i określ godziny szczytowej wydajności dla różnych zadań. Użyj widoku kalendarza ClickUp, aby wydzielić czas na skupienie się, wizualizować swój harmonogram na pierwszy rzut oka i lepiej zarządzać terminami.
2. Przeciążenie powiadomieniami
⚠️ Wyzwanie: Bez spotkań na żywo ilość wiadomości i aktualizacji może być przytłaczająca.
Rozwiązanie: Użyj dedykowanych narzędzi, takich jak ClickUp Chat, aby skonsolidować wiadomości, wyciszyć powiadomienia podczas głębokiej pracy i ustawić jasne wytyczne dotyczące komunikacji. W ClickUp Chat możesz niestandardowo dostosować powiadomienia, wyciszając natrętne i rozpraszające pingi, aby skupić się tylko na tym, co ważne.
3. Budowanie zaufania przy mniejszej interakcji na żywo
⚠️ Wyzwanie: Brak tonu, mowy ciała i spontanicznych momentów może utrudnić budowanie relacji.
Rozwiązanie: Włącz notatki głosowe, wiadomości wideo lub lekkie rytuały, takie jak udostępnianie najważniejszych wydarzeń z weekendu lub używanie reakcji emoji w celu wzmocnienia połączenia.
Pro Tip: Spotkania wideo są świetne dla zdalnych Teams, ale wymagają struktury, aby nie stały się marnowaniem czasu. Oto jak wykorzystać asynchroniczną komunikację wideo do usprawnienia pracy zdalnej.
4. Czasochłonne tworzenie wiadomości
⚠️ Wyzwanie: Pisanie wyczyszczonych, zwięzłych i bogatych w kontekst wiadomości asynchronicznych może zająć więcej czasu niż szybkie wyjaśnienia słowne.
Rozwiązanie: Używaj narzędzi takich jak ClickUp Clips do nagrywania ekranu, dodawaj hiperlinki dla kontekstu i strukturyzuj aktualizacje, aby zminimalizować rozmowy w obie strony.
5. Zależność od samoobsługowej dokumentacji
⚠️ Wyzwanie: Asynchroniczne cykle pracy zależą od dostępnej, szczegółowej dokumentacji, której stworzenie może być czasochłonne.
Rozwiązanie: Użyj narzędzi takich jak ClickUp Docs, aby zbudować centralny hub wiedzy, regularnie go aktualizować i zapewnić łatwą nawigację.
przeczytaj również: Wykorzystanie etykiety czatu Teams w pracy dla optymalnej współpracy
Jak ClickUp doskonale synchronizuje się z Twoimi spotkaniami asynchronicznymi
Celem korzystania z ClickUp na początku była kontrola wszystkich zadań z punktu widzenia menedżera, ale rozwinęło się to w coś znacznie większego. Wszyscy zaczęli układać swoje zadania w oś czasu, a ClickUp stał się niesamowitym narzędziem do współpracy - bardziej niż się spodziewaliśmy. Przeszliśmy od zarządzania pracownikami do zarządzania zadaniami i płynnego ich monitorowania.
Celem korzystania z ClickUp na początku była kontrola wszystkich zadań z punktu widzenia menedżera, ale rozwinęło się to w coś znacznie większego. Wszyscy zaczęli układać swoje zadania w oś czasu, a ClickUp stał się niesamowitym narzędziem do współpracy - bardziej niż się spodziewaliśmy. Przeszliśmy od zarządzania pracownikami do zarządzania zadaniami i płynnego ich monitorowania.
Na tym polega piękno ClickUp - rozwija się wraz z Twoimi potrzebami, doskonale synchronizując się z Twoimi spotkaniami asynchronicznymi i cyklami pracy.
Kiedy zaczynasz korzystać z ClickUp, zaczyna on upraszczać Twój dzień pracy o jedną funkcję na raz. Na przykład, zadania ClickUp przypisują obowiązki do osi czasu, dokumenty upraszczają współpracę, a czat konsoliduje rozmowy w celu łatwego odniesienia.
Załóż konto w ClickUp za darmo i pozwól ClickUp do zrobienia, podczas gdy Ty skupisz się na zrobieniu tego, co do Ciebie należy!