Możesz organizować różne zajęcia integracyjne, ale jedyną rzeczą, którą twój zespół naprawdę doceni, jest elastyczność pracy. W dzisiejszym świecie jest to największy atut w miejscu pracy.

W badaniu Deloitte, 94% respondentów stwierdziło, że elastyczność pracy poprawia zdrowie psychiczne i pomaga im lepiej zrównoważyć pracę z życiem osobistym.

Jak więc firmy nadążają za tą zmianą, jednocześnie upewniając się, że praca nadal jest zrobiona (i to dobrze)? Oto bohater naszej opowieści: spotkania asynchroniczne.

W przeciwieństwie do tradycyjnych spotkań, które pochłaniają czas, spotkania asynchroniczne pozwalają członkom zespołu współpracować we własnym tempie.

Ograniczenie niepotrzebnych spotkań może również zaoszczędzić ponad 25 000 USD rocznie na pracownika . To nie są drobne. 😱

W tym przewodniku omówimy spotkania asynchroniczne, ich zalety i wady oraz najlepsze praktyki, które pomogą Twojemu zespołowi zachować wydajność, jednocześnie ciesząc się elastycznością, na którą zasługują.

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

• Spotkania asynchroniczne umożliwiają uczestnikom wnoszenie wkładu według własnego harmonogramu, bez konieczności jednoczesnej obecności. Ta elastyczność jest idealna dla zdalnych i rozproszonych Teamsów
• Korzyści z komunikacji asynchronicznej: Większa elastyczność, większa wydajność i mniejsza potrzeba interakcji w czasie rzeczywistym
• Wady spotkań asynchronicznych: Opóźniona informacja zwrotna i ryzyko błędnej komunikacji z powodu braku wyjaśnień w czasie rzeczywistym
• Spotkania asynchroniczne są idealne do rozmów indywidualnych, codziennych stand-upów, szkoleń i aktualizacji projektów
• Kroki do prowadzenia skutecznych spotkań asynchronicznych obejmują:
  
  • Edukowanie członków Teams na temat procesów spotkań asynchronicznych i ustawienie oczekiwań
  • Nakreślenie agendy spotkania i zapewnienie dostępu do odpowiednich dokumentów
  • Wyjaśnienie, w jaki sposób każdy członek zespołu powinien wnieść swój wkład
  • Zapraszanie tylko niezbędnych uczestników i przydzielanie im obowiązków
  • Dokumentowanie wyników za pomocą narzędzi takich jak ClickUp AI Notetaker do transkrypcji dyskusji i podsumowywania decyzji
• Aby zapewnić wydajność spotkań asynchronicznych, zachęcaj do blokowania czasu, konsoliduj wiadomości i zadania na jednej platformie, takiej jakClickUp, zarządzaj powiadomieniami, aby skupić się na tym, co najważniejsze, włączaj notatki głosowe i wiadomości wideo, aby nadać im ludzki charakter, i scentralizuj dokumentację w hubie wiedzy
• Jak ClickUp wspiera spotkania asynchroniczne:
  • Zarządzanie zadaniami: Przypisywanie elementów działań, ustawienie terminów i monitorowanie postępów
  • Dokumenty i Notatnik: Kompilowanie informacji i tworzenie list kontrolnych w celu ustalania priorytetów zadań
  • Czat i Clip: Konsolidacja wiadomości i udostępnianie nagrań ekranu w celu zapewnienia przejrzystej komunikacji

Co to jest spotkanie asynchroniczne?

Spotkanie asynchroniczne to spotkanie, którego uczestnicy nie muszą być obecni w tym samym czasie.

oto jak to działa: Zamiast typowego podejścia "wszyscy dołączają punktualnie o 10 rano", uczestnicy mogą komunikować się i wnosić swój wkład zgodnie z własnym harmonogramem - czy to o 8 rano przy kawie w Nowym Jorku, o 14:00 podczas przerwy na lunch w Londynie, czy nawet o północy w Tokio. Każdy ma możliwość uczestniczenia we własnym tempie i według własnego harmonogramu, bez zakłócania przepływu pracy lub codziennych priorytetów.

Spotkania te zazwyczaj odbywają się w trybie asynchronicznym kanały komunikacji takich jak e-maile, wiadomości błyskawiczne lub wcześniej nagrane wideo, ułatwiając członkom Teams współpracę bez konieczności przebywania "w tym samym pomieszczeniu" w tym samym momencie.

Pro Tip: Myślisz, że spotkania asynchroniczne są przeznaczone tylko dla zdalnych Teams? Pomyśl jeszcze raz. Elastyczność spotkań asynchronicznych sprawia, że są one idealne zarówno dla zespołów pracujących w dystrybucji, jak i w biurze.

Kluczowe różnice między spotkaniami synchronicznymi i asynchronicznymi

Podstawową różnicą między tymi dwoma formatami spotkań jest czas. Spotkanie synchroniczne wymaga obecności w czasie rzeczywistym, podczas gdy spotkanie asynchroniczne daje uczestnikom swobodę włączania się do dyskusji wtedy, gdy jest to dla nich najlepsze.

Oto krótka tabela z podstawowymi różnicami:

Przykład: Zespół produktowy pracujący w USA, Europie i Azji musi przejrzeć nowy projekt aplikacji. Zamiast organizować synchroniczne spotkanie, które zmusza kogoś do uczestniczenia w nim późno w nocy, główny projektant przesyła makietę z nagranym wyjaśnieniem do narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp pozostawiając szczegóły w komentarzach. Członkowie Teams pozostawiają swoje sugestie w tym samym wątku w swoim własnym tempie, zapewniając, że każdy wnosi swój wkład bez zakłócania swoich harmonogramów.

Plusy i minusy komunikacji asynchronicznej

Teraz, gdy znasz już różnicę między tradycyjnymi spotkaniami a komunikacją asynchroniczną, nadszedł czas, aby zmierzyć się z wielkim pytaniem: która z nich jest najlepsza dla twojego teamu?

Oto kilka powodów, dla których praca asynchroniczna może, ale nie musi być twoją filiżanką herbaty.

Korzyści z używania komunikacji asynchronicznej

1. Większa elastyczność

Nie wszyscy są tak samo skoncentrowani na pracy - niektórzy członkowie Teams mają bystre oczy o 6 rano, podczas gdy inni ożywają po północy. Dodajmy do tego globalne teamy pracujące w różnych strefach czasowych, a komunikacja synchroniczna zaczyna wydawać się logistycznym koszmarem dla firm. Narzędzia komunikacji asynchronicznej pozwalają każdemu pracować we własnym tempie, nie zmuszając nikogo do dołączania do spotkań w piżamie. Ponadto, pozwala to zaoszczędzić pieniądze - po co wydawać budżet na koszty podróży, skoro można zainwestować je z powrotem w swój zespół?

2. Zwiększona wydajność

Każdy z nas był w takiej sytuacji - na rozmowie telefonicznej, w której dominował jeden zbyt entuzjastyczny współpracownik, podczas gdy inni w milczeniu przewijali e-maile.

Organizuj spotkania asynchroniczne, aby wyrównać pole gry, dając wszystkim równe szanse na wniesienie wkładu bez zakłóceń. Zachęca to do przemyślanego wkładu.

Co więcej, asynchroniczna komunikacja minimalizuje ciągłe powiadomienia i presję bycia zawsze dostępnym.

🧠 **Do zrobienia? 64% pracowników twierdzi, że spotkania zakłócają ich czas na głębokie przemyślenia. Dzięki metodom asynchronicznym członkowie zespołu mogą skupić się na zadaniach i dostarczać przemyślane, pisemne odpowiedzi, które często prowadzą do lepszych decyzji.

Potencjalne wady i wyzwania

1. Opóźniona informacja zwrotna

Czasami komunikacja asynchroniczna przypomina oczekiwanie na odpowiedź znajomego na tekst - wiesz, że się odezwie, ale nie nastąpi to w najbliższym czasie. Jeśli projekt wymaga natychmiastowej odpowiedzi, metody asynchroniczne mogą spowolnić pracę.

Pilna praca, napięte terminy lub decyzje wrażliwe na czas często wymagają spotkań synchronicznych, podczas których szczegóły można omówić na miejscu.

Na przykład, warsztaty lub sesje burzy mózgów rozwijają się dzięki rozmowom i komunikacji w czasie rzeczywistym. W takich przypadkach metody asynchroniczne nie sprawdzają się.

💡 Pro Tip: Jeśli twój styl komunikacji nie pasuje do twojego zespołu, możesz poczuć się wyczerpany. Uniknij tego dzięki naszemu przewodnikowi na temat dostosowanie skutecznych stylów komunikacji w miejscu pracy .

2. Ryzyko błędnej komunikacji

Komunikacja jest podstawą efektywnej pracy zespołowej, a bez możliwości wyjaśnienia na miejscu, komunikacja asynchroniczna może pozostawić miejsce na nieporozumienia.

Oto jak może się to źle skończyć:

• Błędne wykonanie: Brak wyjaśnień w czasie rzeczywistym w formatach asynchronicznych prowadzi do nieporozumień i nieprawidłowego wykonania zadania
• Błędna interpretacja danych: Poleganie na pisemnych aktualizacjach bez natychmiastowej informacji zwrotnej skutkuje błędnie zinterpretowanymi informacjami i błędnymi decyzjami
• Eskalacja błędów: Opóźnione odpowiedzi w asynchronicznych cyklach pracy pozwalają małym błędom pozostać niezauważonymi i z czasem przerodzić się w większe problemy

Typowe przypadki użycia spotkań asynchronicznych

Oto kilka przykładów integracji spotkań asynchronicznych z przepływem pracy.

1. Asynchroniczne spotkania jeden na jeden

Tradycyjnie spotkania jeden na jeden były przeprowadzane osobiście lub za pośrednictwem zaplanowanych połączeń telefonicznych. Jednak, jak zauważono w Buffer's State of Remote Work, asynchroniczne spotkania jeden na jeden to szybko zyskuje na popularności .

Zamiast blokować czas w kalendarzach, menedżerowie i pracownicy mogą sprawdzać za pośrednictwem poczty e-mail lub ClickUp Chat udostępnianie aktualizacji, opinii lub próśb, kiedy im to odpowiada.

via Raport Buffera na temat stanu pracy zdalnej

2. Asynchroniczne codzienne stand-upy

Wciąż tasujesz się na niekończących się spotkaniach stand-up tylko po to, by powiedzieć: "Pracuję nad tym"? Codzienne asynchroniczne spotkania stand-up są tutaj, aby uratować dzień.

Asynchroniczne spotkania stand-up pozwalają członkom zespołu udostępniać aktualizacje dotyczące zadań, celów i blokad w dedykowanym kanale lub wątku. Każdy może wnieść swój wkład w ustalonym terminie, zapewniając przejrzystość bez marnowania czasu.

Przykład: Twój zespół marketingowy może korzystać z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, aby rejestrować aktualizacje do godziny 10 rano każdego dnia. Członkowie Teams przeglądają aktualizacje, zostawiają komentarze i dostosowują swoje zadania - wszystko to bez konieczności przeprowadzania wideo rozmowy.

Możesz również skorzystać z menedżera projektów AI, takiego jak ClickUp Brain do szybszego tworzenia asynchronicznych raportów standup na podstawie danych z obszaru roboczego ClickUp!

3. Szkolenie asynchroniczne

Szkolenia asynchroniczne redukują koszty i czas, dostarczając materiały za pośrednictwem platform e-learningowych, nagranych wcześniej materiałów wideo lub podcastów.

Pracownicy uczą się we własnym tempie, a firmy mogą śledzić postępy i oferować wsparcie w razie potrzeby.

🧠 Do zrobienia: Według raportu Training Industry Report, firmy wydały średnio $954 na osobę uczącą się przy czym każdy pracownik odbywa 57 godzin szkoleń rocznie. To ponad tydzień pracy poświęcony wyłącznie na szkolenie.

4. Asynchroniczne spotkania dotyczące aktualizacji projektów

Planowanie aktualizacji projektu na żywo dla zespołów rozproszonych geograficznie może wydawać się bardziej skomplikowane niż zwykle.

Asynchroniczne aktualizacje spotkań umożliwiają uczestnikom udostępnianie postępów, wyzwań i kolejnych kroków w dogodnym dla nich czasie za pomocą narzędzi takich jak e-mail lub platformy współpracy.

🔗 Przeczytaj także: Free Plan komunikacji w projekcie szablony

Jak prowadzić efektywne spotkania asynchroniczne w organizacji

Spotkania asynchroniczne oferują wiele korzyści, ale bez odpowiedniego planu mogą szybko pójść na marne. Oto jak usprawnić pracę asynchroniczną, aby pozytywnie wpłynąć na współpracę:

Przewodnik krok po kroku do przejścia na spotkania asynchroniczne

Krok 1: Zaangażuj zespół do współpracy

W przeciwieństwie do spotkań synchronicznych, w których wszyscy są w pętli jednocześnie, spotkania asynchroniczne wymagają, aby wszyscy byli na tej samej stronie przed ich rozpoczęciem. Jest to szczególnie ważne w przypadku nowych członków zespołu, którzy mogą nie wiedzieć, gdzie znaleźć odpowiednie dokumenty lub dane.

Zacznij od zapoznania swojego zespołu z zasadami i zakazami spotkań asynchronicznych, przepływami procesów w organizacji i sposobem uzyskiwania dostępu do kluczowych zasobów.

Nie zapomnij również o wczesnym ustawieniu oczekiwań - tak, obejmuje to terminy sporządzania notatek ze spotkań i elementów działań.

Krok 2: Sprecyzuj agendę spotkania

Bez agendy nie ma spotkania - zsynchronizowanego lub nie. Wyraźnie określ cel, niezależnie od tego, czy chodzi o informacje zwrotne, aktualizacje, czy też zajęcie się konkretnym projektem.

Jeśli uczestnicy muszą odnieść się do odpowiednich dokumentów lub danych, upewnij się, że mają do nich dostęp wcześniej. Dobrze przygotowana agenda spotkania oszczędza wszystkim czas i zapewnia wydajność.

💡 Porada Pro: najlepsze spotkania są najkrótsze. Zamień dwugodzinną rozmowę z dziesięcioma elementami agendy na 20-minutową sesję obejmującą tylko dwa kluczowe punkty.

Krok 3: Zdefiniuj, w jaki sposób każdy członek ma uczestniczyć w spotkaniu

Spotkania asynchroniczne mogą obejmować wiele tematów - aktualizacje postępów, planowanie strategii lub pętle informacji zwrotnych. Wyjaśnij, w jaki sposób każdy członek zespołu powinien w nich uczestniczyć.

• Czy mają przedstawiać aktualizacje?
• Opracowywać strategie?
• Dostarczanie informacji na temat konkretnych punktów?

Zdefiniowanie roli pozwala uniknąć niejasności i utrzymać spotkanie w centrum uwagi.

przeczytaj również: Najlepsze narzędzia do pracy z domu

Krok 4: Upewnij się, że każdy członek jest zaangażowany

Nie ma sensu ciągnąć połowy zespołu na spotkanie, jeśli nie mają oni nic do wniesienia.

Zaproś tylko tych, których wkład jest niezbędny i przydziel konkretne obowiązki, aby wszyscy byli aktywnie zaangażowani. Pamiętaj, że asynchroniczność nie oznacza braku zaangażowania.

Krok 5: Dokumentowanie dyskusji, spostrzeżeń i decyzji

Spotkania są wartościowe tylko wtedy, gdy ich wyniki są rejestrowane. Zamiast polegać na pamięci, użyj narzędzi AI do nagrywania i transkrypcji spotkań, takich jak ClickUp's AI Notetaker . Transkrybuj dyskusje w czasie rzeczywistym, skupiając się na rozmowie, szybko znajduj właściwe informacje w transkrypcji spotkania i automatycznie przekształcaj decyzje w elementy działania.

Obejrzyj to krótkie wyjaśnienie, aby w pełni wykorzystać możliwości AI Notetaker w ClickUp.

Narzędzia do spotkań asynchronicznych

Jak widać, odpowiednie narzędzia mogą wpłynąć na strategię spotkań asynchronicznych. Oto kilka najlepszych propozycji:

• Dysk Google: Do przechowywania i udostępniania dokumentów
• Slack: Do komunikacji w czasie rzeczywistym, tworzenia kanałów aktualizacji i wspierania nieformalnych dyskusji
• ClickUp: Centralna platforma do zarządzania pracą asynchroniczną, efektywnej współpracy i przechowywania całej wiedzy w jednym miejscu

ClickUp Insight: 83% pracowników wiedzy polega głównie na e-mailu i czacie w komunikacji zespołowej. Jednak prawie 60% dnia pracy tracą na przełączanie się między tymi narzędziami i wyszukiwanie informacji.

Dzięki aplikacji Wszystko do pracy, takiej jak ClickUp zarządzanie projektami, przesyłanie wiadomości, e-maili i czatów w jednym miejscu! Czas na centralizację i energię!

Przyjrzyjmy się bliżej, jak możesz skorzystać z ClickUp.

Jak ClickUp może wesprzeć asynchroniczne spotkania

Szukając narzędzi do spotkań asynchronicznych, musisz znaleźć takie, które pasuje do Twojej kultury biurowej i sprawia, że każda aktualizacja jest częścią naturalnej rozmowy.

ClickUp świetnie się do tego nadaje, łącząc zarządzanie zadaniami, współpracę w czasie rzeczywistym i funkcje komunikacyjne na jednej platformie. W ten sposób członkowie zespołu mogą skupić się na prawdziwej pracy, zamiast być zasypywani ciągłymi powiadomieniami.

Oto proste wideo wyjaśniające, jak najlepiej wykorzystać narzędzia asynchroniczne ClickUp:

Aby lepiej zrozumieć przydatność ClickUp w codziennej pracy, przyjrzyjmy się Miyi, menedżerowi projektu, który często jest pod presją wielu terminów.

Zamiast gonić za aktualizacjami w rozproszonych e-mailach, używa ona Zadania ClickUp do przypisywania elementów działań, ustawienia terminów i monitorowania postępów. Miya dodaje jasne opisy, poziomy priorytetów i statusy zadań, aby wszyscy byli na tej samej stronie - bez momentów "Czekaj, o co chodzi?".

✅ Co Miya kocha w zadaniach ClickUp:

• Przejrzystość: Każdy zna swoje obowiązki i terminy
• Odpowiedzialność: Zadania są śledzone od początku do końca, zapewniając, że nic nie zostanie pominięte

Teams potrzebuje również współpracy nad kluczową dokumentacją projektu. Z ClickUp Docs kompiluje wszystkie istotne informacje w jednej, starannie sformatowanej przestrzeni.

ClickUp Docs umożliwia edycję w czasie rzeczywistym z członkami zespołu i potężnym AI do szybkiej dokumentacji

Jej zespół edytuje dokument w czasie rzeczywistym lub dodaje komentarze, gdy są one dostępne. Poprzez @wzmianki o członkach zespołu, Miya zapewnia ich zaangażowanie, gdy są gotowi.

🍪 Bonus: Jeśli ClickUp Docs daje ci zgrabny sposób na uporządkowanie notatek ze spotkań, to ClickUp Notepad to niezawodny asystent, który sortuje i nadaje priorytety Twoim zadaniom, zapewniając, że najpierw zajmiesz się tymi najpilniejszymi.

Dzięki Notatnikowi jesteś zawsze gotowy na spotkania, niezależnie od tego, czy tworzysz listy kontrolne, osadzasz istotne połączenia, czy przekształcasz pomysły w działające zadania z terminami i priorytetami.

Jak ClickUp Docs i Notepad pomagają:

• ClickUp Docs tworzy jedno źródło prawdy, unikając nieporozumień
• Edycja w czasie rzeczywistym zapewnia natychmiastowe aktualizacje i współpracę
• @Wzmianki do powiadamiania i angażowania członków zespołu we właściwym czasie
• Szybkie listy kontrolne i połączone linki z ClickUp Notepad do ustalania priorytetów zadań

Do komunikacji wewnętrznej Miya wykorzystuje Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp -kompleksowy dokument służący do pielęgnowania kultury korporacyjnej, informowania pracowników i tworzenia płynnego zaangażowania pracowników.

Korzystając z innych narzędzi, Miya zawsze napotykała jeden problem - ciągłe przesyłanie wiadomości w aplikacjach może być rozpraszające i nieproduktywne.

ClickUp Chat zapewnia, że żadna rozmowa nigdy nie zostanie utracona, a ważne dyskusje są natychmiast przekształcane w zadania

Zamiast tego, ClickUp Chat usprawnia cykl pracy dzięki asynchroniczne przesyłanie wiadomości -wszystkie wiadomości są skonsolidowane w jednej przestrzeni i połączone z odpowiednim obszarem roboczym, projektem, zadaniem lub dokumentem, dzięki czemu Miya i jej zespół mogą przeglądać aktualizacje, gdy są gotowe, a nie wtedy, gdy są przerywane.

Oto jak ClickUp Chat pomaga:

• Zorganizowane czaty, bez gorączkowego przewijania wielu wątków
• Powiadomienia dostosowane do czasu skupienia uwagi
• Scentralizowany kontekst - bez przeskakiwania między wieloma narzędziami w celu zebrania potrzebnych informacji
• Tworzenie zadań z wykorzystaniem AI, które jednym kliknięciem zamienia wiadomości w zadania

Wiadomości tekstowe są jednak czasami niewystarczające do wyjaśnienia złożonych tematów, a ton może zostać utracony w tłumaczeniu. Miya wykorzystuje ClickUp Clip do udostępniania nagrań ekranu, opinii głosowych i instrukcji, dzięki czemu komunikacja jest bardziej przejrzysta i angażująca.

zamiast powtarzać informacje, ClickUp Clips oferuje prosty i szybki sposób przekazywania wiedzy

✅ Oto jak ClickUp Clips pomaga:

• Wyczyszczona komunikacja dzięki nagraniom ekranu, głosowym informacjom zwrotnym i instrukcjom
• Szybkie aktualizacje wielokrotnego użytku, które eliminują potrzebę powtarzania informacji

ClickUp sprawił, że asynchroniczne dostosowanie jest znacznie prostsze i bardziej efektywne. Budując ramy, w których można nakreślić i ustrukturyzować cele i wyniki, zdalne teamy są w stanie zrozumieć oczekiwania i płynnie dostarczać aktualizacje statusu. Burza mózgów z tablicami jest łatwa, reorganizacja priorytetów jest łatwa, a dodawanie obrazów referencyjnych itp. jest bardzo płynne Bazza Gilbert menedżer ds. wydajności w AccuWeather

Podobnie jak Bazza, Miya również uwielbia Tablica ClickUp . Jej zespół używa go do tworzenia map strategii i wizualnego połączenia pomysłów.

Nadążaj za ważnymi dyskusjami, zamieniając teksty i notatki w zadania za pomocą ClickUp Whiteboards

Pro Tip: Dzięki ClickUp Whiteboards zamień notatki i kształty w zadania z przypisanymi właścicielami i terminami.

Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie sprintów, czy zajmowanie się propozycją dla klienta, nieskończone wirtualne płótno pozwala na zorganizowanie sesji i podjęcie odpowiednich działań. Ze względu na funkcję współpracy w czasie rzeczywistym, szczególnie dobrze sprawdza się podczas sesji burzy mózgów.

I na tym nie koniec. Podobnie jak wszystko inne, proofing staje się łatwiejszy dzięki ClickUp.

Oto jak to działa: Otwórz załącznik w zadaniu, kliknij "Dodaj komentarz" w prawym górnym rogu, zaznacz określone miejsce i zostaw komentarz.

Możesz nawet przypisać go do członka zespołu, aby mógł natychmiast podjąć działania. Od PNG po PDF, aplikacja wspiera różne typy plików, ułatwiając oznaczanie zmian bezpośrednio na pliku.

📮 ClickUp Insight: 50% respondentów naszej ankiety zgłasza piątek jako swój najbardziej wydajny dzień. Może to być zjawisko unikalne dla współczesnej pracy. W piątki odbywa się zwykle mniej spotkań, co w połączeniu z kontekstem nagromadzonym w tygodniu pracy może oznaczać mniej zakłóceń i więcej czasu na głęboką, skoncentrowaną pracę.

Chcesz zachować wydajność na poziomie piątku przez cały tydzień? Zastosuj praktyki komunikacji asynchronicznej z ClickUp, aplikacją do wszystkiego w pracy! Nagrywaj swój ekran za pomocą ClickUp Clips, otrzymuj natychmiastowe transkrypcje za pośrednictwem ClickUp Brain lub poproś ClickUp AI Notetaker, aby wkroczył i podsumował najważniejsze momenty spotkania!

A co najlepsze? ClickUp nie istnieje w próżni - integruje się z kalendarzami, narzędziami do udostępniania plików, takimi jak Google Drive i innymi aplikacjami zwiększającymi wydajność.

Z Ponad 1000 integracji ClickUp dzięki integracji ClickUp z ClickUp, Miya bez wysiłku synchronizuje harmonogramy i dokumenty swojego zespołu, zapewniając współpracę wszystkich narzędzi w celu wsparcia komunikacji asynchronicznej.

Metody szkoleniowe i edukacyjne dla sprawnego wdrożenia

Samo przekazanie nowych narzędzi i oczekiwanie, że członkowie zespołu je opanują, nie jest realistyczne. Zamiast tego ustaw ich na powodzenie dzięki tym wskazówkom szkoleniowym:

• Udostępnianie przewodników krok po kroku, materiałów wideo lub często zadawanych pytań dostosowanych do procesów zespołu w celu ułatwienia nauki
• Oferuj interaktywne sesje, aby zapoznać zespół z narzędziami takimi jak ClickUp Docs, Tablica i Clip, i nagrywaj je do wykorzystania w przyszłości
• Połącz w pary pracowników znających się na technologii z tymi, którzy potrzebują dodatkowej pomocy, aby rozwijać umiejętności i współpracę
• Twórz asynchroniczne kursy wprowadzające za pomocą narzędzi takich jak ClickUp Docs, które zawierają materiały wideo, quizy i przestrzeń na informacje zwrotne

Przeczytaj również: Jak wybrać odpowiednią częstotliwość spotkań dla swojego teamu?

Wyzwania związane z asynchronicznymi spotkaniami i ich pokonywanie

Dla zespołów, które dopiero rozpoczynają pracę w trybie asynchronicznym, brak natychmiastowych odpowiedzi i potrzeba przejrzystej samoobsługowej dokumentacji mogą wydawać się przeszkodą.

Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom wyzwania te są całkowicie możliwe do pokonania.

Aby dać ci przewagę, oto niektóre z najczęstszych wyzwań związanych ze spotkaniami asynchronicznymi i kilka prostych rozwiązań, które sprawią, że twoja praca będzie bezstresowa.

1. Zarządzanie czasem osobistym

⚠️ Wyzwanie: Praca asynchroniczna opiera się w dużej mierze na efektywnym zarządzaniu własnym czasem, co może być trudne dla tych, którzy rozwijają się w ustrukturyzowanych harmonogramach.

Rozwiązanie: Zachęcanie do blokowania czasu, ustawienie jasnych terminów realizacji i określenie godzin szczytowej wydajności dla różnych zadań. Używaj Widok kalendarza ClickUp aby wydzielić czas na skupienie się, wizualizować swój harmonogram na pierwszy rzut oka i lepiej zarządzać terminami.

bądź na bieżąco ze swoimi zobowiązaniami, blokuj czas na zadania i organizuj swój harmonogram za pomocą widoku kalendarza ClickUp

2. Przeciążenie powiadomieniami

⚠️ Wyzwanie: Bez spotkań na żywo, ilość wiadomości i aktualizacji może być przytłaczająca.

Rozwiązanie: Użyj dedykowanych narzędzi, takich jak ClickUp Chat, aby skonsolidować wiadomości, wyciszyć powiadomienia podczas głębokiej pracy i ustawić jasne wytyczne dotyczące komunikacji. W ClickUp Chat można niestandardowo dostosować powiadomienia, wyciszając natrętne i rozpraszające pingi, aby skupić się tylko na tym, co ważne.

Dostosuj powiadomienia, aby skupić się na tym, co ważne dzięki ClickUp Chat

3. Budowanie zaufania przy mniejszej interakcji na żywo

⚠️ Wyzwanie: Brak tonu, mowy ciała i spontanicznych momentów może utrudnić budowanie relacji.

Rozwiązanie: Włącz notatki głosowe, wiadomości wideo lub lekkie rytuały, takie jak udostępnianie najważniejszych wydarzeń z weekendu lub używanie reakcji emoji w celu wzmocnienia połączenia.

Pro Tip: Spotkania wideo są świetne dla zdalnych Teams, ale potrzebują struktury, aby uniknąć marnowania czasu. Oto jak korzystać z asynchronicznej komunikacji wideo aby usprawnić pracę zdalną.

4. Czasochłonne tworzenie wiadomości

⚠️ Wyzwanie: Pisanie wyczyszczonych, zwięzłych i bogatych w kontekst wiadomości asynchronicznych może zająć więcej czasu niż szybkie wyjaśnienia słowne.

Rozwiązanie: Używaj narzędzi takich jak ClickUp Clips do nagrywania ekranu, dodawaj hiperlinki dla kontekstu i strukturyzuj aktualizacje, aby zminimalizować rozmowy w obie strony.

nagrywaj ekran z głosem i udostępniaj klipy bez wysiłku w ClickUp, aby zastąpić synchroniczne spotkania i łatwo wyjaśniać złożone koncepcje

5. Zależność od samoobsługowej dokumentacji

⚠️ Wyzwanie: Asynchroniczne cykle pracy zależą od dostępnej, szczegółowej dokumentacji, której stworzenie może być czasochłonne.

Rozwiązanie: Użyj narzędzi takich jak ClickUp Docs, aby zbudować centralny hub wiedzy, regularnie go aktualizować i zapewnić łatwą nawigację.

przeczytaj również: Wykorzystanie etykiety czatu Teams w pracy dla optymalnej współpracy

Jak ClickUp idealnie synchronizuje się z asynchronicznymi spotkaniami

Celem korzystania z ClickUp na początku była kontrola zadań wszystkich osób z punktu widzenia menedżera, ale rozwinęło się to w coś znacznie większego. Wszyscy zaczęli układać swoje zadania wraz z osią czasu i stało się to niesamowitym narzędziem do współpracy - bardziej niż się spodziewaliśmy. Przeszliśmy od zarządzania pracownikami do zarządzania zadaniami i płynnego ich monitorowania. Ahmad Abu Sharea inżynier projektu, Primeland Real Estate Development

Na tym polega piękno ClickUp - rozwija się wraz z Twoimi potrzebami, doskonale synchronizując się z Twoimi asynchronicznymi spotkaniami i cyklami pracy.

Kiedy zaczynasz korzystać z ClickUp, zaczyna on upraszczać Twój dzień pracy o jedną funkcję na raz. Na przykład, zadania ClickUp przydzielają obowiązki wraz z osią czasu, dokumenty upraszczają współpracę, a czat konsoliduje rozmowy w celu łatwego odniesienia. Utwórz konto na ClickUp za darmo i pozwól ClickUp do zrobienia ciężkich rzeczy, podczas gdy Ty skupisz się na zrobieniu czegoś!